Fast close. 7 tips voor snellere periode afsluitingen. Rob de Wild

Transcriptie

1 7 tips voor snellere periode afsluitingen

2 Inhoudsopgave Herken jij het volgende? Mijn ervaring De Praktijk Tips Aanvliegroute Tot slot kom NU in actie

3 Herken jij het volgende? Financiële rapporten worden laat opgeleverd; Managementrapporten sluiten niet aan met de financiële administratie; De jaarafsluiting gaat met veel stress en tijdsdruk gepaard; Op de administratie moet vanwege het vele uitzoekwerk extra capaciteit worden ingehuurd; Bij jaareinde wordt pas begonnen met het opnemen van de voorraden; Na jaareinde gaat men pas het onderhanden werk projecten uitzoeken en waarderen; Het uitzoeken en controleren van balansrekeningen bij de jaarafsluiting leidt tot verrassingen; Op het laatste moment moeten nog significante correcties worden verwerkt; Noodzakelijke informatie moet van verschillende interne en externe bronnen komen en taken en verantwoordelijkheden zijn niet (goed) geregeld; Externe accountantscontrole kost veel tijd en geld. Beantwoord jij meerdere van deze stellingen met JA? Lees dan vooral verder, want ik kan jou helpen! De financiële administratie komt daardoor niet toe aan het maken van analyses; 3

4 Mijn ervaring Ik ben 18 jaar werkzaam geweest als registeraccountant in de controleen adviespraktijk bij MKB+ bedrijven. Daarna ben ik overgestapt naar het bedrijfsleven waar ik werkervaring heb opgedaan in verschillende financiële managementfuncties (zakelijke en technische dienstverlening, handel, productie en non-profit). Een groot deel van mijn werkzaamheden heeft wel te maken gehad met het controleren en samenstellen van financiële rapportages en het optimaliseren van financiële werkprocessen en de gehele planning & control cyclus. Ik ben een doorzetter, zorg voor verbinding en mede door humor en relativeringsvermogen motiveer ik mensen om gewenste doelen te bereiken. Ik ben 12 jaar groepscontroller geweest bij een internationaal concern van ingenieurs-, constructie- en adviesbureaus (10 B.V. s) met een buitenlandse aandeelhouder. Op een gegeven moment kwam vanuit het hoofdkantoor de opdracht om het afsluit- en rapportageproces te gaan versnellen. De geconsolideerde cijfers van de groep moesten voortaan uiterlijk 5 dagen na einde periode opgeleverd worden! Uiteraard is dit een proces van maanden geweest, waarin geleidelijk naar deze versnelde afsluiting werd toegewerkt. Als groepscontroller was ik verantwoordelijk voor een juiste en tijdige implementatie van dit versnelde afsluitproces (ook wel Fast Close genoemd). Tijdens de voorbereidingsperiode heb ik veel overleg gevoerd met de betrokken administrateurs, projectmanagers en directies van de vennootschappen en met het hoofdkantoor. Mijn ervaring is dat je moet zorgen voor commitment van alle betrokkenen en dat taken en verantwoordelijkheden helder worden gecommuniceerd. Ook moet je processen soms veranderen om tijdig de informatie te krijgen. 4

5 De praktijk In de praktijk merk ik dat het vaak veel tijd en energie kost om de actuele cijfers (financieel en niet financieel) boven tafel te krijgen. Dit komt onder meer omdat processen niet zijn geïntegreerd, de administratie veel boekingen nog handmatig verricht en afdelingen en medewerkers eigen lijstjes bijhouden buiten het systeem om (spreadsheets). Bij veel MKB-bedrijven heeft de administratie zijn handen vol aan het verwerken van alle transacties en het verzorgen van de maandelijkse rapportages (als die er al zijn). Vaak is geen tijd om al aandacht te hebben voor cijferanalyses en controle van balansrekeningen, afstemmingen en totaalaansluitingen. Dit laat men vaak liggen tot de jaarafsluiting. dan nog niet uitgezocht en gespecificeerd. Aansluitingen tussen sub administraties en grootboek zijn niet gemaakt. Er is onvoldoende aandacht geweest voor de openstaande posten debiteuren en crediteuren. Voorzieningen moeten nog worden bepaald en reserveringen moeten nog worden berekend. Dit betekent extra druk in het nieuwe jaar en mogelijk behoefte aan extra capaciteit. In mijn e-book geef ik 7 tips wat je moet doen om sneller en efficiënter de periode af te kunnen sluiten en te rapporteren. Tevens zal ik bespreken welke fasen moeten worden doorlopen om dit te kunnen realiseren. Als de administratie niet is voorbereid, betekent dit nog veel werk na het einde van het boekjaar. Balansrekeningen zijn 5

