Studiekeuzegesprekken in het hoger onderwijs

Transcriptie

1 Studiekeuzegesprekken in het hoger onderwijs Rapportage eerste tender Drs. Fred Verbeek Dr. Marjan Glaudé Drs. Edith van Eck september 2010

2

3 Managementsamenvatting Van maart 2009 tot maart 2010 heeft de eerste ronde plaatsgevonden van het programma Studiekeuzegesprekken, wat werkt? waarin 11 projecten geëxperimenteerd hebben met de opzet en uitvoering van studiekeuzegesprekken. Enkele conclusies uit de evaluatie van deze eerste ronde worden hieronder vermeld. Kandidaten die deelgenomen hebben aan een studiekeuzegesprek zijn in het algemeen vrij positief tot positief over het nut daarvan. De kandidaten voelen zich beter geïnformeerd en denken dat zij zich meer bewust zijn van hun (on)geschiktheid voor de studie en van mogelijke verbeterpunten in hun studiehouding of aanpak. De gesprekken bevorderen volgens hen ook het gevoel van binding met de opleiding. Ook de gespreksvoerders vanuit de opleiding zien de gesprekken in het algemeen als nuttig voor de kandidaten. De gesprekken zijn informatief en dragen er naar hun idee toe bij dat studenten bewuster kiezen. Veel projecten hebben moeite met de teldatum van 1 oktober die in de praktijk de uiterste inschrijfdatum wordt. Deze datum maakt het moeilijk om de studiekeuzearrangementen voor de aanvang van het studiejaar te organiseren omdat grote groepen zich pas tijdens de zomer en in september inschrijven. Veel projecten geven aan het werken met studiekeuzegesprekken ook na de projectfase voort te zetten en soms zelfs te verbreden naar andere opleidingen van de instelling. Een aantal instellingen signaleert dat het werken met studiekeuzegesprekken een positief effect heeft op het functioneren van de opleiding. Er ontstaat een sterkere onderlinge binding, meer motivatie en een beter inzicht in het belang van een juiste keuze en van studieloopbaanbegeleiding. Een eerste indruk van de effecten is dat de studiekeuzegesprekken positief werken op de studievoortgang en het terugdringen van het aantal negatieve preadviezen. Kandidaten die een gesprek gevoerd hebben scoren beter dan degenen die dat niet gedaan hebben. Bij het effect op het verminderen van de studie-uitval zijn de ervaringen verschillend. Er zijn aanwijzingen dat een onderscheid gemaakt kan worden tussen aan de ene kant projecten die een statische opvatting hebben over een studiekeuzegesprek en het vooral zien als een middel om te beoordelen of er een fit bestaat tussen de kandidaat en de opleiding en aan de andere kant projecten die een dynamische opvatting hebben en gericht zijn op de ontwikkelingsmogelijkheden van de kandidaat. De tweede groep projecten lijkt beter te presteren bij het terugdringen van studie-uitval. Deze aanwijzingen vinden ondersteuning in de theorievorming over studie- en beroepskeuzeprocessen. In het vervolg van het programma zal nagegaan worden of er hardere bewijzen voor deze aanwijzingen te vinden zijn.

4

5 Inhoud 1 Inleiding Context en vraagstelling van het onderzoek Opzet van het programma Studiekeuzegesprekken, wat werkt? Verloop van de eerste tender Uitvoering van het onderzoek Opbouw rapportage Contextbeschrijving De vormgeving van studiekeuzegesprekken Inbedding van het studiekeuzegesprek in een arrangement Vormgeving van het arrangement De vormgeving van het studiekeuzegesprek Inhoud van het studiekeuzegesprek Afsluiting Vervolg Motieven, diagnose en redeneerketen Diagnose Relatie tussen diagnose en interventies Mechanismes Outcomes Nut en effectiviteit van de gesprekken Ervaringen, lessons learned en mogelijke verbeteringen Doelgroep Tijdstip studiekeuzegesprek en rol (uiterste) inschrijvingsdatum Vormgeving van het arrangement als geheel Inhoud en vormgeving van het studiekeuzegesprek Afsluiting en advies; en de follow-up De invoering, de innovatiestrategie en de rol van randvoorwaarden Onverwachte effecten Resultaten van de arrangementen Patronen in de relatie context-, arrangements- en resultaatvariabelen Bivariate analyses Patronen Hypothesetoetsing patronen... 33

6 8.4 Toetsing andere verbanden Reflecties op patronen vanuit de literatuur Inleiding Opvattingen over studie- en beroepskeuzeprocessen De praktijk van de studie- en beroepskeuzebegeleiding Samenvattend Hoe verder? De tweede tender van Surf Literatuur... 42

7 1 Inleiding 1.1 Context en vraagstelling van het onderzoek Het ministerie van OCW heeft aan SURFfoundation de opdracht gegeven het programma Studiekeuzegesprekken, wat werkt? uit te voeren met als doel ervaringen met studiekeuzegesprekken te verzamelen en in kaart te brengen welke initiatieven onder welke omstandigheden effectief zijn. SURF heeft het Kohnstamm Instituut de opdracht gegeven de verzamelde ervaringen te evalueren met behulp van onder andere een crosscase-analyse. Deze analyse moet conclusies leveren voor andere instellingen over de wijze waarop zij studiekeuzegesprekken effectief en efficiënt vorm kunnen geven. Het uiteindelijke doel is namelijk studiekeuzegesprekken breed in het Nederlandse hoger onderwijs te implementeren. In het onderzoek wordt een antwoord gezocht op de volgende vragen: 1. Wat zijn de verschillen en overeenkomsten in contexten waarin de studiekeuzegesprekken hebben plaatsgevonden? 2. Welke arrangementen van studiekeuzegesprekken worden gehanteerd? 3. Welke motieven hebben instellingen voor het doen van studiekeuzegesprekken? 4. Welke redeneringen achter studiekeuzegesprekken binnen de instellingen hebben instellingen? 5. Hoe oordelen betrokkenen binnen de instellingen over de effectiviteit van de gesprekken? 6. Wat is het oordeel van studenten over het nut van de gesprekken? 7. Wat is het oordeel van gespreksvoerders over het nut van de gesprekken? 8. Welke knelpunten, successen, onverwachte voor- en nadelen waren er? 9. Wat waren de kosten per arrangement en instelling? 10. Wat is het oordeel van de projectuitvoerders over de gevolgen van de huidige inschrijvingsdatum voor de organisatie van studiekeuzegesprekken? 11. Wat zijn de geleerde lessen, do s & don ts en mogelijke verbeteringen? 12. Welke patronen zijn herkenbaar in de relatie tussen de contextvariabelen, arrangementvariabelen en resultaatvariabelen bij de projecten uit de eerste fase? 13. Welke hypothesen kunnen op basis van deze patronen geformuleerd worden over welke interventie onder welke omstandigheden effectief is? 14. Welke conclusies moeten getrokken worden over deze hypothesen op basis van de ervaringen in de tweede fase? 15. Welke lessen kunnen aan de ervaringen in het project ontleend worden voor de inrichting van longitudinale metingen binnen en buiten het project? 16. Welk oordeel kunnen we over de redenering achter de studiekeuzegesprekken geven op basis van de theorie? 17. Kunnen de hypothesen die na de eerste fase ontwikkeld worden, vanuit de theorie bevestigd of aangevuld worden? 1.2 Opzet van het programma Studiekeuzegesprekken, wat werkt? In het kader van het programma Studiekeuzegesprekken, wat werkt? worden pilotprojecten bij diverse hogescholen en universiteiten uitgevoerd. Dit verloopt in twee tenderrondes: Van maart 2009 tot maart 2010 de eerste tenderronde met 11 projecten. Van februari 2010 tot maart 2011 de tweede tenderronde met 7 projecten. 1

