RAPPORTAGE ten behoeve van het verkrijgen van het Bewijs van Goede Dienst

Transcriptie

1 RAPPORTAGE ten behoeve van het verkrijgen van het Bewijs van Goede Dienst door Staatstoezicht op de Mijnen Het aantonen van operationeel kwaliteitsmanagement PLAN Continue Verbetering ACT DO Jaarverslag SodM CHECK Bedrijfsvoeringssysteem SodM Borgen in bedrijfsvoeringssysteem Jaarwerkplan SodM Interne audits Strategie &programma SodM Audits Rijksauditdienst 4-jaarlijkse analyse van stakeholder s eisen en wensen Planning en control Jaarlijkse bespreking werkplan + jaarverslag ondernemingen

2 Samenvatting Dit rapport van Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) levert de onderbouwing voor het verkrijgen van het Bewijs van Goede Dienst (BvGD) per december Het BvGD is een praktisch instrument om de kwaliteit van de dienstverlening van overheid aan bedrijven te meten èn te verbeteren. Om het BvGD te behalen zijn twee opdrachten van belang. De eerste opdracht van het BvGD is samen te vatten door: bepaal de huidige knelpunten in de dienstverlening naar bedrijven. De tweede opdracht is uitgevoerd als een aantoonbare inspanning is geleverd om de in overleg met de bedrijven geformuleerde verbetermaatregelen daadwerkelijk uit te voeren. De resultaten van de eerste opdracht zijn onderstaand in beeld gebracht door de score op 11 door SodM vastgestelde normen met door SodM gekozen minimum en maximum grenswaarden, het geheel aangeduid als het normkader van SodM. De scores zijn afgeleid uit het klanttevredenheidsonderzoek waarop door 135 personen is gereageerd en dat door TNS-Nipo in november 2012 is uitgevoerd. Om deze gegevens in een passend perspectief te zetten, is door SodM een rekenmodel gemaakt waarbij deze gegevens worden vergeleken met de uitkomsten van de recente klanttevredenheidsonderzoeken van de overige Rijksinspecties. In dit spindiagram komt naar voren dat de scores op de volgende negen normen boven de door SodM bepaalde maximum grenswaarde. Het gaat dan om normen die betrekking hebben op: o Aandacht voor de belangrijkste risico's o Kwaliteit van de verstrekte informatie o Deugdelijkheid van de besluitvorming o Uniformiteit in terugkoppeling van inspectieresultaten o Begrijpelijkheid van de terugkoppeling o Klantvriendelijkheid en -gerichtheid o Transparantie van het sanctiebeleid o Administratieve last van het toezicht o Tijdige terugkoppeling van de inspectieresultaten Daarnaast maakt het spindiagram duidelijk dat SodM op slechts één norm onder de minimum grenswaarde scoort, namelijk: norm 11: Tijdsbeslag bij verstrekking van vergunning/instemming. Ook wordt op de tweede norm: Inhoudelijke kennis en deskundigheid weliswaar duidelijk in het positieve gebied, maar wel onder de maximum grenswaarde gescoord. ii

3 In februari 2013 zijn al deze punten in speciaal belegde benen-op-tafel -sessies met de branchevereniging van de mijnbouwonderneming (client audit) besproken. De uitkomst van deze besprekingen hebben voor SodM het reeds eerder gevormde beeld bevestigd dat de verklaring voor de lagere score op de twee normen terug te voeren is op het resultaat van de volgende kernactiviteiten van SodM: 1. Complexe procedure voorafgaand aan verstrekking van chemicaliënvergunningen in de offshoreindustrie 2. Onduidelijkheid bij de HMI (Hoofd Mijnbouw Installatie) over het doel van de inspectie en de (vermeende) discrepantie tussen terugkoppeling van de inspectie onmiddellijk na uitvoering (closeout) en het verslag of rapport. Opmerkelijk is dat SodM op de vragen uit het klanttevredenheidsonderzoek (KTO-2012) over de terugkoppeling van informatie over inspecties, het hoogst scoort van alle Rijksinspectiediensten. Desondanks zijn toch de volgende verbeteracties in gang gezet. Verbeterplan Met de branchevereniging van de mijnbouwondernemingen zijn destijds, dus in februari 2013, onderstaande drie verbeteracties afgesproken, die nu, door de actualiteit van het BvGD, als uitvoering van de tweede opdracht van het BvGD, worden bestempeld. 1. In samenwerking met de werkgroep chemicaliën van de brancheverenging Nogepa wordt gewerkt aan het verminderen van de vertraging in de verlening van chemicaliënvergunning; 2. Verbeterde informatielevering voorafgaand aan de inspectie over het doel; 3. Verbeterde terugkoppeling door de inspecteur aan de begeleiders bij afsluiting van de inspectie. De verbeteracties uit het verbeterplan van SodM zijn afgestemd met de branchevereniging van de mijnbouwondernemingen en toegelicht in een plenaire sessie aan alle inspecteurs. Op dit moment worden ze gehanteerd door de inspecteurs en zijn ze geïmplementeerd in het bedrijfsvoeringssysteem van SodM. Hiermee is aan de tweede opdracht van het BvGD voldaan. Het BvGD zal, om zijn geldigheid te behouden, binnen twee jaar worden geëvalueerd en opnieuw worden uitgevoerd. iii

4 Inhoudsopgave Samenvatting ii Inleiding 2 H1 Toezichtgenieters: maatschappelijk belangrijk en risicovol werk 3 H2 Goede dienstverlening zit verweven in de werkwijze van SodM 5 H3 Het normkader, de essentie van het BvGD 7 H4 Het normkader van SodM, gebaseerd op de verwachting van de toezichtgenieters en in lijn met de strategie 9 H5 Resultaten, verbeterplan, uitvoering verbeterplan 14 1

