BUITENGRENS INSPECTIEPOSTEN

Transcriptie

1 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 1 van 52 BUITENGRENS INSPECTIEPOSTEN WERKHANDBOEK

2 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 2 van 52 versie datum toelichting Aangepast n.a.v. organisatorische veranderingen WHB aangepast: Aan de geldende norm ISO-17020/2012 ( ) O.b.v. opmerkingen, gemaakt bij de IA-BIP-2012 O.b.v. de periodieke revisie 2013 Tekstuele aanpassingen zijn niet herkenbaar gemaakt middels de kantlijn N.a.v. de RVA audit in september 2014 is er een kleine passage toegevoegd aan Personeelszaken, Personeelsdossier, betreffende inhuur derden. Actualisatie van bijlage III : BIP-voorschriften

3 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 3 van 52 INHOUDSOPGAVE 1. ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED Onderwerp en toepassingsgebied NORMATIEVE VERWIJZINGEN BEGRIPSBEPALINGEN Definities Afkortingen ALGEMENE EISEN Onpartijdigheid en onafhankelijkheid Vertrouwelijkheid STRUCTURELE EISEN Administratieve eisen Organisatie VEREISTE MIDDELEN Personeel Voorzieningen en Uitrusting Uitbesteding VEREISTEN PROCES EN WERKWIJZE Keuringsmethodes en -procedures Behandelen van keuringsmonsters en -objecten Registratie Keuringsverslagen en keuringscertificaten Klachten en beroep Klacht- en beroepproces VEREISTEN MANAGEMENTSYSTEEM Eisen voor opzet kwaliteitssysteem Documentatie voor het kwaliteitssysteem (Inspectie-instelling type A) Beheer van documentatie Identificatie en terugvindbaarheid van de documentatie Directiebeoordeling Interne audits Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen Bijlage I : Lijst van verrichtingen Bijlage II : BIP-procedures Bijlage III : BIP-voorschriften Bijlage IV : BIP-formulieren Bijlage V : BIP-Competentie-overzicht (Import veterinair)... 49

4 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 4 van ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED 1.1. Onderwerp en toepassingsgebied Het werkterrein waarvoor dit werkhandboek geldt betreft de veterinaire controles in Nederlandse Buitengrens inspectieposten (BIP s). Deze BIP s zijn gevestigd op of in de onmiddellijke nabijheid van de plaats van binnenkomst op het grondgebied van de Europese Unie (EU). Hier vinden controles plaats van levende dieren (en producten) of veterinaire producten teneinde deze in te voeren in of door te voeren door de EU. De BIP s zijn een onderdeel van de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA), Divisie Veterinair & Import (V & I) en hebben de volgende taak: Veterinaire controles op levende dieren, levende producten en veterinaire producten afkomstig uit derde landen die worden binnengebracht in de Europese Unie met uiteindelijke bestemming invoer in of doorvoer door de Unie. De werkzaamheden in de BIP s betreffen hoofdzakelijk een documenten- en overeenstemmingcontrole gevolgd door een materiële controle (voor producten) of fysieke- en welzijnscontrole (voor levende dieren). Ook laboratoriumonderzoek kan deel uitmaken van de materiële- of fysieke controle. De controles worden uitgevoerd volgens wet- en regelgeving zoals beschreven in Hoofdstuk 3 van dit werkhandboek. 2. NORMATIEVE VERWIJZINGEN n.v.t.

