Jaarverslag Onderzoeksplan Rekenkamercommissie Alkmaar

Transcriptie

1 Jaarverslag 2011 Onderzoeksplan

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING SAMENSTELLING VAN DE REKENKAMERCOMMISSIE WERKWIJZE EN BIJEENKOMSTEN ONDERZOEKSPLAN EVALUATIE WMO-BELEID QUICKSCAN PROGRAMMABEGROTING EVALUATIE RISICOMANAGEMENT BIJ GROTE PROJECTEN EVALUATIE CJG FOLLOW-UP ONDERZOEKEN... 6 a. Grip op de woningbouwproductie... 6 b. Evaluatie beleid Veilig Uitgaan in Alkmaar ( ) ONDERZOEKSPLAN GROSLIJST ONDERZOEKSPLAN a. Evaluatie risicomanagement bij grote projecten... 7 b. Evaluatie CJG... 7 c. Evaluatie minimabeleid FOLLOW-UP ONDERZOEKEN FINANCIËLE VERANTWOORDING 2011 EN BUDGET

3 1. Inleiding Jaarlijks informeert de rekenkamercommissie de raad over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar en haar plannen voor het nieuwe jaar. In de hoofdstukken 2 tot en met 4 wordt een terugblik gegeven op de activiteiten van de rekenkamercommissie in In hoofdstuk 5 wordt ingegaan op het onderzoeksplan voor 2012, in hoofdstuk 6 op de financiële verantwoording over 2011 en het budget voor Samenstelling van de rekenkamercommissie De samenstelling van de rekenkamercommissie is in 2011 ongewijzigd gebleven. De rekenkamercommissie bestaat uit de volgende leden: - de heer N.J.M. Appelman (voorzitter) - de heer E.N.J. Bolten (plv. voorzitter) - mevrouw E.M. de Heer - de heer Q.H.J.M. van Ojen. Eind 2012 wordt een rooster van aftreden opgesteld en ter kennisname aan de raad gebracht. 3. Werkwijze en bijeenkomsten De basis van de werkwijze van de rekenkamercommissie ligt vast in de Verordening op de rekenkamercommissie (laatstelijk gewijzigd door de raad op 29 september 2011) en het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de rekenkamercommissie (vastgesteld mei 2008). Daarnaast wordt door de rekenkamercommissie gebruik gemaakt van een protocol voor haar onderzoeken. In dit protocol zijn ook de toetsingscriteria opgenomen om een onderwerp vanuit de groslijst te kiezen. Belangrijke criteria zijn (1) de maatschappelijke relevantie, (2) het risico voor de gemeente en (3) toekomstig nut: of de resultaten van een onderzoek kunnen zorgen voor (structurele) verbetering. Voorstellen voor onderwerpen voor onderzoek kunnen aangeleverd worden door gemeenteraadsleden, inwoners van Alkmaar en door leden van de rekenkamercommissie zelf. Aangeleverde onderwerpen worden op een groslijst van potentiële onderzoeken geplaatst. Op basis van de hiervoor genoemde criteria maakt de rekenkamercommissie een keuze. In 2011 zijn de evaluatie naar het Wmo-beleid en de quick scan naar de programmabegroting afgerond en is de evaluatie naar het risicomanagement bij grote projecten gestart. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie besloten mee te doen met een gezamenlijk onderzoek van de Algemene Rekenkamer en diverse rekenkamercommissies naar de invoering van het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG). Hierop wordt in hoofdstuk 4 teruggekomen. In 2011 zijn er door burgers en organisaties diverse verzoeken voor onderzoek binnengekomen. Door een inwoner is in maart 2011 een verzoek gedaan voor onderzoek van de uitgaven door de gemeente Alkmaar inzake de Wet Bibob. De rekenkamercommissie heeft besloten dit onderwerp niet op haar groslijst van potentiële onderzoeken op te nemen, omdat het een zaak betreft die onder de rechter is. De betreffende inwoner is hierover geïnformeerd. Een andere inwoner heeft in december 2011 een verzoek gedaan voor het uitvoeren van een onderzoek naar erfpachtperikelen en oneigenlijk gebruik van rijkssubsidies. Ook dit verzoek is door de rekenkamercommissie afgewezen, omdat het verzoek onvoldoende voldoet aan het criterium maatschappelijke relevantie. De indiener van het verzoek is hierover geïnformeerd. Daarnaast heeft in november 2011 een tweetal organisaties van buiten Alkmaar een aantal onderzoeksuggesties gedaan. Beide organisaties zijn er op gewezen dat initiatieven tot het uitvoeren van een onderzoek alleen kunnen worden gedaan door de rekenkamercommissie zelf, raadsleden van de gemeente Alkmaar en inwoners van de gemeente Alkmaar. 3