5 Inleiding Dit rapport van Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) levert de onderbouwing voor het verkrijgen van Het Bewijs van Goede Dienst (BvGD) per december Voor het verkrijgen van het BvGD is de uitvoering van eigenlijk twee opdrachten van belang. Het BvGD vraagt allereerst om de uitvoering van een analyse, een meting, waarmee een overheidsorganisatie duidelijkheid krijgt over de kwaliteit van haar dienstverlening naar bedrijven of instellingen. De synthese van de meetresultaten van het BvGD levert inzicht in zowel de gebieden waar SodM goed presteert, als de gebieden waar aandacht aan moet worden besteed door middel van de uitvoering van verbetermaatregelen. De verzameling verbetermaatregelen die uit deze synthese door het management zijn overgenomen, worden in het kader van het BvGD aangeduid als verbeterplan. Door vervolgens de uitvoering van de maatregelen uit het verbeterplan aantoonbaar te beheersen in de sturing van de dienst en periodiek te evalueren in een plan-do-check-act-cyclus wordt door SodM de tweede opdracht van het BvGD uitgevoerd. Hoofdstuk 1 vormt het eerste deel van de toelichting op de specifieke situatie van SodM waarbij dienstverlening naar bedrijven of instellingen wordt geïnterpreteerd als die werkwijze waarbij zoveel als mogelijk tegemoet wordt gekomen aan de redelijke en legitieme verwachtingen van circa 20 mijnbouwondernemingen en 12 gasnetbeheerders, de toezichtgenieters. De karakteristieke eigenschappen van deze bedrijven, die de reden des bestaans voor SodM vormen, wordt in termen van werkterrein, maatschappelijk belang en de te beheersen risico s toegelicht. Hoofdstuk 2 vormt het tweede deel van de toelichting op de specifieke situatie van SodM, waarbij in wordt gegaan op de werkwijze die SodM gedurende decennia heeft ontwikkeld en hoe goede dienstverlening hierin zit verweven. SodM probeert deze werkwijze te borgen door vastlegging in openbare documenten en uit te voeren met behulp van een geformaliseerd bedrijfsvoeringssysteem. Hoofdstuk 3 geeft informatie over de oorsprong en achtergrond van het BvGD en op welke aandachtsvelden het BvGD zich richt. Hoofdstuk 4 beschrijft de uitvoering van de eerste opdracht van het BvGD. Er wordt een normenkader ontwikkeld dat recht doet aan de essentie van datgene dat met het BvGD wordt beoogd, namelijk de uitvoering van goede dienstverlening aan toezichtgenieters. Dit normenkader, bestaande uit 11 normen, is gebaseerd op een analyse van de verwachtingen die de toezichtgenieters hebben van SodM en is dus gebaseerd op het door SodM in 2012 gepubliceerde document: Strategie & Programma In hoofdstuk 5 worden de resultaten van de meting besproken en wordt ingegaan op de uitvoering door SodM van de tweede opdracht van het BvGD. Het hoofdstuk geeft een overzicht van de uitkomsten van de meting en behandelt welke uitkomsten door de sturing van SodM zijn geadopteerd, erkend en omgezet in verbetermaatregelen. Deze beheersmaatregelen zijn samengevat in het verbeterplan en hiervan wordt, op basis van aantoonbaarheid, de uitvoering gevolgd. 2

6 H1 Toezichtgenieters: maatschappelijk belangrijk en risicovol werk De toezichtgenieters van SodM zijn de bedrijven die het meest met de dienstverlening van SodM te maken hebben en waar het BvGD dus om draait. Deze bedrijven, hoewel beperkt in aantal, zijn van essentieel belang voor de Nederlandse samenleving. We profiteren er financieel enorm van en zijn er tegelijkertijd ook sterk van afhankelijk vanwege onze grootschalige continue behoefte aan de levering van hun producten, met name energie. Toch zijn er weinigen die beseffen hoe risicovol het werk in deze sectoren is en welke verstrekkende gevolgen het falen van deze bedrijven tot gevolg heeft voor onze maatschappij. Daarom, op deze plek een korte schets van de toezichtgenieters, hun werkterrein, hun plek in de maatschappij en de risico s die iedere dag zo adequaat mogelijk beheerst worden. drie groepen toezichtgenieters De toezichtgenieters zijn onder te verdelen in drie groepen bedrijven: 1. Mijnondernemingen: o circa 20 olie- en gaswinningsmaatschappijen; o drie zoutwinningsmaatschappijen; 2. Gastransport en distributie (vallend onder de Gaswet) gaat het om: o 9 gasnetbeheerders, waarvan twee voor hoge- en middeldruksystemen, de overige 7 (regionale) netbeheerders beheren middeldruk- en lagedrukdistributiesystemen. 3. Voor de volledigheid: o Twee windmolenparken op zee (alleen Arbowet); hierbij gaat het om de twee consortia die de operatie van deze parken voor hun rekening nemen o Een aantal geothermiebedrijven, die voor verwarmingsdoeleinden warm water winnen en circuleren uit de diepe ondergrond. Brancheorganisaties De dienst onderhoudt contacten met de volgende brancheorganisaties: o Nederlandse Olie en Gas Exploratie en Productie Associatie (NOGEPA) waarin de mijnondernemingen (olie en gas) zijn georganiseerd; o International Association of Drilling contractors (IADC, North Sea Chapter), waarin de internationale booraannemers zijn vertegenwoordigd; o Association of Dutch suppliers in the Oil and Gas Industry (IRO), waarin de toeleveranciers/servicecontractors zijn georganiseerd; o Netbeheer Nederland, de belangenvereniging van de netbeheerders (gastransport en -distributie); o Nederlandse Wind Energie Associatie (NWEA) waarin de eigenaren van offshore windmolenparken zijn verenigd. Het werkterrein van de toezichtgenieters Mijnbouw In Nederland bestaat de mijnbouw uit het opsporen en winnen van delfstoffen (gas, olie en zout), het ondergronds opslaan van stoffen en de winning van aardwarmte. Nederland beschikt over grote voorraden gas, olie, steenzout en magnesiumzout. Nederland is namelijk één van Europa s grootste gasproducenten met een productie van meer dan 80 miljard Sm3 (standaard kubieke meter) in De oliereserves komen uit op 46 miljoen Sm3. Er zijn drie ondergrondse gasopslagen die zijn ingericht voor het opslaan van aardgas. De totale zoutproductie bedroeg in 2010 bijna 6000 kton, waarvan 274 kton magnesiumzout. Sinds 3

