Interne analyse. 1 Publicatiereeks Verbeteren door zelfevaluatie. Bijdrage voor de lokale meerjarenplanning

Transcriptie

1 Interne analyse Bijdrage voor de lokale meerjarenplanning In het kader van de beleids- en beheerscyclus zijn heel wat besturen bezig met het voorbereide n en/of uitvoeren van interne en externe (omgevings)analyses. Voor deze analyses heeft de VVSG een ruim instrumentarium uitgewerkt om lokale besturen op dit vlak te ondersteunen. 1 Publicatiereeks Verbeteren door zelfevaluatie Zie: Overzicht publicaties "Verbeteren door zelfevaluatie" De publicatiereeks Verbeteren door zelfevaluatie past binnen het Traject naar Uitmuntendheid dat de VVSG sinds 2010 stap voor stap uitrolt bij de lokale besturen. Het VVSG-Traject naar Uitmuntendheid heeft als doel lokale besturen mee te nemen in een lange termijnvisie op kwaliteitsmanagement, organisatiebeheersing en ontwikkeling. Als besturen de stap naar uitmuntendheid willen zetten op lange(re) termijn, moeten ze eerst investeren in het volledig ontwikkelen en implementeren van de PDCA (Plan-Do-Check-Act) verbetercyclus op alle niveaus, op alle vlakken en binnen alle domeinen van hun werking en dienstverlening. Het is pas als deze PDCA-verbetercyclus volledig rond gemaakt is en draait dat organisaties consequent betere prestaties kunnen nastreven. Om besturen hierbij concreet te helpen, is de VVSG gestart met de publicatiereeks Verbeteren door zelfevaluatie, zijnde: Een generieke leidraad (= houvast) voor (kwaliteits)management en een bijhorend zelfevaluatiemodel Specifieke vertalingen van deze generieke leidraad voor (kwaliteits)management en het bijhorende zelfevaluatiemodel naar de taal, het vakjargon en de (werk)praktijk van de verschillende onderliggende domeinen, niveaus en facetten van een lokaal bestuur ZODAT: Iedereen vanuit zijn/haar eigen praktijk, taal en vakjargon kan nagaan hoe ver dat hij/zij staat op het vlak van het realiseren van de PDCA-verbetercyclus op zijn/haar niveau en binnen zijn/haar domein ZELFEVALUATIE (ANALYSE) OP MAAT Iedereen vanuit zijn/haar eigen praktijk, taal en vakjargon gericht kan toewerken naar het stapsgewijs realiseren van de PDCA-verbetercyclus op zijn/haar niveau en binnen zijn/haar domein LEIDRAAD OP MAAT In de publicatiereeks Verbeteren door zelfevaluatie zijn werkboeken (en posters) op maat van: Steden/gemeenten/OCMW s Instrumentarium interne analyse vanuit de VVSG - 1/6

2 Sturende en ondersteunende domeinen zoals HRM, ICT, communicatie, financieel management, facility, aankopen, enz. Domeinen van hulp- en dienstverlening van OCMW s, steden en gemeenten, zoals sociale diensten, welzijnsvoorzieningen en dienstverleningsdomeinen van gemeenten Bouwstenen zoals doelstellingen-, project- en procesmanagement, enz. Elk werkboek heeft eenzelfde opbouw en structuur, en bestaat uit meerdere hoofdvragen die telkens heel concreet toegelicht en geduid worden door tal van subvragen en voorbeelden van operationele vertaling, waardoor het niet alleen heel concreet wordt, maar waardoor er ook heel veel inspiratie tot verbetering en input tot reflectie, dialoog en discussie gegeven wordt. 2 VVSG-model In het kader van de uitwerking van het Traject naar Uitmuntendheid en met het oog op het concreet ondersteunen en begeleiden van lokale besturen hebben we een VVSG-model ontwikkeld, helemaal als een schil gebouwd rond de plan-do-check-act verbetercyclus en bestaande uit 5 belangrijke onderdelen: Onderdeel 1: Management Dat onderdeel bevat verschillende elementen van aansturing, zoals betrokkenheid, verwachtingen, ambities, doelstellingen, planning, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en communicatie Onderdeel 2: Middelen Dat onderdeel bevat de verschillende randvoorwaarden waarmee rekening moet gehouden worden, zoals financiële middelen, personeel en competenties, infrastructuur en ICT Onderdeel 3: Dienstverlening Dat onderdeel bevat aandachtspunten i.k.v. de uitwerking, uitvoering en beheersing van de uitvoering van de kermprocessen, -taken, -activiteiten en opdrachten Onderdeel 4: Meten en verbeteren Dat onderdeel bevat aandachtspunten van bewaken, meten, opvolgen en verbeteren Onderdeel 5: Kwaliteitsmanagementsysteem Dat onderdeel bevat enkele meer formele ondersteunende elementen, zoals documenten- en registratiebeheer Illustratie: Instrumentarium interne analyse vanuit de VVSG - 2/6

