JAARVERSLAG 2015 EN TERUGBLIK OP

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2015 EN TERUGBLIK OP

2 VOORWOORD INLEIDING SAMENSTELLING, WERKWIJZE EN BIJEENKOMSTEN ONDERZOEKSPLAN EVALUATIE DUURZAME BEREIKBAARHEID OPVOLGONDERZOEK RISICOMANAGEMENT GROTE PROJECTEN GROSLIJST FINANCIËLE VERANTWOORDING OVER TERUGBLIK OP DE PERIODE OVERZICHT AANBEVELINGEN VAN ONZE 12 ONDERZOEKEN EVALUATIE BELEID VEILIG UITGAAN IN ALKMAAR (JUNI 2010) OPVOLGONDERZOEK EVALUATIE BELEID VEILIG UITGAAN (OKTOBER 2013) EVALUATIE WMO-BELEID ALKMAAR IEDEREEN MOET KUNNEN MEEDOEN (MAART 2011) FOLLOW UP ONDERZOEK EVALUATIE WMO-BELEID (JANUARI 2015) QUICK SCAN PROGRAMMABEGROTING 2011 (REKENKAMERBRIEF APRIL 2011) EVALUATIE RISICOMANAGEMENT GROTE PROJECTEN (JUNI 2012) OPVOLGONDERZOEK EVALUATIE RISICOMANAGEMENT GROTE PROJECTEN (DECEMBER 2015) EVALUATIE INVOERING CENTRUM VOOR JEUGD EN GEZIN (IN SAMENWERKING MET ALGEMENE REKENKAMER SEPTEMBER 2012) EVALUATIE MINIMABELEID (APRIL 2013) EVALUATIE DOORWERKING ONDERZOEK GRIP OP DE WONINGBOUWPRODUCTIE (OKTOBER 2013) HERSTRUCTURERING WNK: ONTWIKKELINGEN IN BEELD (NOVEMBER 2013) EVALUATIE DUURZAME BEREIKBAARHEID (DECEMBER 2015) SLOTCONCLUSIE

3 Voorwoord Voor u ligt het laatste jaarverslag van de huidige rekenkamercommissie. Wij zijn in 2010 met onze taak begonnen en hebben dit in al die jaren met veel plezier en enthousiasme uitgevoerd. In deze tijd hebben wij 12 onderzoeken uitgebracht, waarvan 4 opvolgonderzoeken. De ontvangst van onze rapporten is door de jaren heen overwegend positief en constructief geweest en heeft daardoor kunnen bijdragen aan de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de gemeente Alkmaar. Een rimpeling in een overwegend vlakke zee was de tweede helft van In die periode hebben wij drie rapporten uitgebracht die op een -volgens ons- minder constructieve wijze zijn behandeld. Deze situatie heeft ons geleerd om de contacten met zowel de raad als het college en de ambtelijke organisatie nog beter te onderhouden en in gesprek te blijven over elkaars wensen en verwachtingen. Dit is ook de enige tip die wij willen meegeven aan u allen, blijf aandacht besteden aan de dialoog met elkaar en respecteer elkaars taken en verantwoordelijkheden. Als dat goed lukt, heeft een rekenkamercommissie een belangrijke meerwaarde bij het reilen en zeilen van de gemeente Alkmaar. Een woord van dank richten wij aan een ieder die heeft meegewerkt aan onze onderzoeken, zowel binnen als buiten de gemeente. Ons speciale woord van dank is echter gereserveerd voor onze secretaris Joke Ningen. Zonder de inzet, kennis en toch ook kritische blik van Joke hadden wij niet zulke mooie resultaten kunnen neerzetten. Joke, dank voor dit alles en de nieuwe rekenkamercommissie mag zich gelukkig prijzen met jouw blijvende aanwezigheid! Vanaf deze plaats willen wij tevens alvast de nog te benoemen leden van de rekenkamercommissie alle goeds en succes toewensen. Samen met raad, college en ambtelijke organisatie heeft de rekenkamercommissie een belangrijke rol bij het verbeteren van beleid en uitvoering van de gemeente Alkmaar. Een mooie en zinvolle taak. Wij nemen afscheid met een tevreden gevoel. Het waren mooie, leerzame en zinvolle jaren, mede dankzij u! Coos Appelman (vz) Quirien van Ojen Elleke de Heer 3

4 1. Inleiding In dit jaarverslag wordt de raad geïnformeerd over de werkzaamheden van de rekenkamercommissie in het afgelopen jaar. In de paragrafen 2 en 3 wordt een terugblik gegeven op de activiteiten in 2015, in paragraaf 4 de financiële verantwoording. Omdat dit het laatste jaarverslag is van de rekenkamercommissie in haar huidige samenstelling wordt in paragraaf 5 een terugblik gegeven op de periode en een aantal aanbevelingen gedaan. 2. Samenstelling, werkwijze en bijeenkomsten De werkwijze van de rekenkamercommissie is in 2014 ongewijzigd gebleven. De benoemingen van de leden loopt per 1 januari 2016 af. Dan is de maximale benoemingstermijn van tweemaal drie jaar bereikt. In juni 2015 heeft een lid van de rekenkamercommissie om zijn moverende redenen ontslag genomen. Vanaf die datum tot 1 januari 2016 heeft de rekenkamercommissie uit drie leden bestaan. De rekenkamercommissie heeft in 2015 negenmaal vergaderd. Daarnaast heeft zij met een raadsdelegatie overleg gepleegd over de startnotities voor de Evaluatie duurzame bereikbaarheid (zie verder hoofdstuk 3.1) en het Opvolgonderzoek risicomanagement grote projecten (zie verder hoofdstuk 3.2). De rekenkamercommissie heeft op de 3 e conceptversie van de notitie Regionalisering rekenkamer(commissies) op 18 maart 2015 een schriftelijke