7 2008 is in Bleiswijk een geothermisch doublet in werking voor de verwarming van kassen. Het warme water, met een temperatuur van 60 C, wordt uit een poreuze laag op een diepte van circa 1700 meter gepompt. De gasproductie, -transport en distributieleidingstelsels Het aardgasleidingnetwerk start bij de aardgasputten op land en zee. De mijnondernemingen voeden vanaf deze gasbronnen, via buisleidingen (1500 km op land en 3500 km op zee) het gastransportnetwerk van Gas Transport Services. Dit transportnetwerk bestaat uit een landelijk hoge druknet (65 bar) van 3500 km en daarop aangesloten regionale netwerken (40 bar) met een lengte van 8000 km. Ook wordt via dit hoge druknet gas geëxporteerd naar en geïmporteerd vanuit het buitenland. Vanuit het 40 bar (regionale) net wordt gas geleverd aan zeer grote industriële afnemers en onder 8 bar aan de regionale netbeheerders. Deze regionale netbeheerders beheren in totaal km, dat deel uitmaakt van het middendruk (1-8 bar) distributienet. Door dit net wordt het gas aangeleverd aan grootverbruikers en district en overslagstations, waarna het gas met een druk lager dan 0,2 bar naar particuliere kleinverbruikers wordt getransporteerd. De totale omvang van het lage druk distributienet is km (exclusief de aansluitleidingen naar de individuele woningen en gebouwen). Het aantal aansluitingen is 7,1 miljoen. Het maatschappelijk en financieel belang van de toezichtgenieters Het maatschappelijke belang van de delfstofwinning en van gastransport en distributie is groot. Allereerst is de energetische waarde van de jaarlijks in Nederland gewonnen hoeveelheid aardgas bijna even hoog als de totale energieconsumptie in Nederland. De staatsinkomsten uit met name de gaswinning zijn fenomenaal; in 2010 was dit 15 miljard. Sinds de eerste gasproductie in Groningen bedragen de inkomsten maar liefst 200 miljard. De te beheersen risico s bij de toezichtgenieters Nog meer dan andere industriële activiteiten kent het proces van opsporen en winnen van delfstoffen en het transporteren van olie of gas gevaren die inherent zijn aan dit proces. Indien deze gevaren niet goed beheerst worden, kan dit leiden tot ongewenste gebeurtenissen. Als adequate maatregelen uitblijven, kunnen deze ongewenste gebeurtenissen escaleren tot grote calamiteiten met verstrekkende gevolgen en grote schade voor mensen, milieu en installaties. De meest in het oog springende verschillen met andere grootschalige industriële activiteiten zijn: o de winningslocaties kunnen niet vrij worden gekozen, maar zijn gebonden aan de plaats waar de delfstof zich in de ondergrond bevindt; o inherent aan delfstofwinning (in het geval van olie en gas) zijn de grote volumes aan zeer brandbare stoffen die onder hoge druk staan; o het traject van zoeken vinden winnen omvat een zeer breed scala aan activiteiten, waardoor sterk uiteenlopende specifieke deskundigheid is vereist (zie bijlage 2 voor een overzicht van mijnbouwkundige processen); o delfstofwinning heeft bijna altijd bodembeweging als gevolg; o bij delfstofwinning op zee geldt bovendien dat er slechts een zeer beperkte oppervlakte beschikbaar is voor de benodigde apparatuur, installaties, buisleidingen en onderkomens. Daarbij is het evacueren van mensen aanzienlijk gecompliceerder dan op het vasteland. 4

8 H2 Goede dienstverlening zit verweven in de werkwijze van SodM SodM is zich er van bewust dat zij beschikt over unieke informatie over alle toezichtgenieters. Toezichtgenieters hebben uiteraard wel de eigen informatie, maar beschikken niet over die van hun collega s of van concurrenten. Met andere woorden, SodM beschikt over unieke informatie die na analyse en beoordeling leidt tot unieke sectorbrede kennis en inzichten. Op basis van deze kennis zal de dienst waar nodig interveniëren. SodM kiest daarbij uit de conventionele aanpak op basis van bestuursrecht of strafrecht, maar kan echter ook kiezen uit vele andere, informele manieren van beïnvloeding om problemen op te lossen danwel risico s te reduceren of te elimineren. SodM gebruikt haar unieke sectorkennis en unieke positie dus ook om toezichtgenieters te stimuleren en te helpen om maatschappelijk verantwoord te opereren en continu verbeteringen door te voeren. SodM geeft hiermee invulling aan de aanbeveling in het rapport van de commissie Maitland die de volgende aanbeveling doet richting inspectiediensten in het Verenigd Koninkrijk: regulators should exploit their unique industry overview of incidents by becoming more proactive in disseminating lessons arising from them and stimulating a learning culture of continuous improvement in best practice ; Een tweede reden om op alle organisatieniveaus van SodM goede dienst te verlenen aan alle organisatieniveaus van de toezichtgenieter, houdt verband met de wijze van risicomanagement in het toezicht van SodM. Om efficiënt te werken is het belangrijk om de risicoperceptie, de mate waarin de toezichtgenieter zich bewust is van de risico s van zijn activiteiten en de risicoreductie van zijn beheersmaatregelen, te vergelijken met de mening van SodM, en zo ver mogelijk gezamenlijk vast te stellen. Natuurlijk, de uitdaging is hierbij om een juiste balans te vinden. Enerzijds is transparantie gewenst. Anderzijds moet calculerend gedrag van de toezichtgenieters worden voorkomen. Uitgangspunt blijft dat wettelijke normen worden nageleefd; waar mogelijk en gewenst wordt zelfs beter gepresteerd dan de norm voorschrijft. Om de risicoperceptie af te tasten worden bijvoorbeeld voorafgaande aan de uitvoering van inspectieprojecten, doel en plan van aanpak gepresenteerd aan de toezichtgenieters. Daarbij wordt ruimte geboden voor discussie en worden waardevolle suggesties verwerkt in de uitvoering van het project. Bovenstaande korte schets van de werkwijze leidt er in de praktijk onder andere toe dat SodM periodiek drie openbare documenten opstelt waarin zij de eisen en verwachtingen van toezichtgenieters verwoordt. Het gaat dan om: o Strategie & Programma : Elke vijf jaar worden hierin het toezichtbeleid, de keuzes en de voorgenomen inspanningen beschreven. De dienst legt dit document vervolgens voor aan de betrokken ministers. Dezen hebben op hun beurt de bevoegdheid om wijzigingen aan te brengen, mits beargumenteerd en openbaar gemaakt. o Jaarwerkplan: jaarlijks wordt vanuit het Strategie& Programma een jaarwerkplan gemaakt. Hierin worden de voorgenomen activiteiten meer in detail beschreven en worden eventuele afwijkingen ten opzichte van het vijf-jaren-programma toegelicht. o Jaarverslagen: In de jaarverslagen wordt allereerst gerapporteerd over de realisatie van de gestelde doelen en initiatieven. Daarnaast wordt, conform taak toebedeeld in de mijnbouwwet, gelegenheid gegeven om aanbevelingen te doen om de opsporing en winning van delfstoffen in Nederland te stimuleren. Vaak ingevuld door aanbevelingen die betrekking hebben op het beschikbaar stellen van informatie, verbeteringen in de regelgeving, het verlagen van de administratieve lasten en het vergroten van de veiligheid. Nadat SodM deze documenten in de uiteindelijke versie heeft aangeboden aan alle opdrachtgevers, biedt de minister van EZ deze documenten aan het parlement aan. 5

