Over spaghetti-administraties het paard van Troje digitale wildgroei en het ei van Columbus

Transcriptie

1 Q-track: van basisadministratie tot ERP-systeem Door even achterom te kijken, maakt Q-track in één klap een grote sprong voorwaarts. Het pakket onderscheidt zich door zijn eenvoud, stabiliteit en gebruikersvriendelijkheid, en biedt tegelijk ongekende mogelijkheden en functies die zelfs zeer geavanceerde programma s niet of slechts tegen hoge kosten kunnen realiseren. Hoewel Q-track ook ingezet kan worden voor eenvoudige basisadministraties, komt het programma het best tot zijn recht in meer complexe omgevingen. Voor organisaties op het gebied van (financiële) dienstverlening, communicatieadvies, retail (ook keten- en filiaalbedrijven), groothandel en distributie, gezondheidszorg en zorgverlening, vastgoedbeheer, leasing, etc. etc. biedt Q-track mogelijkheden die tot op heden onhaalbaar of onbetaalbaar waren. Het loont de moeite even te bellen of te mailen voor het maken van een afspraak en een demonstratie van de mogelijkheden. Telefoon: + 31 (0) ; info@q-add.nl Over spaghetti-administraties... financiële dienstverlening administratieve & management software... het paard van Troje... Deldenerstraat AR Hengelo Telefoon Mobiel stan.horsthuis@q-add.nl... en het ei van Columbus... digitale wildgroei... Internet

2 Hoewel Q-track ook ingezet kan worden voor eenvoudige basisadministraties, vanaf de eerste regel op basis van de nieuwste inzichten en technieken is ontwikkeld Administratieve software raakt de kern van uw bedrijf. Ongeacht de sector waarin u actief bent; alles draait om geld. Geld voor uw leveranciers, geld voor de fiscus, geld voor uw medewerkers, geld van uw afnemers. Managementrapportage Q-track kent geen onderscheid tussen financiële gegevens en managementgegevens. Alle rapportages komen vanuit dezelfde databak. Daarom klopt ieder managementrapport met het financiële verslag. Bovendien kunnen alle bedrijfsgegevens naadloos gecombineerd worden tot één managementrapport. In bestaande administratieve systemen is het combineren van gegevens uit verschillende subadministraties vaak lastig, zo niet onmogelijk. Sommige leveranciers hebben zelfs aparte managementinformatiesystemen gebouwd om in ieder geval nog een soort van integratie tussen subsystemen te bereiken. Q-track bewaart alle details en kent geen verdichting. Managementrapportages blijven daarmee altijd achteraf aanpasbaar, inclusief de vergelijkende cijfers over het verleden. Zo kan bijvoorbeeld een margeanalyse worden gemaakt waarbij de behaalde marges worden vergeleken met de begroting. In een projectorganisatie zal deze zijn onderverdeeld naar klant, accountmanager of project. Terwijl een handelsorganisatie een onderverdeling wenst naar artikel, artikelgroep, partij, klant en accountmanager. Als echter de projectorganisatie op enig moment in de toekomst een nieuw overzicht nodig heeft dat is gebaseerd op artikelen of partijen, dan is dat geen probleem. De structuur van Q-track maakt het mogelijk om naast de geleverde standaardrapportages, zelf eenvoudig nieuwe managementrapporten te definiëren. En ook daarbij gaan wij er van uit dat dergelijke rapportages op intuïtieve wijze tot stand moeten kunnen komen zodat ook u zult zeggen: Maar uiteindelijk is het natuurlijk gewoon uw geld. Logisch dus dat u uiterst behoedzaam bent bij de inrichting en het onderhoud van uw administratie en het doorvoeren van veranderingen. Terecht! Maar ook de beslissing om niet te veranderen beïnvloedt uw bedrijfsvoering. Met name de ontwikkeling op het gebied van automatisering heeft grote invloed op de extra mogelijkheden en zekerheden die eigentijdse administratieve systemen kunnen bieden. Het is om die reden dat we u graag kennis willen laten maken met Q-track. Het administratieve pakket dat vanaf de eerste regel op basis van de nieuwste inzichten en technieken is ontwikkeld. Q-track: het ei van Qolumbus! 10 3 financiële dienstverlening administratieve & management software

