Informatiseringsplan gemeente Bergen Samen werken aan samenhangende informatievoorziening voor een beter presterende gemeente

Transcriptie

1 Informatiseringsplan gemeente Bergen Samen werken aan samenhangende informatievoorziening voor een beter presterende gemeente

2 Informatiseringsplan gemeente Bergen Plaats: Bergen Datum: April 2008 Jeroen van der Hulst Eltjo Vermeulen Erik Versterre 2008.

3 Voorwoord In dit document is de visie van de gemeente Bergen beschreven ten aanzien van informatiebeleid voor de komende jaren. Dit informatiseringsplan is eind 2007 en voorjaar 2008 tot stand gekomen met inbreng en medewerking van de gehele gemeentelijke organisatie en geeft richting aan de ICT inspanningen van de gemeente Bergen voor de periode van 2008 tot en met Bij dit informatiseringsplan hoort het uitvoeringsprogramma waarin per jaarschijf alle concrete te realiseren ICT projecten zijn beschreven. April 2008 ii

4 Inhoud 1 Managementsamenvatting 1 2 Waarom dit informatiseringsplan? ICT beleid vanaf de fusie in 2001 tot Eerst richten dan inrichten 3 3 Huidige situatie Inleiding Specifieke bedrijfsfuncties en de ICT Stand van zaken Bergen in relatie tot de landelijke ontwikkelingen De I&A functie 5 4 Externe ontwikkelingen en trends Landelijke initiatieven en kaders en de Verklaring Technologische ontwikkelingen 8 5 Visie op Bergen Visie en richten van ontwikkeling organisatie en ICT Beleidsmatige ambities en organisatieontwikkeling Speerpunten informatisering gemeente Bergen Conclusies ten aanzien van prioriteiten voor de periode Inrichting informatievoorziening Informatievoorziening begin Van standalone pakketten naar een architectuur gebaseerd op informatievoorzieningsservices De informatievoorziening medio De informatievoorziening in Tot besluit 21 7 Aanpak ontwikkeling Ontwikkelen in samenhang De aanpak Het uitvoeringsprogramma 22 Bijlagen 24 Specifieke bedrijfsfuncties en de ICT NORA en EGEM referentiearchitectuur Geraadpleegde bronnen Betrokken medewerkers Het uitvoeringsprogramma Informatisering is een afzonderlijk document iii

5 1 Managementsamenvatting Dit visiedocument ten aanzien van het informatiebeleid van de gemeente Bergen geeft richting aan de ICT inspanningen van de gemeente Bergen voor de periode van 2008 tot en met Het plan is opgesteld op basis van een drietal uitgangspunten. Het eerste uitgangspunt wordt gevormd door bestuurlijke doelen en uitgangspunten. De aandacht voor het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven, het wijkgericht werken en de WMO vormen voorbeelden van dit uitgangspunt. Het tweede uitgangspunt wordt gevormd door de behoefte van de organisatie om de kwaliteit van processen en producten te verhogen en om meer inzicht te verkrijgen in de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie. Om een goed beeld van dit uitgangspunt te verkrijgen is, voorafgaand aan het opstellen van dit visiedocument, een brede inventarisatie en analyse gemaakt die veel waardevolle informatie over deze kwaliteitsverbetering heeft opgeleverd. Het derde uitgangspunt wordt gevormd door de externe ontwikkelingen, waarbij met name voorschriften die door wet en regelgeving zijn voorgeschreven de komende jaren veel aandacht vragen. De implementatie van een nieuwe basisregistratie voor adressen en gebouwen (BAG) vormt hiervan een voorbeeld. Om daadwerkelijk raakvlakken met de organisatie te verkrijgen zijn vanuit deze uitgangspunten een zestal themagebieden gedefinieerd van waaruit de gemeente Bergen haar ICT inspanningen wil vormgegeven. Deze zes themagebieden geven de gemeente Bergen de mogelijkheid om de ICT inspanningen te spreiden, te faseren en te prioriteren ten aanzien van de komende jaren. Het gaat om de volgende themagebieden: 1. Basisregistraties, 2. Geo-informatievoorziening, Rampenbestrijding & Brandweerzorg, 3. Besturing en Planning & Control, 4. Dienstverlening, 5. Maatschappelijke zaken, 6. Ondersteunende functies. Om vanuit de visie op de informatievoorziening te komen tot een daadwerkelijke invulling van de ICT inspanningen zijn de themagebieden uitgewerkt in concrete te realiseren projecten. Het resultaat van de uitwerking van deze themagebieden is opgenomen het bijgevoegde uitvoeringsprogramma. In dit programma staan per jaarschijf de projecten benoemd die vanuit de drie uitgangspunten binnen de zes themagebieden zijn benoemd. Daaraan is nog een thema toegevoegd, namelijk de investeringen die nodig zijn in apparatuur en andere onderdelen van de algemene ICT infrastructuur. Als finale stap is aan het totale informatiseringsplan en het uitvoeringsprogramma nog één extra uitgangspunt toegevoegd en dat betreft de voorwaarde voor de organisatie om ook daadwerkelijk de voorgestelde ICT inspanningen waar te kunnen maken, wat betreft de effectieve en efficiënte inzet van mensen en middelen. In het laatste hoofdstuk van het informatiseringsplan is de aanpak beschreven om de, in de visie beschreven, doelstellingen te realiseren. Dit onderdeel handelt over de organisatie, de processen, de rollen en de cyclus die jaarlijks wordt doorlopen om het uitvoeringsplan, dat een dynamisch karakter heeft, actueel te houden. Met de aanbevelingen uit dit onderdeel is het voor de gemeente Bergen mogelijk een meerjarig perspectief te behouden op haar informatiseringinspanningen, maar daarnaast eveneens in te kunnen springen op actuele ontwikkelingen, zowel vanuit een maatschappelijke aanleiding als vanuit interne behoeften. 1