8 De deelnemende pilotprojecten hadden de vrijheid zelf een invulling te geven aan de opzet van hun arrangement. Onder arrangement wordt verstaan het geheel van interventies die een project onderneemt in het kader van het programma. Een studiekeuzegesprek is een vaste interventie maar er kunnen ook andere interventies voorkomen zoals het schrijven van een motivatiebrief of het deelnemen aan onderwijs. Van de projecten werd verwacht dat zij de keuzes die ze maakten, expliciteerden en onderbouwden. Daartoe diende de redeneerketen waarin aangegeven moest worden welke interventies gepland werden, welke mechanismes verondersteld werden (waarom werkt deze interventie?) en welke outcomes verwacht werden (wat zijn de beoogde resultaten?). Verder werd van de projecten verwacht dat zij kwantitatieve gegevens aanleverden over het effect van het arrangement na een half jaar in vergelijking met een controlegroep (minimaal één resultaatvariabele) en op grond daarvan een oordeel formuleerden. De keuze voor het soort effect en de aard van de controlegroep werd open gelaten. De deelnemende onderwijsinstellingen verzamelden in het kader van hun projecten ervaringen met de arrangementen. Zij moesten hierover rapporteren in de vorm van een praktijkbeschrijving. Deze praktijkbeschrijvingen moesten voldoen aan een standaardformat waarin de context, het arrangement en de achterliggende redeneerketen van de studiekeuzegesprekken worden beschreven, en waarin verslag wordt gedaan van de resultaten en de evaluatie van de gesprekken. De praktijkbeschrijvingen zijn bedoeld om de ervaringen overdraagbaar te maken voor andere instellingen die studiekeuzegesprekken willen invoeren. Voor het onderzoek zouden de praktijkbeschrijvingen het bronmateriaal moeten zijn. Er zou geen aanvullende informatie verzameld hoeven worden. 1.3 Verloop van de eerste tender In de praktijk bleek het in de eerste tender lastiger dan gedacht om volledige praktijkbeschrijvingen aan te leveren. Daar was een aantal oorzaken voor: projecten hadden moeite de kwantitatieve gegevens over hun opleiding te verzamelen, het format praktijkbeschrijving studiekeuzegesprekken bleek op sommige punten voor meerdere uitleg vatbaar, bij sommige projecten waren geen resultaten na een half jaar beschikbaar, de complexiteit van de materie zelf leidde tot verwarring over de interpretatie; dat gold met name bij de redeneerketen voor het onderscheid tussen mechanisme en outcome, de kwaliteit van de praktijkbeschrijvingen was wisselend. Dit heeft een aantal gevolgen gehad: Surf en het Kohnstamm Instituut hebben meer tijd dan gepland moeten steken in het verzamelen van ontbrekende gegevens, het Kohnstamm Instituut heeft meer tijd dan gepland moeten steken in het analyseren van de praktijkbeschrijvingen, twee projecten konden geen kwantitatieve resultaten na een half jaar in vergelijking met een controle groep aanleveren en zijn daarom niet meegenomen in de beantwoording van vraag 12 naar de patronen in de relatie tussen context-, arrangement- en resultaatvariabelen, de vraag over de kosten van het arrangement is zodanig verschillend beantwoord dat hierover op grond van de eerste tender niet gerapporteerd kan worden; de beantwoording van deze vraag is verschoven naar de tweede tender. 2

9 1.4 Uitvoering van het onderzoek Nadat zo veel mogelijk informatie verzameld was, is het Kohnstamm Instituut begonnen met het analyseren van de gegevens. Allereerst is een analyseschema opgesteld dat met de opdrachtgever besproken is. Vervolgens zijn de gegevens aan de hand van dit schema gecodeerd. De drie onderzoekers hebben elk een deel van het materiaal gecodeerd. Vervolgens zijn alle coderingen gemeenschappelijk besproken en eventuele verschillen opgelost. De gegevens zijn vervolgens per code en per case samengevat weergegeven in een descriptive matrix. Op basis van deze matrix zijn de vragen beantwoord. 1.5 Opbouw rapportage In deze rapportage worden de resultaten van het eerste deel van het onderzoek gepresenteerd. We beschrijven achtereenvolgens: Een aantal kenmerken van de instellingen en opleidingen waar studiekeuzegesprekken zijn uitgevoerd (paragraaf 2); De manier waarop de studiekeuzegesprekken zijn uitgevoerd en de arrangementen waarin ze zijn ingebed (paragraaf 3); De motieven die de instellingen hebben voor het doen van studiekeuzegesprekken, hun diagnose van het probleem, de doelen die ze willen bereiken en de redeneringen die ze hebben over de werking van de studiekeuzegesprekken (paragraaf 4); Oordelen van de betrokkenen over nut en effectiviteit (paragraaf 5); De ervaringen die met de studiekeuzegesprekken en de arrangementen zijn opgedaan en suggesties voor verbetering (paragraaf 6); Resultaten van de arrangementen (paragraaf 7); Patronen in de relatie tussen de contextvariabelen, arrangementsvariabelen en resultaatvariabelen (paragraaf 8); Reflectie op deze patronen vanuit de literatuur (paragraaf 9). 3

10 2. Contextbeschrijving In deze paragraaf wordt een beknopte beschrijving gegeven van de context waarbinnen de studiekeuzegesprekken hebben plaatsgevonden. Daarmee wordt de eerste onderzoeksvraag beantwoord: Hoe zijn de instellingen en opleidingen te karakteriseren en zijn er verschillen en overeenkomsten in die contexten? Aantal en type instelling en opleiding Er zijn elf instellingen die deelnemen aan de eerste tender van het Surfproject Studiekeuzegesprekken, zeven hbo-instellingen en vier wo-instellingen. Binnen die instellingen nemen soms meerdere opleidingen deel aan het project, vaak ook met varianten in de vormgeving ervan. In totaal gaat het om 32 opleidingen. Voor het onderzoek hebben we in overleg met de opdrachtgever een selectie gemaakt, zodanig dat alle instellingen vertegenwoordigd waren en dat een zo groot mogelijke variatie naar sector, context en type arrangement werd gerealiseerd. De selectie was als volgt: HBO Opleiding Locatie Fontys Applied Science Eindhoven InHolland Sport en bewegen Haarlem Hogeschool Utrecht (HU) Economie en management Utrecht, Amersfoort Hogeschool van Amsterdam (HvA) Amsterdam Fashion Instituut Amsterdam NHTV Saxion International Game Architecture and Design (IGAD) Financiën, Economie en Management (FEM) Breda Deventer Windesheim PABO Zwolle WO EUR Bedrijfskunde Rotterdam Radboud Universiteit Nijmegen Recht Nijmegen Universiteit Utrecht Liberal Arts and Science (LAS) Utrecht Universiteit van Amsterdam Psychologie Amsterdam 4

