Drempel laag, ambities hoog

Transcriptie

1 nieuwsbrief #17 winter 2014 In dit nummer 1 Drempel laag, ambities hoog Drempel laag, ambities hoog Veranderingen en hervormingen komen vanuit Den Haag in een hoog tempo op u, onze klanten, af. Bij het trotseren van deze uitdagingen kunt u op ons rekenen, onder het motto drempel laag, ambities hoog. 2 Recept Gebruikersdag blijft succesvol 3 Met vertrouwen de toekomst in 4 Release met hulp Gebruikersvereniging 5 Papierloos dankzij Squit 2Go 6 RUD Zeeland vlot van start 7 Dezta Archiveren is veelbelovend en nodig 8 Gerechtelijke uitspraken in Plan Monitor 9 Snel koppelen met IZIS dankzij standaard 10 GV naar een hoger plan Roxit actief op social media Roxit heeft een aantal vaste elementen in de communicatie tussen u en ons. Zo ook op de sociale media. Wij gebruiken Twitter en LinkedIn. Volg ons en blijf op de hoogte! In deze eerste nieuwsbrief van 2014 willen wij u en uw naasten natuurlijk in de eerste plaats een gezond en gelukkig jaar wensen. Het thema van het KING-congres zoals werd gehouden op 16 januari was De drempel laag, de ambities hoog. Hoe serieus het proces van de decentralisaties in het sociale domein wordt genomen, werd toegelicht door minister-president Rutte. Dat overheden in het algemeen, en de gemeenten in het bijzonder, voor een grote opgave staan om deze veranderingen te realiseren, behoeft geen toelichting. Gemeenten vragen Den Haag om snelle duidelijkheid, vertrouwen en ruimte voor eigen initiatief en invulling. RUD-totaaloplossing Ook in het domein van de inrichting en het beheer van onze fysieke leefomgeving staan we voor grote uitdagingen. Het in goede banen leiden van de vorming van regionale uitvoeringsdiensten (RUD s) is hiervan een voorbeeld. Per 1 januari zijn zowel de Omgevingsdienst Haaglanden als de RUD Zeeland live gegaan met de RUD-totaaloplossing van Roxit voor het uitvoeren van taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Hiermee komt het aantal RUD s dat gebruik maakt van onze oplossingen op meer dan tien. Een goede reden om u hierover in deze nieuwsbrief te informeren. Ook de invoering van mobiel toezichthouden en handhaven met Squit 2Go komt in deze nieuwsbrief aan bod. Dit levert een belangrijke bijdrage aan het vergroten van de 2014 is nog jong, maar toont al veel uitdagingen. efficiency, en past daarmee binnen de bezuinigingsopgave waar onze klanten voor staan. Tenslotte wordt u bijgepraat over Dezta Archiveren, een nieuw product binnen de Dezta-suite, de update van het uitwisselformaat voor bodemgegevens SIKB0101 en leest u ook over alle nieuwigheidjes in de laatste releases van Squit XO en IZIS. Toekomstvisie Een duidelijke toekomstvisie gebaseerd op kennis, ervaring en een grote betrokkenheid bij uw werk zijn de basis voor ons doel om u en uw organisatie ook dit jaar weer te kunnen ondersteunen. In die zin zien we een duidelijke link naar het thema van het KING-congres; we willen een laagdrempelig, toegankelijk bedrijf zijn, en met een hoog ambitieniveau nu en in de toekomst faciliteren in de uitvoering van uw dagelijkse werk. Rob Steneker, directeur roxit verstand van zaken 1

2 Recept Gebruikersdag blijft succesvol De Gebruikersdag van Roxit mag inmiddels een succesrecept heten: een goed verzorgde dag met leerzame sessies, boeiende sprekers, en volop gelegenheid om contact te zoeken en onderhouden met vakgenoten. De afgelopen Gebruikersdag, op 31 oktober in De Fabrique in Utrecht, mocht dan ook op bijna driehonderd bezoekers rekenen. Niet alleen gingen deze bezoekers naar huis met nieuwe inzichten en informatie, ook kregen zij het boek van gastspreker Daan Quakernaat mee, getiteld Ga kathedralen bouwen! Daarin gaat Quakernaat dieper in op wat hij tijdens de opening van de Gebruikersdag op het publiek overbracht. Zijn belangrijkste boodschap: we willen graag op korte termijn resultaat, maar kathedralen zijn ook niet in een dag gebouwd. Deze boodschap illustreerde Quakernaat door te vertellen over kathedralenbouwers, maar ook met aansprekende voorbeelden van anti-kathedralen. Bij anti-kathedralen wordt het streven om iets goed te regelen vaak door een bureaucratische aanpak om zeep geholpen. Zo toonde hij de pogingen van de gemeente Utrecht om met bordjes en stickers een eind te maken aan de overlast van gestalde fietsen bij het station. Spannender Het fietsenvoorbeeld sprak duidelijk aan bij zijn toehoorders, merkte ook Quakernaat. Dit verhaal is altijd een succes, hoewel op verschillende manieren. Bij een zaal vol ondernemers heb je een reactie van zie je wel, die sukkels van een ambtenaren. Hier is het wat spannender, omdat hier mensen in Spraakmaker bij de opening: Daan Quakernaat. de zaal zitten die dit misschien zelf ook wel eens hebben gedaan. Maar het is niet