De raad van de gemeente IJsselstein Postbus AA IJSSELSTEIN. Geachte raadsleden,

Transcriptie

1 De raad van de gemeente IJsselstein Postbus AA IJSSELSTEIN Betreft : Onderzoek UW Samenwerking, Openbaar eindrapport augustus Pagina : 1 van 9 Geachte raadsleden, Het Algemeen Bestuur van UW Samenwerking heeft kennisgenomen van het openbaar eindrapport dat op 24 augustus 2017 is opgeleverd door het bureau Strated Consulting. Zoals in onze brief van 17 augustus jl. aangegeven hechten wij eraan om een zienswijze namens het Algemeen Bestuur van UW Samenwerking te geven. Voor het Algemeen Bestuur is deze reactie de enige mogelijkheid om te reageren op het onderzoek vanwege het feit dat de reikwijdte van het onderzoek zich beperkte tot de gemeente IJsselstein en wij niet in de gelegenheid zijn gesteld in het kader van het wederhoor op het (concept)rapport te reageren. Een bevestiging hiervan lezen wij ook in het rapport, waar de onderzoekers op pagina 4 stellen dat dergelijk wederhoor doorgaans wel plaatsvindt. Wellicht ten overvloede, deze zienswijze beperkt zich tot de verantwoordelijkheid van het Algemeen Bestuur van UW Samenwerking. In onze reactie zullen wij ingaan op de volgende aspecten: Herstel van vertrouwen Verantwoordelijkheid Algemeen Bestuur UW Samenwerking Inhoudelijke reactie op het rapport Herstel van vertrouwen Vanuit een retrospectief oogpunt maakt het rapport inzichtelijk waar, door welke oorzaken en op welke terreinen het in het verleden niet goed is gegaan. Tevens waardoor een tekort is ontstaan over 2016 en de taakstelling in niet wordt behaald. Een aantal van de conclusies van het rapport bevestigt het beeld dat we onvoldoende in control waren. Daarop zijn we al aan het acteren. Wij willen nu de blik op het verleden verleggen naar een blik op het heden en de toekomst met als doel de bedrijfsvoering verder te verbeteren, in control te geraken en te voorkomen dat opnieuw een situatie ontstaat zoals in het rapport beschreven. Dat is een tour de force voor het slagen waarvan wij en onze ambtelijke organisatie zich volledig willen en zullen inzetten. Daarbij is de steun en het vertrouwen van de gemeenteraden van Montfoort en IJsselstein onontbeerlijk. Wij realiseren ons dat door gesprekken met de raad en heldere communicatie op gezette tijden wij het vertrouwen van de gemeenteraad IJsselstein moeten herwinnen. Met deze inhoudelijke reactie op het raadsrapport hopen wij dat u onze inspanningen herkent. Verantwoordelijkheid Algemeen Bestuur UW Samenwerking De organisatie UW Samenwerking is een -met toestemming van de gemeenteraden van Montfoort en IJsselstein- door de colleges van Montfoort en IJsselstein getroffen gemeenschappelijke regeling. Daarbij is een zelfstandig openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen ingesteld, genaamd UW Samenwerking. Postadres: Postbus 26, 3400 AA IJsselstein Bezoekadres Montfoort: Kasteelplein 5, 3417 JG Montfoort T W Bezoekadres IJsselstein: Overtoom 1, 3401 BK IJsselstein T W UW Samenwerking is de ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Montfoort en IJsselstein.

