Vliegende start in 2013

Transcriptie

1 nieuwsbrief #13 winter 2013 In dit nummer 1 Vliegende start in 2013 Vliegende start in 2013 Het jaar 2012 ligt alweer achter ons. We blikken terug op een jaar waarin veel gebeurde. We zijn tevreden met de wijze waarop Dezta in de Roxit-organisatie is geland en met de impuls die de lancering van IZIS heeft gegeven. 2 Roxit is one stop shop voor RUD s 3 Gebruikersdag wederom geslaagd 4 Nieuwe modules APV, Drank en Horeca 5 SIKB0101 flink op de schop 6 Snelle keuze fusiegemeente 7 Zundert benut combi Squit en Dezta 8 RO Standaarden 2012-proof 9 IZIS ook ideaal als RUD-portaal 10 Procedure Eisen & Wensen Roxit actief op social media Roxit heeft een aantal vaste elementen in de communicatie tussen u en ons. Zo ook op de sociale media. Wij gebruiken Twitter en LinkedIn. Volg ons en blijf op de hoogte! Dit nieuwe jaar zal voor veel van onze opdrachtgevers in het teken staan van de invulling van - en overdracht van taken naar - de nieuwe Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD s). De grote belangstelling voor de oplossingen die wij hiervoor bieden, bevestigt de keuzes die we gemaakt hebben. Met enthousiasme staan we dan ook klaar om met u een vliegende start te maken! In deze nieuwsbrief informeren wij u over de oplossingen van Roxit voor RUD s en omgevingsdiensten. Verder gaan we in op de nieuwe Drank- & Horecawet en de modules die we met onze partner Berkeley Bridge hiervoor bieden. Onderzoek In 2012 hebben we onder meer gewerkt aan het verder professionaliseren van onze organisatie en dienstverlening, om u als klant nog beter te kunnen bedienen. We zijn dan ook blij met de resultaten van het onlangs uitgevoerde klanttevredenheidsonderzoek. Daaruit blijkt dat we hierin goede stappen hebben gemaakt. Vooral de deskundigheid van onze consultants, de invulling van onze support en het persoonlijke contact via onze accountmanagers blijken hoog gewaardeerd. Zeker zo belangrijk zijn onze resultaten in de markt. We worden bevestigd in de wederzijdse versterking Dezta Squit XO, Squit ibis leidt tot de eerste successen en met IZIS is het gelukt een aantal nieuwe, interessante klanten te bedienen. Nog steeds dienen er zich nieuwe Squit XO-klanten aan en er is veel belangstelling voor Squit 2Go. daarmee ook voor ons. Naast de kwaliteit van de dienstverlening blijven efficiency en kostenreductie aandacht vragen. Flexibiliteit, de juiste kennis en een betrokkenheid bij het Samenspel van Roxit-collega s Ajdar (links) en Bart tijdens de nieuwjaarsbijeenkomst. werk zijn belangrijk om u en uw organisatie ook in de toekomst goed te ondersteunen. Wij hopen, ook met deze nieuwsbrief, een steentje bij te dragen aan uw inspiratie voor een goede start van 2013! In 2013 zal de economische onzekerheid nog veel bepalen. Dit heeft natuurlijk consequenties voor u, onze opdrachtgevers, en René Eilander Rob van Tiel Rob Steneker roxit verstand van zaken 1

2 Roxit is one stop shop voor RUD s De regionale uitvoeringsdiensten (RUD s) moeten dit jaar volledig operationeel zijn. Voor de verschillende soorten RUD s, met uiteenlopende organisatievormen en takenpakketten, biedt Roxit een betrouwbare ICT-oplossing. Belangrijkste pijlers: Squit XO, Squit 2Go, Squit ibis en het IZIS zaaksysteem. Het Rijk, provincies en gemeenten willen de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu, bouwen en ruimtelijke ordening verbeteren. Zij hebben afgesproken RUD s op te richten, die taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving gaan uitvoeren. Over de invoering van RUD s wordt al enige tijd gesproken. Nu de diensten in 2013 volledig operationeel moeten zijn, staat ICT ook hoog op de agenda! De RUD s waarbij Roxit is betrokken, werken met verschillende takenpakketten en organisatievormen. Hoe krijgt men in die korte tijd en verscheidenheid een betrouwbare ICT-oplossing? Roxit biedt hiervoor een oplossing met een IT-voorziening die alle RUD s op dezelfde manier ondersteunt, ook al zijn de uitgangspunten van takenpakketten en organisatievormen verschillend. Roxit biedt als one stop shop de RUD-totaaloplossing die alle RUD s uit de ICT-brand helpt. De RUD totaaloplossing van Roxit bestaat uit de volgende pijlers: (inclusief documenten en bouwtekeningen), maar ook worden bevindingen en vervolgacties in Squit XO teruggeschreven. Squit ibis Afhankelijk van de dienstovereenkomst tussen RUD en de gemeente gaan de gemeentelijke bodemtaken ook over naar de RUD. Hiervoor heeft Roxit het web-based bodeminformatiesysteem Squit ibis ontwikkeld. een robuuste, flexibele set van tools die, waar nodig aangevuld en uitgebreid kan worden met andere software. Groeimodel De nieuwe oplossing is direct bruikbaar voor RUD s (in oprichting) en kan worden geïmplementeerd terwijl de deelnemende organisaties gewoon doorwerken met hun huidige vergunningverlenings- en handhavingssoftware. Door