Antwoord: Zilveren Kruis heeft besloten de initiële looptijd vast te zetten op één jaar met verlengopties, zoals paragraaf 1.7 aangeeft.

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Inkoopprocedure depothouderschap bovenbudgettaire rolstoelen Wlz vastgesteld 29 oktober Nr. Hoofdstuk Paragraaf Vraag Vraag: De opdracht kent een initiële vaste looptijd van slechts één jaar. Onder andere voor de investering in depotruimte zou een langere vaste looptijd zeer wenselijk zijn. Wij willen u dan ook vragen om te overwegen de initiële vaste looptijd te verlengen om inschrijvers meer zekerheid en financieringsmogelijkheden te geven. Zilveren Kruis heeft besloten de initiële looptijd vast te zetten op één jaar met verlengopties, zoals paragraaf 1.7 aangeeft Vraag: De aanbieding dient te worden gemaakt conform format 3 en 4. Wij verzoeken u deze in een bewerkbaar document (b.v. Word) ter beschikking te stellen. Wij zullen deze formats in Word online beschikbaar stellen Vraag: U stelt in dit artikel dat indien een offerte onduidelijk is de inschrijver om een toelichting wordt gevraagd binnen de beoordelingsfase van de offertes. Wij verzoeken u deze regel ook toe te passen indien er een verschil ontstaat in de score die de aanbieder heeft aangegeven en de score die Zilveren Kruis na beoordeling toekent aan de inschrijving. Zilveren Kruis handhaaft artikel 2.8. en zal geen gevolg geven aan het verzoek van de vragensteller. Na gunning is er gelegenheid voor het indien van bezwaren en geschillen zoals beschreven in artikel

2 Vraag 1: Onderdeel van de samenstelling/berekening van het herverstrekkings% is de inzet vanuit het instellingsdepot. Is het zorgkantoor zich er van bewust dat instellingen zelf in Zorginfo de mutaties vanuit het instellingsdepot moeten aangeven. Dat indien instellingen dat niet doen dan ook het totale herverstrekkings% niet zuiver is. En dat dit ligt buiten de invloedsfeer van de depothouder. Hoe gaat het zorgkantoor om met de dit gegeven bij de vaststelling van de definitieve herverstrekkingspercentages rekening houdend met de financiële consequenties? Een goede registratie valt onder de verantwoordelijkheid van de depothouder (artikel 1, bijlage 1; Hulpmiddelenprotocol Wlz 2016, bijlage 1). Het centrale depot en het instellingsdepot vormen één onlosmakelijk geheel. De depothouder zal dan ook adequaat overleg moeten voeren met de Wlz-instelling en de Wlz-instelling optimaal moeten instrueren. Indien in voorkomende gevallen blijkt dat naar oordeel van de depothouder de instelling in gebreke is gebleken en het herverstrekkingspercentage onjuist berekend is, treedt de depothouder in overleg met de instelling, maakt rapport op en overlegt het rapport aan Zilveren Kruis. De bewijslast ligt bij de depothouder. Vraag 2: U geeft aan dat elke rolstoel die wordt herverstrekt u een besparing oplevert van Vervolgens stelt u de depothouder verantwoordelijk voor het niet behalen van het door u verplicht gestelde herverstrekkingspercentage. Hierover hebben we enkele vragen: a. Een herverstrekkingspercentage van 85% is zeer hoog en enkel haalbaar bij een relatief jong uitstaand park. We hebben van u weliswaar de herverstrekkingscijfers van de voorgaande jaren en de eerste helft van 2015 ontvangen, maar die bieden geen garantie voor de toekomst. We kennen immers de staat en de leeftijd van het depot en de bij gebruikers uitstaande rolstoelen niet. Kunt u ons voorzien van informatie over de leeftijd en status van het park om ons risico goed in te kunnen schatten? Zo nee, gaat u er dan mee akkoord om het herverstrekkinspercentage te verlagen naar 80%? Zilveren Kruis heeft deze eis reeds gesteld in de inkoopprocedure van Deze eis is alleszins haalbaar gebleken, zoals het schema bij paragraaf 1.5. aangeeft. Zilveren Kruis zal het percentage dan ook niet bijstellen. Zilveren Kruis stelt geen gegevens omtrent de leeftijd en de status van de voorzieningen in het depot beschikbaar. Indien blijkt dat de status van het depot en leeftijd van de middelen ontoereikend zijn om het gevraagde herverstrekkingspercentage te behalen, zullen partijen daarover met elkaar in overleg treden. 2