6 7 Tips Tip 1 f o c u s o p d e p r o c e s s e n e n op automatisering Zorg dat systemen zo veel mogelijk worden geïntegreerd. Wanneer systemen niet of onvoldoende zijn geïntegreerd leidt dit tot langdurige en handmatige werkwijzen. Ook is de kans op fouten dan zeer aanwezig. Door gebruik te maken van elektronisch bankieren wordt al een eerste stap gezet. Bankafschriften worden elektronisch ingelezen en verwerkt in de boekhouding (grootboek). De administrateur hoeft alleen nog maar niet herkende posten handmatig te verwerken. rol, namelijk het bewaken van het proces en het controleren van de facturen in de workflow. Elektronisch factureren is het geheel digitaal afhandelen van een factuur (Wikipedia). Nu wordt vaak de verkoopfactuur als pdf-bijlage per mail verstuurd. De ontvanger kan dan via scan en herkensoftware (indien aanwezig) de factuur verder opslaan en verwerken. In opkomst is het verzenden van een factuur in UBL-formaat (Universal Business Language). Eenmaal goed ingevoerd kan hier tijdwinst worden behaald. Denk ook aan een geïntegreerde voorraad- en/of projectenadministratie waardoor gestandaardiseerde journaalposten kunnen worden gemaakt van inkopen en verkopen. Ook een systeem waarbij de urenregistratie is gekoppeld met het grootboek en waar per week of per maand automatisch de journaalposten kunnen worden verwerkt, zorgt voor snelheid en minder kans op fouten. Scan en herkensoftware scant of importeert de inkoopfacturen, koppelt deze direct aan de juiste crediteur in de administratie en maakt automatisch een boekingsvoorstel aan. Na definitieve boeking worden ze in een workflow doorgestuurd naar de persoon die bevoegd is om de factuur (digitaal) goed te keuren. De administrateur krijgt hiermee een nieuwe Tip 2 R E G E L TA K E N E N V E R A N T W O O R D E L I J K H E D E N VOOR HET RAPPORTAGEPROCES De financiële administratie is vaak ook afhankelijk van informatie die van andere afdelingen of vennootschappen moet komen. Denk aan afdelingen zoals personeelszaken, salarisadministratie, inkoop, verkoop en projecten. 6