de modulaire opbouw van Squit XO kan men taken en bijbehorende modules van Squit XO overdragen op een zelfgekozen moment. Ook de overdracht Squit XO Squit XO is het meest gebruikte pakket voor vergunningverlening en handhaving bij gemeenten. Dat maakt de kans groot dat veel gemeenten binnen een RUD-gebied ook Squit XO gebruiken. Wat dat betreft is Squit XO een logische keus als informatiesysteem voor de RUD. Roxit maakt het gebruik van Squit XO door de RUD ook financieel aantrekkelijk, doordat men ook licenties van Squit XO modules kan overdragen aan de RUD, die overeenkomen met de overgedragen taken. Squit 2Go Veel RUD s gaan uit van het nieuwe werken en daarom is mobiel toezicht een belangrijk onderdeel van de totaaloplossing. Met Squit 2Go heeft Roxit een volledig geïntegreerde oplossing voor mobiel toezicht met Squit XO beschikbaar. Niet alleen wordt informatie uit Squit XO in het veld getoond Het samenspel tussen de verschillende overheden, software en services in de RUD-totaaloplossing. Squit ibis is zowel geschikt voor gebruik door één organisatie als door meerdere organisaties, die we aanbieden als Shared Serviceoplossing, waardoor uw ICT-organisatie wordt ontzorgd. Uniek aan de oplossing van Roxit is dat een omgeving van het bodeminformatiesysteem gekoppeld kan worden aan Squit XO bij meerdere organisaties. Dus zowel de RUD als de aangesloten gemeenten kunnen vanuit hun eigen Squit XO omgeving samenwerken in dezelfde Squit ibis database. Met deze oplossing geeft Roxit het begrip ketenautomatisering een compleet nieuwe invulling en is het zijn tijd vooruit. Als geheel vormt deze totaaloplossing van datasets zoals bodem- of milieulocaties kan vrij eenvoudig en per deelnemer, dankzij de standaardisatie die Roxit de afgelopen jaren al heeft doorgevoerd. De RUD en de betrokken overheden hebben dus zelf de keuze om op een bepaald moment aan te haken bij de RUD-oplossing. Ook in de tijd gezien kan overdracht plaatsvinden, dus eerst het ene taakveld, daarna het andere. Er is geen noodzaak voor een big bang -overstap van alle deelnemers in één keer naar een centraal systeem. 2 roxit verstand van zaken

3 Dit maakt de invoering van de oplossing overzichtelijk en goed te plannen. Coördinatiesysteem Op ICT-gebied heeft de RUD als uitvoerende organisatie een coördinatiesysteem nodig dat inzicht geeft in de totale werkvoorraad en afspraken met de aangesloten overheden. Het zaaksysteem IZIS dat Roxit als onderdeel van de totaaloplossing aanbiedt, vervult deze rol. Door de webgebaseerde user-interface kan iedereen die het recht heeft om op het systeem in te loggen rechtstreeks in het systeem informatie raadplegen en wijzigen, inclusief de bijbehorende documenten. IZIS is een bestaand midofficepakket met geïntegreerd klantcontactcentrum (KCC) en document managementsysteem (DMS) dat zich in de praktijk heeft bewezen. Het is eigendom van Roxit, dus de werking van koppelvlakken (open standaarden) met Squit XO en de continuïteit van de oplossing zijn gewaarborgd. Meer informatie: Rob van Tiel t: , e: Gebruikersdag wederom geslaagd Onze jaarlijkse Gebruikersdag, voor de tweede keer gehouden in De Fabrique in Utrecht, is met zo n 280 bezoekers en een goed bezochte serie presentaties en workshops zeer geslaagd te noemen. Ook de verschillende producteilanden konden tussen de bedrijven door op genoeg interesse rekenen. Gedurende de zomer stond er een conceptprogramma van de Gebruikersdag open voor reacties van de Gebruikersvereniging. Op basis van de input van de vereniging hebben wij een aantal wijzigingen doorgevoerd, om zo dicht mogelijk bij ieders wensen te komen. Producteilanden Na een openingspresentatie van Wico Ankersmit, waarin hij onder andere benadrukte wat het belang is van goede ICT, konden de bezoekers kiezen uit een breed aanbod van presentaties en workshops. Tussen de workshops was er ruim de tijd voor informele contacten en konden geïnteresseerden bij de producteilanden informatie krijgen over onze suites Squit, Dezta en IZIS. Hier konden bezoekers datgene dat in de workshop behandeld was tevens nog even live bekijken. We hebben goede reacties mogen ontvangen. Uit de ingevulde evaluatieformulieren blijkt dat u ons voor de Gebruikersdag een 7,2 als rapportcijfer geeft. Daar zijn wij erg tevreden mee. Aandachtspunten zijn de duur van de pauzes en de grote keuze aan workshops. Hier zullen we een volgende keer rekening mee houden. Moeilijk kiezen Ook Johannes Fransen van de gemeente Westland, een van de bezoekers, merkte dat er meer dan genoeg interessante workshops op het programma stonden. Het is moeilijk kiezen. De nieuwste versie van Squit XO, 3.0, De Fabrique vormde wederom het fraaie decor van de Gebruikersdag. is nuttig om iets over te horen, maar ook de regionale uitvoeringsdiensten vormen een actueel en boeiend onderwerp. En dan is er nog Squit ibis, een nieuw en interessant product voor bodem. Je zou overal wel bij willen zijn, maar dat kan helaas niet. Zijn collega Diana Noorman vindt de dag ook om andere redenen geslaagd: Je ontmoet veel mensen die je vaak wel al enigszins kent. Zowel van andere organisaties als van Roxit zelf. Bijvoorbeeld medewerkers waar ik contact mee heb via de servicedesk, daar heb ik nu een gezicht bij gekregen. Erg leuk en goed voor de contacten. We zijn blij met de bijdragen van iedereen die deze dag tot een succes hebben gemaakt. We hopen iedereen volgend jaar weer te zien. Meer informatie: Kim van Kuijk t: , e: kim.vankuijk@roxit.nl roxit verstand van zaken 3

