De nieuwe features in AllSolutions11

Transcriptie

1 Pagina 1 van 15

2 Inhoud 1. AllSolutions11 gelanceerd Functionaliteit voor mobiel gebruik Overzichtsweergave instelbaar Algemene én persoonlijke startpagina Uren app voor invoer directe projecturen Samenwerken in kringen rondom entiteiten Integratie met Google Drive Pagina 2 van 15

3 1. AllSolutions11 gelanceerd Trends geven een snelle verandering van communicatie aan. Mensen willen elkaar kunnen bereiken en zijn inmiddels gewend niet alleen te werken vanaf kantoor, maar ook onderweg, vanaf een publieke locatie of vanuit huis. De gemiddelde kenniswerker gebruikt drie apparaten. De helft gebruikt meer tijd op een smartphone dan een jaar daarvoor en 65% verbruikt meer tijd op een tablet dan een jaar daarvoor. Driekwart van de medewerkers kiest inmiddels zijn eigen smartphone en/of tablet voor op het werk, waarmee Bring your own device (BYOD) de nieuwe standaard wordt. Graag presenteren wij u daarom de nieuwe versie van onze software: AllSolutions11. De belangrijkste features van AllSolutions11 zijn gericht op het faciliteren van mobiel gebruik. In de software zijn diverse verbeteringen doorgevoerd waarmee u AllSolutions beter kunt gebruiken op een mobiel apparaat (telefoon, tablet, phablet) en gemakkelijker en sneller naar de gewenste data kunt navigeren. In AllSolutions11 zijn verder de mogelijkheden voor het gebruik van de startpagina uitgebreid. U kunt nu werken met twee startpagina s: een algemene landingspagina (home) en een persoonlijke (start)pagina. Dit biedt u de mogelijkheid om uw interne gebruikers een intranet-omgeving aan te bieden met snelkoppelingen naar informatie en/of functies. Of externe gebruikers na het inloggen in een portal te laten landen. Daarnaast zijn voor beide groepen gebruikers via de eigen startpagina ook de snelstart van functies, RSS-feeds en persoonlijke rapportages voor de gebruiker beschikbaar. Daarnaast is het werken met kringen uitgebreid naar entiteiten, zoals projecten, werkorders etc., wat samenwerken in teams eenvoudiger en krachtiger maakt. Ook is in AllSolutions11 een uren app beschikbaar voor de urenregistratie, waarmee uw (externe) medewerkers voortaan gemakkelijk hun directe projecturen kunnen invoeren. En hiervoor hoeven uw medewerkers geen separate app te downloaden. Geheel nieuw is de integratie van AllSolutions11 met Google Drive waarmee u documenten snel en gemakkelijk online kunt delen en bewerken. Deze optie is toegevoegd zodat u nu ook de keuze hebt om de faciliteiten van Google for Work te gebruiken naast (of in plaats van) Microsoft Office. In dit document vindt u alle informatie over de nieuwe features. Soepele overgang De nieuwe functionaliteiten in AllSolutions11 kunt u naar keuze in uw werkprocessen inzetten. De user interface is echter niet gewijzigd. U kunt dan ook eenvoudig overstappen van AllSolutions10 naar AllSolutions11, zoals u in de maandelijkse upgrades van ons gewend bent. De eerste versie van AllSolutions11 (release ) is vanaf medio december 2015 voor u beschikbaar. Pagina 3 van 15

4 2. Functionaliteit voor mobiel gebruik Hamburger knoppen In AllSolutions10 kon u de linker- en rechterkant van het scherm naar keuze wegklappen met de pijltjestoetsen links en rechts in het scherm. In AllSolutions11 is de linker pijltjesknop vervangen door een zogenaamde hamburger knop. Dit is de benaming voor een icoontje met drie horizontale streepjes dat symbool staat voor een verstopt of uitschuifbaar menu. Wanneer u op een mobiel apparaat inlogt in AllSolutions11 is de linkerkant van het scherm voortaan automatisch verborgen. Via het nieuwe hamburger icoon links boven in de metabar kunt u de onderdelen aan de linkerkant benaderen. In de metabar zijn verder alle bekende onderdelen ook als icoon opgenomen. En het hamburger icoon aan de rechterkant geeft toegang tot de onderdelen in het topmenu. Overzichtsweergave In de overzichtsweergave is het nu ook mogelijk om het overzicht van het hoofdrecord dicht te klappen. Pagina 4 van 15