4 In december 2011 heeft de rekenkamercommissie Heerhugowaard gevraagd of de rekenkamercommissie Alkmaar bereid is tot het uitvoeren van gezamenlijke onderzoeken. Omdat de onderzoeksplanning voor 2012 daartoe weinig mogelijkheden biedt, is de rekenkamercommissie Heerhugowaard het voorstel gedaan om begin 2012 nader met elkaar kennis te maken en de mogelijkheden voor samenwerking te bespreken. In 2011 is de rekenkamercommissie 17 maal bijeen geweest. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie nog tweemaal met de raad overleg gepleegd. Begin 2011 heeft het jaarlijkse overleg plaatsgevonden met de concerncontroller, waarin het jaarplan van het stafbureau Concerncontrol en het onderzoeksplan van de rekenkamercommissie met elkaar zijn afgestemd. Daarnaast heeft er een overleg plaatsgevonden tussen de voorzitter van de rekenkamercommissie, de wethouder Financiën en de concerncontroller over het zogenaamde NARIS-overzicht (overzicht Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement om risico s inzichtelijk en beheersbaar te maken). Op 9 november 2011 heeft de rekenkamercommissie een themabijeenkomst voor raadsleden en fractieassistenten georganiseerd. Het thema was Wat is de toegevoegde waarde van de rekenkamercommissie. Tijdens de bijeenkomst is aan de hand van drie stellingen (afgeleid uit het onderzoek van Berenschot Evaluatie van de provinciale en gemeentelijke rekenkamers ) gediscussieerd. Duidelijk zijn de verwachtingen over en weer uitgesproken. Ook is de onderzoeksplanning voor 2012 behandeld. Jaarlijks evalueert de rekenkamercommissie haar eigen functioneren op basis van de volgende punten: rol en taakopvatting, samenwerking en kwaliteit van de opgeleverde stukken. Op basis van de evaluatie is de huidige werkwijze aangescherpt. 4. Onderzoeksplan 2011 Het onderzoeksplan voor 2011 bevatte de evaluatie van het Wmo-beleid, een quickscan programmabegroting 2011, de evaluatie risicomanagement bij grote projecten en follow-up onderzoeken. Daarnaast is in 2011 een gezamenlijke evaluatie over de invoering van het CJG met de Algemene Rekenkamer en andere lokale rekenkamer(commissie)s toegevoegd. 4.1 Evaluatie Wmo-beleid Op 1 maart 2011 heeft de rekenkamercommissie haar rapport Iedereen moet kunnen meedoen: evaluatie Wmo-beleid in Alkmaar aan de raad aangeboden. De belangrijkste conclusie uit dit rapport is dat het niet vast te stellen is of het Wmo-beleid doeltreffend is, onder meer doordat de doelstellingen weinig concreet geformuleerd zijn. De conclusies uit het rapport betreffen behalve beleidsmatige zaken ook de begroting, de regierol en de rol van de raad. De rekenkamercommissie is van mening dat het college een duidelijker beleid kan maken rondom de prestatievelden. Door in de raadsvoorstellen alternatieven te beschrijven, inclusief risicoanalyses, monitoringafspraken en heldere prestatie-indicatoren, kan de raad een meer weloverwogen keuze maken. De rekenkamercommissie pleit ook voor een sterkere regierol van de gemeente Alkmaar. Dat kan onder andere door goede afspraken te maken over de uitvoering van het beleid en verantwoording over de prestaties van externen. Daarnaast vindt de rekenkamercommissie dat het college het Wmo-beleid dient te begroten op basis van een gedegen risicoanalyse en realistische prognoses en niet op basis van het geld dat Alkmaar van het Rijk krijgt. Daarbij moet een koppeling gemaakt worden met meetbare doelen uit het vierjaarlijkse beleidsplan. Tenslotte uit de rekenkamercommissie kritiek op de gemeenteraad. De raad moet zijn kaderstellende en controlerende rol beter oppakken door meer gebruik te maken van sturingsinstrumenten. Zo kan de raad niet uitgevoerde toezeggingen van het college alsnog afdwingen en het college ter verantwoording roepen als de monitoringinformatie daar aanleiding toe geeft. 4

