PROTOCOL ROLSTOELVERSTREKKING INTRAMURAAL

Transcriptie

1 PROTOCOL ROLSTOELVERSTREKKING INTRAMURAAL ZORGKANTOOR MENZIS Datum Auteur Status Versie Bestand 01 januari 2015 Annemiek Dalenoort en René Kuiphuis Definitief PROTOCOL ROLSTOELVERSTREKKING INTRAMURAAL ( ).doc Menzis. Alle rechten voorbehouden.

2 Inhoudspagina 1. Inleiding Doelstelling Doelgroep Deelnemers rolstoelpool 3 2. Taken en verantwoordelijkheden per partij Indiceerder Leverancier Depothouder Zorgkantoor 8 3. Indicatiestelling Basisinformatie Vaststellen aanspraak Vaststellen medische indicatie Vaststellen functionele indicatie Maatvoering Functionele eisen voorziening Productkeuze Productvoorstel ZorgInfo Keuze voor gebruikte voorziening uit instellingsreserve Keuze voor gebruikte voorziening uit centraal rolstoeldepot Keuze voor nieuwe levering Levering Aanvragen levering Levertijden Afleveren van voorziening (depot en nieuw) Proefplaatsing Pakbon en facturen Overige dienstverlening door de leverancier Advisering Aanpassingen en vervangingen Reparaties Afstellen en instrueren Administratieve processen Wanneer aanvragen, wanneer melden Offertes Aanvragen en melden van rolstoelen Aanvragen en melden van aanpassingen Overname van rolstoelen Afmelden Declaratie en betaling algemeen Klachten en bezwaar Definities Definities Doorlooptijden 27 Bijlage 1 Vertaaltabel 28

3 1. Inleiding Dit protocol beschrijft de werkwijze en de procedures voor de aanvraag, machtiging, levering, reparatie en declaratie van rolstoelen voor individueel gebruik, die WLZ-bovenbudgettair worden vergoed. 1.1 Doelstelling De doelstelling van dit protocol rolstoelverstrekking intramuraal is het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en procedures in het kader van de Rolstoelpool. De doelstelling van de Rolstoelpool is het verhogen van de kwaliteit en doelmatigheid van het proces van de verstrekking van rolstoelen in de WLZ-instellingen (voor verblijf met behandeling) in de regio s Arnhem, Groningen en Twente van Menzis Zorgkantoren. De meest recente versie van het protocol is te vinden op Kies voor zorgaanbieders en klik vervolgens op rolstoelen en hulpmiddelen. 1.2 Doelgroep Dit protocol is bedoeld voor de volgende doelgroepen: Indiceerders Leveranciers Depothouders Zorgkantoren 1.3 Deelnemers Rolstoelpool Verpleeginstellingen en instellingen voor gehandicaptenzorg, GGZ. Gecontracteerde leveranciers: Welzorg Schreuder Groningen Medux Meyra RSR Kersten RTD Lammert de Vries revalidatietechniek BV Gecontracteerde depothouder: Kersten Revalidatietechniek BV Zorgkantoren Menzis: Zorgkantoor Arnhem Zorgkantoor Groningen Zorgkantoor Twente 3

4 2. Taken en verantwoordelijkheden per partij 2.1 Indiceerder De indiceerder van een WLZ-instelling heeft in de Rolstoelpool de volgende taken en verantwoordelijkheden: 1. Het vaststellen van een (medische en) functionele indicatie; 2. Het verzorgen van de aanvraag van een individuele rolstoel (aanpassing) bij het Zorgkantoor; 3. Het over een up-to-date geregistreerd rolstoelbestand beschikken; 4. De uitvoering van het in dit protocol vastgestelde rolstoelbeleid; 5. Het onderhouden van de rolstoelen; 6. Kwaliteitseisen indiceerder. De indiceerder is zowel intern als extern het aanspreekpunt voor alle zaken betreffende de verstrekking van rolstoelen. Hieronder volgt per verantwoordelijkheid een nadere uitwerking. 1. De medische en functionele indicatiestelling De instellingsarts stelt de medische indicatie vast. De functionele indicatiestelling wordt vervolgens gedaan door de indiceerder. Om e.e.a. beheersbaar en kwalitatief te borgen is standaardisatie en uniformering van de indicatiestelling gewenst. Daarom dient er door alle indiceerders een zelfde werkwijze te worden gehanteerd. Dit wordt bereikt door het gebruik van ZorgInfo. 2. Het verzorgen van de aanvraag van een rolstoel bij het Zorgkantoor De indiceerder verzorgt de aanvraag. Dit gebeurt door het invullen van de volgende onderdelen in ZorgInfo: Basisgegevens Medische en functionele indicatie Maatvoering Producteisen Productkeuze Bij de productkeuze moet de indiceerder actief sturen op de inzet van rolstoelen uit het instellingsdepot en/of centraal depot. Daar waar geen adequate voorziening aanwezig is in het depot, wordt door de indiceerder het advies uit ZorgInfo opgevolgd en wordt de betreffende voorziening uit het standaardpakket besteld. De indiceerder kan met goede argumenten afwijken van het standaardpakket. Het Zorgkantoor moet hieraan toestemming verlenen. 3. Een up-to-date geregistreerd rolstoelbestand De indiceerder is verantwoordelijk voor het doorgeven van mutaties, middels het mutatieformulier, aan de depothouder ten behoeve van een up-to-date rolstoelbestand. In ZorgInfo staat een overzicht van alle rolstoelen die zijn aangevraagd/aangepast. De indiceerder kan hiervan een overzicht oproepen. De depothouder heeft een overzicht van alle rolstoelen die binnen de instelling in gebruik zijn. 4. Uitvoering van het in dit protocol vastgestelde rolstoelbeleid Instellingen dienen zich aan de algemene regels van de Rolstoelpool te houden zoals deze zijn omschreven in dit protocol. 4

