Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB) Praktijkvoorbeeld van een inkoopsamenwerking voor gemeenten

Transcriptie

1 Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB) Praktijkvoorbeeld van een inkoopsamenwerking voor gemeenten NEVI kring Zuidnederland d.d. 9 maart 2009

2 Introductie Marcel Stuijts, directeur BIZOB Ervaringen Directeur Inkoopbureau West-Brabant (SIW) Inkoopdirecteur gemeente Moerdijk Inkoopmanager gemeente Barendrecht Project(Inkoop)manager Massive verlichtingen 2

3 Overzicht Presentatie Algemene informatie Werkwijze BIZOB Inkoopplan Taken consultant BIZOB Opleiding en training Kredietcrisis 3

4 Doelstellingen gemeentelijke inkoop 4

5 Politieke ambities en actieplannen - Ontwikkelen van inkoopmethodieken voor de publieke inkoop - Onderzoeken (naleving) - Duurzaam inkopen - Integriteit - Promoten van innovatie Total cost of ownership - SME (MKB) - E-commerce - Borgen van kwaliteit - Opleiden van medewerkers - SLA - Benchmarking - R&D -Sociale beweegredenen - KREDIETCRISIS 5

6 Good business Good business kan niet versterkt worden door de regels! 6

7 Strategisch Inkopen Example? purchased goods 38% 62% personnel salaries 45% 20% miscellaneous costs 17% 18% (adapted from Lysons, 2006:7&7)

8 Bron: Van Weele / Rozenmeijer

9 Algemene Informatie BIZOB Opgericht door de deelnemende gemeenten BIZOB is van en voor de gemeenten Combinatie van centrale en decentrale inkoop Inkoop en aanbestedingen voor 17 gemeenten BIZOB consultants werken bij de gemeenten (kantoor op het gemeentehuis) Meer consultants in één gemeente Consultants werken voor meer dan 1 gemeente 9

10 Deelnemers Asten Cranendonck Laarbeek Best Bergeijk Gemert-Bakel Bladel Heeze-Leende Deurne Nuenen Eersel Oirschot Reusel - De Mierden Someren Son en Breugel Waalre

11 Waarom inkoopsamenwerking? Continuïteit van professionele inkoop binnen de organisatie Massa is kassa door schaalvoordelen Enkele gemeente te klein voor eigen inkoper Veel startende inkopers verdwalen Verlaging van de inkoopkosten Verbetering van het inkooppproces, kenniscentrum Gebruik maken van elkaars materiaalkennis 11

12 Inkoopgebied Gemeente Leveringen Primair Rolstoelen Secundair/ facilitair Meubilair Diensten Uitzendkrachten Schoonmaak Werken Bouw-/ woonrijp maken Bouw gemeentehuis

13 ORGANISATION SCHEDULE BIZOB General Council 34 members, two members of each municipality Chairman: Mr. A.P.M. Veltman Council 5 members of the General Council Board M.A.J. Stuijts 13

14 ORGANISATION SCHEDULE BIZOB CEO M.A.J. Stuijts Management Support Secretary Procurement Manager B.v.Brunschot Procurement Manager J. Zegveld Procurement Manager H.C.A. Zwitserloot Senior Procurement Consultant Junior Procurement Consultant etc Senior Procurement Consultant Junior Procurement Consultant etc Senior Procurement Consultant Junior Procurement Consultant etc 14

15 Algemene informatie BIZOB Inkoopplan wordt in oktober gemaakt. Tussen BIZOB en gemeente Leveringen, diensten en werken worden in het jaar daarop aanbesteed Input komt uit alle afdelingen van de gemeente BIZOB inkoopmanager is verantwoordelijk voor het combineren van gezamenlijke projecten 15

16 Inhoud inkoopplan Individuele trajecten Gezamenlijke trajecten Seminars bij de deelnemende gemeenten Begin- en einddatum Benodigde capaciteit (dagen) Contactpersonen inkoop gemeente Contactpersoon BIZOB voor gezamenlijke trajecten Budget Helpdesk (dagen) 16

17 Inhoud inkoopplan (vervolg) Plan wordt goedgekeurd door College van B&W Plan is leidraad voor de inkoopadviseur en de ambtenaren van de gemeente Plan is houvast voor voortgang van de projecten Plan is een overzicht voor (financiële) resultaten Plan wordt maandelijks besproken door BIZOB inkoopmanager en contactpersoon inkoop gemeente Eventuele aanpassingen worden besproken en goedgekeurd door BIZOB en gemeente. 17

18 Aandachtsgebied BIZOB purchasing function tactical / initial ordering/ operational Internal customer Specification Selecting Contracting Expediting Ordering and evaluation Follow up/ evaluation Supplier Sourcing Supply Buying Procurement 18

