VIAA Partnerevent 8 november 2016

Transcriptie

1 VIAA Partnerevent 8 november 2016 Verslag opgemaakt door Babette Weyns, Dagmar Dirckx en Gerald De Winter als duiding bij de gegeven presentaties op 8 november.

2 Verslag presentatie Nico Verplancke De relatie tussen VIAA en zijn klanten Sinds 1 januari 2016 is VIAA als VZW onafhankelijk van iminds. Onze huidige klanten kunnen worden onderverdeeld in content partners, dienstenafnemers en gebruikers. Onze content partners komen uit de domeinen cultuur, media en de overheid. We verdelen deze intern in kringen, voornamelijk in functie van een stelselmatige aanpak en mogelijke uitbreiding. Recent werd de samenwerking opgestart met verschillende organisaties uit het domein van de podiumkunsten. Rosas is bijvoorbeeld één van die recente content partners, met een te digitaliseren audiovisuele collectie van zo n 1500 tapes. Partners die buiten de gebruikelijke domeinen of kringen vallen, of content partners die een dienstverlening vragen die niet in het standaardmodel zit, worden beschouwd als dienstenafnemers. Een goed voorbeeld hiervan is de Plantentuin van Meise. Zij lieten de digitalisering van hun rijke collectie materiaal in huis gebeuren, waarna VIAA in beeld kwam voor de duurzame bewaring ervan. Status van de digitaliseringsgolven en de aangroei van het archief De digitaliseringsprojecten, die onderverdeeld zijn in verschillende golven, werden in 2016 verder gezet en zorgden in combinatie met de digitale ingest van VRT materiaal voor een groei in ons archief van ongeveer 15 à 20 TB per dag. Momenteel bevat het archief al uur aan materiaal. In 2016 zal een kleine 40% van de totale hoeveelheid gerealiseerd zijn. Ongeveer 50% van het resterende te digitaliseren materiaal zal, volgens de huidige planning, gedigitaliseerd zijn tegen Over de overgebleven 10% moet verder worden nagedacht over de aanpak: het gaat immers om niet-aangetaste film. In 2017 zullen de lopende projecten worden verdergezet, maar ook bijkomende batches van afgelopen projecten zullen nog worden gedigitaliseerd. Nieuw voor 2017 is onder meer de digitalisering van de Lak- en Shellacplaten. De redactieprocessen achter de schermen en de uitdieping van het metadatamodel Binnen VIAA gebeurt ook veel werk dat de basis vormt voor toekomstige projecten, maar vaak van technische aard is en daarom minder zichtbaar voor onze partners. We maakten bijvoorbeeld bij VIAA recent de overstap naar een nieuw redactieproces voor het publiceren van gedigitaliseerd archiefmateriaal op het online platform Het Archief voor Onderwijs. Onze gedetacheerde leerkrachten zoeken nu rechtstreeks in het MAM-archiefsysteem komt en sturen het vanuit dit systeem door naar het Archief voor onderwijs. De ESB (Enterprise Service Bus) is een ander voorbeeld. Die zorgt voor een doorstroom van data tussen systemen, met de juiste vertaalslagen zodat metadata bijvoorbeeld makkelijk kunnen worden overgenomen. Dit zal cruciaal zijn bij het toenemend aantal digitale ingest projecten. Via een glossary of woordenboek zullen verschillende metadatamodellen ook gemakkelijker met het VIAA metadatamodel kunnen worden gemapt. Daarnaast nam VIAA ook deel aan een onderzoeksproject rond thesauri waarin bestaande thesauri op semi-automatisch wijze gelinkt kunnen worden. Verder zetten we sterk in op opleidingen voor onze content partners, om overweg te kunnen met het archiefsysteem.

