Informatiesessie Vlaamse Overheid. Overleg Domeinarchivarissen

Transcriptie

1 Informatiesessie Vlaamse Overheid Overleg Domeinarchivarissen Brussel, 1 december 2016

2 PROGRAMMA 11.00u: Verwelkoming & ronde van de tafel 11.05u: Korte terugblik proces Vlaamse Overheid 11.10u: Waarom digitaliseren en duurzaam bewaren? 11.15u: VIAA-model: algemene werking digitalisering archivering - interactie 11.30u: Registratie, Digitalisering en Archivering 11.40u: Volgende stappen en planning operationalisering 11.50u: Vragenronde en afspraken 12.00u: Einde

3 Korte terugblik proces Vlaamse overheid Top-down & bottom-up Infosessie 7 juli 2016: interesse vanwege: MOW, VLM, KB, LV, CJSM, LNE, Klasse opstart contractuele fase vanaf 20 september 2016 intentieverklaring binnen van MOW, VLM,KB,CJSM samenwerkingsovereenkomst opgestart vanaf 18/11

4 Waarom digitaliseren en duurzaam bewaren? CC BY-SA

5

6

7

8

9 OPRICHTING 21/12/ OPSTART 2016 AD NOMINATIM CULTUUR FINANCIERING MINISTERS GATZ & CREVITS 2015 OVERGANGS- JAAR

10 VIAA-MODEL

11 VIAA: FOCUS EN MODEL Digitaliseren van audiovisueel materiaal: uur AV te digitaliseren CE & Media DIGITALISEREN ARCHIVEREN Duurzaam digitaal bewaren: gedigitaliseerd AV en reeds digitale collecties AV/foto s: reeds >2PB in het VIAAarchief INTERACTIE Ontsluiten van digitaal AVmateriaal met focus op onderwijs 130+ content partners uit cultuur, media en overheid

12 KOSTEN- EFFICIENT & KOSTEN- BESPARING IN EEN NETWERK VAN PARTNERS SAMEN STERKER Copyright: Het Huis van Alijn

13 CONTENT PARTNERS anno 2016 CULTUREEL ERFGOED: Landelijke en regionale erkende/gesubsidieerde archieven en musea Erfgoedbibliotheken Stadsarchieven centrumsteden Erfgoedcellen (opstart) MEDIA: Openbare omroep Alle regionale omroepen Private landelijke omroepen VLAAMSE OVERHEID: Vlaams Parlement Vlaamse administraties (IV): MOW, KB, Vlaamse Landmaatschappij, CJSM KUNSTEN: Podiumkunstensector: opgestart: 40 organisaties reeds ingetekend

14 DIGITALISEREN

15 DIGITALISERING VIAA biedt aan zijn content partners (CP): Gratis digitalisering van bedreigd audiovisueel materiaal Verpakkingen, handleidingen, registratietool, verzending, De analoge dragers keren terug naar de CP. Hij beslist zelf wat hij hiermee wil doen.

16 DIGITALISERING: aanpak per drager, niet per instelling 8 digitaliseringsgolven Ca AV-dragers Ca pagina s 18 dragertypes 8 digitalisatiebedrijven

17 PROGNOSE VOORTGANG DIGITALISERING 13,8 % 13,2 % 11,3 % 50,9 % 10,8 % 0% 20% 40% 60% 80% 100% Gedigitaliseerd in Gedigitaliseerd in 2015 Te digitaliseren in 2016 Te digitaliseren in (ca) Te digitaliseren na 2020 (ca, niet aangetaste film)

18 ARCHIVEREN

19 ARCHIVERING VIAA biedt aan zijn content partners: Duurzame opslag in 3 kopieën Toegang tot de digitale kopie (met mogelijkheid tot annotering en eigen hergebruik) Integriteitscontrole van de bestanden Langetermijnbewaring en preservering (o.m. kiezen voor lange termijn gesupporteerde codecs in digitaliseringsprojecten)

20 DUURZAME OPSLAG VIAA 17 PB duurzame opslag 2 datacenters + 1 kopie offline in bunker

21 ARCHIEF Nu: +2 PB, u Groei: TB/dag

22 NIEUW: IMPORT DIGITALE COLLECTIES Uitwerking dienstverlening in 2016: STAP 1: pilootprojecten VRT, Provant, RMM, Vlaams Parlement in productie STAP 2: verdere inventarisatie van digitale collecties & prioriteren STAP 3: generiek inzetbaar proces als dienst beschikbaar en graduele rollout naar CP s.