11 Sector De verdeling over sectoren is als volgt: Sector opleiding aantal Natuur en techniek 2 Economie 4 Gezondheid 1 Onderwijs 1 Sociaal 1 Recht 1 Taal en cultuur 1 Agrarisch - De geselecteerde opleidingen bestrijken alle sectoren van het hoger onderwijs, met uitzondering van de agrarische. Economische opleidingen zijn sterk vertegenwoordigd in de selectie, maar ook binnen het totaal aan alle deelnemende opleidingen geldt dat economisch-financiële opleidingen veel voorkomen. Voltijd/deeltijd/duaal Negen van de opleidingen zijn voltijd, één opleiding kent een voltijd- en een deeltijdvariant, maar de deeltijdvariant doet niet mee aan de pilot en één opleiding heeft een voltijd-, een deeltijd- en een duale variant van de opleiding. Toelatingeisen Het merendeel van de opleiding kent specifieke toelatingeisen. Het gaat dan om bepaalde profielen of vakken in het eindexamenpakket. Er zijn twee opleidingen die studenten selecteren op basis van specifieke opleidingsgerelateerde talenten. Vier opleidingen hebben geen specifieke toelatingseisen, van één opleiding is dat niet bekend. Instroommoment Alle opleidingen starten in september; twee opleidingen kennen daarnaast een instroommogelijkheid per februari. Aantal aanmeldingen De opleidingen variëren sterk in grootte c.q. het aantal aanmeldingen. Een cluster van opleidingen heeft zo n 1700 aanmeldingen, maar er zijn ook studierichtingen waar zich minder dan honderd studenten aanmelden. Vijf opleidingen hebben meer dan 250 aanmeldingen, vijf minder dan 250. Van één instelling is het aantal aanmeldingen niet bekend. Nederlands of buitenlands Het aandeel Nederlandse studenten ligt meestal boven de 90%. Bij twee opleidingen is het aandeel buitenlandse studenten relatief hoog, namelijk 18% en 25%. Vooropleiding Bij de universitaire opleidingen heeft het merendeel van de instroom een vwo-diploma. Daarnaast stroomt een zeer beperkt deel in met een hbo-vooropleiding (hbo-propedeuse of hbo-diploma of met een beschikking). 5

12 Bij de hbo-opleidingen is de instroom diverser, globaal genomen komt ongeveer de helft van de instroom uit de havo, een kwart uit het mbo, 10 à 15% uit het vwo. Daarnaast hebben studenten soms een buitenlandse vooropleiding. Propedeuserendement na een jaar en na twee jaar De propedeuserendementen na 1 jaar liggen over het algemeen rond de 35%, in het tweede jaar loopt het rendement op tot rond of iets boven de 50%. Er zijn twee opleidingen waar de propedeuserendementen opvallend veel lager zijn. Lang niet alle projectleiders bleken deze rendementsgegevens te kunnen aanleveren. Uitval Het percentage uitvallers in de propedeuse ligt rond de 40% bij de deelnemende opleidingen. De uitval na de propedeuse is heel beperkt. Voor zover vermeld, wordt voor uitval als definitie gedefinieerd: studenten die zich uitschrijven bij de opleiding, ongeacht wat zij daarna gaan doen. Ook hier geldt dat een deel van de opleidingen deze gegevens niet beschikbaar kon stellen. 6

13 3. De vormgeving van studiekeuzegesprekken Een studiekeuzegesprek komt niet uit de lucht vallen. Er wordt informatie over gegeven tijdens de voorlichting, kandidaten worden uitgenodigd of kunnen zich aanmelden, er worden vooraf gegevens verzameld, er vinden follow-upactiviteiten plaats. In deze paragraaf gaan we uitgebreid in op de werkwijze die de instellingen en opleidingen hanteren. Daarmee wordt de tweede onderzoeksvraag beantwoord. 3.1 Inbedding van het studiekeuzegesprek in een arrangement Het studiekeuzegesprek is op de instellingen onderdeel van een keten van activiteiten die tot doel hebben kandidaten voor te lichten over de studie en hen verder te begeleiden bij de studiekeuze en een succesvolle (start van de) studie. Binnen het project Studiekeuzegesprekken wordt die keten van interventies aangeduid met de term arrangement. In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de activiteiten waar het om gaat en de mate waarin ze door de onderzochte instellingen worden ingezet. 3.2 Vormgeving van het arrangement De meeste instellingen gaan in hun studievoorlichting in op het arrangement, de manier waarop het is opgezet en de doelen die ermee worden beoogd. De instellingen hanteren de volgende interventies: Interventies Frequentie Uitnodiging voor deelname 11 Informatie verzamelen over motivatie van kandidaat 11 Studiekeuzegesprek 11 Feitelijke gegevens verzamelen over kandidaat 10 Informatie verzamelen over capaciteiten kandidaat 8 Schriftelijke informatie geven 7 Advies aan kandidaat 7 Informatie verzamelen over interesses kandidaat 6 Aanbieden summercourse, bijscholing 4 Intensieve kennismaking met onderwijs, sfeer en organisatie van opleiding 3 (Online)self-assessment 3 Overige interventies 3 Aantal (van bovenstaande) interventies Tussen 6 en 9. Meest voorkomend: 7 In alle gevallen worden kandidaten door de opleiding uitgenodigd voor deelname aan de verschillende onderdelen van het arrangement, meestal schriftelijk, soms ook telefonisch of per mail. 7

