Stichting BRAVOO GMR Notulen Auteur: Carla Mannak Datum: Versie: 1 concept

Transcriptie

1 Stichting BRAVOO GMR Notulen Auteur: Carla Mannak Datum: Versie: 1 concept Datum Tijd Vergadering Plaats uur GMR overleg De Touwladder Kaatsheuvel Aanwezig: Mique (MvG), Vester (VM), Frank (FK), Marja (MvH), Marc(MdB), Carla (CM) Navragen of de GMR notulen ook naar de RvT (Raad van Toezicht) gaan actie FK Vacature OPR (ondernemingsplanraad), SWV (Samenwerkingsverband)., De tijd om vertegenwoordigers te vinden zien wij als een onredelijke termijn. Op 13 november kwam de brief binnen, aanmelding werd gevraagd voor 12 december, omdat de eerste vergadering in de week voor de kerstvakantie gepland staat. GMR: mail uit laten gaan dat we er mee bezig zijn. Profielschets vinden we zwaar en het feit dat er vergaderingen overdag worden gepland. Actie FK Mail aan alle MRen uit laten gaan om dit centraal te regelen. Kandidaten doorgeven aan de GMR. Actie CM Deze actie is niet doorgegaan, omdat er zich al een ouder van Obs de Krullevaar heeft gemeld. Zij heeft zelf een kind met een rugzakje. Voor de personeelsgeleding gelden dezelfde problemen als bij het werven van een GMR-lid. Afgelopen keer heeft Jan Peters, directeur van den Bussel, de eerste vergadering bijgewoond. Vanaf januari neemt Jan Feenstra deze taak op zich. Waarom vindt de GMR het belangrijk dat de stichting is vertegenwoordigd? In de begroting gaat het om ruim 3 ton voor rugzakgelden. Vanaf aug worden deze gelden geregeld door het SWV!!! Jaarplanning voorbereiden Frank, Marc, Mique en Marja >>> 7 januari 2014 bij Marja uur sluit Hans van Dommelen (HvD) aan als vervanger van Robert Venema (RV) Om te beginnen geeft HvD uitleg over de situatie rondom RV. RV is begin november opgenomen in het ziekenhuis. Na drie weken heeft hij geprobeerd zijn werk te hervatten voor drie uur per dag. Dit o.a. in overleg met de Arbo-arts. Dit bleek helaas niet haalbaar. Afgelopen week heeft RV besloten om zich eerst op zijn volledige herstel te focussen. Hoe nu verder? Er is al externe ondersteuning voor het formatieplan door Geke Lexmond. Haar is de vraag gesteld om dit eventueel met twee dagen uit te breiden. RV zal een ochtend in de week aanwezig zijn, de verwachting voor zijn herstel is drie tot zes maanden. Is er een reden dat er voor twee dagen vervanging is gekozen? Dit is vanuit RV gekomen, heeft ook met financiën te maken. De vervanging van RV wordt betaald vanuit het vervangingsfonds. Termijn: dit gaat in na twee maanden ziektewet, HVD heeft al wel aangegeven dat men moet waken dat de druk niet gaat verschuiven naar de overige medewerkers op het stafbureau. Waarom niet gekozen voor de directeuren die in de CvB (Commissie van Bestuur) zitten? Het is niet de eerste intentie om de directeuren, die deelnemen aan het CvB overleg, extra taken te geven. Twee redenen: zij stijgen dan boven hun functie uit en moeten later weer terug en men moet er ook bij deze mensen voor waken dat het allemaal te behappen is. RvT gaat over het werk van de bestuurder. De bestuurder is de eindverantwoordelijke voor stichting Bravoo, ook al werkt hij maar vier uur per week. Wat RV verrast heeft is dat hij meende vastgelegd te hebben wat de rol van de twee directeuren is, maar nu blijkt dit toch niet te zijn vastgelegd in de statuten. Wat betreft de RvT, hiervan is wel heel nadrukkelijk vastgelegd dat zij niet op de stoel van de bestuurder mogen gaan zitten. De begroting voor 2014 is door hvd opgesteld. Hiervoor is 2 dagdelen ondersteunende expertise ingehuurd (Deloitte)