5 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 5 van BEGRIPSBEPALINGEN 3.1. Definities In het kader van de veterinaire controles, verricht in Buitengrens inspectieposten (BIP), gelden de volgende definities: Aanbieder Zie Belanghebbende bij de lading. Aanhouden Blokkeren van een partij waarbij een (naar het oordeel van de officiële dierenarts) herstelbare omissie is vastgesteld. Algemeen Veterinair AVD, Algemeen Veterinair Document Document (AVD) Veterinair document afgegeven en ondertekend door de Veterinaire Autoriteit in het land van herkomst. Een AVD kan gebruikt worden voor producten of bijproducten van dierlijke oorsprong, als ook voor levende dieren en levende producten. Een AVD wordt gebruikt voor een keuringsplichtig dierlijk (bij)product en levend dier/product waar geen EU voorgeschreven (dier)gezondheidscertificaat voor is. In een AVD voor dierlijke (bij)producten is aangegeven wat de aard, hoeveelheid en herkomst (3 e land en bedrijf in het 3 e land), is van het dierlijke (bij)product. In het geval het gebruiksdoel van het dierlijke (bij)product humane consumptie is, moet op het AVD worden vermeld: geschikt voor humane consumptie. In het geval van levende dieren of levende producten is op het AVD aangegeven de soort(en) (wetenschappelijke naam, eventueel ook ras) of aard van het levende product, aantal dieren per soort * of hoeveelheid levend product en de herkomst van de dieren of levend product (3 e land en bedrijf in het 3 e land). * Indien het precieze aantal dieren niet aan te geven is, bijv. in het geval van insecten, wormen of andere kleine dieren, dan kan volstaan worden met het vermelden van het aantal colli/verpakkingen. Een AVD is afgeven door een certificerende autoriteit en moet voor de dierlijke (bij)producten voldoen aan de algemene beginselen van certificering volgens Bijlage IV van Richtlijn 2002/99/EG. Een AVD met levende dieren/producten moet ook in de geest van Bijlage IV van Richtlijn 2002/99/EG gecertificeerd zijn. Bedrijf (levende dieren) Landbouwbedrijf of handelaarstal in de zin van de vigerende nationale voorschriften, die zijn gelegen op het grondgebied van een lidstaat en waar gewoonlijk dieren, niet zijnde paardachtigen worden gehouden of gefokt alsmede op in een lidstaat gelegen landbouwbedrijf of entrainement, stal, iedere ruimte of iedere inrichting waar gewoonlijk paardachtigen worden gehouden of gefokt, ongeacht hun gebruik.

6 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 6 van 52 Belanghebbende bij de lading. Bestemming Bevoegde autoriteit Buitengrens inspectiepost (BIP) Categorie 1 materiaal Categorie 2 materiaal Categorie 3 materiaal Derde land Documenten-controle Doorvoer Douaneverzegeling Douanemedewerker Elke natuurlijke- of rechtspersoon die overeenkomstig de voorschriften van Verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad van 12 oktober 1992 tot vaststelling van het communautaire Douanewetboek verantwoordelijk is voor het verloop van de in die verordening bedoelde situaties waarin de partij kan verkeren, alsmede de in artikel 5 van die verordening bedoelde vertegenwoordiger en die de verantwoordelijkheid op zich neemt met betrekking tot de gevolgen van de door Richtlijn 97/78/EG voorgeschreven controles. Leveringsadres van een partij zoals aangegeven op het GDB De centrale autoriteit die bevoegd is voor de verrichting van de veterinaire controles, of elke autoriteit waaraan de centrale autoriteit deze bevoegdheid heeft overgedragen. Buitengrens Inspectiepost die overeenkomstig Richtlijn 91/496/EG, artikel 6 resp. Richtlijn 97/78/EG, artikel 6 is aangewezen en erkend voor het verrichten van de veterinaire controles van dieren, resp. producten van dierlijke oorsprong die uit derde landen bij de grens van één van de lidstaten van de Europese Unie. De BIP dient vermeld te staan op de lijst van erkende buitengrens inspectieposten in de bijlage van Beschikking 2009/821/EG. Dierlijke bijproducten zoals bedoeld in artikel 8 van Verordening (EG) Nr. 1069/2009 Dierlijke bijproducten zoals bedoeld in artikel 9 van Verordening (EG) Nr. 1069/2009 Dierlijke bijproducten zoals bedoeld in artikel 10 van Verordening (EG) Nr. 1069/2009 Land of gebied dat geen deel uitmaakt van de omschreven grondgebieden in bijlage I van Richtlijn 97/78/EG. Verificatie van de veterinaire certificaten, de veterinaire documenten of van andere documenten die een partij vergezellen. Vervoer van een partij afkomstig uit een 3 e land naar een 3 e land over het grondgebied van de Europese Unie waarbij de partij de EU binnenkomt en verlaat via een erkende BIP, overeenkomstig artikel 11 van Richtlijn 97/78/EG Container- of voertuigverzegeling d.m.v. een douanezegel aangebracht door de Douane of door een vergunninghouder zodanig dat deze bij opening van de container of het voertuig wordt verbroken. Ambtenaar van de Douane, aangesteld als onbezoldigd ambtenaar van de NVWA, overeenkomstig het Convenant tussen de Ministeries van EZ en Financiën.