14 Onderdeel van het arrangement bij alle instellingen is ook dat informatie wordt verzameld over de kandidaat. Alle instellingen verzamelen informatie over de motivatie van de kandidaat, via een vragenlijst of een motivatiebrief. Acht van de opleidingen verzamelen informatie over de capaciteiten van de kandidaat bijvoorbeeld met behulp van een essayopdracht, een huiswerkopdracht, of een diagnostische toets. Zes instellingen verzamelen informatie over interesses van de kandidaat; daarvoor wordt vaak een beroepskeuzetest gebruikt. Verder wordt soms een opleidingspecifieke capaciteitentest of competentievragenlijst, of een leerstijlentest afgenomen. De over de kandidaat verzamelde informatie vormt de input voor het studiekeuzegesprek. Op een aantal opleidingen wordt informatie over de kandidaat verzameld in de vorm van een selfassessment. Kenmerkend voor zo n (online) self-assessment is dat dit de kandidaat in staat stelt zèlf te beoordelen of deze een juist beeld heeft van de opleiding. Op grond daarvan kan de kandidaat zelf beslissen om de aanmelding wel of niet in gang te zetten en zich in te schrijven. Maar er wordt niet alleen informatie verzameld, maar ook informatie gegeven. Schriftelijk (7x), maar ook door kandidaten de mogelijkheid te bieden tot een intensieve kennismaking met het onderwijs, de sfeer en de organisatie van opleiding. Daarvoor worden bijvoorbeeld meeloopdagen georganiseerd, een game ingezet en worden kandidaten in contact gebracht met ouderejaars. Onderdeel van het arrangement vormen eveneens de advisering op basis van de verzamelde informatie en het studiekeuzegesprek en follow-up in de vorm van het aanbieden van aanvullende scholing bijvoorbeeld een summerschool. Bij drie instellingen maken nog andere elementen deel uit van het arrangement. Een instelling noemt hier de feestelijke afronding van het voorbereidingsprogramma, een ander vraagt de kandidaten na afloop van het arrangement met een enquête naar hun ervaringen, en een derde geeft aan dat het maken van studieafspraken voor de start van de studieloopbaan deel uitmaakt van het arrangement. 3.3 De vormgeving van het studiekeuzegesprek De studiekeuzegesprekken worden op verschillende manieren vormgegeven. In de eerste plaats is er sprake van variatie in de benaderde doelgroep. Zes opleidingen nodigen alle aangemelde kandidaten uit voor een studiekeuzegesprek, twee opleidingen werken met een aselecte steekproef, en bij drie opleidingen worden kandidaten met een risicoprofiel benaderd voor een studiekeuzegesprek. Of kandidaten een risicoprofiel hebben, stelt men vast op basis van de vooraf verzamelde gegevens over de kandidaat, de vooropleiding, de capaciteiten, de motivatie, de interesse. Soms spelen ook de behaalde resultaten in de vooropleiding, de mening van de vooropleiding en de deelname aan voorlichtingsactiviteiten van de opleiding een rol. Er wordt vrijwel altijd met individuele kandidaten gepraat, twee opleidingen kiezen bewust voor een groepsgesprek. Eén van de opleidingen werkt met groepen omdat: De groepsdynamiek het persoonlijk denken over het beeld van de studie (beroep, instelling, stad) de daartoe gewenste competenties en de keuze van de opleiding stimuleert. Eén instelling heeft bewust gekozen voor telefonische studiekeuzegesprekken, desgewenst aangevuld met communicatie per . De gesprekken worden gevoerd door docenten, ouderejaarsstudenten en/of studieadviseurs, opleidingscoördinatoren of studieloopbaanbegeleiders, in ruim de helft van de gevallen in koppels. Negen instel- 8

15 lingen geven de gespreksvoerders een training voor het voeren van studiekeuzegesprekken. In drie gevallen kunnen de gesprekvoerders terugvallen op een achterwacht. Dat houdt bijvoorbeeld in dat ouderejaarsstudenten zo nodig een beroep kunnen doen op een studieadviseur of programmacoördinator. Bij een van de instellingen kan de kandidaat bij twijfel over de studiekeuze worden verwezen naar een van de (gereedstaande) studentendecanen, voor een uitgebreid gesprek en eventuele studiekeuzetests. Alle opleidingen hanteren een gespreksprotocol voor het studiekeuzegesprek. De duur van de gesprekken bedraagt vaak ongeveer een half uur, soms een uur en in een enkel geval betreft het een bijeenkomst van een halve tot een hele dag. In dat geval is het gesprek ingebed in andere voorlichtings- en introductieactiviteiten, een introductieweek, een summerschool, een teamopdracht, een carrousel van activiteiten. De studiekeuzegesprekken worden altijd voor de aanvang van het studiejaar (voor de poort) gepland. Meestal zijn er meerdere momenten in die periode. 3.4 Inhoud van het studiekeuzegesprek Op grond van de praktijkbeschrijvingen ontstaat een globaal beeld van de inhoud van de studiekeuzegesprekken. Bij alle opleidingen is de verwachting in relatie tot de eisen en de inhoud van de studie onderwerp van gesprek. Zo krijgt een kandidaat bijvoorbeeld de gelegenheid om in het gesprek vragen te stellen over de inhoud, de opbouw, de moeilijkheidsgraad, de werkwijzen en dergelijke van het studieprogramma. De kandidaten kunnen zo nagaan of zij beschikken over de benodigde competenties en of een en ander. aansluit bij de eigen verwachtingen ten aanzien van de studie. De kandidaten verwerven zo een beeld van de opleiding en het onderwijssysteem, en soms ook van het beroep. In het gesprek kan aanvullende informatie worden gevraagd en aangeboden op grond waarvan de verwachting van de kandidaat kan worden bijgesteld. Soms gaat het ook om een verkenning van de wederzijdse verwachtingen (van kandidaat en opleiding). Relatief vaak wordt in het gesprek (ook) gewezen op risicofactoren. Dit zijn factoren die een bedreiging zouden kunnen vormen voor het met succes doorlopen van de studie. Te denken valt aan risicofactoren als: tijdsbesteding (te weinig tijd door combinatie met andere studie of werk, of zorg voor kinderen of andere familieleden, e.d), ontgroening, (soft)-drugsgebruik, geen goede studiehouding, niet goed kunnen plannen en organiseren, niet goed kunnen samenwerken. In de helft van de gevallen komen (ook) tekorten in de vooropleiding of kwalificaties van de kandidaat aan de orde. Het gaat dan in de eerste plaats om formele tekorten in de vooropleiding van de kandidaat die zijn vastgesteld, zogenoemde deficiënties. Het gaat bijvoorbeeld om een eindexamenpakket of voprofiel dat niet overeenkomt met de eisen die de studie stelt of een onvoldoende score op een reken- of taaltoets. In het gesprek wordt dan gewezen op de noodzaak van bijscholing voorafgaand of parallel aan de eerste fase van de studie en worden afspraken gemaakt wanneer de student aan de vereisten moet voldoen. Ook niet formele tekorten in de vooropleiding, bijvoorbeeld lage eindexamencijfers of een slechte beheersing van de Nederlandse taal en de mogelijkheden voor verdere scholing op die punten, komen in de gesprekken aan de orde. De kandidaten worden doorverwezen naar summerschools of remediërende programma s. Ten slotte bespreekt men in de helft van de gevallen ook nog andere onderwerpen, zoals: het beeld van de opleiding in met name deze stad ; expliciete afspraken; de haalbaarheid van verwachtingen ( tevens beoordeelt de docent of hetgeen de kandidaat van de opleiding verwachting ook haalbaar is met de betreffende opleiding ) en de leerstijl ( De scores op de leerstijlen kunnen interessant zijn voor de studieloopbaanbegeleider om te bespreken bij extreme scores en om te bepalen of de voorkeursleerstijl past bij de gekozen opleiding ). 9