2 Pagina : 2 van 9 Om invulling te geven aan hun ' eigenaarschap' zijn alle collegeleden benoemd tot lid van het AB. Op grond van de gemeenschappelijke regeling hebben de bestuursleden vanuit de onderscheiden colleges evenveel invloed en rechten in dit bestuur. Aan het AB is in artikel 10 van de gemeenschappelijke regeling opgedragen aan de gemeenteraden alle inlichtingen te verschaffen die voor een juiste beoordeling van het gevoerde beleid en te voeren beleid nodig zijn. De leden van het dagelijks bestuur (DB) geven op grond van de gemeenschappelijke regeling tezamen en afzonderlijk ongevraagd alle informatie aan het AB die voor een juiste beoordeling van het gevoerde en te voeren beleid noodzakelijk is. Alleen al op basis van die imperatieve bepaling zijn de leden van het DB bestuur vanuit het college IJsselstein gehouden alle informatie die hierop betrekking heeft in het AB te delen. Indien er naast het openbare eindrapport ook informatie onder geheimhouding wordt verstrekt aan het college van B&W van IJsselstein, brengt dit deze bestuursleden in een onmogelijke positie (door raad opgelegde geheimhoudingsplicht versus informatieplicht aan AB op basis van de gemeenschappelijke regeling). Met deze constatering kan het Algemeen Bestuur niet anders dan te respecteren dat de gemeenteraad van IJsselstein het college van B&W IJsselstein als enige formele aanspreekpunt wenst te zien. Openbaarheid rapport Het bestuur is verantwoordelijk voor het gevoerde en nog te voeren bestuur en beleid en kan en wil die verantwoordelijkheid ook dragen en zich niet achter de ambtelijke organisatie verschuilen. Uw keuze te komen tot een zogenoemde geheime versie en openbare versie in de eindfase zien wij als een noodsprong. Daarmee neemt u onze positie als bestuur van de UW Samenwerking niet serieus. Wij betreuren het dat in krantenberichten kort door de bocht het functioneren van onze organisatie negatief wordt beschreven en namen van ambtenaren zijn genoemd. U kon weten dat het openbare rapport met deze inhoud herleidbaar was en zou leiden tot de daarop verschenen krantenberichten. Medewerkers worden hierdoor onnodig beschadigd en de beeldvorming is onomkeerbaar. Dit klemt temeer omdat we in onze brief van 11 juli 2017 al nadrukkelijk hebben aangegeven dat niet op de ambtenaren maar op de leden van het DB en AB de informatie- en verantwoordingsplicht rust. De juiste verantwoordelijkheid, context en feiten Wij stellen vast dat, anders dan in paragraaf 1.2 van het rapport staat vermeld, het eindrapport zich in essentie niet richt op de rol, verantwoordelijkheden en verantwoording van de gemeente IJsselstein. Wij zien namelijk dat dit rapport zich in essentie richt op het inhoudelijk functioneren van de UW Samenwerking en de daaraan gerelateerde bedrijfsvoering. Het AB is werkgever en eindverantwoordelijk. Wij constateren dat de context waarbinnen één en ander plaatsvond volledig ontbreekt in het rapport. We hebben het dan over het niet op orde zijn van de administraties, het gebrek aan transparantie in de begroting, het feit dat kennis over de bedrijfsvoering en opzet van de begroting slechts bij een enkeling bekend was, en het gebrek aan control. Dit zijn nu juist dé verklarende factoren voor het te laat inzichtelijk worden van de in februari geconstateerde overschrijding op de personeelskosten. Het is niet goed te begrijpen waarom het rapport hierop niet ingaat, temeer daar betrokkenen aangeven dat zij hierop in hun interviews uitgebreid zijn ingegaan. Er was geen overzicht van de financiële stand van zaken en uitputting van de budgetten. Alle budgetten liepen door elkaar heen, de administraties waren niet op orde en sloten onvoldoende op elkaar aan. Sturing en monitoring waren niet goed mogelijk. Vorig jaar is over het niet in control zijn van de organisatie meermaals gesproken in het AB, bv. naar aanleiding van de managementletter. Het niet op orde zijn van de administraties en de financiële functie vormt een belangrijk onderdeel van het focusdocument. We stellen vast dat het rapport van Strated Consulting op dit zo cruciale punt grote omissies vertoond. Opvallend is dat in het chronologisch overzicht niet is meegenomen dat het DB in augustus 2016 heeft besloten om een interim implementatiemanager financiële functie aan te stellen. Voor het AB staat inmiddels vast dat het ontbreken van een integraal financieel systeem en onafhankelijke controlling debet zijn aan het te laat aan de oppervlakte komen van de overschrijding op de personeelskosten. In tegenstelling tot de conclusie die de onderzoekers trekken, is dit wat ons betreft de primaire oorzaak van de ontstane tekorten.