mijn bedoeling om met het vingertje te wijzen. We doen allemaal dit soort dingen. Het gaat erom dat je er de volgende keer bij stilstaat. Of hij merkt of zijn publiek er echt wat van meeneemt? Lang niet iedereen zal er wat van meenemen, maar je krijgt soms reacties. Dat ze in een later stadium aan mijn verhaal moesten denken, of iets op een andere manier zijn gaan doen. Ik heb eens gehad dat iemand tegen mij zei: Ik zat drie jaar geleden bij jou in de zaal en nu heb ik het gedaan. Ik ben gescheiden! Evaluatie Getuige de evaluatieformulieren die bezoekers invulden, werd de keynote van Quakernaat met een rapportcijfer van 8,6 zeer goed gewaardeerd. Zelf proefde hij ook een speciaal sfeertje. Jullie zijn een heel leuk bedrijf. Jullie klanten vormen duidelijk een community, mensen hebben veel met elkaar gemeen. Het is net of het een beetje familie is. Voor mij als spreker is dat prettig, je voelt binnen een minuut dit gaat hem worden. Ook de Gebruikersdag als geheel werd met een rapportcijfer van 7,7 goed beoordeeld. Uit de opmerkingen blijkt verder dat het workshop-aanbod nog altijd zo groot is dat het moeilijk blijft keuzes te maken. We zijn blij met alle feedback en streven ernaar om er volgend jaar weer een succes van te maken! Meer informatie: Kim van Kuijk t: , e: Klantportaal maakt debuut en ontwikkelt verder Documentatie, tips en trucs, video s, en uiteraard een hulplijn voor als u er echt niet uitkomt: op het nieuwe Roxit Klantportaal vindt u het allemaal. Het Klantportaal kent vier secties voor support: kenniscentrum, downloadcentrum, RoxitReport en de Servicedesk. In het kenniscentrum leest u antwoorden op veelgestelde vragen, in het downloadcentrum kunt u allerhande documentatie downloaden. De online Servicedesk van Roxit, SquitReport, heet nu RoxitReport. Functioneel is er weinig veranderd aan het systeem, zodat er voor oude gebruikers geen sprake is van een overstap. Door uw oude SquitReport-account te koppelen aan uw Klantportaal-account blijven al uw bestaande meldingen in zicht. RoxitReport is, zoals de naam al doet vermoeden, de Servicedesktool voor alle productlijnen. Doorontwikkeling Voor de doorontwikkeling hebben we al enkele ideeën. Zo willen we de snelheid verbeteren en zal de known bugs-sectie uit RoxitReport overgaan naar het kenniscentrum. Heeft u ook verbeterpunten? Laat het ons weten! Nog geen account? Meld u nu aan via klantportaal.roxit.nl! Meer informatie: Kim van Kuijk t: , e: kim.vankuijk@roxit.nl 2 roxit verstand van zaken

3 Met vertrouwen de toekomst in De afgelopen jaren is er voor onze klanten veel veranderd. Niet alleen op het gebied van wet- en regelgeving, maar ook op ICTvlak. Roxit is in het aanpassen aan deze nieuwe situatie altijd een betrouwbare partner geweest voor haar opdrachtgevers. En ook bij de uitdagingen die voor ons liggen, kunt u op ons rekenen. Deze boodschap bracht Roxit-directeur Rob van Tiel bij de opening van de Gebruikersdag. Hij blikte terug op de oorsprong van Roxit en de ontwikkeling van Squit XO als hét pakket dat volledig voldeed aan de eisen van de Wet Algemene Bepaling Omgevingsrecht (Wabo) een wet die nog niet eens van kracht was toen de eerste gemeenten met Squit XO aan de slag gingen. Uitdagingen Door te kiezen voor Roxit en Squit XO wisten klanten dat ze zo goed mogelijk klaar zouden zijn voor de op komst zijnde wijzigingen. De rol van een partner die vooruit kijkt en meedenkt, is er een die Roxit ook voor de toekomst graag wil vervullen. Uitdagingen door veranderingen op alle fronten zijn er immers genoeg. Denk niet alleen aan wetswijzigingen, maar bijvoorbeeld ook aan het nieuwe werken, die de traditionele werkplek totaal verandert. Of de thuisbankiermanier : met een paar klikken of tikken zelf iets direct regelen. Dat laatste is een interessante uitdaging voor overheden. Want het moet snel en eenvoudig, maar tegelijkertijd mag men niet voorbijgaan aan het feit dat besluiten nauwkeurig genomen moeten worden en controleerbaar moeten zijn, licht Rob toe. Ook organisatorisch verandert er veel in overheidsland. De vorming van RUD s betekent dat sommige taken nu uitgevoerd worden door iemand die heel ergens anders zit. Dat maakt goed en efficiënt samenwerken extra belangrijk. Er bestonden al veel samenwerkingsverbanden, zoals tussen gemeenten en milieudiensten. De samenwerking die in RUD-verband nodig is, gaat echter een paar stappen verder. Webvarianten Internet speelt een belangrijke rol om deze samenwerking mogelijk te maken. In de plannen van Roxit voor de komende jaren is er daarom een prominente plek voor Roxit-directeur Rob van Tiel licht de plannen voor de toekomst toe tijdens de Gebruikersdag. de ontwikkeling van webvarianten van de huidige software. De bodemapplicatie Squit ibis en het