4 Nieuwe modules APV, Drank en Horeca De invoering van de nieuwe Drank- en Horecawet per 1 januari heeft een grote impact op de uitvoering binnen overheidsorganisaties. Twee nieuwe modules voor Squit XO helpen u bij het werken volgens de nieuwe wet. Terugdringen van alcoholmisbruik onder jongeren en administratieve lastenverlichting voor ondernemers zijn de voornaamste redenen voor de wetswijziging. Samen met onze partners Berkeley Bridge en Academie voor Bijzondere Wetten (Frank Joosten) heeft Roxit enkele modules ontwikkeld binnen Squit XO, die medewerkers ondersteunen in de afhandeling van vergunningen rond Drank en Horeca en APV. Frank Joosten, autoriteit op het gebied van Bijzondere Wetten (zoals Drank en Horeca) en APV verzorgt de eindreactie op de inhoud van de modules. De redactie bestaat ook uit het updaten van de processen en brieven als de wet- en regelgeving wijzigt. Door de inhoudelijke kennis van Berkeley Bridge en Frank Joosten te vertalen in het werkproces van Squit XO wordt het beste van twee werelden bijeen gebracht. De kennis en update van wet en regelgeving is geborgd in het proces, terwijl alle medewerkers binnen de gemeente voor vergunningverlening en handhaving vanuit één applicatie werken, vertelt Rob van de Plassche van Berkeley Bridge. Modules De inhoudelijke modules van Squit XO sluiten aan bij de systematiek van de zaaktypes rond APV, Drank en Horeca en Bijzondere Wetten. Er zijn twee inhoudelijke modules beschikbaar: de Drank- en Horeca-module, met Bibob-toets, aanwezigheidstoets en Drank- en Horecavergunning en Tapontheffing, en de APV-module, met exploitatie- en evenementenvergunning, en alle overige APV-gebaseerde vergunningen. Meer informatie: Marco Hermsen t: , e: marco.hermsen@roxit.nl Squit XO 3.0: kleine, handige noviteiten De nieuwste release van Squit XO betekent niet, zoals het versienummer wellicht doet vermoeden, een flinke koerswijziging. In plaats daarvan treft u in versie 3.0 een reeks kleine, maar wel handige noviteiten aan. Gerelateerde besluiten zijn nu zichtbaar in het nieuwe subtabblad Rel. besluiten. De grootste wijziging in versie 3.0 van Squit XO zit in het werken met besluiten. Zo kunt u beter zien welke besluiten met een zaak te maken hebben en welke stukken er bij besluiten horen. Hier hebben we enkele nieuwe tabbladen voor toegevoegd. In het tabblad Besluiten van een zaak treft u nu twee subtabbladen aan: Huidige zaak en Rel. besluiten. Via deze tabbladen kunt u besluiten uit bijvoorbeeld een vergunningzaak benaderen vanuit een controlezaak. Voor de stukken bij besluiten vindt u in het detailvenster Besluiten (tabblad Besluiten ) een nieuw tabblad Stukken. Hier relateert u documenten aan het besluit. Gaat het om een besluit bij een zaak, dan kunt u documenten relateren uit het tabblad Documenten van de hoofdzaak en de daarbij behorende deelzaken. In het detailvenster Besluiten is ook het tabblad Van werking op nieuw. Daar kunt u besluiten uit andere (gerelateerde) zaken of uit een locatiedossier relateren aan het besluit. Wanneer u een zaak op basis van een andere zaak aanmaakt (kopieert) kunt u ook aangeven welke besluiten uit de oude zaak gerelateerd moeten worden aan de nieuwe zaak. Zo heeft u een beter beeld welke besluiten met een zaak te maken hebben, en welke stukken daarbij horen. Ook op het gebied van Onderdelen is er het nodige verbeterd. In een zaak ziet u 4 roxit verstand van zaken

5 op het tabblad Onderdelen niet meer alle onderdelen, maar alleen de onderdelen die u heeft toegevoegd. Verder zijn de onderdeelgegevens (gegevens op subtabbladen zoals Bouwgegevens en Milieuvergunning ) niet alleen in een vergunninghoofdzaak, maar ook in de eerst gekoppelde controlehoofdzaak te zien en bewerken. Gegevens die u in de ene zaak aanpast, past u daarmee ook aan in de andere zaak. Filtermappen Voor filtermappen kon u bij locatiedossiers vanaf Squit XO 2.13 al gebruikmaken van QBE-zoekopdrachten. Dat kan nu ook bij zaken. Verder kunt u nu de volgorde van filtermappen wijzigen en zijn er nieuwe of gewijzigde filtermogelijkheden voor zaken en taken. Er zijn nog tal van andere, kleine wijzigingen doorgevoerd. Raadpleeg voor meer informatie What s new in Squit XO 3.0, te downloaden