7 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 7 van 52 Eindverpakking Fysieke controle (levende dieren) Geharmoniseerd product Generale Verklaring Handelsdocument (HD) Inklaren Instelling, instituut of centrum (levende dieren) Land van verzending (producten) Land van oorsprong Levende dieren Levende producten Omhulsel of bergingsmiddel dat het product tijdens het vervoer en bij het hanteren een doeltreffende bescherming biedt. De controle van de dieren zelf, die monsterneming en een onderzoek van de monsters in een laboratorium kan omvatten, met in voorkomend geval aanvullende controles tijdens de quarantaine. Veterinair product waarvoor op communautair niveau is vastgesteld: - een lijst van (delen van) derde landen waaruit invoer in de EU is toegestaan; en - een lijst van erkende inrichtingen (volksgezondheid en diergezondheid); en - een modelcertificaat (volksgezondheid en diergezondheid). De generale verklaring is een bij aankomst in en vertrek uit havens van EU-lidstaten aan de Douane te overleggen formulier dat vastgestelde gegevens bevat met betrekking tot het schip. Een handelsdocument is een origineel document voor dierlijke (bij)producten waarin is aangegeven de aard, hoeveelheid en herkomst van het dierlijk (bij)product. Een HD kan ondertekend zijn door de importeur, de verzender van de partij of ander persoon verantwoordelijk voor de partij. De algemene beginselen van certificering volgens Bijlage IV van Richtlijn 2002/99/EG zijn niet van toepassing op een HD. Zo kan een HD ook afgegeven worden nadat de partij het 3 e land heeft verlaten. Douane proces nodig voor het Douanetechnisch invoeren (handelstechnisch vrij maken) van goederen in de EU. Erkende geografisch begrensde permanente installatie waar doorgaans een of meer soorten dieren worden gehouden of gefokt. Het derde land waar de partij is geladen in het vervoermiddel waarmee zij uiteindelijk naar de EU is gebracht. Voor dieren: het land waar de dieren tijdens de wettelijk vereiste periode verbleven; Voor producten: het land waar het eindproduct is geproduceerd, vervaardigd of verpakt. Dieren, genoemd in Bijlage I, hoofdstuk 1 van Beschikking 2007/275/EG Sperma, eicellen, embryo s, broedeieren, levende vis van aquacultuur en producten daarvan voor onmiddellijke menselijke consumptie, levende tweekleppige weekdieren voor rechtstreekse menselijke consumptie. Controleregime is gelijk aan dat van veterinaire producten.

8 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 8 van 52 Materiële controle NCTS Niet-geharmoniseerd product Niet EU-waardige producten van dierlijke oorsprong Onmiddellijke verpakking Overeenstemmingcontrole (levende dieren) O(vereenstemmings)- controle (producten) Partij levende dieren Partij (producten) Producten van dierlijke oorsprong Scheepsleverancier Speciaal Entrepot Sub inspectiepost (SIP) Controle van de veterinaire producten, die controles van de verpakking en de temperatuur, alsmede bemonstering en laboratoriumonderzoek kan omvatten. New Computerised Transit System: Elektronisch systeem waarmee aangiften voor de douaneregeling douanevervoer worden gedaan. Veterinair product dat niet voldoet aan de criteria voor geharmoniseerde producten. Veterinaire producten die voldoen aan de diergezondheidseisen van de communautaire wetgeving maar waarvoor geen volksgezondheidseisen gelden. Eerste omhulsel waarin het product wordt verpakt voordat het in de eindverpakking wordt geplaatst. De verificatie door een eenvoudige visuele inspectie van de overeenstemming tussen de (veterinaire) certificaten of documenten en de dieren alsmede van de aanwezigheid en overeenstemming van de merktekens die op de dieren moeten zijn aangebracht. Verificatie door een visuele controle van de overeenstemming tussen de veterinaire certificaten, de veterinaire documenten of andere bij de veterinaire wetgeving voorgeschreven documenten en de producten. Een aantal dieren van dezelfde soort waarvoor een zelfde (veterinair) certificaat of document geldt, dat met hetzelfde vervoermiddel wordt vervoerd en dat afkomstig is uit hetzelfde derde land of gedeelte daarvan. Een hoeveelheid producten van dezelfde aard, waarvoor dezelfde veterinaire certificaten of veterinaire documenten of dezelfde andere door de veterinaire wetgeving voorgeschreven documenten gelden, die met hetzelfde vervoermiddel wordt vervoerd en die afkomstig is uit hetzelfde derde land of gedeelte van een derde land. Producten van dierlijke oorsprong zoals bedoeld in de Richtlijnen 89/662/EEG, 90/425/EEG en 2002/99/EG, en in Verordeningen (EG) nrs. 854/2004 en 1069/2009, alsmede de in artikel 19 bedoelde plantaardige producten Inrichting, erkend volgens artikel 13 lid 1 van Richtlijn 97/78/EG, voor de opslag van niet EU-waardige producten van dierlijke oorsprong, die rechtstreeks aan een zeeschip worden geleverd of tijdelijk worden opgeslagen in een speciaal entrepot. Inrichting, erkend volgens artikel 13 lid 2 van Richtlijn 97/78/EG, voor de tijdelijke opslag van niet EU-waardige producten van dierlijke oorsprong, in afwachting van rechtstreekse levering aan een zeeschip. Sub inspectiepost; inrichting waarin veterinaire controles plaatsvinden, gelegen binnen het gebied van de BIP. Een BIP kan bestaan uit één of meerdere SIP s