zaaksysteem IZIS zijn al volledig op het web gericht, straks volgen ook Squit XO en de Dezta Software Suite. Het nieuwe jaar 2014 is een voorbereidingsjaar voor de overstap richting web. De eerste doelgroep zijn de RUD s. Gemeenten zien we in een later stadium, in , de switch maken. Dat is dan tevens als voorbereiding op de Omgevingswet, die vermoedelijk in 2018 van kracht wordt. We proberen daarmee de inhoudelijke en technische vernieuwing te combineren, zodat onze klanten volledig toegerust zijn op de toekomst en niet meerdere keren hun software hoeven te updaten. Want ook daarin denken we zoveel mogelijk met de klant mee. Meer informatie: Rob van Tiel t: , e: rob.vantiel@roxit.nl roxit verstand van zaken 3

4 Release met hulp Gebruikersvereniging We hebben eind 2013 niet stil gezeten, maar juist hard gewerkt aan Squit XO 3.2. De 3.2 is dan ook een versie geworden waarin we, met hulp van de Gebruikersvereniging, de nodige aanpassingen hebben gedaan. Processen en permissies zijn ondertussen vaste items geworden, die iedere release onze aandacht hebben. Maar er is meer gebeurd! De Gebruikersvereniging heeft ook een rol gespeeld bij het opstellen van de roadmap en daarmee haar invloed uitgeoefend op een aantal wijzigingen die we hebben gerealiseerd. Roxit heeft bij het opstellen van de roadmap een aantal thema s aan de Gebruikersvereniging voorgelegd. Leden van de gebruikersvereniging hebben vervolgens via stemming aangegeven welke thema s zij op de roadmap wilden hebben voor de 3.2. De Gebruikersvereniging heeft voor Squit XO 3.2 gekozen voor: Uitbreiding ondersteuning StUF-LVO-berichten Optimalisatie diverse rapportages Optimalisatie mailnotificatie En verder diverse wensen rond de optimalisatie van locatiedossiers en usability. Nieuw in 3.2 In de release notes en in de processchema s op ons Klantportaal kunt u lezen wat we allemaal precies hebben toegevoegd of gewijzigd hebben aan Squit XO. Eén van de aanpassingen betreft het aanmaken van nieuwe controle- of handhavingsdeelzaken Nieuwe controle- en handhavingsdeelzaken aanmaken via strategieën vóórdat u een zaak sluit. na een controlebezoek. U hoeft niet meer de controledeelzaak eerst af te sluiten om een nieuwe deelzaak op basis van een strategie aan te maken. Dit kan nu (optioneel) ook al voor het sluiten van de deelzaak. Ook in relatie tot Omgevingsloket Online (OLO) hebben we in Squit XO een aantal aanpassingen gedaan. Maakt u gebruik van de de OLO-koppeling op basis van de Digikoppeling en StUF-LVO versie 3.11 of 3.12, dan kunt u het bericht Aanhouden met een toelichting naar het OLO sturen. Veldenkiezer In Squit XO 3.2 zitten ook een aantal kleinere wijzigingen. Zo hebben we een extra veld in de veldenkiezer toegevoegd dat ook het tijdstip van een wijziging toont, kunt u als beheerder een eigen bericht tonen bij het gebruik van de onderhoudsmodus, is het toevoegen van documenten door ze naar Squit XO te slepen verbeterd, is het niet meer mogelijk in te loggen als een gebruiker uit dienst is en is het veld voor de (vastgestelde) bouwkosten groter gemaakt, zodat u meer karakters kunt gebruiken. Via de OLO-koppeling kunt u nu een bericht Aanhouden verzenden. Het onderdeel Sloop heeft ook een aantal wijzigingen ondergaan. Squit XO neemt nu meer informatie over uit aanvragen en meldingen voor slopen. Ook neemt Squit XO de nadere specificatie ( Handelingen ) over uit het OLO-bericht dat u ontvangt: slopen in beschermd stads- of dorpsgezicht, slopen op grond van ruimtelijke regels, slopen van monumenten en slopen in combinatie met gevaarlijke afvalstoffen en/of asbest. Cursus What s new We vertellen u graag welke (verdere) aanpassingen we hebben gedaan in Squit XO 3.2. Daarom organiseren wij weer een aantal What s new -sessies. Deze sessie vinden plaats bij Roxit op kantoor en u kunt zich hiervoor inschrijven via het Klantportaal. Wilt u liever dat we naar u toe komen? Dat kan ook! Bijvoorbeeld door een sessie in uw regio te organiseren. Dat scheelt u reistijd en u spreekt meteen beheerders van organisaties in uw omgeving! Voor meer informatie over een What s new -sessie in uw regio kunt u contact opnemen met uw accountmanager. Meer informatie: Hans Pluimers t: , e: hans.pluimers@roxit.nl 4 roxit verstand van zaken

