Communicatie. Wijzigingen van bestelformulieren worden gedaan door Marketing en gecommuniceerd naar de inrichters, met Ivo in de CC.

Transcriptie

1

2 Communicatie Om het proces van een inrichting goed te laten verlopen, is een goede en duidelijke communicatie erg belangrijk. We maken daarom gebruik van de volgende communicatielijnen. De inrichters hebben rechtstreeks contact met de accountmanagers. Alle communicatie m.b.t. inrichtingsorders (voorraden, backorders, levertijden etc.) tussen inrichters en kantoor loopt enkel via Ivo. Communicatie tussen kantoor en leveranciers loopt enkel via Inkoop. Inkoop informeert Ivo en vice versa, Ivo informeert de inrichters. Inrichters hebben géén direct contact met InBasics of WMN, m.u.v. retouropdrachten van WMNmateriaal Wijzigingen van bestelformulieren worden gedaan door Marketing en gecommuniceerd naar de inrichters, met Ivo in de CC.

3 Standaard De inrichter mailt de order naar de verkoop binnendienst met cc naar marketing. Kosten kunnen worden geboekt op de dealer, kunnen t.l.v. MMO of de inrichting is gratis. ORDERS BESTAAND MATERIAAL De account manager mailt de bestelling naar de inrichter. De inrichter mailt de order met ordernummer naar Verkoop Binnendienst met cc naar Verkoop Binnendienst bevestigt ontvangst van de order aan de inrichter en voert de order in BPCS in. WMN-materiaal: In het geval van WMN-materiaal, faxt het magazijn de pakbon naar de WMN. WMN verzorgt de order. Marketing archiveert order voor factuurcontrole. WMN faxt de afgevinkte pakbon naar het magazijn. Het magazijn meldt de order af in BPCS. De leverancier stuurt de factuur van transport en het order picken naar marketing. Marketing tekent de factuur voor akkoord.

4 Order De AM voorziet de inrichter van de dealerinfo. Bij alle bestelformulieren dient alles ingevuld te worden. Datum Ordernummer Boeken Account manager Inrichter Datum levering Bedrijfsnaam Debiteurennummer Contactpersoon Tel. Contactpersoon Afleveradres Postcode & plaats Datum inrichting Wanneer het formulier incompleet wordt aangeleverd nemen wij deze niet meer in behandeling en wordt deze terug gestuurd.

5 Order De inrichters bepalen welke artikelen nodig zijn a.d.h.v. de door de account managers opgegeven machines en wandindeling. De inrichters sturen orders, rechtstreeks naar de VKB. Een cc gaat naar marketing voor de controle van de facturen. Incomplete orderformulieren worden niet in behandeling genomen en retour gestuurd. De VKB stuurt uiterlijk de volgende dag per een bevestiging van ontvangst van de order aan de inrichter. Heeft de inrichter eind volgende dag geen bevestiging ontvangen, dan moet hij contact opnemen met de VKB. De VKB stuurt tevens per een bevestiging aan de inrichter, wanneer de order is verwerkt en vermeldt hierin eventuele bijzonderheden en backorders.

6 Tegometall Inrichter stuurt de order rechtstreeks naar WMN met een cc naar Ivo en Marketing. Gebruik hiervoor het speciale orderformulier met daarop het bijbehorende inrichtings ordernummer. Let op: EV-nummer enkel gebruiken voor eigen voorraad bestellingen.

7 Backorders Wanneer er artikelen in backorder vallen, informeert de VKB de inrichter over de betreffende backorder artikelen en de verwachte levertijd. Geen leverdatum: staat er bij een artikel geen due date (verwachte levertijd) in BPCS, dan vraagt de VKB na bij de afdeling Inkoop. Inkoop informeert de VKB zo snel mogelijk over de verwachte levertijd van een artikel en VKB communiceert dit naar de inrichter. Wanneer de leverancier meldt dat de verwachte levertijd overschreden gaat worden, informeert Inkoop de VKB. De VKB controleert tevens in BPCS welke orders hierdoor nog meer in de problemen kunnen komen, en meldt dit aan de betreffende inrichter(s). De inrichter laat weten of de gehele order door kan gaan of niet en zo ja, of er een aparte order moet worden gemaakt voor de backorder artikelen en of deze dan naar de dealer of de inrichter thuis moet worden verstuurd.