reactie aan het presidium gegeven. Het presidium heeft in juni 2015 in meerderheid besloten niet tot regionalisering van de rekenkamercommissie over te gaan en alleen de Verordening op de rekenkamercommissie te wijzigen door toevoeging van de zinsnede: De rekenkamercommissie wordt ook geacht samenwerking met andere gemeenten te zoeken voor het uitvoeren van regionale of gezamenlijke onderzoeken. aan artikel 3.2, lid Onderzoeksplan 2015 In het onderzoeksplan voor 2015 zijn 2 onderzoeken opgenomen. Op 9 december 2015 heeft de rekenkamercommissie twee rapporten aan de raad aangeboden en toegelicht, te weten de Evaluatie Duurzame bereikbaarheid en het Opvolgonderzoek Risicomanagement grote projecten. Op 22 januari 2015 zijn de beide startnotities voor deze evaluaties besproken met een raadsdelegatie, bestaande uit mevrouw R. Diktas (GL) en de heren J. Klukhuhn (CDA), J. Hoekzema (OPA), J. Hagens (LA), S. de Haan (VVD), A. Epskamp (SPA), P. Verbruggen (PvdA) en P. van Diepen (D66). Hieronder wordt nader ingegaan op beide rapporten. 3.1 Evaluatie Duurzame Bereikbaarheid De rekenkamercommissie heeft het bereikbaarheidsbeleid door Ecorys laten evalueren. Daarbij zijn twee hoofdvragen gehanteerd: 1. Hoe is de Kadernota Duurzame Bereikbaarheid (vastgesteld in 2009) tot stand gekomen en uitgewerkt? 2. In hoeverre hebben de genomen maatregelen sinds de vaststelling van de kadernota bijgedragen aan het beleidsdoel? Op basis van het rapport van Ecorys heeft de rekenkamercommissie een aantal conclusies getrokken. De belangrijkste conclusies zijn: 1. De totstandkoming van de Kadernota Duurzame Bereikbaarheid (KDB) voldoet aan de normen van goed bestuur, de opgestelde startnotitie en de participatieparagraaf; 4

5 2. In de KDB ontbreekt een eindoordeel of een eindconclusie. Voorkeuren, aanbevelingen en adviezen ontbreken. Wel is een beoordeling van beide stadsconcepten (ringenmodel en sectorenmodel) opgenomen op basis waarvan een keuze gemaakt had kunnen worden; 3. In de uitvoering is een ad hoc aanpak gehanteerd waardoor het zicht op een samenhangende realisatie van het ringenmodel buiten beeld is geraakt. Ook is sprake van een beperkte monitoring, waardoor er onvoldoende zicht is op knelpunten; 4. De uitgevoerde maatregelen hebben bijgedragen aan de bereikbaarheid van Alkmaar, maar de mate waarin ze bijdragen is onduidelijk. Van een aantal maatregelen uit de KDB was tijdens het opstellen al bekend dat de financiering ervan bij provincie of de rijksoverheid zou liggen. Er is onvoldoende geanticipeerd op de samenwerking met deze partijen; 5. De afweging van belangen van mens, natuur en economie vormt het kader van de KDB. De laatste jaren ligt het accent van de KDB meer op economie. Tegelijkertijd zijn er projecten voor de fiets en het openbaar vervoer uitgevoerd, die voor de facetten mens en natuur goed scoren. De rekenkamercommissie doet in het kort de volgende aanbevelingen: 1. Breng knelpunten in beeld via een actueel verkeersmodel; 2. Maak een keuze om het ringenmodel wel of niet voort te zetten; 3. Organiseer vooraf samenwerking; 4. Breng de monitoring op orde; 5. Formuleer de doelenboom en de kwaliteitscriteria opnieuw; 6. Hernieuw de contacten met belanghebbenden; 7. Herijk de kadernota of maak een nieuwe. 3.2 Opvolgonderzoek Risicomanagement grote projecten In heeft de rekenkamercommissie een onderzoek uitgevoerd naar het risicomanagement bij grote projecten. Doelstelling van dat onderzoek was het krijgen van inzicht in de organisatie en borging van het risicomanagement van grote projecten, zodanig dat de diverse risico s die zich kunnen voordoen, voldoende beheerst worden. De raad heeft op 13 september 2012 ingestemd met de door de rekenkamercommissie gedane conclusies en aanbevelingen en het college een aantal opdrachten gegeven. In het opvolgonderzoek stelt de rekenkamercommissie zich de vraag hoe de raad en het college (inclusief de ambtelijke organisatie) om zijn gegaan met de aanbevelingen uit Het opvolgonderzoek is uitgevoerd door Twynstra Gudde. Hoofdvraag van het opvolgonderzoek is: Op welke wijze zijn de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport en de besluiten van de raad van 13 september 2012 door het college in acht genomen bij de verdere professionalisering van risicomanagement van grote projecten en is hiermee de kwaliteit van risicomanagement verbeterd? De belangrijkste conclusies uit het opvolgonderzoek zijn: 1. De kwaliteit van het risicomanagement van grote projecten is in de periode niet verbeterd en bevindt zich in ontwikkelstadium 2; 2. In de periode zijn