3 b. Kunt u aangeven hoe en in welke mate de depothouder invloed kan uitoefenen op het herverstrekkingspercentage? De depothouder kan door goed voorraadbeheer, adequaat onderhoud aan ingenomen voorzieningen, efficiënte assemblage en inzet van deskundig personeel voldoende invloed uitoefenen op het gestelde herverstrekkingspercentage, zoals ook blijkt uit de achterliggende ervaringsjaren. c. Wat is de procedure wanneer een middel (bv. met een economische restlevensduur van nog enkele jaren) na een inname moet worden afgekeurd door oneigenlijk gebruik? De depothouder kan dit middel buiten zijn schuld dan niet meer herverstrekken. In gezamenlijkheid tussen het zorgkantoor en depothouder worden middelen afgekeurd. In het vastgestelde tarief is daar rekening mee gehouden. Het risico op oneigenlijk gebruik is daarin verdisconteerd. d. Hoe wordt een goede registratie van (het herverstrekken uit) het instellingsdepot geborgd? Deze zijn immers ook onderdeel van het totaal aantal herverstrekkingen die meetellen in de herverstrekkingspercentage. Een goede registratie valt onder de verantwoordelijkheid van de depothouder (artikel 1, bijlage 1; Hulpmiddelenprotocol Wlz 2016, bijlage 1). e. Heeft de depothouder zicht op de instellingsdepots en is het voor hem mogelijk om een aanvraag voor een depotmiddel te weigeren omdat er in diens optiek reeds een passend middel in het instellingsdepot staat (wat voorliggend is)? Het centrale depot en het instellingsdepot vormen één onlosmakelijk geheel. Het instellingsdepot is altijd zeer beperkt van omvang, en heeft als functie om op een spoedaanvraag snel te kunnen acteren of soms tijdelijk een voorziening in te zetten. De depothouder houdt toezicht op de omvang van het instellingsdepot om een optimale herverstrekking te bevorderen. De depothouder is uitvoerder van de door de instelling gegeven opdracht en levert uit conform de gestelde voorwaarden uit instellings- of centraal depot. Het weigeren van een opdracht op grond van de voorraad in het instellingsdepot is dan ook niet aan de orde.(zie o.a. artikel 2, modelovereenkomst; Hulpmiddelenprotocol Wlz 2016, definities). 3

4 f. Begrijpen wij goed dat bij een verschil van mening tussen depothouder en leverancier of tussen depothouder en indiceerder, het oordeel van het Zorgkantoor doorslaggevend is? Deze vraag kan niet gerelateerd worden aan paragraaf 3 van hoofdstuk van de inkoopprocedure. Het oordeel van het Zorgkantoor is doorslaggevend. g. Per niet volgens de doelstelling herverstrekt hulpmiddel beboet u de depothouder voor het mislopen van een besparing van Omdat de hoogte van deze boete gelijk is aan de besparing, verzekert u zich met deze bepaling van deze besparing en u legt het risico van het niet halen van uw begroting volledig bij de depothouder. Elke prestatie boven de norm levert u daarnaast per hulpmiddel extra op. Onzes inziens maakt u de opdracht interessanter en constructiever door de boete per middel onder de norm te verlagen en ditzelfde bedrag ook als bonus uit te keren voor elk boven de norm herverstrekt hulpmiddel. Dan heeft de depothouder ook een incentive om meer dan de norm te presteren. Kunt u hiermee instemmen? Met het voorstel kan Zilveren Kruis niet instemmen; het door Zilveren Kruis opgestelde sanctiebeleid wordt niet gewijzigd. h. Wordt de jaarlijkse doelstelling qua herverstrekkingspercentage door het Zorgkantoor bepaald? Zo ja, op welke uitgangspunten wordt dit gebaseerd? En indien dit bijvoorbeeld 87,5% wordt, gelden de boetes dan ook voor de hulpmiddelen tussen de 85% en 87,5%? De berekening van het herverstrekkingspercentage is expliciet en transparant beschreven paragraaf 3.3 van hoofdstuk 3 en is toegelicht met een tweetal rekenvoorbeelden. 4

5 5 3 5 Vraag: U stelt als minimale eis aan het personeel dat afstemming heeft met indiceerders, de opleiding adaptatietechnicus. Het is ons niet geheel duidelijk of u hiermee een monteur of een adviseur bedoelt. Gezien het feit dat het gaat om afstemming (adviesfunctie) en gezien de eisen die u op pagina 26 stelt aan deze opleiding (o.a. medische kennis en communicatie- en omgangsvaardigheden), gaan we ervan uit dat u hier een adviseur bedoelt met voldoende adaptatietechnische scholing. Klopt dit? De essentie is dat bij de uitoefening van de taken, zoals gesteld in Artikel 3 in bijlage 2, voldaan wordt aan de opleidingseisen. 6 Format 4 C1 Vraag 1: U geeft hier aan dat er ervaring moet zijn met het uitvoeren van een depot bij een zorgkantoor. Wij hebben zeer veel ervaring met Wmo-depots van gemeenten. Mogen deze ook meetellen als ervaring? Zo nee, waarom niet? De opgedane ervaring met Wmo-depots van gemeenten en het aantal hulpmiddelenleveringen die in het kader van Wmo zijn gedaan mogen niet meegeteld worden bij het wegingscriterium Ervaring in format 4-C1.De opdracht depothouderschap richt zich geheel op leveringen ten behoeve van de Wlz-verzekerden. Zilveren Kruis heeft zich bij het vaststellen van het criterium dan ook volledige gericht op de verzekerde prestatie Wet langdurige zorg (Wlz). Zilveren Kruis heeft in deze inkoopprocedure de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) volledig buiten beschouwing gelaten. Vraag 2: Geldt het aantal onder D genoemde herverstrekkingen van als totaal voor alle zorgkantoren of per zorgkantoor? Bij Wegingscriterium C1 wordt bij B, c en D wordt gesproken over één of meerdere Zorgkantoren 5

6 Vraag 3: Gaat het zorgkantoor bij de berekening van het herverstrekkingspercentage uit van de definitie zoals omschreven in paragraaf 3.3.? Bij de berekening van het herverstrekkingspercentage wordt inderdaad uitgegaan van de definitie zoals omschreven in hoofdstuk 3, artikel Format 4 C2 Vraag: Levertijden: de depothouder levert alleen aan de dealer. Bedoelt het zorgkantoor hier de levertijden van de depothouder aan de leverancier/dealer? Dit is juist, het betreft de levering van depothouder aan leverancier. 8 Format 4 C5 Vraag: Verstaat u onder een volautomatische reinigingsfaciliteit een faciliteit waarbij zonder menselijk ingrijpen via een lopende band meerdere stoelen of onderdelen van stoelen tegelijk via een geautomatiseerd proces worden gereinigd, thermisch gedesinfecteerd en gedroogd? Dit is niet correct. Met betrekking tot volautomatische reinigingsfaciliteit wordt onder volautomatisch verstaan dat er sprake moet zijn van een ononderbroken proces waarbij in één procesgang zonder tussenkomst van handmatige handelingen, de voorziening wordt voor- en hoofd-gewassen, gespoeld, gedroogd en gedesinfecteerd. 6

7 9 Format 4 C6 Vraag 1: Wij hebben twee vragen over het gevraagde klanttevredenheidsonderzoek: Bij punt B staat al dan niet en bij punt C en D staat en dan niet voor het zinsdeel met aandrijving/duwondersteuning. Is hier bewust een verschil gemaakt? Zo ja, kunt u uitleggen waarom dit verschil is gemaakt? Er bestaat een kans dat de geselecteerde depothouder hulpmiddelenleverancier is. Deze moet dan bij een keuze voor C of D ook zijn concurrenten gaan vragen of ze tevreden over zijn dienstverlening zijn. Wij twijfelen aan de objectiviteit van de input die dat oplevert en vragen u derhalve deze wens te beperken tot indiceerders en gebruikers. Bij zowel C als D moet gelezen te worden al dan niet in plaats van en dan niet De correctie zal Zilveren Kruis niet doorvoeren. Vraag 2: Bedoelt het zorgkantoor dat er een klanttevredenheidsonderzoek wordt uitgevoerd vanuit de rol/functie als depothouder? Indien nee, vanuit welke rol is dat dan wel? In dit wegingscriterium wordt bedoeld een KTO dat uitgevoerd is als verantwoordelijk depothouder voor één of meerdere zorgkantoren. Vraag 3: Is het vanuit de Wet Bescherming Persoonsgegevens toegestaan om als depothouder de individuele gebruiker te enquêteren/benaderen. Dit omdat een depothouder levert aan de leverancier/dealer en niet aan de individuele gebruiker. De depothouder dient zich bij het afnemen van een KTO te houden aan de privacywetgeving, zie ook artikel 5 van bijlage 2 van de modelovereenkomst. 7

8 10 Bijlage A Diversen (onjuiste verwijzing) Vraag: In de raamovereenkomst wordt op een aantal punten gesproken over de relatie tussen de WLZ-geïndiceerde en de depothouder. In de praktijk heeft de depothouder geen contact met de WLZ-geïndiceerde. Mogelijk berust dit op een vergissing. Indien dit een vergissing is verzoeken wij u deze uit de raamovereenkomst weg te nemen. Deze vraag is niet nader gespecificeerd met verwijzing naar artikelnummer e.d. zoals geëist in de inkoopprocedure. Zilveren Kruis kan deze vraag dus niet concreet beantwoorden en slechts een vrij en naar eigen inzicht antwoord geven. Algemeen kan gesteld worden dat de depothouder in opdracht van de indiceerder de voorziening gereed maakt en aflevert bij de leverancier. De leverancier levert de voorziening af bij de Wlz-instelling, waarna de passing zal plaats vinden. Normaliter zal er nauwelijks contact zijn tussen depothouder en de Wlz-geïndiceerde. 11 Bijlage A Blz 27 Vraag: Maakt de inkoopprocedure onderdeel uit van de overeenkomst Ja, de inkoopprocedure en de Nota van Inlichtingen maken onderdeel uit van de overeenkomst en zullen in de definitieve overeenkomst als respectievelijk bijlage 6 en 7 worden toegevoegd. 12 Bijlage A Artikel 2 Lid 3 Vraag: Welk artikel prevaleert: enerzijds art 2 lid 3 van de overeenkomst waarin staat dat de depothouder levert aan een WLZinstelling of anderzijds art 2 Bijlage 2 van de Modelovereenkomst cq art 5.3 van het protocol waarin staat dat de depothouder aan de leverancier levert cq dat in alle gevallen de leverancier de aflevering van een rolstoel verzorgd. Antwoord De depothouder levert in directe zin aan de leverancier. Het Hulpmiddelenprotocol Wlz 2016 prevaleert. 8

9 13 Bijlage 1 Artikel 1.1 Vraag 1: U geeft hier aan dat het uitvoeren van reparaties aan rolstoelen in depot ook bij de taken hoort. Indien wij hier nieuwe onderdelen voor gebruiken, waaronder bijvoorbeeld accu s, mogen wij deze dan separaat factureren of is dit onderdeel van het herverstrekkingstarief? Repareren is onderdeel van het herverstrekkingstarief. Nieuwe onderdelen worden niet door de depothouder geleverd maar door de leverancier, derhalve is het ook niet nodig om nieuwe onderdelen te kunnen factureren. Vraag 2: U geeft aan dat de depothouder reparaties uit dient te voeren en te registreren. a. Kan depothouder deze separaat in rekening brengen? De depothouder kan deze niet separaat in rekening brengen. Zie ook het antwoord op vraag 1. b. Welke voorwaarden gelden hiervoor? Zie het antwoord op vraag 1 en 2a c. Hoe gaat de depothouder om met eventuele garantie op ingenomen middelen? Kan hij de garantiebepalingen per middel inzien? Indien bij inname van een voorziening nog leveranciersgarantie of fabrieksgarantie van toepassing is, zijn de garantiebepalingen rechtsgeldig en verkrijgbaar bij de desbetreffende leverancier of fabrikant. 9

10 14 Bijlage 1 Artikel 1.1 Vraag 1: Het opbouwen en aanpassen van rolstoelen volgens de functionele eisen van de aanvraag behoort ook bij de inhoud van het tarief. Als wij hier nieuwe onderdelen voor inkopen, behoort dat dan ook tot het tarief of mogen deze separaat gefactureerd worden? Repareren is onderdeel van het herverstrekkingstarief. Nieuwe onderdelen worden niet door de depothouder geleverd maar door de leverancier. De depothouder kan deze niet separaat in rekening brengen. Vraag 2: Wat is de procedure in het geval dat een hulpmiddel alleen met een niet in het depot voorradige aanpassing herverstrekt kan worden conform te functionele en technische eisen als gesteld door de indiceerder? Zorgt de depothouder dan voor deze aanpassingen en kan hij deze separaat declareren? Of zorgt de leverancier voor deze aanpassing? En telt het middel in een dergelijk geval wel gewoon mee als herverstrekker? De leverancier zorgt voor de aanpassing. Het middel telt wel mee als herverstrekking. 15 Bijlage 4 Bijlage 1 p.72 Vraag: In het protocol staat dat de indiceerder verantwoordelijk is voor de bestelling, hetgeen inhoudt dat bij onterechte of onjuiste bestellingen de instelling aansprakelijk is. In de praktijk kan het zo zijn dat een stoel met machtiging is uitgeleverd door de depothouder aan de leverancier, welke de stoel complementeert en levert aan een instelling, waarbij de machtiging op een later tijdstip door het zorgkantoor wordt ingetrokken. In dat kader hebben wij de volgende vragen: - Waarvoor is de instelling aansprakelijk? Wat wordt hieronder verstaan? Pagina 10 van het protocol hulpmiddelen: Gaat de indiceerder over tot bestelling en een aanvraag/melding wordt achteraf afgewezen door het Zorgkantoor omdat van de afspraken in dit protocol is afgeweken, dan komen de kosten voor rekening van de instelling. Het is de verantwoordelijkheid van de instelling om op de hoogte te zijn van de aansprakelijkheidscriteria. Als achteraf blijkt dat hier niet aan is voldaan, dan is de instelling daar voor aansprakelijk. In de praktijk komt dit bijna nooit voor. 10

11 - Mag de depothouder de kosten van de aflevering en het ophalen in rekening brengen bij de instelling? Als is gebleken dat niet wordt voldaan aan de aansprakelijkheidscriteria, mag dat. Er zijn immers kosten gemaakt. - Is de instelling zich hiervan bewust? Wordt dit ook actief gecommuniceerd door het zorgkantoor en wordt depothouder hierin actief door het zorgkantoor ondersteund? De instelling is op de hoogte van de afspraken. De meest recente versie van het hulpmiddelenprotocol is inzichtelijk op de website van het Zorgkantoor en in het verstrekkingenportaal van Zorginfo. Indien nodig kan het Zorgkantoor de depothouder ondersteunen maar de depothouder is zelf verantwoordelijk voor het declareren van de gemaakte kosten. In de klankbord overleggen (met paramedici van de instellingen) vraagt het Zorgkantoor hier regelmatig actief aandacht voor. - Indien de instelling de kosten betaald van hersverstrekking en kosten leverancier (onderdelen) mag de instellingen dan de stoel blijven gebruiken, wordt de depothouder dan geacht de stoel terug te halen? De instelling heeft de restwaarde van de rolstoel betaald. Je zou kunnen zeggen dat er sprake is van een overname. De rolstoel is eigendom van de instelling, kan als outillage rolstoel ingezet worden, maar mag niet tbv een Wlz cliënt gebruikt worden voor permanent gebruik. Reparaties en aanpassingen op deze rolstoel komen voor rekening van de instelling. - In het vervolg op voorgaande vraag: wie is in dat geval verantwoordelijk voor het scheiden van betaalde onderdelen door de instelling cq door leverancier geleverde onderdelen en de door depothouder geleverde voorzieningen? Als blijkt dat er geen aanspraak is op een bepaald onderdeel van de rolstoel, dient de leverancier de kosten hiervoor in rekening bij de instelling. De overige kosten worden bovenbudgettair vergoed vanuit de Wlz. De rolstoel kan gewoon gebruikt worden (er moet wel een nieuwe machtiging in Zorginfo komen). Reparaties en aanpassingen aan de rolstoel, met uitzondering van het ongemachtigde onderdeel komen voor rekening van de Wlz. 11

12 16 Bijlage 4 Bijlage 1, p. 74 Vraag 1: U geeft hier aan dat de depothouder geen leveranciersrelatie mag hebben met de instellingen. Dit betekent dat de depothouder niet de leverancier mag zijn bij de instellingen waar Achmea rolstoelen aan levert. Kunt u aangeven of dit klopt, hoe u dit gaat controleren en welke maatregelen u richting de depothouder onderneemt als dit wel het geval is? In het Hulpmiddelenprotocol Wlz 2016 is abusievelijk de term leverancier opgenomen. Functionele eis E1 (format 4) geeft aan dat de inschrijver geen juridische en/of economische en/of financiële binding heeft met een fabrikant van rolstoelen. Vraag 2: Er bestaat geen leverancier relatie tussen de depothouder en de instellingen a. Betekent dit dat de depothouder geen outillagehulpmiddelen mag leveren voor instellingen in het werkgebied van uw Zorgkantoren b. Kunt u bevestigen dat het niet is uitgesloten dat de geselecteerde depothouder naast de depotactiviteiten nieuwe bovenbudgettaire hulpmiddelen levert en in rekening brengt bij uw Zorgkantoren? a) Zie het antwoord op vraag 1. b) Dat is niet uitgesloten. Vraag 3: Ons is niet geheel duidelijk of de depothouder tevens leverancier aan de instellingen kan zijn. Vanuit de eis E2 van Format 4 zou dit mogelijk zijn, mits de uitvoering van fysiek en administratief strikt gescheiden is. Echter op pagina 74 staat bij het 7 de punt dat er geen leveranciersrelatie tussen depothouder en de instelling mag bestaan. Wij hebben het vermoeden dat dit laatste nog uit de voorgaande aanbesteding is overgenomen. Mogen wij inderdaad uitgaan van hetgeen in eis E2 is opgenomen? Zie het antwoord op vragen 1, 2a en 2b. 12

13 17 Algemeen (onjuiste verwijzing) Algemeen (onjuiste verwijzing) Vraag: Mogen de depots van meerdere rolstoelpoolregio s in eenzelfde depotlocatie zijn opgeslagen? Deze vraag is niet nader gespecificeerd met verwijzing naar artikelnummer e.d. zoals geëist in de inkoopprocedure. Zilveren Kruis kan deze vraag dus niet concreet beantwoorden en slechts een vrij en naar eigen inzicht antwoord geven. Dat is correct waar het gaat om regio s die behoren bij deze inkoopprocedure. Er mag geen vermenging ontstaan met depots van andere Wlz uitvoerders/zorgkantoren. 13