IMPORT NIET-VETERINAIR

Transcriptie

1 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 1 van 50 IMPORT NIET-VETERINAIR LEVENSMIDDELEN \ DIERVOEDER\ PRODUCTVEILIGHEID WERKHANDBOEK

2 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 2 van 50 versie datum toelichting Eerste versie WHB WHB aangepast: Aan de geldende norm ISO-17020/2012 ( ) O.b.v. opmerkingen, gemaakt bij de FVO missies O.b.v. de periodieke revisie 2013 Gewijzigde wetgeving 1152/2009 en 91/2013 worden vervangen door de /2014 en 885/2014, vervallen 1151/ Typefout verwijderd, lijst van documenten geactualiseerd

3 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 3 van 50 INHOUDSOPGAVE 1. ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED Onderwerp en toepassingsgebied NORMATIEVE VERWIJZINGEN BEGRIPSBEPALINGEN Definities Afkortingen ALGEMENE EISEN Onpartijdigheid en onafhankelijkheid Vertrouwelijkheid STRUCTURELE EISEN Administratieve eisen Organisatie VEREISTE MIDDELEN Personeel Voorzieningen en Uitrusting Uitbesteding VEREISTEN PROCES EN WERKWIJZE Controlemethodes en -procedures Behandelen van monsters Registratie De rapportage van controle bevindingen en certificaten Klachten en beroep Klacht- en beroepproces VEREISTEN MANAGEMENTSYSTEEM Eisen voor opzet kwaliteitssysteem Documentatie voor het kwaliteitssysteem (Inspectie-instelling type A) Beheer van documentatie Identificatie en terugvindbaarheid van de documentatie Directiebeoordeling Interne audits Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen... 45

4 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 4 van 50 Bijlage I: Lijst van verrichtingen Bijlage II: Procedures Bijlage III: Voorschriften Bijlage IV: Formulieren Bijlage V: Interventiebeleid Bijlage VI: Interne Instructies Bijlage VII: Inwerkschema (Import niet-veterinair)... 50

5 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 5 van ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED 1.1. Onderwerp en toepassingsgebied Het werkterrein waarvoor dit werkhandboek geldt betreft de niet-veterinaire import controles in Nederland. Deze controles vinden, afhankelijk van de wettelijke voorschriften, plaats op aangewezen en/of geschikte locaties. De controles op aangewezen locaties zijn gevestigd op of in de onmiddellijke nabijheid van de plaats van binnenkomst op het grondgebied van de Europese Unie (EU). Hier vinden controles plaats van niet veterinaire levensmiddelen, diervoeders en consumenten producten teneinde deze in te voeren in of door te voeren door de EU. De controles op geschikte locacties vinden plaats in het kader van het nationale controleplan. Er is geen wettelijk voorgeschreven locatie van toepassing. Niet veterinaire importcontrole is een onderdeel van de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA), Divisie Veterinair & Import (V & I) en heeft de volgende taak: Controles op niet veterinaire levensmiddelen, diervoeders en consumenten producten afkomstig uit derde landen die worden binnengebracht in de Europese Unie met uiteindelijke bestemming invoer in de Unie. De werkzaamheden betreffen hoofdzakelijk een documenten- en overeenstemmingcontrole gevolgd door een materiële controle. Monsterneming gevolgd door laboratoriumonderzoek is een vast onderdeel van de materiële controle. De controles worden uitgevoerd volgens wet- en regelgeving zoals beschreven in Hoofdstuk 3 van dit werkhandboek. Zendingen uit een 3 e land die door reizen naar een ander niet-eu land en slechts in Nederland over worden geladen (en formeel niet op het grondgebied van Nederland/ de EU gebracht worden) vallen niet onder de accreditatie.

6 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 6 van NORMATIEVE VERWIJZINGEN n.v.t. 3. BEGRIPSBEPALINGEN 3.1. Definities In het kader van de niet-veterinaire import controles gelden de volgende definities: 15.1 goederen Levensmiddelen en diervoerders van niet-dierlijke oorsprong die op basis van ingeschatte risico s onder het nationale controleplan gecontroleerd worden. Zoals genoemd in artikel 15.1 van Verordening (EG) nr. 882/ goederen Door de EG aangewezen levensmiddelen en diervoeders van niet-dierlijke oorsprong die gecontroleerd moeten worden op het moment van binnen brengen of op het punt waar de aangifte voor het vrije verkeer wordt gedaan. Zoals genoemd in artikel 15.5 van Verordening (EG) nr. 882/2004 en vastgelegd in Verordening (EG) nr. 669/2009 of in artikel 53 lid 3 van Verordening (EG) Nr.178/2002 en vastgelegd in bijvoorbeeld Verordening (EG) Nr. 884/2014 Annex A of Een aangiftedocument voor diervoeders uit Richtlijn 98/68/EG. Artikel 9 document APB Aangewezen Punt van Binnenkomst, zie o.a. EU Vo 884/2014 art. 2 b API Aangewezen Punt van Invoer, zie o.a. EU Vo 884/2014 art. 2 a Bestemming Leveringsadres van een zending zoals aangegeven op het GDB Consumentenproduct Een mechanisch of handmatig voortbrengsel, een product bedoeld voor gebruik door de consument zoals speelgoed, elektrische apparaten, verlichting etc. Niet zijnde een levensmiddel of diervoeder is. Derde land Land of gebied dat geen deel uitmaakt van de Europese Unie. Douane Manifest Verplichte aangifte van zendingen op het eerste punt van binnenbrengen (DMF) zoals deze wordt gedaan bij de Douane door belanghebbende Documentencontrole Een onderzoek van documenten die overeenkomstig de wetgeving de