via ons Gebruikersnet (extranet.roxit. nl) of via het menu Help - What s new vanuit Squit XO. Meer informatie: Hans Pluimers t: e: hans.pluimers@roxit.nl Besluiten aan elkaar relateren via Van werking op. SIKB0101 flink op de schop Het uitwisselformaat SIKB0101, waar de bodemapplicaties van Roxit gebruik van maken, gaat flink op de schop. Zowel technisch als inhoudelijk verandert er veel, zodat het straks beter aansluit op (internationale) standaarden en een betere uitwisseling van geografische informatie mogelijk maakt. Inmiddels is het SIKB0101-formaat toe aan versie 11. Maar de stap van versie 10 naar 11 wordt groter dan die van 9 naar 10. Een reguliere update gaat meestal om het toevoegen, verwijderen en aanpassen van velden. Nu wordt ook de opzet aangepast, vertelt Roeland Heuff van SIKB. Omdat het om een grote wijziging gaat, kan iedereen op het ontwerp voor de nieuwe versie reageren. Uiteraard hebben we de wijzigingen met betrokkenen, zoals gebruikers en leveranciers, besproken en afgestemd. Gezien de omvang van de update willen we echter graag een extra inspraakmogelijkheid bieden. Tot uiterlijk 25 januari kon men reageren. Watersector Door het aanpassen van de opzet van SIKB0101 voldoet het straks volledig aan de standaard NEN3610 (geo-informatie) en ISO-standaarden en Met de Aquo-standaard (watersector) is geharmoniseerd, om overlap te voorkomen. Dat laatste is met name van belang voor waterbodems. Tevens sluit de nieuwe versie aan op basisregistraties als BAG en BGT en zijn objecten en entiteiten ook in het Engels beschreven. Al met al is het vooral een voorbereiding op de toekomst, niet zozeer het up-todate maken van het protocol. Ook voor het buitenland wordt het aantrekkelijk om SIKB0101 te gebruiken of over te nemen. Praktisch gezien kunnen vooral gebruikers die veel met geografische informatie werken hun voordeel doen met de nieuwe versie van het uitwisselformaat. De mogelijkheden om deze informatie uit te wisselen worden namelijk sterk verbeterd. En de harmonisatie met de watersector is met name voor laboratoria een uitkomst. Omdat zij met waardes van zowel bodem als water werken, sluiten die twee beter op elkaar aan. De verwachting is dat het Centraal College van Deskundigen Bodembeheer van het SIKB versie 11 in april vaststelt. Daarna is het de taak aan software-leveranciers om hun software hierop aan te passen. Daar geldt een overgangstermijn van zes maanden voor, zodat gebruikers vanaf het eind van de zomer van de update kunnen gaan profiteren. Meer informatie: Hans Blonk t: , e: hans.blonk@roxit.nl Ook update voor Roxit-pakketten Roxit denkt actief mee bij het ontwikkelen van SIKB0101. En als wijzigingen eenmaal vastgesteld zijn, zorgen we ervoor dat onze software er zo snel mogelijk op wordt aangepast. Medio april, wanneer de update van het protocol definitief vastgesteld moet worden, gaan we Squit ibis hierop aanpassen. Uiterlijk medio oktober kunnen ibis-gebruikers van deze aanpassingen profiteren. Dit is ook het moment voor gebruikers van StraBis, Squit Bodem en Squit XO Bodem om te updaten naar Squit ibis. Als het nog niet gebeurd is, neemt uw accountmanager contact op voor deze update. De belangrijkste gevolgen die u van de update zult merken: Schrijfwijze locatie- en onderzoeksadressen conform BAG HBB-adreslocaties altijd gekoppeld aan bodemlocaties Onderzoeken altijd gekoppeld aan een bodemlocatie Vastlegging verontreinigde percelen alleen via geografie, en niet meer via administratieve gegevens Opschoning van het datamodel. Meer informatie: Hans Blonk t: , e: hans.blonk@roxit.nl roxit verstand van zaken 5

6 Snelle keuze fusiegemeente Een snel fusietraject met een snelle keus voor én implementatie van Squit XO. Dat speelt in de nieuwe gemeente Goeree-Overflakkee, die op 1 januari is ontstaan door het samengaan van Goedereede, Dirksland, Middelharnis en Oostflakkee. Pas in oktober 2012 maakte de nieuwe gemeente de keus voor Squit XO. De fusie zat er aan te komen, maar Goedereede verzette zich ertegen. Daardoor werd pas laat bekend dat het doorging. Op dat moment was er nog geen keuze gemaakt, vertelt medewerker Vergunningen/bouwzaken Ron Steenhoek. De vier fusiepartners beschikten over verschillende pakketten voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Pakketten van Centric, maar ook Corsa van BCT. We hebben vervolgens een prestatie-inkoop gedaan. Dat wil zeggen dat wij een aantal voorwaarden aangeven, en leveranciers ons moeten laten zien wat ze kunnen bieden. Inhoudelijk verwachten we dat alles verder goed werkt, het gaat om de zaken die ze niet kunnen leveren, of juist punten die voor de uitbreidbaarheid in de toekomst belangrijk zijn. Bij deze prestatie-inkoop stak Roxit er bovenuit. Niet alleen de offerte, maar vooral ook de interviews gaven een zeer positieve indruk. Iets dat op zich niet verbazend was, want ook de ervaringen