3 Interactie: Archief voor Onderwijs en Het Archief Op het vlak van interactie werken we verder aan een grotere zichtbaarheid voor de online platformen Het Archief voor Onderwijs en Het Archief met het project Nieuws van de Groote Oorlog. Ook in 2017 zal de focus gericht blijven op onderwijs. Voor Nieuws van de Groote Oorlog wordt gewerkt aan een uitgebreider project voor de slotherdenking in Vooruitblik naar 2017, doelstellingen en aandachtspunten Voor 2017 mikken we voornamelijk op verdieping, en niet op verbreding. Er komen bijvoorbeeld geen nieuwe partnerkringen bij. Bestaande engagementen worden verder gezet, er wordt gewerkt aan een verrijking van het bestaande archiefmateriaal en bestaande content partners verder worden opgeleid. Van 39 organisaties binnen de podiumkunsten zal een eerste reeks materiaal geoperationaliseerd worden, de duurzame opslag van digitale collecties van de erfgoedcellen zal van start gaan en ook de samenwerking met Vlaamse administraties zal verder worden opgestart. Belangrijke omkaderende projecten zijn de continuering van de registratie van de filmcollectie van de VRT en het in kaart brengen van de collectie van Cinematek met een relevantie voor Vlaanderen als regio en gemeenschap. Een belangrijk aandachtspunt blijft ook de nieuwe samenstelling van de Raad van Bestuur van VIAA, die tot nog toe enkel voorlopig werd samengesteld. Het is afwachten welke leden door de Vlaamse Overheid naar voren zullen worden geschoven om vervolgens ook de benoeming van de andere leden, waaronder vertegenwoordiging van de content partners van VIAA, aan te vangen. Het kopiëren van het VRT archief zal midden 2018 afgerond zijn. Deze rolverdeling tussen VIAA en VRT zal in de komende periode in dat licht geëvalueerd worden. Eind 2017 zal ons archief met zo n 6 à 7 PB zijn aangegroeid. Dat is een verdriedubbeling in vergelijking met eind Tegelijkertijd zal moeten worden gezocht naar vervangings- en investeringscenario s voor de bestaande hardware. Ook de metadata trajecten worden verder uitgewerkt. We werken zo verder aan een maximale herbruikbaarheid van het gedigitaliseerde materiaal. We werken daarnaast verder aan een certificeringsproces als Trusted Digital Repository. Last but not least wordt volop gewerkt aan een nieuwe website die in 2017 zal worden gelanceerd. Verslag presentaties Debbie Esmans & Loes Nijsmans Samenwerkingsovereenkomst: verduidelijken afspraken gebruikersrechten In 2017 zullen we de bijlage van de samenwerkingsovereenkomst tussen VIAA en zijn content partners updaten. Enkele veranderingen binnen VIAA noopten tot een verfijning en een verduidelijking van die bijlage. Allereerst groeide het platform Testbeeld uit tot het volwaardige platform het Archief voor Onderwijs. Het platform werd opengesteld voor alle leerkrachten en kreeg de nodige visibiliteit. Organisaties, actief binnen het Onderwijs, hadden meteen ook belangstelling voor Het Archief voor Onderwijs. Daarom zijn duidelijke afspraken nodig voor het al dan niet verlenen van toegang tot het platform. De update zal beschikbaar zijn via een online tool, te vinden via contract.viaa.be. De al bestaande samenwerkingsovereenkomsten worden aangevuld met de update van de bijlage. We zullen deze bijlage al ondertekend hebben, de content partner kan deze bijlage downloaden, ondertekenen en terug uploaden. Deze update sluit aan bij het proces van de actualisatie van de Service Agreements en is voorzien in het 2 de en 3 de kwartaal van Deze update is enkel van toepassing voor de content partners uit de domeinen cultuur, media en overheid. Voor de podiumkunsten en de VRT werd al een actualisatie doorgevoerd.

4 Contracten met derden: standaardclausule intellectuele eigendom Naast deze update stellen we een standaardclausule intellectueel eigendom ter beschikking, die kan gebruikt worden in het kader van afspraken met derden. De vraag hoe de overeenkomsten tussen VIAA en zijn partners vertaald worden naar een derde partij, werd tot nu toe opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst als een inspanningsverbintenis. Het is echter een win-winsituatie voor alle partijen indien de afspraken omtrent derde partijen helder geregeld zijn. Vandaar dat we ter ondersteuning van dat proces een standaardclausule aanbieden, waarin juridische passages als inspiratie worden aangereikt. In deze standaardclausule vindt de content partner een algemene beschrijving van de afspraak tussen VIAA en de content partner, de manier waarop derden materiaal ter beschikking stellen en akkoord gaan met gebruiksrechten die VIAA en de content partner hebben afgesproken, en een afspraak over wederzijdse informatieplicht. De standaardclausule vindt u terug via viaa.support.be. Service Agreements: actualisering via een online tool De nieuwe online tool (contract.viaa.be), maakt het mogelijk de overeenkomsten tussen VIAA en de content partner op een overzichtelijke manier te beheren. In dat kader zullen we in 2017 ook de Service Agreements actualiseren. De Service Agreement is een addendum bij de samenwerkingsovereenkomst waarin specifieke zaken per content partner worden beschreven en vastgelegd, zoals het aantal dragers dat wordt aangeboden voor digitalisering, of er metadatamapping moet gebeuren,... Vermits er in de samenwerkingsovereenkomst verschillende keren wordt verwezen naar de Service Agreement wordt dit levend document dan ook een bindend document, dat ondertekend dient te worden. In de tool ontstaat op die manier