5 5. Onderhoud rolstoelen De instellingen zijn zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van de rolstoelen. Dit is een onderdeel dat onder het budget van de instellingen valt. 6. Kwaliteitseisen indiceerder De indiceerders moeten voor het stellen van de functionele indicatie aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen. Zie hiervoor het protocol Indiceren Zorgkantoor welke te vinden is op Leverancier De leverancier heeft in de Rolstoelpool de volgende taken/verantwoordelijkheden: 1. Het verzorgen van deskundige advisering, op het moment dat de indiceerder aangeeft daar behoefte aan te hebben; 2. De levering (nieuw en herverstrekt) van een rolstoel en/of een standaard aanpassing; 3. Het vervaardigen en leveren van individuele aanpassingen; 4. Overige uitgangspunten werkwijze leverancier. 1. Het verzorgen van advisering De indiceerder kan de leverancier vragen om advies bij de inzet van rolstoelen en aanpassingen. De leverancier voert overleg met de indiceerder voor zover dat voor het aanschaffen van een goede rolstoel nodig is, een en ander conform de afspraken zoals die zijn vastgelegd in dit protocol rolstoelverstrekking intramuraal. Zie voor uitwerking van bovenstaande paragraaf De levering van rolstoelen/aanpassingen Ten aanzien van de levering van rolstoelen zijn de volgende zaken van belang: Voor het leveren van een rolstoel (of aanpassing) is vooraf geen toestemming van het Zorgkantoor nodig indien de inzet voldoet aan de gestelde eisen in het protocol rolstoelverstrekking intramuraal; De leverancier zorgt indien gewenst voor het afstellen van de rolstoel en het instrueren van de verzekerde (of diens contactpersoon of e.v.v.-er) over doelmatig gebruik en onderhoud van de rolstoel; De leverancier levert binnen de afgesproken maximale levertijden. 3. Het vervaardigen van individuele aanpassingen Wanneer een standaardaanpassing op de rolstoel, gezien het functionele beeld van de verzekerde, niet adequaat is, kan de leverancier een op maat gemaakte aanpassing maken. 4. Overige uitgangspunten werkwijze leverancier De leverancier heeft geen financiële binding met de indiceerder(s), welke mogelijk aanleiding kan geven tot belangenverstrengeling; Voor kosten en tarieven geldt het transparantiebeginsel. Dit betekent scheiding van product en dienst en koppeling van honorering aan een activiteit; Er wordt gewerkt met een standaard pakket dat samen gesteld wordt op basis van advies en werkervaringen van betrokken partijen. Leveranciers dienen hier hun voorraadbeheer op af te stemmen; De focus ligt op herinzet, gebruik maken van de Rolstoelpool. De doelstelling is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de herinzet van rolstoelen en onderdelen. Daarnaast moet zoveel mogelijk 5

6 worden gewerkt met standaard onderdelen zodat het aantal individuele aanpassingen wordt geminimaliseerd (bijvoorbeeld 3 standaard maten werkbladen in plaats van individueel, op maat gemaakt). In overleg met het Zorgkantoor periodiek productinformatiedagen organiseren, gericht op vergroting van de productkennis van indiceerders en de koppeling van de functionele indicatiestelling aan producteisen en productmogelijkheden. 2.3 Depothouder De depothouder heeft in de Rolstoelpool de volgende taken en verantwoordelijkheden: Het ophalen van de gebruikte rolstoelen (en aanpassingen) bij de instellingen; Inname/registratie (per zorgkantoorregio) in een database van framenummer, stoeltype en relevante maten; Strippen en reinigen en desinfecteren van de rolstoelen; Technische beoordeling frame; Vastleggen wat noodzakelijke reparaties zijn bij herinzet; Depotopslag frame en onderdelen; Alle noodzakelijke reparaties aan rolstoelen zodat de rolstoelen verantwoord heringezet kunnen worden; Het gebruiksklaar maken (reconditioneren) van rolstoelen volgens de aanvraag van de instelling; Het reconditioneren van (polster)onderdelen zoals zittingen, ruggen, kuitplaten etc. zodat deze onderdelen verantwoord (her)gebruikt kunnen worden; Het opbouwen en aanpassen van rolstoelen volgens de functionele eisen van de aanvraag; Het zo volledig mogelijk afleveren van de rolstoelen bij de verschillende leveranciers binnen 3 werkdagen; Het toekennen van een uniek nummer aan nieuwe rolstoelen; Het wekelijks samenstellen van een actuele depotlijst; De depotlijst bevat het aantal in depot aanwezige rolstoelen onderverdeeld naar merk en type, het aantal in depot aanwezige rolstoelen in de categorieën handbewogen/elektrisch/ kantelstoel (met maatvoering van de betreffende rolstoel en met vermelding van eventuele bijzonderheden); Het melden van afgeschreven rolstoelen. Indien de depothouder van mening is dat een in het depot aanwezige rolstoel/aanpassing vanwege technische of functionele redenen niet opnieuw kan worden ingezet, zal de depothouder dit melden bij het Zorgkantoor (inhoudelijk adviseur) door middel van een technisch rapport waarin staat beschreven dat betreffende rolstoel om bepaalde redenen dient te worden afgeschreven; Het beheren van een registratiebestand met uitstaande rolstoelen bij instellingen, ook van de rolstoelen in het instellingsdepot. Op verzoek wordt deze lijst aangeleverd bij de instelling; Het vastleggen van haar werkwijze in procesbeschrijvingen; Het nummeren, conform protocol en gemaakte afspraken, van de rolstoelen; Een optimaal gebruik van de aanwezige voorraad. Herinzet van de aanwezige voorzieningen is hierbij een belangrijke graadmeter. De depothouder heeft voldoende productkennis om de indiceerder te overtuigen van mogelijke alternatieven van de gevraagde voorziening; In verband met het optimaal herverstrekken van rolstoelen, kan de depothouder rolstoelen terugvragen vanuit het instellingsdepot naar het centraal depot. 6

7 Om bovenstaande taken en verantwoordelijkheden na te komen moet de depothouder voldoen aan onderstaande criteria: Zorgvuldige administratie De administratie met betrekking tot de rolstoelpool dient voor het Zorgkantoor inzichtelijk en afzonderlijk van eventuele andere opdrachtgevers dan wel bedrijfsonderdelen van de depothouder te worden ingericht. De zaken die geregistreerd moeten worden bij uitlevering van de rolstoel zijn: Zitting Frame Rugleuning Zijkanten Beensteunen Hoofdsteun Werkbladen Adequate registratie De registratie moet in een goed geautomatiseerd systeem worden ondergebracht. Frames moeten van een uniek nummer worden voorzien. Wekelijks wordt een actuele depotlijst opgesteld en beschikbaar gesteld aan het Zorgkantoor en instellingen. De depothouder moet, indien gevraagd door indiceerder (of leverancier), meteen kunnen aangeven wat er nog op voorraad is aan rolstoelen en onderdelen. Tevens dient de depothouder er voor te zorgen dat leveranciers in staat worden gesteld op een efficiënte wijze nieuwe stoelen van een nummer te voorzien. Rolstoelpool telefoonnummers en adres De depothouder is bereikbaar op telefoonnummer Voor de regios s Arnhem, Groningen en Twente. Regio Arnhem-Groningen-Twente adres menzispool@kerstenroermond.nl Telefoonnummer Tabel 1: contactgegevens Depothouder Telefonische bereikbaarheid De depothouder is telefonisch bereikbaar tijdens kantooruren van tot uur. Separate huisvesting Het depot en de werkzaamheden die daarvoor door de depothouder worden uitgevoerd, dienen fysiek gescheiden te zijn van andere bedrijfsonderdelen van de depothouder. Transparante processen De depothouder is verantwoordelijk voor een adequate omschrijving voor eigen organisatie en correcte uitvoering van de door het Zorgkantoor, de depothouder en de aan de Rolstoelpool deelnemende leveranciers gezamenlijk opgestelde proces. 7

