Inhoudsopgave. E-marketing 3. Inleiding 5. Voorbeeldcase 7 Aan het werk in WinRIS E-marketing 8

Transcriptie

1 E-marketing 2.0

2

3 E-marketing 3 Inhoudsopgave Inleiding 5 Voorbeeldcase 7 Aan het werk in WinRIS E-marketing 8 E-marketingconcepten 15 Wetgeving 15 Begrippen 15 Het framework 16 Voorbereiding voor WinRIS CRM-gebruikers 17 Instellingen in WinRIS CRM wijzigen 17 E-marketingtool installeren 19 Eenmalige voorbereiding 21 Aan- en afmeldteksten aanmaken 21 Beheer van de E-marketingomgeving 25 Inloggen in de E-marketingomgeving 25 Webpagina s 25 Adresbeheer 27 Beheer sjablonen 31 Afbeeldingen 32 Opstellen en verzenden van een mailing 35 Werkmappen aanmaken 35 Aanmaken mailing 35 Bewerken mailing 36 Statistieken 41 Statistieken invoeren in WinRIS CRM 42 Gegevensbronnen 43 Contactpersonen uit de WinRIS-database 43 Contactpersonen uit een externe bron 43 Vanuit WinRIS abonnees aanmelden, afmelden of wijzigen 44 Editor 45 Functies voor gemarkeerde tekst 46 Opmaak van de tekst 47 Elementen toevoegen 47 Afbeeldingen ordenen 49 Vreemde tekens 49 Tabellen 51 Links invoegen 53

4 E-marketing 4

5 E-marketing 5 Inleiding De WinRIS E-marketingmodule is een krachtige WinRIS-module waarmee u eenvoudig uw doelgroepen zeer persoonlijk via campagnes kunt bereiken. Via de ingebouwde rapportage kunt u precies zien wat de ontvangers doen met uw boodschap. Hoeveel mensen openden de nieuwsbrief en wie klikte welke verwijzing naar een website (link) aan? Allemaal interessante informatie waarmee u het rendement van uw campagnes direct kunt meten. Let op: Ten tijde van het schrijven van deze handleiding is de E-marketingmodule nog volop in ontwikkeling. Het kan daarom voorkomen dat inmiddels functionaliteiten zijn toegevoegd, die nog niet in deze handleiding worden beschreven. Neem voor de laatste stand van zaken contact op met uw accountmanager of de WinRIS-helpdesk. WinRIS E-marketing is een toepassing met veel mogelijkheden. Toch is het maken van bijvoorbeeld een nieuwsbrief en die via een mailing verzenden heel eenvoudig. Een goede voorbereiding is wel belangrijk. Aan- en afmeldpagina s en een basissjabloon zijn onder andere zaken die vooraf goed geregeld moeten worden. De integratie tussen WinRIS E-marketing en WinRIS CRM is vanzelfsprekend. Als u echter WinRIS E-marketing gebruikt zonder WinRIS CRM, dan kunt u ook uitstekende resultaten boeken. In deze handleiding gaan wij er vanuit dat u wel gebruik maakt van WinRIS CRM. Wij beginnen de handleiding met een voorbeeldcase. Daarin doorlopen wij het normale proces van het opstellen van een nieuwsbrief en het verzenden van de nieuwsbrief via een mailing. Ook een nieuwe medewerker zal aan de hand van deze voorbeeldcase snel aan de slag kunnen. De voorbereidingen die eenmalig getroffen moeten worden, zijn bewust uit deze case gehouden, maar worden verderop in deze handleiding uitvoerig behandeld. Ook de verschillende opties en extra mogelijkheden zijn uit de case gehouden, maar in de tekstvan de case verwijzen wij naar de relevante hoofdstukken voor meer verdieping en detail.

6 E-marketing 6 Het proces van een normale mailing kunnen wij in acht stappen verdelen. De eerste drie stappen zijn voorbereiding en de andere vijf stappen worden in de E-marketingmodule gedaan. 1. Bestand van te mailen contacten aanmaken (met WinRIS CRM selectie of een andere applicatie) en opslaan. 2. Teksten schrijven in kladblok. 3. Plaatjes bij elkaar zoeken en bewerken. Opslaan in JPG of GIF formaat. 4. Plaatjes uploaden. 5. Webpagina s maken (eventueel). 6. Sjabloon invullen met tekst en plaatjes. 7. Mailing aanmaken: a. Contactpersonenbestand uploaden (of selecteren); b. HTML opmaken; c. Tekst opmaken; d. Verzenden. 8. Resultaten bekijken en verwerken via statistieken. Importeren in CRM bestand. Veel succes!

7 E-marketing 7 Voorbeeldcase Hieronder volgt het relaas van Peter Jansma van het bedrijf Autogarage. Stap 1: Bestand maken Stap 2: Tekst schrijven Peter wil een nieuwsbrief versturen naar zijn bestaande klanten. Daarvoor maakt hij eerst een selectie in WinRIS. Hij selecteert het bedrijfsvolgnummer, de contactpersooncode, het adres, de aanhef en het type auto van de klant. Hij wil de nieuwsbrief graag zo persoonlijk mogelijk maken. Nadat hij de selectie heeft gemaakt, exporteert hij deze als bestand voor e-marketing naar een vooraf aangemaakte hoofdmap op zijn bureaublad, bijvoorbeeld met de naam Nieuwsbrief maart. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk Gegevensbronnen verderop. In Kladblok typt hij drie artikelen die kort en krachtig zijn en aanleiding geven tot verder lezen. Eén stukje gaat over de introductie van een nieuw model auto. Een ander stukje roept de lezer op om zijn type auto aan te bieden voor een technische check-up. Het derde stukje wijst de ontvanger op een stuk informatie over een zakelijke klant die net meerdere bedrijfswagens heeft afgenomen. Het uitgebreide verhaal staat al op de website van Peter. Alle drie de stukjes slaat hij op in dezelfde hoofdmap als waarin hij het abonneebestand heeft opgeslagen. De opmaak is in dit stadium niet belangrijk, dus alles is in platte tekst getypt. De tekst waarnaar hij zal verwijzen (de doorklik-tekst), typt hij ook in een tekstdocument. Iets over het nieuwe model auto en iets over het belang van een technische check-up (zie hoofstuk Opstellen en verzenden van een mailing). Stap 3: Plaatjes voorbereiden Daarna zoekt hij naar plaatjes die bij de items passen. Een foto van het nieuwe model auto haalt hij van de website van de importeur. Voor de technische check-up zoekt hij naar een plaatje via Google (hij let op dat hij geen auteursrechten schendt). Voor het derde item gebruikt hij een foto die genomen is door een medewerker. Met behulp van een eenvoudig fotobewerkingprogramma zorgt hij dat alle foto s de juiste afmetingen hebben (in zijn geval 300 x 300 pixels), in JPEG worden opgeslagen en niet te zwaar zijn (maximaal 100 kb per plaatje).

