Minigids Event Network Hoe en waarom faciliteer ik netwerken op mijn bedrijfsevenement?

Transcriptie

1 Minigids Event Network Hoe en waarom faciliteer ik netwerken op mijn bedrijfsevenement?

2 Introductie Evenementen en congressen zijn nog steeds een belangrijk moment om nieuwe klanten aan te trekken en bestaande klanten op de hoogte te houden van ontwikkelingen. Een belangrijke reden waarom mensen nog steeds evenementen bezoeken is het contact met andere deelnemers. Netwerken is belangrijk. De agenda van je evenement volproppen met sprekers en sessies heeft daarom geen zin. Maar hoe faciliteer je interactie en netwerken op je evenement? In deze minigids handige informatie over hoe je dit kan bewerkstelligen en welke technologie steeds meer wordt ingezet om netwerken te faciliteren Een online network tool Evenementen veranderen. Er is meer focus op interactie en het delen van content. Daarom organiseren wij steeds meer hybride evenementen: door het feitelijke evenement online te ondersteunen vergroot je de interactie tussen en daarmee de betrokkenheid van je bezoekers. Dit heeft een zeer positief effect op de klantbeleving en maakt een evenement succesvol. Evelien Steenveld, Project Manager DDG

3 1. Netwerken is belangrijk Netwerken is belangrijk en draagt bij aan een positieve beleving van het evenement. Een groot deel van de evenementen, vergaderingen en conferenties draait om het opbouwen van relaties. FEIT: Meer dan 70% van de bezoekers van B2B events vindt netwerken de belangrijkste reden om naar het evenement te gaan. Toch vinden deelnemers het lastig om met onbekenden in gesprek te gaan. Of het nu om een intern corporate event, zoals een sales kick-off of conferentie gaat, of een beurs of expo - Wie spreek je aan? Wat zeg je? Vinden ze het niet vreemd dat je hen benadert? Als organisator kun je vooraf activiteiten bedenken, waardoor deelnemers gemakkelijker met elkaar in contact komen.

4 Afspraken Event menu

5 2. Vijf tips voor het faciliteren van netwerken 1. Pauzes: Zorg voor voldoende pauzes en ruimtes waar men in informele setting onder genot van eten en drinken met elkaar in contact kan komen. 2. Speed dating: Organiseer een speed date lounge in een deel van je ontvangstruimte. Je dwingt daardoor mensen om met vreemden een eerste contact te leggen. 3. Badges: Zorg voor duidelijke badges met grote letters. Zo ziet men gemakkelijk wie men wil aanspreken. 4. Gastenlijst: Verzend vooraf een gastenlijst zodat deelnemers al kunnen bedenken wie ze willen ontmoeten. 5. Technologie: Maak gebruik van slimme technologie om deelnemers voor, tijdens en na het evenement met elkaar in contact te brengen.

6 3. Slimme technologie? Slimme technologische tools kunnen netwerken optimaal faciliteren en ervoor zorgen dat deelnemers makkelijker met elkaar in contact komen. Met een online netwerk tool kan elke deelnemer een persoonlijke agenda samenstellen, vooraf bepalen welke sessies hij of zij wil gaan bezoeken en vooraf afspraken inplannen met andere deelnemers. Een online agenda. Handig. Maar waarom zou ik het gebruiken? Een online netwerk tool is meer dan een online agenda. Het is een manier voor bedrijven om interactie en netwerken van de doelgroep te vergroten en daarmee de beleving van hun evenement te verrijken: Door vooraf inzicht in deelnemerslijsten kun je al voor het evenement virtueel netwerken en nieuwe contacten opdoen. Door het inplannen van sessies en afspraken kun je als deelnemer gerichter en doeltreffender een evenement bezoeken. Na afloop kun je als organisatie je deelnemers binden door het toesturen van relevante informatie en eenvoudig upcoming events delen met je doelgroep. Contacten tussen deelnemers onderling en tussen organisatie en deelnemers faciliteren, zowel voor, tijdens, als na het evenement. Dat maakt je evenement nog waardevoller.