8 Geweigerde alternatieven Het registeren en direct melden aan het Zorgkantoor van geweigerde alternatieven die zijn gegeven aan de indiceerder uit het centraal depot. 2.4 Zorgkantoor Het Zorgkantoor heeft in de Rolstoelpool de volgende taken/verantwoordelijkheden: 1. Administratieve afwikkeling (incl. beoordeling van aanvragen) en betaling 2. Controle 3. Standaard pakket rolstoelen 1. Administratieve afhandeling en betaling De administratieve afdeling (uitvoeringsorganisatie) van het Zorgkantoor heeft de volgende taken: Het beoordelen van aanvragen en meldingen. De beoordeling geschiedt op basis van algemene uitgangspunten zoals deze wettelijk zijn bepaald, te weten noodzaak, kosten en doelmatigheid; Het betalen van declaraties; Het opstellen van spiegelinformatie aan de hand van de door leveranciers en depothouders aangeleverde informatie en de door indiceerders in te vullen mutatieformulieren. 2. Controle Om controle uit te voeren op de aanvraag=machtigingsprocedure gebruikt het Zorgkantoor de volgende instrumenten: Maandelijkse adequate managementinformatie Materiële en formele controles Terugkoppeling door middel van rapportage en klankbordgroep De inhoudelijk adviseur van het Zorgkantoor krijgt alleen nog casuïstiek betreffende de bovengenoemde uitzonderingen (ca. 5% van het totaal aantal aanvragen). Daarvoor in de plaats zal hij/zij, op basis van de managementinformatie, maandelijks en achteraf controleren of een ieder zich houdt aan de in dit protocol vastgestelde afspraken. De adviseur heeft een coachende rol zowel naar de instellingen als intern. 3. Standaard pakket Het Zorgkantoor is verantwoordelijk voor de vaststelling van het standaard pakket. Jaarlijks zal het standaard pakket in overleg met de betrokken indiceerders en eventueel depothouder worden geëvalueerd en mogelijk worden bijgesteld. Het standaardpakket voor de regio s Arnhem, Groningen en Twente is: Permobil C300 Revab Roxx Revab Canto Next IBIS XA/XC Puma 20 Puma 40 Invacare SpinX Wheelbase Belize Zitelement Kelvin Zitelement Nuage 8

9 3. Indicatiestelling Het stellen van een indicatie voor rolstoelen voor individueel gebruik (WLZ bovenbudgettair) gebeurt via het invullen van ZorgInfo. CIZ (Centrum Indicatiestelling Zorg) indiceert de zorgzwaarte aan de hand van ZZP s (voorheen voor de functies verblijf en behandeling ). Naast deze indicatie moet er tevens een Melding Aanvraag/melding Zorg (MAZ) door de instelling waar de cliënt verblijft zijn gedaan. Om gebruik te kunnen maken van ZorgInfo dient de indiceerder over een VECOZO-certificaat te beschikken. Informatie over het aanvragen van dit certificaat is, evenals hulp voor het invullen van ZorgInfo, te vinden in de gebruikersinstructie: Basisinformatie De indiceerder vult in ZorgInfo de persoonsgegevens (naam, geboortedatum, burgerservicenummer, instelling) van de cliënt in. 3.2 Vaststellen aanspraak Er dient sprake te zijn van een indicatie voor de ZZP zoals in bijlage 1 conform de aard van de instelling is aangegeven om aanspraak te kunnen maken op de inzet van een bovenbudgettaire rolstoelvoorziening. Binnen ZorgInfo moet echter (voorlopig) nog worden aangegeven of de betreffende cliënt door het CIZ is geïndiceerd voor verblijf en behandeling. 3.3 Vaststellen medische indicatie Voor een goede onderbouwing van de inzet van een rolstoel is met name de functionele indicatie van belang. Wettelijk gezien is de medische indicatie echter een verplicht onderdeel van de aanvraag voor een rolstoel voor individueel gebruik. De indiceerder moet de medische indicatie in een verplicht open veld in ZorgInfo invullen. 3.4 Vaststellen functionele indicatie Binnen ZorgInfo moet worden aangegeven of de betreffende cliënt door het CIZ is geïndiceerd voor de functies verblijf en behandeling. Een indicatie voor beide functies is een voorwaarde voor de vergoeding van een rolstoel voor individueel gebruik binnen de WLZ. Vervolgens bepaalt de indiceerder door het invullen van een aantal vragen in ZorgInfo (aanvink-opties) de functionele indicatie. 3.5 Maatvoering Om eenduidigheid in het hanteren en interpreteren van maatvoering te bevorderen, is het noodzakelijk dat de volgende maten van de cliënt worden opgenomen. Deze informatie moet de indiceerder invullen in ZorgInfo. Let op: het betreft hier de mens-maten! Onderbeenlengte (knieholte onderzijde hiel) in cm Bovenbeenlengte (knieholte achterzijde zitvlak) in cm Ruglengte (onderzijde zitvlak schoudertop) in cm Zitbreedte (buitenzijde zitvlak buitenzijde zitvlak) in cm Gewenste zithoogte (bovenkant zitting vloer) in cm Aanvullende informatie (voor de leverancier) kan de indiceerder indien gewenst invullen in een open tekstveld in ZorgInfo. 9

10 3.6 Functionele eisen voorziening ZorgInfo koppelt aan de functionele indicatie de merkonafhankelijke producteisen voor de beoogde rolstoel. Hierin wordt een onderverdeling gemaakt tussen hoofdeisen (bijvoorbeeld zelfrijder, kantelverstelling) en aanvullende eisen (bijvoorbeeld individueel instelbare rugleuning, in hoogte verstelbare beensteunen). 10