8 E-marketing 8 De drie plaatjes slaat hij, met herkenbare bestandsnamen, ook op in de hoofdmap Nieuwsbrief maart op zijn bureaublad. Aan het werk in WinRIS E-marketing Stap 4: Afbeeldingen uploaden Nu opent hij in zijn browser WinRIS E-marketing en logt in. Peter klikt boven in de menubalk op afbeeldingen en typt in het veld bij Nieuwe map creëren mailingmaart. Daarna klikt hij op Creëer nieuwe map. In het kader Afbeeldingen op server klikt hij nu op de map (directory) die hij net heeft aangemaakt. Door op Bladeren te klikken komt hij op zijn eigen harde schijf. Hij zoekt op zijn bureaublad naar de map Nieuwsbrief maart, opent deze en selecteert het eerste plaatje. Nu klikt hij op Uploaden. Een kopie van het plaatje komt nu op de server van WinRIS E-marketing te staan, meteen in de juiste map. Peter doet dit ook voor de twee andere plaatjes (zie paragraaf Afbeeldingen). Stap 5: Webpagina s aanmaken Peter klikt vervolgens bovenin de menubalk op webpagina s. Hij wil namelijk twee pagina s aanmaken (zogenaamde landing pages) waarnaar items in de nieuwsbrief zullen verwijzen. Hij had die tekst ook op zijn eigen website kunnen plaatsen en dus deze stap kunnen overslaan, maar dan moest hij dat eerst aan zijn webbouwer vragen en dat wil hij deze keer niet doen. Hij klikt eerst op Mappen aanmaken en maakt de map Mailing maart aan. Vervolgens klikt hij op de nieuwe map en dan op Pagina aanmaken. Bij Naam typt hij Nieuw model auto en selecteert het juiste frame (zie paragraaf Webpagina s).

9 E-marketing 9 Nu switcht hij naar Kladblok en opent de eerder getypte tekst voor deze pagina (de doorkliktekst). Hij kopieert de tekst en gaat terug naar WinRIS E-marketing. Hij zet de cursor in het tekstvak en klikt op het icoon voor plakken. Met behulp van de editor maakt hij de tekst op (zie hoofdstuk Editor). Als laatste woord heeft hij staan: Home. Deze tekst selecteert hij en klikt dan op het icoontje met de wereldbol. In het veld URL typt hij en bij Omschrijving link typt hij homepage vanuit nieuw model. Door op OK te klikken is de link gemaakt. Als een lezer op deze link klikt, wordt dat vermeld in de statistieken. Nu klikt Peter op Pagina opslaan (hij kan ook het icoontje gebruiken) en vervolgens op Pagina voorbeeld om te bekijken hoe de pagina er uitziet. Voor de andere tekst maakt hij een nieuwe webpagina in de map Mailing maart aan (In de praktijk is het handig om gebruik te maken van een eerder vormgegeven webpagina. Peter had in dat geval een eerder gemaakte webpagina kunnen openen en de content daarvan kunnen kopiëren naar de nieuwe webpagina). Stap 6: Sjabloon maken Peter klikt boven in de menubalk op sjablonen en klikt dan op het al eerder door hem aangemaakte sjabloon voor de algemene nieuwsbrief. Voor de zekerheid klikt hij links op Kopiëren en geeft deze versie de naam Mailing maart. Nog even het scherm verversen met F5 en daar is het sjabloon. Hij klikt het sjabloon aan en klikt links in het scherm op bewerken. In het eerste tekstkader typt hij Aanhef. En daaronder een inleidende tekst (zie paragraaf Beheer Sjablonen).

10 E-marketing 10 Dan gaat hij naar Kladblok en opent het eerste artikel. Hij kopieert de tekst daarvan en gaat weer terug naar zijn browser. Hij gaat in het tweede kader van het sjabloon staan en klikt op het Plakken-icoontje. De platte tekst komt keurig in het kader te staan. Met behulp van de editor maakt hij de tekst op. Aan het einde van de tekst staat Lees verder.. Peter selecteert deze tekst en klikt op het icoontje met de wereldbol. Dan klikt hij op Bladeren op server en klikt op de webmap Mailing maart. Rechts worden de webpagina s zichtbaar en Peter klikt op Nieuw model auto en dan op OK. Bij Omschrijving link typt hij Nieuwe auto en klikt dan op OK. Tijdens het maken van het sjabloon slaat Peter regelmatig zijn werk op via Sjabloon Opslaan. Via Voorbeeld Bekijken kan hij controleren hoe zijn sjabloon er uit zal zien in een browser. Peter zet zijn cursor nu in een kader waar een plaatje is gepland. Hij klikt bovenin de menubalk op het icoontje voor afbeelding invoegen/bewerken (het bergje met zonnetje). Hij klikt op Bladeren op de server en zoekt in de map Mailing maart naar de foto van de nieuwe auto. Hij klikt op deze foto en dan op OK. De foto staat nu in het sjabloon. Ook achter deze foto maakt Peter een link naar de tekst door eerst de foto te selecteren en dan hetzelfde te doen als bij de Lees verder tekst. Alleen deze keer zet hij bij de omschrijving Nieuwe auto via plaatje. De tekst over de check-up wordt op dezelfde manier ingevoerd. Net als het plaatje. Bij de tekst over de klant is er een klein verschil met de andere twee. Nu wordt de link namelijk gemaakt naar de website. Dus bij het maken van de link voert hij in het veld voor de URL het webadres in van de pagina op zijn site: Nogmaals slaat Peter zijn werk op. Zie voor de opmaak van het sjabloon ook het hoofdstuk Editor verderop. Stap 7: Mailing aanmaken Nu wordt het tijd om de mailing aan te maken. Peter klikt op mailings in de menubalk en dan op Nieuw. Hij ziet nu een dialoogvenster en kiest bij Nieuwsbrief zijn nieuwsbriefnaam tekst (zie hoofdstuk Opstellen en verzenden van een mailing). Deze is gekoppeld aan het abonneebestand voor die nieuwsbrief. Alle geblokkeerde adressen behorende bij deze nieuwsbrief zijn nu geborgd.