vrijwel geen stappen ondernomen door het College ten aanzien van het beleid als (toezicht op) uitvoering van het risicomanagement van grote projecten; 3. In de periode zijn stappen gezet om het projectmanagement (in relatie tot risicomanagement) te verbeteren. In de praktijk functioneert het echter nog niet zoals met de kaders beoogd wordt; 4. De vaststelling van de status groot project is onduidelijk en de gewenste invulling ervan ontbreekt. Op basis hiervan blijven de aanbevelingen zoals in het rapport uit 2012 verwoord, nog onverminderd van kracht. Deze aanbevelingen waren kortweg: 1. Het naleven van gestelde kaders op het gebied van project- en risicomanagement; 2. Het versterken van cultuur en sturing binnen de ambtelijke organisatie; 3. Het versterken van de rol van risicomanagement binnen de politieke besluitvorming en de actieve rol van de Raad hierin. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie nog een aantal aanvullende aanbevelingen gedaan. 5

6 3.3 Groslijst De rekenkamercommissie bepaalt zelf de onderwerpen voor haar onderzoeken. Suggesties voor onderwerpen kunnen worden voorgedragen door de rekenkamercommissie zelf, raadsleden en inwoners van de gemeente Alkmaar. Deze aangedragen onderwerpen kunnen worden opgenomen in een groslijst van potentiële onderwerpen voor onderzoeken. De rekenkamercommissie bepaalt hoe potentiële onderwerpen scoren op de criteria in haar protocol. Omdat 2015 het laatste jaar is van de huidige rekenkamercommissie is in tegenstelling tot voorgaande jaren de fracties niet gevraagd om met suggesties voor te onderzoeken onderwerpen voor 2016 te komen. Dit wordt aan de rekenkamercommissie in de nieuwe samenstelling gelaten. Op de huidige groslijst staan, in willekeurige volgorde, de volgende onderwerpen: Cultuurbeleid; Ontwikkeling buurtondernemingen; Economisch actieprogramma (investeringsbeleid); Informatiebeleid; Effectiviteit communicatie; De Doorbraak in relatie tot de kwaliteit dienstverlening aan burger; Fusie met Graft-De Rijp en Schermer; Besluitvormingsprocessen (worden besluiten genomen op basis van volledige informatie); Invloed 3 D s op kwaliteit dienstverlening; Kwaliteit huisvesting basisonderwijs; Effecten integraal veiligheidsbeleid; Outsourcing activiteiten gemeente; International Children s Games 2015; Jeugd- en jongerenwerk in de buurten. In mei 2014 is er een gemeenschappelijk rekenkameronderzoek naar de Huisvuilcentrale Alkmaar (HVC) gepresenteerd. Het onderzoek is in opdracht van 17 rekenkamer(commissie)s uitgevoerd door IPR. In juli 2015 is een verzoek binnengekomen van de projectgroep uit de deelnemende gemeenten om deel te nemen in het opvolgonderzoek. De rekenkamercommissie Alkmaar heeft toentertijd niet aan het oorspronkelijke onderzoek deelgenomen. Deelname aan het opvolgonderzoek paste echter ook niet meer in de onderzoeksplanning voor de rest van Daarnaast speelde het feit dat per 1 januari 2016 een geheel nieuw team commissieleden zal starten. Dit waren voor de rekenkamercommissie Alkmaar dan ook de redenen niet deel te nemen aan het opvolgonderzoek. 4. Financiële verantwoording over 2015 Voor 2015 bedroeg het budget van de rekenkamercommissie (in 2016 eveneens ). De kosten van de rekenkamercommissie zijn als volgt gespecificeerd: vergoedingen leden rekenkamercommissie onderzoekskosten o afrondende extra opdracht Wmo-beleid 540 o evaluatie duurzame bereikbaarheid o opvolgonderzoek evaluatie grote projecten overige kosten circa Totaal De overige kosten zijn als circa opgenomen, omdat nog niet alle betalingen zijn verwerkt in het financiële systeem. De overige kosten zijn exclusief de advertentiekosten voor de werving van de nieuwe leden (circa ) en kosten ten behoeve van de rekenkamercommissie van Schermer uit 2014 ( 400). 6

7 5. Terugblik op de periode In de periode heeft de rekenkamercommissie diverse evaluaties en opvolgonderzoeken uitgevoerd en aangeboden, te weten: Evaluatie Beleid Veilig Uitgaan in Alkmaar (juni 2010); Evaluatie Wmo-beleid Alkmaar Iedereen moet kunnen meedoen (maart 2011); Quick scan programmabegroting 2011 (rekenkamerbrief april 2011); Evaluatie risicomanagement grote projecten (juni 2012); Evaluatie Invoering Centrum voor Jeugd en Gezin (in samenwerking met Algemene Rekenkamer september 2012); Evaluatie minimabeleid (april 2013); Opvolgonderzoek Evaluatie Beleid Veilig Uitgaan (oktober 2013); Evaluatie doorwerking onderzoek Grip op de woningbouwproductie (oktober 2013); Herstructurering WNK: ontwikkelingen in beeld (november 2013); Follow up onderzoek Evaluatie WMO-beleid (januari 2015); Evaluatie Duurzame Bereikbaarheid (december 2015); Opvolgonderzoek Evaluatie risicomanagement grote projecten (december 2015). 