een helder online dossier van elke content partner, dat door alle partijen op elk moment bekeken kan worden en aldus het beheer faciliteert. De podiumkunstorganisaties werden al geïntroduceerd in deze tool. Voor de andere content partners bereidt VIAA de invulling van de Service Agreement voor, waarna de content partners deze kunnen aanvullen en goedkeuren. De tool is te vinden via contract.viaa.be. Digitalisering: administratief proces vanaf 2017 Tenslotte verandert in 2017 het facturatieproces. Specifiek voor digitalisering wordt een facturatieproces opgestart. Let wel: dit is een zuiver administratief proces, en impliceert dus geen veranderingen in de bestaande afspraken. Omwille van de verzelfstandiging van VIAA dat vroeger tot iminds behoorde dienden we een dossier in bij de BTW-administratie. De conclusie van de administratie betreft dat we in kader van digitalisering werken met wederzijdse prestaties. Deze stromen moeten voor de BTW zichtbaar gemaakt worden.viaa heeft de toestemming verkregen te werken met een self-billing proces waarbij de waarde van de inspanningen en digitaliseringsactiviteiten van VIAA gelijk worden gesteld aan de voorbereidende handelingen door de CP en de verkregen gebruikerslicentie op het materiaal. Vanaf 2017 reiken we twee facturen uit via deze self-billing. Dat houdt dus in dat we een factuur aan de content partner uitreiken, maar ook zelf de verkoopfactuur van de content partner aanmaken en die ook aan jullie bezorgen. Het bedrag van beide facturen is gelijk aan elkaar en hoeft niet betaald te worden. Indien de content partner zelf BTW-plichtig is, moet de partner beide facturen wel in de eigen boekhouding en BTW-aangifte verwerken. Indien de CP niet BTW-plichtig is, moet er niets met deze twee facturen gebeuren. Dit zal nog eens uitgelegd worden in een brief die bij de twee facturen gevoegd wordt in februari 2017, en daarnaast zullen CP s met vragen ook bij VIAA terecht kunnen voor ondersteuning. Daarnaast ontvangt een content partner die meer dan 5TB opslaat in het VIAA-archief wel een factuur voor de kostenbijdrage van de opslag conform de bestaande samenwerkingsovereenkomst. Enkel deze factuur dient betaald te worden.

5 Verslag presentaties Marlies Criel, Matthias Priem & Brecht Declercq VIAA s partnercommunicatie VIAA kent de voorbije jaren een grote groei op het vlak van partners, activiteiten, expertise en platformen. Ook de communicatie moet meegroeien. Ons doel is vooral om onze communicatie gerichter, meer gecentraliseerd en gecoördineerd te maken. Allereerst krijgen organisaties een accountmanager toegewezen, die als centraal aanspreekpunt zal fungeren. Daarnaast komt er ook een extra nieuwsbrief die specifiek bestemd is voor de partners. Hiervoor zullen we onder meer ons CRM-systeem verder optimaliseren en uitbreiden. De laatste vernieuwing is het partnerportaal. Iedere partner met een account bij VIAA kan hier terecht voor informatie op maat. De Bètaversie van dit platform staat reeds live. In de toekomst wordt hier alle partnerinformatie op één locatie gecentraliseerd. Inloggen op dit platform kan via mijn.viaa.be De catalogus: metadata ontsluiten en content delen Stel je voor dat content partners elkaars materiaal zouden kunnen zien, elkaar makkelijk toestemming geven voor het gebruik ervan en voor elkaar downloads zouden kunnen faciliteren wanneer de toestemming van het gebruik gegeven is... Wat als het publiek de metadata zou kunnen onderzoeken en in contact komen met de content partner die erachter zit? In de samenwerkingsovereenkomst zijn een aantal van deze afspraken hieromtrent reeds opgenomen, maar VIAA wil dit nu verder concretiseren. Het voorstel is om een catalogus te maken waarin content partners snel en gemakkelijk materiaal kunnen zoeken, vinden en bekijken. Gebruiksgemak staat hierbij voorop. Meer complexe beheerstaken zouden nog steeds binnen het MAM moeten gebeuren, maar opzoekingen, in functie van bijvoorbeeld mogelijk hergebruik, zullen via de catalogus gebeuren. Materiaal van andere CP s zal ook enkel via de catalogus te bekijken zijn. Uiteraard beheren de CP s ook zelf wat er doorstroomt naar de catalogus, en wat niet. Daarnaast houdt het feit dat je een item kan opzoeken en vinden in de catalogus uiteraard geen toestemming tot gebruik toe. Ook zullen enkel bepaalde medewerkers van de content partners toegang krijgen tot de catalogus. Om dit project verder uit te werken samen met de content partners zal een werkgroep samengesteld worden die op de belangrijke vragen een antwoord zullen zoeken. De content partners kunnen zich kandidaat stellen om in deze werkgroep te zetelen. Digitalisering: nieuwe golven Het eerste project waarop VIAA in 2017 volop inzet is de verdere digitalisering van aangetaste film. Dit is het tweede project voor aangetaste film: zo n 1000 dragers, goed voor zo n 150 uur film, worden in dit project gered. De niet-aangetaste film zal pas na 2020 aan bod komen. Het volgende project voor 2017 is de digitalisering van de lak- en shellacplaten. Dit zijn vooral bedreigde 78-toerenplaten. Dit project telt kanten; er wordt materiaal gedigitaliseerd van 16 partners. De aanbesteding voor dit project is lopende. Ten slotte wordt ook in 2017 Golf 6 opgestart. Dit project bestaat uit 20 verschillende dragertypes met 7100 dragers in totaal. Hiervoor wordt er samengewerkt met 54 content partners. De aanbesteding wordt gepubliceerd in 2017, waarna de registratie en productie zal opgestart worden.