7 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 7 van 50 (D-controle) Douanemedewerker Doorgereden partij Eindverpakking Fysieke controle Inspectielocatie Belanghebbende Land van oorsprong Land van verzending (producten) Levensmiddel Materiële controle (M-controle) NCTS Niet vooraf aangemelde partij zending moeten vergezellen. Eventueel aangevuld door de handelsdocumenten. Ambtenaar van de douane aangesteld om werkzaamheden onder de verantwoordelijkheid van de NVWA uit te voeren, overeenkomstig het Convenant tussen de Ministeries van EZ en Financiën. Een zending waarop een wettelijk verplichte controle plaats had moeten vinden, die niet voor de officiële controles aangeboden is. Omhulsel of bergingsmiddel dat het product tijdens het vervoer en bij het hanteren een doeltreffende bescherming biedt. Zie materiële controle Een bedrijfs- of overheidslocatie die overeenkomstig Europese wetgeving geschikt is voor het verrichten van controles van producten uit derde landen. De inspectielocatie is in geval van het nationale controleplan niet per definitie aan de buitengrens of in een douane entrepot gesitueerd. Dit is afhankelijk van specifieke wetgeving. Elke natuurlijke- of rechtspersoon die verantwoordelijk is voor een zending. Dat kan de exploitant van een diervoeder- of levensmiddelenbedrijf zijn (conform EU Vo 187/2002 en 882/2004) of de marktdeelnemers (conform EU Vo 765/2008), de aangever, etc. Het land waar het eindproduct is geproduceerd, vervaardigd of verpakt. Het derde land waar de zending is geladen in het vervoermiddel waarmee zij uiteindelijk naar de EU is gebracht. Stoffen en producten, bewerkt, gedeeltelijk bewerkt of onbewerkt, die bestemd zijn om door de mens te worden geconsumeerd (Artikel 2 van Verordening (EG) nr. 178/2002) Controle van de niet-veterinaire producten, die controles van de verpakking en de etikettering, alsmede bemonstering en laboratoriumonderzoek omvat. New Computerised Transit System: Elektronisch systeem waarmee aangiften voor de douaneregeling douanevervoer worden gedaan. Een zending waarvoor de wettelijke verplichting bestaat om voor aankomst de zending aan te melden, die niet gemeld is.

8 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 8 van 50 Officiële inbewaringneming Overbrenging Overeenstemming controle (O-controle) Tegenexpertise Zending producten Producten Productveiligheid Profiel Profiellijst Query/ queries Selectie De procedure die de NVWA volgt om te verhinderen dat diervoeders of levensmiddelen worden verplaatst of dat ermee wordt geknoeid in afwachting van het besluit over de verdere bestemming ervan conform hoofdstuk V van de Verordening (EG) nr. 882/2004 Het vervoer van een zending naar een aangewezen punt van invoer nadat minimaal het wettelijk verplichte deel van de verplichte controles op het punt van binnenbrengen zijn uitgevoerd, onder voorwaarde dat de bevoegde autoriteit hier toestemming voor verleent. Verificatie door een visuele controle van de overeenstemming tussen de wettelijk verplichte documenten of andere bij wetgeving voorgeschreven documenten en de producten. Het op eigen rekening uit laten voeren van een analyse op het monstermateriaal van een afwijkend bevonden zending, voor rekening en risico van de belanghebbende. Een hoeveelheid producten van dezelfde aard, waarvoor dezelfde wettelijk verplichte documenten of andere door de wetgeving voorgeschreven documenten gelden, die met hetzelfde vervoermiddel wordt vervoerd en die afkomstig is uit hetzelfde derde land of gedeelte van een derde land. Een levensmiddel, diervoeder of consumentenproduct. Veiligheid van producten die bestemd zijn om na verhandeling door de consument te worden gebruikt/verbruikt. Zo specifiek mogelijke vraagopdracht van de NVWA op productniveau gericht aan de Douane met het signaleren van de binnenkomst in Nederland Overzicht van alle profielen die op verzoek van de NVWA in behandeling of in gebruik bij de douane, waardoor binnenkomende zendingen conform de profielen gesignaleerd worden. Vraagopdracht aan de Douane bedoeld om goederenstromen in kaart te brengen op het moment van binnenbrengen of bij de aangifte ten invoer Het selecteren van een gesignaleerde zending voor het opvragen van aanvullende gegevens en/of een inspectie.

9 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 9 van 50 Verder vervoer Verpakkingseenheid Het vervoer van een zending naar de bestemming op het GDB nadat de monsterneming plaats gevonden heeft, in afwachting op de analyse resultaten onder voorwaarde dat de bevoegde autoriteit hier toestemming voor verleent. Een hoeveelheid product in eindverpakking.

10 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 10 van Afkortingen In het kader van de officiële controles worden de volgende afkortingen gebruikt: APB Aangewezen Punt van Binnenkomst API Aangewezen Punt van Invoer AWB Air Way Bill CED Common Entry Document (Engelse naam voor het GDB) B Beschikking of besluit van de EU DMF Douane ManiFest DV Diervoeders EZ Ministerie van Economische Zaken ETA Expected Time of Arrival EU Europese Unie FVO Food and Veterinary Office GDB Gemeenschappelijk veterinair Document van Binnenkomst GN Gecombineerde Nomenclatuur ISI Informatie Systeem Inspectie IVO Import Veterinair Online KHB Kwaliteits HandBoek LM Levensmiddelen NCP Nationaal Controle Plan NVWA Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit OB Organisatie Besluit PV Productveiligheid van consumenten producten RL Richtlijn van de EG TA Technische Administratie TO Afdeling Toezichtontwikkeling TU Import LM/DV/PV Toezichtuitvoering Import Levensmiddelen, Diervoeders en Productveiligheid TUI Afdeling Toezichtuitvoering Import VGC Veterinaire Grens Controle Vo Verordening van de EU VWS Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport WV Wettelijk verplicht

11 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 11 van ALGEMENE EISEN Algemeen Vanaf hoofdstuk 4 loopt de paragraafnummering synchroon met de paragraafnummering van de ISO 17020: Onpartijdigheid en onafhankelijkheid Onpartijdigheid inspectieactiviteiten De NVWA is voor wat betreft de controleactiviteiten die verricht worden bij niet-veterinaire importcontrole een type A inspectie-instelling. Zie voor een nadere toelichting het KHB-NVWA 2.4. Financiering controleactiviteiten De controleactiviteiten inclusief het laboratorium onderzoek waarvoor een retributie verplichting geldt vanuit de EU wetgeving worden in rekening gebracht bij de exploitant. De controle activiteiten in het kader van het nationale controleplan inclusief het laboratoriumonderzoek komen voor rekening van de opdrachtgevende beleidsdirecties. Indien een andere dienst van het ministerie van EZ of VWS opdracht heeft gegeven tot het laboratoriumonderzoek, bijvoorbeeld in het kader van een monitoringprogramma, dan dient deze dienst zorg te dragen voor de financiering Onpartijdigheid en vrijwaring van druk Zie hiervoor KHB-NVWA Identificeren van risico s t.a.v. eigen onpartijdigheid n.v.t Elimineren van risico s onpartijdigheid n.v.t Betrokkenheid van management bij onpartijdigheid n.v.t.

