Nieuws op alle fronten

Transcriptie

1 nieuwsbrief #15 zomer 2013 In dit nummer 1 Nieuws op alle fronten Nieuws op alle fronten Nieuwe diensten, nieuwe producten, nieuwe samenwerkingsverbanden en nieuwe klanten: in de eerste helft van dit jaar heeft Roxit op alle fronten volop gewerkt aan haar toekomst. 2 Roxit tekent voor samenwerking op beurs 3 Klantportaal gaat in september live 4 Met Impactive naar direct klaar-product 5 Bodemenergie van a tot z geregeld 6 Nieuw: Dezta Archiveren 7 Goed informatiebeheer begint met IZIS 8 Vorderingen werkgroepen Zo vlak voor de vakantieperiode informeren wij u in deze nieuwsbrief natuurlijk weer graag over een aantal wetenswaardigheden rondom ons bedrijf. Inmiddels is dit jaar alweer halverwege en maken we de balans op. Ondanks aanhoudende berichten over de moeilijke conjuncturele situatie, die ook in toenemende mate onze opdrachtgevers raakt, hebben de ontwikkelingen in de eerste Overigens realiseren we ons daarbij dat het uiteindelijk onze klanten zijn die dit pas echt kunnen beoordelen, u dus! Daarom is intensief contact met u als gebruiker de basis. In deze nieuwsbrief blikken we terug op de beurs Overheid & ICT en kijken we vooruit naar onze jaarlijkse Gebruikersdag op 31 oktober. Bij deze nodigen we u alvast van harte uit! Klantportaal Na de vakantie bieden wij onze gebruikers een geheel vernieuwd klantportaal. Archiveren in de Ruimtelijke Ordening met Dezta Archiveren en Bodemenergie- Online zijn nieuwe ontwikkelingen die we Roxit actief op social media Roxit heeft een aantal vaste elementen in de communicatie tussen u en ons. Zo ook op de sociale media. Wij gebruiken Twitter en LinkedIn. Volg ons en blijf op de hoogte! Vakantie: even bijkomen van een drukke eerste helft van het jaar? helft van dit jaar ons gesterkt in het vertrouwen dat we met de goede dingen bezig zijn. graag bij u onder de aandacht brengen. De afgelopen maanden hebben Impactive en Roxit besloten hun krachten te bundelen, dus stellen we hen ook graag aan u voor. Wij wensen u een heel fijne vakantie! René Eilander Rob van Tiel Rob Steneker roxit verstand van zaken 1

2 Roxit tekent voor samenwerking op beurs Ruim zesduizend geïnteresseerden bezochten eind april in Utrecht de beurs Overheid & ICT. Roxit was hier een van de exposanten en beleefde succesvolle dagen, met onder andere de formalisering van twee nieuwe samenwerkingsverbanden. We kijken terug op leuke contacten en gesprekken en een efficiënte middag met de Roxit Gebruikersvereniging, waarbij het nuttige met het aangename werd gecombineerd. Verder waren er twee belangrijke momenten: de bekrachtiging van de samenwerking met Vicrea en IF Technology. MOV R Roxit en Vicrea bundelen hun krachten op het gebied van respectievelijk procesondersteuning en informatiebeheer in de gezamenlijke MOV R suite. De MOV R suite bevat het hele spectrum van webintake, datadistributie, zaakafhandeling, gegevensopslag, document- en recordsmanagement en klantondersteuning. Overheden kunnen daarmee hun dienstverlening van a tot z perfectioneren. MOV R is innovatief en vernieuwend door de wijze waarop een flexibele dikke midoffice wordt gecombineerd met bestaande vakinhoudelijke backofficesystemen. Antoin Buiting (Roxit, tweede van links) en Martijn van Aarssen (IF Technology, tweede van rechts) heffen het glas met hun teams op de nieuwe samenwerking: het totaalpakket BodemenergieOnline. BodemenergieOnline Roxit en IF Technology spelen in op de aanstaande Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) Bodemenergie die op 1 juli van kracht is gegaan. Met het in werking treden van deze AMvB krijgen gemeenten de belangrijke taak om meldingen en vergunningen van gesloten systemen af te handelen. Om