6 Digitale collecties: resultaten bevraging VIAA concentreerde zich tot nu toe op de ingest van het materiaal uit digitalisering. Vanaf nu gaan we ook structureel van start met een dienstverlening op het vlak van de intake van reeds bestaande digitale collecties en de aangroei van die collecties. VIAA deed de voorbije periode reeds ervaring op via pilootprojecten. Het pilootproject met de VRT is live sinds juni. Op dit moment wordt er 10 TB per dag opgenomen in het VIAA-archief en is er al meer dan 900 TB geïmporteerd. In het pilootproject Meise worden er gemiddeld files per dag geïmporteerd. Dit project is live sinds het voorjaar en er zijn ondertussen bestanden geïmporteerd. Daarnaast zijn er ook pilootprojecten met Focus & WTV, het Vlaams Parlement en de Provincie Antwerpen. De inventarisering en bevraging heeft ons geholpen om een prioritering en fasering uit te werken. Uit onze bevraging blijkt ook dat er hiervoor een sterke vraag is, maar er is wel een gespreide urgentie. We starten eind dit jaar met enkele content partners die aangaven dat hun opslagnoden hoogdringend zijn. Nadere communicatie volgt. Kwaliteitscontrole: aanpak voor de toekomst De kwaliteitscontrole is in handen van de content partners. Ze omvat onder meer een steekproefgewijze controle van de gedigitaliseerde files en gebeurt in de Ingest Space in het MAM-systeem. De publicatie in het MAM-systeem gebeurt pas na de kwaliteitscontrole van de content partners. De Ingest Space begint echter vol te lopen. Kwaliteitscontrole is essentieel en het niet uitvoeren is problematisch. In de nieuwe aanpak zou er, 6 maanden na de ingestdatum in het MAM-archiefsysteem overgegaan worden tot automatische publicatie. Dit hangt samen met de garantieperiode van zes maanden die VIAA afspreekt met zijn dienstenleveranciers. Als er hierna nog problemen opduiken en de CP wil het item toch herdigitaliseren, dan staat de content partner zelf in voor deze kosten. Deze nieuwe aanpak start op 01/04/2017. Ook rond deze zaken volgt verdere communicatie. Er wordt eveneens werk gemaakt van rapportage, zodat content partners weten dat er nieuw materiaal ter beschikking is, of dat er materiaal de garantie deadline nadert. Ondertussen vragen we alle partners om in het archief het eigen materiaal te controleren, op regelmatige basis. Verslag presentatie Karen Vander Plaetse Het Archief voor Onderwijs VIAA heeft een aantal belangrijke projecten verwezenlijkt op het vlak van interactie: Het Archief voor Onderwijs, Nieuws van de Groote Oorlog, en de Beeldcapsule. Ook in 2017 en in de verdere toekomst zal hierop worden ingezet. VIAA stemt zijn werking af op vier verschillende doelgroepen: zijn content partners, wetenschappelijk onderzoek, het grote publiek, maar bovenal het onderwijs. Met het online interactief platform Het Archief voor Onderwijs proberen we deze doelgroep te bereiken. Via het platform krijgen leerkrachten toegang tot bruikbaar educatief materiaal uit de enorme verzameling aan audiovisueel erfgoed dat Vlaanderen rijk is. Het platform werd gelanceerd in januari 2016 en heeft, onder andere dankzij een lopende postercampagne in alle Vlaamse scholen, eind schooljaar al een bereik van actieve gebruikers. Studenten uit de lerarenopleiding hebben een groot aandeel in die gebruikersgroep, wat VIAA enkel kan toejuichen gezien zij deel uitmaken van het toekomstige lerarenkorps. Momenteel focust Het Archief voor Onderwijs voornamelijk op het Lager en Secundair onderwijs. Dat zal ook zo blijven in In de verdere toekomst hopen we te kunnen uitbreiden naar het hoger onderwijs.