6 2 Waarom dit informatiseringsplan? De informatievoorziening en de daarbij toegepaste ICT (automatisering) zijn van cruciaal belang voor de prestaties van de gemeente Bergen. Zonder adequaat opgezette informatievoorziening en de juiste ICT kan Bergen zijn ambities niet waarmaken. Tevens wordt de gemeente geconfronteerd met ontwikkelingen die binnen de gehele overheid spelen en die zich richten op de realisatie van de elektronische overheid. Daarom is het van belang hiervoor een beleid te ontwikkelen dat aan de ontwikkeling van de informatievoorziening en ICT in onderlinge samenhang richting geeft. Direct daarop aansluitend wordt dit beleid uitgewerkt in een goed gestructureerde inrichting. De daartoe uit te voeren projecten worden vervolgens benoemd in een uitvoeringsprogramma inclusief raming van inzet, kosten en een planning. Deze werkwijze past bij de wens van de gemeente Bergen een planmatige werkwijze te hanteren bij beheer en uitvoering van de informatievoorziening. 2.1 ICT beleid vanaf de fusie in 2001 tot 2008 In het jaar 2000 is ter voorbereiding van de fusie het eerste informatiseringsplan opgesteld voor de nieuwe gemeente Bergen. Dit plan genaamd I&A plan Gemeente Bergen i.o. heeft de eerste jaren richting gegeven aan het ICT beleid en de ICT activiteiten bij de nieuwe gemeente Bergen. De aandacht in dit plan was met name gericht op het tot stand brengen van een uniforme applicatiestructuur en technische infrastructuur en het toevoegen van basisfunctionaliteit die nodig was om de nieuwe organisatie te kunnen besturen. Met andere woorden de basisvoorzieningen realiseren voor de nieuwe organisatie. Vanaf het jaar 2004 is een bedrijfsmatiger aanpak met betrekking tot ICT geformuleerd, mede ingegeven door de gewijzigde financieel-economische situatie en de fase van ontwikkeling van de organisatie. Hierbij is ook meer het accent komen te liggen op de toerusting van de werkeenheid I&A zelf. Een goed toegeruste werkeenheid I&A die op een planmatige wijze uitvoer geeft aan de ICT activiteiten vormt een voorwaarde voor een efficiënte bedrijfsvoering. Alhoewel het eerste informatiseringsplan van de nieuwe gemeente Bergen ( I&A plan Gemeente Bergen i.o. ) een duidelijke richting aangeeft, kwamen de ICT initiatieven binnen de gemeentelijke organisatie in veel gevallen nog los van elkaar tot stand. Daarnaast namen de budgetten van ICT gerelateerde projecten een steeds groter deel van de gemeentelijke begroting in. Voor het jaar 2005 heeft daarom een eerste bijstelling plaatsgevonden van ICT beleid. Met name de ruimte die in het eerste informatiseringsplan van de gemeente Bergen was ingeruimd voor de ontwikkeling van ICT voorzieningen strookte niet meer met de financieel-economische situatie van de gemeente Bergen. Daarnaast was er een sterke behoefte om structuur, transparantie en vooral samenhang aan te brengen tussen de vele ICT gerelateerde projecten. Deze nieuwe uitgangspunten resulteerden in een ICT beleid dat erop gericht was om een pas op de plaats te maken wat betreft investeringen in ICT innovatie en vernieuwing en zich vanaf het jaar 2005 uitsluitend te richten op de strikt noodzakelijke ICT projecten. De doelstelling hiervan is tweeledig. Allereerst om gezien de financieel-economische situatie van de gemeente Bergen een pas op de plaats te maken, ook op het gebied van ICT investeringen. Daarnaast om een bewuste keus te maken uit de vele ICT projecten. Hierdoor kan het ambitieniveau worden afgestemd op de capaciteit van de organisatie en van de werkeenheid I&A en eveneens afgestemd op de fase van ontwikkeling van de organisatie, zodat de voorgedragen projecten ook daadwerkelijk zijn te realiseren in het betreffende jaar. 2

7 Om deze weging van ICT projecten op een goede manier te laten verlopen is een meetlat ontwikkeld waarop alle ICT projecten zijn gewogen. De meetlat bevatte slechts 2 waarden: gewenst en noodzakelijk. Een ICT project krijgt uitsluitend de status noodzakelijk indien: Het uitvoeren van het ICT project wettelijk of volgens regelgeving verplicht is. Het niet uitvoeren van het ICT project een directe bedreiging voor de uitvoer van het primaire proces oplevert. De gemeenteraad van de gemeente Bergen expliciet opdracht heeft gegeven tot de aanschaf van een geautomatiseerd systeem. De ICT voorziening een vervanging betreft van een bestaande noodzakelijke ICT voorziening. Deze werkwijze was toereikend voor de afgelopen periode. Voor de periode is het noodzakelijk een helder ICT beleidskader te formuleren. Dit mede in het licht van de vele ontwikkelingen rondom informatisering waarmee de gemeente te maken krijgt. 2.2 Eerst richten dan inrichten In dit document wordt eerst de richting waarin de informatievoorziening zich verder moet ontwikkelen uitgewerkt, vervolgens wordt een daarbij passende inrichting beschreven. In beide uitwerkingen wordt stil gestaan bij de huidige situatie (het vertrekpunt) en bij externe ontwikkelingen en trends. Zie Figuur 1. Bij het richten zijn die van belang voor het bepalen van de strategische doelen en de ambitie. Bij het inrichten zijn die van belang bij het vormgeven van de configuratie van applicaties, het ontwikkelpad en voor de organisatie van activiteiten in verband met de informatisering en ICT. In hoofdstuk 3 wordt een overzicht gegeven van de huidige situatie: de context waarbinnen de informatievoorziening functioneert en de belangrijkste kenmerken vanuit gebruiksperspectief. In hoofdstuk 4 worden de belangrijkste externe ontwikkelingen en trends uitgewerkt. Hoofdstuk 5 geeft de visie op de gewenste ontwikkeling van de informatievoorziening en daarmee is het onderdeel richten afgerond. In hoofdstuk 6 wordt in drie paragrafen een overzicht gegeven van de huidige situatie, de ontwikkelingen en trends en de opzet en het ontwikkelpad van de informatievoorziening in Bergen. In hoofdstuk 7 worden de aanpak en de organisatorische randvoorwaarden uitgewerkt. Hiermee is het onderdeel inrichten afgerond. Het Uitvoeringsprogramma Informatisering is in een afzonderlijk document opgenomen. Externe ontwikkelingen Huidige situatie richten Visie gemeente Bergen Ambitie Doelen prioriteiten inrichten Vertaling visie naar opzet inrichting Uitvoeringsplan Figuur 1 Van richten naar inrichten 3