5 Papierloos dankzij Squit 2Go Volledig papierloos werken. Dat was het streven van de MUG-gemeenten (Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek). Nu, zo n vijf jaar later, vormt de ingebruikname van Squit 2Go het sluitstuk van dit ambitieuze project. Samen met Squit XO als pakket voor vergunningverlening, toezicht en handhaving en Bluebeam voor annotatie van PDF-bestanden, maakt Squit 2Go de digitale cirkel bij de MUG-gemeenten rond. Het begon met de implementatie van Squit XO. We zijn in 2006 overgestapt van BCS, ons oude pakket voor bouw- en woningtoezicht, naar ProVAS. Maar al gauw bleek dat we voor de Wabo wederom een nieuw pakket nodig hadden. Dat werd Squit XO, vertelt Bas ter Steege, medewerker Bouwzaken van de gemeente Groesbeek. Met Squit XO en vervolgens de komst in 2010 van de Wabo en Omgevingsloket Online, konden de vergunningaanvragen digitaal binnenkomen en verwerkt worden. Hoewel men een vergunning op papier mag indienen, hebben we er veel aan gedaan om te zorgen dat het digitaal gebeurt. Door bijvoorbeeld samen bij het loket de digitale aanvraag te doen, soms tot het regelen van een DigiD aan toe. De score is zo goed als honderd procent. Er is slechts één notoire klant die het per se op papier wil doen. Voor de rest komt alles digitaal binnen. Echter, de ingediende stukken die van pas komen bij toezicht en handhaving, konden niet in digitale vorm mee naar buiten. De gemeenten beschikten namelijk niet over hard- en software om dat te organiseren. Kopieerservice Dus zodra de toezichthouders aan de slag gingen, moest er van alles uitgeprint en geplot worden. En na de controle werd dat weer weggegooid. We werden een soort kopieerservice. Zonde, uiteraard. De oplossing was ons duidelijk: een pakket als Squit 2Go in combinatie met een ipad. Deze oplossing hadden we in Rheden al gezien en die werkte daar goed. Medio vorig jaar ging de kogel door de kerk en vanaf 15 oktober is het met de kopieerservice gedaan. We werken er naar volle tevredenheid mee. We kunnen nu echt zeggen dat het proces volledig papierloos is. Meer informatie: Marco Hermsen t: , e: marco.hermsen@roxit.nl SIKB-upgrade vraagt ook actie gebruikers Het landelijke informatiemodel SIKB0101, dat gebruikt wordt om bodeminformatie uit te wisselen, heeft een flinke upgrade ondergaan. Gebruikers van Squit ibis hoeven niets te doen om hiervan te profiteren, maar gebruikers van StraBis en Squit (XO) Bodem moeten actie ondernemen om de overstap te kunnen maken. Roxit zorgt dat haar klanten straks via Squit ibis met de nieuwe versie kunnen werken. Dat betekent dat de software technisch in staat is om berichten uit te wisselen volgens de nieuwe versie 11, maar dat is geen garantie dat dit ook lukt. Dat hangt af van de aanwezige bodemdata. Die moet namelijk eveneens op orde zijn. Overheden die hun systeem en data altijd conform landelijke afspraken hebben bijgehouden, kunnen de overstap met beperkte inspanning maken. Als landelijke upgradeperiode wordt de periode 1 april tot en met 1 juli nagestreefd. Bodem+, de uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, adviseert organisaties die met het protocol werken om tijdig de overstap te plannen, in samenspraak met hun softwareleverancier. Toekomstbestendig De upgrade is omvangrijk omdat het niet alleen gaat om velden die zijn verwijderd, toegevoegd of aangepast, maar omdat de hele opzet is gewijzigd. De reden daarachter is om het protocol meer toekomstbestendig te maken. Door het aanpassen van de opzet voldoet het straks volledig aan de standaard NEN3610 (geo-informatie) en ISO-standaarden en Met de Aquo-standaard (watersector) is geharmoniseerd, om overlap te voorkomen. Kijk voor meer informatie op onze website: /themas/sikb0101-versie-11/ Wethouder Peter Wassink van Millingen aan de Rijn voert de eerste digitale bouwcontrole uit. Meer informatie: Hans Blonk t: , hans.blonk@roxit.nl roxit verstand van zaken 5

6 RUD Zeeland vlot van start De regionale uitvoeringsdienst (RUD) Zeeland heeft gekozen voor de combinatie van Squit XO en IZIS met mobiele handhaving. Per 1 januari is de dienst operationeel en de eerste aanvragen worden al in Squit XO behandeld. De Roxit-software is snel door de RUD in gebruik genomen: vanaf 6 januari kregen de medewerkers training en instructie, de week daarop werd besteed aan testen, en deze week gingen de kersverse gebruikers ermee live. De RUD voert haar taken, met name op het gebied van milieu, uit voor alle dertien Zeeuwse gemeenten, het waterschap en de provincie. De gemeente Terneuzen heeft de aanbesteding gewonnen voor de huisvesting en facilitering van de RUD. Die is nu dus gevestigd in het stadskantoor van Terneuzen, vertelt Tonny Verloop van de RUD. Bestaande versie De 88 nieuwe medewerkers zijn daar aan de slag gegaan met nieuwe telefoons, laptops en andere voorzieningen, maar met een bestaande versie van Squit XO. Terneuzen werkt sinds de invoering van de Wabo in 2010 al met Squit XO. Deze inrichting hebben we aangepast op de RUD. Het is dezelfde Squit XO als waar de gemeente in werkt. Toen Terneuzen de aanbesteding won, was duidelijk dat qua software de keus viel op Roxit. Naast Squit XO, dat door zeven van de aangesloten gemeenten wordt gebruikt, hebben we het IZIS-zaaksysteem meegenomen in het