5 Ter referentie wordt in het scherm dan de informatie uit het identificatie onderdeel van het record (maximaal 6 regels) getoond. Op deze manier hoeft u niet het gehele hoofdrecord door te scrollen en kunt u snel en gemakkelijk naar de bijbehorende onderdelen/webparts in het overzicht navigeren. Wanneer u het hoofdrecord dicht klapt, wordt dit onder uw gebruikersaccount gelogd en vastgehouden, net zoals u tot nu toe in AllSolutions10 met de andere inklapbare onderdelen gewend bent. Met andere woorden, hebt u het hoofdrecord dichtgeklapt en opent u later eenzelfde record in de overzichtsweergave, dan wordt het hoofdrecord gelijk dichtgeklapt weergegeven. Verder is het voortaan mogelijk om te bladeren in de overzichtsweergave. Hiervoor zijn in overzichtsweergave rechts bovenaan twee pijltjestoetsen beschikbaar, waarmee u vooruit of achteruit kunt bladeren in de records op uw scherm. Wanneer u bladert, blijft de ingestelde weergave en filterinstelling in de browser uiteraard van toepassing. Pagina 5 van 15

6 Ook beschikbaar in de desktop versie De nieuwe opties zijn niet alleen voor u beschikbaar als u inlogt via een mobiel apparaat. Ook als u AllSolutions op een laptop of desktop gebruikt, kunt u hiervan gebruik maken om snel en gemakkelijk naar de gewenste data te navigeren. Vooral het kunnen bladeren in de overzichtsweergave werd door u als klant veel gevraagd. We zijn dan blij dat we deze mogelijkheid in AllSolutions11 voor u hebben kunnen realiseren. Pagina 6 van 15

7 3. Overzichtsweergave instelbaar In de overzichtsweergave kunt u informatie vanuit de shortcuts als zogenaamd webpart aan de weergave van het hoofdrecord toevoegen. Dit doet u via de pijltjesiconen voor de namen van de beschikbare shortcuts. Met behulp van het overzicht scherm en de webparts kunt u op een snelle manier door de aanwezige informatie navigeren. De webparts werden altijd volgens een vaste volgorde onder het hoofdrecord in de overzichtsweergave getoond. In AllSolutions11 hebt u de mogelijkheid om zelf in te stellen op welke volgorde u de webparts onder het overzicht wilt zien. Hoe werkt dit? Ga rechts in het scherm in het onderdeel Applicatiebeheer naar Instellingen wijzigen. U komt in het scherm Instellingen: gebruikers/configuratiegroepen. Maak hier met de plus-knop (of met de bijbehorende actie rechts in het scherm) een instelling voor algemeen gebruik, voor een configuratiegroep of voor een gebruiker aan. Klik vervolgens rechts in het scherm op de shortcut Overzicht. U komt nu in de browser met een lijst van alle shortcuts die u als 'webpart' in de overzichtsweergave kunt opnemen (promoveren). Wanneer in de weergave het prikbord, een document preview en/of grafische rapportages beschikbaar zijn, worden deze items ook in de lijst getoond. Pagina 7 van 15

8 Shortcuts die u tot webpart hebt 'gepromoveerd', zijn herkenbaar aan de waarde Ja in de bijbehorende kolom. Met de Bewerken actie kunt u de volgorde van de tot webpart gepromoveerde items aan uw persoonlijke voorkeur aanpassen. Met de actie Volgnummers herstellen kunt u overigens de volgorde van de webparts in één keer weer terugzetten naar de default volgorde van het systeem. Benodigde autorisatie Om de volgorde van de webparts te kunnen aanpassen heeft een gebruiker de autorisatie nodig om zijn instellingen te mogen wijzigen. Deze autorisatie kent u toe in de functie Gebruikersprofielen (MGBPRF) of Gebruikers (MGEBRU) in het onderdeel Applicatiebeheer. Pagina 8 van 15

9 4. Algemene én persoonlijke startpagina In AllSolutions11 zijn de mogelijkheden voor het gebruik van de startpagina uitgebreid. U kunt nu werken met twee startpagina s, een algemene landingspagina (home) en een persoonlijke (start)pagina. Dit biedt u de mogelijkheid om uw interne gebruikers een intranet-omgeving aan te bieden met snelkoppelingen naar informatie en/of functies. Of externe gebruikers na het inloggen in een portal te laten landen. Daarnaast zijn voor beide groepen gebruikers via de eigen startpagina ook de snelstart van functies, RSS-feeds en persoonlijke rapportages voor de gebruiker beschikbaar. Algemene landingspagina (home) U kunt een featurepagina gebruiken als centrale welkomst pagina waarop (externe) gebruikers landen in uw portal of intranet zodra zij zijn ingelogd. Op deze manier kunt u uw portal of intranet direct uw corporate identity meegeven. Via links op de centrale pagina leidt u uw gebruiker vervolgens snel en gemakkelijk naar de juiste informatie en functies. Zoals bijvoorbeeld de featurepagina waarop u binnen komt in het AllSolutions klantportal. Met een klik op het logo links boven in de omgeving kan de gebruiker op elk gewenst moment weer naar de centrale homepagina navigeren. Persoonlijke startpagina Dit is de bestaande persoonlijke (start)pagina, die via de eigen medewerkersgegevens boven in de metabar bereikbaar is. Pagina 9 van 15