3 De publicatiereeks Verbeteren door zelfevaluatie met de handboeken, werkboeken, leidraden, posters en ander onderliggend gereedschap zijn allemaal opgebouwd rond, afgeleid van en/of opgehangen aan het VVSG-model, of eerder denk- en werkkader. Elk werkboek van de publicatiereeks kan als leidraad en/of zelfevaluatie-instrument gebruikt worden. Elk werkboek biedt een kader voor reflectie, dialoog, discussie en analyse om: Sterke & zwakke punten op te sporen Verbetertrajecten en projecten op te sporen en te plannen 3 Aanpak Het is de bedoeling dat elk werkboek door een bestuur, dienst, afdeling of team op maat kan gehanteerd worden op een manier die voor haar het meest haalbaar, wenselijk en realistisch is. In die optiek stellen we in elk werkboek niet alleen een algemeen stappenplan voor dat besturen, diensten, afdelingen of teams kunnen volgen bij het uitvoeren van hun zelfevaluatie (interne analyse), maar geven we ook enkele zijsprongen en andere overwegingen aan. In ieder geval kan elk bestuur, dienst, afdeling of team volledig vrij bepalen: Wie er al dan niet in de zelfevaluatie-oefening betrokken wordt, op welke manier en met welke intensiteit o Of er met een zelfevaluatiegroep gewerkt wordt of niet o Wie er al dan niet deel uitmaakt van deze zelfevaluatiegroep Of alle onderdelen, aandachtsgebieden, vragen en thema s geëvalueerd worden of niet (er kunnen immers ook een of meerdere onderdelen, aandachtsgebieden, vragen en/of thema s uitgepikt worden om te bediscussiëren en te evalueren) Een bestuur, dienst, afdeling of team kan steeds naar eigen inzichten afwijken van het algemeen stappenplan. Belangrijk is dat een bestuur, dienst, afdeling of team op een pragmatische manier Instrumentarium interne analyse vanuit de VVSG - 3/6

4 haar beleid, werking, dienstverlening en aanbod (positief kritisch) in vraag stelt en stapsgewijs verbeteringen aanbrengt, als basis voor het streven naar excellente of uitmuntende resultaten op lange(re) termijn. Samengevat zijn er 1001 manieren om met een werkboek om te gaan, telkens op maat en op schaal van ieder bestuur, dienst, afdeling of team. Elk bestuur, dienst, afdeling of team moet in feite vooraleer een werkboek concreet te hanteren een korte kosten/baten oefening voor zichzelf organiseren en zich de volgende vragen stellen: welk doel wil ik ermee realiseren (= wat wil ik ermee bereiken) en wat ben ik dan bereid om erin te steken of erin te investeren om tot dat doel te komen. Voor het ene bestuur, dienst, afdeling of team zal het resultaat van deze oefening zijn dat ze voor de maximale uitvoering gaan, zijnde het ganse werkboek toepassen met een representatieve zelfevaluatiegroep; voor een ander bestuur, dienst, afdeling of team zal het resultaat misschien zijn dat ze 1 concrete vraag willen toepassen op 1 concreet thema (= minimale variant). Beide aanpakken zijn goed, want beide vertrekken ze vanuit een intrinsieke motivatie, vanuit de eigen doelstellingen en vanuit de eigen praktijk en prioriteiten van het bestuur, dienst, afdeling of team. Belangrijk is dat het toepassen van een werkboek iets concreets en bruikbaars oplevert, waarmee het bestuur, dienst, afdeling of team aan de slag kan. Een bestuur, dienst, afdeling of team moet het kwaliteitskader (werkboek) met andere woorden op de eigen praktijk leggen en vanuit de eigen context, problematieken, uitdagingen en prioriteiten kijken op welke manier het kwaliteitskader kan helpen of bijdragen om een grondige analyse- en reflectieoefening ervan te maken en vooral om tot de juiste antwoorden, verbeteringen, optimalisaties en bijsturingen te komen. Door het kwaliteitskader (werkboek) op deze manier te bekijken en te gebruiken, zorgt een bestuur, dienst, afdeling of team ervoor dat het een bruikbaar, werkbaar en wendbaar middel wordt om stapsgewijs, gericht, op maat en vanuit een intrinsieke motivatie permanent te verbeteren op het vlak van haar beleid, werking, dienstverlening en aanbod. Het gebruik van het specifiek kwaliteitskader (werkboek) mag voor een bestuur, dienst, afdeling of team in geen geval een doel op zich zijn, maar integendeel een middel om stapsgewijs, gericht, op maat en vanuit een intrinsieke motivatie te werken aan de permanente verbetering van haar beleid, werking, dienstverlening en aanbod. Het gebruik van het kwaliteitskader (werkboek) moet een meerwaarde zijn en tot iets leiden, namelijk concrete aantoonbare verbeteringen in het beleid, de werking, dienstverlening en het aanbod van een bestuur, dienst, afdeling of team. Het uitvoeren van een zware en intensieve zelfevaluatieoefening en het, op basis daarvan, komen tot een prachtig, indrukwekkend actieplan is mooi, maar waardeloos als het daarna in de kast belandt omdat alle energie in de analyse is gekropen en er niets meer overblijft voor het vervolgtraject. Vandaar nogmaals de aanbeveling om vooraleer met een zelfevaluatie te starten Instrumentarium interne analyse vanuit de VVSG - 4/6