verhaal. Dat sluit immers goed aan op Squit XO en is belangrijk als centraal punt om informatie over zaken op te vragen. Ook kunnen we in IZIS zaken kwijt die niet in Squit XO passen. Van alle aangesloten organisaties zijn de werkdossiers en locatiedossiers geconverteerd en ingelezen in Squit XO. Het voordeel is dat de RUD-medewerkers direct beschikken over de juiste informatie. Voorlopig voert de RUD hoofdzakelijk milieutaken uit. Terneuzen voert in dezelfde Squit XO taken in het kader van bouw- en woningtoezicht uit. Ik verwacht dat de komende vijf jaar deze taken ook van de andere gemeenten overkomen. Dat is vooral een kwestie van vertrouwen. Als de gemeenten zien dat de RUD het goed doet, komt die beslissing wel. Maar de keus blijft aan de gemeenten. Hoewel met Squit XO een vliegende start is gemaakt, loopt de planning voor IZIS wat verder door. We zijn nu bezig met de implementatie van IZIS. Daarna gaan we kijken wat niet in Squit XO past en dus in IZIS terechtkomt. Dat bepaalt hoe we het inzetten en wie ermee gaan werken. Meer informatie: Rob van Tiel t: , e: rob.vantiel@roxit.nl Primeur met OLO-koppeling De gemeente Haarlem heeft als eerste gemeente de koppeling met Omgevingsloket Online (OLO) op basis van StUF-LVO 3.11 en de Digikoppeling in gebruik genomen. Daarmee kan zij meer gegevens vanuit het OLO in Squit XO krijgen dan organisaties die nog met de oudere StUF-LVO 3.05 standaard werken. Het feit dat deze gemeente via de Digikoppeling gegevens ophaalt uit het OLO, levert verder voordeel op. Zo komen de gegevens namelijk automatisch in Squit XO terecht, terwijl de veelgebruikte variant meer handwerk vereist. Ook voor wie de Digikoppeling met een eigen servicebus inzet, is koppelen geen probleem. Zolang de servicebus voldoet aan StUF-LVO 3.11 gaat het aansluiten op deze maatwerk-voorziening moeiteloos. Meer functies De standaard StUF-LVO 3.11 bestaat al zo n anderhalf jaar. Inmiddels is er ook al een nieuwere versie, Echter, vrijwel alle organisaties werken nog met versie Dit terwijl StUF-LVO versie 3.11 meer functies biedt, zoals het opvragen van adviesvragen, het complete dossier, en waterwetberichten uit het OLO. Roxit zorgt in elk geval dat haar OLOkoppelingen versie 3.11 ondersteunen en werken ook aan de ondersteuning van de nieuwe versie 3.12, die als extra onder andere informatie over bodemenergie bevat. Updaten Het updaten van de koppeling bij klanten die volgens de oude StUF-LVO 3.05 standaard werken, hoeft niet veel tijd te kosten - zeker niet als gebruik wordt gemaakt van de variant van de koppeling. Neem voor het maken van een afspraak of voor meer informatie contact op met uw accountmanager. De Zeelandbrug. Voor de RUD Zeeland slaat Roxit bruggen met de hulp van Squit XO en IZIS. Meer informatie: Johannes Battjes t: , johannes.battjes@roxit.nl 6 roxit verstand van zaken

7 Dezta Archiveren is veelbelovend en nodig Dezta Archiveren, waarmee u zorgeloos digitale ruimtelijke plannen kunt archiveren, is volop in ontwikkeling. Zes klanten denken met Roxit mee in een pilotgroep. Twee van hen vertellen over de behoefte van hun organisatie aan een product als Dezta Archiveren, en hun ervaringen binnen de pilotgroep. Ruud Ronnenbergh, planoloog bij de Dienst Ruimtelijke Ordening van de gemeente Amsterdam: Er bestaat op dit moment niets om digitale bestemmingsplannen goed mee te archiveren. Toch zal het moeten. Daarom is het voor ons vooral een kwestie van een pakket vinden dat dit kan. Omdat we gebruikmaken van Dezta PlanMonitor, zou het mooi zijn als Dezta Archiveren er bij komt, want dat sluit dan goed op elkaar aan. Hoe digitale plannen goed gearchiveerd moeten worden, is denk ik niet bij veel ruimtelijke ordenaars noch gemeentelijke archiefdiensten duidelijk. Wij hadden er zelf ook nog niet echt over nagedacht. Door Provero (vereniging voor Ruimtelijke Ordening en ICT, red.) werden we erop geattendeerd. Dat je digitale plannen ook digitaal moet archiveren. Dat als je een digitaal plan plot en die papieren versie archiveert, dat niet voldoende is. Want het digitale plan is hét plan, niet de geplotte versie. En dat is een aspect dat moeilijk aan mensen uit te leggen is. Veelbelovend product Dezta Archiveren is een veelbelovend product. Het kan de zorg van het archiveren van digitale plannen straks volledig uit handen nemen. Tijdens de startbijeenkomst met de pilotgroep was mijn indruk positief. Het is een divers gezelschap en de discussie was echt inhoudelijk. Ik ben benieuwd naar het eindproduct. Breuk met het verleden: het archiveren van digitale bestanden is heel wat anders dan papier bewaren. Jim Middendorp, teamcoördinator Informatiebeheer bij de gemeente Teylingen: Als gemeente streven we ernaar om alles digitaal te archiveren, maar onze digitale