7 Om het rapportageproces goed te kunnen laten verlopen, moeten de betrokkenen worden geïnformeerd over hun taak en hun verantwoordelijkheid. Zeker als de informatie van verschillende afdelingen of vennootschappen moet komen is het belangrijk om dit goed vast te leggen en vooraf te communiceren. Taken en verantwoordelijkheden moeten op individueel niveau worden geregeld. Mensen kunnen dan worden aangesproken als er iets niet goed gaat, bijvoorbeeld te laat of foutief aangeleverd. Het heeft geen zin om een afdeling verantwoordelijk te stellen, want dan voelt niemand zich aangesproken. Tip 3 MAAK EEN TIJDSCHEMA VOOR DE RAPPORTAGES Maak een tijdschema waarin ook duidelijk wordt aangegeven WIE verantwoordelijk is voor het WANNEER aanleveren van WELKE informatie. Vervolgens wordt verder in detail teruggerekend wanneer de diverse werkzaamheden en taken moeten aanvangen en wanneer ze gereed moeten zijn. Daarbij wordt ook vermeld wie de betreffende informatie wanneer dient op te leveren. Dit tijdschema moet vooraf aan alle betrokkenen worden gecommuniceerd. Ook dient het schema met elkaar te worden besproken om eventuele knelpunten vooraf al op te lossen. Zorg voor commitment van alle betrokkenen voor de gestelde deadlines. Na afloop van elke periode afsluiting ga je de bevindingen evalueren zodat continu verbeteringen in het proces kunnen worden aangebracht. TIP 4 VOER ACTIVITEITEN EERDER U I T, W A C H T N I E T T O T E I N D E BOEKJAAR In de organisatie moet discipline zijn om bij de maandafsluiting al aandacht te besteden aan bepaalde controles, afstemmingen en aansluitingen. Door zaken eerder uit te voeren kun je ook de jaarrekening sneller opleveren. Zorg voor het tussentijds uitzoeken en specificeren van balansrekeningen (tussenrekeningen, kruisposten, transitoria). Als je fouten in de administratie ontdekt, corrigeer deze dan direct. Het kan ook zijn dat er fouten in het systeem moeten worden gecorrigeerd. Juiste informatie uit de systemen is enorm belangrijk in dit proces. Hou in de financiële administratie rekening met te betalen en vooruitbetaalde kosten (vaste journaalposten). 7

8 Zorg voor aansluiting tussen de financiële- en salarisadministratie (salarissen, sociale lasten en pensioenpremies). Hou rekening met reservering vakantiedagen. Boek maandelijks de afschrijvingen materiele vaste activa. Afschrijvingen kun je in december al definitief berekenen er van uitgaande dat op investeringen in december niet meer wordt afgeschreven. Maak afspraken over intercompany verhoudingen (niet factureren of betalen na bepaalde datum) en zorg dat saldi over en weer zijn afgestemd en aansluiten. Los geschilpunten tijdig op. Zorg dat maandelijks of per kwartaal naar de waardering van voorraden en onderhanden werk projecten wordt gekeken door verantwoordelijken. Let op juistheid en volledigheid van urenregistraties. Begin tijdig met het bepalen van eventuele voorzieningen en reserveringen. Bespreek mogelijke issues bij voorkeur ook vooraf met jouw accountant. Regel tijdig de planning van het jaarcontrole door de accountant. TIP 5 V O O R K O M R I S I C O S M E T SPREADSHEETS In de praktijk wordt nog veel gewerkt met spreadsheets (excel). Werken met spreadsheets heeft echter een aantal risico s. Zo is het foutgevoelig, onbetrouwbaar, tijdrovend, welke versie is de laatste en wie kunnen er allemaal aan werken? Fouten kunnen ontstaan door verkeerde invoer of door het ontbreken van controles in de sheets. Het is lastig om in een spreadsheet van een collega te werken want iedereen werkt op een andere manier met formules, macro s, verwijzingen e.d. Voor een efficiënte werkwijze kun je beter de processen standaardiseren en automatiseren. Denk aan een rapportgenerator voor het samenstellen van een jaarrekening of aan consolidatiesoftware. TIP 6 Z O R G V O O R E E N G O E D E VERPLICHTINGENADMINISTRATIE Voor een up to date projectenadministratie is het noodzakelijk om een aanvraag tot bestelling al als verplichting vast te leggen in de administratie. Dit kan gaan om inkopen van uren, materialen en materieel. Een bestelling doorloopt een bepaald administratief traject. Voordat een aanvraag tot bestelling definitief naar de leverancier gaat, wordt deze goedgekeurd door een daartoe bevoegd persoon, bijvoorbeeld de projectcontroller of projectmanager. Controle behelst onder meer hoeveelheden, prijzen of tarieven, juiste projectnummer en leverancier. De bestelling wordt daarna als onderhanden werk en als te ontvangen facturen geregistreerd. Het voordeel is dat de projectenadministratie bij is qua kosten en dat de 8