7 Aan de lancering van dit ambitieuze project ging een grootschalige survey in het onderwijsveld vooraf. Wat werkt in het onderwijs? Waar gaan leerkrachten vandaag op zoek voor audiovisueel lesmateriaal? Wat hebben leerkrachten nodig in hun lessen? Het antwoord op die vragen was duidelijk: de leerkrachten wensen een beeldbank afgestemd op hun behoeften. De 8000 audiovisuele fragmenten die vandaag al op Het Archief voor Onderwijs ter beschikking staan, zijn voor en door leerkrachten geselecteerd. Om het voor de leerkrachten nog gebruiksvriendelijker te maken worden bijkomend 150 lesthema s en 500 lesklare collecties zijn aangeboden. Gedetacheerde leerkrachten selecteren voor hun vak relevant audiovisueel materiaal dat op Het Archief voor Onderwijs wordt geplaatst. Ze maken daarnaast ook kwalitatieve en relevante collecties aan voor het Onderwijs. We gaan momenteel ook na hoe leerkrachten staan tegenover het actief gebruik (zelf maken van video s) van dergelijk materiaal in hun lessen. Tegelijkertijd wordt gepolst naar de mogelijkheid om leerlingen ook toegang te geven tot het platform. Het Archief voor Onderwijs stelt ook specifieke content ter beschikking via projecten van onder andere CANON Cultuurcel en Mediawijs. Voor de canon van de Nederlandse literatuur en voor Cultuur in de Spiegel werd specifiek audiovisueel materiaal gezocht en collecties gemaakt. Ook hopen we in 2017 onze content partners meer te kunnen betrekken in de ontsluiting van het audiovisuele erfgoed, want ook voor hen kan Het Archief voor Onderwijs een grote meerwaarde zijn binnen hun educatieve werking. Via specifieke collecties aangemaakt door de content partners, zouden leerkrachten hun leerlingen kunnen voorbereiden op een bezoek. Content partners kunnen ook verwijzen naar het online platform in hun educatieve publicaties. Op die manier zou ook materiaal van andere content partners ter beschikking kunnen worden gesteld van het onderwijs. Het Archief Een tweede online platform van VIAA is Het Archief. Via de website staat momenteel al één collectie volledig vrij ter beschikking van iedereen (het onderwijs, onderzoekers, geïnteresseerden). Nieuws van de Groote Oorlog is één van de grootste databanken persmateriaal uit de Eerste Wereldoorlog. Via wekelijkse blogs en krantencollecties wordt dit project actueel gehouden. In 2017 voorziet VIAA een aantal belangrijke aanpassingen aan de website en zal volop worden toegewerkt naar de slotherdenking van WOI in De Beeldcapsule 2017 In 2017 zet VIAA ook een nieuwe Beeldcapsule op de rails. Het succes van de eerste Beeldcapsule campagne, waarin iedereen de voor hem of haar belangrijkste beelden uit het verleden kon verzamelen en opsturen naar het jaar 2115, reikte over de landsgrenzen heen. VIAA werd genomineerd voor een FIAT-IFTA Award. De beeldcapsule genereerde tal van positieve reacties en had een groot bereik. Omwille van het grote succes zullen we dit project herhalen in 2017, met het verschil dat de beeldcapsule nu rond één specifiek thema zal worden gevormd. De beeldcapsule draait niet rond grote gebeurtenissen, maar geeft aandacht aan beelden van het dagelijkse leven uit het verleden. Op het partnerevent werden twee thema s ( familie en vrije tijd ) aan de contentpartners voorgelegd, die op hun beurt te kennen gaven of zij al dan niet relevant materiaal ter beschikking hebben. VIAA voorziet om tegen 1 maart 2017 alle fragmenten te verzamelen. De lancering van de beeldcapsule 2017 zou gebeuren in september en de bekendmaking van de gekozen beelden op de symbolische werelddag van het Audiovisueel Erfgoed: 27 oktober 2017.