bestemmingsplannen kunnen we niet in ons RMA (record managementsysteem, red.) kwijt. Toen Roxit vroeg of we mee wilden doen aan een pilot voor een nieuw product waarmee we vanuit Dezta Plan Monitor onze plannen goed konden opslaan, hadden we daar dan ook zeker interesse in. Een groot voordeel is dat je dan mee kan beslissen hoe het product wordt, in plaats van dat je gelijk iets krijgt voorgelegd. Linkjes Waar vooral de uitdaging ligt, is niet zozeer het opslaan van gegevens, maar het bewaren van de samenhang. Er liggen allerlei linkjes in PlanMonitor die ons RMA niet snapt. Juist hier bestaat een plan uit. Vroeger was de PDF van een plan hetgeen dat werd vastgesteld, tegenwoordig is het datgene wat op ruimtelijkeplannen.nl staat. Het is echt een breuk met het verleden. De bijeenkomsten met de pilotgroep zijn nuttig. Er is goed voorwerk gedaan, we kunnen ingaan op de inhoud. Op de interpretatie van richtlijnen, op definities. We volgen de ontwikkeling van Dezta Archiveren met belangstelling en wachten af hoe het eindproduct wordt. We hoeven er niet direct mee aan de slag. Voor organisaties zal het archiveren van digitale ruimtelijke plannen nu ook nog geen problemen geven. In de toekomst, over een aantal jaren, gaat die urgentie wel komen. Meer informatie: Klaas van den Bosch t: , e: klaas.vandenbosch@roxit.nl roxit verstand van zaken 7

8 Gerechtelijke uitspraken in Plan Monitor Een uitspraak van de Raad van State die gevolgen heeft voor de inwerkingtreding van een (bestemmings)plan, moet door de (gemeentelijke) overheid verwerkt worden. Hoe u dit doet in Dezta Plan Monitor, kunt u lezen in een nieuw themadocument. De RO Standaarden 2012 zijn al een tijdje in gebruik. Nieuw in die standaarden was dat de uitspraken van de Raad van State conform het gebiedsgerichte besluit gerechtelijke uitspraak van de RO Standaarden, digitaal beschikbaar worden gesteld. Daarnaast geven de bronhouders met behulp van de dossierstatus aan welke status het ruimtelijke plan heeft. Dit is niet altijd zonder slag of stoot gelukt. Bovendien deed de Afdeling uitspraken met een onverwachte strekking. ordening-standaarden/nieuws/werkwijze-ge- rechtelijke-uitspraken-en-de-ro) vervaardigd. Roxit heeft met deze werkwijze in de hand een Quick Reference gemaakt. Dit themadocument maakt de stappen die u moet zetten in Dezta Plan Monitor concreet. De Quick Reference vindt u op het Klantportaal. Om deze te downloaden, logt u in op het Klantportaal (via klantportaal. roxit.nl) en klikt u op Support, vervolgens Downloadcentrum, en dan onder Themadocumenten op Dezta Plan Monitor. Hier ziet u het Themadcoument Uitspraak Raad van State verwerken staan. Meer informatie: Klaas van den Bosch t: , e: klaas.vandenbosch@roxit.nl De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State draagt in een deel van haar uitspraken bestuursorganen op om bepaalde aanpassingen binnen een bepaalde termijn in het digitale bestemmingsplan te verwerken of om voor onderdelen een nieuw besluit te nemen. Quick Reference Bij de behandeling van beroepen en voorlopige voorzieningen kunnen zich veel verschillende situaties voordoen. Geonovum heeft geconstateerd dat er behoefte is aan meer duidelijkheid. Met dat doel heeft Geonovum een werkwijze ( geonovum.nl/onderwerpen/ruimtelijke- Uitspraken van de Raad van State in Dezta Plan Monitor? Roxit helpt u met een Quick Reference. Hulp bij het beheer van uw manifest Eind 2013 heeft het Kadaster, de beheerder van Ruimtelijkeplannen.nl, alle bronhouders van ruimtelijke plannen opgeroepen hun manifesten bij te werken. Roxit heeft een Quick Reference samengesteld over hoe dit werkt vanuit Dezta Plan Monitor. De belangrijkste reden voor het Kadaster om de manifesten te laten bijwerken is omdat de performance van Ruimtelijkeplannen.nl hierdoor verbetert. Maar ook vanuit het goed en eenduidig informeren van gebruikers van ruimtelijke plannen is het aanbevelenswaardig geen planversies te laten staan die niet meer actueel zijn. Het manifest is namelijk de richtingaanwijzer naar uw planvoorraad voor de buitenwereld. Deze moet zo actueel mogelijk zijn zodat gebruikers van dit manifest en ruimtelijkeplannen.nl het meest actuele beeld krijgen. Dezta Plan Monitor heeft functionaliteit om u ook hierbij te ondersteunen. Manifest beheren Om het voor u zo makkelijk mogelijk te maken hebben wij de oproep van het Kadaster vertaald in een Quick Reference. Hoe gaat het met vervallen plannen? Hoe te handelen als een plan onherroepelijk wordt? Met deze Quick Reference in de hand kunt u uw manifest goed beheren. U vindt het document, getiteld Themadocument Beheer Manifest op het Klantportaal, onder Support > Downloadcentrum > Thema s > Dezta Plan Monitor. Als u eenmalig de voorraad op peil wilt laten brengen, kan Roxit u daar natuurlijk bij ondersteunen. Neem daarvoor contact op met uw accountmanager. Meer informatie: Ewald te Koppele t: , e: ewald.tekoppele@roxit.nl 8 roxit verstand van zaken