16 3.5 Afsluiting Het arrangement wordt in acht gevallen afgesloten met advies, meestal ontvangt de kandidaat dat schriftelijk. In twee gevallen, opleidingen met een numerus fixus, is het met goed gevolg doorlopen van het arrangement voorwaarde voor toelating tot de studie. Advisering betreft ook het volgen van een summerschool of andere vormen van bijscholing om gesignaleerde deficiënties in voorkennis op te heffen. Dit is bij vijf instellingen het geval. Dit advies wordt in drie gevallen mondeling uitgebracht, in twee gevallen schriftelijk. 3.6 Vervolg Op de meeste instellingen wordt het arrangement niet alleen benut voor advisering maar wordt de verzamelde informatie gebruikt als input voor studieloopbaanbegeleiding (8x). Ook spelen de uitkomsten soms een rol bij het uitbrengen van een preadvies en een bindend studieadvies (3x). Bij drie instellingen vormen de opbrengsten van het arrangement de basis voor een reflectiedossier van de aankomende student. 10

17 4. Motieven, diagnose en redeneerketen In deze paragraaf gaan we in op de vraag welke motieven de instellingen hebben om studiekeuzegesprekken in te voeren. Wat is hun diagnose van het probleem en welke doelen willen ze bereiken met studiekeuzegesprekken? En ten slotte, welke redeneringen hebben de instellingen over de werking van de studiekeuzegesprekken, wat zien zij als oorzaken van het probleem en waarom en hoe verwachten ze dat het inzetten van studiekeuzegesprekken het probleem kan oplossen? Daarmee wordt een antwoord gegeven op de derde en vierde onderzoeksvraag. 4.1 Diagnose De belangrijkste reden voor de invoering van studiekeuzegesprekken is dat instellingen de onwenselijke studie-uitval willen terugdringen. Problematische studieloopbanen worden vooral gekarakteriseerd in termen van onvoldoende motivatie en inzet, lage succesverwachtingen en slechte prestaties en vertraging. Deels liggen de oorzaken voor een problematische studieloopbaan, aldus de projectleiders, in het traject voorafgaand aan instroom, deels manifesteren ze zich tijdens de studie. Studenten blijken slecht toegerust voor een succesvolle studieloopbaan wanneer zij de studie binnenkomen met deficiënties (7x genoemd), met onvoldoende specifiek talent (1x genoemd), of met een onvoldoende beeld van de studie (7x genoemd). Dit laatste, een onjuist of onvoldoende duidelijk beeld van de studie, zien de opleidingen wanneer sprake is van onvoldoende onderbouwde keuzeprocessen (3x genoemd), kiezen op basis van onvoldoende informatie (4x genoemd), laat kiezen (2x genoemd), kiezen onder invloed van anderen (2x genoemd), of eigenlijk (nog) niet kiezen door een brede studie te kiezen (2x genoemd). Ook tijdens de studie spelen risicofactoren, die leiden tot vertraging en voortijdige uitval, bijvoorbeeld dat studenten geen binding ervaren (4x genoemd), te weinig tijd voor de studie ter beschikking hebben (2x genoemd), persoonlijke problemen hebben (3x genoemd), of niet beschikken over rolmodellen en netwerken (1x genoemd). In de diagnose van de instellingen zijn drie clusters van oorzaken voor de problematische loopbanen van studenten te onderscheiden. Studenten hebben onvoldoende competenties om de studie succesvol te kunnen doorlopen (deficiënties of specifieke talenten), studenten hebben geen goed beeld van de studie en of die bij hen past en wat die van hen vraagt, en studenten ervaren onvoldoende binding. 4.2 Relatie tussen diagnose en interventies Welke interventies de instellingen inzetten, hangt samen met hun diagnose. Instellingen die in de diagnose benadrukken dat studenten deficiënties hebben of over onvoldoende specifiek talent beschikken, voeren de volgende interventies uit: informatie verzamelen over kandidaat en capaciteiten studiekeuzegesprek aanbieden summerschool, bijscholing. Beoogd doel is hier vooral om als instelling beter geïnformeerd te zijn over de competenties van de student, zodat ervoor gezorgd kan worden dat deficiënties worden weggewerkt of de student duidelijk gemaakt kan worden dat deze onvoldoende is toegerust voor de studie (eventueel alternatieven aanbieden). 11

18 Instellingen en studierichtingen waar men in de diagnose benadrukt dat studenten het slecht doen omdat ze bij de start een onvoldoende beeld hebben van de studie, zetten vooral de volgende interventies in: informatie geven vanuit opleiding intensieve kennismaking informatie verzamelen over kandidaat studiekeuzegesprek (online) self-assessment. Doel van deze interventies is met name het verhelderen beeld van de studie en het zelfbeeld van de student en de student laten reflecteren op de match tussen beide. En tenslotte, wanneer instellingen die anonimiteit en gebrek aan binding met de instelling als belangrijk probleem ervaren, staan de volgende interventies van het arrangement centraal: uitnodiging intensieve kennismaking studiekeuzegesprek advies aan kandidaat feest. Doel van deze activiteiten is vooral om de kandidaten te laten ervaren dat zij er toe doen voor de instelling en om persoonlijke contacten met medewerkers en andere studenten te bevorderen. 4.3 Mechanismes Alle projecten veronderstellen dat door hun arrangement de kwaliteit van de informatie bij de kandidaat verhoogd wordt (over inhoud en eisen van de opleiding, over beroepenveld) en dat de reflectie bij de kandidaten gestimuleerd wordt waardoor zij meer zelfinzicht krijgen. Bij zelfinzicht kunnen we dan denken aan de vraag of de opleiding aansluit bij de capaciteiten en de verwachtingen van de kandidaat (over de inhoud van de opleiding, de zwaarte ervan of wat je er mee kan doen) of dat de kandidaat inzicht krijgt in de factoren die van invloed zijn op het succesvol doorlopen van de opleiding en daarmee rekening kan houden (bijvoorbeeld het hebben van een bijbaan). Deze twee mechanismes hangen sterk samen. Het verbeteren van de informatie is een voorwaarde voor een sterkere reflectie. Opvallend is dat reflectie in het redeneerschema van enkele projecten al zou ontstaan door het aanbieden van schriftelijke informatie. Uit theorie 1 en ervaring weten we dat dat niet werkt en dat is ook één van de redenen om studiekeuzegesprekken te organiseren (zie ook paragraaf 9). Een ander mechanisme dat door veel projecten genoemd wordt, is dat door de inspanning die aan de kandidaten gevraagd wordt bij de inschrijving, de niet serieuze inschrijvers uitgeselecteerd worden. Verondersteld wordt dat -als je meer moet doen dan je NAW-gegevens opgeven- degenen die zich inschrijven om maar ergens ingeschreven te staan, deze moeite niet zullen doen. Die inspanning kan zijn het invullen van een vragenlijst bij de inschrijving maar ook de aankondiging dat er een motivatiebrief moet komen, een opdracht gemaakt moet worden of dat er een studiekeuzegesprek volgt. Een vierde mechanisme dat door een meerderheid genoemd wordt, is dat door het arrangement de binding met de opleiding vergroot wordt. De opleiding laat zien geïnteresseerd te zijn in de kandidaat en 1 Zie bijvoorbeeld: Meijers (2003), Van der Leeuw (2007), Den Boer (2009). 12