3 Q-track het administratieve pakket dat komt het programma het best tot zijn recht Marcel Horsthuis. Ruim 20 jaar ervaring op het gebied van accountancy, EDP audit en het implementeren van financiële systemen. Heeft internationale ervaring opgedaan in de bedrijfssectoren logistiek, dienstverlening en financiële dienstverlening. Is gefascineerd door het raakvlak tussen accountancy en computers en ziet tal van nieuwe toepassingsmogelijkheden ontstaan door de technische vooruitgang in de computertechniek. Als registeraccountant hecht hij aan het handhaven van, door de eeuwen heen bewezen, administratieve principes. Stan Horsthuis. Ruim 25 jaar ervaring met projectgeoriënteerde administratieve organisaties, zowel in dienstverlening (communicatie en financiële diensten) als op het gebied van techniek en logistiek. Is daarnaast actief geweest in automatiseringscommissies van diverse overkoepelende organisaties en kent dus uit de praktijk de grote toegevoegde waarde van ICT binnen administratieve processen. Herkent daarnaast ook de problemen en valkuilen die zich tijdens de voorbereiding en de implementatie van nieuwe systemen van hoog tot laag binnen een organisatie kunnen voordoen. in meer complexe omgevingen Q-track is bij uitstek geschikt voor organisaties actief op het gebied van: (zakelijke) dienstverlening communicatie en marketing retail (ook keten- en filiaalbedrijven) groothandel en distributie gezondheidszorg en zorgverlening vastgoedbeheer (technische) installatie leasing, etc financiële dienstverlening administratieve & management software

4 Q-track kent geen subsystemen maar biedt wel de totale functionaliteit Q-track van de subsystemen Over spaghetti-administraties... Veel administratieve systemen vinden hun oorsprong in een grijs verleden en zijn in de loop van de tijd uitgebreid, aangevuld en met een onderneming meegegroeid. Niet zelden zijn, buiten het oorspronkelijke pakket om, oplossingen gezocht voor tal van onderdelen van het administratieve proces. Deze subadministraties kennen vaak hun eigen regime en procedures en worden, veelal op ingenieuze wijze, ingebracht in de financiële administratie. Uiteindelijk ontstaat er op die manier wel een goede ondersteuning van het bedrijfsproces en een redelijk inzicht in de administratie, maar het onderhoud van dergelijke systemen is complex en de managementinformatie is beperkt.... het paard van Troje... Ook wanneer uw administratieve systeem van meer recente datum is, zijn verrassingen niet uitgesloten. De aanschaf van een basispakket leidt niet zelden tot aanvullende investeringen die het oorspronkelijke budget vele keren overstijgen. Alleen al de implementatie van nieuwe software vergt een forse inspanning en dito budget. En zodra besloten wordt het pakket uit te breiden met extra functies, dan zijn deze meestal wel beschikbaar, maar doet het prijskaartje vaak niet onder voor de initiële investering. Datzelfde geldt wanneer maatwerkoplossingen gevraagd en uitgewerkt worden. Dit zijn kostbare en tijdrovende operaties.... digitale wildgroei... teren werd. De traditionele wijze van boekhouden leidde tot een wildgroei van subadministraties. Opmerkelijk genoeg werd deze woekering door de opkomst van geautomatiseerde systemen niet afgeremd, maar juist versterkt. Wie prijslijsten van administratieve software bekijkt, begrijpt wat we bedoelen.... het ei van Columbus! Wij hebben nog eens gekeken hoe de heer Paciole het eigenlijk heeft bedoeld. Dat heeft ertoe geleid dat we het journaal, zoals Paciole dat heeft gedefinieerd, als uitgangspunt nemen om gegevens van uiteenlopende aard, direct bij de invoer, op een eenduidige manier, in één centrale database vast te leggen. De eenduidige vastlegging zoals Q-track die hanteert, vraagt ten opzichte van de conventionele programma s meer processorkracht voor het invoer- en validatieproces. Maar dat is met de tegenwoordige snelheid van PC s geen probleem. Evenals de computerspelletjes maakt nu ook het administratieve systeem van Q-track gebruik van de toegenomen rekenkracht van de PC. Door de subsystemen over te slaan, rekent Q-track af met de spaghettistructuur van de bestaande administratieve systemen. Dat maakt Q-track makkelijk te doorgronden, goedkoop in het onderhoud en eenvoudig te implementeren. Omdat de muren tussen de subsystemen zijn verdwenen, levert Q-track managementrapportages die naadloos gegevens kunnen combineren die vroeger geïsoleerd van elkaar in verschillende subsystemen waren opgeslagen. Bij de ontwikkeling van Q-track stond kortom het administratieve proces centraal en niet de automatiseringshistorie. Q-track biedt daardoor de functionaliteit van een ERP systeem, maar heeft niet de complexiteit en het kostenplaatje dat bij ERP systemen gebruikelijk is. Met recht het ei van Qolumbus dus. 4 5 Bij de ontwikkeling van Q-track hebben wij in eerste instantie niet vooruit, maar even achterom gekeken en ons laten inspireren door de heer Paciole, Italiaan van geboorte. Aan het einde van de 15e eeuw (!) definieerde Paciole het systeem van het dubbelboekhouden. Het grootboek, waarin alle financiële informatie wordt verzameld, staat daarin centraal. Journaalposten dienen ervoor om de financiële informatie uit subadministraties te verzamelen en over te brengen naar het grootboek. Een geniaal systeem dat helaas, met de explosieve groei van ondernemingen, in zijn oorspronkelijke vorm steeds lastiger te hanfinanciële dienstverlening administratieve & management software