vanuit de gemeente Dirksland en de regionale milieudienst, reeds klanten van Roxit, waren goed. Klaarstomen Maar na de gunning stond wel een snelle levering en implementatie te wachten. Vlak na het tekenen van de opdracht is Squit XO geïnstalleerd en zijn consultants aan de slag gegaan om het systeem in een maand tijd zo goed mogelijk klaar te stomen. Vanaf januari moesten er immers zo n dertig medewerkers volop mee gaan werken. Meer informatie: Marco Hermsen t: , e: marco.hermsen@roxit.nl Purmerend kiest Squit XO Lang was het handwerk in Purmerend, maar vanaf maart gaat de gemeente vergunningverlening, toezicht en handhaving automatiseren. De gemeente zet daar nu Squit XO voor in. We zijn lid van het Dimpact-verband. Eind 2011 werd duidelijk dat het pakket vanuit die samenwerking niet aan onze functionaliteitswensen voor een backoffice-systeem voor vergunningen voldeed, vertelt projectleider Vivian van Schie van de gemeente. In het voorjaar van 2012 zijn we op zoek gegaan naar een ander pakket. Veel gemeenten in onze omgeving gebruiken Squit XO. Voor de onderlinge samenwerking lag de keus voor Squit XO daarom voor de hand. Ook hoorden we er positieve verhalen over. Dat maakte de selectie een stuk eenvoudiger. In het voorjaar van 2012 verleende Purmerend de opdracht, in oktober is de gemeente met consultants van Roxit aan de slag gegaan om het systeem in te richten en koppelingen te leggen. Dat moet in maart afgerond zijn. Dan gaan zo n vijftig medewerkers met Squit XO werken. We gaan het gebruiken voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Voor dat laatste willen we nog kijken of Squit 2Go een goede aanvulling is. Flinke stap Voor de medewerkers zal het even wennen zijn, het werken met een systeem. Tot nu toe hebben we het met de hand gedaan. Dus lijstjes in Excel en . Maar dat is veel extra werk. Wat dat betreft verwachten we nu een flinke stap te maken. Meer informatie: Arjan Vegter t: , e: arjan.vegter@roxit.nl Roxit helpt ook bij applicatiebeheer Het beheren van Squit XO is geen makkelijke taak. Een beheerder heeft naast vakinhoudelijke kennis ook specifieke kennis van de software en technische kennis nodig. Als u zelf de mankracht of middelen niet heeft om een Squit XO-beheerder in huis te hebben, kan Roxit het beheer voor u doen. De gemeente Wijdemeren laat al langere tijd het applicatiebeheer door Roxit uitvoeren. Als kleinere gemeente is het beheer vaak iets dat iemand erbij doet. We kunnen er niet iemand volledig voor vrijmaken. Toch moet er vaak wat ingericht of aangepast worden, vertelt Karin Vrielink van Wijdemeren. Toen de gemeente zelf geen goede oplossing kon vinden, en het aan alle kanten begon vast te lopen, bood Roxit aan het applicatiebeheer te verzorgen. Sindsdien komt eens in de twee weken consultant Mascha de Graaff langs. Als Mascha komt, hebben we een lijstje met punten klaar. Zaken die aangepast moeten worden, om te bespreken, vragen van gebruikers. Ze heeft bij ons haar eigen werkplek, iedereen kan haar bereiken en zien wanneer ze langskomt. Ideale oplossing Voor urgente kwesties hoeft de gemeente niet twee weken te wachten. In dat geval is Mascha bij Roxit bereikbaar. En soms huren we haar extra in. Het inhuren van een consultant is voor kleine gemeenten een uitgave, ook zelf doen brengt kosten met zich mee. Denk alleen al aan de tijdsinvestering om bij te blijven, met cursussen en documentatie doornemen. Wijdemeren heeft de overeenkomst verlengd. Het beheer is voor elkaar, en de samenwerking met Mascha is erg plezierig. Voor ons is het de ideale oplossing. Meer informatie: Marco Hermsen t: , e: marco.hermsen@roxit.nl 6 roxit verstand van zaken

7 IZIS ook ideaal als RUD-portaal Informatie uitwisselen met Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD s) moet efficiënt, het liefst zo automatisch mogelijk. Het IZIS zaaksysteem biedt dit. Als RUD-portaal vormt het een centraal punt voor een flexibele samenwerking tussen organisaties. Hoe staat het er voor? Als het gaat om een advies- of vergunningszaak die door een RUD wordt behandeld, kan het voor een gemeente een lastige opgave zijn om achter de voortgang, status of het eindresultaat te komen. Sturen van s over en weer en het bijhouden van dossiers in verschillende systemen maken het lastig voor de betrokkenen om op het zelfde moment hetzelfde inzicht in de zaak te hebben. Documenten ontbreken, hebben niet de juiste versie, zijn niet beveiligd en daarnaast kost het veel extra handelingen. IZIS bovendien veel verschillende soorten zaken verwerken. Dus niet alleen een vergunningszaak, maar ook meldingen en klachten, of interne zaken zoals inkoopfacturen en bestuursvergaderingen. En de vele mogelijke koppelvlakken maken diverse combinaties met andere bedrijfsapplicaties mogelijk. Verder bevat het IZIS zaaksysteem standaard MS SharePoint 2010 Foundation als DMS waardoor alle