11 4. Productkeuze In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe van indicatiestelling tot productkeuze wordt gekomen. 4.1 Productvoorstel ZorgInfo ZorgInfo genereert een set merkonafhankelijke producteisen voor de in te zetten rolstoel op basis van de door de indiceerder gestelde indicatie. ZorgInfo vergelijkt het pakket van producteisen met de producteigenschappen van de rolstoelen die in het standaard pakket zijn opgenomen. Daarna doet ZorgInfo een productvoorstel. Dit productvoorstel is de meest adequate voorziening voor de betreffende cliënt op basis van de eerder ingevoerde gegevens. Wanneer de indiceerder een wijziging wil aanbrengen aan de producteisen of wil afwijken van het productvoorstel, dan moet hij/zij dit in ZorgInfo motiveren. Vervolgens is het moment aangebroken dat de indiceerder bekijkt waar deze rolstoel vandaan komt. 4.2 Keuze voor gebruikte voorziening uit de instellingsreserve Eerst wordt in de instellingsreserve gekeken of de rolstoel aanwezig is die aan de producteisen voldoet die uit ZorgInfo komen. Het instellingsdepot heeft als belangrijkste functie dat veel voorkomende rolstoelen snel ingezet kunnen worden. Iedere instelling mag dus een beperkt aantal rolstoelen op voorraad houden ten behoeve van deze snelle inzet. Hierbij wordt de richtlijn gehanteerd dat het instellingsdepot een omvang heeft van maximaal 5% van het aantal toegelaten plaatsen verblijf en behandeling per instelling. Het is de taak van de depothouder om hierop toe te zien. Alle elektrische rolstoelen dienen altijd retour naar Centraal depot te gaan en niet in de instellingsreserve geplaatst te worden. Inzet uit de instellingsreserve gebeurt conform de aanvraag=machtigingsprocedure: De indiceerder vult alle gegevens in ZorgInfo in (zie hoofdstuk 3); Administratieve procedures staan in hoofdstuk 7. Onvolledige e/o defecte rolstoelen dienen door het depothouder te worden ingenomen 4.3 Keuze voor gebruikte voorziening uit centraal rolstoeldepot Als de gewenste rolstoel niet in het instellingsdepot aanwezig is neemt de indiceerder altijd eerst telefonisch contact op met de depothouder om te overleggen of er in het centraal rolstoeldepot een rolstoel aanwezig is die aan de gestelde producteisen voldoet. De depothouder beoordeelt of rolstoelen die in het centraal rolstoeldepot aanwezig zijn omgebouwd kunnen worden naar een rolstoel met de gewenste functionaliteit. Indien de indiceerder een door de depothouder aangeboden gelijkwaardig alternatief niet accepteert en over wil gaan tot aanvraag van een nieuwe rolstoel, moet de indiceerder dit altijd eerst gemotiveerd aanvragen bij het Zorgkantoor (in dit geval dus ook bij standaard pakket). In ZorgInfo dient de indiceerder te motiveren wat de reden van weigeren is. De depothouder registreert de weigering en communiceert deze direct aan het Zorgkantoor via . Indien er geen rolstoel met de gewenste functionaliteit bij de depothouder staat wordt dit aangegeven in ZorgInfo. De indiceerder volgt het advies uit ZorgInfo op en kan de betreffende voorziening uit het standaard pakket bestellen. In geval van inzet van een rolstoel uit het centraal rolstoeldepot: Doorloopt de indiceerder de verdere stappen in ZorgInfo; 11

12 Geeft de indiceerder met het leveranciersformulier dat gegenereerd wordt in ZorgInfo opdracht aan de leverancier voor levering van de betreffende depotstoel; De indiceerder stuurt het leveranciersformulier ZorgInfo in cc naar de depothouder; Neemt de depothouder contact op met de leverancier voor het aanleveren van de in het centraal rolstoeldepot aanwezige rolstoel; Volgt levering van de bestelde rolstoel door de beoogde leverancier aan de instelling. 4.4 Keuze voor een nieuwe voorziening Als vanuit de instellingsreserve of het centraal rolstoeldepot geen rolstoel kan worden verstrekt, dan: Geeft de indiceerder dit aan in ZorgInfo en moet op basis van de producteisen een keuze voor een nieuwe rolstoel worden gemaakt. Het standaard pakket is bij de keuzebepaling voor de rolstoel het uitgangspunt; Geeft de indiceerder de gemaakte keuze aan in ZorgInfo; Geeft de indiceerder de leverancier opdracht tot leveren met het leveranciersformulier (in cc naar de depothouder als de depothouder dit wenselijk acht); Nummert de leverancier de rolstoel voordag deze geleverd wordt. N.B. De indiceerder heeft de mogelijkheid af te wijken van het standaard pakket indien hiervoor goede argumenten gelden. Deze argumenten moeten ook duidelijk worden toegelicht in ZorgInfo. 12

13 5. Levering 5.1 Aanvragen levering Wanneer de keuze in ZorgInfo is gemaakt en de rolstoel is via het centraal rolstoeldepot verkrijgbaar, dan worden de volgende stappen ondernomen: De indiceerder mailt het leveranciersformulier met machtigingsnummer uit ZorgInfo naar de leverancier met een cc naar de depothouder; De depothouder neemt vervolgens contact op met de leverancier over het afleveren van de rolstoel bij de leverancier en stemt af welke onderdelen niet door de depothouder herverstrekt kunnen worden; De leverancier en de depothouder maken afspraken om deze overdracht zo doelmatig en efficiënt mogelijk te laten plaatsvinden, zodat de afgesproken levertijd (zie paragraaf 5.2) voor de herverstrekking ook nagekomen kan worden; De leverancier draagt er zorg voor om standaardonderdelen zoveel als mogelijk op voorraad te hebben. Indien de keuze in ZorgInfo is gemaakt en de rolstoel is niet via het centraal depot verkrijgbaar, en er moet dus een nieuwe rolstoel worden besteld, dan worden de volgende stappen ondernomen: De indiceerder mailt het leveranciersformulier met machtigingsnummer uit ZorgInfo naar de leverancier met een cc naar de depothouder; De leverancier bestelt de rolstoel en levert deze binnen de afgesproken levertijd af bij de gewenste locatie van de instelling; De leverancier zorgt ervoor dat de rolstoel is voorzien van een nieuw poolnummer en geeft dit poolnummer door aan de depothouder; Voor de levering van de nieuwe rolstoel vraagt de leverancier via het aanvraag poolnummerformulier het poolnummer aan bij de depothouder. De depothouder kent een nummer toe en geeft dit door aan de leverancier. De leverancier plakt dit nummer op de rolstoel aan de rechter buitenzijde van het frame voor uitlevering. De indiceerder mag een ongenummerde stoel weigeren; De leverancier draagt er zorg voor om standaardonderdelen zoveel mogelijk op voorraad te hebben. 5.2 Levertijden De maximale levertijden zijn in tabel 2 weergegeven: Aflevering standaard rolstoel door de depothouder bij leverancier Aflevering rolstoel zonder individuele aanpassingen door leverancier bij instelling Maximale levertijd van een standaard rolstoel uit centraal depot Aflevering nieuwe standaard rolstoel zonder individuele aanpassingen door de leverancier bij instelling Tabel 2: Levertijden 3 werkdagen 5 werkdagen 8 werkdagen 8 werkdagen 5.3 Afleveren van voorziening (depot en nieuw) In alle gevallen is het de leverancier van de instelling die de aflevering van een rolstoel, een aanpassing of een reparatie verzorgt. Een uitzondering hierop is een verstrekking uit de eigen instellingsreserve. De leverancier is verantwoordelijk voor de kwaliteit en levertijd van de geleverde rolstoel, behalve bij verstrekkingen uit eigen instellingsreserve. In dit laatste geval is de instelling zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ingezette voorziening. 13