23 BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST De CP s worden verwacht 15% van de opslagkost te betalen. Concreet komt dit momenteel neer op 14,7 euro/tb/jaar (excl. BTW) waarvan de eerste 5 TB niet worden aangerekend. Zie voorbeelden

24 Digitale Formaten (video): keuze MXF/JPG2000 (standaard) - Archiefmaster - (quasi) lossless - Zware bestanden - Vooral gekozen door culturele erfgoedsector MXF/IMXD10 - Productieformaat - Gecomprimeerd (beperkt) - Lichtere bestanden - Vooral gekozen door mediasector + Vlaams Parlement keuze Vlaamse Overheid? 1 formaat voor alle administraties. Deadline= 6 januari.

25 Digitale Formaten (Film en audio) Film: - DPX/uncompressed (archiefmaster) + MOV/ProRes 4:2:2 (afgeleide kopie, hanteerbaar) Audio: - LineairPCM/WAV (archiefmaster)

26 RAMING BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST Voorbeeld 1 (DKB) Volgens inventaris 506 videocassettes en 5 films MXF/JPG 2000 (gem.) 0,7 u x 506 x 50 GB/u= 17,2 TB MXF/IM XD10 (gem.) 0,7 u x 506 x 25 GB/u= 8,6 TB Film (gem.) 0,27 u x 5 in bv HD= 0,66 TB Film (gem.) 0,27 u x 5 in bv HD= 0,66 TB TOTAAL 17,86 TB TOTAAL 9,26 TB KOST % BTW per jaar voor gedigitaliseerd materiaal KOST 62, % BTW per jaar voor gedigitaliseerd materiaal

27 RAMING BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST Voorbeeld 3 (Departement CJSM) Volgens inventaris 870 videocassettes MXF/JPG 2000 (gem.) 0,7 u x 870 x 50 GB/u = 30 TB MXF/IM XD10 (gem.) 0,7u x 870 x 25 GB/u= 64,45 TB TOTAAL 29,7 TB TOTAAL 14,9 TB KOST 436, % BTW per jaar voor gedigitaliseerd materiaal KOST 219, % BTW per jaar voor gedigitaliseerd materiaal

28 INTERACTIE FOCUS: ONDERWIJS

29 CONTENT PARTNERS 4 DOEL GROEPEN GROOT PUBLIEK ONDERWIJS WETEN- SCHAPPELIJK ONDERZOEK

30 NIET-EXCLUSIEVE GEBRUIKERSRECHTEN Via de samenwerkingsovereenkomst: nietexclusieve gebruikersrechten ifv ontsluiting onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en bibliotheken INFRASTRUCTUUR TE ONTWIKKELEN: het B2B uitwisselingsplatform Catalogus.pro: intra-cp uitwisseling

31 ELKE DAG EEN BEELD IN DE KLAS LANCERING 19 januari 2016 PERSCONFERENTIE Jan Van Ruusbroeckcollege Laken

32 Einde schooljaar PROFIELEN: +/ leerkrachten, docenten +/ studenten lerarenopleiding +/ actieve gebruikers in onderwijs ONDERWIJSNIVEAU S: +/- 70% accounts voor SO +/- 30% accounts voor BaO

33 webplatform met AV materiaal gratis toegankelijk voor alle Vlaamse leerkrachten en leerkrachten-inspe VRAAGgedreven ipv AANBODgedreven geselecteerd voor en door leerkrachten less is more -principe metadata en contextualisering voor onderwijs, maar geen educatieve lespakketten