in deze taak te ontzorgen bieden Roxit en IF Technology een gezamenlijke softwareoplossing voor zaakgerichte afhandeling van vergunningen, toezicht en beleid voor bodemenergieprojecten. Met deze samenwerking bundelen Roxit en IF Technology hun krachten op het gebied van software voor vergunningverlening, toezicht en handhaving en vaktechnische bodemenergie-expertise. Het resultaat is de webapplicatie BodemenergieOnline. U leest meer over BodemenergieOnline op pagina 5 van deze nieuwsbrief. Meer informatie: Kim van Kuijk t: , e: kim.vankuijk@roxit.nl Rob van Tiel (Roxit, rechts) en Kees Radstaak (Vicrea) tekenen de overeenkomst voor MOV R. Gebruikersdag op 31 oktober Heeft u 31 oktober al genoteerd? Nee? Gauw doen! Ja? Gezellig dat u er weer bij bent! De Roxit Gebruikersdag vindt plaats op 31 oktober in DeFabrique in Utrecht. U kunt weer rekenen op een dag vol nuttige sessies rond thema s en producten met inspirerende sprekers! Inschrijven voor de Gebruikersdag is mogelijk vanaf half september, via ons nieuwe klantportaal. 2 roxit verstand van zaken

3 Klantportaal gaat in september live We ondersteunen u graag bij het werken met onze producten. Documentatie, tips en trucs, video s, en uiteraard een hulplijn voor als u er echt niet uitkomt. Dat alles is nu nog te vinden op diverse plekken, zoals Gebruikersnet en SquitReport. Medio september komt echter alles op één plek samen: het Roxit klantportaal. Het onthouden van vijf verschillende URL s en de bijbehorende gebruikersnamen en wachtwoorden is dan niet meer nodig. Op het Roxit klantportaal vindt u alles terug. Niet alleen voor de Squit-productlijn, maar ook voor de Dezta- en IZIS-lijnen. Het klantportaal kent de secties Cursussen & Events, Gebruikersvereniging, Forum en Support. Onder die laatste treft u Kenniscentrum, Downloadcentrum, RoxitReport en Support tools. In het kenniscentrum leest u antwoorden op veelgestelde vragen, het downloadcentrum is hoofdzakelijk gevuld met de inhoud van het huidige Gebruikersnet, dus alle handleidingen, themadocumenten, procesbeschrijvingen, koppelingendocumentatie, enzovoort. Ook de documenten die momenteel in SquitReport onder het kopje Bestanden staan, zijn hierheen verhuisd. SquitReport wordt RoxitReport De online servicedesk van Roxit, SquitReport, krijgt een nieuwe, frisse uitstraling en heet voortaan RoxitReport. Functioneel verandert er aan het systeem weinig, zodat er voor huidige gebruikers geen sprake is van een overstap. RoxitReport wordt, zoals de naam doet vermoeden, de servicedesk voor alle productlijnen. Schermafbeeldingen van het klantportaal: boven de openingspagina, onder het downloadcentrum. De support tools, tot slot, bestaan uit externe tools, zoals links naar Teamviewer (software om van afstand mee te kijken ) en ons WeTransfer-kanaal (om grote bestanden mee uit te wisselen). Ook de mogelijkheden voor telefonische support, zoals de RO-Hulpdienst, staan hier opgesomd. Om gebruik te kunnen maken van het klantportaal is het wel nodig dat u zich er voor aanmeldt. Dat geldt voor zowel nieuwe als bestaande gebruikers. Het aanmeldproces verloopt in drie stappen, waarbij we uw account valideren en u uw eigen profiel samenstelt. Op basis van uw profiel krijgt u binnen het klantportaal direct de voor u relevante informatie. Medio september komt het Roxit klantportaal online en kunt u zich aanmelden. Vanaf dan vervallen alle huidige adressen, gebruikersnamen en wachtwoorden en wordt u automatisch doorverwezen naar het nieuwe klantportaal. Op onze komende Gebruikersdag kunt u een demonstratie verwachten van deze nieuwe ontmoetingsplek voor gebruikers van Roxit-producten. Meer informatie: Kim van Kuijk t: , e: kim.vankuijk@roxit.nl Activiteitenkalender Ook in 2013 zal Roxit weer present zijn op symposia, beurzen en relatiedagen. Zelf zullen we weer diverse bijeenkomsten organiseren zoals van de Gebruikersvereniging, de jaarlijkse Gebruikersdag, en opleidingen. 25 september: SIKB jaarcongres, congrescentrum Woudschoten, Zeist 31 oktober: Roxit Gebruikersdag, DeFabrique, Utrecht november: Bodembreed, congrescentrum de Werelt, Lunteren Kijk voor data en aanvullende informatie te zijner tijd op onze website: Meer informatie: Kim van Kuijk t: , e: kim.vankuijk@roxit.nl roxit verstand van zaken 3