documenten gratis, veilig en terugvindbaar volgens de NEN2082 archiefnormen bewaard kunnen worden. een belangrijk onderdeel binnen de RUDtotaaloplossing die Roxit biedt. Naast IZIS maken ook Squit XO (vergunningverlening, toezicht en handhaving) Squit ibis (bodem) en Squit 2Go (mobiele handhaving) deel uit van deze oplossing. Ondertussen leveren koppelingen met basisregistraties de basisgegevens aan de diverse applicaties. Zaakinformatie De oplossing is geautomatiseerde uitwisseling van informatie. De zaak gaat vanuit de gemeente, provincie of het OLO naar de RUD, waar onder andere de status, locaties, betrokkenen en documenten ervan automatisch worden bijgewerkt in een online centraal toegankelijk portaal: het IZIS zaaksysteem. Deze status en de belangrijkste wijzigingen deelt het systeem automatisch met Squit XO of Key2Vergunningen. Voor dat laatste is het tevens van belang dat IZIS een webgebaseerd systeem is. Daardoor is alleen internettoegang vereist om op afstand te kunnen beschikken over de zaakinformatie uit Squit en Key2Vergunningen die in IZIS is opgeslagen. Zo kan een vergunningverlener of klantcontactcentrum-medewerker zonder aanvullende acties de zaak, de zaakstatus en het zaakdossier zien. Als generiek zaaksysteem kan Overzicht van verschillende zaken in het IZIS zaaksysteem. Afhankelijk van de systemen die gebruikt worden, kan Roxit een berichtenservice opzetten die berichten tussen de verschillende applicaties filtert en verwerkt. Het resultaat is dat alle informatie zoveel mogelijk synchroon is, en het intern, maar ook extern duidelijk is wat bijvoorbeeld de status van een zaak is. IZIS maakt als centraal portaal en archief De nieuwe Omgevingsdienst Flevoland & Gooi- en Vechtstreek (OFGV) heeft als eerste RUD gekozen voor deze totaaloplossing. Vanaf 1 januari is de nieuwe dienst met een toegesneden inrichting aan de slag. Naast het OFGV hebben inmiddels meerdere RUD s voor deze krachtige, praktische en goedkope oplossing gekozen. Meer informatie: Michiel Koster van Groos t: , e: michiel.kostervangroos@roxit.nl Certificering voor archiefnorm NEN2082 Het IZIS zaaksysteem voldoet inmiddels aan de NEN2082-normen. NEN2082 bevat eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Kortgezegd komt het erop neer dat de opslag, bewaartermijnen, beveiliging, vernietiging en over- dracht van informatie binnen applicaties voldoet aan een aantal (wettelijke) eisen. Eind december 2012 heeft de slotaudit door het Europees Certificeringsbureau (ECB) een positief eindoordeel opgeleverd. Het officiële certificaat hopen wij binnenkort te ontvangen. Met het behalen van het NEN2082 certificaat, voldoen de gebruikers van IZIS meteen ook aan alle voorwaarden. Daarnaast kan IZIS zich met dit certificaat onderscheiden van andere zaaksystemen. Meer informatie: Michiel Koster van Groos t: , michiel.kostervangroos@roxit.nl roxit verstand van zaken 7

8 Zundert benut combi Squit en Dezta Vergunningverlening is bij de gemeente Zundert met Squit XO goed geregeld, maar de afstemming tussen vergunningverlening en ruimtelijke ordening liep stroef. Met behulp van de nieuwe Wro-module voor Squit XO, Dezta Plan en Dezta Plan Monitor komt daar nu verandering in. Zoals bij de meeste andere gemeenten heeft ook Zundert voor ruimtelijke ordening en vergunningverlening twee verschillende afdelingen. Squit XO wordt in principe gebruikt door de vergunningverleners. Informatie-uitwisseling over bestemmingsplannen gebeurt voornamelijk via . Als er bijvoorbeeld een bestemmingsplan is vastgesteld, stellen we de collega s van vergunningverlening daar via van op de hoogte. Daarbij verwijzen we naar de RO-viewer die we gebruiken, zodat ze daar het plan in kunnen bekijken, vertelt Marcel Bervoets, beleidsmedewerker RO bij de gemeente Zundert. is die vergunningverlening en ruimtelijke ordening samenbrengt. Straks zien vergunningverleners direct alles over nieuwe bestemmingsplannen, terwijl wij alle vrijstellingsprocedures inzichtelijk hebben. Zo werkt het twee kanten op. De uitwisseling van informatie hoeft dan niet meer via te gebeuren. Een zorgen dat je alles consistent invoert en iedereen zich aan de afspraken houdt. Pas dan kunnen we eruit halen wat erin zit. Half januari gaat Zundert met de nieuwe software aan de slag. Roxit converteert de bestaande plannen, zodat die direct beschikbaar zijn. Sinds 2008 zijn we de slag aan het maken richting digitaal, dus onze plannen kunnen zo uitgelezen en ingelezen Fusie Toen we gingen onderzoeken hoe we onze processen kunnen optimaliseren, was duidelijk dat de informatie-uitwisseling tussen vergunningverlening en ruimtelijke ordening beter kan. Op de Gebruikersdag van Roxit in 2011 hoorde ik over de fusie van Roxit en Dezta. Ik kende Dezta al, dus dacht ik: dat biedt mogelijkheden. De komst van de RO Standaarden 2012 was voor Zundert een goede gelegenheid om de