5 goed na te denken over wat het bestuur, dienst, afdeling of team met de zelfevaluatie wilt bereiken en wat ze dan bereid is om erin te steken qua tijd en middelen, om tot dat doel te komen. Steek zeker en vast veel energie in een goede zelfevaluatie, maar zorg ervoor dat ze nog veel meer energie, zin, goesting en motivatie genereert voor het vervolgtraject na de zelfevaluatie, want dan moet het gebeuren, het realiseren van de verbetertrajecten met een concrete meerwaarde in/voor de dagelijkse praktijk. Elke organisatie moet zich de analysekaders eigen maken en toepassen volgens eigen context, mogelijkheden, doelstellingen, inzichten en behoeften. In de publicaties worden concrete instrumenten en richtingen of suggesties van aanpak meegegeven, maar elke organisatie moet voor zichzelf uitmaken wat het meest haalbaar is (kosten/baten analyse). 4 Sla verschillende vliegen in één klap Een bestuur, dienst, afdeling en/of team kan het specifiek werkboek dat op haar maat uitgewerkt is, inzetten voor meerdere doeleinden: Het evalueren, professionaliseren en permanent verbeteren van haar beleid, werking, dienstverlening en aanbod Het werken rond kwaliteitszorg, zijnde het ontwikkelen en implementeren van een integraal kwaliteitsmanagementsysteem in haar beleid, werking, dienstverlening en aanbod Het werken aan een kwalitatieve werking en dienstverlening (aanbod) Het uitstippelen & afleggen van kwaliteitstrajecten Het toepassen van de principes van integrale kwaliteitszorg op haar beleid, werking en dienstverlening (aanbod) Het realiseren van de plan-do-check-act (verbeter)cyclus op alle niveaus en in alle lagen, onderdelen en domeinen van haar beleid, werking, dienstverlening en aanbod Het inbouwen van systematiek in haar beleid, werking, dienstverlening en aanbod Het werken rond organisatiebeheersing en ontwikkeling Het realiseren van een permanente verbeterdynamiek Het realiseren van een lange termijntraject naar uitmuntendheid, waarbij op lange(re) termijn gestreefd wordt naar excellente resultaten op het vlak van: o Haar beleid o Haar werking o Haar dienstverlening (= aanbod) o De tevredenheid van haar doelgroepen en andere belanghebbenden Het voeden en/of onderbouwen van (de opmaak van) haar (beleids)doelstellingen (cf. beleidsplan) Het voorbereiden van allerhande interne/externe audits, controles en inspecties Instrumentarium interne analyse vanuit de VVSG - 5/6

6 Het tegemoetkomen aan verplichtingen vanuit de regelgeving op het vlak van onder meer interne controle en organisatiebeheersing Het aangaan van een constructieve dialoog met haar interne/externe samenwerkingspartners met het oog op het realiseren van een professionele en kwalitatieve samenwerking, afstemming en wisselwerking Het organiseren van uitwisselings-, samenwerkings- en afstemmingsinitiatieven Het organiseren van intervisie met collega s Het organiseren van initiatieven van benchmarking en benchlearning met collega s Het organiseren van samenwerking met collega s Het toepassen van de visitatiemethode, waarbij het werkkader als onderlegger kan gebruikt worden tijdens visitatiebezoeken bij collega s Elk uitgewerkt specifiek werkboek kan gehanteerd worden bij het ontwikkelen, implementeren, uitbouwen, onderhouden en permanent verbeteren van een kwaliteitszorgsysteem. Elk uitgewerkt specifiek werkboek komt tegemoet aan de noden van de besturen, diensten, afdelingen en/of teams bij het voldoen aan hun verplichtingen van de regelgever aangaande onder meer interne controle, organisatie- en risicobeheersing. Het strekt echter tot aanbeveling om de uitgewerkte specifieke werkboeken vooral te zien als hulpinstrumenten, inspiratiebronnen en/of leidraden om stap voor stap toe te werken naar een duurzaam en integraal (kwaliteits)managementsysteem dat bijdraagt aan het bereiken van excellente resultaten op (langere) termijn. Gebruik de uitgewerkte specifieke werkboeken dan ook als hefboom voor het uitbouwen van een sterk beleid en een professionele en duurzame werking, organisatie en dienstverlening als basis voor het behalen van excellente resultaten op (langere) termijn. 5 Meer informatie Voor meer informatie: Ruud Bourmanne - stafmedewerker Organisatieontwikkeling VVSG ruud.bourmanne@vvsg.be Instrumentarium interne analyse vanuit de VVSG - 6/6