5 In de raadsvergadering van 28 april 2011 heeft de raad in ruime meerderheid ingestemd met de door de rekenkamercommissie gedane conclusies en aanbevelingen. De raad heeft het college opgedragen adviezen voor te bereiden ten aanzien van de bestemmingsreserve voor de Wmo, het plafond van de bestemmingsreserve en criteria voor aanwending van de bestemmingsreserve. Ook heeft de raad het college opgedragen een nieuw beleidskader Wmo op te stellen. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de in het rapport genoemde conclusies en aanbevelingen ten aanzien van onder andere de beleidscyclus en de gemeentelijke regierol. Tevens dient in het raadsvoorstel een begroting opgenomen te worden op basis van een risicoanalyse en realistische prognoses, waarbij een koppeling gemaakt wordt met meetbare doelen uit het beleidskader. Het college is opgedragen de hiervoor genoemde voorstellen uiterlijk voor de raad van januari 2012 ter besluitvorming aan te bieden. Bij de aanbieding van het rapport is door de rekenkamercommissie een persbericht uitgegeven. Daarnaast is er in de stadskrant, de Alkmaarsche Courant en op de website van RTV Alkmaar aandacht aan het rapport besteed. 4.2 Quickscan programmabegroting 2011 Naar aanleiding van een brief van de raadswerkgroep van 19 januari 2010 heeft de rekenkamercommissie in 2010 geantwoord dat zij de kwaliteit van de programmabegroting en de opvolging van de verbetervoorstellen zou beoordelen via een quick scan op de begroting De quick scan is door de rekenkamercommissie zelf uitgevoerd. Door middel van haar brief van 14 april 2011 heeft de rekenkamercommissie haar bevindingen aan de raad meegedeeld. De rekenkamercommissie heeft onder andere geconcludeerd dat de programmabegroting 2011 een duidelijke verbetering laat zien ten opzichte van eerdere begrotingen. Een belangrijke stap in de goede richting is de doelenboom, waardoor er een beter onderscheid is ontstaan tussen prestaties en effecten. Wel is er nog verbetering mogelijk in de kwaliteit van de effecten prestatie-indicatoren en de relatie tussen kosten en prestaties. Dit is een continu verbeterproces, waarbij ook de raad een belangrijke rol speelt. In haar aanbevelingen heeft de rekenkamercommissie onder andere de suggestie gedaan om een permanente raadswerkgroep in te stellen die zich zowel bezighoudt met de inhoudelijke kwaliteit van de programmabegroting als de wijze waarop de raad hiermee omgaat. Belangrijke aandachtspunten in de verdere verbetering zijn bijvoorbeeld de kwaliteit van de diverse indicatoren, de relatie tussen kosten en prestaties en de overzichtelijkheid van de begroting als geheel. Verder is het belangrijk dat de kennis van de raad over zowel het belang van de programmabegroting als de inhoud wordt vergroot. Dit kan bijvoorbeeld door het regelmatig houden van informatiebijeenkomsten, zowel bij de start van het begrotingsproces (bepaling kaders) als aan het einde (behandeling begroting in de raad). De raad heeft op 26 april 2011 besloten de brief te bespreken in het presidium van 26 mei Het presidium heeft afgesproken het permanent monitoren van de begrotingscyclus als opdracht aan de auditcommissie mee te geven. De rekenkamercommissie heeft verder geen informatie ontvangen hoe haar brief in de programmabegroting 2012 is verwerkt. 4.3 Evaluatie risicomanagement bij grote projecten De startnotitie is op 13 april 2011 met een raadsdelegatie besproken. Na de offerteprocedure is de rekenkamercommissie in juni 2011gestart met de evaluatie naar het risicomanagement van grote projecten door de gemeente Alkmaar. De rekenkamercommissie evalueert hoe het risicomanagement van grote projecten binnen de gemeente georganiseerd en geborgd is. Hoe worden grote projecten op papier en in de praktijk georganiseerd, gepland, bewaakt en bijgestuurd in relatie tot de te behalen resultaten? Aan de hand van een aantal cases bekijkt de rekenkamercommissie of de intern vastgelegde systemen en werkwijzen in de praktijk gebruikt worden en werken. Het doel is om te leren van de praktijk door succes- en faalfactoren te benoemen. Het gaat daarbij niet alleen om infrastructurele- en bouwprojecten, maar ook om grote projecten in andere sectoren. De centrale onderzoeksvraag luidt: Heeft de gemeente Alkmaar in een voldoende mate het risicomanagement van grote projecten georganiseerd en geborgd, zodat de diverse risico s die zich kunnen voordoen voldoende beheerst zijn? 5