11 E-marketing 11 Bij Mailingnaam en Mailing-ID typt Peter respectievelijk Maart naar klanten en 2008/3/A en hij selecteert het Framework (het briefpapier). Met OK maakt hij de nieuwe mailing aan. De volgende stap is het koppelen van de verzendlijst. Peter kiest de tab Verzendlijst en klikt op Importeren uit CSV. In het dialoogvenster zoekt hij via Bladeren naar de map Mailing maart op zijn bureaublad en selecteert het CSV-bestand met de benodigde gegevens. Hij selecteert als veldscheidingteken de puntkomma en klikt op OK. WinRIS E-marketing importeert nu het bestand. Eventuele problemen, zoals fouten in adressen en geblokkeerde adressen, worden gemeld en kunnen worden geëxporteerd. Handmatig kunnen er nog contactpersonen worden toegevoegd, verwijderd of aangepast. Peter verandert echter niets en klikt het vakje met Voltooid aan. Peter klikt op de tab HTML opmaak en klikt op Opmaak sjabloon inladen. Hij selecteert Aanhef in de tekst en klikt op het meeste rechtse icoontje op de menubalk van de editor, Samenvoegveld invoegen. Hij klikt op CP_Aanhef. Hierdoor komt de juiste aanhef in de nieuwsbrief. Peter spreekt al zijn klanten aan met mijnheer of mevrouw. Als hij ook Beste Piet zou gebruiken, dan moet ook de verdere tekst anders zijn. Dus je en jij in plaats van u. In de tekst over de check-up van de auto voegt Peter nog het type auto van de ontvanger toe. Dat maakt het meteen een stuk persoonlijker. Hij doet dat door in de tekst Komt u met uw.. naar de check-up? de puntjes te selecteren. Hij klikt weer op het meeste rechtse icoontje op de menubalk van de editor Samenvoegveld invoegen. Hij klikt op Type auto. Hierdoor komt het juiste type auto in de nieuwsbrief. Peter slaat de HTML-opmaak op via opmaak opslaan en klikt op Voorbeeld Bekijken en daarna op Voorbeeld Verzenden. Hij vult zijn eigen adres in, vinkt Gegevens van eerste geadresseerde aan en klikt op Verzenden. Even later krijgt hij het voorbeeld in zijn programma binnen. Hij ziet dat alles goed staat en vinkt het vakje Voltooid aan in HTML-opmaak. Peter gelooft niet zo in het versturen van een tekstversie, immers als men geen HTML kan of wil ontvangen, krijgt de ontvanger sowieso een link in de die de ontvanger kan aanklikken om een HTML-webversie van de nieuwsbrief te zien. Maar hij zou eenvoudig een tekstversie kunnen maken. Daarvoor hoeft hij alleen maar bij de tab Tekstopmaak te kiezen voor Converteer HTML-opmaak. Hij moet nog wel even de geconverteerde teksten bewerken zodat het een leesbaar geheel wordt. Even opslaan en het vakje met Voltooid aanvinken en ook dit onderdeel is afgehandeld. Stap 8: Verzenden van de mailing Nu kan Peter de mailing gaan verzenden. De velden mailingnaam en mailing ID staan al ingevuld en Peter laat ze zo. Bij Onderwerp typt hij Nieuwsbrief maart. Hij zou deze regel kunnen personaliseren door er één van de velden uit de gekoppelde verzendlijst in op te nemen (via het icoontje naast de onderwerpregel), maar kiest er deze keer voor om dat niet te doen. Peter vinkt ook het hokje met Plaatjes meezenden niet aan. Hij vertrouwt erop dat de meeste van

12 E-marketing 12 zijn ontvangers de plaatjes toelaten. Nu nog de naam en het adres van de afzender. Peter typt Autogarage. Dat geeft herkenning voor de ontvanger. Bij adres vult hij in. Behalve dat het vertrouwen wekt (ontvangers kijken altijd eerst naar de afzender), maakt men het ook eenvoudig voor de ontvanger om te antwoorden op de nieuwsbrief. is wat dat betreft veel onvriendelijker. Op komen dus alle reply s binnen. Dat kan een antwoord zijn van een ontvanger, maar ook reply s van auto-responders (bijvoorbeeld mensen die op vakantie zijn). Hij heeft dit account van te voren laten aanmaken. In het kader Verzending kiest hij voor Verzending ineens. Het aantal van deze mailing is stuks en dat kan gemakkelijk in een keer. Bij Versturen op gebruikt hij het icoontje naast deze regel en kiest in de agenda De tijd stelt hij in op 10 uur, dan komt het lekker net na de grote bulk bij de ontvanger aan. Gauw slaat hij alles weer op met Mailing opslaan. Via Voorbeeld Bekijken controleert hij de nieuwsbrief nogmaals. Voor de zekerheid stuurt hij alvast een proefmail naar zichzelf via Voorbeeld Verzenden. Hij gebruikt zijn eigen adres en vinkt Gegevens van eerste geadresseerde invoegen uit verzendlijst aan. Zo ziet hij in de proefmail of de aanhef goed wordt weergegeven. Plaatjes meezenden vinkt hij niet aan. Nu klikt hij op Verzenden en de proefmail gaat naar hem toe.

13 E-marketing 13 Via zijn eigen programma ziet hij de proefmail en dat ziet er goed uit. Hij probeert of alle links werken (let op: links Send a friend, Aanmelden en Afmelden werken niet in het voorbeeld) en wil niets meer veranderen. De nieuwsbrief is klaar voor verzending! Hij klikt op Mailing Verzenden en krijgt de melding dat deze in de wachtrij is geplaatst. Peter logt uit door helemaal rechtsboven in de menubalk daarvoor te kiezen. Nu is het wachten op de verzending en de resultaten. Stap 9: Resultaten van de mailing Twee dagen nadat de mailing is verzonden, logt Peter weer in bij WinRIS E-marketing. Bovenaan de lijst ziet hij dat zijn mailing is verzonden. Hij klikt de mailing aan en klikt dan in de linker menukolom op Mailing bewerken. Door op het tabblad Statistieken te klikken, krijgt Peter een overzicht van wat er allemaal is gebeurd met de mailing (zie paragraaf Statistieken). Peter wil de resultaten graag invoeren in WinRIS CRM en dus klikt hij op Exporteren voor de E- marketing tool. Het bestand wordt aangemaakt en als Peter op de bestandsnaam klikt die in het dialoogvenster staat, kan hij het bestand opslaan in de map Mailing maart op zijn bureaublad. Hij sluit nog even het dialoogvenster en start de WinRIS E-marketing tool op. Hij vinkt Import aan en klikt rechts van de regel Inleesbestand op de knop om het net opgeslagen rapport te selecteren. Nadat hij op Start heeft geklikt, worden alle gegevens automatisch ingeladen in WinRIS CRM (ook als dat niet opgestart is).

14 E-marketing 14

15 E-marketing 15 E-marketingconcepten Wetgeving Als u berichten wilt versturen naar grote groepen mensen moet u zich houden aan de geldende regels cq. wetten (Telecommunicatiewet). Per 1 oktober 2009 gelden er binnen de Telecommunicatiewet verscherpte regels als het gaat om het versturen van s en nieuwsbrieven. Wat is toegestaan, wat niet (bron: Consumenten mochten vanaf 2004 al niet meer zonder toestemming per en fax worden benaderd. Per 1 oktober 2009 wordt het spamverbod per mail en fax uitgebreid. Vanaf oktober 2009 mag je ook geen spam meer versturen naar zakelijke adressen als daar geen toestemming voor is gegeven door de ontvanger. Pas als u specifiek toestemming hebt verkregen, mag u bedrijven benaderen met commerciële e- mails. Of als u aan kunt tonen dat u een zakelijke relatie met hen heeft, het zijn bijvoorbeeld uw klanten, mag u ze ook mailen met commerciële informatie. Wat is spam? Bij verkoop van een product of dienst Onder spam wordt verstaan: Ongevraagde elektronische berichten met commercieel, charitief of ideëel doel. De OPTA houdt sinds 2004 toezicht op het versturen van spam. Dat toezicht houden ze op basis van klachten die ingediend worden via Spamberichten verstuur je altijd via een elektronisch kanaal. Denk aan , mobiele telefoon, fax, telefoon, 'social networking'-websites of een ander elektronisch kanaal. Kenmerk van een spambericht: de ontvanger heeft geen toestemming gegeven om het bericht te ontvangen. Als je een adres hebt gekregen van een persoon of bedrijf bij de verkoop van een product of een dienst, mag je berichten naar dat adres verzenden, zelfs als deze persoon daar destijds (tijdens de verkoop) niet expliciet toestemming heeft gegeven. De wet stelt overigens wel voorwaarden: De berichten die je verstuurt, moeten betrekking hebben op gelijksoortige producten of diensten. Bij de manier waarop je het mailadres krijgt van de ontvanger, moet diegene in staat zijn gesteld om op een eenvoudige wijze bezwaar (opt-out: afmelding) te maken tegen het gebruik ervan. Als iemand hier gebruik van maakt, moet je hem uit de verzendlijst halen. In de E-marketingmodule van WinRIS is alles geregeld om te kunnen werken volgens de eisen van de wet. Bij elke mailing vindt de ontvanger altijd een afmeldlink. De correcte aanmeldprocedure is helemaal geïntegreerd in E-marketing. Alle benodigde teksten zijn al voor u aangemaakt en de aanmelding (double opt-in) van de ontvanger wordt op de juiste manier vastgelegd. Begrippen In de praktijk betekent het dat u een lijst moet aanleggen met mensen die zich hebben aangemeld voor uw mailing. Een soort lijst met abonnees. Veelal zult u toestemming vragen om een nieuwsbrief te mogen versturen. Maar u kunt meerdere nieuwsbrieven definiëren, afhankelijk van de inhoud of de doelgroep. Bijvoorbeeld één voor klanten en één voor prospects. Per type nieuwsbrief moeten mensen zich aan en af kunnen melden. Een nieuwsbrief is meestal herkenbaar aan een bepaalde opmaak. Deze opmaak is te verdelen in de opmaak van het briefpapier (het framework) en de opmaak van de inhoud. Als u een commerciële boodschap, een nieuwsbrief, verstuurt, noemen wij dat in deze handleiding een mailing. Bij een mailing verstuurt u een nieuwsbrief naar een groep mensen.