5.1 Overzicht aanbevelingen van onze 12 onderzoeken Evaluatie Beleid Veilig Uitgaan in Alkmaar (juni 2010) In haar aanbevelingen hanteert de rekenkamercommissie de beleidscyclus als kapstok voor verbeteringen en heeft zij aan de gemeenteraad de volgende aanbevelingen gedaan: 1. Laat het college een integrale analyse maken en een duidelijke visie en strategie formuleren; 2. Zie erop toe dat het College zorgt voor structurele en gestructureerde afstemming tussen de betrokken beleidsafdelingen; 3. Eis van het college dat de uitvoering van het Veilig Uitgaan-beleid wordt gemonitord aan de hand van betrouwbare en nauwgezette informatie en dat de gemeenteraad jaarlijks daarover wordt geïnformeerd; 4. Zorg voor aanpassing c.q. aanvulling van de nieuwe Kadernota Integraal Veiligheidsbeleid en het nieuwe Lokaal Integraal Veiligheidsprogramma (LIVP) op basis van bovenstaande aanbevelingen. In zijn vergadering van 9 september 2010 heeft de gemeenteraad unaniem ingestemd met de door de rekenkamercommissie gedane conclusies en aanbevelingen. De gemeenteraad heeft het College opgedragen in het LIVP de visie op Veilig uitgaan uit te werken in strategische en operationele doelstellingen, waarbij de doelstellingen gekoppeld worden aan prestatie-indicatoren, die de doelen daadwerkelijk meten en monitoren (SMART). Daarnaast heeft de gemeenteraad het college opgedragen de uitvoering van het LIVP te monitoren aan de hand van informatie die een getrouw en nauwkeurig beeld geeft van de doeltreffendheid en de doelmatigheid en de gemeenteraad hierover jaarlijks te informeren bij de jaarrekening Opvolgonderzoek Evaluatie Beleid Veilig Uitgaan (oktober 2013) Uit het opvolgonderzoek is gebleken dat het college de aanbevelingen van de rekenkamercommissie en het raadsbesluit van september 2010 in beperkte mate heeft opgevolgd. Ook de raad zelf heeft in beperkte mate uitvoering gegeven aan de aanbevelingen over kaderstelling en controle. Op basis daarvan heeft de rekenkamercommissie haar aanbevelingen uit 2010 herhaald, omdat die nog onverkort van toepassing zijn, te weten: 1. Maak een integrale analyse; 2. Formuleer een duidelijke visie en strategie; 3. Zie als raad erop toe dat het college zorgt voor structurele en gestructureerde afstemming tussen de beleidsafdelingen; 4. Vraag als raad jaarlijks aan het college om een evaluatie van de uitvoering van het beleid voor veilig uitgaan (aan de hand van informatie, die een goed beeld geeft van de doeltreffendheid en de doelmatigheid); 5. Vraag het college om de Kadernota Integraal Veiligheidsbeleid ( ) en het Lokaal Integraal Veiligheidsprogramma aan te passen op basis van de aanbevelingen en de aangepaste versie 7

8 Kadernota Integraal Veiligheidsbeleid ter goedkeuring en het Lokaal Integraal Veiligheidsprogramma ter kennisneming aan de raad voor te leggen. In de raadsvergadering van 21 november 2013 heeft de raad bij amendement de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie niet overgenomen, maar voor kennisgeving aangenomen. Daarnaast heeft de raad het college opgedragen de raad voor 1 april 2014 een integrale probleemanalyse voor te leggen met op basis daarvan een aangepaste Kadernota Integraal Veiligheidsbeleid (met een duidelijk geformuleerde visie en strategie) en een Lokaal Integraal Veiligheidsplan Evaluatie Wmo-beleid Alkmaar Iedereen moet kunnen meedoen (maart 2011) De belangrijkste conclusie uit dit rapport is dat het niet vast te stellen is of het Wmo-beleid doeltreffend is, onder meer doordat de doelstellingen weinig concreet geformuleerd zijn. De conclusies uit het rapport betreffen behalve beleidsmatige zaken ook de begroting, de regierol en de rol van de raad. De rekenkamercommissie is van mening dat het college een duidelijker beleid kan maken rondom de prestatievelden. Door in de raadsvoorstellen alternatieven te beschrijven, inclusief risicoanalyses, monitoringafspraken en heldere prestatie-indicatoren, kan de raad een meer weloverwogen keuze maken. De rekenkamercommissie pleit ook voor een sterkere regierol van de gemeente Alkmaar. Dat kan onder andere door goede afspraken te maken over de uitvoering van het beleid en verantwoording over de prestaties van externen. Daarnaast vindt de rekenkamercommissie dat het college het Wmobeleid dient te begroten op basis van een gedegen risicoanalyse en realistische prognoses en niet op basis van het geld dat Alkmaar van het Rijk krijgt. Daarbij moet een koppeling gemaakt worden