8 3 Huidige situatie 3.1 Inleiding Om de huidige situatie in kaart te brengen zijn diverse gemeentelijke documenten geraadpleegd en een groot aantal interviews gehouden. Hierbij zijn de volgende aspecten geïnventariseerd: Kenmerken en ontwikkelingen gemeentelijk beleid; Kenmerken en ontwikkelingen in de gemeentelijke organisatie en de bedrijfsvoering; Specifieke aspecten in de huidige informatievoorziening ; De wijze waarop invulling wordt gegeven aan landelijke ontwikkelingen met betrekking tot de elektronische overheid; De wijze waarop de huidige ICT en de afdeling I&A functioneert. De informatie in verband met de kenmerken en de ontwikkeling van het gemeentelijk beleid worden betrokken bij de ontwikkeling van de visie op informatisering. Dit geldt ook voor de visie op de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. In dit hoofdstuk worden van bovengenoemde punten de laatste drie punten besproken. 3.2 Specifieke bedrijfsfuncties en de ICT De gemeente Bergen voert verschillende typen processen uit. Voor elk type proces is aangegeven wat in de gemeente Bergen de stand van zaken is met name ten aanzien van de informatievoorziening. In de bijlage is een gedetailleerder inventarisatie opgenomen, in deze paragraaf 3.2 wordt volstaan met het vermelden van de conclusies. Het overall beeld van de -in verband met de informatievoorziening- belangrijke aspecten is: De ontwikkeling van de informatisering verkeert niet over de gehele gemeente in eenzelfde ontwikkelstadium; met name grondgebied, rampenbestrijding en brandweerzorg hebben een behoorlijke achterstand vergeleken met andere sectoren en gemeenten. Ook de informatievoorziening ten behoeve van het gemeentebestuur (bestuurlijke documenten) kent een relatieve achterstand. Er bestaan inmiddels de nodige koppelingen tussen verschillende systemen; maar de afstemming tussen de betreffende werkprocessen is niet geregeld. Afdelingen opereren nog sterk autonoom. Er is geen ontwikkelplan bedrijfsvoering waarin dit aandacht krijgt. Er is concreet invulling gegeven aan publieksdienstverlening en de benutting van digitale mogelijkheden hierbij; dit is een prima basis voor verdere ontwikkelingen op dit vlak. De beschikbare ICT middelen voor de uitvoering van het huidige takenpakket op het huidige dienstverlenings- en kwaliteitsniveau zijn, uitzonderingen daargelaten, toereikend. Deze zijn van redelijk tot goede kwaliteit en de ICT functioneert in het algemeen naar behoren. In een aantal situaties is er sprake van onderbenutting van de beschikbare middelen omdat men de benodigde aanpassing in de werkwijze niet heeft uitgewerkt en ingevoerd. 4

9 3.3 Stand van zaken Bergen in relatie tot de landelijke ontwikkelingen De situatie voor wat betreft de realisatie van vernieuwingen waarover landelijk afspraken zijn gemaakt tussen de VNG en het rijk 1 is als volgt: Elektronische dienstverlening (65% digitaal): van dit punt is al een aantal zaken gerealiseerd en momenteel is een project uitgevoerd waarbij ook een midoffice wordt ingericht. Het Bedrijvenloket (inmiddels Antwoord voor bedrijven genaamd) heeft nog geen aandacht. Van de initiatieven van Overheid heeft Antwoord zijn Bekendmakingen op internet en Officiële publicaties nog niet gestart. In het projectplan is voorzien dat wordt aangesloten bij de persoonlijke internet pagina (PIP). Eind 2007 is de gemeente aangesloten op de samenwerkende catalogi. WABO (omgevingsvergunning): er is een project gestart gericht op het werken vanaf 2009 conform deze nieuwe wetgeving. Basisregistraties: Er is nog geen start is gemaakt met een overall plan voor de basisregistraties waarmee Bergen te maken krijgt en de consequenties die dit heeft voor de eisen die gesteld worden aan het gegevensbeheer. GBA en de distributie van persoonsgegevens zijn up-to-date maar de omvorming van GBA tot een basisregistratie die voldoet aan de wettelijke eisen moet nog zijn beslag krijgen. Het project Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) is gestart met de uitwerking van een gedetailleerd plan van aanpak. Tevens is de projectgroep geformeerd. DURP: een herzieningsoperatie waarbij 13 bestemmingsplannen worden geüpdate en aan de DURP eisen zal worden voldaan moeten uiterlijk 2012 gereed zijn. BSN: het BSN wordt uitgegeven en alle administraties zijn klaar voor gebruik dat zich stap voor stap zal gaan uitbreiden. Er is nog geen visie ontwikkeld op hoe optimaal gebruik kan worden gemaakt van het BSN bij de dienstverlening en uitvoering van gemeentelijke processen. Het digitaal klantdossier (DKD) is een cruciale ontwikkeling voor de afdeling sociale zaken en de daarmee samenwerkende partners. 3.4 De I&A functie De geboden service en ondersteuning Over de service van de I&A afdeling is men uitgesproken tevreden. Managers melden ook een positieve inbreng van I&A bij meedenken over vernieuwing binnen hun werkveld, sommige afdelingen geven aan behoefte te hebben aan meer ondersteuning. Anderen melden geen bezwaar te hebben tegen een meer sturende rol. Rol afdelingen en management Vanuit I&A wordt naar voren gebracht dat bij afdelingen en het management een overallbeeld ontbreekt en afdelingen dus vooral zicht hebben op hun eigen stukje en zich daartoe beperken. Ook is het van belang dat het management zelf een visie op informatisering ontwikkeld en niet afhankelijk is van signalen van I&A die vervolgens pas als het echt heel urgent is, worden gehoord. Er is een architectuur op logisch niveau nodig. 1 In het volgende hoofdstuk wordt dit nader toegelicht 5

10 Besturing en budgettering De rolverdeling en de uitwerking naar b.v. budgetbeheer is niet altijd duidelijk en ook worden er t.a.v. organisatorische aspecten geen duidelijke besluiten genomen, hetgeen voortgang van projecten kan belemmeren. De besluitvorming aan de hand van de projectenlijsten ICT voldoet niet. De prioriteitsstelling (en de daarbij gehanteerde criteria) vindt niet iedereen een transparant en duidelijk proces. I&A is niet altijd voldoende betrokken bij de meningsvorming en besluitvorming op CMT/directie/bestuursniveau, daardoor krijgen strategische en integrale aspecten niet altijd voldoende aandacht (samenhang informatievoorziening en bedrijfsvoering en de onderlinge samenhang van de informatievoorziening). Applicatiebeheer en gegevensbeheer Applicatiebeheer is decentraal opgezet. Er is bilateraal contact met I&A, geen applicatiebeheeroverleg. Applicatiebeheer is een kritische functie, maar de continuïteit is niet goed geborgd. De functie die toeziet op de kwaliteit van het gegevensbeheer is onderkend en beschreven. Voor wat betreft GBA, waardedocumenten en DIV is deze ook ingevuld voor de gegevens binnen hun invloedssfeer. Zo is er een goede score bij de GBA audit behaald en is er een Handboek Beveiliging Informatie (HBI). Voor andere essentiële gegevens ontbreekt deze invulling nog. 6