3 Pagina : 3 van 9 Natuurlijk is het zich beperken tot de feiten in een onderzoek altijd efficiënt maar zeker in dit geval is de context ook van belang om de feiten en de conclusies in een juist perspectief te zien en goed te kunnen duiden. De selectie van de te interviewen (oud-) medewerkers en bestuurders zoals die door of namens u heeft plaatsgevonden heeft hierbij een belangrijke rol gespeeld. Die keuze beïnvloedt namelijk de informatie die ten behoeve van het onderzoek beschikbaar komt. Immers hetgeen nu als feitelijke gegevens en/of informatie wordt gepresenteerd kan door het houden van een interview met anderen ter discussie komen te staan (in de bijlage benoemen we enkele feitelijke onjuistheden). Wij leiden uit het rapport af dat de onderzoekers kennelijk in de veronderstelling zijn dat gemeentesecretarissen en/of directie zijn gehouden de gemeenteraden te informeren. Het wordt onvoldoende duidelijk dat dit niet het geval is. Immers het zijn de bestuurders vanuit het AB van de UW Samenwerking waarop die informatieplicht en ook de verantwoordingsplicht rust. Natuurlijk zijn de medewerkers van de organisatie beschikbaar om onder genoemde verantwoordelijkheid aanvullend toelichting te geven aan de gemeenteraden. Regie op effect en beeldvorming Het effect van het openbare eindrapport op de medewerkers van de UW Samenwerking is groot. De organisatie bestaat uit medewerkers die met passie en betrokkenheid graag producten willen leveren aan hun interne en externe klanten. Zij hebben te maken met een algemeen directeur en directeur als ' hoogst' leidinggevend met daarboven een DB en een AB. Zij vertrouwen erop dat deze leidinggevenden en bestuurders voor hun belangen staan en dat die ervoor zorgen dat er een duidelijk, stabiel en goed werkklimaat is. Een werkomgeving die veiligheid biedt en de menselijke maat kent. Deze mensen vragen tevens om een AB waarin zij vertrouwen kunnen hebben en die opdrachten vanuit colleges en gemeenteraden kunnen wegen op de mogelijkheid tot realisatie zowel voor wat betreft inhoud als wat betreft de termijn waarbinnen. De wijze waarop het openbaar rapport de organisatie beschrijft doet hier afbreuk aan. Inhoudelijke reactie op het rapport Dat verbeteringen in de UW Samenwerking konden worden aangebracht is duidelijk en wordt door ons onderschreven. Het openbare eindrapport ziet hier deels op. Echter juist daarom werd het verbeterplan FOCUS door het AB opgesteld. Door de gemeenteraden werd dit plan vervolgens vastgesteld en op dit moment wordt het consequent uitgevoerd. De gemeenteraden zijn hier volop bij betrokken en volgen de verbeterstappen vanuit de afgesproken periodieke rapportages vanuit het AB en frequente bijpraatmomenten tussen AB en gemeenteraden. Overigens leidt het zodoende op orde brengen van de bedrijfsvoering weer tot nieuwe inzichten en bijstellingen die aan de gemeenteraden worden voorgelegd. Zoals in de openbare eindrapportage is vermeld, is de ambtelijke samenwerking opgericht en gestart met een zeer ambitieuze verwachting. Namelijk twee ambtelijke organisaties samenvoegen en om te vormen tot een proces- en regieorganisatie. Vanuit die ambitie zijn, achteraf bezien, allerlei daardoor te behalen financiële voordelen te hoog ingeschat. Gaandeweg bleken de (on)mogelijkheden waardoor een situatie is ontstaan zoals in grote lijnen in het openbare eindrapport is geschetst. Telkenmale werd naar verbeteringen en oplossingen gezocht alsmede naar een goede implementatie daarvan in de bedrijfsvoering. Het vorig jaar door de gemeenteraden vastgestelde verbeterplan FOCUS is hiervan het meest recente voorbeeld. Dit plan wordt geïmplementeerd waardoor de basis op orde wordt gebracht. Het openbare eindrapport blikt terug en beschrijft de relevante ontwikkelingen van en informatie over de bedrijfsvoering binnen de UWS vanaf medio 2012 tot en met mei De conclusies die op basis daarvan in hoofdstuk 4 van het rapport worden beschreven herkennen wij en worden door ons op hoofdlijnen onderschreven. Het is immers ook niet zonder reden dat naar aanleiding van ons eigen onderzoek naar de ontstane situatie door ons, het DB, de directie en het management inmiddels al veel maatregelen zijn getroffen, besluiten zijn genomen en aansluitend bij de Focusdoelstellingen- de nodige verbeteringen in gang zijn gezet. Wij zijn echter ook van mening dat aanvullende maatregelen nodig zullen zijn.