5 Iedere mutatie in Q-track wordt direct verwerkt Q-track in de centrale database Algemene kenmerken van Q-track Q-track is een financieel informatiesysteem dat draait op het MS Windows platform en is gekoppeld aan een relationele database. MS Windows applicaties als Word en Excel kunnen eenvoudig worden geïntegreerd. Q-track kent slechts één primaire vastlegging. Vanuit verschillende gezichtshoeken kan naar dezelfde basisinformatie worden gekeken. Eén van die gezichtshoeken komt overeen met het grootboek, ofwel de financiële administratie. Andere gezichtshoeken komen overeen met de subadministraties als debiteuren, voorraad en onderhanden werk. Omdat Q-track altijd gebruik maakt van dezelfde gegevens, is het ondenkbaar dat in bijvoorbeeld de managementrapportage, het totaalbedrag resultaat per klant of resultaat per account manager niet aansluit op het financiële verslag. Intuïtief werken De architectuur van Q-track biedt het grote voordeel van directheid. Van iedere mutatie is direct zichtbaar hoe deze doorwerkt in de financiële administratie en in bijvoorbeeld de voorraad, het onderhandenwerk, openstaande vorderingen, etc. Andersom is de gebruiker vanuit het totaal (bijvoorbeeld een grootboekrekening, voorraadbeheer, openstaande posten, onderhandenwerk) slechts één muisklik verwijderd van de brondocumenten die aan dit totaal ten grondslag liggen. Iedere primaire vastlegging binnen Q-track kan worden opgeroepen en net als bij een normaal tekstdocument of spreadsheet, achteraf worden aangepast. Tenminste, als aan een tweetal voorwaarden is voldaan: De boekingsperiode is open voor nieuwe mutaties De autorisatie-instelling van het systeem laat het toe In de autorisatie-instellingen kunt U het maken van correcties geheel verbieden. Of U kunt instellen dat alleen de persoon die een mutatie heeft gemaakt, die mutatie mag corrigeren. Q-track maakt van de correctie automatisch een inzichtelijke audit-trail. Deze manier van werken voelt niet alleen veel logischer voor gebruikers, maar zorgt er ook voor, dat de administratie niet meer wordt vervuild door correcties en correcties op correcties. De medewerkers kunnen meer op hun gevoel afgaan, hetgeen een gunstig effect heeft op de behoefte aan opleiding en support. Grootboekfuncties Met Q-track kunt U in meerdere bedrijven boeken binnen dezelfde database. De financiële overzichten kunt U voor deze bedrijven apart uitdraaien en U kunt de overzichten ook consolideren. Daarnaast onderscheidt Q-track binnen hetzelfde bedrijf de afdelingen of kostenplaatsen. Saldi op grootboekrekeningen kunt U afletteren. Handig bij bijvoorbeeld kruisposten en bij tussenrekeningen betalingsverkeer. Bij een boeking zijn twee gewone omschrijvingvelden beschikbaar. Maar daarnaast kunt U een 8 tal extra omschrijvingen aan een boeking geven. Q-track gebruikt dit bijvoorbeeld om informatie van automatisch ingelezen bankafschriften op te slaan. Want die informatie is te omvangrijk om allemaal op te slaan in de boeking zelf. Audit trail Van iedere primaire vastlegging legt Q-track een timestamp vast en de identificatie van de gebruiker. Daarom kan Q-track per gebruiker een detailoverzicht leveren met de mutaties die iedere gebruiker heeft gemaakt. Het kan ook zijn dat een bestaande mutatie is gecorrigeerd. In dat geval maakt Q- track van die correctie een vastlegging waarin ook weer de timestamp is vastgelegd en de identificatie van de gebruiker. Daarmee is het voor U of voor de accountant mogelijk om een volledig verslag te krijgen van uitgevoerde correcties per medewerker. De administratie wint daarmee aan helderheid omdat correctiemutaties de audit trail niet meer vertroebelen. Aan de andere kant: de controleerbaarheid wordt beter omdat nu per medewerker een inzicht bestaat in de uitgevoerde correcties. 6 7 financiële dienstverlening administratieve & management software