12 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 12 van Subparagraaf De NVWA is voor wat betreft de controleactiviteiten die verricht worden bij niet-veterinaire importcontrole een type A inspectie-instelling. Zie voor een nadere toelichting het KHB-NVWA Vertrouwelijkheid Vertrouwelijkheid van inspectiegegevens Zie hiervoor KHB-NVWA Een deel van de controlewerkzaamheden, de Documenten controle, is uitbesteed aan de Douane. Voor douanemedewerkers is eveneens de ambtenarenwet van toepassing voor wat betreft de geheimhouding van gegevens (zie hiervoor verder het Kwaliteitshandboek NVWA). Als het gaat om de informatie-uitwisseling in het kader van de controles zijn de NVWA en de Douane wederzijds ontheven van de geheimhoudingsplicht (Kaderovereenkomst ministerie Financiën en ministerie van EZ). Vertrouwelijkheid van gegevens worden verder geborgd door toegangsregelingen. Hiervoor wordt verwezen naar Hoofdstuk van dit werkhandboek Uitgifte vertrouwelijke gegevens Zie hiervoor KHB-NVWA Informatie aan derden Zie hiervoor KHB-NVWA

13 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 13 van STRUCTURELE EISEN 5.1. Administratieve eisen Rechtspersoon Zie hiervoor KHB-NVWA Relatie tot de moederorganisatie De afdeling Toezichtuitvoering Import (TUI) en team TO Import/Export vallen organisatorisch onder NVWA, Divisie Veterinair & Import (V & I). TO Import/Export heeft als standplaats het hoofdkantoor. Adres: NVWA, TO Import/Export Postadres: Postbus Catharijnesingel AA Utrecht 3511 GG Utrecht Telefoon: Fax: TU Import LM/DV/PV is gehuisvest in het NVWA servicekantoor in Zwijndrecht. Adres TU Import LM/DV/PV Postadres : Postbus 3000 Westelijke Parallelweg DC Zwijndrecht 3331 EW Zwijndrecht Telefoon: Fax: zwimportteam@vwa.nl De feitelijke controlewerkzaamheden worden uitgevoerd op controlelocaties en kantoorlocaties zoals douanekantoren. Afhankelijk van de beschikbare ruimte op de controlelocaties zijn er in de nabijheid kantoorruimten beschikbaar voor de NVWA voor het uitvoeren van administratieve handelingen.

14 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 14 van 50 De verrichtingen in het kader van een wettelijke verplichte import controle die op een controle locatie uitgevoerd mogen worden zijn afhankelijk van de beoordeling door de NVWA. Zie hiervoor de actuele Lijst op de internetpagina van de NVWA Werkterrein en technisch kunnen Het controleproces is beschreven in de verschillende procedures, IVO en de webdossiers import nietveterinair. Deze documenten zijn gebaseerd op de daarin beschreven Europese wet- en regelgeving en onderstaande Nederlandse wet- en regelgeving. Wanneer naar de mening van het afdelingshoofd TO of de medewerker TO Import/Export een beleidsmatig advies nodig is wordt dit aan het betrokken beleidsdepartement gevraagd. Beslissingen die hiervan het gevolg zijn worden door TO Import/Export bijgehouden. Wanneer ze gevolgen hebben voor procedures worden ze via de gebruikelijke weg gefiatteerd. Wetgeving Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Warenwet (Wet van 28 december 1935); Warenwetbesluit Invoer levensmiddelen uit derde landen (Besluit van 13 december 1993, Stb. 698); Warenwetbesluit hygiëne van levensmiddelen (besluit van 3 oktober 2005, Stb. 2005); Regeling van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 7 november 2006, houdende de Warenwetregeling noodmaatregelen invoer levensmiddelen uit derde landen (verordening (EG) 178/2002)(Stcrt. 2006, 223). Wetgeving Ministerie van Economische Zaken Landbouwwet (Wet van 26 juli 1957); EU-regelgeving Gezien de grote hoeveelheid aan EU-regelgeving is gekozen om alleen de meest belangrijke horizontale EU-regelgeving weer te geven. Voor de wetgeving die voor de combinatie land - product actueel is, kan IVO geraadpleegd worden. Levensmiddelen en Diervoeders Verordening (EG) 852/2004; levensmiddelenhygiëne

15 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 15 van 50 Verordening (EG) 882/2004; officiële controles diervoeders en levensmiddelen Productveiligheid voor consumentenproducten Verordening (EG) nr. 765/2008/EG tot vaststelling van de eisen inzake accreditatie en markttoezicht betreffende het verhandelen van producten en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 339/93 Besluit nr. 768/2008 betreffende een gemeenschappelijk kader voor het verhandelen van producten en tot intrekking van Besluit 93/465/EG Wettelijk aansprakelijkheid en financiële onafhankelijkheid Zie hiervoor KHB-NVWA Handelsvoorwaarden Zie hiervoor KHB-NVWA 2.5 en Organisatie Bescherming en onpartijdigheid Zie hiervoor KHB-NVWA Organisatie Zie hiervoor WHB-BIP Organisatiestructuur Organisatie en organisatiestructuur van de import niet-veterinair van de divisie Veterinair & Import (V&I) De activiteiten op de (aangewezen) controlelocaties vallen onder de Afdeling TUI van de NVWA Divisie V & I. De hoofdinspecteur V & I is landelijk verantwoordelijk voor dit taakgebied. De (assistent) inspecteurs van TU LM/DV/PV zijn werkzaam op diverse controle locaties TO Import/Export verzorgt de inhoudelijke ondersteuning.

16 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 16 van 50 De organisatiestructuur is weergegeven in figuur 5.2. Alle controlewerkzaamheden op de luchthaven Schiphol zijn ondergebracht bij de afdeling TUI onder team Amsterdam. Alle controle werkzaamheden op de luchthaven van Maastricht zijn functioneel ondergebracht bij het team TU LM/PV/DV. De werkzaamheden op de Douanepost aan de Reeweg te Rotterdam vallen onder het team Document, Overeenstemming en Materiële (DOM) controles. Alle controle activiteiten vallen onder de verantwoordelijkheid van de teamleider van het team TU Import LM/DV/PV.