9 projecten dus beter beheersbaar zijn. Ander voordeel is dat de registratie van de bestelling zo vroeg mogelijk heeft plaatsgevonden. De inkoopfactuur kan sneller worden verwerkt als de levering is bevestigd door de aanvrager. Omdat er sneller inzicht is in de stand van zaken, kunnen de rapportages ook sneller worden opgeleverd. De accountant is ook gelukkig, want de volledigheid van de verplichtingen kan ook beter worden gewaarborgd. Hou bij het maken van planning afspraken over de eindejaar controle rekening met de deadline voor opleveren van de jaarrekening. Bespreek dit tijdig met jouw accountant om te voorkomen dat hij/zij in die periode geen tijd heeft voor de controle. Maak gebruik van de expertise van jouw accountant. Dit zorgt voor rust en zal tijdwinst opleveren bij de eindejaar controle en uiteindelijk lagere accountantskosten. Een win-win situatie dus. TIP 7 OVERLEG TUSSENTIJDS MET JE ACCOUNTANT Wacht niet af tot jouw accountant bij de jaarafsluiting met vragen komt. Zorg voor tussentijdse contactmomenten, waarin je het over jouw business hebt. Maak belangrijke issues al tijdens het jaar bespreekbaar zodat jouw accountant hier al rekening mee kan houden bij zijn controles of tussentijds kan adviseren. 9

10 Aanvliegroute Hoe moet je zo n project van sneller en efficiënter afsluiten nu aanvliegen? Hiervoor worden 3 fasen onderkend: Analyse Ontwerp Implementatie In de analyse fase ga je kijken hoe het huidige afsluitproces verloopt, welke knelpunten er zijn, welke afdelingen er bij zijn betrokken. Hoe vaak wordt er afgesloten (per maand, kwartaal, halfjaar, jaar)? Welke werkzaamheden worden dan uitgevoerd? Hoe is de financiële administratie georganiseerd? Met welke systemen wordt gewerkt? In gesprekken met betrokkenen ga je vervolgens na welke verbetermogelijkheden er zijn en bepaal je prioriteiten. In de ontwerpfase ga je in volgorde van prioriteit de knelpunten behandelen en de daarbij behorende verbetersuggesties uitwerken. Hiervoor ga je informatiebijeenkomsten met de betrokkenen organiseren. Ook worden hier de taken en verantwoordelijkheden toegewezen en wordt een tijdsschema opgesteld. Bij de implementatie is het zaak om training te geven aan betrokkenen en goed te communiceren over procesveranderingen en op te leveren informatie. Het proces verloopt geleidelijk en men zal genomen stappen telkens moeten evalueren en leren van de ervaringen. Door kennis en ervaringen te delen kan continu het afsluitproces worden verbeterd. 10

11 Tot slot... Kom nu in actie Wil jij in jouw bedrijf ook sneller de periode afsluiting voor elkaar hebben? Heb jij ook behoefte aan betrouwbare rapportages? Samenvattend noem ik nog even de tips. T I P 1 : f O C u s o p d e p r o c e s s e n en automatisering T I P 2 : R e g e l ta k e n e n v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n v o o r h e t rapportageproces T I P 3 : M a a k e e n t i j d s c h e m a v o o r de rapportages T I P 4 : V o e r a c t i v i t e i t e n e e r d e r u i t, w a c h t n i e t t o t e i n d e boekjaar Heb je hier verder hulp bij nodig of heb je nog vragen? Dan nodig ik je uit om je aan te melden voor een GRATIS expert sessie van 2 uur. Tijdens deze sessie: Heb je de mogelijkheid om persoonlijk met mij te sparren Nemen wij samen de huidige werkprocessen door Gaan wij kijken waar de grootste knelpunten zitten Krijg je een eerste inzicht in welke processen kunnen worden verbeterd. TIP 5: Voorkom risico s met spreadsheets T I P 6 : Z o r g v o o r e e n g o e d e Verplichtingenadministratie T I P 7 : O v e r l e g t u s s e n t i j d s m e t je accountant Ik wil je graag helpen. Meld je hier aan voor een GRATIS expert sessie expertsessie Bellen of mailen mag natuurlijk ook: of info@dewildinteriminfinance.nl. Wil je deze inhoud gebruiken in een artikel of blog, graag met bronvermelding. 11