19 zich in te willen zetten om de opleiding tot een succes te maken. Dit mechanisme is vooral gekoppeld aan interventies die een persoonlijk karakter hebben zoals meeloopdagen, gesprekken met ouderejaars, een persoonlijk sms je, een feest of natuurlijk het gesprek zelf. Dit hangt voor een deel samen met het vijfde genoemde mechanisme, het vergroten van de motivatie bij de kandidaat voor de opleiding. Dit mechanisme wordt door de helft van de projecten genoemd. Binding kan die motivatie vergroten maar we zien ook dat verondersteld wordt dat een uitnodigingsbrief of het volgen van bijscholing waardoor achterstanden worden weggewerkt, motiverend kan werken. Het zesde mechanisme wordt door de helft van de projecten genoemd en ligt niet bij de kandidaat maar bij de opleiding. Door bijvoorbeeld de ingevulde vragenlijst, het essay of het assessment heeft de opleiding een betere kennis van de kandidaat waardoor het studiekeuzegesprek beter voorbereid gevoerd kan worden en een gerichter advies kan worden gegeven. Eén project heeft de proef aangegrepen om mede meer zicht te krijgen op de factoren die van invloed zijn op studiesucces. Het laatste mechanisme is bij een derde van de projecten aan de orde. Daar waar bijscholing wordt ingezet, bijvoorbeeld in de vorm van een summerschool, wordt verwacht dat deficiënties worden weggewerkt. Blijkbaar is dit zo voor de hand liggend dat het door niemand ook expliciet als mechanisme benoemd wordt. 4.4 Outcomes Er zijn twee outcomes die door alle projecten genoemd worden. In de eerste plaats is dat de verbetering van de kwaliteit van de studiekeuze. Dat is een direct gevolg van de eerste twee mechanismes (verbeteren van de kwaliteit van de informatie en reflectie). Kandidaten kiezen bewuster al of niet voor een opleiding of worden doorverwezen. Dit hangt nauw samen met de tweede door alle projecten genoemde outcome, het verminderen van de studie-uitval. Voor zover studie-uitval voortkomt uit een verkeerde studiekeuze vallen deze twee outcomes samen. Er zijn echter nog andere mechanismes van invloed zijn op de studie-uitval, zoals de binding met en motivatie voor de opleiding en het wegwerken van deficiënties en daarom benoemen we deze outcome ook afzonderlijk. Een derde outcome die door een derde van de projecten genoemd wordt, is dat er een kwalitatief betere instroom ontstaat. Dit komt voort uit het volgen van bijscholing maar ook door de vergroting van de motivatie. De laatste twee outcomes worden elk door een kwart van de projecten genoemd. Het vergroten van de inzet en de verbetering van het rendement. Inzet vergroot als je meer binding ervaart, gemotiveerder bent en je achterstanden zijn weggewerkt. Een gevolg van meer inzet zou kunnen zijn dat de student meer studiepunten behaalt waardoor het rendement verbetert. 13

20 5. Nut en effectiviteit van de gesprekken In de onderzoeksopdracht zijn drie vragen opgenomen die het oordeel van betrokkenen over het nut, respectievelijk de effectiviteit van de gesprekken betreffen. Het gaat om de volgende drie vragen: Hoe oordelen betrokkenen binnen de instellingen over de effectiviteit van de gesprekken (5)? Wat is het oordeel van studenten over het nut van de gesprekken (6)? Wat is het oordeel van gespreksvoerders over het nut van de gesprekken (7)? Deze vragen corresponderen niet één op één met de gegevens die in de aangeleverde projectbeschrijvingen zijn opgenomen. De evaluatiegegevens betreffen vaak het hele arrangement en niet de studiekeuzegesprekken afzonderlijk. Ook blijken de beoordelingscriteria te variëren. Er is niet altijd naar het nut gevraagd, maar ook naar andere aspecten. Ten slotte wordt uit de rapportage soms niet duidelijk om wiens oordeel het gaat. We bespreken in deze rapportage de evaluatiegegevens daarom geïntegreerd. In het algemeen oordelen de studenten vrij positief tot positief over het nut van de gesprekken. De gesprekken bevorderen het gevoel van binding met de opleiding, studenten voelen zich beter geïnformeerd over wat de opleiding inhoudt, ze vonden het prettig gestructureerde en concrete informatie te hebben over de opleiding in relatie tot hun zelfbeeld, hun keuze wordt bevestigd en zij voelen zich beter voorbereid. Zij zijn zich meer bewust van hun (on)geschiktheid voor de studie en van mogelijke verbeterpunten in hun studiehouding of aanpak. Dat laatste maakt het ook gemakkelijker om problemen tijdens de studie gericht aan te pakken, aldus de deelnemende studenten. Soms is niet naar het nut gevraagd, maar meer naar hoe de studenten de gesprekken hebben ervaren. Veelal zijn ook hier de reacties positief; kandidaten hebben het gesprek als behulpzaam en niet als betuttelend ervaren, ze waarderen de informele sfeer en vinden het positief dat er voldoende gelegenheid is om zelf vragen te stellen. Negatieve ervaringen hangen vooral samen met het gevoel dat de gesprekken bedoeld zouden zijn om te selecteren. Kandidaten voelen zich daar soms ongemakkelijk onder en hebben het gevoel dat zij zich beter moeten voordoen dan zij zijn. Ook de gespreksvoerders zien de gesprekken in het algemeen als nuttig voor de studenten. De gesprekken zijn informatief, en dragen ertoe bij dat studenten bewuster kiezen: Het beeld van docenten en studieloopbaanbegeleiders is dat aanmelders de intakegesprekken zeer waarderen. Ze hebben er een beter beeld door gekregen van de opleiding en hebben ook meer informatie ontvangen over hun capaciteiten. Ze ervaren de feedback die ze ontvangen als direct en duidelijk, zelfs een negatief advies wordt gewaardeerd. De beoogde doelen worden door het voeren van studiekeuzegesprekken veelal gerealiseerd, aldus de betrokkenen. De gespreksvoerders van een van de deelnemende instellingen benoemen als belangrijk voordeel van het werken met een studiekeuzegesprek, en de intakeprocedure daar omheen, dat het leidt tot zelfselectie bij de kandidaat. Activiteiten als het schrijven van een motivatiebrief, het maken van een opdracht, het komen voeren van een gesprek, maken dat kandidaten vooraf zelf beter gaan nadenken of de opleiding iets voor ze is. En zich pas daadwerkelijk inschrijven als ze zich daar zeker over voelen. 14