11 4 Externe ontwikkelingen en trends De ontwikkeling van de informatievoorziening in de gemeente wordt sterk beïnvloed door de ontwikkelingen binnen de overheid en de publieke sector. Ook de ontwikkelingen op technologisch terrein zijn van grote betekenis omdat zich nieuwe mogelijkheden aandienen die de gemeente tal van kansen biedt haar doelstellingen te bereiken. In dit hoofdstuk geven we een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen op beide fronten 4.1 Landelijke initiatieven en kaders en de Verklaring In de afgelopen vijf jaar ( ) heeft zich binnen de overheid een kleine revolutie voorgedaan voor wat betreft de informatievoorziening en ICT; dit betreft de volgende zaken: Er is op landelijk niveau concreet invulling gegeven aan beleid voor wat is gaan heten de elektronische overheid; Op enkele terreinen is wetgeving ontwikkeld met betrekking tot onderdelen van de informatievoorziening die van fundamenteel belang zijn (denk aan basisregistraties, omgevingsvergunning); Er zijn een groot aantal overheidsprogramma s gestart gericht op de invoering van nieuwe toepassingen in dit verband. Een punt dat de situatie voor wat betreft de externe, landelijke ontwikkelingen markeert is de Verklaring 'Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid', die door het rijk, de gemeenten (VNG), de provincies en de waterschappen in 2006 is ondertekend. Daarin delen de overheden een aantal uitgangspunten en ambities ten aanzien van de elektronische overheid en maken ze afspraken over te bereiken doelen, de rolverdeling en de aanpak. Voor de gemeente Bergen is deze verklaring ook een belangrijk kader om bij het formuleren van het gemeentelijk informatiebeleid te betrekken. Deze verklaring leidt tot een overheid die de volgende kenmerken heeft: De overheid is transparant Er is sprake van eenmalige gegevensverstrekking Informatie wordt overheidsbreed gedeeld en gebruikt Administratieve lasten worden verminderd De overheid kan via meerdere kanalen benaderd worden Gemeenten worden in staat gesteld de poort tot de gehele overheid te zijn De eraan gekoppelde afspraken en actiepunten richten zich met name op betere dienstverlening met inzet van ICT (vooral internet) en het opbouwen van een stelsel van basisregistraties waarin overheidsbreed gestandaardiseerde basisgegevens over personen, panden etc. beschikbaar komen. Deze afspraak, op sommige punten ondersteund door wetgeving en enkele aanvullingen, bepaalt in belangrijke mate de agenda van de overheidsinformatievoorziening inclusief die van de gemeente. Direct gerelateerd hieraan, maar veelal sectoraal ingevuld (werk en inkomen, WMO, VROM) zijn er tal van andere initiatieven die digitale dienstverlening, betere gegevens en met name ketensamenwerking agenderen en initiëren en vaak verplicht opleggen. Al deze initiatieven, die direct of indirect ook consequenties hebben voor Bergen, moeten leiden tot een overheid ( en een gemeente) die: 7

12 Klantgericht is en inzichtelijk Niet naar de bekende weg vraagt Zich niet voor de gek laat houden Weet waar ze het over heeft Haar zaken op orde heeft en niet meer uitgeeft dan nodig Het landelijk uitgezette beleid streeft doelen na die heel herkenbaar zijn vanuit gemeentelijk perspectief. Het eigen beleid van de gemeente Bergen dat in het volgende hoofdstuk wordt uitgewerkt, zal hierop dan ook herkenbaar moeten aansluiten. 4.2 Technologische ontwikkelingen Een andere belangrijke externe factor waarmee bij de ontwikkeling van een visie op informatievoorziening rekening moet worden gehouden is de technologische ontwikkeling. De innovaties op dit gebied gaan razendsnel en scheppen totaal nieuwe mogelijkheden. Kenmerkende ontwikkelingen zijn: Datacommunicatie (ook veilig) is technisch geen bottleneck meer en vormt ook financieel nauwelijks meer een drempel. Dit heeft tot gevolg dat ICT plaatsonafhankelijk kan worden ingezet: administratieve toepassingen kunnen via internet beschikbaar worden gesteld, thuiswerken, dienstverlening bij de cliënt, op afstand beheren van ICT is allemaal mogelijk. Het is nu ook mogelijk geautomatiseerde administraties binnen en tussen administraties naadloos te laten samenwerken en van elkaars gegevens gebruik te laten maken. Door toegenomen rekenkracht en schaalverkleining worden kaarten en beelden (ook video) steeds breder toegepast, ook bij zakelijke processen. Om te kunnen waarborgen dat ook in grotere werkverbanden zoals ketens gebruik kan worden gemaakt van betrouwbare informatiesystemen wordt steeds meer nadruk op de ontwikkeling van soepel en flexibel samenwerkende modulaire ICT toepassingen ( services ) gelegd. Deze services moeten voldoen aan eisen van (open) standaarden, opdat de onderlinge uitwisseling is gewaarborgd. De ontwikkeling van open-source software is een zakelijke en geen technische innovatie. Deze software, waarbij de broncode vrij beschikbaar is, biedt in sommige situaties financiële voordelen ten opzichte van onder licentie geleverde software. Het inlossen van de beloften die uit deze ontwikkelingen spreken heeft nog heel wat voeten in aarde, alleen al door de enorme complexiteit die met het aanpassen van de bestaande ICT gepaard gaat. Een relevante trend die in dit verband ook genoemd moet worden is het denken en werken vanuit architectuur. Deze benadering, bekend vanuit de bouwkunde, heeft de belofte in zich de enorme complexiteit van de informatievoorziening meer doorzichtig en beheersbaar te maken. Door de overheid, maar ook door leveranciers wordt gestaag gewerkt aan referentiearchitecturen waarmee een basisontwerp voor de inrichting van de informatievoorziening wordt gegeven. Daarbij worden tevens afspraken gemaakt over de hiervoor genoemde standaarden die met name de onderlinge samenwerking van de talloze systemen moeten waarborgen. 8

13 5 Visie op Bergen Visie en richten van ontwikkeling organisatie en ICT De gemeente Bergen is anno 2008 al in hoge mate afhankelijk van de informatievoorziening en ICT. Deze is voorwaardenscheppend en soms zelfs bepalend voor de prestaties, de klantgerichtheid en de effectiviteit van de gemeente. De informatievoorziening schept kansen, maar kan ook belemmerend zijn indien zij niet adequaat is opgezet. In dit plan worden de lijnen uitgezet waarlangs de informatievoorziening zich de komende jaren moet ontwikkelen. Die ontwikkeling moet gericht zijn op de zelfde strategische doelen die de gemeentelijke organisatie nastreeft. Alvorens de meer specifieke doelen voor de informatievoorziening en ICT te benoemen worden de organisatiedoelen benoemd. organisatie Informatie voorziening Figuur 2 Organisatie en informatievoorziening: onlosmakelijk verbonden 5.2 Beleidsmatige ambities en organisatieontwikkeling De gemeente Bergen neemt, net als andere gemeenten een specifieke plaats in binnen de totale overheid. De gemeente vervult daarin niet volledig zelfstandig een aantal taken, maar maakt onderdeel uit van een netwerk van organisaties die in verschillende (keten)samenwerkingsverbanden een scala van overheidsdiensten leveren. Dit betekent dat er zeer veel externe afhankelijkheden zijn die zijn vastgelegd in regelgeving, afspraken of voorzieningen en waarvan men zich goed rekenschap moet geven bij het uitzetten van de koers voor de verdere ontwikkeling. Op landelijk niveau wordt als kenmerk voor de positie en rol van gemeenten vaak de nadruk gelegd op de gemeente als de toegangspoort tot de gehele overheid. Dit is door de VNG commissie Jorritsma in een advies uitgewerkt. Gemeenten staan het dichtst bij burgers, bedrijven en instellingen. Dit maakt het voor burgers logisch om gemeenten als eerste aanspreekpunt te gebruiken. De burger staat dus centraal in deze ambitie. Gemeenten moeten de komende 10 jaar zo goed worden in dienstverlening dat het vanzelfsprekend wordt om frontoffice taken van de overheid bij gemeenten te beleggen. Daarnaast blijft natuurlijk gelden dat de gemeente een groot aantal taken heeft en houdt met betrekking tot de ontwikkeling en beheer van de openbare ruimte, bouwen, wonen en milieu, werk en inkomen, welzijn en maatschappelijke zorg, onderwijs voor zover het het gemeentelijk grondgebied en de daar gevestigde bedrijven en personen betreft. Maar ook op deze terreinen zijn er vaak strakke wettelijke kaders en zijn er tal van complexe samenwerkingsarrangementen. Het gemeentebestuur van Bergen heeft in een hoofdlijnenakkoord 16 hoofdlijnen en daarbij behorende doelstellingen geformuleerd. Veel daarvan betreffen beleidsinhoudelijke thema s die geen directe 9