8 Backorders Wanneer de VKB constateert dat er iets in backorder loopt en de order mag van de inrichter doorgaan, dan zet de VKB in de tekstregel: BACKORDER. Dit is voor het magazijn (Ludo / Bruce) de indicatie dat zij de order al 2 dagen voor verzenddatum moeten afmelden om de backorders tijdig vrij te geven zodat de zending op de dag van verzenden ook compleet verstuurd kan worden. De inrichter informeert bij de Account manager of de inrichting moet worden verplaatst, of niet. Indien de inrichting i.v.m. backorders wordt verplaatst, neemt de account manager contact op met de dealer om een nieuwe inrichtingsdatum te plannen en informeert de inrichter. De inrichter vraagt de VKB de uitleveringsdatum van de order te verzetten. Advies voor inrichters: plan een nieuwe inrichtingsdatum minimaal 10 werkdagen na de verwachte levertijd i.v.m. opboeking en doorlooptijd van de order in het systeem.

9 Levertijden Orders moeten 3 weken voor de leverdatum worden ingediend, i.v.m. mogelijke levertijden van materialen. Tussen de bevestiging van een order en het uitleveren door de leverancier, zit standaard 4 tot 5 werkdagen. Tussen de uitleverdatum en inrichtingsdatum, moet de inrichter minimaal 3 werkdagen plannen.

10 Belangrijk Het bestellen van alle types winkelmateriaal voor eigen voorraad loopt via Ivo. De Inrichters moeten het winkelmateriaal dat ze in eigen voorraad houden in kleiner hoeveelheden bestellen, omdat dit een te grote impact op de voorraad kan hebben. Ivo controleert en informeert hen hierover indien nodig.

11 Te boeken kosten Kosten kunnen worden geboekt: t.l.v. de dealer, t.l.v. MMO of de inrichting is gratis. Gratis: Makita dealers: ,00 omzet + MTF 2% Dolmar dealers Ten laste van dealer: Ten laste van MMO account manager:

12 Retouren Voor retouren maken we gebruik van de daarvoor bestemde retourformulieren, deze zijn terug te vinden op de FTP-server (N:) > Inrichtingsopdrachten > Formulieren. De inrichter vult het formulier, horende bij het te retourneren materiaal, volledig in en stuurt deze naar de leverancier of VKB met een cc naar marketing. Retouren WMN-materiaal: Retourformulieren voor WMN-materiaal worden verstuurd naar WMN. Voor WMN geldt dat zij, na controle van de retourgoederen, Makita op hetzelfde formulier een overzicht sturen van wat er gecrediteerd kan worden. Retouren IB-materiaal: Retourformulieren voor IB-materiaal worden verstuurd naar VKB. VKB maakt een retouropdracht aan bij DHL. Belangrijk is dat op het retourformulier is ingevuld hoe de materialen zijn verpakt, dus het aantal colli en/of pallets.

13 Nieuw artikel NIEUWE ARTIKELEN VAN WMN OF INBASIX WAAR MET REGELMAAT BEHOEFTE AAN IS Een inrichter of product manager signaleert dat er behoefte is aan een nieuw artikel of een bestaand artikel voldoet niet meer. De Inrichter meldt deze aan de Marketing Assistente De Marketing Assistente overlegt met Marketing Manager. Na akkoord MM vraagt MA afdeling Inkoop voor voorlopige prijsopgave bij leverancier. Inkoop meldt prijs aan Marketing. Na akkoord worden artikelen bestelt via Inkoop. Eventueel wordt er eerst een prototype bij de leverancier gemaakt. De inrichter en product manager testen het prototype. Na akkoord van de inrichter/product manager plaatst Inkoop de order bij de leverancier. Inkoop informeert Marketing (assistente), inrichter en product manager over het nieuwe artikelnummer en de levertijd. De Marketing Assistente past het orderformulier en de retouropdracht aan en informeert de inrichters.