4 Met Impactive naar direct klaar-product Roxit gaat nauw samenwerken met Impactive, leverancier van kennisgerichte applicaties. Dit najaar komt het eerste gezamenlijke product op de markt: de EvenementAssistent. De samenwerking onderschrijft duidelijk het motto van Roxit: verstand van zaken. Impactive heeft in de loop der jaren met kennis een aantal interessante applicaties gebouwd, de bekendste daarvan is binnen overheidsland ongetwijfeld de Activiteiten Internet Module (AIM). Wij stoppen complexe regelgeving in een systeem waar de gebruiker via vragen doorheen geleid wordt, vertelt Joël van der Meer, directeur van Impactive. Met onze kennis zorgen wij dat alle beslisregels erin zitten en maken we het werk voor de gebruikers een stukje makkelijker. Het verzamelen van de kennis en het opstellen van de vragenboom is één ding, aan de andere kant is er het bouwen en onderhouden van de motor, de applicatie zelf. Dat laatste biedt veel mogelijkheden, denk bijvoorbeeld aan het automatisch doorgeven van het resultaat naar andere systemen. Maar wel een kwestie van meerdere ballen tegelijk in de lucht houden voor Impactive. En dat zag het bedrijf graag veranderen, zodat de focus meer kan komen te liggen op het inhoudelijke deel. Door de samenwerking te zoeken met Roxit kan dat. Roxit gaat het onderhoud en de ontwikkeling van de motor voor zijn rekening nemen. Het is prettig dat een groot, gespecialiseerd bedrijf de technische onderlaag doet. Uiteraard blijven we bij dat technische deel betrokken, omdat het moet blijven aansluiten op de vraagstructuren die wij bedenken. Voor Roxit biedt het de mogelijkheid om de kennis, de vragenbomen, te integreren in haar eigen software. Een verrijking waarmee de klant sneller en efficiënter burgers en bedrijven van dienst kan zijn. Waar je uiteindelijk naartoe gaat, zijn direct klaarproducten. De burger beantwoordt vragen die normaal bij de ambtenaar terechtkomen, zegt Rob van Tiel, directeur van Roxit. De website van gemeenten wordt een steeds belangrijker plek als het om de intake gaat. Als een aanvrager van een vergunning via de site al een groot deel van de vragen kan beantwoorden, komt het in de backoffice louter aan op accorderen en afronden. Traditioneel is er een scheiding tussen frontoffice en backoffice, maar dat zie je nu steeds meer door elkaar lopen, stelt Rob. EvenementAssistent De komende maanden krijgt de samenwerking intern gestalte. Medio september kunnen klanten het eerste gezamenlijke product verwachten: de EvenementAssistent. Die helpt organisatoren van evenementen bij het aanvragen van vergunningen. De EvenementAssistent gaat gebruikmaken van het ondernemingsdossier, een initiatief van de overheid, dat verder uitgewerkt wordt door marktpartijen. Via het ondernemingsdossier kunnen ondernemers informatie eenvoudig beheren en delen. Bij een evenementenvergunning is het bij uitstek geschikt, omdat daar veel partijen bij betrokken zijn. Joël: Ik hoop dat voor mensen de EvenementAssistent een eye-opener zal zijn, die laat zien: zo kan het ook. Meer informatie: Rob van Tiel t: , e: Midden-Holland kiest voor Squit XO/2 Go Ook binnen de soms complexe organisatiestructuur