17 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 17 van 50 Figuur 5.2 Hoofd Inspecteur Staf Kwaliteit CVI TO TU- Slachthuizen TU- Levend Vee TU- Import NVIC Team TO Import & Export Teams (10) Teams (7) Team Erkenningen Crisiscoördinatie Team TO Slachtplaatsen Team TO Levend Vee Team Amsterdam: - BIP Amsteradam Haven - BIP Amsterdam Schiphol - BIP Eemshaven * - BIP Harlingen - BIP Maastricht * Team Levensmiddelen (LM), diervoeders (DV) & productveiligheid (PV) Legenda - BIP - CVI - NVIC - TO - TU : : : : : : Buitengrens InspectiePosten Chief Veterinary Inspector NVWA Incident en Crisiscentrum ToezichtOntwikkeling Toezicht uitvoering Team Rotterdam Team Document, Overeenstemming en Materiële (DOM) controles Het afdelingshoofd TUI is verantwoordelijk voor de activiteiten van de importteams. De teamleiders zijn verantwoordelijk voor de operationele uitvoering in zijn/haar team. Ondersteunende werkzaamheden Planners/ Medewerkers Verwerken en Behandelen(MVB) (Divisie Klantencontact en Dienstverlening, Afdeling Dienstverlening, team TA (technische administratie))

18 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 18 van 50 De planners en MVB s zijn verantwoordelijk voor de planning van inzet van de medewerkers van de teams zodanig dat de aangevraagde keuringen en de overige taken die door de teams uitgevoerd moeten worden, ook feitelijk plaatsvinden. Ondersteunende werkzaamheden TO Import/Export TO Import/Export is verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden: Implementatie van Europese en nationale wet- en regelgeving in Import Veterinair Online en de webdossiers import, het opstellen van de kwaliteitsdocumenten. Beheer en onderhoud van specifieke kwaliteitsdocumenten. Eigenaarschap van gebruikte systemen VGC en IVO Behandelen van vragen en verzoeken vanaf de werkvloer; formuleren van een antwoord op vragen van individuele burgers, bedrijven en organisaties, welke via het Klantcontactcentrum zijn ingediend. Naar aanleiding van vragen en verzoeken vanaf individuele bedrijven en organisaties worden adviezen gegeven die voortkomen uit de geldende regelgeving waar geen rechten aan ontleend kunnen worden. Voeren van overleg: beleid (EZ/VWS), met de Douane (landelijk) en met bedrijfsleven. Het opstellen van rapportages, zoals die t.b.v. de Europese Commissie en het MT V&I, maandelijkse voortgangsrapportages: aantal zendingen invoer, aantal zendingen doorvoer, aantal uitgevoerde laboratoriumonderzoeken incidentele rapportages. Het bijdragen aan de organisatie van interne vakinhoudelijk opleiding en bijscholing. Ondersteunende werkzaamheden - Medewerker kwaliteit De medewerker kwaliteit valt hiërarchisch onder de directiesecretaris van V&I. In voorkomende gevallen heeft de medewerker kwaliteit rechtstreeks toegang tot de hoofdinspecteur V&I. De ondersteunende werkzaamheden bestaan o.a. uit: Voorstellen voor kwaliteitsverbetering doen, verbeteracties initiëren of doorvoeren Het begeleiden van externe audits door RvA Voorbereiden en uitvoeren van de directiebeoordeling Ondersteunen bij het implementeren van kwaliteitsdocumenten Het uitvoeren van interne audits Volledigheidscontrole(verificatie) van de corrigerende maatregelen n.a.v. audits

19 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 19 van 50 Ondersteunende werkzaamheden technische administratie Binnen het Servicekantoor Zwijndrecht vinden werkzaamheden plaats, zoals beschreven in de landelijke procedures. Op het Servicekantoor Zwijndrecht worden door de afdeling Dienstverlening, team Technische Administratie, administratieve handelingen ter ondersteuning van de teams uitgevoerd. Ondersteunende werkzaamheden Douane De Douane voert onder verantwoordelijkheid van de NVWA werkzaamheden uit die staan beschreven in de procedures INV PR 02 en INV PR 03. Teams De controlewerkzaamheden t.b.v. de invoer en doorvoer van niet-veterinaire producten worden verricht door TU Import LM/DV/PV en TU Amsterdam. Binnen een team zijn inspecteurs en assistent inspecteurs werkzaam. Het team wordt geleid door de teamleider. De formatietabel in het OrganisatieBesluit (OB) voor de divisie V&I-Import: Medewerker toezicht Ondersteunend Medewerker toezicht Ondersteunend Medewerker Veterinair Inspecteur Assistent inspecteur Assistent inspecteur Overlegvormen Het domein Import (bestaande uit TUI en TO-I&E) heeft de volgende overleggen met andere onderdelen van de NVWA of andere organisaties die in het kader van dit werkhandboek van belang zijn: Vakgroep overleggen. In deze overleggen wordt kennis over specifieke onderwerpen gedeeld. De teamleider TU Import LM/PV/DV organiseert de verschillende overleggen minimaal eenmaal per kwartaal per vakgebied. De teamleider waarborgt de verslaglegging op een centrale plaats, toegankelijk voor alle betrokkenen. Binnen het domein Import vinden de volgende structurele overleggen plaats:

20 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 20 van 50 Teamleidersoverleg (TLO) afdeling TUI overleg: dit wordt minimaal eenmaal per maand gehouden door de teamleiders van de importteams en het hoofd TUI. De verslagen worden elektronisch bewaard. Werkoverleg (WO) TU Import LM/DV/PV: per team: minimaal eenmaal per maand vindt er werkoverleg plaats. Tijdens dit werkoverleg worden o.a. wijzigingen in werkzaamheden besproken die van belang zijn voor het team. Verslagen worden op teamniveau door de teamleider bewaard. Werkoverleg TO Import/Export: minimaal eenmaal per maand vindt er werkoverleg plaats. De verslagen worden op de afdelingsschijf bewaard. Vertegenwoordigers van de afdelingen Toezichtontwikkeling of TUI van de Divisie V & I nemen deel aan nationaal en internationaal overleg met het doel de controles te verbeteren en de werkzaamheden op EU-niveau beter af te stemmen. Op nationaal niveau betreft dit de volgende regelmatige overlegvormen: Overleg met Douane: Managementoverleg, afstemming handhaving en uitvoering Overleg met andere toezichthouders; Directeurenoverleg Zeehavens (DOZ), Stuurgroep Ladingregie Zeehavens (LaReZ), etc. Overleg met bedrijfsleven: Deltalinqs en aan voorkomende incidentele overleggen. Regenboogteam: overleg met alle toezichthouders in de haven van Rotterdam onder leiding van de Douane Internationaal overleg: EU: Standing Committee on the Food Chain and Animal Health, afhankelijk van de te behandelen onderwerpen; EU werkgroepen zoals de 669/2009 werkgroep, C2013 werkgroep. Vanuit de afdeling TUI en team TO Import/Export heeft men regelmatig contact met collega s uit andere lidstaten. Doelstelling daarbij is informatie-uitwisseling, kennisoverdracht en afstemming in de praktijk van de uitvoering. Verantwoordelijkheden