16 E-marketing 16 Het framework Om bovenstaande zaken goed te regelen, heeft WinRIS een framework voor u aangemaakt. Daarmee zijn er twee zaken geregeld: Er is een bestand voor abonnees gedefinieerd. Dit bestand heeft een naam en wordt in de applicatie aangeduid als Nieuwsbrief. Er is een opmaak gedefinieerd voor het briefpapier behorende bij dit specifieke nieuwsbriefabonneebestand. Deze opmaak krijgt een naam en heet in de applicatie het framework (eventueel kunt u meerdere frameworks aan een en hetzelfde abonneebestand koppelen, maar in de praktijk is dat af te raden). In het nieuwsbrief-abonneebestand wordt bijgehouden wie zich heeft afgemeld en wie zich heeft aangemeld via de af- en aanmeldlinks van de E-marketingmodule. Als u twee nieuwsbrieven voor twee verschillende doelgroepen wilt versturen, is het beter om twee frameworks te laten aanmaken door WinRIS. Mensen die zich aanmelden of afmelden doen dat dan in het nieuwsbrief-abonneebestand dat bij die specifieke nieuwsbrief hoort. Tip: Sommige mensen maken geen gebruik van de afmeldlink, maar sturen een mail of geven een reply op de ontvangen nieuwsbrief. Wij adviseren u om dit soort afmeldingen meteen handmatig in de E-marketingmodule in te voeren. Dat is de beste borging om klachten op basis van de anti-spam wetgeving te voorkomen. Het nieuwsbrief-abonneebestand kunt u echter ook geheel los van andere systemen gebruiken. In dat geval houdt u alle gegevens van uw abonnees alleen vast in WinRIS E-marketing. Behalve het adres kunt u ook andere velden definiëren, zodat u meer informatie kunt vastleggen en deze eventueel kunt gebruiken om selecties op te maken binnen WinRIS E-marketing. Voor WinRIS CRM-gebruikers is dit een minder aantrekkelijke optie. Behalve de opmaak van het briefpapier voor de nieuwsbrief moet WinRIS ook de opmaak van de zogenaamde webpagina s voor u gereedmaken. Zie verder paragraaf Webpagina s.

17 E-marketing 17 Voorbereiding voor WinRIS CRM-gebruikers Instellingen in WinRIS CRM wijzigen Deze paragraaf is alleen belangrijk voor WinRIS CRM-gebruikers! Voordat u aan de slag gaat met WinRIS E-marketing (WEM) moet u eerst de licentie van uw WinRIS CRM-programma bijwerken en een paar instellingen aanpassen. Nieuwe licentie WinRIS installeren Autorisaties instellen U krijgt van WinRIS via een nieuw licentiebestand. Let op! WinRIS mag niet aan staan als u de licentie gaat vervangen. Sluit het eventueel eerst af. Zoek op uw systeem de oude licentie op en overschrijf deze met de nieuwe. In WinRIS CRM kunt u bepalen wie WEM-informatie mag bekijken, wijzigen en/of beheren. Daarvoor klikt u in de menubalk op Applicatiebeheer en dan op Autorisaties. Per medewerker of per afdeling kunt u nu drie niveaus van autorisatie toekennen: Bekijken WEM-informatie Wijzigen WEM-informatie WEM-beheer Bij Bekijken WEM-informatie kan men alleen de WEM-informatie bij een contactpersoon bekijken en verversen. Dat doet men door in WinRIS CRM een contactpersoon te selecteren en dan in de menubalk op E-Marketing en dan op Abonnementen tonen te klikken (of met Ctrl+N). Bij Wijzigen WEM-informatie kan men de abonnementsgegevens van de contactpersoon wijzigen met de knop Wijzigen. Bij WEM beheer krijgt men het recht om WEM-informatie te downloaden van de E- marketingomgeving naar de WinRIS CRM-omgeving. Systeeminstellingen wijzigen Nu moet u nog een paar systeeminstellingen aanpassen. U klikt daarvoor in de menubalk op Applicatiebeheer en dan op Systeeminstellingen. Ga naar het tabblad Webdiensten.

18 E-marketing 18 In het kader E-Marketing klikt u op de knop Gebruik WEM 2.0. Sluit dit dialoogvenster door op OK te klikken. Klik nu in de menubalk op E-Marketing en vervolgens op WEM-gegevens downloaden. De contactpersoongegevens worden nu gedownload van de E-marketingapplicatie naar uw eigen systeem. Wat er precies gebeurt, is dat er op uw eigen systeem eenmalig nieuwe tabellen worden aangemaakt die een kopie zijn van de contactgegevens die in de E-marketingapplicatie staan. Door regelmatig op WEM-gegevens downloaden te klikken, blijft alles up-to-date. Het is eenrichtingverkeer, dus alleen van de E-marketing applicatie op het Internet richting uw CRMsysteem. Voorkeuren instellen Uw voorkeuren kunnen pas worden ingesteld nadat de WEM-gegevens zijn gedownload. Klik opnieuw in de menubalk op Applicatiebeheer en dan op Systeeminstellingen. Ga weer naar het tabblad Webdiensten. In het kader E-marketing kunt u enkele voorkeuren instellen. Zo kunt u in de toekomst Naam en -adres van de medewerker meesturen met de bevestigingsmail aanvinken. In dat geval krijgt iemand die zich op een nieuwsbrief aanmeldt, een bevestigingsmail met daarin de naam en het adres van de medewerker (Let op! Deze functionaliteit is nog niet werkend bij het schrijven van deze handleiding). Ook kunt u bij Standaard nieuwsbrief bij aanmelding instellen welke nieuwsbrief als standaard genomen wordt. Vaak is dat er maar één. Maar als u meerdere frames laat aanmaken, bijvoorbeeld voor twee verschillende merken, dan kunt u kiezen welke als standaard geldt (vraag eventueel uw WinRIS-consultant om de juiste instelling te bepalen). Bij Vrije velden toekennen kunt u per nieuwsbriefbestand bepalen welke vrije velden er gebruikt kunnen worden voor sorteren en selecteren binnen de selectiemodule van WinRIS CRM. Ook voor dit onderwerp kunt u beter eerst contact opnemen met een van onze consultants.