14 5.4 Proefplaatsing De indiceerder komt op basis van ZorgInfo tot een verantwoorde keuze voor een rolstoel voor een cliënt. In overleg met de leverancier kan vanuit service perspectief voorafgaand aan de definitieve melding of aanvraag eerst een proefplaatsing worden gedaan. Wanneer blijkt dat de rolstoel geen geschikte oplossing is voor de functionele beperkingen van de cliënt, dan dient een nieuwe indicatie te worden gesteld in ZorgInfo. 5.5 Pakbon en facturen Om uniformiteit in de registratie te realiseren moeten de leveranciers een aantal basis gegevens op alle pakbonnen en facturen vermelden. Deze basisgegevens zijn de volgende: Naam instelling Naam afdeling/locatie (afleveradres) Naam indiceerder Naam cliënt Geboortedatum cliënt BSN Rolstoelpoolnummer Merk + type/merk stoel Zitbreedte/zitdiepte/zithoogte van de rolstoel + aangeven of maatvoering variabel of vast ingesteld Type/merk aanpassingen Omschrijving individuele aanpassing Afgenomen adviezen Afstellen en instrueren Datum afleveren De ondertekening van de pakbon verloopt als volgt: De indiceerder/receptie/andere verantwoordelijke tekent de pakbon voor ontvangst van de rolstoel; De indiceerder ondertekent de pakbon na controle op de rolstoel, aanpassingen en geleverde diensten door de leverancier; De indiceerder zorgt ervoor dat de pakbon binnen maximaal 5 werkdagen na ontvangst aan de leverancier wordt geretourneerd. 14

15 6. Overige dienstverlening door de leverancier 6.1 Advisering De indiceerder kan de leverancier inzetten als adviseur voor het bepalen van de noodzakelijke rolstoel. Een advies van de leverancier kan zowel voor her te verstrekken rolstoelen als voor nieuwe leveringen gebruikt worden. De indiceerder geeft in ZorgInfo de aard van het gegeven (of bij tussenpassingsadvies: het nog te geven) advies aan. Deze aanduiding van de indiceerder is bepalend voor het tarief dat de leverancier in rekening kan brengen. De volgende soorten advies zijn mogelijk: PA Passingsadvies TOA Technisch ondersteunend advies TPA Tussenpassingsadvies GA Geen advies Tabel 3: Adviezen Passingsadvies (PA) De leverancier wordt uitgebreid geraadpleegd en is voor dit advies ongeveer minuten bij de instelling actief. De leverancier verricht over het algemeen de volgende activiteiten: Mede vaststellen van de functionele beperkingen van de cliënt; Mede bepalen van de geschiktheid van de cliënt voor een bepaalde rolstoel en eventueel benodigde type besturing; Mede bepalen van de gewenste zithouding; Mede bepalen van de functie-eisen van de rolstoel; Mede bepalen van de uitvoering; Opnemen van eventueel noodzakelijke individuele aanpassingen; Uitbrengen van een passingsadvies. Technisch ondersteunend advies (TOA) De leverancier wordt minder uitgebreid geraadpleegd en is voor dit advies ongeveer 20-0 minuten bij de instelling actief. De leverancier verricht over het algemeen de volgende activiteiten: Mede bepalen van de gewenste zithouding; Mede bepalen van de functie-eisen van de rolstoel; Mede bepalen van de uitvoering; Opnemen van eventueel noodzakelijke individuele aanpassingen; Uitbrengen van een advies Tussenpassingsadvies (TPA) De leverancier is voor dit advies ongeveer minuten bij de instelling actief. Er is sprake van een tussenpassingsadvies wanneer de complexiteit van de indicatie om een tussentijdse toetsing van de gekozen rolstoel, de uitvoering en/of uitzonderlijke complexe individuele aanpassingen vraagt. Het gaat hierbij om uitzonderlijke situaties die zelden voorkomen. De leverancier komt met de rolstoel bij de instelling langs om de rolstoel met eventuele aanpassingen (die in de pas staat) tussentijds te passen. Dit gebeurt dus voordat deze voorziening in zijn definitieve versie wordt afgeleverd. De leverancier verricht over het algemeen de volgende activiteiten: Controle op de gewenste zithouding en/of functionaliteit; Controle op de gewenste maatvoering; 15

16 Het mede bepalen van bijstellingen en het vastleggen daarvan indien noodzakelijk. Nota bene: Een passingsadvies kan niet gecombineerd worden met een technisch ondersteunend advies; Een passingsadvies of technisch ondersteunend advies kan indien nodig worden gecombineerd met een tussenpassingsadvies; Door aanpassingen kan geen advies in rekening worden gebracht, omdat eventuele adviestijd is meegenomen in de tariefstelling tussen Zorgkantoor en leverancier; Een tussenpassingsadvies kan niet in rekening worden gebracht bij de inzet van een orthese. Tussentijdse passingen en hierbij behorende adviezen zijn meegenomen in de tariefstelling tussen Zorgkantoor en leverancier; Een tussenpassingsadvies kan alleen in rekening worden gebracht in uitzonderlijke complexe situaties. 6.2 Aanpassingen en vervangingen Aanpassing: Is nodig als aan een in gebruik zijnde rolstoel delen moeten worden aangepast, als gevolg van een gewijzigde functionele indicatie; Standaardaanpassingen zijn aanpassingen die leverancier op voorraad heeft/kan bestellen én herinzetbaar zijn; Individuele aanpassingen zijn aanpassingen die op maat gemaakt moeten worden. Vervanging: Is nodig als bij een in gebruik zijnde rolstoel onderdelen (bijv. zitting, rug, beensteunen of zijkanten) versleten zijn en vervangen moeten worden (de functionele indicatie wijzigt niet). Voor alle aanpassingen en vervangingen geldt het volgende: Aanpassingen en vervangingen worden alleen uitgevoerd door leveranciers; Indien de aanpassing of vervanging uit meerdere onderdelen bestaat, dient dit als 1 aanvraag te worden beschouwd; Aanvragen dienen te worden ingediend met een daarbij behorende offerte van de leverancier. In tabel 4 staat beschreven wanneer een aanpassing of vervanging binnen ZorgInfo moet worden gemeld of aangevraagd. Aanpassingen en vervangingen Melden Aanvragen Alle aanpassingen of vervanging van onderdelen tot 450,00 alleen factuur Standaard aanpassingen of vervanging van onderdelen boven 450,00 Individuele aanpassingen tussen 450,00 en 1500,00 Individuele aanpassingen boven 1500,00 Tabel 4: Aanpassingen en Vervangingen 6.3 Reparaties Alleen factuur, niet melden in ZI Reparatiekosten aan een persoonsgebonden rolstoel kunnen bij het Zorgkantoor worden gedeclareerd. Uitvoerders Reparaties kunnen alleen worden uitgevoerd door (door het Zorgkantoor) gecontracteerde rolstoelleveranciers. Uitzondering op deze regel vormen instellingen met een eigen adaptatietechnicus (of X X X 16