14 relatie met het informatiebeleid hebben. Vijf hoofdlijnen weerspiegelen een ambitie ten aanzien van de positie en de werkwijze van de gemeente en zijn wel van direct belang voor dit beleid: Het college zet in op het verdiepen van het wijkgericht werken. In de komende raadsperiode zal het wijkgericht werken in alle wijken van de gemeente Bergen worden ingevoerd. Het onderhoud van de openbare ruimte zal in samenspraak met de wijkverenigingen versterkt worden. Bergen wil een volwaardige plaats innemen in de regio en een goede gesprekspartner zijn voor de regiogemeenten. Thema s als regionale economie, sociaal beleid, milieu, volkshuisvesting en de grensoverschrijdende verkeersproblematiek, zullen daar aan de orde gesteld worden. De invoering van de WMO op lokaal niveau zal met voortvarendheid worden voortgezet. Daarbij zal uitgegaan worden van de vraag naar zorg. De toegang van de zorg zal zo dicht mogelijk bij de zorgvragers worden georganiseerd. De relatie van de gemeente met de burgers zal versterkt worden. Dit zal gebeuren door het gebruik maken van interactief bestuur en effectieve dienstverlening aan de burgers. De beoogde effecten zullen twee jaarlijks middels (extern) onderzoek worden gemeten. Naast de voortzetting van de door de gemeenteraad reeds vastgestelde formatiereductie, wordt gewerkt aan het efficiënter en effectiever maken van de organisatie met o.a. als doel kostenbesparing. Daarbij zal ook geanticipeerd worden op eventuele verdergaande decentralisatie van overheidstaken. Uit deze hoofdlijnen spreekt een duidelijke ambitie waarbij Bergen een gemeente wil zijn die: dicht bij de burgers staat en voor deze burgers zeer toegankelijk is, actief wil samenwerken binnen de regio geen onnodige kosten maakt. In de uitwerking van de hoofdlijnen worden concrete acties, maatregelen en te bereiken resultaten genoemd die dit beeld verder inkleuren. De juiste inrichting, werkwijze en houding van de gemeentelijke organisatie is van groot belang om de bestuurlijke doelen te kunnen realiseren. Aan de recent doorgevoerde reorganisatie ligt een visie op de organisatie ten grondslag met de volgende kernpunten: Integraal management, waarbij managers ook zeggenschap hebben over de productiemiddelen zoals personeel, financiën, automatisering etc. overigens wel binnen organisatiebreed geformuleerde kaders. Decentraliseren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden onder gelijktijdige centralisatie van (verantwoordings)informatie. Dit leidt tot een platte organisatie met korte lijnen. Een heldere afbakening van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen gemeenteraad, college en management. Het zijn de landelijke context, de bestuurlijke hoofdlijnen en de uitgangspunten die gelden voor de organisatieopzet die in belangrijke mate bepalend zijn voor de visie op de informatievoorziening en ICT. 5.3 Speerpunten informatisering gemeente Bergen Tegen de achtergrond van de ontwikkelingen geschetst in de vorige paragrafen dient de visie op informatievoorziening en ICT van de gemeente Bergen vorm te krijgen. Op grond van hetgeen hiervoor is besproken en tevens rekening houdend met de uitkomsten van de inventarisatie zijn er voor de informatievoorziening zes themagebieden te onderscheiden; deze zijn in een tweetal sessies met het management nader besproken en door het management onderschreven: 10

15 1. de gemeentelijke dienstverlening en verdere uitbouw van het digitale loket, 2. de ontwikkeling van de basisregistraties en het aanhaken van de gemeente bij de landelijke ontwikkelingen, 3. de informatievoorziening op het terrein van grondgebied en rampenbestrijding & brandweerzorg, 4. de informatievoorziening op het terrein van maatschappelijke zaken, 5. de informatievoorziening op het terrein van planning en control en besturing, 6. de informatievoorziening t.b.v. ondersteunende functies op het gebied van huisvesting en documentbeheer. Elk van deze zes themagebieden wordt uitgewerkt in de vorm van een beschrijving van lopende (externe) ontwikkelingen, doelen en de te bereiken resultaten. Tevens worden de vier uitgangspunten benoemd die de aanleiding vormen om specifieke acties op het betreffende aandachtsgebied te ondernemen. De uitgangspunten zijn: Het betreft een wettelijke verplichting waaraan de gemeente moet voldoen Het betreft een bijdrage aan bestuurlijke doelen uit hoofdlijnenakkoord Het betreft een kostenbesparing Het betreft de optimalisatie van werkprocessen en daarmee een verhoging van de kwaliteit en de effectiviteit van de organisatie Hieronder worden de zes genoemde thema s evenals hun prioriteit in de periode toegelicht: 1. De gemeentelijke dienstverlening De landelijke aandacht voor dit thema is bekend onder de naam Overheid heeft Antwoord. Dit programma richt zich op alle overheden, maar heeft als uitgangspunt dat de gemeenten dé toegangspoort zijn voor de gehele overheid. De nadruk ligt niet meer op ICT, maar op transparantie en dienstverlening via verschillende kanalen: web, telefoon, post/ en persoonlijk. Verdere uitbouw van dienstverlening via het web maakt hier ook onderdeel van uit, maar eveneens goede telefonische bereikbaarheid. Streven is daarbij meer uniformiteit en minder loketten binnen de gehele overheid. Ook de introductie van de omgevingsvergunning (WABO) is een gericht initiatief tot betere dienstverlening en minder administratieve lasten. Voor de gemeente Bergen geldt dat de verdere ontwikkeling van de dienstverlening gelet op de bestuurlijke prioriteiten ten aanzien van dienstverlening hoog op de agenda staat. Tevens is van groot belang dat denken en werken met een focus op de klant de effectiviteit van werkprocessen sterk positief beïnvloedt. Digitalisering van formulieren (e-formulieren via de website) en het invoeren van de omgevingsvergunning dragen ook sterk bij een deze procesverbeteringen. 2. De ontwikkeling van de basisregistraties Dit is een landelijk speerpunt waarbij diverse wettelijke regelingen elke vrijblijvendheid wegnemen. De realisatie van basisregistraties moet ertoe leiden dat de gehele overheid direct de beschikking heeft over actuele en juiste basisgegevens over personen, gebouwen, bedrijven, kadastrale percelen etc. De eerste nu lopende fase omvat het opbouwen van deze registraties, daarna volgt het aansluiten van alle administraties, zodat ze alleen nog maar deze basisgegevens gebruiken. Voor de gemeente Bergen heeft deze ontwikkeling de hoogste prioriteit onder meer omdat het een wettelijke verplichting betreft. Tevens zal de invoering van basisregistraties bijdragen aan het 11