van een omgevingsdienst kan Squit XO uitstekend functioneren. De Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) gaat het pakket komende tijd breed binnen haar gebied inzetten. De omgevingsdienst koos Squit XO in een aanbestedingstraject voor geschikte software voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Voor de taken op het gebied van bouw- en woningtoezicht (BWT) van gemeente Bodegraven-Reeuwijk, een van de tien bij de dienst aangesloten gemeenten, wordt al sinds 1 januari van Squit XO gebruik gemaakt. Maar dat heeft geen invloed gehad op onze keuze, het was een volkomen open race, benadrukt Hans Douw, hoofd bedrijfsvoering van de dienst. Als beste uit de bus Niettemin kwam Squit XO - in combinatie met Squit 2Go, het pakket voor mobiele handhaving - als beste uit de bus. De dienst wil dat nu gaan inzetten voor de overige gemeenten binnen haar gebied. De eerste is Gouda, die per 1 juli haar BWT-taken overdraagt aan de ODMH, daarna volgen op 1 januari 2014 Zuidplas en Waddinxveen, vertelt coördinator ondersteuning Nol Witte. Een voordeel voor de nieuwe gebruikers is dat de inrichting van de software grotendeels al voor Bodegraven-Reeuwijk is gedaan. Het gebruik beperkt zich vooralsnog tot bouwen en wonen, echter heeft de dienst ook daar uitbreidingsplannen: Squit XO kan ook prima voor de uitvoering van milieutaken worden gebruikt. We gaan onderzoeken of we het daar ook voor gaan inzetten. Meer informatie: Marco Hermsen t: , e: marco.hermsen@roxit.nl 4 roxit verstand van zaken

5 Bodemenergie van a tot z geregeld Roxit en IF Technology werken aan software en tools voor de Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) Bodemenergie. Met steun van onder andere de provincies Drenthe en Noord-Brabant hebben wij een internetapplicatie ontwikkeld waarin gemeenten, uitvoeringsdiensten en provincies samenwerken rond de AMvB Bodemenergie. Kernbegrippen rond het initiatief zijn samenwerking, eenvoud en effectiviteit. Hieronder worden de meest gestelde vragen van het moment beantwoord. Wat is bodemenergie eigenlijk? Bodemenergie is een vorm van duurzame energie waarbij warmte en koude in de ondergrond wordt opgeslagen en later gebruikt wordt voor de verwarming en koeling van kantoorgebouwen, woningen en kassen. Op dit moment zijn de twee meest toegepaste systemen de open en gesloten systemen. Met de komst van de AMvB Bodemenergie wordt het gebruik van bodemenergiesystemen in Nederland verder gestimuleerd en gereguleerd. Zo worden gemeenten bevoegd gezag voor het verlenen van vergunningen voor gesloten systemen. Provincies zijn dat al een tijdje voor open systemen. Wat is BodemenergieOnline? BodemenergieOnline is een internetapplicatie waarin overheden hun taken rond de AMvB Bodemenergie kunnen uitvoeren. Het ondersteunt alle taken rond vergunningverlening, toezicht en handhaving voor zowel open als gesloten systemen, waarbij de belangrijkste processen zijn geautomatiseerd. Denk hierbij aan het (geografisch) registreren, de interferentietoets, het monitoren of systemen functioneren conform de vergunningsvoorwaarden en prioritering van het handhavingsacties. Daarnaast vindt analyse van beleidstrends plaats, die inzicht geven in de werkelijke duurzaamheidsbijdrage van bodemenergie binnen uw gebiedsgrenzen. BodemenergieOnline is modulair opgezet waardoor voor elke organisatie een functioneel pakket op maat kan worden geboden. De nieuwe AMvB Bodemenergie stimuleert het gebruik van bodemenergiesystemen. Waarom een cloudoplossing en wat is dat? BodemenergieOnline is een zogenoemde SaaS-oplossing (Software as a Service), waar meerdere partijen gebruik van maken. Overheden die gebruik willen maken van de gemeenschappelijke voorziening krijgen