9 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 9 van 52 T5-document Verpakkingseenheid Veterinair certificaat Veterinair Entrepot Veterinair vrij entrepot (VVE) Veterinaire producten (keuringsplichtig) Welzijnscontrole (levende dieren) Douanedocument, door de NVWA gebruikt voor de kanalisatie van de in artikel 8 van Richtlijn 97/78/EG genoemde producten. Een hoeveelheid product in eindverpakking. Een gezondheidscertificaat, overeenkomstig een model uit de bijlage bij Beschikking 2007/240/EG, afgegeven door de bevoegde autoriteit in het land van herkomst. Erkende opslagplaats voor EU-waardige veterinaire producten die nog niet Douanetechnisch zijn ingeklaard (in transito) Inrichting, erkend volgens artikel 12 lid 4 van Richtlijn 97/78/EG, voor de opslag van niet EU-waardige (en dus technisch niet ingeklaarde) producten van dierlijke oorsprong, die niet voldoen aan de eisen van de communautaire wetgeving voor de geharmoniseerde producten, noch aan de eisen van de nationale voorschriften voor de niet-geharmoniseerde producten. Producten van dierlijke oorsprong, inclusief enkele plantaardige producten, zoals genoemd in Bijlage I, hoofdstuk 2 e.v. bij Beschikking 2007/275/EG. Onderzoek inzake de geschiktheid van de dieren om te worden vervoerd.

10 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 10 van Afkortingen In het kader van de veterinaire controles, verricht in buitengrens inspectieposten, worden de volgende afkortingen gebruikt: AWB Air Way Bill BIP Buitengrens Inspectiepost E Geregistreerde paardachtigen zoals omschreven in Richtlijn 90/426/EEG EZ Ministerie van Economische Zaken ETA Expected Time of Arrival EU Europese Unie FVO GDB GN GV HC IVO NHC NT NVWA O T T (CH) T (FR) TO TUI U VGC VWS Food and Veterinary Office Gemeenschappelijk veterinair Document van Binnenkomst Gecombineerde Nomenclatuur Generale Verklaring Producten bestemd voor Humane Consumptie Import Veterinair Online Producten niet bestemd voor humane consumptie Producten waarvoor geen temperatuureisen gelden Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit Erkenningcategorie Overige dieren : Categorie O is een officiële aanduiding volgens Beschikking 2009/821/EG. Erkenningcategorie Bevroren/gekoelde producten Erkenningcategorie Gekoelde producten Erkenningcategorie Bevroren producten Afdeling Toezichtontwikkeling Afdeling Toezichtuitvoering Import Erkenningcategorie Hoefdieren: runderen, varkens, schapen, geiten, wilde en gedomesticeerde eenhoevigen Applicatie Veterinaire Grens Controle; IT-systemen, ontwikkeld onder het programma CLIENT van het Ministerie van LNV. Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

11 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 11 van ALGEMENE EISEN Algemeen Vanaf hoofdstuk 4 loopt de paragraafnummering synchroon met de paragraafnummering van de ISO 17020: Onpartijdigheid en onafhankelijkheid Onpartijdigheid inspectieactiviteiten De NVWA is voor wat betreft de controleactiviteiten die verricht worden in de BIP s een type A inspectie-instelling. Zie voor een nadere toelichting het KHB-NVWA 2.4. Financiering controleactiviteiten van de BIP-teams De controleactiviteiten die plaatsvinden in de BIP s worden in rekening gebracht bij de BIP/SIP houder en bij opdrachtgevende beleidsdirecties. In een aantal gevallen wordt laboratoriumonderzoek uitgevoerd als onderdeel van de materiële controle. Het laboratoriumonderzoek wordt in rekening gebracht bij de belanghebbende bij de lading indien daarvoor een wettelijke basis is. Indien een andere dienst van het ministerie van EZ of VWS opdracht heeft gegeven tot het laboratoriumonderzoek (bijvoorbeeld in het kader van een monitoringprogramma), dan dient deze dienst zorg te dragen voor de financiering Onpartijdigheid en vrijwaring van druk Zie hiervoor KHB-NVWA Identificeren van risico s t.a.v. eigen onpartijdigheid n.v.t Elimineren van risico s onpartijdigheid n.v.t Betrokkenheid van management bij onpartijdigheid n.v.t Subparagraaf De NVWA is voor wat betreft de controleactiviteiten die verricht worden in de BIP s een type A inspectie-instelling. Zie voor een nadere toelichting het KHB-NVWA 2.4