17 een technische dienst met vergelijkbare ervaring). Voor de technische diensten geldt dat zij een uurtarief in rekening kunnen brengen van 25,- incl. BTW en de gebruikte materialen tegen hun inkoopprijs kunnen declareren. Reparatiemelding Zodra er sprake is van een defect of gebrek aan een rolstoel geeft (het liefst) een vaste verantwoordelijke binnen de instelling opdracht tot reparatie aan een van de (gecontracteerde) leveranciers of aan de technische dienst van de instelling. Omwille van doelmatigheid en efficiëntie worden kleine reparaties zoveel mogelijk geclusterd. De opdrachtgever van de instelling is verantwoordelijk voor een schriftelijk vastgelegde en zo gedetailleerd mogelijk beschreven opdracht. Reparatie-uitvoering De monteur/technicus gaat op basis van de opdrachtbon repareren. Mocht bij aanvang van de reparatie blijken dat kosten onevenredig hoog worden in relatie tot de waarde van de rolstoel, dan wordt dat direct teruggekoppeld naar de opdrachtgever. Deze kan dan beslissen of er wordt gerepareerd of dat er een vervangende voorziening wordt aangevraagd. De monteur/technicus houdt gespecificeerd bij hoeveel tijd aan de reparatie is besteed en welke materialen in welke hoeveelheid zijn gebruikt. Na afhandeling van de reparaties meldt de monteur zich bij de opdrachtgever. De opdrachtgever tekent, nadat is gecontroleerd of de reparatie naar tevredenheid is uitgevoerd, de bon voor akkoord. Facturering Op basis van de afgetekende bonnen wordt door de leverancier of de instelling de nota gemaakt. Omdat er meerdere reparaties worden geclusterd tijdens 1 bezoek kan de leverancier geen aparte voorrijdkosten in rekening brengen. Indien de reparatie door één van de (gecontracteerde) leveranciers is uitgevoerd, worden de facturen van de reparaties rechtstreeks van de leverancier naar het Zorgkantoor gestuurd. De nota s zijn altijd voorzien van de afgetekende pakbonnen. Op alle facturen staat vermeld de naam van de gebruiker, de geboortedatum en het poolnummer of een omschrijving van merk en type van de gerepareerde rolstoelvoorziening. Spoedreparaties door de leverancier Voor spoedreparaties geldt bovengenoemde met dien verstande dat melding van de reparatie door opdrachtgever aan de leverancier plaatsvindt met als toevoeging spoed. De monteur spreekt in overleg met de opdrachtgever de gewenste reparatietermijn af. Na afloop van de reparatie wordt ook hier de betreffende kaart/bon voor akkoord getekend. Er kunnen geen voorrijdkosten in rekening worden gebracht. Declaratie leverancier aan het Zorgkantoor Om de nota behandeling en afhandeling zo doelmatig mogelijk te laten verlopen gelden de volgende richtlijnen: De nota s dienen per rolstoel te zijn geclusterd; Op alle nota s dienen naam gebruiker rolstoel met geboortedatum en het poolnummer van de rolstoel duidelijk te zijn aangegeven; De declaraties dienen gericht te zijn aan Menzis Zorgkantoor. Onderhoud Het (preventief) onderhoud aan rolstoelen valt niet onder de reparatieregeling of onder de bovenbudgettaire regeling rolstoelverstrekking. Onder onderhoud worden in ieder geval begrepen het reinigen, het smeren en afstellen van rolstoelen, op spanning houden van banden en dergelijke. De kosten die voor (preventief) 17

18 onderhoud door de instelling/leverancier worden gemaakt komen geheel voor eigen rekening van de instelling. 6.4 Afstellen en instrueren Op verzoek van de indiceerder kan de leverancier de afstelling van een rolstoel en instructie aan de gebruiker/verzorging verzorgen. Dit dient de leverancier te vermelden op de pakbon en de indiceerder dient hiervoor te tekenen. Alleen dan kan de leverancier deze diensten declareren bij het Zorgkantoor. Indien de indiceerder wil dat de leverancier zorgt voor afstellen en instrueren van de rolstoel bij aflevering, dan dient de indiceerder dit bij de bestelling aan de leverancier door te geven. De leverancier zorgt ervoor dat deze dienst op de pakbon wordt vermeld. 18

19 7. Administratieve procedures 7.1 Wanneer aanvragen, wanneer melden De indiceerder heeft de verantwoordelijkheid, na het volledig doorlopen van ZorgInfo, te beoordelen of de aanvraag eerst moet worden ingediend bij het Zorgkantoor of dat tot directe bestelling/realisatie kan worden overgegaan (melding). Aanvraag Indien het een situatie betreft waarvoor het Zorgkantoor eerst een machtiging aan de instelling dient af te geven alvorens tot levering en/of aanpassing kan worden overgegaan. Melding Indien geen machtiging door het Zorgkantoor voorafgaand aan de levering en/of aanpassing noodzakelijk is. Voor de inzet van elke rolstoel moet ZorgInfo worden ingevuld (aanvraag of melding, zie tabel 5). Rolstoelen Melden Aanvragen Handbewogen rolstoelen uit het standaardpakket X Handbewogen rolstoelen buiten het standaardpakket X Elektrische rolstoelen uit het standaardpakket zonder elektrische X verstellingen Elektrische rolstoelen buiten het standaardpakket X Elektrische rolstoelen uit instellings- of centraal depot, zonder X elektrische versnellingen Rolstoelen die zijn voorzien van de volgende onderdelen: X Alle elektrische versnellingen Elektrische hulpaandrijving Begeleidersbesturing Alle Focal hoofdsteunen Zitkuipen, m.u.v. kuipen uit standaardpakket Wijziging van producteisen in ZorgInfo X Weigering van alternatief door depothouder X Aanpassingen Melden Aanvragen Standaard aanpassingen en vervanging van onderdelen tot 450,00 Alleen factuur Standaard aanpassingen en vervanging van onderdelen van boven X 450,00 Elektrische aanpassingen (bv. begeleiderbesturing, elektrische X beensteunen) Individuele aanpassingen tussen 450,00 en 1500,00 X Individuele aanpassingen boven 1500,00 X Overig Melden Aanvragen Tweede rolstoel naast bestaande (eerste) elektrische voorziening X Orthesen geschikt voor rolstoel X Tabel 5: Overzicht melden en aanvragen NB Wanneer de indiceerder overgaat tot bestelling en een aanvraag/melding wordt achteraf afgewezen door het Zorgkantoor omdat van de afspraken in dit protocol is afgeweken, dan komen de kosten voor rekening van de instelling. 19