19 Professioneel Aanbestedingsproces NEEDS Functional based Using the m arket Scope Purchase team AIM Procurem ent Strategie 1. Analyse procurem ent situation 2. Analyse the internall process 3. Financial analyse 4. Contract analyse 5. Marktet analyse 6. Portfolio analyse Profesional P rocurem ent Marktet consultation Specification awarding criteria Selection criteria Publication Questionary docum ation Surv ey TENDER assessm ent AW ARDING

20 Taken inkoopadviseur Bewaken van het inkoopplan (projecten) Is project manager Het juiste multidisciplinaire inkoopteam samenbrengen (extern) Verantwoordelijk voor juiste specificatie Verantwoordelijk dat specificatie klopt met richtlijnen Verantwoordelijk voor het inkoopproces en de inkoopvoorwaarden Maakt het gedetailleerde aanbestedingsschema Controleert het budget (markt, spendview) Bewaakt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente (IAP) Voert het inkoop- en aanbestedingsbeleid uit 20

21 Opleidingen, trainingen en netwerken Interne en externe netwerken Individueel, persoonlijk opleidingsschema (NEVI) Training inkopers (senior samen met junior) Intern iemand verantwoordelijk voor opleidingen Standaard documenten, kennisdatabase Externe gezamenlijke training (BIZOB,SIW) Presentaties van evaluaties tijdens inkoopoverleg Leveranciersbezoeken 21

22 22 Account Revenue BIZOB Waalre Son en Breugel Someren Reusel-De Mierden Oirschot Nuenen Laarbeek Heeze-Leende Gemert-Bakel Eersel Deurne Cranendonck Bladel Bergeijk Asten result award costs BIZOB forecast Financial Contract Budget 2006

23 Kredietcrisis (1) 1.Macro-economisch niveau VNG 2.Meso-eonomisch niveau Regionaal niveau (SRE/BIZOB) 3.Micro-economisch niveau afzonderlijk per gemeente WERKELOOSHEID VOORKOMEN/BEPERKEN 23

24 Kredietcrisis Macro economisch (2) Schriftelijke oproep VNG aan de 443 gemeenten (responds: 150, = 34%) 2 miljard aan projecten uitvoeren die gepland staan voor latere jaren. Projecten op het gebied van ruimtelijke ordening en infrastructuur. (aanleggen van rotondes, isoleren van scholen, het oprichten van een fonds voor het midden- en kleinbedrijf, het aanleggen van kunstgrasvelden. Het valt op dat veel gemeenten zich richten op duurzaamheid. 24

25 Kredietcrisis (3) Meso-economisch niveau SRE(Samenwerking Regio Eindhoven) vanuit economisch perspectief BIZOB: - directe vertaling/aanpassing inkoopplannen 2009 en overleg op EZ/VNG niveau in het kader EU directive/nationaal - Local souring trekken naar regionaal vraagstuk om toeleveringsrisico te beperken en concurrentie te houden. 25

26 Kredietcrisis (4) 1.Micro-economisch niveau: - Naar voren trekken van investeringen - Sneller betalen van facturen - Minder gebruik maken van het financieren van projecten door de - markt(dbfmo) - Minder gebruik maken van bankgaranties - Alleen recht voor werkvoorzieningsschappen - Desondanks ontstaat er werkegelegenheid in werkbegeleidingssector 26

27 Kredietcrisis (5) Voorwaarden * Bijvoorbeeld dat het kabinet zich soepel opstelt ten opzichte van het gemeentelijk aandeel in het EMU-tekort. Gemeenten zitten zonder versnelde projecten al aan tegen de maximumnorm. Het vervroegen van projecten zorgt geheid voor overschrijding van die norm. * Daarnaast levert vervroegde uitvoering van projecten gemeenten ongeveer 150 miljoen op aan extra rentelasten. Het kan natuurlijk makkelijker met een financiële tegemoetkoming van het Rijk???. * Local sourcing versus EU-directives/Nationale wetgeving veiligstellen werkeloosheid binnen de gemeente * Operationale capaciteit binnen gemeenten organiseren (materie en inkooptechnisch) 27

28 Vragen

29 Referenties De Boer, L. Telgen, J., (1998), Purchasing Practice in Dutch Municipalities, International Journal of Purchasing and Materials Management, Vol 34, No 2, pp Bizob, (2006 & 2007), Annual accounting report. Dimitir, Piga, Spagnolo, (2006): Handbook of Procurement, pp and pp , Cambridge University Press. Gelderman, C.J., Ghijsen P.W.Th, Brugman M.J, (2006), Public procurement and EU tendering directive-explaining non-complience. International Journal of Public Sector Management; Volume: 19 Lysons, K. Purchasing and Supply Chain Management. Prentice Hall,fifth ed, 2006 Monczka, R.M., Trent, R.J. Global sourcing A Development approach, International Journal of Purchasing and Materials Management, (27:2), Spring 1991, pp Weele, van, A.J.(2005b), How purchasing and supply management develops over time, pp.92-98, Purchasing & Supply Chain management, Thomsom. 29