19 E-marketing 19 E-marketingtool installeren Om gegevens, die in WinRIS E-marketing zijn verzameld over het klikgedrag van nieuwsbrieflezers betreffende een specifieke mailing, in te kunnen lezen in WinRIS CRM, moet u eerst de WinRIS E-marketing tool installeren. Open daarvoor het aan u geleverde bestand en kiest het bestand SETUP. Laat een tabblad aanmaken door de tool (Bij WinRIS Functional kan dit een probleem opleveren als u al een tabblad heeft voor eigen data bij contactpersonen! WinRIS Functional laat maar één extra tabblad toe). Let op: Van deze tool moet u alleen de importfunctie gebruiken.

20 E-marketing 20

21 E-marketing 21 Eenmalige voorbereiding Aan- en afmeldteksten aanmaken In principe is door WinRIS alle benodigde tekst al voor u ingevoerd. Als u daar tevreden mee bent, hoeft u niets te doen! Maar natuurlijk kunt u zelf de teksten aanpassen. Voor het bewerken en opmaken van pagina s gebruikt u de editor. Alle details over de editor vindt u in het laatste hoofdstuk. Let op: Zorg ervoor dat u uw werk steeds opslaat. Verlaat een pagina nooit voordat u uw bewerkingen heeft opgeslagen! Kies mijn adressen. Als u meerdere nieuwsbrief-abonneebestanden heeft, moet u nu een van de nieuwsbrieven kiezen. Linksonder in het venster klikt u op Teksten bewerken. De meldingen die zijn aangemaakt zijn: Aanmelden & Bewerken: Mensen kunnen op vijf manieren aangemeld worden voor een nieuwsbrief: a. Via een link in de nieuwsbrief b. Via een link op uw website c. Direct op de E-marketingwebsite (zie paragraaf Adresbeheer) d. Via een import van gegevens vanuit CSV op de E-marketing website (zie paragraaf Adresbeheer) e. Via WinRIS-CRM (zie hoofdstuk Gegevensbronnen). We behandelen hier de eerste twee mogelijkheden. De andere mogelijkheden behandelen we later. Ad a.) In uw nieuwsbrief kunt u mensen zich laten aanmelden voor de nieuwsbrief. Daarvoor moet u ergens het woord Aanmelden in uw sjabloon verwerken of een plaatje met het woord Aanmelden. Zowel achter het woord als achter het plaatje kunt u de speciale aanmeldlink opnemen waarmee het aanmeldscherm opengaat voor de lezer. Abonnees zullen van deze mogelijkheid niet snel gebruik maken, maar als zij de doorsturen naar anderen, dan kunnen deze ontvangers zich via deze weg eenvoudig aanmelden. Zodra iemand op de aanmeldlink klikt, krijgt deze de tekst hieronder te zien op een webpagina.

22 E-marketing 22 Ad b.) Op uw website moet u een speciale aanmeldlink opnemen. Vraag uw WinRIS-consultant om de details. Doe dit eventueel voor verschillende nieuwsbrieven. Als u vrije velden hebt aangemaakt in het abonneebestand behorende bij een bepaalde nieuwsbrief, kunt u deze ook bij de aanmelding laten invullen. Bedankt Dit is de standaardboodschap die iemand via een CMS-pagina krijgt nadat hij/zij zich heeft aangemeld. Bevestigingsmail De tekst hieronder is de standaardtekst die iemand per krijgt toegestuurd nadat hij/zij zich heeft aangemeld. Men is nu in de gelegenheid om eventueel nog een wijziging aan te brengen voordat men akkoord geeft. Bedankt bevestiging Als de aanmelder heeft bevestigd, krijgt deze de standaardtekst te zien zoals hieronder staat afgebeeld (CMS-pagina). Afmelden Op deze pagina komt de ontvanger terecht als hij klikt op Afmelden onderaan de nieuwsbrief. De afmeldlink wordt standaard opgenomen in het framework. Daarmee heeft de lezer altijd de mogelijkheid zich af te melden. Een belangrijke voorwaarde voor het gebruik van E-markeing naar personen.

23 E-marketing 23 Bedankt afmelding Hiermee wordt de afmelding bevestigd en kan de afmelder zich nogmaals bedenken (eventueel herstellen van de aanmelding). De opmaak van de webpagina s en de s in deze paragraaf bepaalt u door links in de menubalk te klikken op Frameworks selecteren en bij Mail-Framework voor de s en bij CMS-framework voor de webpagina s een keuze te maken.

24 E-marketing 24

25 E-marketing 25 Beheer van de E-marketingomgeving Inloggen in de E-marketingomgeving WinRIS E-marketing is een webtoepassing. Dat betekent dat de toepassing niet op uw Personal Computer staat, maar dat u deze via uw webbrowser benadert. WinRIS E-marketing vereist Microsoft Internet Explorer 6 of hoger (IE 7 aanbevolen). Open uw webbrowser en ga naar: Op de nu geopende webpagina vult u de door WinRIS aan u verstrekte gebruikersnaam en het wachtwoord in en klikt u op Inloggen. Bent u de gebruikersnaam dan wel het wachtwoord kwijt (of heeft u ze nog niet ontvangen), neem dan contact op met WinRIS-support. Zij kennen uw gebruikersnaam en wachtwoord en zullen deze aan u mededelen. Zorg wel dat u uw contactgegevens bij de hand hebt. Webpagina s Het is aantrekkelijk om lezers vanuit de nieuwsbrief te verwijzen naar verdere informatie. Daarmee gaan ze klikken en kunt u in de statistieken zien waar de lezer interesse in had. Kliks worden namelijk vastgelegd. U kunt naar allerlei plekken doorverwijzen. Bijvoorbeeld naar webpagina s op het Internet ( deeplinken ) of naar webpagina s op uw eigen site. Soms is het echter handig om tekst waar u naar wilt doorverwijzen, zogenaamde lees verder. -tekst, op een webpagina te zetten waar u direct toegang toe heeft. Bijvoorbeeld in het geval dat u geen toegang heeft tot de bedrijfswebsite. Binnen de E-marketingomgeving is dat mogelijk.