21 6. Ervaringen, lessons learned en mogelijke verbeteringen In deze paragraaf worden de vragen 8, 10 en 11 uit de onderzoeksopdracht geïntegreerd besproken. Het gaat om de volgende vragen: Welke knelpunten, successen, onverwachte voor- en nadelen waren er? Wat is het oordeel van de projectuitvoerders over de gevolgen van de huidige inschrijvingsdatum voor de organisatie van studiekeuzegesprekken? Wat zijn de geleerde lessen, do s & don ts en mogelijke verbeteringen? We komen eerst even kort terug op de vormgeving van elk van de elementen van de arrangementen en gaan vervolgens in op de ervaringen die ermee zijn opgedaan, de knelpunten die zich hebben voorgedaan en suggesties voor verbetering. Oplossingen, verbetersuggesties, lessons learned en suggesties voor een toekomstige aanpak komen immers voort uit de positieve en negatieve ervaringen die men met de werkwijze heeft opgedaan, vandaar de keuze voor een thematische bespreking. Achtereenvolgens komen aan bod: Doelgroep Tijdstip van het studiekeuzegesprek en de rol van de (uiterste) inschrijvingsdatum Vormgeving van het arrangement als geheel Inhoud en vormgeving van het studiekeuzegesprek Afsluiting en advies; en de follow-up De invoering, de gehanteerde innovatiestrategie en de rol van randvoorwaarden. Ten slotte gaan we in op onverwachte effecten. 6.1 Doelgroep Er komen wat de doelgroep betreft drie varianten voor. Sommige opleidingen nodigen alle aangemelde kandidaten uit voor een studiekeuzegesprek, en andere werken met een steekproef, aselect dan wel select. In dat laatste geval worden met name kandidaten met een risicoprofiel benaderd voor een studiekeuzegesprek. Dat risicoprofiel wordt dan veelal vastgesteld op basis van de resultaten van een assessment of intakegegevens. Ook varieert de mate van vrijwilligheid, er zijn instellingen waar deelname aan het arrangement een voorwaarde is om tot de opleiding te worden toegelaten, er zijn instellingen waar kandidaten worden uitgenodigd om deel te nemen en alles daar tussen in. Wanneer alleen kandidaten met een risicoprofiel worden benaderd, krijgen de gesprekken een andere lading, zo signaleren de betrokken instellingen. De kandidaten krijgen het idee dat ze op sollicitatie zijn: Sommige kandidaten hadden het gevoel tekort te schieten, waren bang iets verkeerds te doen/zeggen, afgewezen te worden. Deze instellingen benadrukken dat stigmatisering voorkomen moet worden in de communicatie over het doel van de intakeprocedure. Dit zou ook een extra overweging kunnen zijn om te kiezen voor een integrale invoering van de gesprekken, dat zou ongewenste stigmatisering kunnen voorkomen. De instellingen die door middel van een aselecte steekproef kandidaten hebben geselecteerd, hebben dat gedaan om eerst op wat kleinere schaal projectmatig de werkwijze uit te proberen. Eén van deze 15

22 instellingen is vanwege het succes van deze pilot voornemens alle kandidaten in het project te gaan betrekken. Wanneer alle kandidaten deelnemen, vraagt dit een flinke investering van de instelling maar dat levert ook veel op. Niet alleen komen de kandidaat-studenten zeer goed voorbereid en geïnformeerd de opleiding binnen, maar ook worden de betrokkenheid van docenten en ouderejaars bij de opleiding en de sociale integratie versterkt. Wanneer deelname min of meer vrijwillig is, zien de instellingen vooral de gemotiveerde kandidaten die serieus met hun keuzeproces bezig zijn, deelnemen aan het arrangement. Dat zijn niet de kandidaten die het grootste risico op uitval lopen. Ook late aanmelders nemen minder deel aan de gesprekken. Het lukt de instellingen vaak niet om voor deze groep nog het hele arrangement aan te bieden, terwijl dat juist voor deze risicogroep erg wenselijk zou zijn, zo is hun ervaring. Eén van de instellingen is voornemens het arrangement toe te spitsen op deze late aanmelders: Een van onze opleidingen heeft heel bewust gekozen om alleen de late aanmelders een intakeassessment af te nemen omdat dat voor de opleiding een risicogroep is. De studieloopbaanbegeleiders van die opleiding waren zeer tevreden over het gebruik van deze tool (intakes). Deze opleiding gaat dat bij de volgende instroom weer doen. Andere opleidingen die met late aanmelders werken, laten hen de intake eind september afnemen (test tot 1 oktober en gesprekken na 1 oktober) zodat ook deze groep in beeld is en bij de totale instroom op eenzelfde wijze gestart is. Dit houdt wel in dat er in meerdere rondes in de eerste onderwijsweken nog assessments moeten worden afgenomen. Instellingen waar deelname niet verplicht is, pleiten ervoor naar kandidaten toe duidelijker de verwachting uit te spreken dat ze deelnemen aan de verschillende onderdelen van de intake en dit te bevorderen door een persoonlijke benadering, door rappelleren, afspraken laten bevestigen, en dergelijke 6.2 Tijdstip studiekeuzegesprek en rol (uiterste) inschrijvingsdatum In het hoger onderwijs kunnen kandidaten zich tot uiterlijk 1 oktober inschrijven bij de studie van hun keuze 2. Veel instellingen hebben moeite om hun intake-arrangementen daarop aan te passen. Zoals we in de vorige paragraaf al bespraken, kunnen late aanmelders vaak niet meer participeren in het arrangement, terwijl men veelal signaleert dat dit een risicogroep betreft. Uitvoering van het arrangement en het voeren van de gesprekken vlak voor de start van het studiejaar levert organisatorische problemen op bijvoorbeeld wat betreft de inzet van gesprekvoerders die in de periode vlak voor de start van het nieuwe studiejaar andere taken moeten verrichten. Bovendien is op dat moment verwijzing naar alternatieve studierichtingen en het volgen van een summerschool om deficiënties weg te werken niet meer aan de orde. Veel instellingen geven dan ook aan problemen te hebben met de inschrijfdatum van uiterlijk 1 oktober. Dit maakt het moeilijk om intakearrangementen voor de poort (juni voorafgaand aan het studiejaar) te organiseren: Grote groepen studenten schrijven zich pas (na hun eindexamen) tijdens de zomer in. En er zijn ook nog instromers in september. Bovendien zijn er studenten die zich in het voorjaar inschrijven, maar zich in de 2 Feitelijk is 1 oktober de teldatum voor de bekostiging van de instellingen. In de praktijk wordt 1 oktober als uiterste inschrijfdatum gehanteerd. We handhaven daarom deze term. 16