9 Snel koppelen met IZIS dankzij standaard Het ontwikkelen van koppelingen vraagt om veel afstemming tussen zowel de leveranciers van de te koppelen pakketten als de klant. Door afspraken te hanteren die vooraf in een standaard zijn vastgelegd, kan het begin van dit proces een flink stuk sneller. Op die manier bouwde Roxit in recordtijd een koppeling tussen IZIS en iwriter. Roxit, iwriter en het Kwaliteitsinstituut van de Gemeenten KING presenteerden de eerste versie van deze koppeling tijdens de afgelopen Gebruikersdag. KING liet bij deze sessie zien hoe de standaard die zij ontwikkelde voor het koppelvlak documentcreatie, is toegepast om snel de basis te leggen voor de koppeling. Johannes Battjes, productmanager koppelingen bij Roxit, omschreef zijn ervaringen als heel positief. Met weinig overleg konden we heel snel testen met iwriter. De standaard biedt een aantal vaste velden, daarnaast stuurgegevens en een reeks extra variabelen. Voor de specifiekere gegevens is afstemming nodig, maar in elk geval hebben beide leveranciers al een blauwdruk. Belangrijke plussen De snellere start van een ontwikkeltraject is één ding, er zijn nog meer voordelen. Om twee belangrijke plussen voor de klant te noemen: het hanteren van een standaard maakt het zekerder dat de klant kan koppelen, en het is makkelijker om van koppeling en/of leverancier te switchen. Immers, met een standaard is de structuur van de uitgewisselde berichten vooraf en voor iedereen bekend. Nog een voordeel, voor zowel de klant als voor ons, is dat een standaard breed gedragen wordt. Veel partijen denken en werken er aan mee. Dat komt de kwaliteit ten goede. Wat betreft het koppelvlak documentcreatie was Roxit direct vanaf het begin betrokken. Roxit maakt deel uit van vier werkgroepen van KING: documentcreatie, betalen en invorderen, toezicht en handhaving, en Wabo/BAG. Daar zitten we samen met andere softwareleveranciers in. Met die eerste werkgroep is de concept-standaard ontwikkeld die we nu aan het testen zijn. Ook in de andere werkgroepen verwacht Roxit in de toekomst aan de slag te kunnen met nieuwe standaarden. Maar dat is afhankelijk van KING, die bepaalt welke thema s in de groepen besproken worden. En KING is een instituut van de gemeenten, dus uiteindelijk zijn het de gemeenten die aangeven wat zij willen. Potentieel De standaard, waar Roxit zich formeel aan heeft verbonden (zie het artikel hierover op pagina 10), is nog in ontwikkeling. We moeten nog wat stappen zetten om het potentieel eruit te halen en volledig de voordelen te kunnen benutten. De koppeling tussen IZIS en iwriter die nu door Roxit en iwriter gebouwd is, moet later dit jaar beschikbaar zijn. Na het realiseren van deze koppeling is het de bedoeling om ook de koppeling tussen IZIS en andere documentcreatiepakketten op basis van de standaard te bouwen. Met name voor regionale uitvoeringsdiensten biedt dit kansen, omdat zij vaak IZIS inzetten als midoffice-applicatie. Meer informatie: Johannes Battjes t: , johannes.battjes@roxit.nl Extra documentfuncties en meer in IZIS 2.7 De nieuwste release van het IZIS zaaksysteem kent letterlijk een waslijst aan nieuwe en bijgewerkte functionaliteit. Meest in het oog springend zijn de extra functies bij het werken met documenten, de mogelijkheid om checklisten te gebruiken en het doorzetten van zaken naar een andere applicatie. Om te beginnen kunnen in versie 2.7 gebruikers meer kenmerken rondom documenten toevoegen en aanpassen. Zo zijn de metavelden Betrokkenen, Documenttitel en Toelichting er bijgekomen, en kunt u hier ook op zoeken. Verder kan een gebruiker een document nu ondertekenen met een ondertekening zoals die door de functioneel beheerder beschikbaar is gesteld. Beheerders kunnen nu tevens de generator van documentnummers inrichten. Met het document zelf is ook meer mogelijk. Extra functies zijn het converteren van een document naar PDF-formaat, en als u werkt met PDF-documenten in IZIS, kunt u er meerdere tegelijkertijd openen. IZIS kent met de nieuwe release checklisten. Checklisten zijn combinaties van vragen en antwoorden. Een gebruiker (zaakeigenaar of behandelaar) kan een checklist aan een zaak toevoegen, bewerken of verwijderen. Deze checklist kan een gebruiker invullen met de voorgedefinieerde antwoordwaarden en de zaak zo verder afhandelen. Doorzetten zaak Een zaak uit IZIS kunt u nu doorzetten naar een taakspecifieke applicatie (TSA) zoals Squit XO. Ook kunt u vanuit deze applicatie zaken ontvangen, en in het geval van Squit XO kunt u in IZIS een detailpaneel openen dat een doorkijkje geeft naar de actuele zaakgegevens in Squit XO. Meer informatie over de nieuwe release vindt u in de releasenotes en het document What s new, beide te vinden in het downloadcentrum van het Klantportaal. Meer informatie: Rob van Tiel t: , e: rob.vantiel@roxit.nl roxit verstand van zaken 9