26 E-marketing 26 Pagina aanmaken U moet de pagina een naam geven en u moet een framework (briefpapier) kiezen. Daarna kunt u met de editor (beschreven in het laatste hoofdstuk) de pagina opmaken en voorzien van tekst, plaatjes, links etc. Vergeet niet steeds tussendoor op te slaan! Wilt u de nieuw te maken pagina in een map krijgen, maak dan eerst de map aan en ga met uw cursor op de map staan waarin de nieuwe pagina bewaard moet worden. Klik dan pas op Aanmaken in het kader Pagina. Bent u dat vergeten te doen, dan kunt u altijd alsnog een nieuwe pagina aanmaken in een map en de code uit de verkeerd aangemaakte pagina knippen en plakken van de ene naar de andere pagina. Daarna kunt u de verkeerd aangemaakte pagina verwijderen. Met Voorbeeld krijgt u een voorbeeld te zien. In het voorbeeld ziet u de opmaak die u zelf heeft gemaakt binnen de voorgeprogrammeerde opmaak van het frame. Pagina bewerken Selecteer eerst de pagina die u wilt bewerken. Klik dan op Bewerken in het kader Pagina. Sla uw veranderingen steeds tijdig op! Ook hier kunt u met Bekijken het resultaat zien. Pagina verwijderen Selecteer eerst de pagina die u wilt verwijderen. Klik daarna op Verwijderen. Map aanmaken Ga met uw cursor staan op Webmappen als u een nieuwe map wilt aanmaken. Als u binnen een bestaande map een submap wilt maken, ga dan met uw cursor eerst op die map staan. Klik nu op Aanmaken in het kader Mappen. Geef de map een naam en klik op Map aanmaken. Mapnaam wijzigen Selecteer de map waarvan u de naam wilt wijzigen. Klik nu op Mapnaam wijzigen en vul de nieuwe naam in het dialoogvenster in. Bevestig de nieuwe naam door op Mapnaam wijzigen te klikken.

27 E-marketing 27 Map verwijderen Selecteer de map die u wilt verwijderen. Klik op Verwijderen in het kader Mappen. U krijgt nog een waarschuwing, voordat de map echt wordt verwijderd, die u met Ja of Nee moet beantwoorden. Adresbeheer Per nieuwsbrief wordt er een abonneebestand bijgehouden in de E-marketingomgeving. Dat bestand kunt u initieel invoeren vanuit een externe bron, bijvoorbeeld uw CRM-systeem. U kunt het beheren binnen de E-marketingomgeving. Zowel de aan- als afmeldingen worden automatisch verwerkt. Het bestand is ook belangrijk omdat u een los adres (voor de aanmelding) normaal gezien niet kunt opslaan in een CRM-systeem. Als u een extern, eenmalig bestand wilt gebruiken voor het versturen van een bepaalde nieuwsbrief, dan worden de adressen van dit eenmalig te gebruiken bestand vergeleken met de adressen die al bekend zijn in het abonneebestand van die bepaalde nieuwsbrief. Maar het eenmalige bestand wordt niet geïmporteerd in het bestand dat voor de nieuwsbrief wordt bijgehouden. Zo worden de mensen die zich voor die nieuwsbrief hebben afgemeld niet per ongeluk toch g d. Het bestand is verdeeld in drie groepen: Bevestigd, Nog niet bevestigd en Afgemeld. U ziet ook drie tabs onder Zoeken. Als u op een van de drie tabs klikt, krijgt u het bijbehorende deel van het bestand te zien. Bevestigd: betekent dat de lezer zichzelf heeft aangemeld en zijn aanmelding nogmaals via de door de E-marketingmodule verstuurde bevestigd heeft (double Opt-in). Nog niet bevestigd: de lezer heeft zichzelf wel aangemeld, maar zijn of haar aanmelding nog niet bevestigd. Deze check is belangrijk omdat een aanmelding immers gedaan zou kunnen zijn door iemand anders dan de eigenaar van het aangemelde adres (Opt-in). Afgemeld: deze mensen hebben zich via de afmeldlink afgemeld (Opt-out). Voor het beheren van de adressen klikt u op mijn adressen. Als u meer dan één framework heeft laten aanmaken door WinRIS, moet u nu kiezen uit een van de nieuwsbrieven. Zoeken Vul een deel of het hele adres in en klik op Zoeken. Er wordt in alle drie de delen van het bestand gezocht. Handmatig toevoegen Als u handmatig een contactpersoon wilt invoeren in het bestand, klikt u op Toevoegen in het kader Adressen. Er verschijnt een dialoogvenster met velden die u kunt invullen. Klik op Opslaan om het contact toe te voegen.

28 E-marketing 28 Het kan zijn dat iemand wel al gevraagd is om zijn aanmelding te bevestigen, maar dat die mail verloren is geraakt of iets dergelijks. In dat geval kunt u door Bestaand adres opnieuw aanmelden aan te vinken, de aanmeldingsroutine opnieuw op gang brengen. Bewerken Afmelden Importeren uit CSV-bestand Selecteer eerst een contactpersoon en klik dan op Bewerken in het kader Adressen. Nu kunt u vrije velden bewerken, maar niet het adres. Als u de tab Afgemeld aangeklikt heeft, kunt u de gegevens niet bewerken. Als u handmatig een contact wilt afmelden, selecteert u eerst het juiste adres en dan klikt u op Afmelden. Er verschijnt een dialoogvenster met de boodschap Weet u zeker dat u < adres> wilt afmelden? Ja/Nee Door op Ja te klikken wordt het geselecteerde adres geblokkeerd. Het abonneebestand van een nieuwsbrief in de E-marketingomgeving kunt u door middel van een import vullen. Creëer daarvoor een lijst met Contactpersonen (zie hoofdstuk Gegevensbronnen) en sla deze op. Klik op Uit CSV. U krijgt nu een dialoogvenster te zien. Zoek via de knop Bladeren het juiste bestand op en kies een veldscheidingsteken. In het CSV-bestand moet het veldscheidingsteken een komma, puntkomma of een tab zijn. Kies of u een bevestigingsmail naar de contactpersoon wilt verzenden. In dat geval gaat er een e- mail naar de contactpersoon waarin deze de aanmelding kan bevestigen. Klik op OK. Het bestand wordt nu ingelezen en gefilterd. Bestaande adressen worden niet opnieuw geïmporteerd, foute adressen worden er meteen uitgevist en ook de als afgemeld bekend staande adressen worden herkend. Lijkt er iets mis te gaan met de import, dan kan dat liggen aan het lijstscheidingsteken. Kies in dat geval een ander lijstscheidingsteken en probeer de import opnieuw. Een CSV-bestand kan verschillende lijstscheidingstekens gebruiken afhankelijk van de instellingen in Excel.

29 E-marketing 29 Importeren uit XML-bestand Maken van selecties De specificaties voor deze optie zijn op dit moment nog niet bekend. In het abonneebestand kunt u zelf selecties maken. U klikt daarvoor eerst op Overzicht in het Selecties kader. U ziet nu een dialoogvenster met een lijst van eerder gemaakte selecties of als u net begint, nog geen selectie. Voor het maken van een nieuwe selectie klikt u op Nieuw. U geeft de selectie een naam en bepaalt de selectiecriteria. U kunt meerdere selectiecriteria toevoegen dan wel weer verwijderen. Allemaal op basis van de gedefinieerde velden in het bestand.