met meetbare doelen uit het vierjaarlijkse beleidsplan. Tenslotte uit de rekenkamercommissie kritiek op de gemeenteraad. De raad moet zijn kaderstellende en controlerende rol beter oppakken door meer gebruik te maken van sturingsinstrumenten. Zo kan de raad niet uitgevoerde toezeggingen van het college alsnog afdwingen en het college ter verantwoording roepen als de monitoringinformatie daar aanleiding toe geeft. In de raadsvergadering van 28 april 2011 heeft de raad in ruime meerderheid ingestemd met de door de rekenkamercommissie gedane conclusies en aanbevelingen. De raad heeft het college opgedragen adviezen voor te bereiden ten aanzien van de bestemmingsreserve voor de Wmo, het plafond van de bestemmingsreserve en criteria voor aanwending van de bestemmingsreserve. Ook heeft de raad het college opgedragen een nieuw beleidskader Wmo op te stellen. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de in het rapport genoemde conclusies en aanbevelingen ten aanzien van onder andere de beleidscyclus en de gemeentelijke regierol. Tevens dient in het raadsvoorstel een begroting opgenomen te worden op basis van een risicoanalyse en realistische prognoses, waarbij een koppeling gemaakt wordt met meetbare doelen uit het beleidskader Follow up onderzoek Evaluatie WMO-beleid (januari 2015) Op 28 januari 2015 heeft de rekenkamercommissie haar rapport Sturen op de WMO gepresenteerd aan de raad. Naar aanleiding van haar rapport Iedereen moet kunnen meedoen: evaluatie Wmo-beleid in Alkmaar uit 2011 heeft de rekenkamercommissie gekeken of de aanbevelingen in dat rapport zijn opgevolgd. Er is echter vooral vooruit gekeken naar de voorbereiding op de nieuwe WMO per 1 januari De belangrijkste conclusies uit het onderzoek zijn: De technische kwaliteit en de financiële onderbouwing van het beleid en de invulling van de gemeentelijke regierol verdienen blijvende aandacht (m.n. sturing en controle door de raad en risicobeheersing); De bouwstenen voor het nieuwe WMO-beleid zijn ontwikkeld. De uitvoeringsorganisatie is gereed. Om de raad over de juiste informatie te laten beschikken, waardoor hij kan sturen en controleren op de hoofdlijnen van het nieuwe WMO-beleid, heeft de rekenkamercommissie een handreiking voor de raad opgesteld. In de handreiking wordt een zestal hoofdindicatoren onderscheiden. De raad kan echter niet altijd op alle indicatoren sturen. De rekenkamercommissie heeft daarom voorgesteld dat de raad in de eerste helft van 2015 met name aandacht besteedt aan de positie van de cliënt in het nieuwe WMObeleid (beleidsprioriteiten). 8

9 In de raadsvergadering van 5 maart 2015 heeft de raad bij amendement de conclusies uit het rapport overgenomen, alsmede de planning Wmo beleidskader (conform het memo van het college). Tevens heeft de raad verzocht per kwartaal een rapportage met zorgkengetallen en financiële informatie (budget versus besteding) te ontvangen, alsmede een actuele risico inventarisatie van de WMO uiterlijk per 1 juni 2015 en maatregelen die leiden tot een sluitende beleidscyclus die start bij de voorjaarsnota Quick scan programmabegroting 2011 (rekenkamerbrief april 2011) De rekenkamercommissie heeft onder andere geconcludeerd dat de programmabegroting 2011 een duidelijke verbetering laat zien ten opzichte van eerdere begrotingen. Een belangrijke stap in de goede richting is de doelenboom, waardoor er een beter onderscheid is ontstaan tussen prestaties en effecten. Wel is er nog verbetering mogelijk in de kwaliteit van de effect- en prestatie-indicatoren en de relatie tussen kosten en prestaties. Dit is een continu verbeterproces, waarbij ook de raad een belangrijke rol speelt. In haar aanbevelingen heeft de rekenkamercommissie onder andere de suggestie gedaan om een permanente raadswerkgroep in te stellen die zich zowel bezighoudt met de inhoudelijke kwaliteit van de programmabegroting als de wijze waarop de raad hiermee omgaat. Belangrijke aandachtspunten in de verdere verbetering zijn bijvoorbeeld de kwaliteit van de diverse indicatoren, de relatie tussen kosten en prestaties en de overzichtelijkheid van de begroting als geheel. Verder is het belangrijk dat de kennis van de raad over zowel het belang van de programmabegroting als de inhoud wordt vergroot. Dit kan bijvoorbeeld door het regelmatig houden van informatiebijeenkomsten, zowel bij de start van het begrotingsproces (bepaling kaders) als aan het einde (behandeling begroting in de raad). Het presidium heeft afgesproken het permanent monitoren van de begrotingscyclus als opdracht aan de auditcommissie mee te geven