9 Om zeker te stellen dat goede dienst wordt verleend aan de toezichtgenieters voert het management van SodM periodiek en structureel gesprekken met het management van de toezichtgenieters teneinde kennis uit te wisselen. Het gaat dan om: o Bespreking jaarwerkplannen van de toezichtgenieters Het MT van SodM bespreekt individueel met de directie van mijnbouwondernemingen en gasnetbeheerders hun jaarwerkplannen en kijkt daarbij tevens terug op zowel de inspectieresultaten van SodM en de realisaties van de jaarwerkplannen van vorige jaren van de toezichtgenieters. Standaardvragen vanuit SodM zijn: Hoe is de samenwerking? en Zijn er nog klachten? o Kwartaaloverleg tussen de Inspecteur-generaal der Mijnen en de voorzitter van NOGEPA (Nederlandse Olie en Gas Exploratie en Productie Associatie) Daarnaast wordt door het management gemeten en geanalyseerd, onder andere door middel van het onderzoek onder SodM medewerkers (1x per 2 jaar), waarin aandacht is voor de werkwijze bij SodM en door middel van het stakeholders tevredenheidonderzoeken. Het stakeholders tevredenheidsonderzoek is in 2006 gestart en wordt sinds 2010 uitgevoerd via het door de Inspectieraad ontwikkelde en geüniformeerde klanttevredenheidsonderzoek (KTO), zodat de resultaten ook met andere inspectiediensten vergeleken kunnen worden. Bedrijfsvoeringssysteem van SodM. Sinds circa 10 jaar hanteert Staatstoezicht een geformaliseerd bedrijfsvoeringsysteem met als doel om zeker te stellen dat de activiteiten van de dienst zodanig worden gepland, uitgevoerd, gecontroleerd, gecorrigeerd en verbeterd dat de doelstellingen van de dienst worden waargemaakt. Het bedrijfsvoeringssysteem van SodM (BVS) is gebaseerd op de ISO 9001-norm. Deze norm, en dus ook alle procedures in het BVS zijn er op gericht om samengevat te worden als: o zeg wat je doet; doe wat je zegt; bewijs het. Deze aanpak is zo veel mogelijk consequent gevolgd wat heeft geleid tot een geïntegreerd BVS bestaande uit vier besturingsniveaus met in totaal circa 70 procedures die zijn vastgelegd in digitale BVS-documenten. Op alle niveaus is de Plan-Do-Check-Act-cyclus aanwezig. Het BVS biedt daardoor een goede basis voor de continu lerende organisatie die SodM beoogt te zijn. In 2010 is het bedrijfsvoeringssysteem van Staatstoezicht door de Auditdienst onderzocht door middel van een operational audit. De belangrijkste bevinding van de Auditdienst luidde als volgt: In opdracht van de IGM hebben wij een onderzoek uitgevoerd naar het bestaan en naar de werking van het bedrijfsvoeringssysteem (BVS) van Staatstoezicht. Staatstoezicht hanteert een managementmodel op basis van risico-analyse, hetgeen een waarborg vormt voor integraal management. De uitwerking van dit managementmodel is het bedrijfsvoeringssysteem (BVS). Het doel van het BVS is zeker te stellen dat de activiteiten van Staatstoezicht worden gepland, uitgevoerd, gecheckt en verbeterd. In ons auditrapport BVS 2005 betitelden wij dit managementmodel als best practice binnen de EZomgeving. Hierna is de NMA als enige binnen de EZ-omgeving gevolgd met de ontwikkeling van een dergelijk managementmodel. Wij kunnen stellen dat het Staatstoezicht-model nog steeds een toonbeeld is voor een integrale managementaanpak op basis van risico-analyse. Wij hebben een goed opgezet en onderhouden BVS aangetroffen, dat mede dankzij een mensgerichte stijl van leidinggeven en korte communicatielijnen veelal gestructureerd wordt nageleefd. 6

10 H3 Het normkader, de essentie van het BvGD Het Bewijs van Goede Dienst (BvGD) is een instrument dat SIRA Consulting in opdracht van de Regiegroep Regeldruk en ICT in 2008 heeft ontwikkeld om de dienstverlening van de overheid aan bedrijven in kaart te brengen en indien mogelijk en nodig, te verbeteren. In samenwerking met enkele pilotorganisaties, de VNG en vertegenwoordigers van het bedrijfsleven - VNO-NCW, MKB-Nederland en LTO - zijn knelpunten in de dienstverlening van de overheid geanalyseerd en gegroepeerd. Het principe 'van buiten naar binnen' staat hierbij centraal: wat vindt de doelgroep belangrijk? Het BvGD is door de benadering van buiten naar binnen een instrument dat overheidsorganisaties ondersteunt bij het in kaart brengen van de huidige prestaties op het gebied van dienstverlening. Daarnaast helpt het instrument bij het identificeren en prioriteren van verbetermaatregelen die leiden tot een merkbare en meetbare verbetering. Het BvGD heeft, zo stellen de ontwikkelaars, de potentie om uit te groeien tot een van de meeste concrete kwaliteitsinstrumenten om overheidsdienstverlening aan toezichtgenieters te verbeteren. Stappenplan van de Inspectieraad De rijksinspecties hebben, ter verbetering van de dienstverlening aan hun respectievelijke doelgroepen besloten dat eind % van de rijksinspecties het BvGD moet hebben ontwikkeld en hebben behaald. Het Bureau Inspectieraad en de deelnemende rijksinspecties hebben een concept stappenplan laten ontwikkelen door SIRA Consulting in door het Bureau Inspectieraad georganiseerde werksessies. Dit concept is afgestemd met alle rijksinspecties, VNO-NCW/MKB en de Directie Regeldruk en ICT van het ministerie van Economische zaken, Landbouw en Innovatie. Op basis van de ontvangen reacties is een volgend concept tot stand gekomen. SodM heeft aan de hand van het in augustus 2013, beschikbare concept, namelijk concept v0.4, d.d. 24 september 2012, voorliggend rapport opgesteld. De essentie van de knelpunten in de dienstverlening Het is de ervaring van Sira-Consulting, de ontwikkelaars van het BvGD dat vrijwel alle knelpunten in de dienstverlening van overheid aan bedrijven zijn te groeperen in vier aandachtsgebieden. De aandachtsgebieden zijn: o Termijnen o Professionaliteit o Toezichtgenietersgerichtheid o Betrouwbaarheid Van ieder aandachtsgebied volgt nu een korte beschrijving en een aantal algemene voorbeelden van knelpunten op dat aandachtsgebied. Aandachtsveld I. Termijnen Bedrijven verwachten dat de overheid afspraken nakomt, zeker wanneer wettelijke (behandel-)termijnen van toepassing zijn. Ook is het belangrijk dat de overheid transparant is in de status van de afspraken. Een termijnoverschrijding kan immers minder erg zijn wanneer hierover tijdig wordt gecommuniceerd en er nieuwe afspraken zijn gemaakt. Toezichtgenieters willen dat hun vragen, aanvragen, betalingen en bezwaren snel worden afgehandeld. Voorbeelden van ergernissen van bedrijven ten aanzien van het aandachtsveld Termijnen zijn: o Het traag beantwoorden of veel tijd nemen voor vragen van toezichtgenieters; o Het overschrijden van wettelijke termijnen bij (vergunning)aanvragen; o Het niet hebben van inzicht in de status van de behandeling; 7