21 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 21 van 50 De directie V & I is verantwoordelijk voor het toewijzen van de middelen (personeel en materieel) die benodigd zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Ieder team is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een afgebakend takenpakket waaronder de controlewerkzaamheden. Controlewerkzaamheden worden door de inspecteur of onder diens verantwoordelijkheid verricht. Bepaalde onderdelen van de officiële controle kunnen uitgevoerd worden door de assistent inspecteur en medewerker verwerken en behandelen, zie hoofdstuk 8. De controle op geschiktheid van de controleomstandigheden valt onder de verantwoordelijkheid van de inspecteur Verenigbaarheid van activiteiten Zie KHB-NVWA 2.3 en Technische en functionele leiding Zie KHB-NVWA 3.2 t/m 3.9 en organisatieschema bij Dagelijkse leiding De inspecteur voert de controles uit en is bevoegd voor het nemen van de beslissing over de zending. In veel gevallen heeft de inspecteur voldoende kennis daarvoor. In geval er meer technische expertise nodig is kan de hulp worden ingeroepen van de teamleider. De teamleider heeft in veel gevallen voldoende kennis van controletechnische zaken en de bevoegdheid om een beslissing over een zending te nemen. In geval daar meer technische expertise voor nodig is kan advies worden gevraagd aan TO Import/Export. In uitzonderlijke gevallen kan de teamleider bepalen hoe bepaalde zendingen afgehandeld moeten worden. Het gaat hierbij vaak om situaties waarin de regelgeving niet voorziet en waarbij een beslissing verstrekkende gevolgen heeft. Deze beslissingen worden genomen in overleg met het afdelingshoofd TUI en/of de hoofdinspecteur V & I. Deze handelwijze wordt schriftelijk vastgelegd. Dergelijke besluiten worden in een nota vastgelegd door het afdelingshoofd TUI gericht aan de hoofdinspecteur V & I Plaatsvervanging Het afdelingshoofd TUI wordt vervangen door een hiervoor aangewezen teamleider of door een ander lid van het MT V & I. Bij afwezigheid van een teamleider worden zijn taken overgenomen door een

22 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 22 van 50 collega-teamleider of door de naast-hogere leidinggevende (afdelingshoofd TUI). Afspraken hierover worden voorafgaand aan een periode van afwezigheid vastgelegd en bekendgemaakt. Inspecteurs vervangen elkaar waar nodig Functiebeschrijvingen Van alle voorkomende functies is een functiebeschrijving aanwezig bij de directie Staf (P&O). Iedere medewerker is bekend met zijn functiebeschrijving. In de functiebeschrijvingen zijn de opleidingseisen opgenomen. Bij functiebeschrijvingen waarvoor dat niet het geval is, zijn de eisen op het gebied van opleiding, kennis en ervaring vastgelegd in navolgende tabel. Titel volgens Inspecteur EU-regelgeving Inspecteur Assistent inspecteur/ Functiebenaming Inspecteur Ondersteunend medewerker NVWA toezicht Opleiding Zie functiebeschrijving Zie functiebeschrijving (Technische) kennis Zie boven; voorts: NVWA Introductie programma. Zie boven; voorts: NVWA Introductie programma. Titel volgens EU-regelgeving Inspecteur Inspecteur Functiebenaming NVWA Inspecteur Training en ervaring Inwerkperiode o.l.v. ervaren Inspecteur volgens procedure voor inwerken met voldoende resultaat afgerond Assistent inspecteur/ Ondersteunend medewerker toezicht Inwerkperiode o.l.v. ervaren Inspecteur volgens procedure voor inwerken met voldoende resultaat afgerond Bijscholing Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, bijeenkomsten of andere activiteiten Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, bijeenkomsten of andere activiteiten

23 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 23 van VEREISTE MIDDELEN 6.1. Personeel Kwalificaties, opleidings- en trainingscriteria NVWA-Medewerkers Kwalificatie Medewerkers die controlewerkzaamheden verrichten moeten over voldoende kennis van het werkgebied beschikken voordat zij deze werkzaamheden zelfstandig mogen verrichten. De eisen t.a.v. opleiding, kennis en ervaring voor de verschillende medewerkers die bij de controle betrokken zijn, zijn vastgelegd. Nieuw aan te nemen medewerkers moeten voldoen aan de opleidingseisen zoals verwoord in de vacaturemelding). Mocht hier niet volledig aan voldaan zijn, dan worden afspraken gemaakt over aanvullende opleidingen. Voordat nieuwe medewerkers met de werkzaamheden beginnen worden zij door ervaren medewerkers ingewerkt. Tijdens de inwerkperiode leren de medewerkers hoe de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, zodat zij na afloop van de inwerkperiode deze werkzaamheden zelfstandig en correct kunnen uitvoeren. De inhoudelijke competenties zijn vastgesteld in factsheets, die terug te vinden zijn in het algemene NVWA Curriculum opbouw systeem. Het competentieoverzicht is als bijlage V bijgevoegd. Opleiding en training Nieuwe medewerkers moeten ingewerkt worden. Als medewerkers een tijd bepaalde werkzaamheden niet uitgevoerd hebben kan er twijfel ontstaan over de vereiste kennis en kunde. In dat geval draagt de teamleider zorg voor de vereiste bijscholing en/ of training. Dat kan ook op aangeven van de medewerker zelf geïnitieerd worden. De teamleider van het team waarin een nieuwe medewerker werkzaam zal zijn, stelt een introductie- en inwerk programma op voor de nieuwe medewerker volgens de NVWA procedure Introductie en Inwerken van NVWA medewerkers. De medewerker wordt ingewerkt voor de taken en bevoegdheden behorend bij zijn functie (zie bijlage III Inwerkschema ). Een overzicht van bevoegdheden per functie is weergegeven in paragraaf 8.2 van dit werkhandboek.