2 De afgelopen dagen is de vraag gesteld of er nog meer expertise ingehuurd zal moeten worden. o.a. op het gebied van onderwijs, inspectiebezoeken begeleiden, personele zaken e.d. In het SWV heeft RV altijd een strategisch belang in gehad. Hier wordt hij vervangen, niet door Bravoo mensen. Vraag van FK is of hier niet een van de directeuren voor gevraagd kan worden (niet doelend op J. Feenstra of J. Peters) 1 FK heet iedereen welkom, in het bijzonder de twee nieuwe ouders en HvD die RV vervangt. 2 Notulen van 24 sept.2013 en 17 juni 2013 De notulen van 17 juni 2013 staan op de agenda, omdat deze de vorige keer niet vooraf aan RV waren toegestuurd. Een paar weken voor de vergadering van 24 september is FK gevraagd om voorlopig voorzitter te zijn. We stellen deze notulen nu vast. Mocht RV later toch nog op een punt terug willen komen, dan kan dit. Deze notulen zijn inmiddels verspreid onder de MRen. 3 Scholing MR/GMR 28 januari Men kan nog aansluiten, tot op heden Hebben zich 11 personen aangemeld. HvD stuurt het strategisch beleidsplan door, zodat de docent dit vooraf kan doornemen. 4. Financiën Begroting meerjarenbegroting nog niet herzien ( ) Nu niet meer doen, maar volgend jaar weer doen De stichting maakt zich sterk om ieder jaar 2% over te houden op de begroting, zodat klappen opgevangen, en het weerstandsvermogen wordt opgekrikt. Marap Q3 was in eerste instantie opgesteld tot en met maand september. Wij hebben nu een herziene versie ontvangen tot en met okt Eind september ging men ervan uit 2 ton negatief te eindigen. In oktober kwam het bericht dat er 5 ton extra gelden binnenkomen. Vandaar de herziene Marap van oktober Opmerking: subsidies die binnenkomen zijn eigenlijk middelen om jonge leerkrachten aan het werk te krijgen en te houden. - Begroting tot 2014 was nagenoeg in evenwicht De begroting wordt doorgesproken met de financiële commissie van de RvT. RV neemt de uiteindelijke beslissing. Bezuinigingsdoel, zal op een of andere manier handen en voeten gegeven moeten worden in het formatieplan. Er is begrip voor het feit dat schooldirecteuren knokken ervoor om de euro s voor de scholen binnen te halen. HvD geeft aan dat hij weet dat de ingeslagen weg van bezuinigingen pijn zal gaan doen. De stichting krijgt in het schooljaar bekostigd op basis van het aantal leerlingen per (T-1). De stichting rekent naar de scholen voor het schooljaar met het aantal leerlingen dat er naar verwachting per aanwezig zal zijn. Geke van Lexmond (Leeuwendaal advies, voorheen van VOS/ABB) gaat een sleutel bepalen voor de verdeling van de fte s over de vestigingen (zonder last te hebben van wat er al begroot is in 2014) en vervolgens wordt gekeken of we dat kunnen betalen binnen de begroting van Lukt dat niet dan is er de reserve (overschot) van 2013 die we in kunnen zetten om een beperkt aantal mensen meer in te kunnen zetten dan het budget van 2014 toelaat. - Niet alleen de uitkeringen maar ook de personeelslast betreffende vervangingen maken een zelfde stijging door - In de begroting zijn de baten opgenomen die we zeker weten. - Twee locaties nieuwbouw: verwachting lagere kosten van schoonmaak en energie Huuropbrengsten omhoog omdat Mikz zich ingehuurd heeft in deze gebouwen. Bij Villa Vlinderhof geldt dit ook voor de Prins Willem Alexanderschool. - Post onvoorzien opgenomen van om klappen op te vangen. - Onderhoud is op grond van een normaal plan ingezet - Groot onderhoud is door een extern bureau opgesteld, is integraal overgenomen, en deel is opgenomen in de begroting voor de directeuren Doordecentralisatie van het onderhoud:

3 Vanaf januari 2015 komt onderhoud ten laste van de stichting. Vanaf dat moment komt er een voorziening groot onderhoud. (Tot op heden is dit een post van gemeenten, zij zijn daar dan vanaf) er wordt een bedrag aan toegekend. Er is pertinent gesteld dat er geen nulmeting komt, maar dit wordt nog wel ter discussie gesteld bij de gemeenten. Dit zou teveel kosten (allerlei bureaus inhuren e.d.) Bravoo wil aan de bel trekken bij scholen die nog resten hebben van achterstallig onderhoud. HvD heeft een meerjarenonderhoudsplan, om te bepalen hoeveel een voorziening zou zijn. Onderhoud A&S is voor de binnenkant, zij hebben een meerjarenplan waarin zij ook de buitenkant hebben meegenomen. In de gaten houden nu RV er niet is. HvD zal actie ondernemen richting A&S. Vragen n.a.v. de begroting MvH: op de begroting is er voor de arbodienst zoveel minder begroot. HvD: wij hadden een erg uitgebreid contract. Dit is aangepast. Nu is het zo, pas als je een bepaalde dienst afneemt, dan worden er kosten in rekening gebracht. Het is wel dezelfde organisatie gebleven. Ook een spreekuur. Zelfde werk dus, maar voor minder geld. Dit is niet gecommuniceerd met de GMR. Als er aan een dergelijk contract iets veranderd, heeft de P-geleding van de GMR dan geen instemmingsrecht? MvH: Is het niet wettelijk geregeld, dat de arbodienst om de vier jaar een controle uitvoert? Elke school dient een Arbo vertegenwoordiger te hebben. De schooldirecteur is daarvoor verantwoordelijk. MR moet dit in de gaten houden. Dit alles heeft te maken met: Personeelsbeleid, ziektebeleid, staat van het gebouw Overblijfgelden en ouderbijdrage Als een bankrekening van een school in handen is van een directeur, dan dienen alle overschrijvingen ingeboekt te worden. (Taak van medewerkster op het hoofdkantoor) Hier krijg je dus vermenging van publieke en private gelden. Hier heeft CM eerder dit jaar al op gewezen. Niet voor alle scholen hetzelfde gebeurd. Er zijn scholen die een stichting hebben waar de private gelden zijn ondergebracht. Voorstel was om per school een rekening voor private gelden en een rekening voor publieke gelden te handhaven. RV zou dit een keer inbrengen in de RvT. Dit zal blijven liggen. Dus in 2014 een vermenging van private en publieke gelden. Directeuren zal gewezen moeten worden op een goede boekhouding omtrent private en publieke gelden. Begroting van de (G)MRen. Het valt erg mee wat de MRen aan begroting ingediend hebben. Vraag is of alle MRen dit gedaan hebben bij hun directeur. FK heeft een begroting voor de GMR ingediend. MvH: Culturele en kunstzinnige vorming 10,90 per kind. HvD geeft aan dat deze uitgaven niet meer specifiek ingeboekt hoeven te worden. Als het in de lumpsum begroting zit mag je het uitgeven waar je aan wil. HvD: Is het raadzaam om de naam van dit item veranderen in schoolreisjes, excursies, sportdagen? Deze subsidie is niet geoormerkt. Je hoeft het dus niet meer te verantwoorden. De GMR vindt het wel belangrijk dat kinderen op cultureel gebied iets bijgebracht wordt. MvH heeft dit nagezocht op info ministerie op cultuurplein: Prestatiebox binnen financiering primair onderwijs In het basisonderwijs ontvangen schoolbesturen 1 budget voor personele en materiële kosten: de lumpsum. Daarnaast ontvangen ze sinds 1 augustus 2012 een extra bedrag via de prestatiebox, bedoeld om de prestaties van leerlingen, leraren en schoolleiders te vergroten. Het budget uit de prestatiebox kan onder meer worden ingezet voor taal en rekenen, wetenschap en techniek, cultuureducatie, talentontwikkeling, opbrengstgericht werken en professionalisering van leraren en schoolleiders. Bedrag voor cultuureducatie in de prestatiebox Via de prestatiebox is een bedrag van 10,90 per leerling per jaar beschikbaar voor cultuureducatie. Dit bedrag moet worden besteed aan het versterken van de samenhang binnen het leergebied kunstzinnige oriëntatie en voor het verhogen van de kwaliteit van cultuureducatie. Hoe kunnen scholen het geld besteden? Scholen kunnen de middelen uit de prestatiebox naar eigen inzicht besteden. Wel zijn scholen verplicht om verslag te doen van hun ambities, doelstellingen en resultaten en de daarvoor ingezette middelen. Dit verslag wordt als bijlage bij het jaarverslag ingediend. Daarnaast wordt verwacht dat scholen ook vanuit de lumpsum investeren in de realisatie van de ambities. Het geld uit de prestatiebox is bedoeld om die investeringen te versterken, te verdiepen en te versnellen. HvD heeft alle gesprekken over de begrotingen gevoerd met de directeuren Deze begrotingen zijn dus nog niet bij elkaar opgeteld Nu is er een gat van 25000, maar dit zal wel opgelost worden

