Jaarverslag 2009 Rekenkamercommissie gemeente Alkmaar JAARVERSLAG 2009 REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE ALKMAAR

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2009 REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE ALKMAAR 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING SAMENSTELLING VAN DE REKENKAMERCOMMISSIE WERKWIJZE, BIJEENKOMSTEN EN EVALUATIE VAN DE REKENKAMERCOMMISSIE DE WERKWIJZE BIJEENKOMSTEN EVALUATIE REKENKAMERCOMMISSIE ONDERZOEKSPLAN GROSLIJST QUICK SCAN PROGRAMMABEGROTING EVALUATIE WONINGBOUWPRODUCTIE EVALUATIE VEILIG UITGAAN IN ALKMAAR (WERKTITEL) OVERIGE ACTIVITEITEN COMMUNICATIE JAARREKENING

3 1. Inleiding Niet zoals voorgaande jaren het jaarverslag 2009 en het onderzoeksplan voor 2010 in één document, maar apart. Dit omdat per 1 januari 2010 vier nieuwe leden aantreden en drie leden van het eerste uur per die datum aftreden. De rekenkamercommissie in nieuwe samenstelling zal dan ook begin 2010 het onderzoeksplan voor 2010 gaan opstellen. 2. Samenstelling van de rekenkamercommissie Per 1 januari 2009 bestond de rekenkamercommissie uit vijf leden: de heren R.C.M. Strijker (voorzitter), de heer P.J. de Lange (plv. voorzitter), de heer H.J.M. Alders (lid), mevrouw M.C. Schouwstra (lid) en mevrouw H.A. Pott-Buter (lid). Met haar brief van 27 mei 2009 heeft mevrouw Pott-Buter haar lidmaatschap van de rekenkamercommissie beëindigd. De gemeenteraad is hierover in kennisgesteld per brief van de rekenkamercommissie van 28 mei 2009, waarin tevens is aangegeven dat de rekenkamercommissie begin september 2009 met de werving zal starten voor nieuwe leden. Dit omdat per 1 januari drie leden de rekenkamercommissie zullen gaan verlaten in verband met het bereiken van de uiterlijke benoemingstermijn van zes jaar. In de raadsvergadering van 2 juli 2009 is mevrouw M.C. Schouwstra herbenoemd voor een periode van drie jaar tot 1 maart Op 5 september 2009 is een advertentie geplaatst in de Volkskrant en alle edities van het Noord- Hollands Dagblad. Hierop zijn 62 reacties ontvangen. Door de selectiecommissie vanuit de rekenkamercommissie heeft met negen kandidaten een gesprek plaatsgevonden. De rekenkamercommissie heeft unaniem besloten de heer N.M.J. Appelman, de heer E.N.J. Bolten, mevrouw E. de Heer en de heer Q.H.J.M. van Ojen als kandidaten voor te dragen. De keuze voor deze kandidaten heeft plaatsgevonden op grond van onafhankelijkheid en professionaliteit. De raad is hierover per brief van 20 oktober 2009 geïnformeerd. Om een goede overdracht en een goede afronding van de evaluatie Veilig uitgaan in Alkmaar te bewerkstelligen is de raad tevens voorgesteld de drie per 1 januari 2010 aftredende leden, de heren H.J.M. Alders, P.J. de Lange en R.M.C. Strijker tot 1 februari 2010 als adviseur in functie te laten blijven tegen de dan voor 2010 geldende onkostenvergoeding voor leden van de rekenkamercommissie. Zo wordt ook de continuïteit door het tussentijdse vertrek van mevrouw H.A. Pott-Buter van de rekenkamercommissie gewaarborgd. De voorgedragen kandidaten zijn in de raadsvergadering van 12 november 2009 per 1 januari 2010 tot 1 januari 2013 benoemd met de mogelijkheid van één keer een herbenoeming voor een aansluitende periode van drie jaar. Eveneens heeft de raad besloten de heren H.J.M. Alders, P.J. de Lange en R.M.C. Strijker tot 1 februari 2010 als adviseur in functie te laten blijven. Per 1 januari 2010 bestaat de rekenkamercommissie uit mevrouw M.C. Schouwstra (aftredend per 1 maart 2012), de heer N.M.J. Appelman, de heer E.N.J. Bolten, mevrouw E. de Heer en de heer Q.H.J.M. van Ojen. Deze rekenkamercommissie in nieuwe samenstelling benoemt uit haar midden zelf een voorzitter. 