DE STAD BRUGGE ALS ORGANISATIE

Transcriptie

1 CEVI Klantendag 18 oktober 2011 Praktijkgetuigenis Stad Brugge Het digitaliseren van inkomende facturen Cathy Brouckaert stadsontvanger DE STAD BRUGGE ALS ORGANISATIE 3 de grootste centrumstad in Vlaanderen Provinciehoofdstad met: - ca inwoners - ca personeelsleden - exploitatiebudget ca. 210 mio euro - investeringsbudget ca. 50 mio euro - zeer gedecentraliseerde organisatie, 10 clusters met 50 tal diensten - aantal medewerkers in centrale dienst financiën:

2 FINANCIEN BRUGGE CENTRAAL - DECENTRAAL Stadsontvanger Cathy Brouckaert PBB FA +Thesaurie Fiscaliteit Interne controle/ Interne audit => Budget & Visum => Beleidsrapportering => Controle/verwerking inkomende facturen en crediteurenbeheer => Verwerkingen inkomsten +debiteurenbeheer => Beheer algemene boekhouding => Opmaak diverse rapporteringen en jaarrekening => Correcte invordering of inkohiering van elke lokale belasting => Bezwarenbehandeling volgens de decretale regelgeving => Effectieve inning van alle niet-betwiste belastingaanslagen => Ondersteunen => Adviseren => Processen => Risicobeheersing => Kwaliteitsbewaking 3 VERANDERINGSMANAGEMENT FINANCIEN BRUGGE DESTINY > trigger: Beleids- en beheerscyclus vanaf > aanpak: - zelfreflectie SWOT-analyse - toekomstgerichte ontwikkeling financiële organisatie -> destiny 2014: ambitieus veranderingstraject met grondige projectplanning en ruime medewerkerbetrokkenheid o.a. administratieve vereenvoudiging gekoppeld aan noodzakelijke, doordachte digitalisering maar er bestaan geen toverformules voor veranderingsprojecten! 4 2

3 INZICHT IN EN MANAGEMENT VAN ADMINISTRATIEVE PROCESSEN FINANCIEN inventarisatie (sleutel)processen (as is) en optimalisatie (would be) geen ingewikkelde methodes, brainstorming, hoogstens flow-charts via input medewerkers, participatieve bottom-up aanpak prioriteiten voor procesoptimalisering - gefaseerd mentaliteit van continu verbeteren, innovatie en creativiteit het kernteam van financiën realistische meerjarenplanning geen piloot voor BBC veel aandacht voor interne en externe communicatie 5 PROJECT DIGITALISERING FACTURATIE 3 FASEN Fase 1 - digitalisering inkomende facturatie van papier naar digitaal Fase 2 - Fase 3 - inkomende e-facturatie uitgaande e-facturatie 6 3

4 FASE 1 DIGITALISEREN EN OPTIMALISEREN VAN INKOMENDE PAPIEREN FACTURATIESTROOM inkomende papieren facturen op jaarbasis betaaltermijn gemiddeld 52 dagen Europese norm 30 dagen verwijlintresten verlies facturen: stadsdiensten decentraal, via bodes, niet transparant, discussies, heen-enweer getelefoneer archivering: opslagruimte, duplicaten, 7 VOORDELEN DIGITALISERING INKOMENDE FACTURATIESTROOM handmatige input facturen verdwijnt, natuurlijke afvloeiing personeel factuur is op ieder moment van het werkproces traceerbaar, alle handelingen worden gelogd rapportering gemeentedecreet, informatie voor management digitaal archief factuur in pdf, handig door te sturen via betaaltermijn wordt korter, tevreden leveranciers, minder verwijlinteresten 8 4

5 VISIE OP DIGITALISERING INKOMENDE FACTURATIE totaaloplossing van papier naar digitaal in gans het proces werkbaar voor het personeel: eenvoudig, gebruiksvriendelijk geen inhouse scanning compatibel met stadsboekhouding haalbaar voor de administratie en ICT dienst en betaalbaar voor stadsbestuur éénmalige overschakeling voor alle stadsdiensten en leveranciers geen uitzonderingen 9 GEKOZEN APPLICATIES 1 scanning en validatie bij bpost 2 routing / workflow bij Arco: gestructureerde procedures 3 doc room: document en knowledge database 4 koppeling workflow met boekhoudpakket new horizon van CEVI 10 5

6 WERKWIJZE DIGITALISERING INKOMENDE FACTURATIE leveranciers sturen factuur naar postbusadres scanning van inkomende facturen door bpost 11 SCANPROGRAMMA HOGE RESOLUTIESCANS 12 6

7 VRS AUTOMATISCHE BEELDVERBETERING 13 HERKENNING VAN FACTUREN facturen worden via herkenningssoftware verwerkt (automatische herkenning van velden) en verbeterd (validatiefase) herkenning van: leverancier op basis van bestand (BTW nr, bankrekeningnr, ) bedragen datum, factuurnummer, type document munteenheid BTW % bestelbonnummer 14 7

8 HERKENNING VAN FACTUREN 15 HERKENNING VAN FACTUREN 16 8

9 HERKENNING VAN FACTUREN 17 VALIDATIE CORRECTIES MET LEERPROCES 18 9

10 WORKFLOW INKOMENDE FACTUUR 19 WORKFLOW INKOMENDE FACTUUR na ontvangst van de digitale factuur van bpost registreert de dienst financiën de inkomende factuur in het Acroworkflowplatform (hosting bij Arco) de inkomende factuur wordt volautomatisch geregistreerd in de stadsboekhouding new horizon van CEVI financiën heeft als richttermijn 3 dagen om de inkomende factuur na te kijken, aan te vullen en te coderen naar de juiste stadsdienst betrokken stadsdienst kijkt factuur na (richttermijn 14 dagen), hangt de beslissing of de bestelbon digitaal aan de factuur en vinkt elektronisch aan voor akkoord aanrekening, mandatering, betaallijst, betaling in stadsboekhouding new horizon met terugkoppeling naar Acroworkflowplatform 20 10

11 WORKFLOW INKOMENDE FACTUUR

12 WORKFLOW INKOMENDE FACTUUR workflow stuurt automatisch s naar medewerkers voor facturen waarbij behandelingstermijn overschreden is (alertsysteem) facturen blijven consulteerbaar financiën kan vervallen facturen systematisch controleren en rapporteren efficiëntie en tijdswinst, vermindering papierberg 23 DIGITALISERING INKOMENDE FACTURATIE EEN SUCCESVERHAAL? opstartstartdatum 1 april 2011 kinderziektes niet uit te sluiten, testfase absoluut nodig evaluatie 1 mei 2011 brede PC schermen bijsturingen bpost, Arco, CEVI Conclusie : Overstap naar digitalisering inkomende facturatie vergt inspanning maar biedt ongetwijfeld meerwaarde op lange termijn 24 12

13 VRAGEN 25 13