11 o Het doen van betalingen van subsidies, vergoedingen of facturen. Aandachtsveld II. Professionaliteit Bedrijven rekenen op de overheid als een professionele partner die standpunten kan onderbouwen met argumenten, oplossingsgericht is en de deskundigheid heeft om wettelijke taken goed te kunnen uitvoeren. De overheid is de partij die alle maatschappelijke belangen afweegt en op basis daarvan overgaat tot het nemen van afgewogen beslissingen. Oftewel, toezichtgenieters moeten er van op aan kunnen dat de overheid een professionele, serieuze gesprekspartner is en gestructureerde, duidelijke en controleerbare werkwijzen hanteert. Een overheid die ver afstaat van het bedrijfsleven en niet bedrijfsmatig kan meedenken, kan immers niet goed adviseren. Voorbeelden van ergernissen van bedrijven ten aanzien van het aandachtsveld Professionaliteit zijn: o Het onvoldoende kennis en kundigheid hebben over de toepassing van de regelgeving; o Het beperkt oplossingsgericht denken van de overheid; o Het ontbreken van advies over hoe aan de regelgeving moet worden voldaan. Aandachtsveld III. ondernemersgerichteid De overheid moet voor toezichtgenieters snel en gemakkelijk benaderbaar zijn en moet snel actuele, en op de behoefte van het bedrijfsleven toegesneden informatie verstrekken. Ondernemersgerichtheid, of in het geval van SodM, toezichtgenietersgerichtheid is ook terug te vinden in de houding van medewerkers en de ambitie van de organisatie om - binnen de wettelijke kaders - mee te denken over oplossingen. Voorbeelden van ergernissen van bedrijven ten aanzien van het aandachtsveld ondernemersgerichtheid zijn: o Het ontbreken van ondernemersloket of accountmanager voor bedrijven; o Het last hebben van lange wachttijden; o Het niet bereikbaar zijn van websites of webfaciliteiten; o Het verstrekken van onvolledige of niet actuele informatie (o.a. via websites). Aandachtsveld IV. Betrouwbaarheid Ondernemers/Toezichtgenieters moeten ervan op aan kunnen dat behandeling, besluitvorming en beoordeling door de overheid zorgvuldig, transparant, consistent en betrouwbaar gebeurt, zonder daarbij de toezichtgenieters onnodig te belasten. Het duidelijke motiveren van besluitvorming is hierbij belangrijk. Voorbeelden van ergernissen van bedrijven ten aanzien van het aandachtsveld Betrouwbaarheid zijn: o Het slecht motiveren van afwijzingen van bijvoorbeeld bezwaren of aanvragen; o Het hebben van onnodige complexe regelgeving; o Het herhaaldelijk vragen om dezelfde of vergelijkbare informatie. De essentie van het BvGD is dat de knelpunten in de dienstverlening worden geïdentificeerd en gegroepeerd. Vervolgens worden op basis hiervan een aantal concrete en meetbare normen ontwikkeld die evenredig zijn verdeeld over de bovenstaande aandachtsvelden. De normen in het normkader dienen de verwachtingen van toezichtgenieters ten aanzien van de dienstverlening van SodM reflecteren. 8

12 H4 11 normen gebaseerd op de verwachtingen van de toezichtgenieters en in lijn met de strategie Het BvGD is alleen dan van waarde voor SodM als er vanuit de verwachtingen van de toezichtgenieters, de missie van SodM, de werkwijze van SodM een duidelijke inhoudelijke relatie wordt gelegd met het normkader van het BvGD. Oftewel, de normen in het normkader moeten de verwachtingen van toezichtgenieters ten aanzien van de dienstverlening van SodM reflecteren. De belangrijkste redelijke en legitieme verwachtingen van de toezichtgenieters zijn in het kader van de vaststelling van het Strategie & Programma , begin 2012 vastgesteld in wisselwerking met de brancheorganisatie van de mijnbouwondernemingen, Nogepa. De verwachtingen van de toezichtgenieters over SodM zijn toen als volgt geformuleerd: o SodM heeft voldoende ervaring en kwaliteit in huis om binnen de gestelde termijnen documenten adequaat te kunnen beoordelen; o SodM deelt relevante kennis en informatie (elders opgedaan) met de toezichtgenieters, zodat deze hun eigen praktijk en/of systemen kunnen verbeteren; o SodM koppelt tijdig en consistent inspecties, ongevalonderzoeken en audits terug. Daarnaast wordt verwacht dat SodM bij deze beoordeling van situaties realistisch en in redelijkheid optreedt; o SodM probeert in haar toezicht de toezichtslasten zoveel mogelijk te beperken; o SodM, in haar rol als adviseur van beleidsmakers, de brancheorganisaties laat participeren bij het opstellen van adviezen richting beleid, evenals bij het beoordelen van de uitvoerbaarheid van voorgenomen beleid. Het vaststellen van 11 normen: het normkader SodM Een analyse van de bovengenoemde verwachtingen van toezichtgenieters, de missie en werkwijze van SodM, en het klanttevredenheidsonderzoek 2012 (KTO-2012) heeft, na overleg met het MT van SodM in de zomer 2013, geleid tot de vaststelling van onderstaande elf normen. Deze normen zijn tevens: o gedefinieerd binnen de eerder genoemde vier aandachtsgebieden; o gebaseerd op representatieve afspiegeling van de dienstverlening van de betreffende overheidsorganisatie, kortom, vinden dus plaats voor de producten of diensten waarvan de meeste ondernemers gebruik maken. Norm 1: Aandacht voor de belangrijkste risico s Aandachtsveld: Professionaliteit Toezichtgenieters vinden dat inspecties gericht dienen te zijn op de belangrijkste reële risico s. Om dit aspect te meten, is gekeken welk deel van de toezichtgenieters vindt dat de inspecteur van SodM goed de hoofdzaken scheidt van bijzaken. Norm 2: Inhoudelijke kennis en deskundigheid Aandachtsveld: Toezichtgenietersgerichtheid Toezichtgenieters verwachten dat inspecteurs van SodM bij de uitvoering van een inspectie over voldoende inhoudelijke kennis en deskundigheid beschikt. Norm 3: Kwaliteit van informatie Aandachtsveld: Toezichtgenietersgerichtheid Bedrijven verwachten dat SodM duidelijke en nuttige informatie verstrekt over aard en doel van inspecties. Het gaat daarbij zowel om algemene informatie op de website als over het doel van de inspectie zelf (vlak voor deze wordt uitgevoerd). Norm 4: Deugdelijkheid van de besluitvorming Aandachtsveld: Betrouwbaarheid Waarschuwingen en sancties van SodM moeten in lijn zijn met de geconstateerde overtreding en uiteindelijk leiden tot een resultaat waar de toezichtgenieters van profiteren. 9

