Openstaande functie : Financieel expert/ aankoopdeskundige

Transcriptie

1 Openstaande functie : Financieel expert/ aankoopdeskundige Titel 1.Aanwervingsvoorwaarden. A. Algemene aanwervingsvoorwaarden : Om toegelaten te kunnen worden tot de betrekking moet u: 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister van hoogstens 3 maanden. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. 4. Voldoende kennis van het Nederlands conform de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 5. slagen in de selectieprocedure bestaande uit een schriftelijk en mondeling examen. B. Diplomavereisten: Houder zijn van een bachelorsdiploma of van een diploma dat ermee is gelijkgesteld. Houder zijn van het rijbewijs B. C. Slagen in een gewoon examen, omvattend: 1. Schriftelijke Proef: Dit gaat door op donderdag 27 september 2018 van 14u-17u (30/60) a. Praktische kennis van de wetgeving, die tijdens de uitoefening van de beoogde functie aan bod komt. De omschrijving vindt u terug onder Titel 4. Functieomschrijving, C. Profielomschrijving, Kennisvereisten. b. Gevalstudie: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De totale problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een oplossing uit te werken, en deze aan de hand van een verslag tracht weer te geven. 2. Mondelinge Proef. (+/- 30minuten) 20/40 Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van de motivatie en van zijn interesse voor het werkterrein. Zijn geslaagd : de kandidaten die zowel in het schriftelijke als in het mondeling examen minstens 50% verkregen hebben en in het totaal 60% behaalden. Titel 2. Plaats in de Organisatie. De financieel expert/ aankoopdeskundige maakt deel uit van de financiële dienst en je werkt onder leiding en verantwoordelijkheid van de financieel directeur. 1

2 Titel 3. Taak van de dienst. Als financieel expert werkt u mee aan de goede organisatie van de financiële dienst in het belang van een goed financieel beleid en beheer van de stad en het OCMW. Binnen de dienst financiën is de financieel expert verantwoordelijk voor de financiële processen en voor de financiële beheerscontrole binnen stad en OCMW Diksmuide. De financieel expert zorgt voor een duidelijke managementrapportage op financieel vlak en levert interne adviezen Als aankoopdeskundige ben je verantwoordelijk voor de ontwikkeling, uitvoering en opvolging van het aankoopbeleid van de stad en het OCMW. Je werkt nauw samen met de preventieadviseur en alle afdelings- en diensthoofden als interne klant. Je zorgt ervoor dat alle diensten tijdig en tegen de beste kwaliteit/prijsverhouding voorzien worden van de nodige middelen. Titel 4. Functieomschrijving. A. Functiewaardering : Aanvangsweddeschaal : B4 Eindweddeschaal : B5 Brutomaandwedde : Beginwedde = 2.782,03 euro per maand Eindwedde = 4.532,15 euro per maand Hospitalisatieverzekering. Maaltijdcheques : 5 /dag Fietsvergoeding van 0,22 /km. Collectieve pensioenverzekering: 2,5% Flexibele uurregeling Aanbod van sport@work Alle relevante ervaring telt mee voor de geldelijke anciënniteit B. Taakomschrijving : RESULTAATSGEBIEDEN FINANCIEEL EXPERT - Opzetten en vertalen van klantvriendelijke en wettelijk correcte financiële processen binnen stad en OCMW Diksmuide In kaart brengen van alle bestaande financiële processen binnen stad en OCMW Diksmuide, zowel processen intern als processen naar externe klanten toe Evalueren van alle processen op basis van vastgelegde criteria, met extra aandacht voor de klantvriendelijkheid, vereenvoudiging, efficiëntie en de wettelijkheid Bestaande procedures in vraag durven stellen en met verbeteringsvoorstellen komen Creëren draagvlak binnen financiën en stad en OCMW Diksmuide om deze processen te optimaliseren Inzetten van een gezonde mix aan didactische communicatiemiddelen om de procedures maximaal gekend te laten worden en maximaal na te laten leven: nota s, handleidingen, mail, intranet, powerpoint, Projectmatig werken en die projecten (bege)leiden 2

3 Permanente aftoetsing met het wettelijk kader en reglementering, o.a. de wetgeving rond de beleids- en beheerscyclus en deze met gezond verstand vertalen naar de realiteit Ondersteuning in het opzetten van interne financiële controlemechanismen voor stad en OCMW Diksmuide, zoals het in kaart brengen en rapporteren van financiële risico s en het anticiperen op financiële problemen en proactief zoeken naar oplossingen - Voorbereiden van managementrapportering en -advisering: Ondersteuning bij de opmaak van de voorontwerpen van de beleidsrapporten Ondersteuning van de financieel directeur bij de opmaak van managementrapporten en beleidsadvisering (zoals bijv. kostprijsanalyses) Verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van een beleidsinformatiesysteem in functie van beleidsadvisering en rapportering Instaan voor de opvolgingsrapportering van stad en OCMW Diksmuide Het maken van financiële analyses en ad hoc rapporteringen ter ondersteuning van belangrijke bestuursbeslissingen over dossiers als opstart of stopzetting van dienstverlening, reorganisaties van diensten, opstart van grote investeringsdossiers Formuleren van voorstellen om financiële resultaten te verbeteren (bijv. betere opvolging ontvangsten, vermijden overbodige kosten, ) Uitwerken van voorstellen voor een tijdige en voor de doelgroep (bestuur, managementteam, diensthoofden, medewerkers, ) verstaanbare rapportering - Vervanging financieel directeur bij afwezigheid met uitzondering van de taak van voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de stad en het OCMW met budgettaire en financiële impact (visum), gezien het principe van functiescheiding RESULTAATSGEBIEDEN AANKOOPDESKUNDIGE - Uitwerken van een organisatiebreed aankoopbeleid conform de wettelijke bepalingen Organiseren en implementeren van een uitgewerkt aankoopbeleid binnen stad en OCMW Diksmuide voor werken, leveringen en diensten conform de wetgeving overheidsopdrachten In kaart brengen van de huidige situatie en verbetervoorstellen doen conform de aanbevelingen van audit vlaanderen en de wettelijke verplichtingen In kaart brengen van de aankoopbehoeften van de verschillende diensten Opmaak van de strategische planning/timing van de overheidsopdrachten in overleg met de interne stakeholders Ondersteuning van de diverse diensten op vlak van aankopen en bijhorende opmaak van lastenboeken Opvolgen van de wijzigingen in de wetgeving overheidsopdrachten en deze aanleren aan de interne stakeholders Analyseren van relevante signalen uit het werkveld Initiëren en positief bijdragen aan de implementatie van veranderingsprocessen bij aankopen - Opvolgen van de organisatiebeheersing van het Stads- en OCMW-bestuur op vlak van aankopen : 3