4 Pagina : 4 van 9

5 Pagina : 5 van 9 CONSTATERINGEN INZAKE HET TEKORT OVER 2016 EN HET NIET BEHALEN VAN DE TAAKSTELLING VOOR Hierna gaan we punt voor punt in op de constateringen uit het rapport. 1. Het niet (geheel) halen van de taakstelling voor , gemeld in november 2016 aan de raad van IJsselstein, was op ambtelijk en bestuurlijk niveau al veel eerder bekend, namelijk in juni Vanaf juni 2016 staat in documenten dat de taakstelling niet (geheel) behaald gaat worden. Deze documenten zijn destijds met het AB en DB gedeeld en aan de OR van UW Samenwerking gestuurd. Reactie: Dit is correct voor de situatie van IJsselstein. In juni 2016 is voor de eerste maal in een gezamenlijk overleg tussen AB en MT aan de orde gekomen of gegeven de geconstateerde problemen in de organisatie, de taakstelling nog wel houdbaar was. Het AB heeft toen aan het MT gevraagd om dit in de zomer verder uit te werken. 2. De aan de raad gestuurde najaarsrapportage 2016 was onjuist en onvolledig. De in deze rapportage gemelde overschrijding (totaal, deel IJsselstein: ) op externe inhuur voor UW Samenwerking, was op dat moment al minimaal het dubbele. Dit was ambtelijk bij het management bekend en behoorde ook bij de directie bekend te zijn, omdat deze informatie aan de orde kwam in relevante overleggen. Reactie: Wij zijn het eens met uw constatering voor de situatie van IJsselstein. Dit bedrag had gecorrigeerd moeten zijn. 3. De gemeente Montfoort neemt in haar begroting 2017 (gepubliceerd 21 oktober 2016) een extra bijdrage van op voor aanpak van problemen bij UW Samenwerking. De gemeente IJsselstein heeft geen (extra) bedrag opgenomen voor UW Samenwerking in de gepresenteerde begroting. Reactie: Wij herkennen uw constatering. Met de kennis van nu was het beter geweest als ook de gemeente IJsselstein een bedrag had opgenomen. 4. De in april 2014 door UW Samenwerking zelf benoemde taakstelling van in 2017 en 1-1,5 miljoen vanaf 2018 was niet onderbouwd. Er heeft geen enkele doorrekening plaatsgevonden of dit realistisch was, noch vond monitoring op het realiseren van deze taakstelling plaats. Reactie: Wij herkennen dat het niet is te herleiden hoe deze taakstelling is onderbouwd. 5. De extra bijdragen (uiteindelijk ) die voor de jaren 2017, 2018 en 2019 met het project Doorontwikkeling UW Samenwerking, Project De Basis op orde worden gevraagd, zijn niet gebaseerd op een berekening. De bedragen zijn uitsluitend gerelateerd aan de taakstelling, zoals in april 2014 geformuleerd. Er is derhalve niet berekend hoeveel geld er daadwerkelijk bij moet, hoewel de Ondernemingsraad van UW Samenwerking hier wel een aanzet toe heeft gegeven. Hiermee is dezelfde fout gemaakt als in april 2014 bij het definiëren van de taakstelling. Reactie: De conclusie is niet juist. Dat de bedragen ongeveer overeenkomen is toeval. Er ligt wel degelijk een berekening aan ten grondslag. 6. In juni 2016 is het Montfoortse college en de Montfoortse raad door de gemeentesecretaris van Montfoort (tevens directeur Strategie van UW Samenwerking) over de problemen bij UW Samenwerking geïnformeerd en bijgepraat. Gemeld is dat het extra geld (hoeveel nog niet bekend) zou gaan kosten om UW Samenwerking naar een vereist hoger niveau te tillen. Dit was conform de afspraak gemaakt in de gezamenlijke AB en DB vergadering van 27 juni