10 Op deze pagina heeft de gebruiker een overzicht van favoriete functies (inclusief snelstart) beschikbaar, kunt u RSSfeeds plaatsen en rapportages op maat aan uw gebruikers beschikbaar stellen. Hoe activeren? Wanneer u gebruik wilt gaan maken van de centrale landingspagina, neemt u dan contact met ons op. Wij zetten dan in uw omgeving deze optie voor u aan. In de functie Gebruikers (MGEBRU) of Gebruikersprofielen (MGBPRF) kunt u in het onderdeel Inloggen in het veld Startpagina de gewenste centrale landingspagina opgeven. Vult u hier niets in, dan is de werking ongewijzigd en komt de gebruiker op de persoonlijke startpagina binnen. Pagina 10 van 15

11 5. Uren app voor invoer directe projecturen In AllSolutions11 is een Uren app (MURAPP) beschikbaar. Met deze functie kunnen gebruikers snel en gemakkelijk hun directe uren (onderweg) via hun mobiele apparaat invoeren. Hoe werkt het? De gebruiker selecteert eerst de debiteur van het project en klikt dan onder in het scherm op Naar invoeren uren. In het vervolgscherm selecteert de gebruiker vervolgens de bijbehorende projectgegevens en vult zijn uren in, eventueel met opmerking. Is er bij de gekozen debiteur maar één project actief, dan worden de bijbehorende projectgegevens direct in het scherm ingevuld. Weekstaat compleet maken en gereed melden Het gaat hier op dit moment alleen om het invoeren van directe uren op Projecten. Via de urenregistratie kan de gebruiker de weekstaat vervolgens aanvullen met de overige uren en de weekstaat indienen door deze gereed te melden. Pagina 11 van 15

12 6. Samenwerken in kringen rondom entiteiten Met kringen kunt u samenwerken met personen in een bepaalde groep. Bijvoorbeeld alle medewerkers binnen uw bedrijf, of de collega s in het team waarmee u samenwerkt. Binnen een kring kunt u berichten, documenten en pagina s delen. Gebruikers kunnen deze informatie alleen zien, wanneer zij via de kring hiervoor geautoriseerd zijn. In AllSolutions11 hebben wij voor u de mogelijkheden om in Kringen (MKRING) te kunnen samenwerken aanzienlijk uitgebreid. U kunt in een kring voortaan niet alleen pagina s en documenten met elkaar delen, maar een kring ook aan een aantal entiteiten koppelen. Het gaat dan om alle entiteiten waarop u via de metasearch kunt zoeken. Dit geeft u de mogelijkheid om bijvoorbeeld rondom een bepaalde relatie of project een samenwerking te starten en informatie op een snelle en gemakkelijke manier te ontsluiten en met elkaar te delen. Daarnaast kunt u ook documenten die bij een bepaalde entiteit zijn gearchiveerd (bijvoorbeeld bij een relatie of een project) voortaan koppelen aan één of meerdere kringen. Op deze manier kunt u documenten op een snelle en gemakkelijke manier met elkaar delen. Autorisatie instellen per rol Bij een kring kunt u meerdere rollen definiëren. Per rol kunt instellen wat de bijbehorende gebruikers in de kring mogen zien en doen. U kunt nu ook per rol aangeven of de bijbehorende gebruikers entiteiten aan de kring mogen koppelen. In de rolgegevens is hiervoor in het onderdeel Autorisatie het veld Koppelen kring met entiteit toegevoegd. Hiermee activeert u bij de gebruikers met de betreffende rol de mogelijkheid om een entiteit aan een kring te kunnen koppelen. Dit is ook de autorisatie die de gebruiker nodig heeft om vanuit een entiteit documenten aan een kring te kunnen koppelen. Entiteit koppelen aan kring Wanneer de gebruiker via zijn rol hiervoor is geautoriseerd, verschijnt automatisch in diverse browsers de shortcut Kringen. Met deze shortcut kan de gebruiker het betreffende project, relatie, etc. aan één of meerdere kringen koppelen. Het gaat hier dan uiteraard om de kringen waarvoor de gebruiker via zijn rol deze rechten heeft gekregen. Let op! De koppeling van een entiteit met een kring brengt u dus via het geselecteerde project, relatie, etc. via de shortcut Kringen tot stand. Dit doet u dus niet vanuit de kring zelf. Pagina 12 van 15