via internet toegang en sluiten een gebruiksabonnement af. IF en Roxit zorgen voor beheer en onderhoud. Zo bieden we voor een relatief laag bedrag professionele software. Wat is de Squit XO-module Bodemenergie? Gebruikers van Squit XO werken zaakgericht. Dat betekent bijvoorbeeld dat de ontvangst en behandeling van aanvragen en meldingen volledig digitaal verloopt. De module Bodemenergie ondersteunt ontvangst en behandeling van nieuwe berichten uit Omgevingsloket Online en de Activiteiten Internet Module en zorgt voor automatische registratie in BodemenergieOnline en doorgave aan het Landelijk Grondwater Register (LGR). De combinatie van de module Bodemenergie en BodemenergieOnline omvat daarmee de hele cyclus van a tot z: aanvraag, registratie, toets, vergunnen, toezicht, monitoren en beleid. Kan een gemeente volstaan met alleen Squit XO zonder de module Bodemenergie? Ja en nee. Het ontvangen, inlezen en uitvoeren van alle typen aanvragen en meldingen voor warmte- en koudeopslagsystemen garandeert Roxit uitsluitend na implementatie van de module Bodem energie. Een aanvraag die onderdeel is van een Omgevingsvergunning kan zonder de module worden afgehandeld. Voor aanvragen en meldingen van zelfstandige bodemenergiesystemen is een uitbreiding van Squit XO wel noodzakelijk. Bovendien houdt Squit XO geen automatische registratie bij en kan ook de interferentietoets niet worden uitgevoerd. Tot slot is er zonder de module Bodemenergie geen rechtstreekse koppeling met het LGR. Kan een gemeente volstaan met alleen BodemenergieOnline? Ja. Gemeenten die niet met Squit XO werken en/of via een ander zaaksysteem werken kunnen ook gebruik maken van BodemenergieOnline. Wat kost het gebruik van Squit Bodemenergie en/of BodemenergieOnline? De gebruikskosten hangen sterk af van uw concrete situatie (aantal inwoner en gebruikers) en ambties (welke modules). Meer informatie: Merijn Kerlen t: , e: merijn.kerlen@roxit.nl roxit verstand van zaken 5

6 Nieuw: Dezta Archiveren De Dezta Software Suite bevat verschillende softwareproducten. De software onderscheidt zich door gebruiksvriendelijkheid, de procesmatige benadering van vraagstukken en de uitgebreide beheerfunctionaliteiten. Sinds kort is een nieuwe module toegevoegd: Dezta Archiveren. Sinds de wettelijke eisen van digitalisering voor ruimtelijke plannen is het onderwerp digitalisering en archivering een onderwerp van hoofdbrekens geweest. Hoe borg en archiveer ik het papieren en digitale plan goed voor de komende jaren? Welke software moet ik gebruiken om archivering van een digitaal plan mogelijk te maken? Moet de afdeling ruimtelijke ordening iets organiseren of moet de archivaris iets organiseren? Deze vragen zijn de afgelopen jaren op verschillende niveaus gepasseerd. Geonovum heeft samen met diverse organisaties, zoals enkele ministeries en het Nationaal Archief een handreiking opgesteld. Deze Handreiking Archivering ruimtelijke plannen is in het voorjaar van 2013 beschikbaar gekomen. Dezta Archiveren De Dezta Suite is software waarmee digitale plannen worden beheerd. Met de module Dezta Archiveren archiveert u uw digitale plannen, met toepassing van de wettelijke eisen van de Archiefwet. De module voldoet aan de NEN2082-norm. De module Archiveren is te gebruiken in combinatie met andere modules van de Dezta Software of als module op Squit XO. Het officiële digitale plan, dat voldoet aan de RO Standaarden, kan met deze module voor bewaring worden aangemerkt. De module bevat functionaliteit om de wettelijke bewaartermijnen van archivering automatisch in acht te nemen. Verder kan de module Archiveren worden gekoppeld aan uw reguliere archiefsysteem waaronder diverse documentmanagementsystemen (DMS). Op die