3. Werkwijze, bijeenkomsten en evaluatie van de rekenkamercommissie 3.1 De werkwijze De werkwijze van de rekenkamercommissie is vastgelegd in de Verordening op de rekenkamercommissie (laatstelijk vastgesteld in de raad van 3 april 2008), het protocol onderzoeken rekenkamercommissie Alkmaar (laatstelijk vastgesteld door de rekenkamercommissie op 14 mei 2008) en het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de rekenkamercommissie (laatstelijk vastgesteld door de rekenkamercommissie op 14 mei 2008). 3.2 Bijeenkomsten De rekenkamercommissie is in maal plenair bijeen geweest. Er hebben geen afzonderlijke vergaderingen van begeleidingscommissies plaatsgevonden. Op 11 februari 2009 heeft de rekenkamercommissie overleg gevoerd met de concerncontroller, waarbij de rekenkamercommissie 3

4 ook in kennis is gesteld van het jaarplan 2009 van Concern Control en de doelmatigheidsonderzoeken door het college in het kader van de verordening 213a. 3.3 Evaluatie rekenkamercommissie Op 25 november 2009 heeft de rekenkamercommissie een evaluatie gehouden naar haar eigen functioneren. Het afgelopen jaar was het vooral lastig om tot een keuze en goede afbakening van een onderwerp te komen en de daaruit voortvloeiende startnotitie. Mede door persoonlijke omstandigheden van de projectleider heeft de oplevering van het rapport grip op de woningbouwproductie vertraging opgeleverd en kon pas in november aan de raad worden gepresenteerd. De presentatie van de quick scan programmabegroting, welke door een externe deskundige werd gepresenteerd, verliep niet zoals door de rkc was verwacht en gewenst. Daardoor werd, voor het eerst, frictie gevoeld met sommige raads- en collegeleden. Desondanks was in de laatste programmabegroting implementatie van gedane aanbevelingen zichtbaar. Sinds er geen raadsleden meer deel uitmaken van de rkc is het moeilijker contact te houden met wat er bij de raad leeft. Daarnaast is de relatie met de raad het laatste jaar niet als optimaal en bevredigend ervaren. De raadsleden in de rekenkamercommissie worden daarin gemist. Het overleg dat daarvoor in de plaats is gekomen, kan dit nog niet goed vervangen. Dit speelt met name bij de onderwerpkeuze. 4. Onderzoeksplan 2009 In het onderzoeksplan 2009 is de evaluatie naar de woningbouwproductie van en de evaluatie van het veiligheidsbeleid opgenomen, evenals een quick scan naar de programmabegroting Deze zijn uitgevoerd en aan de raad gepresenteerd. Daarnaast is in het onderzoeksprotocol van de rekenkamercommissie opgenomen dat circa een jaar na behandeling in de raad wordt nagegaan wat er met het advies van de rekenkamercommissie is gebeurd. Zo ook heeft de rekenkamercommissie per brief van 9 april 2009 de raad in kennis gesteld van de stand van zaken met betrekking tot de evaluatie van de De Vliegerstraat. Aan één van de besluitpunten van de raad (het college te verzoeken uiterlijk 6 maart 2008 de raad aan te geven op welke wijze hij de conclusies en aanbevelingen op de korte termijn concreet invoert) is door het college nog niet voldaan. In de brief van 9 april 2009 is tevens aangegeven dat de rekenkamercommissie geen nader onderzoek zal verrichten naar wat met de conclusies en aanbevelingen is gebeurd. Door de rkc is tevens onderzoek uitgevoerd naar veilig uitgaan in het centrum van Alkmaar. De onderzoeksfase is in 2009 afgerond. Naar verwachting zal begin februari het onderzoeksrapport gereed zijn voor ambtelijk wederhoor. Presentatie zal plaatsvinden aan de nieuwe raad. 4.1 Groslijst Op de laatst vastgestelde groslijst per 25 februari 2009 zijn de volgende onderwerpen (in willekeurige volgorde) opgenomen: Nr. Onderwerp Datum plaatsing op groslijst 1. Bereikbaarheid binnen Alkmaar Cultuurbeleid Beleid sociaal cultureel werk Bouwvergunningen Groenbeleid Grondbeleid Economisch actieprogramma Lokaal gezondheidsbeleid inclusief GGD Kwaliteit besluitvorming door de raad a.d.h.v. een concreet onderwerp 10. Omgang met burgerinitiatieven door gemeente Functioneren van het dualisme in de Alkmaarse gemeentepolitiek