16 verbeteren van de interne werkprocessen. Belangrijke gegevens voor diverse processen worden nog maar één keer officieel geregistreerd, zodat dit soort werkzaamheden bij tal van processen niet meer behoeft te worden uitgevoerd. Nog niet bekend is of dit ook zal leiden tot kostenbesparing, zeker niet omdat er een forse investering in tijd en geld voor nodig is. 3. De informatievoorziening op het terrein van grondgebied en rampenbestrijding & brandweerzorg, Ook op dit aandachtsgebied spelen er landelijke ontwikkelingen die van belang zijn: wettelijke regelingen verplichten tot het digitaliseren van bestemmingsplannen (DURP) en tot het invoeren van de geïntegreerde omgevingsvergunning. De Basisregistraties adressen en gebouwen (BAG), hiervoor al genoemd, heeft een grote impact. Bovendien wordt in toenemende mate het gebruik van kaarten als middel om informatie te ontsluiten centraal gesteld. Dit geldt zowel bij ontwikkelings- als bij beheertaken. Voor de gemeente Bergen geldt dat de informatievoorziening in dit werkveld tot op heden te weinig aandacht heeft gekregen. Dit is ook de reden dat in april 2007 een startnotitie Geo-informatie gemeente Bergen is opgesteld. Daarin staat onder meer vermeld: De huidige gefragmenteerde wijze van organiseren levert steeds meer problemen op om aan de eisen van een moderne, professionele en klantgerichte gemeentelijke organisatie te kunnen voldoen.( ) Ook gezien de externe ontwikkelingen waar de gemeente mee te maken krijgt, moet worden geconcludeerd dat de druk op de gemeentelijke geo-informatievoorziening steeds groter wordt. De gemeente zal haar geo-informatievoorziening structureel moeten verbeteren 2. In deze startnotitie wordt aanbevolen te werken vanuit een integrale, procesgerichte benadering van de geo-informatievoorziening en niet langer vanuit een activiteit gerichte oriëntatie. Bij de rampenbestrijding en brandweerzorg wordt met name bij de primaire taken op het gebied van preventie en repressie nog met analoge informatie (papieren kaarten en documenten) gewerkt, de vraag kan zeker gesteld worden of aan de eisen die heden ten dage aan de rampenbestrijding en brandweerzorg gesteld worden, dit een verantwoorde situatie is. Snel toegankelijke, correcte en actuele informatie, ook op locatie is voor deze taak van (levens) belang. Gelet op wettelijke eisen (BAG/DURP, Wabo), bestuurlijke prioriteiten én de noodzaak een inhaalslag te maken voor wat betreft optimaal ingerichte werkprocessen heeft dit thema een zeer hoge prioriteit. 4. De informatievoorziening op het terrein van maatschappelijke zaken, Op dit terrein hebben zich de afgelopen jaren tal van ontwikkelingen voorgedaan en verbetering van de informatievoorziening maakte daar een belangrijk onderdeel van uit. Kenmerkend is dat gemeenten op deze terreinen nauw samenwerken met ketenpartners. Dit geldt voor de WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning)en voor de werkzaamheden in verband met werk en inkomen. De komende jaren worden gekenmerkt door verder ontwikkelen en implementeren van de opgestarte trajecten. De invoering van het DKD (digitaal klantdossier) en de (verdere) digitalisering van de WMO staan hierbij centraal. Daarnaast zijn de ontwikkelingen in verband met het jeugdbeleid en -zorg van belang. Een belangrijk aandachtspunt is dat bij deze trajecten een weloverwogen keuze wordt gemaakt over de aansluiting op en eventuele integratie in de overall gemeentelijke organisatieopzet en de 2 Startnotitie Geo-informatie gemeente Bergen, Geon bv, 25 april

17 informatievoorziening. Denk daarbij aan het front office en de basisregistraties zowel in organisatorisch opzicht als qua ICT. Omdat het wettelijke ontwikkelingen betreft heeft ook deze ontwikkeling een hoge prioriteit. 5. De informatievoorziening op het terrein van planning en control en besturing, Gelet op de eisen die gesteld worden aan gemeenten en de beperkte financiële middelen is er behoefte aan een sturing waarbij men zich expliciet richt op de te bereiken doelen en de daartoe in te zetten middelen. Dit zal uiteindelijk leiden tot resultaatsturing. Ook de provincie en het rijk vragen hiervoor meer aandacht. De gemeente hanteert momenteel een driemaandelijkse cyclus voor wat betreft de managementrapportages. Deze zijn momenteel nog sterk financieel en op kosten gericht, maar in de toekomst zal dit verschuiven naar meer integrale rapportages, waarbij ook het verband tussen resultaat en ingezette middelen inzichtelijk zal moeten gaan worden. Tevens speelt de ontwikkeling van SISA (Single Information Single Audit), deze regeling leidt tot een vereenvoudigde verantwoording over doeluitkeringen. De gemeente beschikt al over verschillende tools om in de behoefte aan managementinformatie te voorzien. De nadruk zal dan ook primair moeten liggen op het uitwerken en implementeren van een goede, consistente en uitvoerbare systematiek waarin de vraag naar managementinformatie helder is gespecificeerd. Tevens is aandacht nodig voor een goed gebruik van het beschikbare instrumentarium. Dit thema heeft hoge prioriteit omdat het bijdraagt aan de optimalisering van werkprocessen en tegemoet komt aan bestuurlijke prioriteiten in verband met kostenbeheersing. Deels is er ook sprake van wettelijke verplichtingen. Het is tevens een belangrijk aandachtpunt bij de reorganisatie die in 2008 zijn beslag krijgt. De effectiviteit van de bestuurlijke processen wordt sterk beïnvloed door een goed opgezette documentaire informatievoorziening. Gelet op de nauwe relatie met de documentaire informatievoorziening, komt dit hieronder ook bij punt 6 aan de orde. In dit kader zal de aansluiting (procesmatig en documentair) gemaakt moeten worden met het Raadsinformatiesysteem dat in 2008 wordt geïmplementeerd bij bureau griffier. Door deze koppeling wordt een grote toename van de effectiviteit van de bestuurlijke en ambtelijke processen bereikt. 6. De informatievoorziening t.b.v. ondersteunende functies op het gebied van huisvesting en documentbeheer Ondersteunende processen van afdelingen zoals P&O, financiële administratie, facilitaire zaken en DIV kunnen vooral bijdragen aan optimalisering van de bedrijfsprocessen. Gelet op wettelijke eisen in verband met een transparante werkwijze bij de verwerking en het beheer van documenten en de eisen in verband met snelle en online toegankelijkheid neemt DIV hierin een bijzondere plaats in die specifiek aandacht behoeft. Voor de andere ondersteunende processen zijn wel beheersmatige aanpassingen noodzakelijk, maar zijn geen ingrijpende wijzigingen aan de orde. Bij DIV gaat het niet in de eerste plaats om een grote ICT investering, maar om het ondersteunen bij het tot stand brengen van de volgende ontwikkelingen: De inrichting van de werkprocessen, definiëren van procedures en regels met betrekking tot afhandeling en beheer van de door de organisatie opgestelde documenten voor intern gebruik en voor gebruik door het gemeentebestuur (bestuurlijke informatie en raadsinformatie) en voor de communicatie met de burgers en bedrijven (brieven, beschikkingen etc.). De verbetering van de tijdige en volledige afhandeling van inkomende aanvragen, documenten etc. door de betrokken afdelingen. De betreffende processen zijn wel in kaart gebracht en worden ook gemonitored, maar nog niet in alle gevallen wordt aan de eisen voldaan. 13