34 AANBOD 2016: SPECIFIEKE CONTENT

35 AANBOD 2016: SPECIFIEKE CONTENT

36 AANBOD 2016: SPECIFIEKE CONTENT

37 ONDERZOEKSTRAJECTEN 2016 GEBRUIK DOOR LEERLINGEN ZELF VIDEO S MAKEN DOOR LEERKRACHTEN ACTUA IN DE KLAS EDUCATIEVE WERKING CONTENT PARTNERS

38 REGISTRATIE & DIGITALISERING

39 In het kort Audiovisueel materiaal van de VIAA content partners (CP) Via inventarisatie Gedigitaliseerd door de VIAA service providers (SP) VIAA als facilitator Op basis van dragerformaten Rekening houdend met aantallen, al dan niet bedreigd materiaal of afspeelapparatuur,

40 Huidige projecten: dragerformaten AV AUDIO VIDEO Compact audiocassette Betacam (SP, Oxide, Digital, SX) ¼ audiotape U-matic Audio cd-r(w) - zelfgeschreven Betamax Wassen rol Open reel video (2, 1, ½ ) Draadspoel VCR Shellac & lakplaat VHS

41 VIDEO: Inventarisatie Vlaamse Overheid* Dragerformaat Aantal dragers Aantal partners U-matic Betacam SP Betacam SX Digital Betacam Betamax 4 1 VHS * Departementen DKB, MOW, LNE, Klasse, Landbouw &Visserij, Cultuurcel archief Voeren

42 Tijdslijn

43 Workflow audio en video Planning PER DRAGERFORMAAT VIAA levert verpakkingsmateriaal aan CP maakt dragers klaar voor transport VIAA/SP haalt dragers op voor digitalisering Digitalisering bij SP Teruglevering bij CP

44 Workflow audio en video CP VIAA/SP SP VIAA/SP Klaarmaken voor transport Transport Digitalisering Teruglevering Klaar 2 weken voor transport Datum maand op voorhand gecommuniceerd Duur ca. 2 maanden Ca. 2 maanden na ophaling

45 Wat verwachten we van CP na contractuele fase? Dragers klaarmaken voor transport Registreren (registratie.viaa.be) Barcoderen Verpakken Klaarzetten voor ophaling

46 Registratie.viaa.be

47 Wat doet VIAA? Opleiding & ondersteuning registratie registratie.viaa.be (AMS) support.viaa.be & (Helpdesk) Voorzien verpakkingsmateriaal Dozen, barcodes, scanner, handleiding, Transport naar SP Digitalisering (SP) Transport terug naar CP

48 Filmproject Dragerformaten Film 8mm 9,5mm 16mm (negatief, positief) 16mm magnetische klankband (apart) 35mm (negatief, positief) 35mm magnetische klankband (apart)

49 Inventarisatie Film: Vlaamse Overheid* Dragerformaat Aantal dragers Aantal partners 8mm 4 1 9,5mm mm (negatief, positief) 55 1 * Departementen DKB, MOW, LNE, Klasse, Landbouw &Visserij, Cultuurcel archief Voeren

50 Workflow film Workflow van audio en video Starten met testen op azijnsyndroom! VIAA haalt dragers op voor registratie Registratie wordt mogelijks gedaan door Cinematek Selectie voor digitalisering door CP Digitalisering bij SP Teruglevering bij Cinematek/ mogelijkheid tot in depotgeving (depotovereenkomst!)