23 zomer alsnog uitschrijven. Om alle kandidaten in beeld te hebben en hen een gelijke start te geven zou het zwaartepunt van de intake in augustus en september moeten liggen. De inschrijfdeadline van 1 september (feitelijk 1 oktober) is ongunstig voor een studiekeuzegesprekkenproject. Uitnodigingen voor gesprekken, die ruim voor aanvang van de studie dienen plaats te vinden, kunnen na half juli eigenlijk niet meer plaatsvinden. Echter, veel aanmeldingen vinden na half juli nog plaats. Meerdere onderzoeken doen vermoeden dat juist late inschrijvers een minder weloverwogen studiekeuze maken. De uiterste inschrijfdatum van 1 september maakt dat studiekeuzegesprekken niet altijd op tijd uitgevoerd kunnen worden, terwijl juist de late aanmelders een risicogroep zijn. Dit pleit voor vervroeging van de uiterste inschrijfdatum. Dit zal niet zozeer tot gevolg hebben dat kandidaten die vlak voor een deadline een keuze maken beter kiezen, maar wel dat de opleiding meer tijd heeft om juist voor hen studiekeuzegesprekken te organiseren. Uit onderzoek blijkt juist dat deze groep kandidaten, de deadlinebikkers, een zeer lage kans heeft op studiesucces. Ook op andere punten vindt men het tijdschema dat voor de landelijke registratie wordt gehanteerd, slecht afgestemd op het invoeren van een goed systeem van intake- en studiekeuzegesprekken. Twee instellingen geven ook expliciet aan dat het slecht lukt kandidaten voor de poort te spreken, zoals hun bedoeling is. Eén van hen zegt slechts een kwart van de kandidaten voor de poort te spreken, bij de rest gebeurt dat pas als ze eigenlijk al met de studie zijn begonnen, tijdens de introductieweek, of in de eerste onderwijsperiode. Een ander signaleert: Het was moeilijk om veel aanmelders voor de gesprekken te krijgen. Gunstige tijdstippen voor gesprekken zijn vanwege schoolonderzoeken, herexamens, zomervakantie en vakantiewerk moeilijk te vinden. Een aantal instellingen pleit dan ook voor het vervroegen van de uiterste aanmelddatum, of pleit voor een onderscheid tussen aanmelden en inschrijven, zoals dat nu bijvoorbeeld al wordt gehanteerd bij opleidingen met een selectieve toelating. Dat biedt de mogelijkheid om al eerder met het voeren van studiekeuzegesprekken te beginnen: Maak een onderscheid tussen uiterste aanmelddatum en inschrijfdatum. Vervroeg landelijk de uiterste aanmelddatum naar 1 juli. Dit biedt de opleidingen de mogelijkheid om in juli de gesprekken te voeren; de maand augustus vraagt namelijk te veel tijd voor de voorbereiding op het onderwijs. Bovendien hebben kandidaten die in het gesprek geen match met de opleiding vinden, dan nauwelijks nog de mogelijkheid zich te oriënteren op een nieuwe opleiding. Voor kandidaten die na de gesprekken in juli alsnog willen omzwaaien kan een na-aanmeldingsprocedure worden uitgewerkt. Mocht een landelijke vervroeging van de aanmelddatum nog niet voorhanden zijn, bedenk hiervoor dan alternatieve procedures in de communicatie naar de student: bijvoorbeeld inschrijving op beperkte mogelijkheden voor intakedata of een intakeverklaring die nodig is bij het eerste college. Dit bevordert tijdige deelname door de kandidaten aan de studiekeuzegesprekken. Voer eventueel gesprekken al voor 1 juli, maar houd er dan rekening mee dat kandidaten mogelijk nog uitvallen doordat zij niet slagen voor het eindexamen. Een andere instelling stelt voor alle gesprekken te voeren tussen januari en begin juli, en daarna geen kandidaten meer toe te laten. Zo n werkwijze maakt het echter weer onmogelijk om kandidaten die mee hebben geloot voor een andere opleidingen en pas in juli horen of ze zijn toegelaten, nog mee te nemen in de intake. Weer een andere instelling stelt voor expliciet voor deze groep aanmelders een naaanmeldingsprocedure aan te bieden. 17

24 Eén van de opleidingen heeft het probleem van de late inschrijving zelf naar tevredenheid opgelost: Het vraagstuk van de huidige inschrijfdatum (studenten kunnen zich in Nederland in principe tot eind september bij een opleiding inschrijven) hebben wij in eerdere jaren al aangepakt. De studiekeuzegesprekken vinden bij onze opleiding plaats van januari tot en met begin juli voorafgaande aan het nieuwe studiejaar. De hele procedure is zo ingericht dat studenten hiervan op de hoogte zijn. In de praktijk melden zich dan ook geen studenten meer aan voor onze opleiding na juli. Late aanmelding speelt bij ons dan ook geen rol. 6.3 Vormgeving van het arrangement als geheel In alle instellingen is het studiekeuzegesprek ingebed in een breder arrangement. Van dit arrangement maken deel uit: uitnodigen, verzamelen van informatie bij/over de kandidaat, via vragenlijsten, opdrachten, motivatiebrieven. Op een aantal opleidingen maakt een self-assessment deel uit van het arrangement. Daar waar deze interventie wordt ingezet, gaat het om een online self-assessment met als doel de potentiële student in staat de stellen te boordelen of deze een juist beeld heeft van de opleiding. De verzamelde gegevens vormen de input voor de studiekeuzegesprekken. Deze gesprekken worden soms ook gevoerd in het kader van kennismakingsactiviteiten of een introductieprogramma. Communicatie Een belangrijk element van het arrangement vormt de communicatie met de kandidaat. De instellingen benadrukken het belang van een goede introductiebrief waarin de bedoeling goed wordt uiteengezet en de kandidaat wordt gemotiveerd om aan het arrangement mee te doen. Maar ook tijdens de verschillende stappen is aandacht voor de communicatie geboden. Zo nodig dien de opleidingen kandidaten te bellen om hen te blijven enthousiasmeren. Zo kan bijvoorbeeld no-show worden voorkomen en ervaren de kandidaten dat zij ertoe doen voor de opleiding en ontstaat binding. Een voorbeeld van een aanpak die tot een hele hoge respons geleid: * een schriftelijke uitnodiging; de tekst is door studieadviseurs, deskundigen en teststudenten beoordeeld en verbeterd; voorbeeldbrieven zijn beschikbaar; in de brief worden al de datum en tijd van het gesprek genoemd, alsmede het aanbod om reiskosten te vergoeden; * enkele dagen na versturing van de schriftelijke uitnodiging een sturen naar het studielink e- mailadres (is een betrouwbaar adres waarvan de instelling weet dat het goed gelezen wordt). In de mail een link naar een korte web-based vragenlijst; * per mail na enkele dagen een reminder als de student nog niet gereageerd heeft; * de dag voor het gesprek het versturen van een sms naar de mobiele telefoon met de tekst: we zien je morgen op het kennismakingsgesprek. Ook andere instellingen rapporteren positieve effecten van het investeren in een persoonlijke benadering van de kandidaten, door meer telefonisch contact. Een instelling heeft ervoor gekozen gebruik te maken van voor de communicatie met de kandidaten. Dat lijkt minder persoonlijk, maar de kandidaten blijken dat niet als zodanig te ervaren. maakt snel en persoonlijk reageren mogelijk. Als bijkomend voordeel ziet de instelling dat de communicatie gemakkelijk archiveerbaar en overdraagbaar is en kan worden nageslagen, zowel door de kandidaat als door de contactpersonen van de opleiding. 18