24 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 24 van 50 Voor de medewerkers kunnen stages worden verzorgd op andere controle locaties (in Nederland en mogelijk daarbuiten). TO verzorgt opleidingen en trainingen voor medewerkers van de NVWA en de Douane. TO verzorgt daarbij de presentielijsten (INV F 11 Deelnemerslijst opleidingen). De teamleider gebruikt deze informatie om het overzicht voor haar eigen medewerkers te maken (INV F 09 Registratie opleidingen TU Import LM/PV/DV). De Douane medewerker volgt binnen de Douane zijn opleiding om de activiteiten die voor de NVWA worden uitgevoerd te beheersen. Het team TO Import/ Export verzorgt daarnaast specifieke opleiding en de bijscholing gericht op nieuwe en gewijzigde wetgeving. Overzichten hiervan zijn aanwezig bij TO Import/ Export Beschikbaarheid personeel Planning Wanneer zendingen gecontroleerd moeten worden maakt de belanghebbende hiervoor een afspraak met de planner van de Divisie Klantcontact en Dienstverlening, afdeling TA (technische administratie). Indien de belanghebbende zijn verzoek voor controles op een bepaalde dag, vóór uur op de voorafgaande werkdag doorgeeft, gaat de planner na of dit in de planning van de volgende dag verwerkt kan worden. Als de aanvraag niet gehonoreerd kan worden zoals gevraagd, volgt er afstemmingsoverleg met de belanghebbende. Formatie In de capaciteitsplanning, behorend bij het Jaarplan NVWA is het aantal uren per functiegroep weergegeven. Deze uren/ formatie is voldoende voor de verwachtte gemiddelde aanvraag van controles. Bij een tijdelijk verhoogd werkaanbod of tekort aan personeel in een team kan overwerk of ondersteuning vanuit een ander team aangevraagd worden. Ondersteuning uit een ander team mits de medewerker bevoegd is voor de uit te voeren werkzaamheden (zie bijlage VI Inwerkschema ). Toestemming voor overwerk wordt gegeven door de direct leidinggevende. Wanneer het personeelstekort of verhoogde werkaanbod langdurig van aard is, wordt binnen de NVWA (buiten de TU Import teams) naar versterking gezocht. Voordat de ingeleende medewerker zelfstandig controleren uit mag voeren, wordt deze ingewerkt volgens de NVWA procedure Introductie en Inwerken van NVWA

25 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 25 van 50 medewerkers. Het afdelingshoofd TUI ontvangt jaarlijks een overzicht van de formatieberekening voor de activiteiten die de douane onder verantwoording van de NVWA uitvoert Technisch kunnen Zie WHB en KHB-NVWA Verplichtingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden NVWA-medewerkers Zie hiervoor KHB-NVWA Selectie, training, autorisatie en monitoring procedure Zie hiervoor KHB-NVWA en procedure VWA Minimale vereisten selectie, training, autorisatie en monitoring procedure Zie hiervoor KHB-NVWA 8.2 en procedure VWA Opleiding en training naar behoefte NVWA-medewerkers Zie hiervoor KHB-NVWA 8.2 en procedure VWA Supervisie en monitoring van NVWA-medewerkers door bevoegden De teamleider bewaakt dat zijn medewerkers op de hoogte zijn van de kwaliteitsdocumenten. Daarvoor agendeert hij het onderwerp kwaliteit in elk werkoverleg. Nieuwe en gewijzigde onderwerpen worden besproken zodat alle medewerkers op de hoogte zijn. De teamleider stelt zich regelmatig op de hoogte van de kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden binnen zijn team. Steekproefsgewijs gaat de teamleider mee met inspecties van de (assistent) inspecteurs en ziet hij dossiers in. Omissies worden zo nodig besproken in het werkoverleg Beoordeling van de werkzaamheden van de (assistent) inspecteur Steekproefsgewijs gaat de teamleider mee met inspecties van de (assistent) inspecteurs en ziet hij dossiers in. Omissies worden zo nodig besproken in het werkoverleg. Zie ook KHB/NVWA 8.2 Indien er omissies worden geconstateerd bij collegiale toetsing bespreekt de teamleider deze in het werkoverleg.

26 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 26 van Personeelszaken Personeelsdossier Het inwerkschema per medewerker wordt bewaard door de teamleider. De gegevens van gevolgde opleidingen worden vastgelegd in P-direkt en op het formulier INV F 09 - Registratie opleidingen TU Import LM/PV/DV. Kopieën van diploma s en certificaten van gevolgde opleiding worden ingescand in P-direkt. Gesprekscyclus Economische Zaken (startgesprek, voortgangsgesprek, functioneringsgesprek). Tenminste eenmaal per jaar vindt tussen elke medewerker en zijn direct leidinggevende een - gesprek plaats. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt. Het verslag wordt als een vertrouwelijk document beschouwd en toegevoegd aan het personeelsdossier (P-direkt). Indien nodig vindt tussen de medewerker en zijn direct leidinggevende een beoordelingsgesprek plaats. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt. Het verslag wordt als vertrouwelijk document beschouwd en toegevoegd aan het personeelsdossier (P-direkt). Zie tevens KHB-NVWA Prestatiebeloning Bij de controle werkzaamheden vindt geen prestatiebeloning plaats. Zie hiervoor KHB-NVWA Gedragscode Zie hiervoor KHB-NVWA Vertrouwelijkheid van Inspectiegegevens Zie hiervoor KHB-NVWA 2.7 en WHB-BIP Voorzieningen en Uitrusting Geschiktheid gebouwen en uitrusting Alle controle locaties moeten voldoen aan de (minimum)eisen die in de Europese regelgeving zijn vastgesteld met betrekking tot de hygiëne, installaties, de uitrusting en de wijze van functioneren.

27 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 27 van 50 Aangewezen controle locaties (in geval van de wettelijk verplichte controles) worden op voordracht van de NVWA na toestemming gepubliceerd op de NVWA website. De werkwijze m.b.t. het verlenen en onderhouden van de aanwijzing als controle locatie is nader uitgewerkt in de procedure INV PR 04. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door het team Erkenningen. Als er op een controle locatie tijdens de controles tekortkomingen worden geconstateerd, wordt dit door de (assistent) inspecteur gemeld aan de bedrijvenbeheerder. Als de locatie geen NVWA bedrijvenbeheerder heeft (bijvoorbeeld omdat het een op- en overslag bedrijf betreft) gaat de melding naar het team erkenningen. De (assistent) inspecteur neemt tijdens de controlewerkzaamheden de hygiënevoorschriften in acht. Bij het hanteren van de te controleren producten worden indien nodig disposables gebruikt om besmetting te voorkomen. Overige materialen die in aanraking komen met de producten (steker, schep, emmer, etc.) worden na iedere controle schoongemaakt en zo nodig gedesinfecteerd. Indien de voorzieningen niet voldoen, dan stopt de NVWA in opdracht van de hoofdinspecteur V&I de controlewerkzaamheden. Het afval dat ontstaat bij de materiële controle van producten wordt door de (assistent) inspecteur ter plekke op de aldaar gebruikelijke wijze opgeruimd. Tot de standaard uitrusting behoort bovendien de laptop, aantekeningenboekje, stempels, etc. De teamleider beheert de lijst met daarop alle materialen waar de standaard uitrusting uit bestaat. Meetmiddelen Bij de controle wordt zeer beperkt en indicatief gebruik gemaakt van een hand weegschaal (unster) als meetmiddel. Voor het afwegen van voldoende materiaal voor laboratoriumonderzoek. In geval van productveiligheid kan een schuifmaat, keelholtetester, etc. gebruikt worden. Dit zijn geen kritische meetmiddelen en er worden geen nadere eisen aan gesteld Toegang tot de NVWA-ruimten Niet van toepassing. Aan de controlelocaties zijn geen wettelijke eisen verbonden en er worden geen NVWA eigendommen en/of documenten bewaard.