12 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 12 van Vertrouwelijkheid Vertrouwelijkheid van inspectiegegevens Zie hiervoor KHB-NVWA Een deel van de controlewerkzaamheden in de buitengrens inspectieposten is uitbesteed aan de Douane. Voor de douanemedewerkers is eveneens de ambtenarenwet van toepassing voor wat betreft de geheimhouding van gegevens (zie hiervoor verder het Kwaliteitshandboek NVWA). Als het gaat om de informatie-uitwisseling in het kader van de controle van de veterinaire regelingen, zijn de NVWA en de Douane wederzijds ontheven van de geheimhoudingsplicht (Kaderovereenkomst ministerie Financiën en ministerie van EZ). Vertrouwelijkheid van gegevens worden verder geborgd door toegangsregelingen. Hiervoor wordt verwezen naar Hoofdstuk van dit werkhandboek Uitgifte vertrouwelijke gegevens Zie hiervoor KHB-NVWA Informatie aan derden Zie hiervoor KHB-NVWA STRUCTURELE EISEN 5.1. Administratieve eisen Rechtspersoon Zie hiervoor KHB-NVWA Relatie tot de moederorganisatie De afdeling Toezichtuitvoering Import (TUI) en team TO Import/Export vallen organisatorisch onder NVWA, Divisie Veterinair & Import (V&I). TO Import/Export heeft als standplaats het hoofdkantoor. Adres: NVWA, TO Import/Export Postadres: Postbus Catharijnesingel AA Utrecht 3511 GG Utrecht Telefoon: Fax:

13 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 13 van Relatie tot de moederorganisatie (vervolg) De feitelijke controlewerkzaamheden worden uitgevoerd in binnen de BIP s gelegen SIP s (keurpunten) en kantoorlocaties zoals douanekantoren. Afhankelijk van de beschikbare ruimte op het keurpunt zijn er in de nabijheid van de keurpunten kantoorruimten beschikbaar voor de NVWA voor het uitvoeren van administratieve handelingen. De verrichtingen die uitgevoerd worden binnen de verschillende BIP s zijn afhankelijk van de erkenningen die afgegeven zijn door de Europese Commissie. De soorten erkenningen hebben betrekking op producten en levende dieren. Zie hiervoor de actuele Lijst BIP s Nederland (webdossiers Erkende BIP s op Werkterrein en technisch kunnen Het controleproces in de buitengrens inspectieposten is beschreven in de BIP procedures en de webdossiers import. Deze documenten zijn gebaseerd op de daarin beschreven Europese wet- en regelgeving en onderstaande Nederlandse wet- en regelgeving. Wanneer naar de mening van het afdelingshoofd TO of de medewerker TO Import/Export een beleidsmatig advies nodig is wordt dit aan het betrokken beleidsdepartement gevraagd. Beslissingen die hiervan het gevolg zijn worden door TO Import/Export bijgehouden. Wanneer ze gevolgen hebben voor procedures worden ze via de gebruikelijke weg gefiatteerd. Wetgeving Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Warenwet (Wet van 28 december 1935); Warenwetbesluit Invoer levensmiddelen uit derde landen (Besluit van 13 december 1993, Stb. 698); Warenwetregeling Veterinaire controles (derde landen) (Regeling van 11 november 2005, Strct 82); Warenwetbesluit hygiëne van levensmiddelen (besluit van 3 oktober 2005, Stb. 2005); Regeling van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 7 november 2006, houdende de Warenwetregeling noodmaatregelen invoer levensmiddelen uit derde landen (verordening (EG) 178/2002)(Stcrt. 2006, 223).