30 E-marketing 30 Het resultaat van uw keuzes ziet u direct in het venster Resultaten. Individuele adressen kunt u nog bewerken of afmelden. Bent u tevreden met uw selectie, dan slaat u hem op via de knop Opslaan. Later, bij het samenstellen van de verzendlijst van uw mailing, kunt u de gemaakte selectie gebruiken. Vrije velden in abonneebestand Vrije velden toevoegen In het abonneebestand kunt u zelf vrije velden toevoegen. Dit is vooral interessant als u het abonneebestand als zelfstandig bestand wilt gebruiken. Maak de vrije velden aan voordat u probeert een bestand te importeren! Heeft u eenmaal een bestand geïmporteerd met velden die in het framework nog niet waren aangemaakt, dan geldt dat als u dan alsnog de velden aanmaakt en het bestand opnieuw importeert de nieuw aangemaakte velden toch leeg blijven. WinRIS zal dan het hele bestand moeten wissen. Als u een vrij veld wilt aanmaken, moet u eerst de kolomnaam ingeven. Bij Type kunt u aangeven welke type veld u aanmaakt: Tekst Getal Optie Ja/Nee

31 E-marketing 31 Als u het type Optie kiest, moet u de opties aangeven (gescheiden door komma s). Bijvoorbeeld: man, vrouw. Ook kunt u een standaardwaarde invullen. Bijvoorbeeld: man. Vrije velden verwijderen Selecteer een kolom en verwijder deze. Beheer sjablonen Een sjabloon is de opgemaakte inhoud van een nieuwsbrief. U kunt verschillende varianten van een nieuwsbrief maken, gebaseerd op hetzelfde frame. Ook is het verstandig om een eenmaal goed ontworpen sjabloon voor elke mailing te kopiëren, zodat de originele versie intact blijft. In het ontwerpen van een sjabloon kan veel tijd zitten. Eenmaal ontworpen is het eenvoudig en snel te gebruiken. De tekst vervangt u per mailing, evenals de plaatjes en de links. Bij voorkeur heeft u de afbeeldingen al geüpload voordat u begint met het vullen van het sjabloon. Een nieuw sjabloon maakt u aan door op Nieuw te klikken in het kader Sjabloon. U kiest een naam voor het sjabloon en u kiest het framework waar het sjabloon bij hoort (als u er meerdere heeft). Sla het nieuwe sjabloon op door op Opslaan te klikken of door op het icoontje voor opslaan te klikken. Doe dit regelmatig gedurende het maken van het sjabloon! U kunt het sjabloon ontwerpen met de editor (zie het laatste hoofdstuk). Wat u ziet is het deel zonder de opmaak van het framework er omheen. U kunt eventueel het ontwerp helemaal maken in MS Word met tabellen en kleuren. Dit ontwerp kunt u direct vanuit MS Word kopiëren in het

32 E-marketing 32 sjabloon. Neem in uw sjabloon zaken op zoals: uw contactgegevens, een aanmeldknop, een send-a-friend knop, een vermelding naar welk adres de nieuwsbrief is verzonden en iets over de omgang met privacy (of een link naar een pagina waarin u uitleg geeft over uw privacybeleid). Voorbeeld bekijken Wilt u het sjabloon inclusief framework bekijken, klik dan op Bekijken in het kader Voorbeeld. Let op: De afmeldlink werkt niet in het voorbeeld. Bewerken Verwijderen Kopieren Bewerken van een bestaand sjabloon (zie het maken van een nieuw sjabloon). Hiermee kunt u een sjabloon verwijderen. Selecteer eerst het te verwijderen sjabloon. Klik dan op Verwijderen. U krijgt nog een waarschuwing: Weet u zeker dat u dit sjabloon wilt verwijderen (Ja/Nee). Geef een naam op voor de kopie van het sjabloon en bevestig door op OK te klikken. Afbeeldingen Afbeeldingen in de nieuwsbrief worden in principe niet meegestuurd in de mailing zelf. De mailing gaat zonder afbeeldingen naar de ontvanger. Pas als de ontvanger de nieuwsbrief opent, worden de afbeelding in een flits opgehaald. Dat betekent dat de afbeeldingen ergens moeten staan. De afbeeldingen die gebruikt worden voor een mailing, moeten daarom eerst geüpload worden naar de E-marketingomgeving. Eigenlijk op de server waar de WinRIS E-marketingomgeving is geïnstalleerd. Bij voorkeur heeft u de afbeeldingen voor een mailing al op de server gezet, voordat u het sjabloon gaat invullen (of ontwerpen). Tip: In de editor kunt u de afbeeldingen bewerken qua grootte, maar het is beter om ze al in het juiste formaat te zetten voordat u ze uploadt. Er zijn namelijk programma s die afbeeldingen, die bewerkt zijn met de editor, toch weer in hun originele grootte terugzetten. Dat kan ervoor zorgen dat de opmaak in de war raakt en de nieuwsbrief er niet goed uitziet. Bedenk voordat u afbeeldingen uploadt, welke mappen u op de server wilt aanmaken. Een afbeelding op de server kunt u niet verplaatsen van de hoofdmap naar een andere map! Begin dus met het aanmaken van mappen en plaats daarna de afbeeldingen meteen in de relevante map. Een map voor de plaatjes in elk basis-sjabloon is een goed idee (bijvoorbeeld knoppen voor het aanmelden). Verder een map voor elke mailing. Maar misschien heeft u voorkeur voor een andere structuur die beter bij uw aanpak past. In mappen kunt u ook submappen maken.

33 E-marketing 33 Nieuwe map creëren Afbeeldingen uploaden Als u nog geen mappen heeft, dan komt de eerste map in de hoofdmap te staan. Heeft u wel al mappen en wilt u een submap in een andere map creëren, open dan eerst deze map en creëer vanaf die plek een nieuwe map door een naam in te typen en op Creëer nieuwe map te klikken. Zorg dat er afbeeldingen in het juiste formaat, van de juiste grootte en met niet te veel gewicht klaarstaan op uw eigen PC. De formaten die u kunt gebruiken zijn: JPG of GIF. De grootte moet overeenkomen met de gereserveerde ruimte in het sjabloon. Bijvoorbeeld 300 x 200 pixels. Het gewicht gaat over het aantal kilobytes dat een plaatje mag zijn. Houd een maximum aan van 100 kb per plaatje. De bestandsnaam van een plaatje mag geen spaties bevatten! De upload gaat dan verkeerd. Ga in de map staan waarin de afbeelding terecht moeten komen. Klik dan op Bladeren en zoek de afbeelding op uw PC. Heeft u deze gevonden, klik dan in Windows verkenner op OK en klik in de marketingomgeving op Uploaden. Tip: Gebruik een fotobewerkingsprogramma om uw afbeeldingen te bewerken. U kunt ze vaak opslaan voor het web. Daarin kunt u precies bepalen hoeveel kb de afbeelding mag worden. Behalve zelfgemaakte foto s kunt u afbeeldingen van allerlei bronnen gebruiken. Vooral op het Internet zijn veel afbeeldingen te vinden. Let echter wel op de juridische aspecten van het gebruik van andermans afbeeldingen. Houd rekening met copyrights op afbeeldingen.

34 E-marketing 34

35 E-marketing 35 Opstellen en verzenden van een mailing Werkmappen aanmaken Zoals in de case vermeld, is het handig om, voordat u begint met een mailing, eerst een paar werkmappen aan te maken in Windows Verkenner. Onze suggestie is om een hoofdmap met de naam van de te maken mailing aan te maken (bijvoorbeeld Mailing maart ) met daarbinnen de submappen: Tekst (txt bestanden) Afbeeldingen die u in de nieuwsbrieven wilt gebruiken Contactpersoonlijsten (bestanden) Rapporten (output van de statistieken) Denk eraan dat u steeds voordat u een nieuwe mailing maakt, eerst de mappen aanmaakt. Dat maakt alles overzichtelijk en gemakkelijk terug te vinden. Aanmaken mailing Klik linksboven in de menubalk op Mailings om in het mailingmenu te komen. Klik op Nieuw. U ziet nu een dialoogvenster dat u moet invullen. Nieuwsbrief: Hier kiest u het abonneebestand waaraan deze mailing wordt gekoppeld. Mailingnaam: Hier typt u de mailingnaam. Mailing-ID: U geeft de mailing een kenmerk voor eigen gebruik, zodat u de mailing later gemakkelijk herkent.