6 Pagina : 6 van Volgens beschikbare audio-opnamen van de vergadering is de IJsselsteinse raad niet bijgepraat in het cluster Bestuur van 28 juni Reactie: Uw conclusie onderschrijven wij gedeeltelijk als het gaat om het verstrekken van informatie over de problemen bij UW Samenwerking. Uit de besluitenlijst van de gezamenlijke AB en DB vergadering van 27 juni 2016 halen wij niet dat de respectievelijke gemeenteraden worden geïnformeerd over de financiële gevolgen. Uit deze besluitenlijst halen wij dat de raden worden bijgepraat aan de hand van verschillende bijlagen. Dat is ook gebeurd. Overigens heeft het College B&W IJsselstein geantwoord op vragen van de LDIJ over enkele financiële zaken. In juni was de inhoudelijke problematiek bekend. De bedragen waren onvoldoende concreet. Achteraf bezien was het beter geweest als het college B&W IJsselstein dit moment actiever benut had om de problematiek binnen UW inhoudelijk te duiden en daarbij te benoemen dat hiermee extra kosten gemoeid zouden kunnen zijn. 7. De raad van IJsselstein heeft enkele malen gevraagd naar de mogelijke extra kosten als gevolg van de problemen bij UW Samenwerking, maar heeft tot november 2016 nooit een duidelijk antwoord gekregen. Nagenoeg alle risico s werden in de jaarrekeningen en begrotingen op laag ingeschat (waaronder hoog ziekteverzuim en risico geen dekking kosten projectorganisatie, risico s die zich uiteindelijk wel gematerialiseerd hebben). Tijdens mondelinge toelichtingen (in januari 2016 en juni 2016) hulden betrokkenen zich in nevelen wat betreft mogelijke extra kosten, hetzelfde geldt voor de tekst in de begroting Reactie: Wij herkennen uw constatering. In de raadsvergadering van 26 januari 2017 heeft het college B&W IJsselstein dit richting de gemeenteraad aangegeven. Het college heeft daarvoor excuses aangeboden tijdens dezelfde raadsvergadering. 8. Ondanks mondelinge aankondigingen voor en na de zomer 2016 van de algemeen directeur dat hij een externe inhuur- en vacaturestop afkondigde, tenzij er dekking voor was, zijn alsnog diverse contracten aangegaan, waar geen dekking voor bestond. Reactie: Gezien het feit dat er in 2016 een grote overschrijding op personeelslasten als gevolg van externe inhuur heeft plaatsgevonden, onderschrijven wij uw conclusie dat er zonder dekking is ingehuurd. Echter wij missen hierbij een nadere duiding. Door het niet op orde zijn van administraties en een begrotingsopzet op hoofdlijnen, werd in 2016 te veel gemanaged op basis van aannames t.a.v. bv. vacatures en andere dekkingsbronnen zoals materiele budgetten. 9. De volgende bepalingen, voortvloeiend uit afgesproken kaders inzake UW Samenwerking (Gemeenschappelijke Regeling, Mandaatregeling, de Budgethoudersregeling, het Inrichtingsplan, de Organisatieverordening en het Directiestatuut) zijn niet of in ieder geval onvoldoende nageleefd: Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld; Voordat tot gunning van een contract wordt besloten, dient de portefeuillehouder zijn / haar akkoord te geven; De budgetbeheerder informeert tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen. De hoofdbudgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk. Reactie: Wij herkennen uw conclusie dat deze bepalingen niet of onvoldoende zijn nageleefd. Hierbij merkt het Algemeen Bestuur opnieuw op dat het niet naleven van bepalingen een directe relatie had met het niet in control zijn.