28 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 28 van Blijvende geschiktheid uitrusting De uitrusting wordt door de inspecteur zelf op geschiktheid beoordeeld. Ongeschikte delen van de uitrusting worden vervangen Identificatie meetmiddelen De meetmiddelen (handweegschalen etc.) en de locaties voor opslag van laboratoriummonsters worden niet geïdentificeerd Onderhoud Indien er gebruik gemaakt wordt van een temperatuur logger, wordt het onderhoud ervan uitgevoerd zoals beschreven in de procedure NVWA-05 en het voorschrift NVWA Kalibratieprogramma Niet van toepassing Herleidbaarheid van kalibratie Niet van toepassing Gebruik van referentiestandaarden n.v.t Tussentijdse controles van de uitrusting De uitrusting wordt door de inspecteur zelf op geschiktheid beoordeeld. Ongeschikte delen van de uitrusting worden vervangen Herleidbaarheid van referentiestandaarden n.v.t Inkoop en opslag van materialen Vrijwel alle materialen die bij de controle werkzaamheden gebruikt worden zijn niet kritisch voor wat betreft eisen die er aan gesteld worden of opslageisen, m.u.v. monsterverpakkingsmateriaal zoals de donkere plastic zakken voor mycotoxine bemonstering. Dit wordt afgenomen van vaste leveranciers.

29 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 29 van 50 Voorraadbewaking van het monsterverpakkingsmateriaal vindt plaats op niveau van het team. Monsternummers en tie-ribs worden besteld op het niveau van de afdeling bij een vaste leverancier. Voor het bestellen van materialen wordt gebruik gemaakt van de bestelformulieren die staan vermeld op het intranet onder het hoofdstuk Diensten Opslag en tussentijdse controles Voor monstermaterialen zijn geen opslag condities van toepassing Gebruik van geautomatiseerde systemen Zie hiervoor KHB-NVWA 11.4 en de procedure NVWA Niet goed functionerende uitrusting Onbruikbare delen van de uitrusting worden vervangen. Ondeugdelijke meetmiddelen worden, indien mogelijk, ter reparatie aangeboden. Als reparatie niet mogelijk is worden ondeugdelijke meetmiddelen vervangen Registratie van gegevens van uitrusting en software Zie hiervoor KHB-NVWA Uitbesteding Mate van uitbesteding, leveranciersselectie en kwalificatie Alle controle werkzaamheden worden onder verantwoordelijkheid van de NVWA uitgevoerd. De NVWA voert controle activiteiten zelf uit, op de documentencontrole door de Douane na. De Douane voert deze werkzaamheden uit zoals beschreven in procedures INV PR 01, INV PR 02 en INV PR 03. De inzet van douaneambtenaren geschiedt op basis van het daartoe afgesloten convenant. Vanuit de basisopleiding van de Douane zijn douanemedewerkers getraind in het werken met diverse officiële documenten. De Douane controleert zelf d.m.v. een Interne Controle de uitvoering van de werkzaamheden. Laboratorium

30 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 30 van 50 Laboratoriumonderzoek is een onderdeel van de materiële controle van producten. De aangewezen laboratoria waar onderzoek wordt uitbesteed zijn bij voorkeur voor het aangevraagde onderzoek geaccrediteerd volgens NEN-EN ISO/IEC Wanneer dit niet mogelijk is, wordt advies gevraagd aan het laboratorium van de NVWA en de nationale referentielaboratoria om tot de keuze van een geschikt laboratorium te komen. De keuze voor een laboratorium wordt gemaakt door de Directie V&I, eventueel na aanvullende advisering van TO Import/ Export (zoals genoemd in paragraaf 5.1.7). In de praktijk worden de laboratoriumonderzoek voor zover mogelijk uitgevoerd door een laboratorium van de NVWA. Als onderzoek wordt verlangd van stoffen of micro-organismen die buiten de competentie liggen van het NVWA laboratorium, dan wordt het onderzoek uitgevoerd door het RIjks- KwaliteitsInstituut voor Land- en Tuinbouwproducten (RIKILT) te Wageningen of het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) te Bilthoven Informeren geïnspecteerde over uitbesteding n.v.t Verantwoordelijkheden, bij uitbesteding onderdelen, vastleggen De verantwoordelijkheden liggen vast in overeenkomsten met de organisaties die voor de NVWA toezicht uitoefenen Toezicht op uitbestedingen en leveranciersevaluatie Algemeen Tijdens overleg in het management team of bilateraal overleg tussen een teamleider en afdelingshoofd TUI kunnen problemen m.b.t. uitbestede werkzaamheden besproken worden. Douane Interne Controle op de Douane wordt uitgevoerd door de Belastingsdienst De in het document, kwaliteitsbewaking Douane-NVWA en de daarbij behorende brief met kenmerk TRCRVV/2004/490, opgenomen onderwerpen worden ieder kwartaal door middel van een Interne Controle (IC) geaudit. Deze interne controle is opgenomen in het interne controlestelsel van de accountantsdienst van de belastingsdienst. De rapportage van de IC met daarin de vastgestelde

31 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 31 van 50 omissies en de genomen corrigerende maatregelen worden ieder kwartaal doorgestuurd naar het afdelingshoofd TUI van de NVWA. NVWA tijdens uitvoering werkzaamheden door Douane Het betreft omissies die geconstateerd zijn door de NVWA medewerker bij werkzaamheden die uitgevoerd zijn door de Douane. Indien de teamleider structurele omissies constateert of een ander probleem constateert, wordt contact opgenomen met de Douane om deze situatie te verbeteren. Maandelijks heeft de teamleider van de afdeling Documentencontrole van de NVWA een overleg met de teamleider van de Douane. In dit overleg worden problemen en de daaraan gekoppelde corrigerende maatregelen van de NVWA besproken en schriftelijk vastgelegd. Indien na een aantal genomen corrigerende maatregelen van de NVWA geen verbetering is geconstateerd bij de douane, wordt het probleem door de teamleider aangemeld bij het afdelingshoofd TUI die het agendeert voor het management overleg NVWA - Douane. Managementoverleg Douane met het afdelingshoofd TUI: In dit overleg worden de rapportages van de interne controle van de douane, de Interne controle en de eigen beoordeling van de NVWA en de problemen die vanaf de teamleiders worden doorgegeven aan het afdelingshoofd TUI, besproken. Indien eerder genomen corrigerende maatregelen geen effect hebben gehad of indien andere problemen zich hebben voorgedaan kan tijdens dit overleg een voorstel worden gedaan om een aanpassing te maken in de Interne controle door de belastingdienst. Laboratorium Geaccrediteerde laboratoria waaraan werkzaamheden worden uitbesteed, staan onder toezicht van de RvA. Indien nodig vindt er overleg plaats met betrekking tot de uitbestede laboratorium werkzaamheden. Dit overleg wordt gevoerd door vertegenwoordigers van het team TO Import/ Export en de leiding van het NVWA Laboratorium. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt.