6 Met behulp van diverse deelvragen wil de rekenkamercommissie deze onderzoeksvraagbeantwoorden, waarbij een onderscheid gemaakt werd naar: a. doelen en rollen rondom grote projecten; b. projectmanagement in relatie tot risicomanagement c. rollen en uitvoering rondom risicomanagement d. kaders en afspraken rondom risicomanagement van grote projecten e. doeltreffendheid en doelmatigheid van risicomanagement van grote projecten. De rekenkamercommissie heeft Twynstra Gudde opdracht gegeven de evaluatie uit te voeren. Het conceptrapport is nu in de fase van wederhoor. De verwachting is dat het eindrapport in mei 2012 aan de raad kan worden aangeboden Evaluatie CJG De rekenkamercommissie heeft in 2011 besloten mee te doen aan een gezamenlijk onderzoek van de Algemene Rekenkamer en 29 rekenkamer(commissie)s naar de vorming van Centra voor Jeugd en Gezin (CJG). Het idee voor dit onderzoek is ontstaan vanuit het besef dat lokale, regionale en nationale bestuursniveaus op allerlei terreinen steeds meer met elkaar vervlochten raken. Ingewikkelde maatschappelijke problemen in bijvoorbeeld het arbeidsmarktbeleid, het jeugdbeleid en het veiligheidsbeleid laten zich niet binnen één bestuursniveau oplossen. Ze vragen om een integrale aanpak waarbij meerdere bestuursniveaus hun verantwoordelijkheid nemen. Daarnaast is de vraag aan de orde hoe de Algemene Rekenkamer en de lokale rekenkamer(commissie)s elkaar kunnen aanvullen en versterken, waardoor het geheel meer dan de som der delen wordt. De probleemstelling was tweeledig. Voor de lokale rekenkamer(commissie)s was de hoofdvraag of de CJG-vorming in de gemeente op koers ligt (zowel in tijd als in kwaliteit) en of het CJG als middel bijdraagt aan de opvoed- en opgroeiondersteuning voor ouders en kinderen van 0 tot 23 jaar en aan de coördinatie van zorg (één gezin, één plan). Voor de Algemene Rekenkamer was het van belang hoe het met de invoering van de CJG s staat en of er (in de onderzochte gemeentes) echt samenwerking en integratie van hulpverlening plaatsvindt. Het onderzoek betrof de zorg voor jeugd die onder de gemeentelijke verantwoordelijkheid valt. De provinciale jeugdzorg bleef buiten de scope van het onderzoek. In het onderzoek werd tot het CJG gerekend het basismodel CJG, inclusief de schakels die daarin vertegenwoordigd zijn. Daarnaast is dus de samenwerking met Bureau Jeugdzorg en met het onderwijs (via Zorg- en Adviesteams) in het onderzoek betrokken. Waar gesproken wordt over het CJG wordt niet alleen bedoeld het CJG als zijnde een gebouw/inlooppunt, maar ook het virtuele CJG en alle professionals die werken aan of in het CJG of op andere locaties. Het onderzoek is in september 2011 gestart en uitgevoerd door de Algemene Rekenkamer in samenwerking met de rekenkamercommissie. De verwachting is dat het eindrapport april/mei 2012 aangeboden kan worden aan de raad. 4.5 Follow-up onderzoeken Na een bepaalde tijd kijkt de rekenkamercommissie of de aanbevelingen uit haar eerdere evaluaties zijn overgenomen en hoe een en ander is geconcretiseerd. Deze zogenaamde follow-up onderzoeken vinden in principe plaats 1 jaar na openbaarmaking. a. Grip op de woningbouwproductie (een onderzoek naar de woningbouwproductie in de periode ) In de onderzoeksplanning voor 2011 was het follow-up onderzoek opgenomen. Gezien de huidige stand van zaken binnen de woningbouwmarkt en de capaciteit binnen de rekenkamercommissie zelf is besloten tot uitstel en dit mee te nemen in de onderzoeksplanning voor b. Evaluatie beleid Veilig Uitgaan in Alkmaar ( ) In de onderzoeksplanning 2011 was het follow-up onderzoek opgenomen. Omdat het Lokaal Integraal Veiligheidsplan niet in 2011 is goedgekeurd door de raad, heeft de rekenkamercommissie besloten het follow-up onderzoek uit te stellen naar najaar