7 Pagina : 7 van 9 HOOFDOORZAKEN VOOR HET TEKORT OVER 2016 EN HET NIET HALEN VAN DE TAAKSTELLING IN Hierna zullen wij puntsgewijs ingaan op de hoofdoorzaken zoals genoemd in het rapport. 1. Geen business case gemaakt bij totstandkoming van UW Samenwerking. Doordat geen business case is gemaakt, is er ook geen referentiepunt. Hierdoor is het onmogelijk te bepalen wat redelijke kosten zijn en waar onderlinge afhankelijkheden zitten, zodat onverwachte ontwikkelingen meteen financieel kunnen worden doorgerekend. Reactie: Wij onderschrijven de conclusie dat er geen business case is gemaakt. Er is een plan van aanpak opgesteld en parallel is een aantal business cases opgestart voor het op afstand plaatsen van een aantal onderdelen. Zoals ook aangegeven in het rapport Onderzoek naar het gebruik van Business Cases van de Rekenkamer van de gemeente IJsselstein d.d. 15 december 2015 maakte de gemeente geen of te weinig gebruik van business cases. Naar onze mening had een stevige business case gemaakt moeten worden aan de start van een dergelijke samenwerking. 2. De UW Samenwerking begroting gaat uit van een optimale samenwerking tussen twee gemeenten en een optimaal functionerende regieorganisatie. Van een regieorganisatie is tot op heden nog onvoldoende sprake; veel uitvoering is nog in huis. Reactie: Wij herkennen de conclusie. In de begroting van UW Samenwerking zijn synergievoordelen als gevolg van harmonisatie van werkzaamheden alsmede het op afstand plaatsen van onderdelen direct ingeboekt. Ten aanzien van het op afstand plaatsen van uitvoerende onderdelen merken we op, dat veel activiteiten zijn uitgeplaatst, maar dat dit (nog) niet in alle gevallen is gelukt, hetgeen ook samenhangt met externe factoren. 3. De gekozen governance van een regieorganisatie was ambitieus en leidde in de praktijk tot onduidelijkheden, inefficiënties, hoge werkdruk en een hoog ziekteverzuim. In externe (zoals de managementletter) en in interne stukken (zoals diverse verbeterplannen) kwamen deze problemen naar voren. Reactie: Uw constatering dat de wijze van besturen in de vorm van een regieorganisatie te ambitieus was delen wij gedeeltelijk. Met name de introductie van een nieuwe organisatievorm, de procesorganisatie, in combinatie met een groot aantal (deels nieuwe) ontwikkelingen die op de organisatie afkwamen, bleken te veel hooi op de vork voor de UW organisatie. 4. De kwaliteit van de administratieve organisatie en de financiële beheersing van UW Samenwerking schoot tekort. Op alle onderdelen was sprake van een tekortkoming, zo blijkt uit interne en externe stukken. Reactie: Wij onderschrijven uw constatering. In 2016 werd duidelijk dat de kwaliteit van de dienstverlening achteruit ging en ook dat de werkdruk op de financiële functie zo hoog was dat ingrijpen noodzakelijk was. Om die reden zijn we in 2016 gestart met het Focusdocument. De organisatie was onvoldoende in control. Dit manifesteerde zich onder andere in het niet tijdig zichtbaar worden van cijfers. Een gebrekkige administratie en een verschil tussen begrotingsuitgangspunten en werkelijke uitgaven, waren hier debet aan. 5. Sturing en monitoring was moeilijk, mede vanwege de complexiteit van de samenstelling van de begroting. Het ontbrak permanent aan voldoende inzicht in financiële ruimte/uitputting van budgetten. Er was onvoldoende tot geen zicht op bezetting versus formatie en op budgetten (projecten en materiële budgetten), waaruit (extra) personele lasten eventueel konden worden betaald. Kortom, de organisatie is niet in control.