13 Zodra een kring aan (een) entiteit(en) is gekoppeld, wordt de entiteit rechts op de kringpagina getoond. Via een klik op de entiteit navigeert u direct naar het overzicht van de gekoppelde informatie, zoals bijvoorbeeld de bijbehorende relatie, het project, de supportmelding, etc. De volgorde waarop de gegevens van de gekoppelde entiteit op de kringpagina worden getoond, kunt u instellen in de Kring (MKRING) zelf in het veld Entiteiten sorteren op : Datum toegevoegd of Omschrijving in het onderdeel Instellingen. Document van een entiteit koppelen aan kring Wanneer de gebruiker via zijn rol geautoriseerd is voor het koppelen van een entiteit aan een kring verschijnt automatisch in diverse documentenbrowsers de shortcut Kringen. Met deze shortcut kunt u het document aan één of meerdere kringen koppelen. Het gaat hier dan uiteraard om de kringen waarvoor de gebruiker via zijn rol deze rechten heeft gekregen. Let op! De koppeling van een document met een kring brengt u dus via het document tot stand. Dit doet u dus niet vanuit de kring zelf. Nog even goed om te weten: Documenten die u binnen de kring aanmaakt en deelt, zijn alléén in de kring zichtbaar voor de deelnemers aan die kring. Documenten die u vanuit een entiteit (project, relatie, etc.) aan een kring koppelt, worden niet alleen binnen de kring getoond, maar blijven ook bij de bijbehorende entiteit voor gebruikers zichtbaar. Overige autorisatie Om vanuit een kring naar een gekoppelde entiteit te kunnen navigeren, heeft een gebruiker in ieder geval de snelstart (ss) autorisatie voor de bijbehorende functie nodig. Om een entiteit aan een kring te kunnen koppelen, heeft de gebruiker in ieder geval de start (s) autorisatie van de bijbehorende functie nodig (en de bovengenoemde rolautorisatie vanuit de kring). Pagina 13 van 15

14 7. Integratie met Google Drive AllSolutions kende tot nu toe een document management systeem dat gericht was op Microsoft Office. AllSolutions11 is aanvullend uitgerust met een koppeling met Google Drive. Dit is een extra optie die geheel naast het huidige document management systeem kan functioneren. Als u in uw kantoorautomatisering werkt met de faciliteiten van Google for Work heeft u hiermee de mogelijkheid documenten rechtstreeks in uw eigen drive-omgeving te archiveren. De Google Drive is beschikbaar in alle entiteiten waarbij u documenten kunt archiveren. Zodra de koppeling met Google Drive in uw omgeving is geactiveerd, ziet u rechts boven in de overzichtsweergave van een record het Google Drive icoon: Met een klik op dit icoon opent u de bij het record behorende documentenmap in Google Drive. Als deze nog niet aanwezig was, wordt deze op dat moment aangemaakt. U kunt in deze map naar keuze een nieuw document aanmaken of een bestaand document (of bestaande map met documenten) in de drive uploaden. Met een klik op de map naam boven in het scherm kunt u o.a. de documentenfolder een specifieke naam geven. U kunt dus zelf kiezen welke naamstructuur u voor de AllSolutions documentmappen in de Google Drive wilt hanteren. Pagina 14 van 15

15 Met de instellingen boven in het scherm kunt u naar keuze aangeven met welke personen u het document wilt delen, niet alleen binnen uw Google for Work-domein, maar eventueel ook daarbuiten. Per geselecteerd record wordt overigens altijd een eigen, individuele documentenfolder in Google Drive aangemaakt. Op deze manier wordt de integriteit van de data/documenten gewaarborgd. Koppelen aan eigen drive Via de button voor Meer acties (drie puntjes onder elkaar) rechts boven in het scherm kunt u de AllSolutions map aan uw eigen Google Drive schijf koppelen. Het voordeel hiervan is dat u ook buiten AllSolutions om dan toegang heeft tot de documentmappen van AllSolutions. En dus ook via uw verkenner documenten rechtstreeks in de mappen kunt plaatsen en op deze manier informatie gemakkelijk en snel aan uw gebruikers in AllSolutions kunt ontsluiten. Vereisten Om met Google Drive te kunnen gaan werken heeft u in ieder geval een Google for Work-domein nodig om deze te kunnen koppelen met AllSolutions. Hoe activeren? Wanneer u over een Google for Work-account beschikt en gebruik wilt gaan maken van de mogelijkheden van Google Drive, neemt u dan contact met ons op. Wij zetten dan in uw omgeving deze optie voor u aan en zorgen ervoor dat de Parameters Google drive (MGOPAR) worden gevuld. Pagina 15 van 15