13 Norm 5: Uniformiteit in de terugkoppeling van Aandachtsveld: inspectieresultaten professionaliteit Toezichtgenieters willen dat de mondelinge terugkoppeling direct na de inspectie en de schriftelijke terugkoppeling (rapportage) overeenstemmen. Norm 6: Begrijpelijkheid van de terugkoppeling Aandachtsveld: Betrouwbaarheid Toezichtgenieters willen dat de schriftelijke terugkoppeling van SodM duidelijk, volledig en herkenbaar is, en dat de conclusies onderbouwd en redelijk zijn. Norm 7: Klantvriendelijkheid en -gerichtheid Aandachtsveld: Toezichtgenietersgerichtheid Toezichtgenieters willen dat de contacten die zij hebben met SodM tot een eindresultaat leiden waar de toezichtgenieter voordeel van heeft. Norm 8: Transparantie van het sanctiebeleid Aandachtsveld: Professionaliteit Toezichtgenieters willen dat het duidelijk is op welke wettelijke voorschriften een sanctie is gebaseerd en hoe de hoogte van sancties wordt bepaald. Informatie over de structuur van het sanctiebeleid en de hoogte van boetes en moet navolgbaar zijn. Norm 9: Administratieve last van het toezicht Aandachtsveld: betrouwbaarheid Toezichtgenieters willen dat inspecties een duidelijke focus hebben en niet langer duren dan nodig is om de belangrijke risico s te beoordelen. Hierdoor wordt het bedrijf niet onnodig belast. Toezichtgenieters verwachten dat hierbij rekening wordt gehouden met de risico s, de omvang van het bedrijf, de branche en de (complexiteit) van bedrijfsprocessen. Norm 10: Tijdige terugkoppeling van inspectieresultaten Aandachtsveld: termijngerichtheid Toezichtgenieters willen snel een formele terugkoppeling van de inspectieresultaten. Toezichtgenieters ontvangen altijd een schriftelijke terugkoppeling en verwachten dat deze snel wordt toegestuurd. Norm 11: Tijdsbeslag bij verstrekking van Aandachtsveld: vergunning/instemming termijngerichtheid Toezichtgenieters willen dat het aanvragen van een formele aanvraag of vergunning hen weinig tijd kost en dat de formele aanvraag of vergunning hen snel wordt verstrekt. Normkader SodM; hoe meet je jezelf? Om de 11 bovenstaande normen te concretiseren is aansluiting gezocht bij het resultaat van het klanttevredenheidsonderzoek (KTO) dat in oktober en november 2012 is uitgezet. In het KTO dat is uitgevoerd en is samengesteld volgens het sjabloon van de Inspectieraad en dat dus periodiek door alle rijksinspecties wordt gebruikt, is de waardering van de inspectiekwaliteit in kaart gebracht aan de hand van meerkeuzevragen. In totaal zijn er 119 vragen opgenomen in de vragenlijst. Echter, niet iedere respondent vult alle vragen in. Als de respondent aangeeft dat hij bijvoorbeeld geen vergunning heeft aangevraagd, dan krijgt hij daar ook geen subvragen over. Waarschijnlijk vult een respondent gemiddeld 50 vragen in. Voor het meest recente KTO van SodM is een vragenlijst gestuurd aan 274 contactpersonen van 51 organisaties. Uiteindelijk hebben 135 (49 procent) personen de vragenlijst ingevuld. In onderstaande tabel is aangegeven op welke wijze de 11 normen uit het normenkader zijn gekoppeld aan vragen uit het KTO. 10

14 1 Norm: Aandacht voor de belangrijkste risico s Aandachtsveld: Professionaliteit Toezichtgenieters vinden dat inspecties gericht dienen te zijn op de belangrijkste reële risico s. Om dit aspect te meten, is gekeken welk deel van de toezichtgenieters vindt dat de inspecteur van SodM goed de hoofdzaken scheidt van bijzaken. informatiebron: Het gemiddelde van de scores op vraag nr. 26f + vraag nr. 28j ik zou de nummers weglaten, dat is voor de lezer niet relevant toch?voor wat betreft tamelijk tevreden + zeer tevreden uit het KTO 2012 (Het scheiden van hoofd- en bijzaken door de inspecteurs + Het scheiden van hoofd- en bijzaken in het rapport of verslag). 2 Norm: Inhoudelijke kennis en deskundigheid Aandachtsveld: Toezichtgenietersgerichtheid Toezichtgenieters verwachten dat inspecteurs van SodM bij de uitvoering van een inspectie over voldoende inhoudelijke kennis en deskundigheid beschikt. Informatiebron: Score op vraag nr 25f voor wat betreft tamelijk tevreden + zeer tevreden uit het KTO 2012 (De deskundigheid van de inspecteurs) 3 Norm: Kwaliteit van informatie Aandachtsveld: Toezichtgenietersgerichtheid Bedrijven verwachten dat SodM duidelijke en nuttige informatie verstrekt over aard en doel van inspecties. Het gaat daarbij zowel om algemene informatie op de website als over het doel van de inspectie zelf (vlak voor deze wordt uitgevoerd). Gemiddelde van de scores op vraag nr 25b + 25c + 41 voor wat betreft tamelijk tevreden + zeer tevreden uit het KTO 2012 (kwaliteitsaspecten bezoek; de duidelijkheid voorafgaand aan het bezoek over doel en inhoud van het bezoek + de duidelijkheid van de criteria waarop uw organisatie werd beoordeeld + wilt u aangeven hoe tevreden u alles bijeengenomen bent met de communicatie). 4 5 Norm: Deugdelijkheid van de besluitvorming Aandachtsveld: Betrouwbaarheid Waarschuwingen en sancties van SodM moeten in lijn zijn met de geconstateerde overtreding en uiteindelijk leiden tot een resultaat waar de toezichtgenieters van profiteren. Score op vraag nr. 30 voor wat betreft Ja uit het KTO 2012 (Maatregel of sanctie; Heeft de maatregel of sanctie geholpen om de kwaliteit van uw organisatie en/of product te verbeteren). Norm: Uniformiteit in de terugkoppeling van Aandachtsveld: inspectieresultaten professionaliteit Toezichtgenieters willen dat de mondelinge terugkoppeling direct na de inspectie en de schriftelijke terugkoppeling (rapportage) overeenstemmen. Informatiebron: Score op vraag nr. 28 c voor wat betreft tamelijk tevreden + zeer tevreden uit het KTO 2012 (Kwaliteitsaspecten rapport of verslag; De herkenbaarheid van het rapport of verslag). 11