51 ARCHIVERING

52 Wat nu? Na digitalisering zijn de digitale bestanden beschikbaar in het VIAA archief Ingest validatie door VIAA Controle op bestandstype Controle op metadata Bestanden beschikbaar in een buffer omgeving (ingest space) in afwachting van de goedkeuring door de CP

53

54 Manuele kwaliteitscontrole Rol van de CP Bekijken en beluisteren van de digitale bestanden Steekproeven Verrijken van de metadata manueel mapping van bestaande informatie Hergebruik van de digitale bestanden Exporteren van archiefbestanden (high res) Exporteren van het raadpleegformaat (low res)

55

56 Opleidingen VIAA organiseert op geregelde tijdstippen opleidingen Hoe gebruik ik het VIAA archiefsysteem? Hoe annoteer ik mijn digitale bestanden adhv het VIAA datamodel? (VIAA invulboek met richtlijnen) Documentatie beschikbaar Indien vragen, mail naar In ontwikkeling: partnerportaal: partnerinformatie wordt in de loop van 2017 daar ter beschikking gesteld

57 VOLGENDE STAPPEN

58 VOOR MOW, VLM, KB, CJSM Ondertekenen SWO en terugbezorgen aan VIAA bij voorkeur voor 30 januari 2017 Opleiding registratie 13 december Gent Registratie kan starten vanaf dan

59 Planning Registratie & digitalisering Registratie loopt verder Planning digitalisering (onder voorbehoud!) Januari - juni 2017 Juli december 2017 Januari juni 2018 Betacam (SP, Oxide) Digital Betacam VHS U-matic Betamax Film Nieuwe projecten

60 VOOR ANDERE DEPARTEMENTEN 5 stappen: 1. Inventarisering 2. Contractuele fase 3. Voorbereidende fase 4. Operationele fase (digitalisering) 5. Operationele fase (archivering)

61 Stap 1: inventarisering WAT? Telling van audiovisuele dragers per departement TIMING? December januari Deadline: 31 januari WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Tellen van verschillende dragertypes

62 Stap 1: inventarisering

63 Stap 2: contractuele fase WAT? Intentieverklaring Samenwerkingsovereenkomst Service Agreement TIMING? Start intentieverklaring: februari Start samenwerkingsovereenkomst: maart Service Agreement: vanaf maart WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Proces via

64 Stap 3: voorbereidende fase WAT? Opleiding - Registratiesysteem VIAA (AMS) - Verpakken van dragers - Administratieve opvolging van dragers Start registratie Opmaken Service Agreement TIMING? Kan vanaf ondertekening intentieverklaring zoniet vanaf ondertekening samenwerkingsovereenkomst WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Registratie van AV dragers Verpakken & barcoderen

65 Stap 4: operationele fase - digitalisering WAT? Transport van de dragers heen Digitalisering (door SP) Transport van de dragers terug TIMING? Vanaf voorjaar 2017 WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Administratieve opvolging (in registratie.viaa.be) Indien via regionale ophaalpunten: brengen/ophalen dragers

66 Planning Registratie & digitalisering Registratie loopt verder Planning digitalisering (onder voorbehoud!) Januari - juni 2017 Juli december 2017 Januari juni 2018 Betacam (SP, Oxide) Digital Betacam VHS U-matic Betamax Film Nieuwe projecten

67 Stap 5: operationele fase - archivering WAT? Ingest van gedigitaliseerd materiaal in het VIAA archief TIMING? Na digitalisering WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Metadata verrijken van digitale bestanden Manuele kwaliteitscontrole (manual QC) via steekproeven & op basis van instructies VIAA

68 Tijdslijn volgende stappen Deadline: 31 januari 2017 inventarisering Deadline: 28 februari 2017 Intentie verklaring Deadline: 14 april 2017 Samenwerkings overeenkomst Start registratie Start Digitalisering Start QC en annotatie kan vanaf ondertekening intentieverklaring vanaf voorjaar 2017 voor eerste dragertypes na digitalisering tot 18 maanden

69 VRAGENRONDE & AFSPRAKEN

70 AFSPRAKEN - Centrale coördinatie VIAA: operationele stappen in overleg met VIAA - Overeenkomsten per departement - Contactpersonen intentieverklaring/operationele werking? - Contactpersonen dienstverlening? - Standaard formaat voor digitalisering? - Wat met communicatie?

71 AFSPRAKEN Contactpersoon intentieverklaring/contract Contactpersoon registratie/ digitalisering

72 EINDE