20 Een afkeuring van een aanvraag door het Zorgkantoor hoeft niet de gehele aanvraag te betreffen. Het kan ook om een gedeelte van de aanvraag gaan. Lees daarom altijd de toelichting in ZorgInfo. Indien het Zorgkantoor een aanvraag of melding afkeurt, dan dient de indiceerder dit door te geven aan de depothouder (en leverancier indien relevant). 7.2 Offertes In de volgende situaties dient bij de aanvraag van de machtiging een offerte worden bijgevoegd: Rolstoelen en onderdelen die niet in het standaard pakket zitten; Individuele aanpassingen boven 1.500,- aan rolstoelen die in gebruik zijn; Rolstoelen die zijn voorzien van de volgende onderdelen: - alle elektrische versnellingen - elektrische hulpaandrijving - begeleidersbesturing - alle Focal hoofdsteunen Het aanvragen van een offerte kan binnen ZorgInfo via het leveranciersformulier. De leverancier stuurt de offerte binnen 10 werkdagen naar het Zorgkantoor, met een cc naar de indiceerder. Het Zorgkantoor voegt vervolgens de offerte bij de aanvraag. 7.3 Aanvragen en melden van rolstoelen Door gebruik van ZorgInfo is het mogelijk geworden de gehele administratieve procedure elektronisch te laten verlopen. Het aanvraag/meldingsformulier wordt na het invullen elektronisch verzonden naar het Zorgkantoor. Daarnaast worden verschillende andere administratieve activiteiten uitgevoerd. De uit te voeren activiteiten zijn afhankelijk van de gekozen in te zetten rolstoel. Inzet van een rolstoel uit instellingsreserve zonder tussenkomst van de leverancier De indiceerder verstuurt binnen maximaal 5 werkdagen de door ZorgInfo opgestelde melding/aanvraag naar het Zorgkantoor; De indiceerder meldt de inzet van de rolstoel aan de depothouder met het mutatieformulier. Inzet van een rolstoel uit instellingsreserve met behulp van de leverancier De indiceerder verstuurt binnen maximaal 5 werkdagen de door ZorgInfo opgestelde melding/aanvraag voor de rolstoel naar het Zorgkantoor; De indiceerder verstuurt het door ZorgInfo opgestelde leveranciersformulier van de aanpassing naar de leverancier. Inzet van een rolstoel uit centraal depot De indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde melding/aanvraag naar het Zorgkantoor; De indiceerder verstuurt het door ZorgInfo opgestelde leveranciersformulier naar de leverancier met een cc naar de depothouder; De depothouder neemt vervolgens contact op met de leverancier voor het aanleveren van de in het centraal rolstoeldepot aanwezige rolstoel; De depothouder en de leverancier stemmen af welke onderdelen de depothouder niet op voorraad heeft en welke onderdelen de leverancier dus nog moet gaan toevoegen; De leverancier levert de bestelde rolstoel aan de instelling; Een vertegenwoordiger van de instelling ondertekent de pakbon voor levering (dit kan dus ook de receptie zijn) op het moment dat de leverancier levert; De indiceerder controleert en ondertekent de pakbon voor akkoord rolstoel; De leverancier stelt aan de hand van door de indiceerder getekende pakbon de factuur op; De leverancier stuurt de factuur en de originele, getekende pakbon naar het Zorgkantoor; 20

21 Het Zorgkantoor zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier. Inzet van een rolstoel, nieuwe levering De indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde melding/aanvraag naar het Zorgkantoor; De indiceerder verstuurt het door ZorgInfo opgestelde leveranciersformulier naar de leverancier met een cc naar de depothouder; De leverancier nummert de rolstoel met de door de depothouder verstrekte stickers en informeert de depothouder dat de betreffende stoel en bewoner bij het nummer horen; Een vertegenwoordiger van de instelling ondertekent de pakbon voor levering (dit kan dus ook de receptie zijn) op het moment dat de leverancier levert; De indiceerder en controleert en ondertekent de pakbon voor akkoord rolstoel; De leverancier stelt aan de hand van de door de indiceerder getekende pakbon de factuur op; De leverancier stuurt de factuur en de originele, getekende pakbon naar het Zorgkantoor; Het Zorgkantoor controleert en zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier. LET OP: In het geval dat de aanvraag niet gelijk een machtiging is, is de procedure als volgt; De indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde aanvraag naar het Zorgkantoor; Tegelijkertijd mailt de instelling het leveranciersformulier naar de leverancier met een cc naar de depothouder; Indien nodig stelt de leverancier een offerte op en verzendt deze per binnen vijf werkdagen (na ontvangst leveranciersformulier) naar het Zorgkantoor - voor Groningen: verstrekkingen-groningen@menzis.nl - voor Twente: verstrekkingen-twente@menzis.nl - voor Arnhem: verstrekkingen-arnhem@menzis.nl Een cc ter controle/informatie naar de instelling; Het Zorgkantoor beoordeelt de aanvraag + offerte binnen vijf werkdagen na binnenkomst van de offerte; De instelling geeft de leverancier telefonisch/schriftelijk opdracht tot levering conform machtiging en maakt afspraken voor de levertijd en afleverdatum; De leverancier verzorgt de levering op basis van hetgeen is gemachtigd; De leverancier laat bij aflevering de pakbon ondertekenen; De leverancier stuurt de pakbon (na akkoord door indiceerder) en factuur naar het Zorgkantoor; Het Zorgkantoor zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier. 7.4 Aanvragen en melden van aanpassingen Aanpassingen aan rolstoelen worden alleen door de leverancier uitgevoerd. Het aanvraag/meldingsformulier wordt na het invullen, elektronisch verzonden naar het Zorgkantoor. Daarnaast worden verschillende andere administratieve activiteiten uitgevoerd. Melding Het meldingsformulier wordt na het invullen elektronisch verzonden naar het Zorgkantoor. Daarnaast worden verschillende andere administratieve activiteiten uitgevoerd: De indiceerder mailt de opdracht tot levering aan de leverancier (leveranciersformulier ZorgInfo); De leverancier verzorgt de levering; De leverancier laat bij aflevering de pakbon ondertekenen; De leverancier stuurt de originele, getekende pakbon (na akkoord indiceerder) + factuur naar het Zorgkantoor; Het Zorgkantoor zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier. 21

22 Aanvraag Het aanvraagformulier wordt na het invullen elektronisch verzonden naar het Zorgkantoor. Daarnaast worden verschillende andere administratieve activiteiten uitgevoerd: Tegelijkertijd mailt de indiceerder het leveranciersformulier (ZorgInfo) naar de leverancier; De leverancier maakt indien nodig de offerte en verzendt deze per naar het Zorgkantoor; Het Zorgkantoor beoordeelt de aanvraag (en offerte, na binnenkomst van de offerte); De indiceerder geeft de leverancier telefonisch/schriftelijk opdracht tot levering conform machtiging en maakt afspraken over levertijd en afleverdatum; De leverancier verzorgt de levering; De leverancier laat bij aflevering de pakbon ondertekenen; De leverancier stuurt de originele, getekende pakbon (na akkoord indiceerder) + factuur naar het Zorgkantoor; Het Zorgkantoor zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier. 7.5 Overname van rolstoelen Het is mogelijk dat een cliënt met rolstoel wordt opgenomen in een instelling, of dat een cliënt die een rolstoel gebruikt naar een andere instelling of eventueel naar huis vertrekt. In deze paragraaf staan de afspraken voor de verschillende situaties beschreven. Opname cliënt in een WLZ-instelling (intramuraal) Indien een cliënt wordt opgenomen en reeds een rolstoel in eigendom heeft of een rolstoel heeft uit hoofde van de WMO, kan de instelling de rolstoel overnemen. Voorwaarde is dat de rolstoel adequaat moet zijn voor de cliënt. De volgende situaties kunnen zich voordoen: Overname van de rolstoel door de WMO (gemeente) Overname van de rolstoel van een ander Zorgkantoor Overname van de rolstoel van hetzelfde Zorgkantoor, maar een andere rolstoelpoolregio (bijvoorbeeld van rolstoelpoolregio Groningen naar rolstoelpoolregio Twente) Overname van de rolstoel van hetzelfde Zorgkantoor en dezelfde rolstoelpoolregio (bijvoorbeeld verhuizing van cliënt uit instelling van rolstoelpoolregio Groningen naar een andere instelling binnen de rolstoelpoolregio Groningen) Voor deze situaties gelden de volgende afspraken. Overname van de rolstoel door de WMO (gemeente): De indiceerder voert een aanvraag in ZorgInfo in; De indiceerder neemt contact op met de depothouder om een voorlopig rolstoelpoolnummer aan te vragen; De indiceerder vult dit voorlopige nummer in ZorgInfo in; De indiceerder geeft in ZorgInfo bij afkomstig van: overname WMO aan; De indiceerder stuurt een mail/brief naar de gemeente met een cc naar het Zorgkantoor. In deze mail wordt de gemeente gevraagd om de volgende gegevens aan het Zorgkantoor te leveren; - leeftijd van de rolstoel - kopie van de beginfactuur (eerste aanschaf rolstoel) - vraagprijs van de rolstoel (conform wettelijk vastgestelde afschrijvingsnormen) Het Zorgkantoor belt eventueel de gemeente na; Het Zorgkantoor gaat al dan niet akkoord met de overname en informeert de indiceerder; Indien akkoord, voorziet de depothouder de rolstoel van een rolstoelpoolnummer; Indien niet akkoord, moet het rolstoelpoolnummer worden geannuleerd; Het Zorgkantoor zorg, waar nodig, voor betaalbaarstelling van de factuur aan de opgegeven gemeente. 22