18 Het opstellen van een Documentair Structuurplan of Structuurplan Informatiebeheer en het in dat kader voor de verschillende werkprocessen in kaart brengen en regelen van het gegevensen documentenbeheer en archivering. Een bijzondere categorie binnen de ondersteunende functies is de kantoorautomatisering en de werkplek. Goede werkplekfaciliteiten helpen prestaties te verbeteren en mits goed opgezet, is het mogelijk zeer effectief te werken op verschillende plaatsen, ook buiten het gemeentehuis; bijvoorbeeld op locatie bij een cliënt of project of thuis. Het realiseren van volwaardige voorzieningen die thuiswerken of andere vormen van telewerken mogelijk maken heeft hoge prioriteit. 5.4 Conclusies ten aanzien van prioriteiten voor de periode In dit hoofdstuk is in het licht van de algemene bestuurlijke en organisatiedoelstellingen een uitwerking gegeven van de zes centrale thema s waarop de ontwikkeling van de informatievoorziening zich de komende vier jaar met name zal richten. Daarbij is aangegeven dat op elk thema zich ontwikkelingen aandienen waarbij sprake is van een verdere uitbouw of vernieuwing van de bestaande informatievoorziening. Het is daarom simpelweg niet mogelijk alle aandacht alleen op één of twee thema s te richten en de andere geen aandacht te geven. Er kunnen echter wel keuzes gemaakt worden ten aanzien van de snelheid en intensiteit van de ontwikkeling. Een dergelijke afweging kan leiden tot een bepaalde fasering, waarbij in verschillende jaren verschillende ontwikkelingen de nadruk krijgen. In onderstaande tabel geven we een samenvatting van het relatieve urgentie van de thema s. Thema Urgentie Motivering Basisregistraties 1 Wettelijke verplichting Leidt tot betere werkprocessen Geoinformatievoorziening, Rampenbestrijding & Brandweerzorg Besturing/Planning & control 1 Inhaalslag verbetering werkprocessen Bestuurlijke prioriteit Vergemakkelijkt het voldoen aan wettelijke eisen 1 Bestuurlijke prioriteit Leidt tot betere werkprocessen Voldoen aan eisen provincie/rijk Dienstverlening 2 Bestuurlijk prioriteit Leidt tot betere werkprocessen Maatschappelijke zaken 3 Wettelijke eisen Betere ketenprocessen Ondersteunende functies 3 Leidt tot betere werkprocessen 14

19 In Figuur 3 wordt gevisualiseerd met welke intensiteit aan de onderscheiden aandachtsgebieden in de verschillende jaren wordt gewerkt. Documentaire informatievoorziening Maatschappelijke zaken P&C Dienstverlening Geo informatie Rampenbestrijding & brandweerzorg Basisregistraties Figuur 3 Intensiteit per thema verschilt per jaar In de eerste twee jaar ligt de nadruk op de basisregistraties, de geo-informatievoorziening (inclusief de rampenbestrijding & brandweerzorg) en de planning en control. Aan de andere thema s wordt aandacht besteed in de vorm van voorstudies, pilotprojecten etc. Vanaf 2010 ligt de nadruk minder op de basisregistraties en geo-informatie, maar wordt de dienstverlening verder uitgebouwd, denk aan een geïntegreerd werkend klantcontactcentrum 3 en intensief gebruik van internet. Tevens wordt de documentaire informatievoorziening in deze periode voor alle processen compleet ingericht. Voor maatschappelijke zaken geldt dat er gedurende de gehele periode substantieel aandacht voor is, maar dat er geen sprake is van een piek. Tegen de achtergrond van deze prioriteitstelling uitgezet in de tijd wordt in het volgende hoofdstuk uitgewerkt welke ontwikkeling de informatievoorziening voor wat betreft de inrichting zal moeten doormaken om dit scenario te kunnen realiseren. 3 Kenmerkend voor een dergelijk klantcontactcentrum is dat de dienstverlening via internet, balies of een callcentrum gelijkwaardig is en op elkaar afgestemd. Tevens worden door de gemeente ook diensten ontsloten van andere partijen in de publieke sector (provincie, rijk en instellingen) en worden geïntegreerde diensten geleverd. 15

20 6 Inrichting informatievoorziening Informatievoorziening begin 2008 In Figuur 4 Overzicht applicaties januari 2008 wordt een schets gegeven van de huidige informatievoorziening van de gemeente Bergen. Het is een overzicht van de belangrijkste applicaties en de gegevensuitwisseling tussen de applicaties. De huidige inrichting kenmerkt zich door een aantal deelconfiguraties met verschillend karakter: Applicaties die onderling direct gegevens over personen en adressen uitwisselen: dit betreft applicaties voor werkprocessen waarbij de persoon onderwerp van aandacht is: GBA, SOZA, WMO, Belastingen. Deze applicaties zijn van Centric (oranje) en van Gouw IT (rood; belastingen) Losstaande applicaties voor allerlei werkprocessen in verband met wonen, milieu, ruimtelijk ordening, beheer openbare ruimte. Deze zijn van verschillende leveranciers (rood) Ketens Frontoffice Website CMS Midoffice LLA leerlingen BPA begraafplaats DDS PIV Burgerzaken VOA GWS soza LRD BSN DKD Webintake formulieren/ voortgang DigiD authenticatie PIMS personeel FIS financiën Gouw Belasting Gouw wkpb Gebouwen beheer GIS CAD WMO partners UWV Ogone betalingen Atimo tijdregistratie Registar brandweer Corsa post Corsa vergunning Corsa workflow Weg beheer Groen beheer Riool beheer GBKN Kadaster Figuur 4 Overzicht applicaties januari 2008 Gekoppelde ondersteunende systemen voor financiële administratie, financiële rapportage, tijdschrijven en salarisadministratie (donkerblauw). Zelfstandig systeem (Corsa) voor post en archief en voor afhandelen vergunningen (lichtblauw). Recent is een configuratie van onderling samenwerkende systemen t.b.v. het elektronische loket opgeleverd (frontoffice-groen). Deze configuratie kan ook gegevens uitwisselen met de hiervoor onder A genoemde systemen. 16