14 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 14 van Werkterrein en technisch kunnen (vervolg) Wetgeving Ministerie van Economische Zaken Gezondheids- en welzijnswet voor dieren (Wet van 24 september 1992, Stb. 585); Wet Dieren Besluit inzake het in de handel brengen van dieren en producten en de toepassing van maatregelen met betrekking tot in Nederland gebrachte dieren en producten (Besluit van 4 mei 1994, Stb. 343); Regeling veterinairrechterlijke voorschriften handel dierlijke producten (Regeling van 12 december 2005, Scrt 2005, 249); Regeling handel levende dieren en levende producten (Regeling van 30 november 1994, nr. J , Stcrt. 1994, 250); Besluit dierlijke bijproducten (Besluit van 11 december 2007, Stb. 529) Regeling dierlijke bijproducten 2008 (Regeling van 19 december 2007, Scrt 2007, 246) Landbouwwet (Wet van 26 juli 1957); Visserijwet 1963 (Wet van 30 mei 1963, Stb. 1963, 312); Regeling aquacultuur (Regeling van 11 juli 2008, nr. TRCJZ/2008/2015). Europese regelgeving Gezien de grote hoeveelheid aan EU-regelgeving is gekozen om alleen de meest belangrijke horizontale EU-regelgeving weer te geven Richtlijn 91/496/EEG; invoercontroles levende dieren Richtlijn 97/78/EG; invoercontroles dierlijke producten Richtlijn 2002/99/EG; veterinairrechtelijke voorschriften voor menselijke consumptie bestemde producten van dierlijke oorsprong Verordening (EG) 1/2005 inzake de bescherming van dieren tijdens vervoer en daarmee samenhangende activiteiten Verordening (EG) 136/2004; GDB producten en procedures in de BIP Verordening (EG) 282/2004; GDB dieren en procedures in de BIP Beschikking 2004/292/EG; TRACES Verordening (EG) 853/2004; hygiëne levensmiddelen van dierlijke oorsprong Verordening (EG) 854/2004;controles van voor menselijke consumptie bestemde producten van dierlijke oorsprong Verordening (EG) 882/2004; officiële controles diervoeders en levensmiddelen Beschikking 2007/275/EG; in de BIP te keuren dieren en producten Beschikking 2001/812/EG; erkenningsvoorwaarden BIP Beschikking 2009/821/EG; lijst erkende BIP's in de EU Besluit 2011/163/EU; residubewakingsplannen in derde landen

15 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 15 van Wettelijk aansprakelijkheid en financiële onafhankelijkheid Zie hiervoor KHB-NVWA Handelsvoorwaarden Zie hiervoor KHB-NVWA 2.5 en Organisatie Bescherming en onpartijdigheid Zie hiervoor KHB-NVWA Organisatie Zie hiervoor WHB-BIP Organisatiestructuur Organisatie en organisatiestructuur van de Buitengrens inspectieposten (BIP) van de divisie Veterinair & Import (V&I) De buiten grensinspectie posten zijn onderdeel van de Afdeling TUI van de NVWA Divisie V & I. De hoofdinspecteur V&I is landelijk verantwoordelijk voor het taakgebied Buitengrens inspectieposten. In de buitengrens inspectieposten zijn circa 75 medewerkers werkzaam. Hiervan zijn ca. 45% officiële dierenartsen, 45% assistent inspecteurs en medewerker verwerken en behandelen en 10% TO Import/Export en ondersteuning management. Het overgrote deel (meer dan 70 medewerkers) werkt in de BIP s Rotterdam, Vlissingen, Amsterdam Airport Schiphol, Amsterdam-haven en Harlingen. De overige medewerkers zijn werkzaam bij de BIP's Eemshaven en Maastricht. De organisatiestructuur is weergegeven in figuur 5.2. Alle BIP werkzaamheden in de BIP s Eemshaven en Maastricht zijn functioneel ondergebracht bij de afdeling TUI onder team Amsterdam in verband met de geringe kritische massa van de kleinere BIP s Maastricht en Eemshaven.

16 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 16 van 52 Figuur 5.2 * De medewerkers van BIP Maastricht en BIP Eemshaven vallen hiërarchisch onder Toezichtuitvoering Slachtplaatsen en Toezichtuitvoering Levend Vee, maar vallen voor de BIP-werkzaamheden functioneel onder Team Amsterdam van de Afdeling Toezichtuitvoering Import.