manier heeft u op één centrale plaats het overzicht over uw RO-archiefbescheiden. Met de Dezta module Archiveren is uw digitale plan dus ook voor de toekomst bewaard en gearchiveerd! Interesse? Bent u geïnteresseerd in Dezta-software voor uw organisatie of wilt u uw situatie eens aan ons voorleggen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Meer informatie: Klaas van den Bosch t: , e: klaas.vandenbosch@roxit.nl Aan het strand, in de stress of... 1 juli De afgelopen maanden heeft Roxit het druk gehad met het uitrollen van nieuwe software. Misschien heeft u ook gemerkt dat het drukker was bij de helpdesk. Wij kijken moe maar voldaan terug op dit proces en willen ook al onze klanten bedanken voor de samenwerking! In de meeste gevallen is de update prima verlopen en dat ligt zeker ook aan u. Nu werkt u volgens de nieuwe standaarden. Maar belangrijker nog: u bent actueel! Geen plannen meer ouder dan 10 jaar. Of toch wel...? Voor veel gemeenten is de tijd aangebroken om na een hectische periode de schade eens op te nemen. Zijn er nog gebieden niet actueel? Is bedacht hoe de voorraad actueel gehouden wordt? Zijn er standaarden opgesteld en worden deze bijgehouden? Hoe communiceert u met de rest van uw organisatie? En met uw burgers? Kan het proces verder geoptimaliseerd worden? Misschien wilt u de volgende stappen nemen op weg naar een digitale overheid. De Roxit producten hebben functies om u hierbij te helpen. Misschien heeft u deze al in huis maar benut u ze nog niet volledig. Of kent u niet alle mogelijkheden. We helpen u graag verder. Meer informatie: Klaas van den Bosch t: , e: klaas.vandenbosch@roxit.nl Nieuwe klanten U archiveert papieren plannen, maar wat doet u met de digitale? Dezta Archiveren biedt de oplossing. Een warm welkom aan de volgende gemeenten die gebruik gaan maken van producten uit de Dezta suite: - Gemeente Schijndel: Dezta Plan Monitor, Dezta Plan en IMRO Tekenen. Ook gaan zij de Squit XO Wro-module inzetten. - H2O gemeenten (Heerde, Hattem en Oldebroek) gaan over op Dezta Plan Monitor. Verder gebruiken zij de Squit XO Wro-module. 6 roxit verstand van zaken

7 Goed informatiebeheer begint met IZIS De norm NEN2082 is een bekende bij organisaties die graag hun informatiebeheer goed willen regelen. Deze norm bepaalt immers waar software voor informatie- en archiefmanagement aan moet voldoen. IZIS is ECB NEN2082- gecertificeerd, maar de aanschaf van IZIS is slechts een stap in de richting van goed informatiebeheer. Een belangrijke stap, dat wel. Want een NEN2082-gecertificeerd systeem biedt de perfecte ondergrond voor solide informatiebeheer. Het is de fundering die tot vele jaren in de toekomst zijn nut kan bewijzen. Kán bewijzen, benadrukt Benedikt Marijnen van juridisch advies- en certificeringsbureau ECB Nederland. Wie de software namelijk verkeerd inricht of verkeerd gebruikt, zorgt ervoor dat die juist niet meer voldoet aan de eisen voor goed informatiebeheer. En ook een wél goed ingericht IZIS is maar een deel van de oplossing. Een goed pakket aanschaffen en inrichten is één ding, de vraag die volgt is: hoe ga je er nu mee om? Welke afspraken maak je, welke verantwoordelijkheden zijn er, en wie mag wat? Wettelijke verplichting Dat laatste, een besturings-/kwaliteitssysteem met daarin interne afspraken, is een wettelijke verplichting. Organisaties moeten bij een juridisch geschil een rechtmatig dossier hebben. Dat kan alleen als er duidelijke afspraken zijn over wat er intern met informatie gebeurt. De inhoud van het dossier is essentieel, maar ook aantoonbaarheid over wie er bijvoorbeeld rechten heeft gehad informatie te muteren of in te zien. De vraag of documenten rechtmatig zijn samengesteld of beheerd, kan in