Evaluatie risicomanagement grote projecten (juni 2012) In deze evaluatie zijn zes grote projecten onderzocht, waarvan drie diepgaand, te weten het Bestevaer Tracé, Bus-on-Line en Overdie Sociaal. De uitkomst is dat er nog verbeterpunten zijn voor wat betreft de verantwoording van keuzes, uitvoering van risicoanalyses, als ook voor de sturing en kaderstelling. Als belangrijkste conclusies kwamen daarbij naar voren: 1. De raad heeft te weinig inzicht in de verantwoording van keuzes van de portefeuille grote projecten, waardoor controle van deze keuzes niet mogelijk is. Ook zijn de huidige criteria niet specifiek genoeg om te kunnen controleren of de huidige grote projecten ook daadwerkelijk dé grote projecten van de gemeente zijn; 2. Het projectmanagement van grote projecten is ten aanzien van risicomanagement op papier afdoende geregeld, maar voldoet nog niet aan alle kaders die de gemeente heeft gesteld ten aanzien van risicomanagement. Vanaf 2011 zijn er wel risicoanalyses uitgevoerd, maar zijn er in z n algemeenheid nog geen beheersmaatregelen ontwikkeld en geïmplementeerd. Tijdens het onderzoek zijn bijvoorbeeld geen documenten aangetroffen, waaruit blijkt dat voor onderscheiden risico s een onderbouwde keuze is gemaakt uit de vier mogelijke vormen van risicobeheersing: accepteren, beperken, verzekeren, vermijden. Ook worden bij de besluitvorming de risico s van een groot project niet expliciet afgezet tegen de (risico neutrale) bereidheid van de gemeente Alkmaar om risico s te nemen. Verder is er in de Leidraad projectmatig en programmatisch werken geen procedure vastgelegd voor de evaluatie van het risicomanagement in grote projecten. Ook in de praktijk wordt er geen evaluatie uitgevoerd, zelfs niet na opgetreden risico s; 3. Het risicomanagement is nog weinig verankerd in de dagelijkse manier van werken. Risicomanagement is nu veelal een op zichzelf staand doel en wordt in de praktijk niet gebruikt als middel voor het sturen en beheersen van (grote) projecten. Wel is waarneembaar dat er frequenter risicoanalyses worden uitgevoerd. Op basis van de conclusies beveelt de rekenkamercommissie dan ook aan het projectmanagement in relatie tot risicomanagement te laten voldoen aan de door de gemeente Alkmaar gestelde kaders, bijvoorbeeld door het volledig implementeren van de leidraad voor projectmatig werken en toe te zien op de naleving ervan. Ook is het wenselijk de gehanteerde normen op een hoger niveau te brengen. Daarnaast behoort bij de periodieke besluitvorming over een groot project expliciet de link te worden 9

10 gelegd tussen enerzijds de onderkende risico s en de getroffen beheersmaatregelen tijdens de doorlooptijd van een project en anderzijds het weerstandsvermogen. Richting de raad beveelt de rekenkamercommissie aan om meer gebruik te maken van de hem ter beschikking staande sturingsinstrumenten en meer interesse te tonen in grote projecten. Het rapport is op 13 juni 2012 aan de raad aangeboden met een toelichting op het rapport. In de raadsvergadering van 19 september 2012 heeft de raad in meerderheid ingestemd met de conclusies en aanbevelingen en heeft hij een aantal opdrachten aan het college gegeven Opvolgonderzoek Evaluatie risicomanagement grote projecten (december 2015) Zie hoofdstuk Evaluatie Invoering Centrum voor Jeugd en Gezin (in samenwerking met Algemene Rekenkamer september 2012) Samen met de Algemene Rekenkamer heeft de rekenkamercommissie een onderzoek uitgevoerd naar de invoering van het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) in Alkmaar. Dit onderzoek is uitgevoerd in het kader van een gezamenlijk onderzoek in 42 gemeenten en betreft een onderzoek op hoofdlijnen. Alle gemeenten in Nederland moeten eind 2011 een CJG hebben. Een CJG is een netwerk waar laagdrempelig opvoed- en opgroeiondersteuning wordt aangeboden aan ouders, kinderen, jongeren tot 23 jaar en professionals, met een fysieke plek in de wijk. De centrale onderzoeksvraag was: Ligt de CJG-vorming in Alkmaar op koers (zowel in tijd als in kwaliteit) en draagt het CJG als middel bij aan de opvoed- en opgroeiondersteuning voor ouders en kinderen tot 23 jaar en aan de coördinatie van zorg (één gezin, één plan)? De rekenkamercommissie heeft geconstateerd dat de gemeente Alkmaar de invoering van het CJG voortvarend aangepakt heeft en qua structuur (onder meer inlooppunten) ligt de CJG-vorming op koers. Ook heeft het CJG een duidelijke plaats in het integrale jeugdbeleid gekregen. De uitvoering verdient echter meer aandacht. Zo is de samenwerking tussen de diverse netwerkpartners nog niet