7 5. Onderzoeksplan Groslijst De rekenkamercommissie bepaalt zelf de onderwerpen voor haar onderzoeken. Suggesties voor onderwerpen voor onderzoek kunnen worden voorgedragen door de rekenkamercommissie zelf, raadsleden en inwoners van de gemeente Alkmaar. Deze aangedragen onderwerpen kunnen worden opgenomen in een groslijst van potentiële onderzoeken. De rekenkamercommissie bepaalt hoe potentiële onderwerpen scoren op de criteria zoals deze zijn opgenomen in haar protocol. Via de fractievoorzitters is de gemeenteraad per brief van 5 september 2011 gevraagd om suggesties voor te onderzoeken onderwerpen. Hierop is door drie fracties gereageerd (VVD, D66 en Trots). De huidige groslijst ziet er in willekeurige volgorde als volgt uit: 1. bereikbaarheid binnen Alkmaar (waaronder bus-on-line) 2. cultuurbeleid 3. economisch actieprogramma 4. volkshuisvestingsbeleid 5. informatiebeleid 6. CAI-gelden 7. gemeenschappelijke regelingen (GGD, WNK, e.d.) 8. invoering Wet werken naar vermogen 5.2 Onderzoeksplan 2012 Het onderzoeksplan 2012 bevat de volgende evaluaties. a. Evaluatie risicomanagement bij grote projecten Deze evaluatie is in 2011 gestart. Kortheidshalve verwijzen wij voor de inhoud hiervan naar hoofdstuk 4.2. b. Evaluatie CJG Deze evaluatie is in 2011 gestart. Kortheidshalve verwijzen wij voor de inhoud hiervan naar hoofdstuk 4.3. c. Evaluatie minimabeleid Onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het minimabeleid van de gemeente Alkmaar, kan de raad helpen bij de uitoefening van zijn kaderstellende en controlerende rol. In Alkmaar gaat armoedebestrijding verder dan alleen het ondersteunen van de minima met inkomensregelingen. Het gaat ook om het tegengaan van sociale uitsluiting en bevordering van arbeids- en/of maatschappelijke participatie en zelfredzaamheid. Meedoen aan de samenleving is het overkoepelende doel van armoedebeleid. De gemeente kan daartoe verschillende instrumenten inzetten die voortkomen uit bijvoorbeeld de Wet werk en bijstand (Wwb), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Wet inburgering. Minimabeleid is een onderdeel van het armoedebeleid in Alkmaar. Er zijn veel regelingen, voorzieningen, toeslagen en dergelijke waar Alkmaarse burgers wellicht recht op hebben als ze een minimuminkomen hebben of als ze met bijzondere kosten te maken krijgen. Het beleidskader minimabeleid gemeente Alkmaar, vastgesteld in juni 2009, vormt het uitgangspunt voor de evaluatie. De centrale onderzoeksvraag luidt: In hoeverre bevorderen de hiervoor genoemde voorzieningen in Alkmaar de maatschappelijke participatie van minima en wordt sociale uitsluiting tegengegaan? Om de centrale onderzoeksvraag te beantwoorden is een aantal deelvragen opgesteld. De conceptstartnotitie is op 18 januari 2012 besproken met een raadsdelegatie. Inmiddels is gestart met de offerteprocedure. Het ligt in de bedoeling dat het onderzoek in maart 2012 aanvangt en het eindrapport in oktober 2012 aangeboden kan worden aan de raad. 7

8 d. Follow-up onderzoeken Voor 2012 heeft de rekenkamercommissie de volgende follow up onderzoeken in de planning staan: - Veilig Uitgaan in Alkmaar - Wmo-beleid - Grip op de woningbouwproductie 6. Financiële verantwoording 2011 en budget 2012 Voor 2011 bedroeg het budget van de rekenkamercommissie ,-. De kosten van de rekenkamercommissie zijn als volgt gespecificeerd - vergoedingen leden ,- - onderzoekskosten * risicomanagement bij grote projecten ,- - overige kosten 588, Totaal ,- Het in 2011 niet benutte deel van het budget ad ,- is vrijgevallen. Het budget voor 2012 is gelijk aan het budget van Vastgesteld in de vergadering van de rekenkamercommissie van 1 februari