één klap alle bewijsstukken in de rechtszaal waardeloos maken. Veel organisaties realiseren zich dat pas als het te laat is. ECB helpt haar klanten alle interne afspraken te formaliseren in vastgelegd informatiebeleid, zodat aangetoond kan worden dat het informatiebeheer goed geregeld is. ECB helpt informatiebeheer goed te regelen. Informatie moet je als product en als proces beschouwen. Weinig organisaties doen dat. Het aantal digitale documenten zonder duidelijke naam of datum, zonder samenhang, weggestopt op lokale schijven, is gigantisch. Terwijl het juist zoveel meerwaarde oplevert als al die informatie goed geregistreerd in een systeem staat opgeslagen. Denk niet alleen aan de juridische kant, maar ook aan andere informatievragen. Bijvoorbeeld voor managementinformatie, of de vraag van een klant. Het bijeen krijgen van alle relevantie documenten naar aanleiding van zo n informatievraag, valt in de praktijk vaak niet mee. Ik kom regelmatig tegen dat er wel iets ontbreekt. Compleetheid is een issue. Als je alles goed geordend en opgeslagen hebt, is het niet alleen veel sneller terug te vinden, je hebt ook in één keer alles bij elkaar. Substitutie Actueel is het vervangen van het papieren archief voor een digitaal archief, ofwel substitutie. Bij substitutie controleert een archiefinspecteur of het ministerie of een organisatie het op de juiste wijze aanpakt en dus aan substitutie mag doen. De eisen leveren vragen op. Archiefinspecteurs eisen niet allemaal hetzelfde. ECB zorgt voor alle vereiste elementen zodat rechtmatigheid van de dossiers aangetoond kan worden, op inhoud en totstandkoming. Dat is ook essentieel in geval van een juridische strijd. Meer informatie: Michiel Koster van Groos t: , e: michiel.kostervangroos@roxit.nl Koppeling Squit XO-IZIS: som is meer dan delen Zaken en documenten uitwisselen tussen Squit XO en IZIS kan moeiteloos met de koppeling Squit XO-IZIS. De koppeling is sinds kort leverbaar. Squit XO en IZIS zijn beide krachtige zaaksystemen. Door ze te koppelen is de som ook daadwerkelijk meer dan de delen. Want via die weg komt bijvoorbeeld de status van een vergunningszaak automatisch ook in IZIS, en een document dat in IZIS binnenkomt, vindt zijn weg zonder tussenkomst naar Squit XO. De mogelijkheid om zowel zaakinformatie als documenten uit te wisselen, maakt de koppeling zeer veelzijdig. En dankzij de ruime koppelmogelijkheden van zowel Squit XO als IZIS zelf, zijn er veel variaties met andere software mogelijk. Een voorbeeld is het koppelen van het DMS van een andere leverancier aan IZIS. Komt er vanuit Squit XO een document in IZIS, dan kan IZIS als doorgeefluik dienen en dit document doorspelen aan dat DMS. Zo kunnen IZIS en Squit XO probleemloos een plek vinden binnen vrijwel elke denkbare informatie-architectuur. Roxit ontwikkelt bovendien voortdurend zowel de huidige als nieuwe koppelingen. Meer informatie: Johannes Battjes t: , johannes.battjes@roxit.nl roxit verstand van zaken 7

8 Vorderingen werkgroepen De Gebruikersvereniging kent diverse werkgroepen die gericht zijn op specifieke modules in Squit XO. Periodiek komen de deelnemers bijeen om de verdere ontwikkeling van de modules te bespreken. Een kort verslag van de vorderingen binnen deze groepen. Werkgroep WHVBZ Werkgroep WHVBZ (zwemwaterkwaliteit) bestaande uit vertegenwoordigers van provincies, regionale uitvoeringsdiensten (RUD) en milieudiensten is in mei voor de tweede maal bijeen gekomen om te praten over doorontwikkeling van deze module. Als resultaat van een aantal wensen is in versie 3.1 van Squit XO de eerste fase opgenomen van de door ontwikkeling. De volgende fase is gericht op de nieuwe wetgeving die er zit aan te komen zodat de module is