optimaal, vandaar ook de aanstelling van een coördinator CJG vanuit de gemeente. Inzicht in prestaties en effecten, ook in relatie tot de inzet van middelen, is bovendien onvoldoende aanwezig. De mate waarin het CJG daadwerkelijk bijdraagt aan de opvoed- en opgroeiondersteuning en de coördinatie van zorg is nu niet goed te bepalen. Hiervoor is de CJG-vorming nog te jong en zijn de prestaties en effecten niet voldoende inzichtelijk. Om te komen tot verbetering heeft de rekenkamercommissie een aantal aanbevelingen gedaan, gericht op samenwerking, het aanbrengen van een heldere relatie tussen doelen, activiteiten, middelen en effectbereik, en het maken van langlopende afspraken met netwerkpartners. Daarnaast is het van belang dat de kosten van het CJG transparant en zichtbaar gemaakt worden in de begroting en verantwoording. In de raadsvergadering van 11 oktober 2012 heeft de raad besloten in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen en besloten daaraan toe te voegen: 1. Het ontwikkelen van een onderzoeksdesign voor evaluatie van het CJG en het uitvoeren van een nulmeting; 2. Het in gang zetten van een heroriëntatie op het CJG in Alkmaar; 3. Het in opiniërende zin tussentijds bespreken van het CJG met de raad Evaluatie minimabeleid (april 2013) De belangrijkste conclusies waren dat de omvang van de doelgroep niet duidelijk is en dat er geen duidelijke doelstellingen zijn geformuleerd. De rekenkamercommissie is van mening, dat het college nog meer dient te investeren in de informatievoorziening aan minima en optimaal gebruik moet maken van de mogelijkheden voor bestandskoppeling. Ook beveelt de rekenkamercommissie het college aan de Armoedemonitor periodiek te herhalen en meer gebruik te maken van intermediairs. Verder is de rekenkamercommissie van mening dat de gemeenteraad de kaders van het minimabeleid veel preciezer moet stellen, de participatiedoelstelling moet loskoppelen van het minimabeleid en het college actief moet vragen om meer informatie over de voortgang van het beleid. 10

11 In de raadsvergadering van 13 juni 2013 heeft de raad ingestemd met de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie en het college opgedragen tweemaal per jaar per memo, voorafgaande aan de begrotingsbehandeling en de behandeling van de jaarrekening en voorjaarsnota de raad te informeren over de voortgang van het minimabeleid en de aan het minimabeleid toegerekende kosten. Daarnaast heeft de raad het college opgedragen de raad uiterlijk september 2013 te informeren op welke wijze het college uitvoering wil geven aan de aanbevelingen die aan het college zijn gedaan. Bijvoorbeeld inzake de aanbeveling over de loskoppeling van de participatiedoelstelling van het minimabeleid. In verband met de fusie met de gemeenten Graft-De Rijp en Schermer per 1 januari 2015 dient het college, in overleg met de dan nieuwe raad, te komen tot een nieuw beleidskader minimabeleid, ter vaststelling voor de zomer van Evaluatie doorwerking onderzoek Grip op de woningbouwproductie (oktober 2013) De rekenkamercommissie heeft in 2009 een onderzoek uitgevoerd naar de sturing en regie op de woningbouwproductie. De raad heeft in 2010 ingestemd met de in het rapport genoemde conclusies en aanbevelingen. In 2013 heeft de rekenkamercommissie onderzocht of de aanbevelingen uit het rapport Grip op de woningbouwproductie zijn uitgevoerd. Op basis van dit vervolgonderzoek heeft de rekenkamercommissie een aantal conclusies getrokken met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen, te weten: 1. De organisatie van de gemeentelijke processen rondom projecten (ambtelijk, bestuurlijk en politiek) is verbeterd en levert geen grote knelpunten meer op; 2. Er ontbreken nog altijd realistische en goed onderbouwde woningbouwambities; 3. De inzet van gemeentelijke middelen en instrumenten met betrekking tot de woningbouw is vanaf 2011 niet meer gebaseerd op duidelijke operationele doelen, waardoor het niet mogelijk is om een goed functionerende beleidscyclus vorm te geven; 4. De raad is onvoldoende in de gelegenheid gesteld om kaders te stellen aan de woningbouwprogrammering, de uitvoering van het beleid te controleren en waar nodig bij te sturen. Op basis van de conclusies heeft de rekenkamercommissie een aantal aanbevelingen opgesteld: 1. Formuleer een helder strategisch kader voor de gemeentelijke regie op de woningbouwontwikkeling; 2. Definieer het begrip vraaggericht bouwen, formuleer duidelijke operationele doelen en geef aan hoe deze moeten worden bereikt; 3. Rapporteer de raad over de effecten van het beleid en de resultaten van de inzet van instrumenten. In de raadsvergadering van 21 november 2013 heeft de raad bij amendement besloten het rapport, inclusief de conclusies en aanbevelingen, voor kennisgeving aan te nemen, maar daaraan geen opvolging te geven Herstructurering WNK: ontwikkelingen in beeld (november 2013) De rekenkamercommissie heeft een onderzoek laten uitvoeren naar het proces rondom de herstructurering van het WNK tussen 1 januari 2012 en 1 mei 2013 en de rol van de Alkmaarse raad daarbij. Op basis daarvan heeft de rekenkamercommissie geconcludeerd dat het herstructureringsproces moeizaam en traag is verlopen en heeft zij daarbij een aantal kernproblemen benoemd: 1. Het doel is uit het oog verloren; 2. Het gebrek aan sturing en daadkracht; 3. De alom ontstane verwarring is niet uit de weg geruimd; 4. De taken en bevoegdheden liepen door elkaar heen; 5. De raad heeft geen rol gespeeld. Op basis van de conclusies heeft de rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen gedaan: Aanbevelingen aan het college: 1. Betrek de raad in een vroegtijdig stadium bij het beleidsproces, zodat de raad aan de voorkant van het beleidsproces wordt gepositioneerd en in staat wordt gesteld zijn kaders te stellen; 11

12 2. Draag zorg voor een actieve en overzichtelijke informatievoorziening aan de raad, zodat de raad zijn controlerende rol kan uitoefenen en indien nodig de beleidsuitvoering kan bijsturen en/of het beleid kan aanpassen. Aanbevelingen aan de raad: 3. Eis als raad een proactieve rol op en eis betrokkenheid bij de voorkant van het beleidsproces door meer en beter gebruik te maken van de aan de raad ter beschikking staande sturingsinstrumenten; 4. Initieer en organiseer in overleg met de griffie structureel contact tussen de raden van de GRgemeenten en probeer daarin een gemeenschappelijke visie en gezamenlijke standpunten te bepalen ten aanzien van de komende ontwikkelingen in het sociaal domein (waaronder de Participatiewet). De raad heeft op 3 februari 2014 ingestemd met de kernproblemen zoals genoemd in het rapport en deze nadrukkelijk verbonden met het kenmerk en uitvoering van de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast heeft de raad het college opgedragen de raad op korte termijn een overzicht te verschaffen van de knelpunten bij het huidige WNK door de invoering van de nieuwe Participatiewet, de mogelijke scenario s om deze knelpunten aan te pakken en de voor- en aandelen van deze scenario s. Het college is tevens opgedragen tot een andere bestuursvorm van de gemeenschappelijke regeling te komen in samenwerking met de regio en de raad daarover binnen 3 maanden actief te informeren. De griffie is opgedragen om in overleg met de raad een structureel contact tussen de raden van de deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling te organiseren om zo tot een gemeenschappelijke visie en gezamenlijke standpunten te komen ten aanzien van de ontwikkelingen in het sociaal domein Evaluatie Duurzame Bereikbaarheid (december 2015) Zie hoofdstuk Slotconclusie De meeste onderzoeken zijn goed ontvangen door de raad. Dit betekent dat de aanbevelingen overwegend zijn overgenomen door de raad en zijn vertaald naar een opdracht aan het college. In onze aanbevelingen keren over het algemeen drie zaken terug: de beleidscyclus kan in veel gevallen beter worden gevolgd; het college moet meer duidelijkheid geven over haar beleid met concrete doelstellingen en de wijze waarop zij hierover verantwoording aflegt (evaluatie/monitoring) en; de raad moet haar kaderstellende en controlerende rol beter oppakken. In de basis komt het erop neer dat de dualiteit in het gemeentebestuur beter kan functioneren. Een stevig samenspel tussen college en raad zorgt voor een beter beleid en uitvoering. Beide partijen hebben hierin hun eigen verantwoordelijkheid. En dat gebeurt nog onvoldoende. De conclusies van onze opvolgonderzoeken onderschrijven deze constatering. In onze 4 opvolgonderzoeken blijft een groot deel van de aanbevelingen overeind. De opvolging van de samen geformuleerde ambities worden niet in alle gevallen bereikt. Ook hier zien wij dat het samenspel niet altijd werkt. Het belang van opvolgonderzoeken is voor ons groot, De daadwerkelijke opvolging van onze aanbevelingen draagt bij aan een mooiere stad. Al wij terugkijken op 6 jaren zijn we vooral blij dat wij een onderdeel mochten zijn in het samenspel tussen college en raad. Wij zullen het spel vanaf nu op een grotere afstand volgen. Het gaat u allen goed. Vastgesteld in de vergadering van de rekenkamercommissie op 25 november