17 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 17 van Organisatiestructuur (vervolg) Leiding Buitengrens inspectieposten Het afdelingshoofd TUI heeft de operationele leiding over de buitengrens inspectieposten. Ieder team wordt geleid door een teamleider. Tezamen vormen deze functionarissen het Teamleidersoverleg (TLO). Ondersteunende werkzaamheden Planners Medewerkers Verwerken en Behandelen(MVB) (Divisie Klantencontact en Dienstverlening, Afdeling Dienstverlening, team TA (technische administratie)) De planners en MVB s zijn verantwoordelijk voor de planning van inzet van de medewerkers van de teams zodanig dat de aangevraagde keuringen en de overige taken die door de teams uitgevoerd moeten worden, ook feitelijk plaatsvinden. Ondersteunende werkzaamheden TO Import/Export TO Import/Export is verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden: Implementatie van Europese en nationale wet- en regelgeving in Import Veterinair Online en de webdossiers import, het opstellen van de kwaliteitsdocumenten. Beheer en onderhoud van BIP specifieke kwaliteitsdocumenten. Eigenaarschap van gebruikte systemen VGC en IVO Behandelen van vragen en verzoeken vanaf de werkvloer; formuleren van een antwoord op vragen van individuele burgers, bedrijven en organisaties, welke via het Klantcontactcentrum zijn ingediend. Naar aanleiding van vragen en verzoeken vanaf individuele bedrijven en organisaties worden adviezen gegeven die voortkomen uit de geldende regelgeving waar geen rechten aan ontleend kunnen worden. Voeren van overleg: beleid (EZ/VWS), met de Douane (landelijk) en met bedrijfsleven. Het opstellen van rapportages, zoals die t.b.v. de Europese Commissie en het MT V & I, maandelijkse voortgangsrapportages: aantal partijen invoer, aantal partijen doorvoer, aantal partijen levende dieren, aantal partijen weigeringen, aantal uitgevoerde laboratoriumonderzoeken en het aantal positieve laboratoriumresultaten per BIP. Het bijdragen aan de organisatie van interne vakinhoudelijk opleiding en bijscholing. Ondersteunende werkzaamheden - Medewerker kwaliteit) De medewerker kwaliteit valt hiërarchisch onder de directiesecretaris van V&I. In voorkomende gevallen heeft de medewerker kwaliteit rechtstreeks toegang tot de hoofdinspecteur V&I. De ondersteunende werkzaamheden bestaan o.a. uit: Voorstellen voor kwaliteitsverbetering doen, verbeteracties initiëren of doorvoeren Het begeleiden van externe audits door RvA Voorbereiden en uitvoeren van de directiebeoordeling Ondersteunen bij het implementeren van kwaliteitsdocumenten Het uitvoeren van interne audits Volledigheidscontrole(verificatie) van de corrigerende maatregelen n.a.v. audits

18 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 18 van Organisatiestructuur (vervolg) Ondersteunende werkzaamheden technische administratie Binnen het Servicekantoor Zwijndrecht vinden werkzaamheden plaats, zoals beschreven in de landelijke procedures. Op het Servicekantoor Zwijndrecht worden door de afdeling Dienstverlening, team Technische Administratie, administratieve handelingen ter ondersteuning van de teams uitgevoerd. Ondersteunende werkzaamheden Douane De Douane voert onder verantwoordelijkheid van de NVWA werkzaamheden uit die staan beschreven in de volgende procedures: BPR-16 Signalering van veterinaire partijen en diervoeders en geldig maken van het GDB BPR-17 Transhipment van producten BPR-18 Documentcontrole van goederen BPR-19 Overeenstemmingcontrole van producten BPR-21 Aanhouden van producten BPR-22 Weigeren van producten De activiteiten die voortkomen uit de BPR 16 Signalering van veterinaire partijen en diervoeders en BPR 17 geldig maken van het GDB en Transhipment van producten (hoewel onderdeel van de veterinaire controles) worden niet beschouwd als een keuringsactiviteit zoals omschreven in NEN-EN-ISO/IEC Teams De controlewerkzaamheden t.b.v. de invoer en doorvoer van levende dieren en veterinaire producten worden verricht binnen 5 teams. Zoals aangegeven in figuur 6.1 vallen twee teams hiërarchisch niet onder de Afdeling TUI. Enkele medewerkers van Divisie Veterinair & Import, afdeling Toezichtuitvoering Slachtplaatsen verrichten controlewerkzaamheden voor de BIP Eemshaven. Enkele medewerkers van Divisie Veterinair & Import, Afdeling Toezichtuitvoering Levend Vee verrichten controlewerkzaamheden voor de BIP Maastricht. De afspraken over de functionele aansturing van de werkzaamheden in deze BIP s zijn vastgelegd in het protocol derde landen invoer t.a.v. BIP niet hiërarchisch vallend onder de afdeling TUI, Divisie V&I. Veterinaire controles in BIP Harlingen worden volledig uitgevoerd door medewerkers van team Amsterdam. Veterinaire controles in BIP Vlissingen worden volledig uitgevoerd door medewerkers van team Rotterdam. Binnen een team zijn de volgende functionarissen werkzaam: officiële dierenarts, assistent inspecteur, medewerker verwerken en behandelen. Ieder team wordt geleid door een teamleider.