voorbereid op de toekomst. Werkgroep (intensieve) Veehouderij Werkgroep (intensieve) Veehouderij heeft gesproken over doorontwikkeling van deze module. Een aantal wensen, onder andere wijzigingen in de WEB-BVB export en het registreren van emissieberekeningen, zijn besproken en meegenomen in de ontwikkeling van Squit XO 3.1. in juni is een vervolgbijeenkomst gepland om de resultaten te tonen aan de werkgroep en vervolgontwikkelingen te bespreken. Werken bij Roxit Vind jij Roxit en haar producten interessant en zou je wel bij ons willen werken? Dat kan! We zoeken nieuwe collega s. Ben jij enthousiast, klantgericht en ambitieus? Dan pas je binnen onze teams. Onze vacatures Technisch projectleider, standplaats Zwolle Projectleider, standplaats Zoetermeer Software-architect, standplaats Werkgroep APV & bijzondere wetten Steeds meer klanten zetten de stap om ook aanvragen in het kader van de APV en van bijzondere wetten af te handelen in Squit XO. Daarbij liepen ze vaak aan tegen de lange lijst met onderdelen, dat waren er ongeveer negentig. Roxit heeft de bal om te komen tot een eenduidige, kortere lijst, neergelegd bij de werkgroep APV & bijzondere wetten. Tijdens de eerste bijeenkomst was meteen duidelijk dat de behoefte voor verbetering zeer gewenst was en er werden dan ook meteen spijkers met koppen geslagen. De lijst is nu bijna gehalveerd. Roxit staat nu voor een interessante uitdaging. De onderdelen die al gebruikt zijn, maar straks niet meer voorkomen in de lijst, overzetten naar de korte lijst. Het is de bedoeling dat u als klant hier zo min mogelijk van merkt, maar helemaal pijnloos zal dat niet gaan. In de 3.2 release van Squit XO is gepland dat we de lijst introduceren. We zullen daarbij zorgdragen voor een goede communicatie richting klanten over de wijziging. Mocht u vragen hebben over deze wijziging, neemt u dan gerust contact met de Gebruikersvereniging op. Meer informatie: Wiepko Siegers t: , e: gebruikersvereniging@roxit.nl Zwolle en Zoetermeer.net-ontwikkelaar, standplaats Zwolle en Zoetermeer Junior consultant Ondergrond & Ruimte, standplaats Arnhem Direct solliciteren? Vragen of informatie? Kijk op of neem contact op met P&O. Meer informatie: Helèn van den Ende t: , e: helen.vandenende@roxit.nl Themagroep RO wil verbreding module De themagroep RO in XO, over ruimtelijke ordening binnen Squit XO, heeft het tijdens haar laatste bijeenkomst vooral gehad over de doorontwikkeling van de Wro-module in Squit XO. Door de gebruikers is in groepjes gediscussieerd over de module. Na het plenair bespreken van alle input hebben de aanwezigen prioriteit gegeven aan de ingediende wensen en aandachtspunten. Hieruit bleek dat gebruikers veel meer zien in een verbreding van de mogelijkheden en minder in verdieping. Zo is gevraagd om meer zaaktypen, zoals de beheersverordening, het principeverzoek, een planschadeverzoek en overeenkomsten. Na de zomer bespreekt de groep de eerste conceptprocessen die dan beschikbaar zullen zijn. Eind dit jaar moet de doorontwikkeling van de Wro-module vervolgens leverbaar zijn. Meer informatie: Remco Koenders t: , e: remco.koenders@roxit.nl Over deze nieuwsbrief Deze nieuwsbrief is een uitgave van Roxit en verschijnt viermaal per jaar. De nieuwsbrief is bedoeld voor relaties en andere geïnteresseerden. Niets uit deze nieuwsbrief mag zonder toestemming vooraf worden overgenomen. Eindredactie Roxit - Marketing & Communicatie Hanzelaan JJ Zwolle t: e: nieuwsbrief@roxit.nl Vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van deze nieuwsbrief? Wilt u zich abonneren, een adreswijziging doorgeven of stelt u geen prijs meer op het ontvangen van de nieuwsbrief? Stuur een naar: nieuwsbrief@roxit.nl. roxit verstand van zaken 8