23 Overname van de rolstoel van een ander Zorgkantoor De indiceerder voert een aanvraag in ZorgInfo in; De indiceerder neemt contact op met de depothouder om een voorlopig rolstoelpoolnummer aan te vragen. De indiceerder vult dit voorlopige nummer in ZorgInfo in en verstuurt de aanvraag; Het Zorgkantoor geeft een goedkeuring of afwijzing voor de aanvraag; De indiceerder neemt daarna contact op met de depothouder; Indien akkoord, voorziet de depothouder de rolstoel van een rolstoelpoolnummer. Overname van de rolstoel van hetzelfde Zorgkantoor, maar een andere rolstoelpoolregio De indiceerder meldt de rolstoel aan bij de depothouder met het mutatieformulier; De depothouder zorgt voor een nieuw rolstoelpoolnummer. Overname van de rolstoel van hetzelfde Zorgkantoor en dezelfde rolstoelpoolregio De indiceerder meldt de rolstoel aan bij de depothouder met het mutatieformulier. 7.6 Afmelden De indiceerder meldt de depothouder met een mutatieformulier binnen maximaal 5 werkdagen wanneer een rolstoel niet meer wordt gebruikt. De volgende redenen voor het niet meer in gebruik zijn van een rolstoel kunnen zich voordoen: Vertrek Verandering in de functionele mogelijkheden Overlijden Ontslag Herstel Onherstelbare schade of te dure reparatie van een rolstoel Anders In het formulier dient de indiceerder aan te geven of: De rolstoel in de instellingsreserve blijft; De rolstoel moet worden opgehaald door de depothouder (binnen 3 werkdagen); De rolstoel wordt overgenomen door een derde. Vertrek van een cliënt uit de WLZ-instelling Bij vertrek van een cliënt uit de instelling kan de cliënt de rolstoel meenemen of achterlaten. Wanneer de cliënt uit de instelling vertrekt en de rolstoel meeneemt, dan kunnen de volgende situaties zich voordoen: De rolstoel wordt overgenomen door de WMO; De rolstoel wordt overgenomen door een ander Zorgkantoor; De rolstoel blijft bij hetzelfde Zorgkantoor, maar de cliënt verhuist naar een andere rolstoelpoolregio; De rolstoel blijft bij hetzelfde Zorgkantoor, de cliënt verhuist naar een andere instelling binnen de rolstoelregio. 23

24 Voor deze situaties gelden de volgende afspraken: De rolstoel wordt overgenomen door de WMO De instelling signaleert dat de WMO de rolstoel wil overnemen en meldt dit aan het Zorgkantoor: o voor Groningen via: verstrekkingen-groningen@menzis.nl o voor Twente via: verstrekkingen-twente@menzis.nl o voor Arnhem via: verstrekkingen-arnhem@menzis.nl Het Zorgkantoor berekent op basis van de wettelijke afschrijftermijn en de nieuwwaarde van de rolstoel de restwaarde; Het Zorgkantoor stuurt de offerte met de restwaarde naar de gemeente; Indien de gemeente de rolstoel wenst over te nemen betaalt de gemeente het overeengekomen bedrag aan het Zorgkantoor; Het Zorgkantoor brengt de indiceerder op de hoogte van de overname; De indiceerder meldt de rolstoel met het mutatieformulier af bij de depothouder. De rolstoel wordt overgenomen door een ander Zorgkantoor De indiceerder meldt de rolstoel met het mutatieformulier af bij de depothouder. De rolstoel blijft bij hetzelfde Zorgkantoor, maar de cliënt verhuist naar een andere rolstoelpoolregio De indiceerder meldt de rolstoel met het mutatieformulier af bij de depothouder. De rolstoel blijft bij hetzelfde Zorgkantoor, maar de cliënt verhuist naar een andere instelling binnen de rolstoelpoolregio De indiceerder meldt de rolstoel met het mutatieformulier af bij de depothouder. Rolstoelen uitgerust met een hulpaandrijving (o.a. de Powersupport) dienen altijd te worden geretourneerd naar het centraal depot en worden dus niet in de instellingsreserve geplaatst! Rolstoelen moeten compleet (voorzien van rugleuning, armleuning, zitting, beenhouder etc.) naar het depot retour. 7.7 Declaratie en betaling algemeen 1. De depothouder declareert in geval van het leveren van een herverstrekte rolstoel het herverstrekkingstarief rechtstreeks bij het Zorgkantoor. 2. De leverancier/depothouder is aansprakelijk en verantwoordelijk voor de juistheid en tijdigheid van de aanlevering van de declaraties bij het zorgkantoor. 3. De leverancier/depothouder levert zijn declaratie van de in de afgelopen maand geleverde goederen en/of diensten aan bij het Zorgkantoor. 4. Leverancier levert de declaraties inclusief bijbehorende pakbon(nen) binnen uiterlijk één maand na levering aan bij het Zorgkantoor. 5. De leverancier/depothouder dient de door het Zorgkantoor afgewezen declaratieregels in verband met afwijkingen c.q fouten zelf te corrigeren. Gecorrigeerde declaraties kunnen binnen twee maanden nadat de leverancier een afwijzing heeft ontvangen via de reguliere weg opnieuw bij het Zorgkantoor ingediend worden. 6. Het Zorgkantoor betaalt de goedgekeurde declaraties aan de leverancier/depothouder op het door de leverancier/depothouder vooraf aangegeven bank- of girorekeningnummer. 24