19 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 19 van Organisatiestructuur (vervolg) De formatietabel in het OrganisatieBesluit (OB) voor de divisie V&I-Import: Toezichthoudend Dierenarts/Practitioner Senior inspecteur Inspecteur/medewerker toezicht Inspecteur Medewerker toezicht Assistent inspecteur Ondersteunend Medewerker toezicht Assistent inspecteur Medewerker Verwerken en behandelen n.v.t. Overlegvormen Het domein Import (bestaande uit TU-I en TO-I&E) heeft de volgende overleggen met andere onderdelen van de NVWA of andere organisaties die in het kader van dit werkhandboek van belang zijn: Kerngroep-overleggen. In deze overleggen wordt kennis over specifieke onderwerpen gedeeld. Binnen het domein Import vinden de volgende structurele overleggen plaats: Teamleidersoverleg (TLO) afdeling TUI overleg: dit wordt eenmaal per maand gehouden. De verslagen worden elektronisch bewaard. Werkoverleg (WO) TU-Import: per team : minimaal eenmaal per maand vindt er werkoverleg plaats. Tijdens dit werkoverleg worden o.a. wijzigingen in werkzaamheden besproken die van belang zijn voor het team. Verslagen worden op teamniveau door de teamleider bewaard. Werkoverleg TO Import/Export: minimaal eenmaal per maand vindt er werkoverleg plaats. De verslagen worden op de afdelingsschijf bewaard. Vertegenwoordigers van de afdelingen Toezichtontwikkeling (TO) of TUI van de Divisie V&I nemen deel aan nationaal en internationaal overleg met het doel de controles in de buitengrens inspectieposten te verbeteren en de werkzaamheden op EU-niveau beter af te stemmen. Op nationaal niveau betreft dit de volgende regelmatige overlegvormen: Overleg met Douane: Managementoverleg, afstemming handhaving en uitvoering Overleg met andere toezichthouders; Directeurenoverleg Zeehavens (DOZ), Stuurgroep Ladingregie Zeehavens (LaReZ), etc. Overleg met bedrijfsleven: Deltalinqs en aan voorkomende incidentele overleggen. Regenboogteam: overleg met alle toezichthouders in de haven van Rotterdam onder leiding van de Douane

20 code WHB-BIP Versie: 17 Ingangsdatum: pag. 20 van Organisatiestructuur (vervolg) Internationaal overleg: EU: Standing Committee on the Food Chain and Animal Health, afhankelijk van de te behandelen onderwerpen; EU werkgroepen. Vanuit de afdeling TUI en team TO Import/Export heeft men regelmatig contact met grote West Europese BIP s (bilaterale en multilaterale BIP-meetings). Doelstelling daarbij is informatie-uitwisseling, kennisoverdracht en afstemming uitvoeringspraktijk Verantwoordelijkheden De directie V&I is verantwoordelijk voor het toewijzen van de middelen (personeel en materieel) die benodigd zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Ieder team is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een afgebakend takenpakket waaronder de controlewerkzaamheden in de BIP. Controlewerkzaamheden worden door de officiële dierenarts of onder diens verantwoordelijkheid verricht. Bepaalde onderdelen van de keuring kunnen uitgevoerd worden door assistent inspecteur en medewerker verwerken en behandelen, zie hoofdstuk 8. De controle op geschiktheid van de keuringsomstandigheden valt onder de verantwoordelijkheid van de officiële dierenarts Verenigbaarheid van activiteiten Zie KHB-NVWA 2.3 en Technische en functionele leiding Zie KHB-NVWA 3.2 t/m 3.9 en organisatieschema bij Dagelijkse leiding De officiële dierenarts kan samen met de assistent inspecteur de veterinaire controles of keuringen uitvoeren. De officiële dierenarts is bevoegd voor het nemen van de keuringsbeslissingen. In veel gevallen heeft de officiële dierenarts voldoende kennis om een keuringsbeslissing te nemen. In geval er meer technische expertise nodig is bij het nemen van een keuringsbeslissing kan de hulp worden ingeroepen van de teamleider. De teamleider heeft, wanneer hij tevens veterinair is, in veel gevallen voldoende kennis van keuringstechnische zaken en de bevoegdheid om een keuringsbeslissing te nemen. In geval er meer technische expertise nodig is, bij het nemen van een keuringsbeslissing kan advies worden gevraagd aan TO Import/Export. In uitzonderlijke gevallen kan de teamleider bepalen hoe bepaalde partijen afgehandeld moeten worden (alleen wanneer hij veterinair is). In andere gevallen kan hij de officiële dierenarts overwegingen meegeven die bij de keuringsbeslissing een rol kunnen spelen. Het gaat hierbij vaak om situaties waarin de regelgeving niet voorziet en waarbij een beslissing vérstrekkende gevolgen heeft. Deze beslissingen worden genomen in overleg met het afdelingshoofd TUI en/of de hoofdinspecteur V&I. Deze handelwijze wordt schriftelijk vastgelegd. Dergelijke besluiten worden in een nota vastgelegd door het afdelingshoofd TUI gericht aan de hoofdinspecteur V&I.