10 GV naar een hoger plan Na de succesvolle gebruikersbijeenkomsten in het afgelopen jaar geven wij ook in 2014 weer vervolg aan onze Gebruikersvereniging (GV). Want wie weten er meer van de praktijk dan onze gebruikers zelf? Inmiddels ontwikkelen we onze producten samen en sparren we over de ontwikkelingen in de markt. Roxit is een vooruitstrevend, dynamisch en open bedrijf. Wij gaan voor een tevreden klant en focussen op oplossingen die werken. De input van onze klanten is van groot belang om een product te blijven leveren dat aansluit op de vragen uit de markt. Om mee te denken over de producten en diensten van Roxit is er de Gebruikersvereniging. Soms vragen specifieke ontwikkelingen in de markt om extra aandacht bij een specifieke doelgroep, hiervoor zijn de werkgroepen. Nieuwe structuur In het afgelopen jaar is de Gebruikersvereniging al verder geprofessionaliseerd onder leiding van kwartiermaker Wiepko Siegers. Voor 2014 heeft Roxit hem wederom gevraagd de handen uit de mouwen te steken en de GV naar een hoger plan te trekken. Samen hebben we een nieuw uitgangspunt qua structuur bepaald. We gaan werken met een groep coördinatoren die het dagelijkse reilen en zeilen van vier gebruikersgroepen sturen. Dit zijn respectievelijk de Gebruikersgroepen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (gericht op Squit-producten), Ruimte (Dezta-producten), Ondergrond en Bodem (Squit XO Bodem en Squit ibis) en Zaakgericht werken (IZIS). De verschillende werkgroepen zijn zo ook thematisch ondergebracht binnen een van de gebruikersgroepen. Nieuw is de werkgroep DMS over de Corsa- en Decos-koppelingen. Rol Gebruikersvereniging De Gebruikersvereniging biedt een klankbord bij de ontwikkeling van onze verschillende producten en diensten. Het delen van ervaring, kennis, expertise en best practices zijn een belangrijk speerpunt. De adviezen van de Gebruikersvereniging worden gebruikt bij de doorontwikkeling van de producten en diensten van Roxit. Participeren? Meepraten over Roxit, onze visie en onze producten? Aanmelden voor de Gebruikersverenging kan via het Roxit Klantportaal. U geeft vervolgens uw regio en/of groepskeuze door. Meer informatie: Wiepko Siegers t: , e: gebruikersvereniging@roxit.nl Roxit tekent voor KING Roxit breidt haar convenant met KING, Operatie NUP uit door het ondertekenen van het addendum Documentcreatie tijdens het jaarlijkse KING-congres op 16 januari. Gemeenten ervaren veranderingen in hun ICT-infrastructuur en informatievoorziening. Veel van de software waarmee zij werken, wordt onderling, direct of indirect, gekoppeld aan de basisregistraties. Om dit grootschalig en in een gezonde ICT-markt te realiseren, maakt KING met Operatie NUP afspraken met leveranciers, gebruikersverenigingen en samenwerkingsver- banden. De afspraken met leveranciers zijn vastgelegd in een convenant en addenda daarop. Roxit ondertekende dit convenant al in Ook de addenda op het vlak van co-creatie GEMMA 2.0 legden we al vast. Een concrete uitwerking van het conventant is de koppeling tussen IZIS en iwriter (zie het artikel op pagina 9 hierover). De Gebruikersvereniging (GV) van Roxit is ook met KING in gesprek om samen stappen te zetten in professionaliteit. Meer informatie: Kim van Kuijk t: , e: kim.vankuijk@roxit.nl Roadshows en andere activiteiten Ook in 2014 zal Roxit weer present zijn op symposia, beurzen en relatiedagen. Zelf zullen we weer diverse bijeenkomsten organiseren zoals de jaarlijkse Gebruikersdag, (werkgroep)overleggen van de Gebruikersvereniging en opleidingen. Wij maken momenteel plannen voor de volgende activiteiten: Diverse Roxit roadshows voor Squit-producten Beurs Overheid & ICT 2014, begin april Roxit Gebruikersdag in het najaar Houd voor een overzicht van activiteiten en nieuwe informatie onze website, in de gaten. Meer informatie: Kim van Kuijk t: , e: kim.vankuijk@roxit.nl Over deze nieuwsbrief Deze nieuwsbrief is een uitgave van Roxit en verschijnt viermaal per jaar. De nieuwsbrief is bedoeld voor relaties en andere geïnteresseerden. Niets uit deze nieuwsbrief mag zonder toestemming vooraf worden overgenomen. Eindredactie Roxit - Marketing & Communicatie Hanzelaan JJ Zwolle t: e: nieuwsbrief@roxit.nl Vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van deze nieuwsbrief? Wilt u zich abonneren, een adreswijziging doorgeven of stelt u geen prijs meer op het ontvangen van de nieuwsbrief? Stuur een naar: nieuwsbrief@roxit.nl. roxit verstand van zaken 10