Gemeenten en steden: Beleids en Beheerscyclus

Transcriptie

1 Gemeenten en steden: Beleids en Beheerscyclus Liesbeth Janssens (Cevi NV) Indeling sessie Toelichting nieuwe BBC begrippen en regelgeving Hoe nu al voorbereiden op de overstap naar BBC: overlopen mogelijkheden in de bestaande NGB toepassing Korte kennismaking met de BBC toepassing Praktijkgetuigenis van stad Poperinge: financieel beheerder deelt zijn ervaringen met u als pilootbestuur

2 Toelichting nieuwe BBC begrippen en regelgeving Toelichting BBC begrippen en regelgeving Basisgegevens in een schematische voorstelling

3 Toelichting BBC begrippen en regelgeving Beleidsindeling - voorbeeld Beleidsdomein Vrije tijd Beleidsvelden (0740) Sport (0750) Jeugd Beleidsitems Sporthal Zwembad Jeugd Beleidsdiensten Sporthal A Sporthal B Toelichting BBC begrippen en regelgeving Doelmatige indeling voorbeeld Onderscheid tussen prioritair en overig beleid Strategische doelstelling Een gevarieerd aanbod van ontspanningsmogelijkheden voor alle jongeren Operationele doelstelling Uitbouwen van speelnetwerk Kinderen met beperking toegang geven tot het zomeraanbod Actieplan Plaatsen van speeltuigen en ander investeringsmateriaal op diverse locaties Opmaken van speelruimteplan Verdere uitbouwen van een inclusieve speelpleinwerking

4 Toelichting BBC begrippen en regelgeving Economische indeling (algemene rekeningen) voorbeeld Wetgeving voorziet in MAR (min. algemeen rekeningstelsel) Toelichting BBC begrippen en regelgeving Budgettaire registratie

5 Toelichting BBC begrippen en regelgeving Budgettaire registratie - voorbeeld Hoe in NGB nu al voorbereiden op BBC?

6 Hoe in NGB nu al voorbereiden op BBC? Waar in huidig menu NGB? Menupunt 12 Overstap naar BBC Hoe in NGB nu al voorbereiden op BBC? Definieer nu al in NGB uw BBC basisgegevens: uw beleidsindeling uw algemeen rekeningstelsel uw doelmatige indeling de vertaling van uw budget gewone dienst oude structuur naar het budget nieuw structuur

7 Hoe in NGB nu al voorbereiden op BBC Maak nu al in NGB uw BBC boekhoudplan op: illustratie a.d.h.v. de toepassing: Hoe in NGB nu al voorbereiden op BBC Bereid nu al uw conversie naar BBC voor: opkuis derdenbestand conversie openstaande documenten conversie inventarisgegevens Illustratie a.d.h.v. de toepassing:

8 Hoe in NGB nu al voorbereiden op BBC? Wat converteren we naar BBC? Basisgegevens * Beleidsindeling: beleidsdomeinen, beleidsitems, (beleidsdiensten), koppeling beleidsdomeinen beleidsvelden beleidsitems * Economische indeling: algemeen rekeningstelsel * Doelmatige indeling: strategische doelstellingen, operationele doelstellingen, actieplannen, indicatoren * Derden: enkel de actieve derden, zowel vanuit de basisboekhouding als vanuit de facturatiemodule, welke type derden is af te spreken, bijvoorbeeld enkel BTW-nummers, Rijksregisternummers Hoe in NGB nu al voorbereiden op BBC? Wat converteren we naar BBC? Budget gewone dienst startjaar In een latere fase: * Beginbalans BBC Geautomatiseerde overname vorderingen en schulden Geautomatiseerde overname thesaurie Geautomatiseerde overname inventaris actief/passief Geautomatiseerde overname leningen Geautomatiseerde overname klasse 0 Manuele boeking voorzieningen Manuele boeking voorraad * Andere gegevens (factuurcodes, rubrieken, postcodes, productcataloog ) af te spreken in overleg met bestuur

9 Kennismaking met de BBC toepassing Kennismaking met de BBC toepassing Algemeen: de bestaande NOB toepassing werd aangepast aan de richtlijnen BBC BBC toepassing

10 Kennismaking met de BBC toepassing Algemeen De basisfunctionaliteiten vanuit NGB blijven behouden in BBC * Navigatie toepassing vanuit menu, menupunten * Gebruikersknoppen, sneltoetsen * Vereenvoudiging opzoekingen via functietoetsen (F2, F3 ), opzoekfilters, drop downs, hersorteermogelijkheden, metakarakters, * Invoerschermen kunnen worden gebruikt als opzoekschermen * Export naar Excel vanuit alle relevante schermen * Kennismaking met de BBC toepassing Opmaak budget startjaar in BBC, mogelijkheden op een rijtje: Exploitatiebudget * Vanuit conversie NGB * Vanuit oplaad Excel in BBC * Manuele invoer in BBC Investeringsbudget * Vanuit oplaad Excel in BBC * Manuele invoer in BBC Liquiditeitenbudget * Manuele invoer in BBC

11 Kennismaking met de BBC toepassing Voorstelling budgetschermen in BBC toepassing a.d.h.v. de toepassing Kennismaking met de BBC toepassing Afdruk officiële documenten: M1, M2, B1, B2, B3, B4, B5, TB1, TB2, TB3, TB4, TB5 wordt gegenereerd vanuit de toepassing Voorbeeld M1

12 Kennismaking met de BBC toepassing Voorbeeld van een registratiescherm - aankoopfactuur Kennismaking met de BBC toepassing Voorbeeld van een registratiescherm boeken (aanrekenen) van een aankoopfactuur

13 Kennismaking met de BBC toepassing Een aantal handige functies vanuit BBC in de kijker: verdeelsleutels Kennismaking met de BBC toepassing Een aantal handige functies vanuit BBC in de kijker: ruime mogelijkheden budgetcontrole

14 Kennismaking met de BBC toepassing Een aantal handige functies vanuit BBC in de kijker: opladen productcataloog vanuit Excel Kennismaking met de BBC toepassing Een aantal handige functies vanuit BBC in de kijker: reverse van geboekte aankoopfactuur

15 Kennismaking met de BBC toepassing Een aantal handige functies vanuit BBC in de kijker : kopie van een aankoopfactuur Kennismaking met de BBC toepassing Een aantal handige functies vanuit BBC in de kijker: module digitalisering inkomende facturen

16 Kennismaking met de BBC toepassing Een aantal handige functies vanuit BBC in de kijker: validatieproces inkomende facturen Praktijkgetuigenis Stad Poperinge

17 Praktijkgetuigenis Stad Poperinge Stefaan Vandecasteele, financieel beheerder van stad Poperinge, getuigt