36 E-marketing 36 Framework: Aan één abonneebestand kunnen meerdere soorten briefpapier frames worden gehangen. Als dat zo is, kies dan hier het gewenste framework. Klik op OK om de mailing aan te maken. Bewerken mailing Om een bestaande mailing te bewerken, klik op Bewerken. Tabblad HTMLopmaak Uw zorgvuldig gemaakte kopie van het standaardsjabloon laadt u in door op Sjabloon inladen te klikken. Met de editor kunt u nog alles veranderen, maar vergeet niet uw wijzigingen steeds op te slaan! Als u de verzendlijst al heeft ingeladen, dan kunt u nu ook velden toevoegen in het sjabloon om de tekst in de HTML-opmaak te personaliseren. Framework: Hier ziet u het door u geselecteerde Framework (briefpapier). Via Bekijken onder Voorbeeld krijgt u een HTML-voorbeeld te zien. Via Verzenden kunt u een voorbeeld versturen. Eventueel met de velden ingevuld. Voltooid: Voltooid vinkt u aan als u klaar bent met het maken van de HTML-opmaak. Tabblad Tekstopmaak Veel mensen kunnen of mogen geen HTML ontvangen. Voor die mensen kunt u een tekstversie maken. U kunt eenvoudig de tekst uit uw HTML-versie converteren naar platte tekst. Klik daarvoor op Converteer HTML-opmaak. U moet het wel nog even opmaken en opschonen. Als u klaar bent, slaat u eerst uw wijzigingen op en vinkt daarna Voltooid aan.

37 E-marketing 37 Tabblad Verzendlijst Wij raden u aan om bij het maken van een mailing eerst de verzendlijst aan te maken en dan pas de HTML-opmaak te maken als u wilt personaliseren. Importeren Bij het samenstellen van uw verzendlijst kunt u contactpersoongegevens importeren uit meerdere bronnen en in verschillende formaten. Samen vormen zij dan de verzendlijst van uw mailing. Uit CSV (bron: WinRIS CRM, Microsoft Excel etc.): Vrije of samenvoegvelden worden automatisch toegevoegd. Lukt de import niet, kies dan een ander veldscheidingsteken.

38 E-marketing 38 Uit XML: Uit selectie: u kunt kiezen uit een eerder door u gemaakte selectie in het abonneebestand van de nieuwsbrief waarmee u deze mailing gaat versturen. Alles uit nieuwsbrief : mijn adressen, het gehele abonneebestand van deze nieuwsbrief. Overal kunt u kiezen om te filteren op al bekende adressen. En in het laatste geval ook op niet bevestigde adressen uit het abonneebestand. Geadresseerde In dit menu links in de balk, kunt u de verzendlijst bewerken. U kunt contactpersonen toevoegen, bewerken en verwijderen (dat geldt alleen voor deze verzendlijst, niet voor uw abonneebestand). Eventueel kunt u met alles verwijderen de hele verzendlijst leeg maken. Met Zoeken kunt u snel een contactpersoon vinden in de verzendlijst. Met de optie Vrije velden (Extra) kunt u vrij definieerbare velden toevoegen aan of verwijderen uit uw verzendlijst. Doe dit wel vóórdat u gaat importeren.

39 E-marketing 39 Tabblad Verzenden Voltooid vinkt u aan als de verzendlijst klaar is. Sla uw werk steeds op! U kunt de mailing pas verzenden als de andere drie tabbladen zijn voltooid. Mailing: Mailing naam: dit veld is al ingevuld. Mailing-ID: dit veld in al ingevuld. Onderwerp: Maak hier een pakkende onderwerpregel. Het is het een na belangrijkste onderdeel van de nieuwsbrief (de naam van de verzender is nog belangrijker) om geopend te worden. U kunt in de onderwerpregel ook velden toevoegen uit de verzendlijst. Bijvoorbeeld: T.a.v. de heer. Klik daarvoor op het icoontje rechts van het veld Onderwerp. Kies een of meerdere velden. Plaatjes meezenden: Soms is het handig om de plaatjes met de mailing mee te sturen. Maar in het algemeen is het niet nodig. Door de plaatjes mee te sturen wordt de mailing erg zwaar, qua megabytes. Om te weten hoeveel MB een mailing wordt, klikt u op Getallen opvragen. Het nadeel van plaatjes meesturen, is dat uw statistieken in de war raken. Het aantal mensen dat uw mailing opent wordt hierdoor erg onbetrouwbaar. Getallen opvragen: geeft het aantal kb per geadresseerde en het totaal aantal MB van de mailing. U heeft in uw abonnement voor hosting van de E-marketingmodule een maximum aan MB dat u kunt verzenden. Daarboven wordt het meer gebruikte aantal MB s in rekening gebracht.

40 E-marketing 40 Voorbeeld Afzender: Naam: Bij afzender vult u de naam van de afzender in. Vanuit bedrijven is het verstandig om de bedrijfsnaam te gebruiken. Dat geeft vertrouwen. Maar u kunt ook de naam van een persoon gebruiken, om het zo persoonlijker te maken. Gebruik hier het van te voren aangemaakte adres waar u de retourmails wilt ontvangen. Gebruik niet adressen zoals noreply@ of info@, maar liever zoiets als nieuwsbrief@. Links in de menubalk kiest u Voorbeeld bekijken. Tip: Bekijk eerst een voorbeeld en verzend een voorbeeld naar uzelf. Controleer nogmaals alle links. De links Send a friend, Aanmelden en Afmelden werken niet in het voorbeeld. Kies in de menubalk bij Voorbeeld Verzenden voor een proefmail. Geadresseerde (van de proefmail): bent u veelal zelf, of iemand die u de uiteindelijke mail wilt laten zien, zodat deze eventueel nog commentaar kan geven of de laatste foutjes eruit kan halen. Gegevens van de eerste geadresseerde invoegen uit de verzendlijst: Vink dit vakje aan als u dat wilt. Bij een gepersonaliseerde mail moet u dat beslist doen om te controleren of alles goed staat. Plaatjes meezenden: plaatjes worden nu meegezonden met de proefmail. Verzending: Ineens: De hele verzendlijst wordt in een keer verzonden. Bij zeer grote mailings kan dit tot problemen leiden. Sommige providers zien zo n mailing als potentiële SPAM-mailing en weigeren het bij voorbaat. Datum: De datum dat u de mailing verzonden wilt hebben. U kunt zo een mailing klaarzetten voor een datum waarop u zelf niet op kantoor bent. Tijdstip: Een goed tijdstip voor een B-to-B mailing is bijvoorbeeld 10 uur s ochtends. Dan zijn de meeste mails al verwerkt en krijgt uw mail extra aandacht.