15 6 7 Norm: Begrijpelijkheid van de terugkoppeling Aandachtsveld: Betrouwbaarheid Toezichtgenieters willen dat de schriftelijke terugkoppeling van SodM duidelijk, volledig en herkenbaar is, en dat de conclusies onderbouwd en redelijk zijn. Informatiebron: Gemiddelde van de scores op de vragen nr. 28 a,b,c,e,f voor wat betreft tamelijk tevreden + zeer tevreden uit het KTO 2012 (Kwaliteitsaspecten rapport of verslag; de volledigheid, duidelijkheid, de herkenbaarheid van het rapport of verslag + de redelijkheid en herkenbaarheid van de conclusies). Norm: Klantvriendelijkheid en -gerichtheid Aandachtsveld: Toezichtgenietersgerichtheid Toezichtgenieters willen dat de contacten die zij hebben met SodM tot een eindresultaat leiden waar de toezichtgenieter voordeel van heeft. Informatiebron: Gemiddelde van de scores op vragen nr. 8 + nr.14 voor wat betreft tamelijk tevreden + zeer tevreden + ja + wordt wel verwacht uit het KTO 2012 (Resultaat; Heeft het contact dat u in de afgelopen 12 maanden met de inspectie heeft gehad geleid tot een resultaat waar uw organisatie voordeel van heeft? + Wilt u aangeven hoe tevreden u alles bijeengenomen bent met het advies?). 8 Norm: Transparantie van het sanctiebeleid Aandachtsveld: Professionaliteit Toezichtgenieters willen dat het duidelijk is op welke wettelijke voorschriften een sanctie is gebaseerd en hoe de hoogte van sancties wordt bepaald. Informatie over de structuur van het sanctiebeleid en de hoogte van boetes en moet navolgbaar zijn. Informatiebron: Gemiddelde van de scores op vraag nr vraag nr. 41 voor wat betreft tamelijk tevreden + zeer tevreden uit het KTO 2012 (Wilt u aangeven hoe tevreden u alles bijeengenomen bent met het inwinnen van informatie? + Wilt u aangeven hoe tevreden u alles bijeengenomen bent met de communicatie? ). 9 Norm: Administratieve last van het toezicht Aandachtsveld: betrouwbaarheid Toezichtgenieters willen dat inspecties een duidelijke focus hebben en niet langer duren dan nodig is om de belangrijke risico s te beoordelen. Hierdoor wordt het bedrijf niet onnodig belast. Toezichtgenieters verwachten dat hierbij rekening wordt gehouden met de risico s, de omvang van het bedrijf, de branche en de (complexiteit) van bedrijfsprocessen. Informatiebron: Gemiddelde van de scores op vraag nr vraag nr. 17 voor wat betreft tamelijk tevreden + zeer tevreden + grotendeels mee eens + helemaal mee eens + veel vertrouwen + heel veel vertrouwen uit het KTO 2012 (Algemene tevredenheid; Hoe tevreden bent u, alles bijeengenomen over SodM? + Hoe waarschijnlijk is het dat u zich tegenover anderen positief uitlaat over het toezicht van SodM?+ Vertrouwen en imago; Hoeveel vertouwen heeft u in SodM als toezichthouder? + Het werk van SodM is belangrijk voor de samenleving/levert een positieve bijdrage aan de organisaties waarop zij toezicht houdt/in het algemeen heeft SodM een goed imago in de sector). 12

16 10 Norm: Tijdige terugkoppeling van inspectieresultaten Aandachtsveld: termijngerichtheid Toezichtgenieters willen snel een formele terugkoppeling van de inspectieresultaten. Toezichtgenieters ontvangen altijd een schriftelijke terugkoppeling en verwachten dat deze snel wordt toegestuurd. informatiebron: Score op vraag nr. 28g voor wat betreft tamelijk tevreden + zeer tevreden uit het KTO 2012 (Kwaliteitsaspecten rapport of verslag; de tijd tussen het bezoek en de ontvangst van het rapport of verslag). 11 Norm: Tijdsbeslag bij verstrekking van Aandachtsveld: vergunning/instemming termijngerichtheid Toezichtgenieters willen dat het aanvragen van een formele aanvraag of vergunning hen weinig tijd kost en dat de formele aanvraag of vergunning hen snel wordt verstrekt. Score op de vragen nr. 18 a + nr. 18 b uit het KTO 2012 voor wat betreft tamelijk tevreden + zeer tevreden (Vergunning/erkenning aanvragen; De tijd die het aanvragen van de vergunning of erkenning u heeft gekost? + De tijd tussen het aanvragen en het verkrijgen van de vergunning of erkenning?). Bepaling grenswaarden; welk cijfer geef je jezelf? Na rijp beraad binnen SodM is besloten een rekenmethodiek te gebruiken voor de bepaling van de scores op het normkader die terug te voeren is op het uitgangspunt: het gemiddelde is goed genoeg. De rekenmethodiek berust er op dat de positieve antwoord(en) op een vraag uit het KTO-2012 worden vergeleken met de positieve antwoorden van de andere Rijksinspecties op diezelfde vraag uit hun meest recente KTO. Positieve antwoorden zijn die antwoorden waarbij de respondent heeft gekozen voor: tamelijk tevreden + zeer tevreden + grotendeels mee eens + helemaal mee eens + veel vertrouwen + heel veel vertrouwen en natuurlijk Ja. Aan het laagste percentage positieve antwoorden op eenzelfde vraag, is waarde ( oftewel het rapportcijfer) 6 toegekend. Evenzo is aan het hoogste percentage positieve antwoorden op diezelfde vraag de waarde 10 toegekend. Vervolgens zijn deze hoogste en laagste percentages met de KTO-respons van SodM vergeleken, en is volgens lineaire weging bepaald welk cijfer SodM dan scoort op die vraag. Als een norm bestaat uit de positieve respons op een enkele KTO-vraag, dan levert de positieve respons ook direct de score op die norm. Een getal voorbeeld: Op vraag x uit het KTO blijkt de laagste positieve score 70% (bij Inspectiedienst A) en de hoogste positieve score 90% (bij inspectiedienst B). De positieve score van Sodm op vraag x = 75%. Inspectiedienst A krijgt dan een 10, Inspectiedienst B een 6 en SodM een 7. Namelijk 6 + (75%-70%)/(90%- 70%) * (10-6). Als een norm is opgebouwd uit de antwoorden op meerdere KTO-vragen, dan is de score op die norm vastgesteld als het rekenkundig gemiddelde van de score op die KTO-vragen. Een score van 8,5 wordt geduid als minimum grenswaarde voor de betiteling excellente dienstverlening. Een score boven de grenswaarde van 7,5 is wat toezichtgenieters minimaal mogen verwachten van de dienstverlening van SodM. 13