32 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 32 van VEREISTEN PROCES EN WERKWIJZE 7.1. Controlemethodes en -procedures Genormeerde methoden voor inspecties De controlewerkzaamheden zijn gebaseerd op Europese Verordeningen, Beschikkingen en Richtlijnen. De eisen waaraan producten moeten voldoen om te worden toegelaten voor invoer in de EU staan hierin meestal in vrij algemene bewoordingen omschreven. Voor bepaalde hoog risico producten geldt dat de zendingen in het land van oorsprong reeds gecontroleerd en geautoriseerd moeten zijn door een bevoegde autoriteit, die hiervoor de vereiste verklaringen en garantie afgeeft (gezondheidscertificaat op basis van een analyse certificaat) Standaardmethoden voor inspecties en monsterneming De controlewerkzaamheden zijn beschreven in de procedures, IVO en in de webdossiers import. Deze documenten zijn gebaseerd op de daarin beschreven Europese (en eventueel Nederlandse) wet- en regelgeving Eigen methode voor inspectie Indien in de EU wet- en regelgeving een onderwerp staat beschreven waaraan de inspecteur zelf een invulling moet geven wordt dit opgenomen in de betreffende procedure Onderhoud van documenten Het actueel houden van de BIP kwaliteitsdocumenten is beschreven in BIP Procedure BPR-15. Andere informatie zoals de wetgeving, voorbeelden van gezondheidscertificaten of de handtekeningenlijsten gepubliceerd door de EU, zijn opvraagbaar via IVO. IVO wordt door TO Import/ Export onderhouden. Zie tevens KHB-NVWA en procedure NVWA Contractmanagement Zie hiervoor KHB-NVWA

33 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 33 van Gegevens van derden Zie hiervoor KHB-NVWA Vastleggen van waarnemingen In de procedures (INV PR 02 en INV PR 03) die de controlewerkzaamheden beschrijven, is aangegeven welke waarnemingen door de (assistent) inspecteur op welke wijze vastgelegd moeten worden Overname van gegevens en berekeningen Bij het verrichten van de controles worden in een enkel geval summiere berekeningen ten bate van de monsterneming uitgevoerd (bepalen van het aantal grepen per zending). Deze wordt vastgelegd op voorgeschreven wijze (INV PR 02, INV PR 03). Er worden gegevens overgenomen zoals zegelnummers (inspectielabels en zegels van verzegelde monsters) op voorgeschreven wijze (INV PR 02, INV PR 03). Het eindoordeel van D-, O- of M-controle wordt vanaf betreffende registratieformulieren op het GDB overgenomen. Registratie van zendingen in computerbestanden wordt beschreven in hoofdstuk 7.3 van dit werkhandboek Veiligheidvoorschriften De NVWA medewerkers werkzaam op controlelocaties hebben de beschikking over een werkjas en schoenen met een stalen neus. Op controle locaties wordt in sommige gevallen aanvullende beschermende middelen verstrekt zoals een haarnetje. De medewerkers dienen zich te houden aan de veiligheidsinstructies van de locatie beheerder Behandelen van monsters Identificatie van de monsters De te controleren zendingen worden geïdentificeerd zoals beschreven in de instructies en procedures. Het kan voorkomen dat meerdere partijen op een zelfde locatie gecontroleerd worden en bij elkaar in dezelfde ruimte staan. Deze zendingen dienen gescheiden te zijn. Die zendingen worden minimaal geïdentificeerd aan de hand van het lotnummer (INV PR 02 en INV PR 03). Een lotnummer is uniek en wordt bij alle communicatie en correspondentie over de zending gebruikt. Door zendingen duidelijk

34 code WHB-INV Versie: 04 Ingangsdatum: pag. 34 van 50 gescheiden te houden en te werken conform procedure INV PR 02 of INV PR 03 wordt het verwisselen van monsters voorkomen Voorbereiden van te controleren objecten (monsters) Een conforme Overeenstemming controle is een vereiste voor het starten van de monsterneming (materiële controle). Bij de Overeenstemming controle wordt vastgesteld dat de documenten bij de zending horen. Na vaststelling van conformiteit volgt de monsterneming In stand houden van het object (monster) Het behandelen van zendingen producten tijdens en na het controleren In geval van gekoelde of bevroren zendingen is voor het uitvoeren van een Overeenstemming- en Materiële controle noodzakelijk dat een deel van de zending buiten de geconditioneerde ruimte (bijvoorbeeld een container) geplaatst wordt. Deze periode wordt zo kort mogelijk gehouden. Wanneer tijdens de controle van de zending herstelbare omissies worden aangetroffen wordt de zending officieel in bewaring genomen. Er wordt niet overgegaan tot bemonstering. Dat de opslag gedurende deze periode onder de juiste omstandigheden plaats vindt is de verantwoordelijkheid van de belanghebbende zelf. Opslag moet plaatsvinden onder toezicht van de NVWA/ Douane. De kosten van opslag e.d. zijn voor rekening van de belanghebbende. Afwijkend bevonden zendingen worden officieel in bewaring genomen. De zending mag niet verplaatst of veranderd worden zonder toestemming van de NVWA. De opslaghouder is verantwoordelijk voor de naleving van de officiële in bewaring neming. Wanneer de omissies door de belanghebbende zijn hersteld of het resultaat van het laboratoriumonderzoek bekend is en geen afwijking vertoont, wordt de controle voortgezet en afgerond. De monsters genomen voor laboratoriumonderzoek in het kader van de materiële controle, worden bewaard onder voorgeschreven condities (zie MON-01) totdat deze naar het onderzoekslaboratorium worden vervoerd. De middelen die gebruikt worden voor monsteropslag mogen niet toegankelijk zijn voor derden.