21 Diverse administraties en werkprocessen en de systemen zijn verbonden met externe administraties en systemen (roze). De gele elementen vervullen beiden de functie van verkeerregelaar: het midoffice regelt het gegevensverkeer tussen de frontoffice en de backoffice administraties, het DDS systeem regelt het verkeer van basisgegevens tussen de verschillende administraties. Deze schets laat zien dat de gemeente Bergen midden in een proces van steeds verdere integratie van systemen bevindt. De basisvoorzieningen voor verdergaande integratie zijn voor een deel aanwezig en de komende jaren zullen deze steeds beter benut gaan worden. In de volgende paragraaf geven wij eerst een overzicht van ontwikkelingen en trends in de inrichting van de informatievoorziening. 6.2 Van standalone pakketten naar een architectuur gebaseerd op informatievoorzieningsservices Architectuur Een goed opgezette informatievoorziening is opgebouwd uit diverse onderling samenhangende componenten die als het ware een bouwwerk vormen. Daarom wordt ook wel de term architectuur gebruikt voor het ontwerp van een samenhangende informatievoorziening. In dit hoofdstuk wordt stil gestaan bij de ontwikkeling van de gemeentelijke informatiearchitectuur. Steeds meer koppelingen: het netwerk is de computer Tot in de jaren 90 van de vorige eeuw bestond het overgrote deel van de ICT uit stand alone toepassingen: voor elke taak was er een afzonderlijk pakket met op die taak toegesneden functies en eigen databases met gegevens. In de loop van de tijd werden deze pakketten gekoppeld, dat wil zeggen de gegevens werden van de ene toepassing naar de andere overgeheveld. Deze koppelingen en gegevensuitwisselingen zijn steeds geavanceerder geworden waardoor directe updates van gegevens vanuit andere systemen mogelijk werd. Dit geldt ook voor de gemeente Bergen waar althans persoonen adresgegevens via een datadistributiesysteem direct tussen applicaties worden uitgewisseld. De applicaties zijn verder nog als vroeger en hebben ieder hun eigen functies. Dit heeft voordelen: de functies kunnen immers goed worden toegesneden op de specifieke behoefte. Maar het werkt niet goed als bijvoorbeeld burgers of medewerkers met meerdere applicaties te maken krijgen om hun werkzaamheden uit te voeren. Zij moeten zich dan telkens de eigenaardigheden van de verschillende toepassingen eigen maken. Tevens is het zo dat er taken zijn binnen de organisatie die voor de hele organisatie uniform moeten worden uitgevoerd. Denk daarbij aan managementrapporten, archivering, opleveren van documenten in een huisstijl. Een heel duidelijk voorbeeld is de dienstverlening via één (digitaal) loket: dat is niet realiseerbaar als dat voor elke dienst of product op een eigen manier zou worden ingevuld. Services als bouwstenen Daarom worden er binnen de ICT steeds meer generieke toepassingen geïntroduceerd die veelal in combinatie met specifieke toepassingen zorgen voor de uitvoering van de betreffende taak. De generieke toepassing verzorgt een bepaalde functie die gebruikt kan worden bij diverse processen. Men spreekt in dit verband ook wel van Services en een informatievoorziening die is opgebouwd met behulp van services heet dan een Service Oriented Architecture (SOA). 17

22 In Figuur 5 wordt schematisch weergegeven wat het verschil is tussen de oude/huidige situatie en de Business Process Business Process Business Process Business Process Service 1 Service 2 Service 1 Service 2 Service 1 Service 2 Service 1 Service 2 Service 4 Service 3 Service 5 Service 3 Service 6 Service 3 Service 7 Service 3 SOA Business Process Business Process Business Process Business Process Orchestration Service 1 Service 2 Service 3 Service 4 Service 5 Service 6 Service 7 Figuur 5 Traditionele opzet van informatiesystemen en een SOA architectuur rondom services opgebouwde situatie. In de huidige situatie komt bij elk bedrijfsproces eenzelfde type service in een andere vorm terug. (b.v. Service nr 2: een invoerscherm voor burgers wordt apart ontwikkeld voor de omgevingsvergunning, voor een aanvraag van een uittreksel GBA etc.). Bij SOA roept elk bedrijfsproces dat dat nodig heeft een (standaard) service (b.v. nr 2, een e-formulier service) aan. Omdat verschillende services verschillende processen moeten bedienen is er wel een functie nodig om alles in goede banen te leiden, dit is de zogenaamde orchestration of broker. Ook binnen de wereld van de overheidsinformatievoorziening heeft men veel aandacht voor deze ontwikkeling. In de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) vormt deze invulling zelfs het uitgangspunt. Ook leveranciers voor de gemeentemarkt kondigen aan naar deze inrichtingsvorm te gaan migreren. Alle organisaties en ook gemeenten hebben te maken met het feit dat sommige bedrijfsprocessen nu werken met uitgebreide en complexe systemen (denk aan WOZ, SOZA). Deze dure systemen voldoen vaak nog prima, zodat met vervanging door op SOA gebaseerde oplossingen geen haast wordt gemaakt en dit nog wel 6-8 jaar op zich kan laten wachten. Gedurende een groot aantal jaren zullen organisaties daarom met gemengde architecturen moeten werken, hetgeen overigens heel goed werkbaar kan zijn. In het vervolg van dit hoofdstuk zullen we een schets geven hoe de informatievoorziening van de gemeente Bergen zich mede in dit licht kan ontwikkelen. In het kader van dit beleidsplan wordt dit beperkt tot een schets op hoofdlijnen. Het is van belang dat de gemeente Bergen dit verder uitwerkt mede aan de hand van de referentiearchitecturen die momenteel worden ontwikkeld, zoals de NORA en de EGEM referentiearchitectuur. Zie hiervoor ook de in de bijlage van dit document opgenomen beschrijving. Een dergelijke uitwerking is na vaststelling dan ook het uitgangspunt en een toetsingskader voor nieuwe ontwikkelingen en investeringen. 18