17 H5 Resultaten, verbeterplan, uitvoering verbeterplan Dit hoofdstuk geeft de resultaten van de BvGD-meting voor SodM op basis van het KTO-2012 weer. De nadruk in dit hoofdstuk ligt op de beschrijving van de tekortkomingen in de dienstverlening en de beschrijving van de maatregelen die het management van SodM in reactie heeft genomen, in het kader van het BvGD aangeduid als verbeterplan. In het vorig hoofdstuk is de rekenmethodiek toegelicht die SodM heeft gebruikt voor de bepaling van de score op 11 normen. Onderstaand is de score op de 11 normen uit het normkader weergegeven: Normkader SodM score 1 Aandacht voor de belangrijkste risico's 8,8 2 Inhoudelijke kennis en deskundigheid 8,0 3 Kwaliteit van de verstrekte informatie 9,2 4 Deugdelijkheid van de besluitvorming 9,4 5 Uniformiteit in terugkoppeling van inspectieresultaten 10,0 6 Begrijpelijkheid van de terugkoppeling 9,7 7 Klantvriendelijkheid en -gerichtheid 9,0 8 Transparantie van het sanctiebeleid 9,8 9 Administratieve last van het toezicht 9,9 10 Tijdige terugkoppeling van de inspectieresultaten 8,9 11 Tijdsbeslag bij verstrekking van vergunning/instemming 7,0 In onderstaand spindiagram is de score eveneens weergegeven en zijn tevens de door SodM gestelde grenswaarden voor iedere norm weergegeven, die dus duiden wat toezichtgenieters minimaal mogen verwachten van de dienstverlening van SodM en wat de opvatting van SodM is over excellente dienstverlening. 14

18 Uit bovenstaand diagram is duidelijk dat SodM met het cijfer 8 onder de maximale grenswaarde voor excellente dienstverlening scoort op norm 2: Inhoudelijke kennis en deskundigheid. Deze relatief lage score wordt door SodM herkend en raakt aan een continu aandachtspunt voor SodM om door gerichte werving mensen met voldoende industrie-ervaring te binden. De arbeidsmarkt in met name de mijnbouwindustrie voor deze mensen is internationaal georiënteerd en het is daardoor moeilijk en kostbaar om ervaren medewerkers te binden. Op norm 11: Tijdsbeslag bij verstrekking van een vergunning of instemming wordt een 7 gescoord wat onder de minimum grenswaarde van 7,5 ligt en wat toezichtgenieters dus minimaal van SodM kunnen verwachten. Ook deze relatief lage score wordt door SodM onmiddellijk herkend en heeft betrekking op de tijd die het kost om de procedure te doorlopen om specifieke chemicaliën te gebruiken in de mijnbouw. De uitkomst van het KTO-2012 is in een zogenaamde Client audit, waarin wordt gevraagd naar de concrete ervaringen van bedrijven met de directe dienstverlening van SodM, in februari 2013 nader onderzocht door een gesprek met de brancheverenging NOGEPA. De uitkomst van deze bespreking heeft voor SodM het reeds eerder gevormde beeld bevestigd dat de verklaring voor de lagere score op deze twee normen terug te voeren is op het resultaat van de volgende kernactiviteiten van SodM: 1. Complicaties, en daardoor vertraging, in de complexe procedure voorafgaand aan de verstrekking van vergunningen voor precies gedefinieerd gebruik van specifieke grootschalig gebruikte chemicaliën in de offshore-industrie. 2. Onduidelijkheid bij de HMI, Hoofd Mijnbouw Installatie, over het doel van de komst van de inspecteurs. Weliswaar is het bezoek van de inspecteurs telefonisch tijdig, duidelijk en doelgericht aangemeld bij de SodM-contactpersoon op het hoofdkantoor van de mijnbouwonderneming en is de reis naar de (offshore) mijnbouwinstallatie en ontvangst op de mijnbouwinstallatie prima ingepland. Toch blijkt het doel waarvoor de inspecteurs de mijnbouwinstallatie bezoeken niet volledig duidelijk bij de HMI te zijn, waardoor de inspectie minder efficiënt verloopt dan zou kunnen. Tevens is door de HSE-verantwoordelijken van de mijnbouwbedrijven meerdere malen een behoorlijk verschil geconstateerd tussen de terugkoppeling die zij na afloop van de inspectie ontvingen van de begeleiders van de inspecteurs op de mijnbouwinstallatie (vaak de HMI) en hetgeen zij lazen in het verslag of rapport van de inspecteur van SodM. 15

19 Verbeterplan Met de branchevereniging van de mijnbouwondernemingen, NOGEPA, zijn in februari 2013 onderstaande drie verbeteracties afgesproken, die nu, door de actualiteit van het BvGD, als uitvoering van de tweede opdracht van het BvGD, worden bestempeld. 1. Chemicaliënvergunning: Samen met NOGEPA wordt gewerkt aan een structurele oplossing. Omdat dit raakt aan lopende contracten (b.v. met CEFAS (Centre for Environment, Fisheries and Aquaculture Science)) is dit een traject dat op zijn vroegst in 2014 kan worden afgerond 2. Verbeterde informatielevering vooraf aan de contactpersoon: Iedere inspectie bij een mijnbouwonderneming wordt gestart met een aankondigingsmail aan de contactpersoon bij die mijnbouwonderneming. In deze mail wordt het groter kader van de inspectie, dus het inspectieproject, en de te verwachten inspectiehandelingen toegelicht. Ook wordt aangekondigd dat de inspectie eindigt met een terugkoppelingsmoment aan de HMI (hoofd mijnbouwkundige installatie) en dat er naar gestreefd wordt om binnen twee tot vier weken schriftelijk verslag van de inspectie te doen. In deze aankondigingsmail wordt het close-out proces verduidelijkt: De daadwerkelijke inspectie wordt door de inspecteur afgesloten met het terugkoppelmoment aan de begeleiders van de inspecteur. In deze zogenaamde close-out meldt de inspecteur de aard van de waarnemingen en bevindingen aan de betrokken begeleiders zonder hieraan een waardeoordeel of sanctie te verbinden. De close-out wordt afgesloten met de vraag of er nog op-, of aanmerkingen zijn over de inspectie en dat binnen vier weken rapport of verslag kan worden verwacht. Het waardeoordeel wordt pas later in intern overleg bepaald om uniformiteit in de beoordeling van bevindingen te bewaren. Uitvoering verbeterplan De verbeteracties uit het verbeterplan van SodM zijn afgestemd met de branchevereniging van de mijnbouwondernemingen en toegelicht in een plenaire sessie aan alle inspecteurs. Op dit moment worden ze gehanteerd door de inspecteurs en zijn ze geïmplementeerd in het bedrijfsvoeringssysteem van SodM. Hiermee is aan de tweede opdracht van het BvGD voldaan. Het BvGD zal, om zijn geldigheid te behouden, binnen twee jaar worden geëvalueerd en opnieuw worden uitgevoerd. Nu is al duidelijk dat de onderbouwing voor norm 1: Aandacht voor de belangrijkste risico s gewijzigd zal worden in een onderbouwing die de risicogerichte aanpak van SodM beter weerspiegelt. 16