4 Je analyseert de noden en behoeften om de efficiëntie en effectiviteit van de aankopen van stad en OCMW Diksmuide te verhogen Vanuit een coördinerende en adviserende rol geef je vorm aan het actieplan om te voorzien in beheersmaatregelen tot optimalisatie en beheersing van de organisatie op vlak van aankopen Opvolging van projecten om een optimale kwaliteit en efficiëntie binnen de organisatie/afdeling te garanderen opvolgen van interne klachten door de betrokken diensten over de aankopen het uitwerken van het interne controlesysteem en dus het organiseren van de interne controle op aankoopbeleid, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en procedures bewaken van de procedures en maatregelen die ervoor moeten zorgen dat de stad en het OCMW functioneren zoals ze zouden moeten functioneren instaan voor het contracten- en leveranciersbeheer: om zich te verzekeren van een tijdige en correcte evaluatie en verlenging van contracten en het aanschrijven van de meest geschikte leveranciers creëer je een overzicht en evaluatiesysteem van contracten en leveranciers en houd je dit continu actueel. Zodoende kan de organisatie voorkomen dat contracten ongewild of laattijdig verlengd worden. - Instaan voor de praktische organisatie van aankopen voor stad en OCMW Diksmuide: Coördinatie van de opmaak en de opvolging van de verschillende aankoopdossiers binnen het kader van de wet op de overheidsopdrachten Realiseren van gezamenlijke aankopen voor stad en OCMW Diksmuide Onderhandelen van prijsafspraken en contracten met leveranciers en dienstverleners. Selecteren, onderhouden en opvolgen van de contacten met leveranciers en dienstverleners en bijsturen waar nodig. In overleg met je interne klant het aankoopproces begeleiden, inclusief het volledige aankoop-technische luik van het lastenboek bij overheidsopdrachten Continu zoeken naar opportuniteiten om de kostenefficiëntie te verbeteren alsook de productkennis te onderhouden. Organiseren van vergaderingen met alle interne en externe betrokkenen Bewaken van de voortgang, budget en middelen voorzien voor het project. Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling. Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten. Opmaken van bestuursbeslissingen- en dossiers. Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen C. Profielomschrijving : Kennisvereisten : Kennis van of potentieel tot het snel verwerven van inzicht in de wetgeving op de overheidsopdrachten Financieel-economische kennis Potentieel tot het snel verwerven van de wetgeving inzake financieel management en de beleids-en beheerscyclus Grondige kennis Excel Relevante kennis van het decreet lokaal bestuur Vaardigheidsvereisten : Je bent een uitstekend onderhandelaar en weet te overtuigen. Je combineert een commerciële ingesteldheid met een focus op resultaatgericht samenwerken. 4

5 Je bent op organisatorisch vlak goed onderlegd en beschikt over een grote dosis overtuigingskracht. Gevoel hebben voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en processen. Over voldoende materiekennis beschikken m.b.t. het vakgebied of in staat zijn die binnen een korte termijn te verwerven. Kunnen plannen en organiseren Resultaatsgericht kunnen werken. Over een goede communicatieve uitdrukkingsvaardigheid beschikken. Over administratieve vaardigheden beschikken en een voldoende zakelijke ingesteldheid. Probleemsituaties zelfstandig kunnen oplossen Je werkt constructief samen en klantvriendelijkheid draagt u hoog in het vaandel. Je bent proactief en weet vernieuwende oplossingen en voorstellen te formuleren. Attitudevereisten : Zin hebben voor orde, organisatie en discretie. Objectieve toepassing van de wetgeving, statuten, reglementen en andere richtlijnen. Flexibel Klantvriendelijk Enthousiaste houding t.a.v. de job, de opdracht van de stad en het OCMW Bereid zijn om functiegerichte cursussen te volgen. Titel 5. Hoe solliciteren? Je kunt solliciteren via de website Daarbij vragen wij om ook je motivatiebrief, cv, een kopie van jouw diploma, rijbewijs en uittreksel strafregister (niet ouder dan 3 maanden) te willen inscannen en opladen. Deze sollicitatie kan ten laatste op 10 september Voor meer info kun je steeds de personeelsdienst bereiken op 051/ of via personeelsdienst@diksmuide.be. 5