5 12. Krachtwijk Overdie Volkshuisvestingsbeleid WMO-beleid Zowel raadsleden, als inwoners van de gemeente Alkmaar en leden van de rekenkamercommissie zelf kunnen suggesties voor onderwerpen aanleveren. Op basis van de in het protocol genoemde criteria worden deze suggesties al of niet opgenomen in de lijst van potentiële onderzoeken. 4.2 Quick scan programmabegroting 2009 Op 24 maart 2009 heeft de rekenkamercommissie de raad de follow-up toegestuurd op de door de rekenkamercommissie in 2005 uitgebrachte evaluatie van de programmabegroting. De conclusies uit dit onderzoek waren, dat de structuur van de begroting 2009 niet duidelijk is en dat de toelichting op deze begroting geen goede basis biedt om afwegingen te kunnen maken. In verband hiermee heeft de rekenkamercommissie op 15 april 2009 een speciale avond georganiseerd ten behoeve van de raad en het college met als doel niet alleen inzicht te geven in het belang en de functie van de programmabegroting, maar vooral om concrete handvatten te bieden voor een andere inrichting van de begroting. Naar aanleiding hiervan heeft de rekenkamercommissie per brief van 3 juni 2009 de volgende aanbevelingen aan de raad gedaan: Onderschrijf als raad het belang van de programmabegroting als planningsdocument waarin u jaarlijks aangeeft en integraal afweegt welke middelen u beschikbaar stelt om door u gewenste maatschappelijke effecten (programmadoelen) te realiseren en wat de belangrijkste prestaties zijn die u met het college afspreekt om die effecten te realiseren. Spreek met het college af dat de diverse programma s aan de hand van een eenduidige opzet en structuur worden uitgewerkt, waarbij de drie w-vragen per programma op een inzichtelijke en samenhangende manier worden beantwoord. De logische samenhang tussen het programmadoel, de daarvan afgeleide subdoelen en de te leveren prestaties kan daarbij bijvoorbeeld zichtbaar worden gemaakt aan de hand van een doelenboom. Verlang bij de uitwerking dat in elk geval aan de kwaliteitseisen wordt voldaan. Leg de gewenste structuur en de kwaliteitseisen vast in de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet. Maak met het college tijdafspraken welke programma s volgens deze systematiek in welke jaren in de programmabegroting uitgewerkt moeten zijn. Vraag het college deze opzet (nog voor invuling van de financiële getallen) van die programma s binnen een bepaalde periode aan de raad voor te leggen. Laat het college zorgdragen voor een goede ambtelijke communicatie van de gemaakte afspraken en een tijdige centrale aansturing en bewaking. In de raadsvergadering van 2 juli 2009 heeft de raad besloten de brief van de rekenkamercommissie in handen te stellen van de raadwerkgroep programmabegroting ter afdoening. 