7 Registration Form Surname: Name: Company: 4. Waarom MySmart Event Network? Het beeld wat mensen hebben bij het ontwikkelen van een (online) software tool is dat het een tijdrovend en kostbaar traject is. Het is ingewikkeld en het kost tijd om je erin te verdiepen. is eenvoudig, gebruiksvriendelijk en niet duur. MySmart Event Network speelt perfect in op de nieuwe veranderingen in de evenementenbranche en voorziet op alle fronten in de veranderende behoeften van de klant. 16 jaar ervaring in de evenementenindustrie en in-house IT kennis komen samen in één tool. MySmart Event Network is geschikt voor congressen, beurzen, seminars en andere evenementen die zonder grote investeringen toch gebruik willen maken van een innovatief stukje technologie dat inspeelt op de behoeften van de klant. Gemakkelijk uit te breiden en te gebruiken in combinatie met de overige slimme evenementen tools van DDG als MySmart Event App en het bezoekersregistratie systeem MySmart Event Registration. Uitgebreide online netwerkmogelijkheden vooraf, tijdens en na het evenement maken MySmart Event Network onderscheidend en uniek. Event App Event Registration Amusement Bedrijf Klant Event Network Delen

8 5. Hoe werkt het? MySmart Event Network bevordert op een makkelijke en leuke manier interactie tussen deelnemers vóór het evenement waarbij ze op een simpele manier afspraken kunnen inplannen op het evenement. Op de Profielpagina Deelnemers: Krijgen met een persoonlijke log-in toegang tot het systeem. Creëren een eigen profielpagina die andere deelnemers kunnen zien. Voegen social media toe zodat iedereen kan zien wat de deelnemer bezighoudt, tweet, liked en interessant vindt. Selecteren onderwerpen en interessegebieden die aansluiten op het evenement en geven daarmee anderen een basis om wel of niet te contacten. Op de Homepage Deelnemers: Zien recent aangemelde deelnemers. Zien de (social media) updates van andere deelnemers. Zien voorgestelde contactpersonen om mee te linken op basis van interessegebieden. Op de Agenda pagina Deelnemers: Kunnen afspraken inplannen met andere deelnemers. Versturen een automatisch gegeneerde die de genodigde ontvangt. Hebben een online agenda waarin ze afspraken en contact info zien staan. Hebben een overzicht van de sessies die ze willen volgen. Kunnen eenvoudig een afsprakenoverzicht downloaden en uitprinten.

9 Organisator: Heeft aan de achterkant van het systeem - inzicht in de deelnemerslijsten en het gedrag van iedere deelnemer voor, tijdens en na het evenement. Heeft de mogelijkheid de invulvelden van profielen te bepalen. Kan alles branden in de stijl van het bedrijf. Event menu Event menu Event menu Your Event Logo Your Event Logo

10 Neem contact met ons op DDG is een internationaal Marketing Communicatie Bureau. Op het hoofdkantoor in Soest wordt 16 jaar marketing- en evenementervaring in het B2B segment gecombineerd met technologische kennis en kunde. DDG loopt hierdoor voorop in de ontwikkelingen op het gebied van Hybride evenementen en de inzet van technologische tools en mobiele evenementen apps. Naast MySmart EventNetwork, biedt DDG een hele reeks aanvullende tools om nog efficiënter en makkelijker te communiceren met je doelgroep voor, tijdens en na je evenement. Gebruik MySmart Event Network als onderdeel in onze MySmart Event App via mysmarteventapp.com of koppel het aan een online registratiesysteem voor nog meer inzicht in informatie en het gedrag van je deelnemers die zich registreren voor het evenement. We vertellen je graag vrijblijvend hoe we je leven vergemakkelijken op een heel kostenefficiënte manier. Bekijk de rest van onze producten en diensten op onze website of neem contact: Ester de Graaf, Managing Partner DDG Nieuwegracht 4-01, 3763 LB, Soest

11 Een product van Een product van DDG Smart Marketing DDG Smart Marketing In samenwerking met: