BUITENGRENS INSPECTIEPOSTEN EN ENTREPOTS

Transcriptie

1 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 1 van 61 BUITENGRENS INSPECTIEPOSTEN EN ENTREPOTS WERKHANDBOEK

2 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 2 van 61 versie datum toelichting 19 Belangrijkste wijziging is toevoeging van de zinsnede en Entrepots in de titel en in de tekst. 20 Toevoegen tekst bij 3.2. Afkortingen Correcties layout en tekstueel Wijziging Wetgeving ministerie Economische zaken Wijziging Europese regelgeving Wijziging Procedures niet meer met name genoemd; er wordt nu naar verwezen Correcties layout en tekstueel 21 juni 2017 Correcties layout en tekstueel juli Aanpassing aan organisatiestructuur per 1 juli 2017

3 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 3 van 61 Inhoud 1. ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED Onderwerp en toepassingsgebied NORMATIEVE VERWIJZINGEN BEGRIPSBEPALINGEN Definities Afkortingen ALGEMENE EISEN Algemeen Onpartijdigheid en onafhankelijkheid Vertrouwelijkheid STRUCTURELE EISEN Administratieve eisen Organisatie VEREISTE MIDDELEN Personeel Voorzieningen en Uitrusting Uitbesteding VEREISTEN PROCES EN WERKWIJZE Keuringsmethodes en procedures Behandelen van keuringsmonsters en objecten Registratie Keuringsverslagen en keuringscertificaten Klachten en beroep Klacht- en beroepproces VEREISTEN MANAGEMENTSYSTEEM Eisen voor opzet kwaliteitssysteem Documentatie voor het kwaliteitssysteem (Inspectie-instelling type A) Beheer van documentatie Identificatie en terugvindbaarheid van de documentatie Directiebeoordeling Interne audits Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen Bijlage I : Lijst van verrichtingen Bijlage II : BIP-procedures Bijlage IIa: Entrepot procedures Bijlage III : BIP-voorschriften Bijlage IIIa : Entrepot voorschriften Bijlage IV : BIP-formulieren... 53

4 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 4 van 61 Bijlage IVa : Entrepot formulieren Bijlage V : BIP-Competentie-overzicht (Import veterinair) Bijlage VI : Competentie-overzicht Entrepots... 60

5 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 5 van ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED 1.1. Onderwerp en toepassingsgebied Het werkterrein waarvoor dit werkhandboek geldt betreft de veterinaire controles in Nederlandse Buitengrens inspectieposten (BIP s) en entrepots. De BIP s zijn gevestigd op of in de onmiddellijke nabijheid van de plaats van binnenkomst op het grondgebied van de Europese Unie (EU). Hier vinden controles plaats van levende dieren (en producten) of veterinaire producten teneinde deze in te voeren in of door te voeren door de EU. De BIP s zijn een onderdeel van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA), Directie Keuren, Divisie Veterinair & Import (V&I) en hebben de volgende taak: Veterinaire controles op levende dieren, levende producten en veterinaire producten afkomstig uit derde landen die worden binnengebracht in de Europese Unie met uiteindelijke bestemming invoer in of doorvoer door de Unie. De werkzaamheden in de BIP s betreffen hoofdzakelijk een documenten- en overeenstemmingcontrole gevolgd door een materiële controle (voor producten) of fysieke- en welzijnscontrole (voor levende dieren). Ook laboratoriumonderzoek kan deel uitmaken van de materiële- of fysieke controle. De controles worden uitgevoerd volgens de wet- en regelgeving zoals beschreven in van dit werkhandboek. De entrepots zijn een onderdeel van de NVWA, Directie Keuren, Divisie Veterinair & Import (V&I) en hebben de volgende taak: Toezicht houden op de niet EU waardige veterinaire partijen opgeslagen/doorgevoerd in/door de EU met als uiteindelijke bestemming een derde land of scheepsproviand. De werkzaamheden betreffen inslag en uitslagcontroles (VC`s en GDB`s), opslagcontrole met tevens controle op retournering van de VC`s. De controles worden uitgevoerd volgens wet en regelgeving zoals beschreven in van dit werkhandboek. 2. NORMATIEVE VERWIJZINGEN n.v.t.

6 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 6 van BEGRIPSBEPALINGEN 3.1. Definities In het kader van de veterinaire controles, verricht in Buitengrens inspectieposten (BIP), gelden de volgende definities: Aanbieder Zie Belanghebbende bij de lading. Aanhouden Blokkeren van een partij waarbij een (naar het oordeel van de officiële dierenarts) herstelbare omissie is vastgesteld. Algemeen Veterinair Veterinair document afgegeven en ondertekend door de Veterinaire Document (AVD) Autoriteit in het land van herkomst. Een AVD kan gebruikt worden voor producten of bijproducten van dierlijke oorsprong, als ook voor levende dieren en levende producten. Een AVD wordt gebruikt voor een keuringsplichtig dierlijk (bij)product en levend dier/product waar geen EU voorgeschreven (dier)gezondheidscertificaat voor is. In een AVD voor dierlijke (bij)producten is aangegeven wat de aard, hoeveelheid en herkomst (3e land en bedrijf in het 3e land), is van het dierlijke (bij)product. In het geval het gebruiksdoel van het dierlijke (bij)product humane consumptie is, moet op het AVD worden vermeld: geschikt voor humane consumptie. In het geval van levende dieren of levende producten is op het AVD aangegeven de soort(en) (wetenschappelijke naam, eventueel ook ras) of aard van het levende product, aantal dieren per soort * of hoeveelheid levend product en de herkomst van de dieren of levend product (3e land en bedrijf in het 3e land). * Indien het precieze aantal dieren niet aan te geven is, bijv. in het geval van insecten, wormen of andere kleine dieren, dan kan volstaan worden met het vermelden van het aantal colli/verpakkingen. Een AVD is afgeven door een certificerende autoriteit en moet voor de dierlijke (bij)producten voldoen aan de algemene beginselen van certificering volgens Bijlage IV van Richtlijn 2002/99/EG. Een AVD met levende dieren/producten moet ook in de geest van Bijlage IV van Richtlijn 2002/99/EG gecertificeerd zijn. Bedrijf (levende dieren) Landbouwbedrijf of handelaarsstal in de zin van de vigerende nationale voorschriften, die zijn gelegen op het grondgebied van een lidstaat en waar gewoonlijk dieren, niet zijnde paardachtigen worden gehouden of gefokt alsmede op in een lidstaat gelegen landbouwbedrijf of entrainement, stal, iedere ruimte of iedere inrichting waar gewoonlijk paardachtigen worden gehouden of gefokt, ongeacht hun gebruik.

7 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 7 van 61 Belanghebbende bij de lading. Bestemming Bevoegde autoriteit Buitengrens inspectiepost (BIP) Categorie 1 materiaal Categorie 2 materiaal Categorie 3 materiaal Derde land Documentencontrole Doorvoer Douaneverzegeling Douanemedewerker Eindverpakking Elke natuurlijke- of rechtspersoon die overeenkomstig de voorschriften van Verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad van 12 oktober 1992 tot vaststelling van het communautaire Douanewetboek verantwoordelijk is voor het verloop van de in die verordening bedoelde situaties waarin de partij kan verkeren, alsmede de in artikel 5 van die verordening bedoelde vertegenwoordiger en die de verantwoordelijkheid op zich neemt met betrekking tot de gevolgen van de door Richtlijn 97/78/EG voorgeschreven controles. Leveringsadres van een partij zoals aangegeven op het GDB De centrale autoriteit die bevoegd is voor de verrichting van de veterinaire controles, of elke autoriteit waaraan de centrale autoriteit deze bevoegdheid heeft overgedragen. Buitengrens Inspectiepost die overeenkomstig Richtlijn 91/496/EG, artikel 6 resp. Richtlijn 97/78/EG, artikel 6 is aangewezen en erkend voor het verrichten van de veterinaire controles van dieren, resp. producten van dierlijke oorsprong die uit derde landen bij de grens van één van de lidstaten van de Europese Unie. De BIP dient vermeld te staan op de lijst van erkende buitengrens inspectieposten in de bijlage van Beschikking 2009/821/EG. Dierlijke bijproducten zoals bedoeld in artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1069/2009 Dierlijke bijproducten zoals bedoeld in artikel 9 van Verordening (EG) Nr. 1069/2009 Dierlijke bijproducten zoals bedoeld in artikel 10 van Verordening (EG) nr. 1069/2009 Land of gebied dat geen deel uitmaakt van de omschreven grondgebieden in bijlage I van Richtlijn 97/78/EG verificatie van de veterinaire certificaten, de veterinaire documenten of van andere documenten die een partij vergezellen (Richtlijn 97/78/EG) Vervoer van een partij afkomstig uit een 3e land naar een 3e land over het grondgebied van de Europese Unie waarbij de partij de EU binnenkomt en verlaat via een erkende BIP, overeenkomstig artikel 11 van Richtlijn 97/78/EG Container- of voertuigverzegeling d.m.v. een douanezegel aangebracht door de Douane of door een vergunninghouder zodanig dat deze bij opening van de container of het voertuig wordt verbroken. Ambtenaar van de Douane, aangesteld als onbezoldigd ambtenaar van de NVWA, overeenkomstig het Convenant tussen de Ministeries van EZ en Financiën. Omhulsel of bergingsmiddel dat het product tijdens het vervoer en bij het hanteren een doeltreffende bescherming biedt.

8 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 8 van 61 Fysieke controle (levende dieren) Geharmoniseerd product Generale Verklaring Handelsdocument (HD) Inklaren Instelling, instituut of centrum (levende dieren) Invoer Land van verzending (producten) Land van oorsprong Levende dieren De controle van de dieren zelf, die monsterneming en een onderzoek van de monsters in een laboratorium kan omvatten, met in voorkomend geval aanvullende controles tijdens de quarantaine. Veterinair product waarvoor op communautair niveau is vastgesteld: - een lijst van (delen van) derde landen waaruit invoer in de EU is toegestaan; en - een lijst van erkende inrichtingen (volksgezondheid en diergezondheid); en - een modelcertificaat volksgezondheid en/of diergezondheid). De generale verklaring is een bij aankomst in en vertrek uit havens van EU-lidstaten aan de Douane te overleggen formulier dat vastgestelde gegevens bevat met betrekking tot het schip. Een handelsdocument is een origineel document voor dierlijke (bij)producten waarin is aangegeven de aard, hoeveelheid en herkomst van het dierlijk (bij)product. Een HD kan ondertekend zijn door de importeur, de verzender van de partij of ander persoon verantwoordelijk voor de partij. De algemene beginselen van certificering volgens Bijlage IV van Richtlijn 2002/99/EG zijn niet van toepassing op een HD. Zo kan een HD ook afgegeven worden nadat de partij het 3e land heeft verlaten. Douane proces nodig voor het Douanetechnisch invoeren (handelstechnisch vrij maken) van goederen in de EU. Erkende geografisch begrensde permanente installatie waar doorgaans een of meer soorten dieren worden gehouden of gefokt. Het in het vrije verkeer brengen van producten en levende dieren alsmede het voornemen tot het in het vrije verkeer brengen van producten en levende dieren in de zin van artikel 79 van VO (EG) 2913/92(art 2 Richtlijn 79/78/EG en art 2 Richtlijn 91/496/EG Het derde land waar de partij is geladen in het vervoermiddel waarmee zij uiteindelijk naar de EU is gebracht. Voor dieren: het land waar de dieren tijdens de wettelijk vereiste periode verbleven; Voor producten: het land waar het eindproduct is geproduceerd, vervaardigd of verpakt. Dieren, genoemd in Bijlage I, hoofdstuk 1 van Beschikking 2007/275/EG

9 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 9 van 61 Levende producten Sperma, eicellen, embryo s, broedeieren, levende vis van aquacultuur en producten daarvan voor onmiddellijke menselijke consumptie, levende tweekleppige weekdieren voor rechtstreekse menselijke consumptie. Controleregime is gelijk aan dat van veterinaire producten. Materiële controle Controle van de veterinaire producten, die controles van de verpakking en de temperatuur, alsmede bemonstering en laboratoriumonderzoek kan omvatten. NCTS New Computerised Transit System: Elektronisch systeem waarmee aangiften voor de douaneregeling douanevervoer worden gedaan Niet-geharmoniseerd Veterinair product dat niet voldoet aan de criteria voor product geharmoniseerde producten. Niet EU-waardige Veterinaire producten die voldoen aan de diergezondheidseisen van producten van dierlijke de communautaire wetgeving maar waarvoor geen oorsprong volksgezondheidseisen gelden Onmiddellijke verpakking Eerste omhulsel waarin het product wordt verpakt voordat het in de eindverpakking wordt geplaatst. Overeenstemming- De verificatie door een eenvoudige visuele inspectie van de controle (levende dieren) overeenstemming tussen de (veterinaire) certificaten of documenten en de dieren alsmede van de aanwezigheid en overeenstemming van de merktekens die op de dieren moeten zijn aangebracht. O(vereenstemmings)- Verificatie door een visuele controle van de overeenstemming controle (producten) tussen de veterinaire certificaten, de veterinaire documenten of andere bij de veterinaire wetgeving voorgeschreven documenten en de producten. Partij levende dieren Een aantal dieren van dezelfde soort waarvoor een zelfde (veterinair) certificaat of document geldt, dat met hetzelfde vervoermiddel wordt vervoerd en dat afkomstig is uit hetzelfde derde land of gedeelte daarvan. Partij (producten) Een hoeveelheid producten van dezelfde aard, waarvoor dezelfde veterinaire certificaten of veterinaire documenten of dezelfde andere door de veterinaire wetgeving voorgeschreven documenten gelden, die met hetzelfde vervoermiddel wordt vervoerd en die afkomstig is uit hetzelfde derde land of gedeelte van een derde land. Producten van dierlijke Producten van dierlijke oorsprong zoals bedoeld in de Richtlijnen oorsprong 89/662/EEG, 90/425/EEG en 2002/99/EG, en in Verordeningen (EG) nrs. 854/2004 en 1069/2009, alsmede de in artikel 19 bedoelde plantaardige producten

10 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 10 van 61 Scheepsleverancier (SL) Speciaal Entrepot (SE) Sub inspectiepost (SIP) Transhipment Verpakkingseenheid Gezondheidscertificaat Veterinair certificaat Veterinair Entrepot Veterinair vrij entrepot (VVE) Veterinaire producten (keuringsplichtig) Welzijnscontrole (levende dieren) Welzijnscontrole (levende dieren) Inrichting, erkend volgens artikel 13 lid 1 van Richtlijn 97/78/EG, voor de opslag van niet EU-waardige producten van dierlijke oorsprong, die rechtstreeks aan een zeeschip worden geleverd of tijdelijk worden opgeslagen in een speciaal entrepot. Inrichting, erkend volgens artikel 13 lid 2 van Richtlijn 97/78/EG, voor de tijdelijke opslag van niet EU-waardige producten van dierlijke oorsprong, in afwachting van rechtstreekse levering aan een zeeschip. Sub inspectiepost; inrichting waarin veterinaire controles plaatsvinden, gelegen binnen het gebied van de BIP. Een BIP kan bestaan uit één of meerdere SIP s wanneer een partij in het douanegebied van dezelfde haven of luchthaven hetzij rechtstreeks, hetzij na gedurende een periode die korter is dan de in het Uitvoeringsbesluit 2015/215/EG bedoelde minimale periode op een loskade of in een terminal uitgeladen te zijn, van een vliegtuig in een ander vliegtuig of van een vaartuig in een ander vaartuig wordt overgeladen (art 9 Richtlijn 97/78/EG) naar een EU-BIP of een derde land. Een hoeveelheid product in eindverpakking. Een Veterinair certificaat, overeenkomstig een model uit de bijlage bij Beschikking 2007/240/EG, afgegeven door de bevoegde autoriteit in het land van herkomst Veterinair certificaat, volgens het model in de bijlage van de Beschikking 2000/571/EG Erkende opslagplaats voor EU-waardige veterinaire producten die nog niet Douanetechnisch zijn ingeklaard (in transito) Inrichting, erkend volgens artikel 12 lid 4 van Richtlijn 97/78/EG, voor de opslag van niet EU-waardige (en dus technisch niet ingeklaarde) producten van dierlijke oorsprong, die niet voldoen aan de eisen van de communautaire wetgeving voor de geharmoniseerde producten, noch aan de eisen van de nationale voorschriften voor de niet-geharmoniseerde producten Producten van dierlijke oorsprong, inclusief enkele plantaardige producten, zoals genoemd in Bijlage I, hoofdstuk 2 e.v. bij Beschikking 2007/275/EG. Onderzoek inzake de geschiktheid van de dieren om te worden vervoerd.

11 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 11 van Afkortingen In het kader van de veterinaire controles, verricht in buitengrens inspectieposten, worden de volgende afkortingen gebruikt: AIP Agrarisch Import Platform AWB Air Way Bill BIP Buitengrens Inspectiepost E Geregistreerde paardachtigen zoals omschreven in Richtlijn 90/426/EEG EZ Ministerie van Economische Zaken ETA Expected Time of Arrival EU Europese Unie GDB GN GV HC ISO IVO KHB-NVWA NHC NT NVVS NVWA O RvA SCOPAFF T T (CH) T (FR) O&O TRACES IK U VGC VRC VWS Gemeenschappelijk veterinair Document van Binnenkomst Gecombineerde Nomenclatuur Generale Verklaring Producten bestemd voor Humane Consumptie Internationale Standaardisatie Organisatie Import Veterinair Online Kwaliteitshandboek van de NVWA Producten niet bestemd voor humane consumptie Producten waarvoor geen temperatuureisen gelden Nederlandse Vereniging Voor Scheepsleveranciers Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit Erkenningcategorie Overige dieren : Categorie O is een officiële aanduiding volgens Beschikking 2009/821/EG. Raad van Accreditatie Standing Committee on the Plants, Animals, Food and Feed Erkenningcategorie Bevroren/gekoelde producten Erkenningcategorie Gekoelde producten Erkenningcategorie Bevroren producten Afdeling Ontwikkeling & Ondersteuning TRAde Control and Expert System Afdeling Importkeuring Erkenningcategorie Hoefdieren: runderen, varkens, schapen, geiten, wilde en gedomesticeerde eenhoevigen Applicatie Veterinaire Grens Controle Vereniging van Rotterdamse cargadoors Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

12 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 12 van ALGEMENE EISEN Algemeen Vanaf hoofdstuk 4 loopt de paragraafnummering synchroon met de paragraafnummering van de ISO 17020: Onpartijdigheid en onafhankelijkheid Onpartijdigheid inspectieactiviteiten De NVWA is voor wat betreft de controleactiviteiten die verricht worden in de BIP s een type A inspectie-instelling. Zie voor een nadere toelichting het KHB-NVWA 2.5. Financiering controleactiviteiten van de BIP en entrepot-teams De controleactiviteiten die plaatsvinden in de BIP s en entrepots worden in rekening gebracht bij de BIP/SIP houder, entrepothouder en bij opdrachtgevende beleidsdirecties. Indien van toepassing gebeurt dit bij de belanghebbende bij de lading. In een aantal gevallen wordt laboratoriumonderzoek uitgevoerd als onderdeel van de materiële controle. Het laboratoriumonderzoek wordt in rekening gebracht bij de belanghebbende bij de lading indien daarvoor een wettelijke basis is. Indien een andere dienst van het ministerie van EZ of VWS opdracht heeft gegeven tot het laboratoriumonderzoek (bijvoorbeeld in het kader van een monitoringprogramma), dan dient deze dienst zorg te dragen voor de financiering Onpartijdigheid en vrijwaring van druk De NVWA is voor wat betreft de controleactiviteiten die verricht worden in de BIP s een type A inspectie-instelling. Zie voor een nadere toelichting het KHB-NVWA Identificeren van risico s t.a.v. eigen onpartijdigheid n.v.t Elimineren van risico s onpartijdigheid n.v.t Betrokkenheid van management bij onpartijdigheid n.v.t a. onafhankelijkheid De NVWA is voor wat betreft de controleactiviteiten die verricht worden in de BIP s een type A inspectie-instelling. Zie voor een nadere toelichting het KHB-NVWA 2.5

13 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 13 van Vertrouwelijkheid Vertrouwelijkheid van inspectiegegevens Zie hiervoor KHB-NVWA Een deel van de controlewerkzaamheden in de buitengrens inspectieposten is uitbesteed aan de Douane. Voor de douanemedewerkers is eveneens de ambtenarenwet van toepassing voor wat betreft de geheimhouding van gegevens (zie hiervoor verder het Kwaliteitshandboek NVWA). Als het gaat om de informatie-uitwisseling in het kader van de controle van de veterinaire regelingen, zijn de NVWA en de Douane wederzijds ontheven van de geheimhoudingsplicht (Kaderovereenkomst ministerie Financiën en ministerie van EZ). Vertrouwelijkheid van gegevens worden verder geborgd door toegangsregelingen. Hiervoor wordt verwezen naar Hoofdstuk van dit werkhandboek Uitgifte vertrouwelijke gegevens Zie hiervoor KHB-NVWA Informatie van derden Zie hiervoor KHB-NVWA STRUCTURELE EISEN 5.1. Administratieve eisen Rechtspersoon Zie hiervoor KHB-NVWA Relatie tot de moederorganisatie De afdeling Importkeuring (IK) valt organisatorisch onder de NVWA, Directie Keuren, Divisie Veterinair & Import. Het team O&O Import&Export valt organisatorisch onder de NVWA, Directie Keuren, Divisie Ontwerp & Dienstverlening. O&O Import/Export heeft als standplaats het hoofdkantoor. Adres: NVWA, O&O Import/Export 3511 GG Utrecht Telefoon: info@nvwa.nl Postadres: Postbus AA Utrecht

14 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 14 van Werkterrein en technisch kunnen Het controleproces in de buitengrens inspectieposten is beschreven in de BIP procedures en de webdossiers import. Deze documenten zijn gebaseerd op de daarin beschreven Europese wet- en regelgeving en onderstaande Nederlandse wet- en regelgeving. Wanneer naar de mening van het afdelingshoofd O&O of de medewerker O&O Import&Export een beleidsmatig advies nodig is wordt dit aan het betrokken beleidsdepartement gevraagd. Beslissingen die hiervan het gevolg zijn worden door O&O Import&Export bijgehouden. Wanneer ze gevolgen hebben voor procedures worden ze volgens procedure BPR-15 gefiatteerd. Wetgeving Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Warenwet (Wet van 28 december 1935); Warenwetbesluit Invoer levensmiddelen uit derde landen (Besluit van 13 december 1993, Stb. 698); Warenwetregeling Veterinaire controles (derde landen) (Regeling van 11 november 2005, Strct 82); Warenwetbesluit hygiëne van levensmiddelen (besluit van 3 oktober 2005, Stb. 2005); Regeling van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 7 november 2006, houdende de Warenwetregeling noodmaatregelen invoer levensmiddelen uit derde landen (verordening (EG) 178/2002)(Stcrt. 2006, 223).

15 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 15 van 61 Wetgeving Ministerie van Economische Zaken Landbouwwet (Wet van 26 juli 1957); Visserijwet 1963 (Wet van 30 mei 1963, Stb. 1963, 312); Gezondheids- en welzijnswet voor dieren (Wet van 24 september 1992, Stb. 585); Wet Dieren Besluit inzake het in de handel brengen van dieren en producten en de toepassing van maatregelen met betrekking tot in Nederland gebrachte dieren en producten (Besluit van 4 mei 1994, Stb. 343); Regeling handel levende dieren en levende producten (Regeling van 30 november 1994, nr. J , Stcrt. 1994, 250); Regeling veterinairrechterlijke voorschriften handel dierlijke producten (Regeling van 12 december 2005, Scrt 2005, 249); Regeling aquacultuur (Regeling van 11 juli 2008, nr. TRCJZ/2008/2015). Besluit dierlijke producten (Besluit van 2 november 2012) Regeling dierlijke producten (Regeling van 7 december 2012, nr. WJZ/ ) Europese regelgeving Gezien de grote hoeveelheid aan EU-regelgeving is gekozen om alleen de meest belangrijke horizontale EU-regelgeving weer te geven Richtlijn 91/496/EEG; invoercontroles levende dieren Richtlijn 97/78/EG; invoercontroles dierlijke producten Beschikking 2000/571/EG; veterinaire controles vrije zone, vrij entrepot, douane entrepot en leverancier zeevervoermiddelen Beschikking 2000/208/EG; doorvoer dierlijke producten Beschikking 2001/812/EG; erkenningsvoorwaarden BIP Richtlijn 2002/99/EG; veterinairrechtelijke voorschriften voor menselijke consumptie bestemde producten van dierlijke oorsprong Verordening (EG) 178/2002; algemene beginselen levensmiddelenwetgeving Verordening (EG) 136/2004; GDB producten en procedures in de BIP Verordening (EG) 282/2004; GDB dieren en procedures in de BIP Verordening (EG) 852/2004; levensmiddelenhygiëne Verordening (EG) 853/2004; hygiëne levensmiddelen van dierlijke oorsprong Verordening (EG) 854/2004;controles van voor menselijke consumptie bestemde producten van dierlijke oorsprong Verordening (EG) 882/2004; officiële controles diervoeders en levensmiddelen Beschikking 2004/292/EG; TRACES Verordening (EG) 1/2005 inzake de bescherming van dieren tijdens vervoer en daarmee samenhangende activiteiten Beschikking 2007/275/EG; in de BIP te keuren dieren en producten Beschikking 2009/821/EG; lijst erkende BIP's in de EU Verordening (EG) 1069/2009; dierlijke bijproducten Verordening (EG) 142/2011; uitvoeringsverordening dierlijke bijproducten

16 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 16 van 61 Besluit 2011/163/EU; residubewakingsplannen in derde landen Wettelijk aansprakelijkheid en financiële onafhankelijkheid Zie hiervoor KHB-NVWA Handelsvoorwaarden Zie hiervoor KHB-NVWA 2.5 en 2.6 en NVWA Organisatie Bescherming en onpartijdigheid Zie hiervoor KHB-NVWA Organisatie Zie hiervoor WHB-BIP Organisatiestructuur Organisatie en organisatiestructuur van de Buitengrens inspectieposten (BIP) en entrepots binnen de Divisie Veterinair & Import (V&I) van de Directie Keuren. De Directeur Keuren is landelijk verantwoordelijk voor het taakgebied Buitengrens inspectieposten en entrepots. De buitengrens inspectieposten en entrepots zijn onderdeel van de Afdeling Importkeuring van de NVWA, Directie Keuren, Divisie Veterinair & Import. De afdeling Ontwikkeling & Ondersteuning is onderdeel van de Directie Keuren, Divisie Ontwerp & Dienstverlening. De organisatiestructuur van de Directie Keuren is weergegeven in figuur 5.2. Alle BIP werkzaamheden in de BIP Eemshaven zijn functioneel ondergebracht bij de afdeling IK onder team Entrepots & haven. Alle BIP werkzaamheden in de BIP Maastricht zijn functioneel ondergebracht bij de afdeling IK onder team Luchthavens. Dit in verband met de geringe kritische massa van de kleinere BIP s Maastricht en Eemshaven. De entrepotwerkzaamheden worden uitgevoerd door het team Entrepots & haven, en deels door het team Rotterdam.

17 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 17 van 61 Figuur 5.2

18 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 18 van Leiding Buitengrens inspectieposten Het afdelingshoofd IK heeft de operationele leiding over de buitengrens inspectieposten. Ieder team wordt geleid door een teamleider. Tezamen voeren deze functionarissen het Teamleidersoverleg (TLO). Ondersteunende werkzaamheden Planners Medewerkers Verwerken en Behandelen (MVB) (Directie Keuren, Divisie Ontwerp en Dienstverlening, Afdeling Planning) De planners en MVB s zijn verantwoordelijk voor de planning van inzet van de medewerkers van de teams zodanig dat de aangevraagde keuringen en de overige taken die door de teams uitgevoerd moeten worden, ook feitelijk plaatsvinden. Ondersteunende werkzaamheden O&O Import&Export O&O Import&Export is verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden: Implementatie van Europese en nationale wet- en regelgeving in Import Veterinair Online en de webdossiers import, het opstellen van de kwaliteitsdocumenten. Beheer en onderhoud van BIP specifieke kwaliteitsdocumenten. Eigenaarschap van gebruikte systemen VGC en IVO Behandelen van vragen en verzoeken vanaf de werkvloer; formuleren van een antwoord op vragen van individuele burgers, bedrijven en organisaties, welke via het Klantcontactcentrum zijn ingediend. Naar aanleiding van vragen en verzoeken vanaf individuele bedrijven en organisaties worden adviezen gegeven die voortkomen uit de geldende regelgeving waar geen

19 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 19 van 61 rechten aan ontleend kunnen worden. Voeren van overleg: beleid (EZ/VWS), met de Douane (landelijk) en met brancheorganisaties. Het opstellen van rapportages, zoals die t.b.v. de Europese Commissie en het MT V & I, maandelijkse voortgangsrapportages: aantal partijen invoer, aantal partijen doorvoer, aantal partijen levende dieren, aantal partijen weigeringen, aantal uitgevoerde laboratoriumonderzoeken en het aantal positieve laboratoriumresultaten per BIP. Het bijdragen aan de organisatie van interne vakinhoudelijk opleiding en bijscholing. Ondersteunende werkzaamheden - Medewerker kwaliteit) De medewerker kwaliteit valt hiërarchisch onder het afdelingshoofd Kwaliteit & Uniformering van de Divisie Ontwerp & Dienstverlening. In voorkomende gevallen heeft de medewerker kwaliteit rechtstreeks toegang tot de Directeur Keuren. De ondersteunende werkzaamheden bestaan o.a. uit: Voorstellen voor kwaliteitsverbetering doen, verbeteracties initiëren of doorvoeren Het begeleiden van externe audits door RvA Voorbereiden en uitvoeren van de directiebeoordeling Ondersteunen bij het implementeren van kwaliteitsdocumenten Het uitvoeren van interne audits Volledigheidscontrole(verificatie) van de corrigerende maatregelen n.a.v. audits Ondersteunende werkzaamheden Douane De Douane voert onder verantwoordelijkheid van de NVWA werkzaamheden uit die staan beschreven in de procedures vermeld bij Teams De controlewerkzaamheden t.b.v. de invoer en doorvoer van levende dieren en veterinaire producten worden verricht binnen 4 teams van de afdeling Importkeuring. Enkele medewerkers van Divisie Veterinair & Import, afdeling Veterinaire keuring & exportcertificering Noord verrichten controlewerkzaamheden voor de BIP Eemshaven. Enkele medewerkers van Divisie Veterinair & Import, Afdeling Veterinaire keuring & exportcertificering Zuid verrichten controlewerkzaamheden voor de BIP Maastricht. De afspraken over de functionele aansturing van de werkzaamheden in deze BIP s zijn vastgelegd in het protocol derde landen invoer t.a.v. BIP niet hiërarchisch vallend onder de afdeling IK, Divisie V&I. Veterinaire controles in BIP Harlingen worden uitgevoerd door medewerkers van team Entrepots & haven en een officiële dierenarts van team Luchthavens. Veterinaire controles in BIP Vlissingen worden volledig uitgevoerd door medewerkers van team Rotterdam. De medewerkers van BIP Eemshaven en BIP Maastricht vallen hiërarchisch onder Veterinaire keuring & exportcertificering Noord resp. Zuid, maar vallen voor de BIP-werkzaamheden functioneel onder Team Luchthavens van de Afdeling Importkeuring. Binnen een team zijn de volgende functionarissen werkzaam: officiële dierenarts, assistent inspecteur, medewerker verwerken en behandelen. In bepaalde teams is ook een senior toezichthoudend dierenarts

20 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 20 van 61 (STDA) werkzaam. Ieder team wordt geleid door een teamleider. De formatietabel in het OrganisatieBesluit (OB) voor de divisie V&I-Import: Teamleider Senior Toezichthoudend Dierenarts (STDA) Toezichthoudend Dierenarts/Practitioner Inspecteur/Medewerker Toezicht Medewerker Toezicht Ondersteunend Medewerker Toezicht Medewerker Verwerken en Behandelen Operationeel manager Senior inspecteur Senior inspecteur Inspecteur Assistent inspecteur Assistent inspecteur n.v.t. Overlegvormen Het domein Import (bestaande uit IK en O&O-I&E) heeft de volgende overleggen met andere onderdelen van de NVWA of andere organisaties die in het kader van dit werkhandboek van belang zijn: Kerngroep-overleggen. In deze overleggen wordt kennis over specifieke onderwerpen gedeeld. Binnen het domein Import vinden de volgende structurele overleggen plaats: Teamleidersoverleg (TLO) afdeling Importkeuring overleg: dit wordt eenmaal per maand gehouden. De verslagen worden digitaal bewaard. Werkoverleg (WO) Importkeuring: per team : minimaal eenmaal per maand vindt er werkoverleg plaats. Tijdens dit werkoverleg worden o.a. wijzigingen in werkzaamheden besproken die van belang zijn voor het team. Verslagen worden digitaal bewaard. Werkoverleg O&O Import&Export: minimaal eenmaal per maand vindt er werkoverleg plaats. De verslagen worden op de afdelingsschijf bewaard. Vertegenwoordigers van de afdeling Ontwikkeling & Ondersteuning en van de afdeling Importkeuring nemen deel aan nationaal en internationaal overleg met het doel de controles in de buitengrens inspectieposten te verbeteren en de werkzaamheden op EU-niveau beter af te stemmen. Op nationaal niveau betreft dit de volgende regelmatige overlegvormen: Overleg met Douane: Managementoverleg, afstemming handhaving en uitvoering Overleg met andere toezichthouders; Directeurenoverleg Zeehavens (DOZ), Stuurgroep Ladingregie Zeehavens (LaReZ), etc. Overleg met bedrijfsleven: AIP, Deltalinqs, NVVS, VRC en aan voorkomende incidentele overleggen. Regenboogteam: overleg met alle toezichthouders in de haven van Rotterdam onder leiding van de Douane Internationaal overleg: EU: Standing Committee on the Plants, Animals, Food and Feed (SCOPAFF), afhankelijk van de te behandelen onderwerpen; EU Working Groups en Experts Groups.

21 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 21 van 61 Vanuit de afdeling IK en team O&O Import&Export heeft men regelmatig contact met grote West Europese BIP s (bilaterale en multilaterale BIP-meetings). Doelstelling daarbij is informatie-uitwisseling, kennisoverdracht en afstemming uitvoeringspraktijk. Verantwoordelijkheden De Directie Keuren is verantwoordelijk voor het toewijzen van de middelen (personeel en materieel) die benodigd zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Ieder team is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een afgebakend takenpakket waaronder de controlewerkzaamheden in de BIP s en entrepots. Controlewerkzaamheden worden door de officiële dierenarts of onder diens verantwoordelijkheid verricht. Bepaalde onderdelen van de keuring kunnen uitgevoerd worden door assistent inspecteur en medewerker verwerken en behandelen, zie hoofdstuk 8. De controle op geschiktheid van de keuringsomstandigheden valt onder de verantwoordelijkheid van de officiële dierenarts Verenigbaarheid van activiteiten Zie KHB-NVWA 2.3 en 2.4 en Technische en functionele leiding Zie KHB-NVWA 3.2 t/m 3.9 en organisatieschema bij Dagelijkse leiding Technische aansturing: in de BIP en de daarbinnen gevestigde SIP s worden de controles uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van een officiële dierenarts. Deze draagt feitelijk de eindverantwoordelijkheid voor de controles en is bevoegd tot het nemen van keuringsbeslissingen. De officiële dierenarts mag zich door speciaal daartoe opgeleide hulpkrachten bij laten staan. Functionele leiding: De teamleider is verantwoordelijk voor het functioneren van het team. De bevoegdheid tot het nemen van beslissingen over partijen ligt bij de officiële dierenarts. De teamleider kan, ondersteund door de STDA en O&O, een adviserende rol spelen. In situaties waarin de regelgeving niet voorziet en waarbij een beslissing vérstrekkende gevolgen heeft kan de teamleider de officiële dierenarts overwegingen meegeven die bij de keuringsbeslissing een rol kunnen spelen. Deze beslissingen worden genomen in overleg met het afdelingshoofd IK en/of divisiehoofd V&I. Deze handelwijze wordt schriftelijk vastgelegd. Dergelijke besluiten worden in een nota vastgelegd door het afdelingshoofd IK gericht aan het divisiehoofd V&I Plaatsvervanging Het afdelingshoofd IK wordt vervangen door een hiervoor aangewezen teamleider of door een ander lid van het MT van divisie V&I. Bij afwezigheid van een teamleider worden zijn taken overgenomen door een collega-teamleider of door de zijn/haar leidinggevende (afdelingshoofd IK). Afspraken hierover worden voorafgaand aan een periode van afwezigheid vastgelegd en bekendgemaakt.

22 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 22 van 61 Officiële dierenartsen vervangen elkaar waar nodig Functiebeschrijvingen Van alle functies in de BIP s is een functiebeschrijving aanwezig bij de directie Bedrijfsvoering (P&O). Iedere medewerker is bekend met zijn functiebeschrijving. In de functiebeschrijvingen zijn de opleidingseisen opgenomen. Bij functiebeschrijvingen waarvoor dat niet het geval is, zijn de eisen op het gebied van opleiding, kennis en ervaring vastgelegd in de tabel vermeld onder

23 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 23 van VEREISTE MIDDELEN 6.1. Personeel Kwalificaties, opleidings- en trainingscriteria NVWA-Medewerkers Kwalificatie Medewerkers die keuringswerkzaamheden verrichten moeten over voldoende kennis van het werkgebied beschikken voordat zij deze werkzaamheden zelfstandig mogen verrichten. De eisen t.a.v. opleiding, kennis en ervaring voor de verschillende medewerkers die bij de keuring betrokken zijn, zijn vastgelegd. Titel volgens EU-regelgeving Officiële dierenarts (1) Assistent Functiebenaming Teamleider STDA Toezichthoudend Assistent Medewerker NVWA Dierenarts / inspecteur (2) verwerken & Practitioner behandelen Opleiding Profielenboek nvwa- OB schaal 12 Profielenboek nvwa-ob schaal 12 en schaal 11 Profielenboek nvwa-ob 2012 Profielenboek nvwwa-ob 2012 schaal 7 schaal 5 (Technische) kennis Zie boven; voorts: NVWA Introductieprogramma voor dierenartsen. Wetgeving mbt invoer en doorvoer van levende dieren en producten van dierlijke oorsprong Zie boven; voorts: NVWA Introductiepro- gramma voor dierenartsen. Voor de practitioners geldt dat zij de Zie boven; voorts: Algemene kennis invoerproces en regelgeving Basisopleiding Dierenartsen met goed gevolg moeten hebben afgerond. Wetgeving mbt invoer en doorvoer van levende dieren en producten van dierlijke oorsprong Titel volgens EU-regelgeving Officiële dierenarts (1) Assistent Functiebenaming NVWA Teamleider STDA Toezichthoudend Dierenarts / Practitioner Assistent inspecteur (2) Medewerker verwerken & behandelen Training en ervaring Inwerkperiode o.l.v. Inwerkperiode Inwerkperiode Inwerkperiode Inwerkperiode o.l.v.

24 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 24 van 61 Bijscholing ervaren teamleider / o.l.v. ervaren direct leidinggevende STDA volgens volgens procedure procedure voor voor inwerken met inwerken met voldoende resultaat voldoende afgerond resultaat afgerond Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, bijeenkomsten of andere activiteiten o.l.v. ervaren officiële dierenarts volgens procedure voor inwerken met voldoende resultaat afgerond Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, bijeenkomsten of andere activiteiten o.l.v. ervaren assistent inspecteur volgens procedure voor inwerken met voldoende resultaat afgerond Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, ervaren assistent inspecteur of medewerker verwerken en behandelen volgens procedure voor inwerken met voldoend resultaat afgerond bijeenkomsten of andere activiteiten (1) De officiële dierenarts is een dierenarts die, overeenkomstig Verordening,(EG) 854/2004 gekwalificeerd is om als zodanig op te treden en door de bevoegde autoriteit is aangesteld. De kwalificatie komt voort uit een afgeronde en in Nederland erkende studie diergeneeskunde. (2) In de BIP Eemshaven worden de controle werkzaamheden uitgevoerd door inspecteurs van teams Veterinaire keuring & exportcertificering Noord 02, 04 en 09 met speciale taken in de BIP / SIP. De aan de officiële dierenarts voorbehouden taken worden uitgevoerd door een officiële dierenarts (zie (1) ) uit het team Entrepots en haven en een officiële dierenarts uit team Luchthavens. De officiële dierenarts dient tevens als vraagbaak voor de inspecteurs. In de BIP Maastricht is de Officiële dierenarts een Toezichthoudend Dierenarts van team Veterinaire keuring & exportcertificering Zuid 06 of 07, met speciale taken in de BIP / SIP. De bevoegdheden van de verschillende functies zijn in bijlage V aangegeven. Nieuw aan te nemen medewerkers moeten voldoen aan de opleidingseisen die in de vacaturemelding zijn aangegeven. Mocht hier niet volledig aan voldaan zijn, dan worden afspraken gemaakt over aanvullende opleidingen. Voordat nieuwe BIP medewerkers met de werkzaamheden beginnen worden zij door ervaren medewerkers ingewerkt. Tijdens de inwerkperiode leren de medewerkers hoe de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, zodat zij na afloop van de inwerkperiode deze werkzaamheden zelfstandig en correct kunnen uitvoeren. De inhoudelijke competenties zijn vastgesteld in factsheets, die terug te vinden zijn in het algemene NVWA Curriculum opbouw systeem. Het competentieoverzicht is als bijlage V bijgevoegd Opleiding en training Nieuwe medewerkers, ingeleende medewerkers en medewerkers die de werkzaamheden gedurende twee jaar of langer niet hebben uitgevoerd moeten ingewerkt worden. De direct leidinggevende van het team waarin een nieuwe medewerker werkzaam zal zijn stelt een introductie- en inwerkprogramma op voor de nieuwe medewerker volgens procedure NVWA10-01, BIPVS-07. De medewerker wordt ingewerkt voor de taken en bevoegdheden behorend bij zijn functie. Een overzicht van bevoegdheden per functie is weergegeven in Bijlage V van dit werkhandboek

25 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 25 van 61 Hierbij wordt gebruik gemaakt van het desbetreffende Inwerkregistratieformulier (formulier NVWA/F-BIP-009 en/of NVWA_FEP 015). Voor de medewerkers kunnen stages worden verzorgd bij andere BIP s (in Nederland en mogelijk daarbuiten). De douanemedewerker volgt binnen de Douane zijn opleiding om de activiteiten die voor de NVWA worden uitgevoerd te beheersen. Het team O&O Import&Export kan deze opleiding desgewenst verzorgen. Overzichten hiervan zijn aanwezig bij O&O Import&Export Beschikbaarheid personeel Formatie In de capaciteitsplanning, behorend bij het Jaarplan NVWA is het aantal uren per functiegroep weergegeven. Deze uren/formatie is voldoende voor de verwachtte gemiddelde aanvraag van keuringen in de BIP s/sip s en entrepots. Bij een tijdelijk verhoogd werkaanbod of tekort aan personeel in een team, kan ondersteuning vanuit een ander team aangevraagd worden, mits de medewerker bevoegd is voor de uit te voeren werkzaamheden. Ook door overwerk kan een personeelstekort tijdelijk worden opgevangen. Toestemming voor overwerk wordt gegeven door de direct leidinggevende. Wanneer het personeelstekort of verhoogde werkaanbod langdurig van aard is, wordt buiten de BIP-organisatie naar versterking gezocht. In eerste instantie binnen de NVWA, daarna eventueel via een uitzendbureau. Het afdelingshoofd IK ontvangt jaarlijks een overzicht van de formatieberekening voor de activiteiten die de Douane onder verantwoording van de NVWA uitvoert Technisch kunnen Zie WHB en KHB-NVWA Verplichtingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden NVWA-medewerkers Zie hiervoor KHB-NVWA Selectie, training, autorisatie en monitoring procedure Zie hiervoor KHB-NVWA , Prac01, Prac02 en procedure NVWA Minimale vereisten selectie, training, autorisatie en monitoring procedure Zie hiervoor KHB-NVWA 8.2 en procedure NVWA Opleiding en training naar behoefte NVWA-medewerkers Zie hiervoor KHB-NVWA 8.2, Prac01, Prac02 en procedure NVWA Supervisie en monitoring van NVWA-medewerkers door bevoegden Wekelijks wordt de controle Controle afhandelen GDB s en vorming van dossiers uitgevoerd zoals beschreven in en uitgevoerd met formulier VWA_FBIP_006. Zie ook KHB/NVWA 8.2 en 8.3. Per 3 jaarlijkse cyclus vindt een verificatie plaats van de bevoegdheden van de teamleden. Een

26 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 26 van 61 beoordeling wordt uitgevoerd door de teamleider of door een aangewezen medewerker onder de verantwoording van de teamleider. De teamleider zorgt voor een representatieve verdeling van deze beoordelingen over drie jaar. Het resultaat van de beoordeling wordt vastgelegd en toegevoegd aan de inzetbaarheid gegevens van de medewerker Beoordeling van de werkzaamheden van de inpecteur De teamleider stelt zich regelmatig op de hoogte van de kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden binnen zijn team. De teamleider krijgt de informatie over het functioneren van de teamleden uit evaluatie van resultaten van de monitoring ( zie 6.1.8). Als die resultaten onvoldoende zijn wordt er een observatie op de werkplek uitgevoerd onder de functionele leiding van de teamleider. De teamleider bespreekt met de medewerker resultaten van de observatie en eventuele vervolgstappen Personeelszaken Personeelsdossier Inwerkregistratieformulieren die betrekking hebben op het inwerken van de medewerkers worden bewaard bij de teamleider. De gegevens van gevolgde opleidingen zijn vastgelegd in de systemen Edu-manager en P- direct. Kopieën van diploma s en certificaten van gevolgde opleiding worden ingescand in P-direkt. Gesprekscyclus Economische Zaken (startgesprek, voortgangsgesprek, functioneringsgesprek). Tenminste eenmaal per jaar vindt tussen elke (ingeleende) medewerker en zijn direct leidinggevende een gesprek plaats. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt. Het verslag wordt als een vertrouwelijk document beschouwd en toegevoegd aan het personeelsdossier (P- Direkt). Beoordelingsgesprek Indien nodig vindt tussen de (ingeleende) medewerker en zijn direct leiding gevende een beoordelingsgesprek plaats. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt. Het verslag wordt als vertrouwelijk document beschouwd en toegevoegd aan het personeelsdossier (P-direkt). Ingehuurde medewerkers (practitioners, Comore- en medewerkers van geselecteerde uitzendbureau`s): Inwerkregistratieformulieren die betrekking hebben op het inwerken van de (ingehuurde) medewerkers worden bewaard bij de teamleider. Kopieën van diploma s en certificaten van gevolgde opleiding worden digitaal vastgelegd door de teamleider. De ingeleende medewerker levert deze relevante diploma s en certificaten van gevolgde opleiding tijdig en volledig aan bij de teamleider. De geheimhoudingsverklaring/verklaring omtrent gedrag is opgenomen in de overeenkomst met de medewerker. Opleidingsgegevens, geheimhoudingsverklaring en verklaring omtrent het gedrag worden digitaal vastgelegd door de teamleider.

27 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 27 van 61 Zie tevens KHB-NVWA Prestatiebeloning Binnen de BIP-werkzaamheden vindt geen prestatiebeloning plaats Zie hiervoor KHB-NVWA Gedragscode Zie hiervoor KHB-NVWA Vertrouwelijkheid van Inspectiegegevens De NVWA zal medewerking verlenen bij het verstrekken van gegevens met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden, rekening houdend met regels in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en de gestelde regels voor openbaarmaking van controlegegevens (NVWA-KHB 5.1) 6.2. Voorzieningen en Uitrusting Geschiktheid gebouwen en uitrusting De feitelijke controlewerkzaamheden worden uitgevoerd in binnen de BIP s gelegen SIP s (keurpunten), in entrepots, op terminals en kantoorlocaties zoals douanekantoren. Afhankelijk van de beschikbare ruimte op het keurpunt zijn er in de nabijheid van de keurpunten kantoorruimten beschikbaar voor de NVWA voor het uitvoeren van administratieve handelingen. De verrichtingen die uitgevoerd worden binnen de verschillende BIP s zijn afhankelijk van de erkenningen die afgegeven zijn door de Europese Commissie. De soorten erkenningen hebben betrekking op producten en levende dieren. Zie hiervoor de actuele Lijst BIP s Nederland (webdossiers Erkende BIP s op Om na te gaan of een entrepot erkend is zie webdossiers erkende entrepots en scheepsleveranciers op BIP s en de daaraan verbonden SIP s moeten voldoen aan de minimumeisen die in de Europese regelgeving zijn vastgesteld met betrekking tot de installaties, de uitrusting en de wijze van functioneren. BIP s en SIP s worden op voordracht van de NVWA erkend door de Europese Commissie en na erkenning gepubliceerd in een Europese Beschikking. SIP s waar producten van dierlijke oorsprong worden gecontroleerd dienen bovendien te voldoen aan hygiënische voorschriften zoals in de communautaire wetgeving is vastgelegd. De werkwijze m.b.t. het verlenen en onderhouden van de erkenning van BIP s, SIP s en entrepots is nader uitgewerkt in de instructie HPIE0201 (webdossiers Erkende BIP s en en HPIE0124A (VVE), HPIE0131A (SL) en HPIE0132A (SE). Als tekortkomingen worden geconstateerd, wordt dit door de officiële dierenarts gemeld aan de BIP/SIP-houder. Deze dient zorg te dragen voor herstel binnen de gestelde termijn. Tijdens de jaarlijkse inspecties worden zowel de geldende protocollen als de uitvoering hiervan inclusief de bijbehorende registraties gecontroleerd. Het toezicht op de hygiëne van de inspectieposten valt buiten de scope van de accreditatie.

28 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 28 van 61 De assistent inspecteur of officiële dierenarts neemt tijdens de keuringswerkzaamheden de hygiënevoorschriften in acht. Als het bedrijf assisteert ziet de NVWA medewerker erop toe dat ook zij de hygiëne voorschriften in acht nemen. Bij het hanteren van de te keuren producten, niet zijnde de monstername, worden waar mogelijk disposables gebruikt om besmetting te voorkomen. Overige materialen die in aanraking komen met de producten (messen, zagen) worden na iedere keuring schoongemaakt en gedesinfecteerd. Indien de voorzieningen niet voldoen aan de erkenningseisen en/of hygiëne voorschriften kan de NVWA de keuringswerkzaamheden stoppen, eventueel in opdracht van de Directeur Keuren. Het afval dat ontstaat bij de materiële controle van producten is Categorie 2-materiaal. De BIP/SIP houder is verantwoordelijk voor de afvoer hiervan. Wijze van opslag/afvoer dient geregeld te zijn in een protocol. Tijdens de werkzaamheden kan gebruik gemaakt worden van gekalibreerde thermometers en loggers. Voor het bewaren van monsters voor laboratoriumonderzoek wordt gebruik gemaakt van geconditioneerde ruimtes. De controle van de apparatuur is beschreven in diverse apparatenvoorschriften. Een magnetron behoort tot de uitrusting van het keurlokaal en deze dient onderhouden en verzorgd te worden door de BIP- of SIP-houder. De weegschaal zoals hier bedoeld is geen kritisch meetmiddel en er worden geen nadere eisen aan gesteld Toegang tot de NVWA-ruimten De keurlokalen zijn uitsluitend voor bevoegd personeel van de NVWA en BIP- of SIP-houder toegankelijk. Dit is aangegeven op de deuren van de keurlokalen. De NVWA kantoren mogen uitsluitend betreden worden met toestemming van de NVWA Blijvende geschiktheid uitrusting Tijdens de werkzaamheden wordt gebruik gemaakt van thermometers en loggers. Om blijvende geschiktheid te garanderen, moet het onderhoud hiervan worden uitgevoerd zoals beschreven in procedure NVWA05 en voorschrift NVWA Identificatie meetmiddelen De meetmiddelen (thermometers, loggers, etc) en de koel-/vrieskasten voor opslag van laboratoriummonsters worden geïdentificeerd zoals beschreven in NVWA procedure NVWA Onderhoud Het onderhoud van meetmiddelen wordt uitgevoerd zoals beschreven in de procedure NVWA05 en het voorschrift NVWA Kalibratieprogramma Apparaten binnen de VVE en de BIP, die een significante invloed uitoefenen op het inspectieresultaat

29 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 29 van 61 worden voor ingebruikname gekalibreerd door het FME laboratorium in Zwijndrecht. Het VVE-team en de BIP teams zijn zelf verantwoordelijk voor het apparatenbeheer, de verzending van apparatuur en de verwerking van de kalibratieresultaten. Het FME laboratorium kalibreert de toegezonden apparatuur conform de vereisten die gesteld worden aan de kalibratielaboratoria conform ISO 17025:2005 algemene eisen voor de bekwaamheid van beproevings- en kalibratielaboratoria. Vanuit die hoedanigheid is het FME laboratorium verantwoordelijk voor een juiste herleidbaarheid van kalibraties, gebruik van juiste referentiestandaarden, tussentijdse controle van de uitrusting, herleidbaarheid van referentiestandaarden, inkoop en opslag van materialen ten behoeve van de kalibratie, opslagcondities en tussentijdse controles en het gebruik van geautomatiseerde systemen. Het kalibratieprogramma is beschreven in de procedure NVWA05 en het werkvoorschrift NVWA Herleidbaarheid van kalibratie Zie paragraaf Gebruik van referentiestandaarden Het gebruik van de bij de kalibratie gebruikte referentiestandaarden wordt uitgevoerd zoals beschreven in de procedure NVWA05 en het voorschrift NVWA Tussentijdse controles van de uitrusting Zie paragraaf De NVWA medewerker die gebruik maakt van een apparaat moet zich vóór gebruik van het apparaat verzekeren dat het apparaat naar behoren werkt. Bij twijfel over de correcte werking van het apparaat moet deze buiten werking worden gesteld volgens de daarvoor geldende procedure. Zie procedure NVWA Herleidbaarheid van referentiestandaarden Zie paragraaf Inkoop en opslag van materialen Er worden geen kritische eisen gesteld aan vrijwel alle materialen, die worden gebruikt bij de keuring in de BIP en entrepots, en hun opslag. Dit geldt niet voor de materialen ten behoeve van de monstername. Deze materialen worden afgenomen van vaste leveranciers. De eisen die worden gesteld aan de monsternamematerialen zijn opgenomen in de inkoopeisen. Voorraadbewaking van het monstername- en verpakkingsmateriaal vindt plaats op het niveau van het team of van de divisie. Inspectielabels worden besteld op het niveau van de divisie bij een vaste leverancier. Voor het bestellen van materialen wordt gebruik gemaakt van de bestelformulieren die staan vermeld op het intranet onder het hoofdstuk Diensten.

30 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 30 van Opslag en tussentijdse controles De klimaatcondities worden bewaakt middels daarvoor bestemde apparatuur. Zie ook paragraaf Voor materialen met opslagcondities ( beperkte houdbaarheid, temperatuur, etc.) geldt dat de condities op de verpakking vermeld moeten zijn. De materialen moeten volgens het bewaarvoorschrift worden opgeslagen Gebruik van geautomatiseerde systemen Zie paragraaf Niet goed functionerende uitrusting Zie hiervoor Registratie van gegevens van uitrusting en software Zie hiervoor KHB-NVWA

31 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 31 van Uitbesteding Mate van uitbesteding, leveranciersselectie en kwalificatie De keuringen in de buitengrens inspectieposten wordt door de NVWA zelf uitgevoerd Slechts in de volgende gevallen is er sprake van uitbesteding te weten: De Douane De Douane voert onder verantwoordelijkheid van de NVWA werkzaamheden uit die staan beschreven in de volgende procedures: BPR-16 Signalering van veterinaire partijen en diervoeders en geldig maken van het GDB BPR-17 Transhipment van producten BPR-18 Documentcontrole van goederen BPR-19 Overeenstemmingcontrole van producten BPR-21 Aanhouden van producten BPR-22 Weigeren van producten BPR-24 Documentencontrole van levende dieren en controle van bijbehorend GDB BPR 27 Aanhouding van levende dieren NVWA_PEP 001 procedure veterinair vrije entrepot, inslag check vooraf aan lossing en de verzegeling bij uitslag De inzet van douaneambtenaren geschiedt op basis van de regeling Aanwijzing ambtenaren voor veterinaire controles bij invoer uit derde landen (Staatscourant 1997, nr. 51, pag. 15). De samenwerking is nader beschreven in de kaderovereenkomst tussen het ministerie van Financiën en het ministerie van EZ en de bijlagen daarbij. De activiteiten die voortkomen uit de BPR 16: Signalering van veterinaire partijen en diervoeders en geldig maken van het GDB en BPR 17: Transhipment van producten (hoewel onderdeel van de veterinaire controles) worden niet beschouwd als een keuringsactiviteit zoals omschreven in NEN-EN- ISO/IEC 17020:2012). Vanuit de basisopleiding zijn douanemedewerkers getraind in het werken met diverse officiële documenten. De Douane voert de werkzaamheden voor de NVWA uit zoals staat beschreven in het kwaliteitssysteem BIP en entrepots en controleert d.m.v. een Interne Controle de uitvoering van de werkzaamheden. Laboratorium Laboratoriumonderzoek als onderdeel van de materiële controle van producten of fysieke controle van levende dieren. De aangewezen laboratoria waar onderzoek wordt uitbesteed zijn bij voorkeur voor het aangevraagde onderzoek geaccrediteerd volgens NEN-EN ISO/IEC Wanneer dit niet mogelijk is, wordt advies gevraagd aan het laboratorium van de NVWA en de

32 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 32 van 61 nationale referentielaboratoria om tot de keuze van een geschikt laboratorium te komen. De keuze voor een laboratorium wordt gemaakt door de Directie Keuren, eventueel na aanvullende advisering van O&O Import&Export. In de praktijk worden de laboratoriumonderzoeken voor zover mogelijk uitgevoerd door een laboratorium van de NVWA. Als onderzoek wordt verlangd van stoffen of micro-organismen die buiten de competentie liggen van het NVWA laboratorium, dan wordt het onderzoek uitgevoerd door een ander geaccrediteerd laboratorium. Het laboratorium, dat is aangewezen voor een bepaald onderzoek, wordt vermeld in de betreffende instructie. Wanneer een belanghebbende een heronderzoek aanvraagt, dan wordt dit uitsluitend verricht bij het referentielaboratorium dat voor het betreffende onderzoek is aangewezen Informeren geïnspecteerde over uitbesteding n.v.t Verantwoordelijkheden, bij uitbesteding onderdelen, vastleggen De verantwoordelijkheden liggen vast in overeenkomsten met de organisaties die voor de NVWA toezicht uitoefenen. Zie tevens WHB-BIP Toezicht op uitbestedingen en leveranciersevaluatie Algemeen Tijdens overleg in het management team of bilateraal overleg tussen een teamleider en afdelingshoofd IK kunnen problemen m.b.t. uitbestede werkzaamheden besproken worden. Douane Interne Controle op de Douane wordt uitgevoerd door de Belastingdienst De in het document kwaliteitsbewaking Douane-NVWA en het convenant nvwa-douane (ALIM13) opgenomen onderwerpen worden door middel van een Interne Controle (IC) ge-audit. Deze Interne Controle is opgenomen in het interne controlestelsel van de accountantsdienst van de Belastingdienst. De leidinggevenden van de Douane, ondersteund door de kwaliteitsmedewerkers van de Douane, zijn direct verantwoordelijk voor alle interne controle- en kwaliteitsaspecten van hun team. De rapportage van de IC van de Douane met daarin de vastgestelde omissies en de genomen corrigerende maatregelen worden doorgestuurd naar de betreffende teamleider IK van de NVWA. NVWA tijdens uitvoering werkzaamheden door Douane Het betreft omissies die geconstateerd zijn door de NVWA medewerker bij de werkzaamheden die uitgevoerd zijn door de Douane (overdracht vastgestelde omissie douane (OVOD)). Deze omissies worden per land/product geregistreerd in een overzichtsbestand (OVOD) van de NVWA. Maandelijks heeft de teamleider of vertegenwoordiger van de teamleider van de afdeling IK van de

33 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 33 van 61 NVWA een kwaliteitsoverleg met de teamleider van de Douane en andere verantwoordelijke douaniers. In dit overleg worden ook de geconstateerde omissies (OVOD) en de gevolgen hiervan besproken en schriftelijk vastgelegd. De verantwoordelijk medewerker van de NVWA geeft aan bij de teamleider van de NVWA wanneer deze omissies (ernstige omissies of structurele omissies) als een probleem worden gezien. Dit wordt vastgelegd op een corrigerend actie formulier (NVWA Sjabloon CAF) en afgehandeld zoals beschreven in de landelijke procedure NVWA-02 Kwaliteitsplan, directiebeoordeling, corrigerende en preventieve maatregelen. Dit wordt teruggekoppeld aan de teamleider van de Douane. Laboratorium Geaccrediteerde laboratoria waaraan werkzaamheden worden uitbesteed, staan onder toezicht van de RvA. Daarnaast vindt er indien nodig overleg plaats tussen vertegenwoordigers van het team O&O Import&Export en de leiding van het NVWA Laboratorium. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt.

34 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 34 van VEREISTEN PROCES EN WERKWIJZE 7.1. Keuringsmethodes en procedures Genormeerde methoden voor inspecties De controlewerkzaamheden in de buitengrens inspectieposten zijn gebaseerd op Europese wet- en regelgeving (richtlijnen, beschikkingen en verordeningen). De eisen waaraan producten en levende dieren moeten voldoen om te worden toegelaten voor invoer in- of doorvoer door de EU staan in deze regelgeving meestal in vrij algemene bewoordingen omschreven. De partijen zijn in het land van oorsprong reeds gecontroleerd door een bevoegde (veterinaire) autoriteit, die hiervoor bepaalde verklaringen en garanties heeft afgegeven (veterinaire documenten of certificaten) Standaardmethoden voor inspecties en monsterneming De controlewerkzaamheden in de buitengrens inspectieposten zijn beschreven in de BIP procedures en in de webdossiers import. Deze documenten zijn gebaseerd op de daarin beschreven Europese wet- en regelgeving en Nederlandse wet- en regelgeving. Planning Wanneer partijen gekeurd moeten worden in een BIP/entrepot, maakt de SIP-houder/entrepothouder hiervoor een afspraak met de planner van de Divisie Ontwerp en Dienstverlening, Afdeling Planning. Indien de SIP-houder/entrepothouder zijn verzoek voor keuringen op een bepaalde dag, vóór uur op de voorafgaande werkdag doorgeeft, gaat de planner van de Divisie na of dit in de planning van de volgende dag verwerkt kan worden. Als de aanvraag niet gehonoreerd kan worden zoals gevraagd, volgt er afstemmingsoverleg met de SIPhouder/entrepothouder Eigen methode voor inspectie Indien in de Europese wet- en regelgeving een onderwerp staat beschreven waaraan de inspecteurs zelf een invulling moet geven wordt dit opgenomen in de betreffende BIP procedure Onderhoud van documenten De kwaliteitsdocumenten en andere informatie (bijvoorbeeld lijsten gepubliceerd door de EU) zijn via intranet beschikbaar. Het actueel houden van de BIP kwaliteitsdocumenten is beschreven in BIP Procedure BPR-15. Zie tevens KHB-NVWA en procedure NVWA Contractmanagement Zie hiervoor KHB-NVWA Gegevens van derden

35 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 35 van 61 Zie hiervoor KHB-NVWA Vastleggen van waarnemingen In de BIP procedures die de controlewerkzaamheden beschrijven is aangegeven welke waarnemingen op welke formulieren vastgelegd moeten worden. De benodigde formulieren zijn beschikbaar via intranet en worden tijdens de controles ingevuld door degene die de keuring (of onderdeel van de keuring) verricht. De ingevulde formulieren dienen gewaarmerkt te worden middels duidelijk geschreven naam en/of naamstempel en handtekening van uitvoerende (assistent) inspecteur Overname van gegevens en berekeningen Bij het verrichten van de keuringen in de BIP worden geen gegevens bewerkt of berekeningen uitgevoerd. Wel worden gegevens overgenomen zoals zegelnummers (inspectielabels en zegels van verzegelde monsters). Het eindoordeel van D-, O- of M-controle wordt vanaf betreffende registratieformulieren op het GDB overgenomen. Registratie van partijen in computerbestanden wordt beschreven in hoofdstuk 7.3 van dit werkhandboek. De genoemde controles in paragraaf zijn controles op juistheid van gegevensoverdracht Veiligheidvoorschriften De NVWA medewerkers hebben de beschikking over een witte jas, hoofddeksel en laarzen of schoenen met een stalen neus. Indien NVWA medewerkers werk uitvoeren in een vrieshuis dan wordt gebruik gemaakt van thermokleding. Voor de keuring van levende dieren hebben de medewerkers de beschikking over een stofjas. De medewerkers van de NVWA werkzaam in de SIP/BIP/entrepot dienen zich te houden aan de veiligheidsinstructies van de BIP-/SIP- of entrepothouder Behandelen van keuringsmonsters en objecten Identificatie van de monsters en de objecten De te controleren partijen worden geïdentificeerd zoals beschreven in de instructies en BIP-procedures De te keuren partijen worden veelal in tijd gescheiden aangevoerd en afgevoerd. Het is niet toegestaan om verpakkingen uit verschillende te keuren partijen gelijktijdig in het keurlokaal aanwezig te hebben tenzij de verpakkingen/partijen duidelijk te onderscheiden zijn door andere productomschrijvingen en identificatie. Verwisseling van de te onderzoeken partijen in het keurlokaal wordt op deze manier zoveel mogelijk voorkomen. De partijen die veterinaire controles moeten ondergaan worden geïdentificeerd aan de hand van het GDB-nummer. Dit nummer is uniek en wordt in alle communicatie en correspondentie over de partij gebruikt.

36 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 36 van Voorbereiden van te keuren objecten(monsters) Voor partijen die voor keuring aangeboden worden, moet een GDB-nummer bekend zijn. Voor het uitvoeren van de materiële controle moet de partij naar een SIP met de juiste erkenning getransporteerd worden. De controle dient in het keurlokaal plaats te vinden Voorbereiden van het keuren Monsters van partijen die voor keuring worden aangeboden moeten, d.m.v. een identificatie herleidbaar zijn naar de partij. Zie hiervoor MON Instandhouden van het object (monster) Het behandelen van partijen producten tijdens en na het keuren In geval van gekoelde of bevroren partijen is voor het uitvoeren van een overeenstemming- en materiële controle noodzakelijk dat een deel van de partij buiten de geconditioneerde ruimte (bijvoorbeeld een container) geplaatst wordt. Deze periode wordt zo kort mogelijk gehouden. Na het uitvoeren van de vereiste controles en het nemen van monsters wordt de verpakking gesloten, verzegeld met een inspectielabel en zo snel mogelijk teruggeplaatst in de geconditioneerde ruimte. Wanneer tijdens de keuring van de partij herstelbare omissies worden aangetroffen of laboratoriumonderzoek nodig is voor de partijbeslissing, wordt de partij aangehouden. Gedurende de periode dat de partij is aangehouden, dient de partij opgeslagen te worden. De aanbieder is er zelf voor verantwoordelijk dat dit onder de juiste temperatuursomstandigheden plaatsvindt. Tussen de NVWA en SIP-houder zijn opslagprotocollen overeengekomen. In overleg met de BIP/SIP-houder kan de aanbieder bepalen waar de partij wordt opgeslagen. Indien door onvoldoende capaciteit opslag bij de SIP niet mogelijk is, is in Rotterdam opslag op de terminal mogelijk, indien voorzien in het protocol van betreffende SIP-houder. De officiële dierenarts geeft uiteindelijk toestemming voor de opslaglocatie. Opslag moet plaatsvinden onder toezicht van de NVWA/Douane. De kosten van opslag e.d. zijn voor rekening van de aanbieder. De partij moet geblokkeerd worden. Dit wordt verzorgd door de opslaghouder (bij opslag op een SIP/entrepot) of bij opslag op een terminal door de Douane of door de vergunninghouder van de douanevergunning. Wanneer de omissies door de aanbieder zijn hersteld of het resultaat van het laboratoriumonderzoek bekend is, wordt de keuring voortgezet en afgerond. Wanneer in het kader van de materiële controle monsters worden genomen voor laboratoriumonderzoek, worden voor het bewaren van de monsters middelen gebruikt die de monsters op de voorgeschreven temperatuur houden, totdat deze naar het onderzoekslaboratorium worden vervoerd. De middelen die gebruikt worden voor monsteropslag mogen niet toegankelijk zijn voor derden. Het behandelen van partijen levende dieren tijdens en na de keuring Op de BIP/SIP met erkenning voor de keuring van levende dieren zijn voorzieningen aanwezig voor de ontvangst van dieren die binnenkomen. De SIP-houder is verantwoordelijk voor de verzorging van dieren die aangehouden worden. De NVWA ziet toe op het welzijn van dieren die aangehouden worden.

37 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 37 van Registratie Registratiesysteem Algemeen Onderzoeksresultaten en keuringsbeslissingen worden vastgelegd op diverse NVWA/BIP en NVWA/FEP formulieren en op het GDB. De NVWA/BIP en NVWA/FEP formulieren zijn zodanig opgezet dat alle waarnemingen die nodig zijn om na te kunnen gaan hoe het resultaat tot stand is gekomen daarop vastgelegd kunnen worden. De resultaten van controles in de BIP worden eveneens in een geautomatiseerd systeem vastgelegd: De VGC-applicatie is een proces-ondersteunend systeem voor de veterinaire controles in Nederlandse BIP s. Het systeem ontvangt deel I van het GDB in elektronische vorm van de ladingbelanghebbenden. Resultaten van controles en de beslissing over de partij kunnen door de Douane en de NVWA in VGC worden vastgelegd. De formulieren VWA/F-BIP-001, 002, 004, 007, 008, 011,013 en NVWA_FBIP_028 zijn geïntegreerd in VGC en kunnen desgewenst worden ingevuld en geprint. In de BIP s worden de gegevens voor de volgende van alle uitgevoerde handelingen voor de keuringen op de daarvoor bestemde formulieren vastgelegd. De formulieren zijn beschreven in diverse kwaliteitsdocumenten. Archiveren Zie voor archiveren de NVWA procedure NVWA06 en NVWA07. Bewaren van gegevens Alle registraties die betrekking hebben op het tot stand komen van de partijbeslissing worden tenminste vijf jaar bewaard. Alle registraties worden gebundeld tot één dossier per partij. De dossiers kunnen na afhandeling van een partij enige tijd in de kantoorruimte op een keurpunt bewaard worden. De kantoorruimtes zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van de NVWA of onder begeleiding van een medewerker van de NVWA. In de kantoorruimtes bevinden zich registraties van bevindingen die tijdens de keuring van partijen uit derde landen worden gedaan (op formulieren en in beveiligde computerbestanden). De toegang tot geautomatiseerde gegevensbestanden die bij de BIP s in gebruik zijn, is beschermd door middel van wachtwoorden, zie voor nadere toelichting het Kwaliteitshandboek NVWA. De originele documenten die bij partijen horen, registratieformulieren en certificaten worden bewaard in afsluitbaar kasten of in kantoorruimtes die, wanneer er geen NVWA medewerkers aanwezig zijn, afgesloten worden.

38 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 38 van 61 Bewaren van gegevens (vervolg) Voorafgaande aan het archiveren worden de GDB-dossiers bewaard op de volgende locaties: BIP Locatie archief Verantwoordelijk BIP Rotterdam Rijksverzamelkantoor Zwijndrecht BIP Amsterdam Airport Schiphol Teamlocatie Schiphol Teamleider Documentencontrole Teamleider Luchthavens BIP Amsterdam Haven Teamlocatie Velsen Teamleider Entrepot & haven BIP Vlissingen Rijksverzamelkantoor Teamleider Documentencontrole Zwijndrecht BIP Harlingen Teamlocatie Velsen Teamleider Entrepot & haven BIP Maastricht Teamlocatie Team Dier Echt Teamleider Luchthavens BIP Eemshaven BIP Eemshaven Teamleider Entrepot & haven Entrepots Rijksverzamelkantoor Zwijndrecht Teamleider Entrepot & haven Herleidbaarheid van de keuringsrapporten (naar de uitvoerder) De herleidbaarheid van keuringsrapporten naar de uitvoerder wordt vastgelegd op diverse NVWA- /BIPformulieren en certificaten zoals beschreven in de diverse procedures 7.4. Keuringsverslagen en keuringscertificaten Terugvindbaarheid Het resultaat van de controles op levende dieren en veterinaire producten uit derde landen voor invoer, doorvoer of opslag wordt per partij vastgelegd in de applicatie VGC. De aanbieder ontvangt één exemplaar van het uit VGC geprinte GDB, gestempeld en getekend door de officiële dierenarts Inhoud, goedkeuren en ondertekenen Inhoud Het GDB heeft een vastgestelde lay out, overeenkomstig Europese regelgeving. De partijgegevens (deel I van het GDB) worden aangeleverd door de aanbieder. De NVWA is verantwoordelijk voor het controleren van deze gegevens. De resultaten van de documentcontrole, overeenstemmingcontrole en de materiële controle (indien van toepassing) worden op het GDB weergegeven. De officiële dierenarts in het entrepot controleert of de gegevens op het VC/deel-GDB overeen komen met de gegevens van de aangeboden partij. Op basis van deze resultaten neemt de officiële dierenarts een beslissing over de partij. Deze beslissing wordt eveneens op het GDB vastgelegd. Afhankelijk van de bestemming van de partij wordt òf het origineel van het (veterinair) certificaat of document aan het GDB òf één gewaarmerkte kopie van het (veterinair) certificaat of document toegevoegd. Zie voor het invullen van het GDB en het afhandelen van het (veterinair) certificaat of document verder BIP Procedures 23 en 29. Indien er een laboratoriumonderzoek is uitgevoerd als onderdeel van de materiële controle en de uitslag is mede bepalend voor de partijbeslissing, dan wordt er een kopie van het laboratoriumrapport aan het GDB toegevoegd.

39 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 39 van 61 Inhoud, goedkeuren en ondertekenen (vervolg) Goedkeuren en ondertekenen Het (deel-)gdb/vc wordt ondertekend door een officiële dierenarts die werkzaam is in de BIP/Entrepot. De documenten worden voorts geldig gemaakt door het plaatsen van specifieke stempels. Voor het bestellen van stempels: zie van dit werkhandboek. Van de uitgegeven stempels wordt een overzicht gemaakt Inspecteren certificaat n.v.t Rapporteren resultaten Van iedere week worden steekproefsgewijs door de officiële dierenarts, in opdracht van de teamleider, door het team afgehandelde dossiers beoordeeld op juistheid en volledigheid. Deze worden digitaal geregistreerd (NVWA_FBIP_006). Indien er omissies worden gevonden wordt dit teruggekoppeld aan de desbetreffende NVWA medewerker, dan wel via het overzicht vastgestelde omissies douane (OVOD) teruggekoppeld aan de teamleider van de Douane. Ernstige en/of herhaalde omissies worden bij de teamleider NVWA gemeld Wijzigen en toevoegen na uitgifte certificaat Nadat een GDB is afgehandeld door de NVWA en afgegeven worden er uitsluitend in zeer uitzonderlijke gevallen wijzigingen in aangebracht. Wijzigingen zijn uitsluitend mogelijk met datum, handtekening en naamstempel van de officiële dierenarts. Er worden geen gewaarmerkte duplicaten van GDB en/of (veterinaire) certificaten of documenten aan de belanghebbende verstrekt buiten de documenten die de partij vergezellen. Indien de belanghebbende de relevante documenten verliest nadat de NVWA de partij heeft doorgelaten voor de aangegeven bestemming en de veterinaire autoriteiten van de lidstaat van bestemming nemen geen genoegen met niet-gewaarmerkte kopieën van de relevante documenten, dan stelt de NVWA gewaarmerkte kopieën rechtstreeks beschikbaar aan de veterinaire autoriteit van de lidstaat van bestemming. De NVWA spreekt dan met de veterinaire autoriteit af op welke manier deze de documenten wil ontvangen. Zie hiervoor BIPVS_03 en WIEP_ Klachten en beroep Aanwezigheid van procedures voor klachten en beroep Hoe de klachten over werkzaamheden worden verwerkt is beschreven in de NVWA klachtenprocedure (NVWA-04) Opvraagbaarheid klachtenprocedure door derden Zie KHB-NVWA hoofdstuk 12, en de procedure NVWA-04.

40 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 40 van Acceptatie van de klacht Zie KHB-NVWA hoofdstuk 12, en de procedure NVWA Klachtenbehandeling Algemeen Klachten over de werkzaamheden worden behandeld volgens de werkwijze beschreven in de NVWA klachtenprocedure (NVWA-04). Het klachtenoverzicht wordt periodiek (3 maandelijks) besproken in het MT V&I Schadeclaims Schadeclaims worden direct via de Directie Keuren doorgezet naar de afdeling Juridische zaken, Directie Strategie NVWA. Deze afdeling handelt het bezwaarschrift af. Bezwaarschriften Algemeen Wanneer een partij niet aan de gestelde eisen voldoet, leidt dit tot een partijbeslissing Weigeren. Bij weigeren van een partij producten op basis van een positieve (d.w.z. niet-conforme) laboratoriumuitslag kan de belanghebbende een heronderzoek van het monster laten uitvoeren bij een ander laboratorium. De belanghebbende dient hiervoor contact op te nemen met het laboratorium dat het onderzoek uitvoert. De procedure voor dit heronderzoek is beschreven in de kwaliteitsdocumenten van het laboratorium. Voor de werkwijze met betrekking tot heronderzoek/contra-expertise zie BIP voorschrift BIPVS-09 Contra-expertise. Specifiek-1 Voor zover het besluit is gebaseerd op EZ-regelgeving/EZ- en VWS-regelgeving gezamenlijk kan een belanghebbende tegen dit besluit een met redenen omkleed bezwaarschrift indienen bij de Minister van Economische Zaken. Dit moet binnen zes weken na verzending van het besluit worden verzonden naar: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Afdeling Juridische Zaken Postbus DE Zwolle Specifiek-2 Voor zover het besluit is gebaseerd op VWS-regelgeving kan een belanghebbende tegen het besluit een met redenen omkleed bezwaarschrift indienen bij de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Dit moet binnen zes weken na verzending van het besluit worden verzonden naar: Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Centrale Directie Wetgeving en Juridische zaken, Postbus 20350, 2500 EJ Den Haag Klachten mogen geen invloed hebben op de relatie met de klager Zie KHB-NVWA 12.1

41 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 41 van Klacht- en beroepproces Minimale vereisten voor het afhandelen beroep of klacht Zie KHB-NVWA hoofdstuk 12 en de procedure NVWA Verzamelen en verifieren van informatie t.b.v. het afhandelen klacht of beroep Zie KHB-NVWA hoofdstuk 12 en de procedure NVWA Informeren van de klager of degene die beroep heeft aangetekend Zie KHB-NVWA hoofdstuk 12 en de procedure NVWA Onafhankelijkheid in het afhandelen van de klacht of het beroep Zie KHB-NVWA hoofdstuk 12 en de procedure NVWA Communiceren van het afhandelen van de klacht of het beroep Zie KHB-NVWA hoofdstuk 12 en de procedure NVWA04.

42 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 42 van VEREISTEN MANAGEMENTSYSTEEM 8.1. Eisen voor opzet kwaliteitssysteem Integriteit van het kwaliteitssysteem De NVWA is een type A inspectie-instelling en onderhoudt een kwaliteitssysteem dat hiermee in overeenstemming is Systeemvereisten inspectie-instelling type A De NVWA is een type A inspectie-instelling en onderhoudt een kwaliteitssysteem dat hiermee in overeenstemming is. Zie KHB-NVWA de hoofdstukken 6.3, 6.4, 6.6, 11 en Systeemvereisten inspectie-instelling type n.v.t Documentatie voor het kwaliteitssysteem (Inspectie-instelling type A) Kwaliteitssysteem In de BIP ondergaan levende dieren, levende producten en veterinaire producten afkomstig uit derde landen veterinaire controles alvorens zij voor invoer in / doorvoer door de Europese Unie worden toegelaten. Hierbij wordt nagegaan of deze producten en dieren voldoen aan de eisen voor dier- en volksgezondheid en aan een aantal aanvullende wettelijke verplichtingen. De eisen zijn hoofdzakelijk op EU-niveau bepaald. De controles dienen te allen tijde volgens de voorgeschreven kwaliteitsdocumenten te verlopen. Deze kwaliteitsdocumenten dienen beschikbaar en up-to-date te zijn. De teamleider bewaakt dat zijn medewerkers op de hoogte zijn van de kwaliteitsdocumenten aan de hand van formulier VWA/F-BIP-025 of digitaal met stemknoppen. De juiste en zorgvuldige uitvoering van de controles is niet alleen van nationaal maar ook van EU belang. Het kwaliteitssysteem is erop gericht om de correcte uitvoering van deze controles te borgen en daardoor de dier- en volksgezondheid te beschermen. In veel gevallen wordt een beslissing, binnen de kaders van de wet, opgedragen aan de bevoegde autoriteit (de NVWA) of de officiële dierenarts (medewerker van de NVWA). In deze gevallen is een professionele werkwijze waarbij verantwoordelijkheid dragen en verantwoording afleggen kernbegrippen zijn, noodzakelijk. Enkele specialistische controleonderdelen worden uitbesteed; hierbij gaat het m.n. om laboratoriumonderzoek. De keuze voor een laboratorium dient zorgvuldig te gebeuren: de beslissing over de partij kan hiervan afhangen. Het kwaliteitssysteem zoals beschreven in dit handboek en de bijbehorende documenten, zoals beschreven in bijlage 1 (lijst van verrichtingen), heeft betrekking op het keuren van dieren, dierlijke

43 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 43 van 61 producten en producten van dierlijke oorsprong afkomstig uit derde landen die worden binnengebracht in de EU, met uiteindelijke bestemming invoer in op of doorvoer door EU grondgebied of, in het geval van producten, opslag van deze producten in erkende entrepots (en scheepsbevoorrading). Tevens valt onder het kwaliteitssysteem de ondersteunende processen die worden uitgevoerd door de Planning in Zwijndrecht zoals beschreven in de landelijke procedures. Naast een professionele houding van de medewerkers bij de keuringsbeslissing is het van belang dat rekening wordt gehouden met de eisen die het logistieke proces in de haven/luchthaven stelt. Onnodig oponthoud dient voorkomen te worden. Facturering van de werkzaamheden dient volledig (inkomsten voor de eigen dienst) en correct (correcte facturen naar bedrijfsleven) te zijn. De Directie Keuren onderschrijft het kwaliteitsmanagement-systeem van de buitengrens inspectieposten en entrepots en ondersteunt de invulling en uitvoering ervan door voorwaarden te scheppen die nodig zijn voor het uitvoeren van de hiervoor noodzakelijke werkzaamheden. Met enige regelmaat worden er gegevens opgevraagd over de verrichte keuringen of onderzoeksresultaten van geïmporteerde producten in Nederlandse BIP s, bijvoorbeeld voor rapportage naar de EU. De gegevens die vastgelegd worden en gerapporteerd worden, moeten volledig en betrouwbaar zijn en tijdig geleverd kunnen worden. De Directie Keuren vindt het van groot belang dat de betrokken medewerkers bekend zijn met de doelstelling van het kwaliteitsbeleid en met de inhoud van het kwaliteitsmanagementsysteem; in de verschillende werkoverleggen wordt dit onderwerp structureel aan de orde gesteld. Ook dienen de medewerkers zich kwaliteitsbewust te gedragen. Dit wordt o.a. bij functioneringsgesprekken besproken. Het bedrijfsleven (aanbieders van te keuren partijen) heeft behoefte aan informatie over eisen aan producten, (veranderingen in) keuringswerkzaamheden en kosten ervan. Informatievoorziening aan deze klantengroep vindt plaats door via het internet of door het Klantcontactcentrum, ondersteund door O&O Import&Export. Een goede uitrusting en organisatie van de afdeling IK, organisatieonderdeel buitengrens inspectieposten en entrepots is essentieel voor een goed verloop van de veterinaire controles. Het voldoen aan de norm voor keuringsinstellingen, NEN-EN-ISO/IEC 17020: 2012, waar van toepassing, is daarom een intern opgelegde minimale verplichting. Het laten toetsen door de Raad voor Accreditatie en het behouden van een accreditatie wordt gezien als een bevestiging dat de organisatie het gewenste niveau inderdaad bereikt heeft Betrokkenheid Directie Zie KHB-NVWA en de NVWA-procedure NVWA Kwaliteitsmedewerker De kwaliteitsmedewerker heeft, indien nodig, rechtstreeks toegang tot de Directeur Keuren. Zie hiervoor tevens KHB-NVWA 6.2, WHB-BIP en de NVWA-procedure NVWA Herleidbaarheid van het kwaliteitssysteem Zie hiervoor KHB-NVWA en de procedure NVWA-01

44 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 44 van Documentenbeheer De geldende uitgaven van de diverse kwaliteitsdocumenten zijn beschikbaar via het intranet en het internet. Intranet is op iedere werkplek toegankelijk via een (in)directe netwerkaansluiting en/of via UMTS. Opstellen, wijzigen en autorisatie van kwaliteitsdocumenten is beschreven in het KHB-NVWA 6.3, in de procedure NVWA-01 en in de procedure BPR Beheer van documentatie Beheer van kwaliteitsdocumenten Voor de werkzaamheden in de Buitengrens Inspectie Posten en de Entrepots zijn de volgende kwaliteitsdocumenten van toepassing: Kwaliteitshandboek NVWA NVWA Procedures NVWA Voorschriften Werkhandboek BIP* BIP Procedures* BIP Voorschriften* Import Veterinair Online* (IVO) Webdossiers import (internet NVWA)* Interne instructies (intranet NVWA)* Entrepot Procedures* WIEP voorschriften* * Deze documenten vallen onder het beheer van O&O Import&Export. Aanvullend op deze documenten kunnen afspraken voor nieuwe activiteiten of wijzigingen in bestaande activiteiten digitaal worden vastgelegd. Voor registraties wordt gebruik gemaakt van: NVWA Formulieren BIP Formulieren FEP formulieren De applicatie IVO is voor veterinaire eisen opgebouwd uit de volgende hoofdgroepen: Levende dieren en levende producten Bijzondere producten Dierlijke bijproducten niet humane consumptie Overige dierlijke producten humane consumptie Vers Vlees en Vleesbereidingen Vis en Visserijproducten Vleesproducten De webdossiers Import bestaan uit:

45 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 45 van 61 Import vanuit derde landen Actualiteit en geschiktheid voor gebruik Het passend en actueel houden van het kwaliteitssysteem binnen de BIP-teams valt onder de verantwoordelijkheid van de documenteneigenaar zijnde O&O Import&Export. Hierbij wordt, indien gewenst, samengewerkt met de kwaliteitsmedewerker van de Divisie Ontwerp & Dienstverlening. Zie hiervoor ook KHB-NVWA 6.3 en 10.2 en procedure NVWA Identificatie en terugvindbaarheid van de documentatie Criteria voor beheer en opslag in het kwaliteitssysteem Zie hiervoor KHB-NVWA en de procedure NVWA Houdbaarheidtermijnen voorbeheer en opslag van het kwaliteitsysteem Zie hiervoor KHB-NVWA en de procedure NVWA Directiebeoordeling Algemeen Zie hiervoor KHB-NVWA 6.6 en de procedure NVWA Minimale vereisten beoordelingsinformatie Zie hiervoor KHB-NVWA 6.6 en procedure NVWA Actualiteit en geschiktheid voor gebruik Zie hiervoor KHB-NVWA 6.6 en procedure NVWA Interne audits Auditprocedure Zie hiervoor KHB-NVWA 6.4 en de procedure NVWA Auditprogramma Zie hiervoor KHB-NVWA 6.4 en de procedure NVWA Reikwijdte van de interne audit Zie hiervoor KHB-NVWA 6.4 en de procedure NVWA-03

46 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 46 van Frequentie van de interne audit Zie hiervoor KHB-NVWA 6.4 en de procedure NVWA Criteria t.b.v. de interne audit Zie hiervoor KHB-NVWA 6.4 en de procedure NVWA Corrigerende maatregelen Procedure corrigerende maatregelen Zie hiervoor KHB-NVWA 7.4 en de procedure NVWA Corrigerende maatregelen Zie hiervoor KHB-NVWA 7.4 en de procedure NVWA-02 Afspraken/besluiten die voortkomen uit een corrigerende maatregel en overige afspraken/besluiten worden digitaal op de T-schijf bijgehouden (NVWA_FBIP_027). Voor elke gemaakt(e) afspraak/besluit wordt een termijn bepaald. Tijdens het technisch deel van het werkoverleg worden afspraken/besluiten die aan de termijn zijn heroverwogen. Een medewerker van het team beheert de afspraken/besluiten in opdracht van de teamleider. Jaarlijks vindt er een overleg plaats waaraan de verantwoordelijke medewerkers uit de verschillende teams van de BIP en een medewerker van O&O deelnemen. Tijdens dit overleg worden de gemaakte afspraken/besluiten welke mogelijk team overschrijdend zijn met elkaar besproken. Tevens wordt bekeken welke afspraken/besluiten zouden moeten leiden tot een wijziging van een kwaliteitsdocument en/of mogelijke juridische gevolgen hebben. Mutaties in kwaliteitsdocumenten die voortkomen uit een corrigerende maatregel of uit gemaakte afspraken/besluiten worden vastgelegd op het mutatieformulier kwaliteitsdocumenten BIP (NVWA_FBIP_035) zoals beschreven in BPR Reikwijdte van de corrigerende maatregelen Zie hiervoor KHB-NVWA 7.4 en de procedure NVWA Minimale vereisten voor de procedure corrigerende maatregelen Zie hiervoor KHB-NVWA 7.4 en de procedure NVWA Preventieve maatregelen Procedure preventieve maatregelen Zie hiervoor KHB-NVWA 7.3 en de procedure NVWA Reikwijdte van de preventieve maatregelen Zie hiervoor KHB-NVWA 7.3 en de procedure NVWA-02

47 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 47 van Minimale vereisten voor de procedure preventieve maatregelen Zie hiervoor KHB-NVWA 7.3 en de procedure NVWA-02

48 code WHB-BIP Versie: 23 Ingangsdatum: 22 sept pag. 48 van 61 Bijlage I : Lijst van verrichtingen Lijst van verrichtingen (Accreditatie: I-134) NVWA Buitengrens inspectieposten, onderdeel van NVWA Afdeling IK Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit Naam NVWA Adres Catherijnesingel GG, Utrecht Telefoon Fax Werkveld Soort en omvang Methoden & Procedures Alle buitengrens inspectieposten Veterinaire partijen uit 3 e Veterinaire controles BPR-18, BPR-19, BPR-20, BPR-021, landen: producten (documenten-, overeenstemming- BPR-022 en BPR-023 en materiële controle) voor invoer Conform Richtlijn 97/78/EG en of doorvoer in de EU Verordening (EG) 136/2004 Buitengrens inspectieposten: Luchthavens Amsterdam Airport en Maastricht Airport Veterinaire partijen uit 3 e Veterinaire controles BPR-024, BPR-025, BPR-026, landen: levende dieren (documenten-, overeenstemming- BPR-027, BPR-28 en BPR-29 en fysieke en welzijnscontrole) voor invoer of doorvoer in de EU Conform Richtlijn 91/496/EEG, Richtlijn 92/65/EG, Beschikking 97/794/EG en Verordening (EG) 282/2004