8 Pagina : 8 van 9 Reactie: Wij onderschrijven dat er onvoldoende aandacht is geweest voor de financiële en personeelsprocessen. Met de kennis van nu was het beter geweest om tijd te investeren in het inrichten van een eenduidig proces voor beide gemeenten bij de start van de samenwerking. Sinds begin 2017 zijn de beide portefeuillehouders financiën gezamenlijk verantwoordelijk voor de p&c cyclus van met name UW Samenwerking. Eind vorig jaar is de interim implementatiemanager financiële functie gestart. 6. Signalen inzake (mogelijke) tekorten over 2016 zijn binnen het MT en de directie onvoldoende opgepakt. Er zijn diverse analyses teruggevonden over de stand van zaken betreffende personeelslasten. Deze signalen waren alarmerend, maar onvoldoende vertaald naar actie door het MT en de directie. Reactie: Wij zijn het niet eens met uw conclusie. Er was volstrekte onduidelijkheid over beschikbare budgetten en dekkingsbronnen. Er werd gewerkt met aannames die deel geen bewaarheid werden. De administratie was niet op orde, de opzet van de begroting niet transparant. 7. Vastgestelde kaders (mandaatregeling, budgethoudersregeling) zijn onvoldoende nageleefd. De directe verantwoordelijkheid voor personeelsbudgetten is centraal bij de HR manager belegd, maar er is op meerdere plekken ook buiten de HR manager om - besloten tot inzet van externen. Voor deze inzet was doorgaans bovendien geen financiële dekking. Voorts is de portefeuillehouder UW Samenwerking niet om toestemming gevraagd bij gunning van contracten. Reactie: Wij herkennen de constatering. Het proces om te komen tot inzet van externen en ook gunning van contracten is herijkt en aangescherpt. De accountant constateert ten aanzien van dit punt inmiddels verbetering. 8. Voorgestelde bedragen om extra te bezuinigen (de taakstelling) of te investeren in extra kwaliteit (kosten voor Doorontwikkeling UW Samenwerking en de opgenomen kosten van in de najaarsrapportage) zijn stelselmatig gebaseerd op vage vermoedens, niet op kwalitatief verantwoorde doorrekeningen. Reactie: Wij zijn het gedeeltelijk eens met deze constatering voor zover het de taakstelling betreft. De kosten van het Focustraject zijn wel berekend. 9. De rolinvulling van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur is tot medio 2016 onvoldoende geweest. Beide colleges vulden hun rol rechtstreeks in via de gemeentesecretaris van desbetreffende organisatie. Verder was de scheiding tussen de rol van het AB en DB beperkt. In het DB noch AB werd de financiële stand van zaken voor komende jaren gepresenteerd; de financiële stand van zaken werd uitsluitend mondeling besproken. Voorts nam het DB en AB gezamenlijk besluiten op zaken die in brede samenstelling met elkaar werden voorbereid; er was onvoldoende formeel DB overleg. Reactie: Wij herkennen dat de rolinvulling van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur tot medio 2016 onvoldoende was. Vanaf het voorjaar 2016 zijn er stappen gezet om de rolinvulling te verbeteren. Wij hebben een onderzoek laten doen door Bureau Seinstra van de Laar naar Doorontwikkeling Governance. Daaruit kwam naar voren dat de rollen helder moesten worden. Sinds begin 2017 na het terugtreden van het vorige college van B&W van IJsselstein wordt er frequenter door DB en AB gezamenlijk vergaderd. 10. Effectieve checks en balances binnen de directie en tussen directie en management ontbraken, pas vanaf september en formeel november 2016 is dit beter geregeld in de vorm van een nieuw directiestatuut. Tot die tijd was de algemeen directeur de enige die echt in positie kon komen en ook min of meer het alleenrecht had in de organisatie.

9 Pagina : 9 van 9 Reactie: Op 4 september begint de nieuwe algemeen directeur tevens gemeentesecretaris van IJsselstein. Wij vragen de directie om de komende tijd te bekijken of de structuur passend is cq of het directiestatuut aanpassingen behoeft. 11. De verslaglegging van vergaderingen, gemaakte afspraken en besluitvorming was veel te summier. Reactie: Wij herkennen dat de verslaglegging over de besluitvorming in de beginfase veel te summier was. Hierdoor is het onmogelijk gebleken om besluiten terug te vinden die in de latere fase cruciaal bleken te zijn. Inmiddels heeft het AB aandacht voor betere besluitenlijsten. Tenslotte Op donderdag 7 september zal het openbaar raadsrapport worden besproken in de commissie Bestuur van de gemeente IJsselstein. Tot slot spreken wij graag de hoop uit dat u in het belang van de inwoners van beide gemeenten, de UW Samenwerking en de ambtelijke organisatie ons en onze medewerkers die steun en het vertrouwen geeft die ons in staat stelt om het verbetertraject te vervolgen en waar nodig aan te scherpen, gericht op een stabiele organisatie. HET ALGEMEEN BESTUUR VAN DE UW SAMENWERKING de secretaris, de voorzitter, dhr. E.D. Luchtenburg mr. P.J. van Hartskamp-de Jong