overstap te maken naar nieuwe ROsoftware. De gemeente koos voor Dezta Plan en Dezta Plan Monitor, gecombineerd met de nieuwe Wro-module van Squit XO. De software uit de Dezta-productlijn biedt RO-medewerkers alle tools om digitaal met plannen te werken, terwijl de Wromodule in Squit XO een belangrijke schakel Naast Squit XO gaat de gemeente Zundert ook met Plan Monitor aan de slag. groot voordeel, want dat was best een gevaarlijke methode. Soms mist iemand een mail en dan krijg je vergissingen of fouten. Dat wil niet zeggen dat er straks niks meer mis kan gaan. Je moet nog steeds worden. Met de nieuwe software kunnen we dan digitaal ook zo weer verder. Meer informatie: Klaas van den Bosch t: , e: klaas.vandenbosch@roxit.nl Cursus Aan de slag met de RO Standaarden 2012 Sinds enige tijd mag u aan de slag met de nieuwe RO Standaarden. Uiteraard is het nodig uw organisatie hierop voor te bereiden en u te verdiepen in de nieuwe mogelijkheden of wijzigingen. Om het maximale uit deze Standaarden en de verwerking ervan in de Dezta Software te halen, bieden we u een masterclass Aan de slag met de RO Standaarden 2012 aan. De masterclass geeft inzicht in de nieuwe functies van de Dezta Software. Daarnaast is er aandacht voor veel inhoudelijke wijzigingen uit de RO Standaarden. Daarbij is volop gelegenheid voor een aanpak gericht op uw wensen en leerdoelen. Meer informatie: Klaas van den Bosch t: , e: klaas.vandenbosch@roxit.nl 8 roxit verstand van zaken

9 RO Standaarden 2012-proof Alle Dezta software is het afgelopen jaar aangepast aan de nieuwe RO Standaarden Dezta Plan is sinds mei 2012 beschikbaar gekomen en veel bureaus, gemeenten en provincies werken inmiddels met deze versie van Dezta Plan. Vanaf november 2012 is een verbeterde versie beschikbaar gekomen met betrekking tot IMRO-gecodeerde planteksten. Klanten met Dezta Plan hebben hier bericht over ontvangen. De keuze om Dezta IMRO Tekenen software voor AutoCAD, Microstation en ArcGIS te leveren, is positief ontvangen door onze klanten. Bij de updates die wij uitvoeren, zal Dezta IMRO Tekenen ook worden geüpdate. Hiermee worden klanten in één keer voorzien van alle nieuwe versies van Dezta software. Voor gemeenten die zowel software Volop uitwisseling IMRO-planteksten De komst van de RO Standaarden 2012 heeft de digitale uitwisseling van planteksten een flinke boost gegeven. Wij juichen dit toe! Met de ervaring van de afgelopen jaren met IMRO-planteksten 2008 en sinds voorjaar 2012 de Dezta Plan versie die de IMRO-planteksten 2012 al ondersteunt, zijn wij in staat om IMRO gecodeerde planteksten van diverse tekstverwerkers te importeren en verwerken. Uitwisseling tussen overheden en bureaus komt steeds beter op gang, merken wij bij onze adviseurs en helpdesk. Uiteraard maken wij met onze software Dezta Plan een valide IMRO gecodeerde plantekst, welke met de IMRO planteksten Validator te controleren zijn. Kortom, voor ons is het gebruik van IMRO gecodeerde planteksten een goede ontwikkeling. Wij hebben hier ruime ervaring mee en kunnen hier in de nabije toekomst verder op doorontwikkelen. Meer informatie: Antoin Buiting t: , e: Op onze klantendag, begin oktober 2012, is de nieuwe Dezta Plan Monitor software gepresenteerd aan klanten en geïnteresseerden. Dezta Plan Monitor is vanaf nu de centrale applicatie voor het bewaken van procedurestatussen, controleren van digitale plannen, publiceren van digitale plannen en beheren van de gehele planvoorraad. Nieuw is onder andere de koppeling met de Raad van State, vigerende contourenkaart berekenen met de dossierstatus en het laten vervallen van plannen. Inmiddels zijn wij begonnen met de implementatie en installatie van de nieuwe software. Goede voorbereiding De eerste gemeenten zijn succesvol geüpdate, mede dankzij goede voorbereidingen en het bijhouden van de nieuwe dossierstatus. Bij de update wordt deze nieuwe dossierstatus automatisch toegevoegd aan het manifest en aangeboden aan de landeiijke website voor ruimtelijke ordening als vergunningverlening van Roxit hebben, worden datakoppelingen geactiveerd. Archivering De update is daarom niet alleen voor Dezta software relevant, maar ook voor de informatievoorziening binnen de gemeenten. Dit jaar wordt verder geïnvesteerd in deze koppelingen, evenals in een volwaardige module ten behoeve van archivering van digitale ruimtelijke plannen. Voor vragen over de (nieuwe) software, ook over het installeren en implementeren ervan, kunt u contact opnemen met uw accountmanager. Meer informatie: Antoin Buiting t: , e: antoin.buiting@roxit.nl Gebruikersgroep Na het samengaan van Dezta en Roxit is ook de Gebruikersgroep van Dezta opgenomen binnen de Roxit Gebruikersverening. De groep valt in de structuur binnen de themagroepen en komt tweemaal per jaar samen. Op 22 november besprak de groep de plannen voor 2013 samen met Antoin Buiting, directeur Dezta suite. De gebruikers zijn het eens over de doorontwikkeling en de richting die Roxit op wil met de Dezta suite. Wilt u betrokken zijn bij de ontwikkelingen? Meld u dan aan voor de Gebruikersvereniging. Dit kan via het Roxit Gebruikersnet of met een naar gebruikersvereniging@roxit.nl. roxit verstand van zaken 9