4.3 Evaluatie woningbouwproductie Op 9 december 2009 heeft de rekenkamercommissie haar evaluatie Grip op de woningbouwproductie, een onderzoek naar de oorzaken van de achterblijvende realisatie van de woningbouwproductie in de periode , aan de raad aangeboden. Centraal in het onderzoek stond de vraag of de gemeente, met betrekking tot haar woningbouwambities, effectief gebruik heeft gemaakt van haar beleids- en sturingsinstrumenten en of deze instrumenten toereikend waren. Op basis van het door Companen uitgevoerde onderzoek heeft de rekenkamercommissie een aantal hoofdconclusies getrokken: In de onderzoeksperiode heeft de gemeente zijn beleids- en sturingsinstrumenten onvoldoende benut; de gemeente is daarmee zelf debet geweest aan (een deel van) de vertraging van de woningbouwproductie. In de onderzoeksperiode is onvoldoende gebruik gemaakt van potentieel beschikbare nieuwe instrumenten. Pas recent is hier meer aandacht voor gekomen. Uitgaande van realistische behoefte- en productieramingen kan dit bijdragen aan betere resultaten. Op basis van het onderzoek heeft de rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen gedaan: Formuleer reële ambities die degelijk zijn onderbouwd 5

6 Realiseer een goede beleidscyclus inclusief een goede planning en controlfunctie Raad: verschaf in de kaders helderheid over kwaliteit en kwantiteit Los het spanningsveld op tussen kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen ten aanzien van de woningbouwproductie door betere afstemming vooraf met alle betrokkenen Versterk het mandaat van de gemeentelijke projectleiders en houd rekening met de beschikbare ambtelijke capaciteit Plaats participatie binnen de kaders van de doelstellingen De raad zal naar verwachting het rapport in zijn vergadering van 11 februari 2010 behandelen. 4.4 Evaluatie veilig uitgaan in Alkmaar (werktitel) Een belangrijke doelstelling van de gemeente Alkmaar is de leefbaarheid en de veiligheidsbeleving in Alkmaar te verbeteren en de criminaliteit te verminderen. De gemeente wil structureel investeren in de veiligheid van haar burgers en is voornemens haar ambities voor de jaren te verwoorden in een nieuwe kadernota Integrale Veiligheid. Tijdens een in december 2008 gehouden themabijeenkomst met de raad is gebleken dat het thema veiligheid door de raad belangrijk wordt gevonden, wat vervolgens nog eens bevestigd is door diverse fracties in reactie op een uitnodiging van de rekenkamercommissie om aan te geven welke veiligheidsaspecten de evaluatie zou moeten behandelen. De rekenkamercommissie heeft besloten het brede thema veiligheid af te bakenen en te richten op veilig uitgaan in Alkmaar, over de periode die ligt tussen het verschijnen van de kadernota Veiligheidsbeleid 2003 en de kadernota Integrale Veiligheid , die nog door de raad moet worden vastgesteld. De focus van de evaluatie ligt op de veiligheid in het centrum van Alkmaar, waar vooral in het weekend het uitgaansleven zich concentreert. De motivatie van de rekenkamercommissie voor deze afbakening is dat juist daar veiligheid een urgent en actueel onderwerp is en door gestage toename van het uitgaan in het centrum van Alkmaar, juist daar risico s liggen. Bijna alle gemeentelijke sectoren hebben een raakvlak met veiligheidsthema s. De nadruk van het onderzoek ligt op de regierol van de gemeente bij Veilig uitgaan in het centrum van Alkmaar. Een concreet instrument hierbij is de wettelijke verankering van die regierol. De hoofdvraag voor de evaluatie betreft: in hoeverre is sinds 2003 de ontwikkeling van het centrum als uitgangsgebied samen gegaan met een doeltreffend en doelmatig beleid ten aanzien van de veiligheidsaspecten die met deze functie samenhangen? Om deze hoofdvraag te kunnen beantwoorden, heeft de rekenkamercommissie een aantal onderzoeksvragen opgesteld: 1. Hoe heeft sinds 2003 de objectieve veiligheid zich ontwikkeld in het uitgaanscentrum van Alkmaar (valide en betrouwbare indicatoren)? 2. Hoe heeft de subjectieve veiligheid zich ontwikkeld sinds 2003? 3. Hoe heeft sinds 2003 het uitgaan in het centrum van Alkmaar zich ontwikkeld wat betreft aard en omvang? 