4 5. Vergoedingsregeling voor GMR leden schuiven we door. Maar voor maart 2014 zal dit toch duidelijk moeten zijn, omdat dan de normjaartaken weer opgesteld gaan worden. Tip: In formatieplan een extra stukje formatie opnemen voor de school die een personeellid in de GMR levert. 6. Collectieve verzekering IPAP e.d. De IPAP is voor de zomervakantie opgestart. Op verzoek van de GMR moesten mensen afstand tekenen als ze dit niet wilden. Iets meer dan 80% heeft zich aangemeld. Alles is geregeld. Inmiddels worden de inhoudingen op het salaris gedaan. Dit alles is nog niet gecommuniceerd naar het personeel. HvD neemt dit mee. Vakbondsvergoeding 2012, die dec.12 nog niet was uitgekeerd is in september 2013 uitbetaald. 7. Besluit van toepassing verklaring CAO PO 2013 RV heeft vorige keer aangegeven dat Stichting Bravoo deze CAO zal volgen. 8. Strategie / kwaliteit - Status functiemix PO, hoe staat het ermee? In vooroverleg gaf RV aan dat er te weinig mensen zijn, die in aanmerking komen voor een LB-functie. RV heeft eveneens aangegeven dat hij zich aan de afspraken houdt, zoals deze bij de invoering van de functiemix zijn gemaakt. Een medewerker dient de helft van de tijd voor de klas te staan en dient een HBO+ opleiding te hebben gevolgd. Een groot aantal IBers (Intern Begeleiders) valt hierdoor af, omdat zij bv. geen lesgevende taken meer hebben, maar wel een HBO+ opleiding voor IB werk hebben gevolgd. HvD geeft eveneens aan dat er te weinig medewerkers zijn die ervoor in aanmerking willen en kunnen komen. FK: Heeft dit ook met scholingsgelden te maken? Is het personeel voldoende ingelicht over de LB functie mogelijkheid en de daarbij gevraagde scholing op HBO+ niveau? De functiemix loopt tot aug Wat gebeurt er als de stichting er niet aan voldoet? Iedere directeur moet zelf de scholing op de begroting van zijn/haar school plaatsen. Tot op heden is er geen beleid op scholing stichtingsbreed, het is vaak goedkoper om een cursus/opleiding te organiseren stichtingsbreed, dan dat alle scholen dit afzonderlijk doen. Vb. herhalingscursus BHV. Zie ook artikel 9.2 CAO PO 2013 Dit moet dus als GMR opgepakt gaan worden Meenemen in de jaarplanning van de GMR - Samenwerking met Leerrijk! - Versoepeling van de fusietoets, voor de zomervakantie gedaan door de secretaris van het ministerie. Rond deze tijd moet hier meer duidelijkheid over komen. 9. Social Media Protocol was aangekaart in de GMR vergadering, voorjaar FK en CM hebben RV voorzien van een dergelijk protocol van andere stichtingen. Wij zijn gepasseerd bij de invoering hiervan. Sommige van ons kregen dit protocol via de directeuren in de MR aangeboden, Afgelopen week hebben we dit naar Bravoo maatstaven aangepaste protocol doorgestuurd gekregen van RV 10. Rondvraag: MvH: Hoe gaan we bekendmaken dat we nieuwe ouderleden in de GMR hebben? Vanuit de GMR een brief sturen aan de directeuren dat we twee nieuwe leden hebben en dat we nog steeds op zoek zijn naar personeelsleden. Actie MvH MvH: Donderdag 12 dec is de officiële opening van Villa Vlinderhof. MvH, FK en CM gaan en nemen een kaart met een geldbedrag mee. Dit bedrag is bestemd voor het inrichten van het schoolplein. In principe staat de volgende vergadering in maart 2014 gepland. FK: Komt er eventueel een ingelaste vergadering met de RvT? Is nog niet bekend. Verzoek: voordat Geke weg is de personele geleding gekend te hebben in het formatieplan. De P-leden hebben in ieder geval instemming. Eind januari of februari?

5