10 Procedure Eisen & Wensen De Gebruikersvereniging van Roxit krijgt steeds meer vorm en zowel Roxit als de vereniging stellen zich steeds professioneler ten opzichte van elkaar op. Deze verandering blijkt uit de aanstelling van kwartiermaker Wiepko Siegers, de formele structuur in regio s en de regelmaat in het bijeenkomen van de leden. Een ander onderdeel waarin de professionaliteit en betrokkenheid van de GV naar voren komt, zijn de gemaakte afspraken rondom de doorontwikkeling van de producten. Samen met de gebruikers is er een procedure opgesteld om na te kunnen denken en vervolgens te kunnen bepalen hoe Roxit Squit XO verder gaat ontwikkelen. Vanaf 2013 werken we volgens deze methode, die de werknaam Eisen & Wensen procedure heeft. Versie 3 zal het startpunt zijn om de ontwikkeling van Squit XO niet meer alleen te laten bepalen door de deskundigen binnen Roxit. Voor de 3.0 heeft Roxit alle wensen en verzoeken van gebruikers in SquitReport geanalyseerd en grotendeels mee kunnen nemen in de ontwikkeling. Hierdoor is een schone lei ontstaan. Roxit vraagt de Gebruikersvereniging ervaring op te doen met versie 3.0 om een goed beeld te kunnen vormen van alle functionaliteit die de software nu bevat. We hopen namelijk dat we met het opschonen van SquitReport de meeste openstaande wensen in vervulling hebben laten gaan. Gedurende het voorjaar zullen Activiteitenkalender Ook in 2013 zal Roxit weer present zijn op symposia, beurzen en relatiedagen. Zelf zullen we weer diverse bijeenkomsten organiseren zoals van de Gebruikersvereniging, de jaarlijkse gebruikersdag, en opleidingen. 13 maart: NUP Congres, De Fabrique, Utrecht zowel de nu nog openstaande als de nieuwe wensen in SquitReport worden beoordeeld en thematisch ingedeeld. Over deze thema s zullen de verschillende regio s binnen de GV dan kunnen stemmen volgens een vaste methode. Deze uitkomst, gekoppeld aan het beschikbare budget en de ontwikkelcapaciteit van Roxit, zal vervolgens bepalen welke thema s doorontwikkeld worden. Om de Eisen & Wensen procedure goed te laten verlopen is het dus van belang om alle wensen in te dienen via SquitReport. Wanneer gebruikers een stem willen in dit proces, is het belangrijk dat iedereen zich aanmeldt bij de Gebruikersvereniging en zich aansluit bij een van de regio s. Releases Naast deze Eisen & Wensen procedure hebben de GV en Roxit in overleg besloten vanaf 2013 terug te gaan naar twee functionele releases per jaar. De hoge frequentie van releases was voor veel gebruikers te veel van het goede. Volgens deze afspraak zal er voor de zomer van 2013 een versie 3.1 volgen en richting het einde van het jaar zal versie 3.2 volgen. Ditzelfde aantal geldt voor Squit 2Go. Omdat het met twee releases langer zal duren voor er een nieuwe versie beschikbaar komt, is het belangrijk om alle wensen op tijd aan te melden in SquitReport. Meer informatie: Wiepko Siegers t: , e: gebruikersvereniging@roxit.nl april: Beurs Overheid & ICT, stand B020, Utrecht Kijk voor de data en aanvullende informatie te zijner tijd op onze website: Meer informatie: Kim van Kuijk t: , e: kim.vankuijk@roxit.nl Uitslag onderzoek klanttevredenheid Onderzoeksbureau Effectory heeft in opdracht van Roxit een uitgebreid onderzoek uitgevoerd naar klanttevredenheid. Belangrijk was om te zien of maatregelen naar aanleiding van het vorige onderzoek effect hebben gehad. Daarnaast wilden we zicht krijgen op onderdelen die wij (verder) kunnen verbeteren. Uit de resultaten blijkt dat de klanttevredenheid flink is verbeterd! Vooral de vakkennis van onze consultants en het product Squit XO scoren goed. Punten voor verbetering zijn de gebruiksvriendelijkheid van Squit XO en het aantal releases per jaar. De resultaten geven ons het vertrouwen dat we op de juiste weg zijn en bieden informatie voor het verder verbeteren van onze producten en diensten. Meer informatie: José van Loo-Westerhout t: , e: jose.westerhout@roxit.nl Over deze nieuwsbrief Deze nieuwsbrief is een uitgave van Roxit en verschijnt viermaal per jaar in een oplage van 700. De nieuwsbrief is bedoeld voor relaties en andere geïnteresseerden. Niets uit deze nieuwsbrief mag zonder toestemming vooraf worden overgenomen. Eindredactie Roxit - Marketing & Communicatie Hanzelaan JJ Zwolle t: e: nieuwsbrief@roxit.nl Vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van deze nieuwsbrief? Wilt u zich abonneren, een adreswijziging doorgeven of stelt u geen prijs meer op het ontvangen van de nieuwsbrief? Stuur een naar: nieuwsbrief@roxit.nl. roxit verstand van zaken 10