6 Alle bedrijfsgegevens kunnen naadloos worden gecombineerd tot Q-track één managementrapport Q-track kent in de financiële administratie geen totaalmutaties die automatisch zijn gemaakt door subsystemen als debiteurenadministratie of projectenadministratie. Iedere mutatie in het grootboek is daarom toe te wijzen aan een intern of extern boekingsstuk zoals een bankafschrift, een factuur, een urenbriefje. En bij iedere mutatie in het grootboek hoort één enkele medewerker die deze mutatie heeft ingevoerd. Vanuit de financiële totaalbedragen kunt U met de rechtermuisknop daarom altijd het spoor terug volgen naar de details: welk boekingsstuk, welke medewerker. Inzicht op afroep Iedere mutatie in Q-track wordt direct en op eenvormige wijze verwerkt in de centrale database. Daarmee staat deze informatie vanaf dat moment ook direct ter beschikking van alle financiële en managementrapportages. Bij Q-track hoeft U dus niet eerst een periode of een project af te sluiten om de laatste stand van zaken beschikbaar te hebben. Deze manier van werken maakt het ook mogelijk dat meerdere boekjaren gelijktijdig geopend zijn. Een aantal irritaties rond het werken met financiële systemen behoren daarmee tot het verleden. Bijvoorbeeld: in het nieuwe boekjaar mag niet in de subadministraties geboekt worden zolang het oude jaar nog niet is afgesloten. Of: zolang het oude jaar niet is afgesloten is er geen beginbalans in het nieuwe jaar. Of: van een grootboekrekening kun je alleen de mutaties zien van het lopende boekjaar Begrotingscyclus traal bewaard, zonder dat Uw medewerkers eigen dossiers moeten aanleggen. Q-track onderkent in de begrotingscyclus de verschillende begrotingsversies voor een bepaald boekjaar: de (ruwe) initiële begroting die halverwege het voorafgaande boekjaar wordt opgesteld, de herziene begroting die direct voorafgaand aan het boekjaar wordt goedgekeurd en de prognose of bijgestelde begroting die in de loop van het boekjaar wordt afgegeven. Q-track levert de vergelijkende rapportages over de diverse begrotingen en combineert deze direct met de financiële realisatie. Verplichtingen In Q-track kunt U verplichtingen die u bent aangegaan op eenvoudige wijze vastleggen. Zowel aan de inkoop- en kostenkant als aan de verkoopkant. De rapportage over deze verplichtingen kunt U integreren met de begrotingsrapportage en met de financiële rapportage. Daarmee zorgt de verplichtingenadministratie voor een goede bewaking van de begroting en kunnen de gegevens worden ingepast in de liquiditeitsprognose. Financiële rapportage Q-track heeft een rapportgenerator voor financiële rapportage. De basisapplicatie bevat een aantal standaardrapporten die voorzien in de basis rapportage-eisen. Tijdens het implementatietraject kunnen deze rapportages op uw specifieke wensen worden afgestemd. U kunt altijd, op basis van interne en externe informatiebehoeften, nieuwe financiële rapporten toevoegen. U bent vrij om bijvoorbeeld de groepering van grootboekrekeningen, de mate van verdichting van informatie en de lay-out van uw rapporten te bepalen. Ook kunt u aangeven welke mutatiesoorten wel en welke niet in het financiële verslag moeten worden opgenomen. Op die manier heeft U parallel de beschikking over de fiscale en over de commerciële jaarrekening. 8 9 Q-track ondersteunt de controlecyclus van de onderneming. Dat doet Q-track door begrotingen te ondersteunen op bedrijfsniveau, afdelingsniveau en op projectniveau. Analoog aan de werkwijze bij de financiële mutaties, wordt ook de historie van begrotingsmutaties vastgelegd. Zo blijft de historie rond de totstandkoming van de begroting cenfinanciële dienstverlening administratieve & management software