4. Hoe verhouden enerzijds de ontwikkelingen betreffende objectieve en subjectieve veiligheid en anderzijds de veranderingen van het uitgaan in het centrum van Alkmaar zich tot elkaar? 5. Welke (externe) factoren hebben de veiligheid in het uitgaansgebied extra beïnvloedt? 6. Wat zijn de prestaties sinds 2003 door of onder regie van de gemeente Alkmaar tot stand gekomen? 7. Welke verband bestaat er (causaal/plausibel) tussen deze prestaties en de veiligheidsontwikkeling? Specifieke vragen ten aanzien van doelmatigheid, dat wil zeggen de verhouding tussen beschikbare middelen en geleverde prestaties: 1. Hoe is de relatie tussen de ingezette (financiële) middelen enerzijds en de prestaties van de gemeente anderzijds, mede gerelateerd aan de bereikte doelen? Zijn daarbij benchmark gegevens beschikbaar? 2. Is het beleid van de 7 gemeentelijke sectoren die van doen hebben met veiligheid samenhangend geweest? 6

7 3. Hoe doelmatig is het overleg geweest met onder andere politie, brandweer, Horeca Alkmaar en FOCA geweest? Specifieke vragen betreffende de beleidscyclus: 1. Hoe heeft de beleidscyclus plaatsgevonden (beleidsformulering op basis van ondermeer adequate informatie over de veiligheidssituatie, maatregelen, monitoren van de ontwikkelingen in samenwerking met ondermeer politie, inwoners en exploitanten, adequaat reageren op nieuwe/ongewenste ontwikkeling, etc.) 2. Hoe is de raad geïnformeerd over het gevoerde beleid en bereikte resultaten? De rekenkamercommissie heeft besloten Regioplan uit Amsterdam de opdracht te geven de evaluatie uit te voeren. De evaluatie vond plaats in een aantal fasen, waarbij gebruik werd gemaakt van deskresearch en het houden van interviews. De start van het onderzoek vond plaats in week 33 en is in december 2009 nagenoeg afgerond. Het ligt in de bedoeling begin 2010 het rapport aan te bieden aan de nieuwe raad. 5. Overige activiteiten De rekenkamercommissie is aangesloten bij de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies). Ook dit jaar is door de secretaris van de rekenkamercommissie deelgenomen aan de Kring van Secretarissen van de NVRR. Het doel van deze bijeenkomsten met andere secretarissen is het uitwisselen van informatie en kennis. Op 24 april 2009 heeft de rekenkamercommissie Heemskerk in samenwerking met De Lokale Rekenkamer een Regionaal Vrijdagmiddagje georganiseerd, speciaal bedoeld voor de rekenkamerleden en ambtelijke secretarissen/onderzoekers uit de provincies Noord-Holland, Zuid- Holland en Utrecht met als onderwerp Activistische rekenkamer. Deze bijeenkomst is door twee leden van de rekenkamercommissie bijgewoond. 6. Communicatie Bij de aanbieding van haar rapport over de woningbouwproductie heeft de rekenkamercommissie een persbericht uitgegeven. Daarnaast is er over de diverse evaluaties aandacht besteed in de Stadskrant. De rapporten worden ook op de website geplaatst. 7. Jaarrekening 2009 Voor 2009 bedroeg het budget van de rekenkamercommissie ,00. Uit dit budget worden ook de vergoedingen voor de externe leden bekostigd en de kosten voor externe onderzoeken. De uitgaven van de rekenkamercommissie zijn als volgt gespecificeerd: Vergoedingen leden ,73 (begroot ,-) Onderzoekskosten (uitbesteed) ,20 (begroot ,-) Overige kosten 7.783,39 (begroot 2.500,-) Totaal ,32 Het grote verschil tussen begroot en de uitgaven bij overige kosten wordt veroorzaakt door het ten laste brengen van de advertentiekosten vacaturevervulling bij de rekenkamercommissie. Het in 2009 niet benutte deel van het budget valt vrij. De begroting voor 2010 wordt opgesteld door de rekenkamercommissie in de nieuwe samenstelling. Vastgesteld in de vergadering van 27 januari