3.6 Vanden Broele. Efficiënter werken met digitaal ondertekende documenten en bijhorende workflows op maat. case: erediensten

Transcriptie

1

2 3.6 Vanden Broele Efficiënter werken met digitaal ondertekende documenten en bijhorende workflows op maat case: erediensten Bruno Van der Elst - Bart Keirse

3

4 Digitaal Ondertekenen Het nieuwe normaal EID / Certificaten Open standaarden PDF is platformonafhankelijk Open of Gesecuriseerde consultatie (EID/Vasco/SSL) Hybride systeem -> Radicaal Digitaal in de praktijk

5 Digitaal Tekenen Verifieer VERIFIEER is een digitaal workflow- en tekenplatform op maat van lokale besturen en overheden, dat op een perfect gecontroleerde manier papieren documentenstromen vervangt.

6 Digitale Workflow Creëren boek/register-> digitaal gemetadateerd archief klassieke post -> digitaal platform bezoek balie -> online afhalen excel/manueel -> online boekhouding

7 Digitale Workflow Creëren ScanSearch Boek/register-> Digitaal archief akteloket Klassieke post -> Digitaal platform egovflow Bezoek balie -> Online afhalen Religiosoft Excel/manueel -> online boekhouding egovflow is een e-government platform op maat van lokale besturen, dat burgers toelaat om online een brede waaier aan veel gevraagde officiële documenten aan te vragen en zeer snel digitaal ondertekend te ontvangen.

8 Situering Oplossingen Vereenvoudigen en versnellen van de communicatie tussen verschillende actoren: G-G (Case) G-B B-G

9 Verbinding Workflow en digitaal tekenen Opties: Manueel aanspreken Inbouwen/integreren in een bestaand pakket Via application programming interface API (Case)

10 Verbinding Workflow en digitaal tekenen

11 Integrale digitale communicatie tussen alle actoren Bart Keirse

12 Besturen van de eredienst? 1884 besturen van de eredienst in Vlaanderen Openbaar bestuur met eigen rechtspersoonlijkheid Boekhoudreglement ingesteld door VR Gemeente als rechtstreekse toezichthoudende overheid Gemeente past bij in geval van tekorten op exploitatie en geeft advies bij JR Provinciegouverneur controleert de jaarrekening Bisdom geeft advies over Budget en MJP

13 Dossiervoorbereiding Communicatie Ondertekening Archivering Financiële documenten Financiële rapportering (digitale workflow) Notulen (digitale workflow) Boekingen inbrengen Modeldocumenten Digitaal archief

14 85 % van de erediensten maakt gebruikt van Religiosoft, 30 % van ReligioPoint

15 Zonder ReligioPoint Alles wordt in 4 of 5 exemplaren uitgeprint, ondertekend en verstuurd Notulen Meerjarenplan en wijzigingen (+ verplichte bijlagen) Budget en budgetwijzigingen (+ verplichte bijlagen) Jaarrekening (+ verplichte bijlagen) De communicatie vanuit toezicht gebeurt evenzeer op papier

16 Zonder ReligioPoint Kerkfabriek ProvincieGouv Centraal kerkbestuur Gemeente/ stad Bisdom

17 Met ReligioPoint Kerkfabriek ProvincieGouv Centraal kerkbestuur RP Gemeente/ stad Bisdom

18 + = Smart Document Flow RS Pdf Xml RP

19 + Overige documenten Jaarrekening (RS) Budget (wijziging) (RS) Notulen Religiopoint Meerjarenplan (wijziging) (RS) Investeringsfiches (RS) Mandaten (RS)

20 Voordelen ReligioPoint 1. Reductie van papierstromen - Tijdsbesparing/kostenbesparing 2. Ondertekening met e-id (Verifieer) 3. Transparantie 4. Uniforme documenten voor alle actoren 5. Hogere rechtszekerheid 6. Digitaal archief 7. Reductie van fouten

21 Juridische grondslag 1. Goedkeuring door ABB van de gebruikte technologie zekerheid over de persoon zekerheid over de rol zekerheid over het document 2. Akkoord van de Minister mbt de digitale stroom

22 Hoe verloopt dit in de praktijk? Opmaak budget (RS) Communicatie gemeente (RP-gemeente) Doorsturen Budget (RP-Kf) Ontvangst gemeente (RP-Gemeente) Bundeling budgetten (RP-CKB) Advies Bisdom (RP- Bisdom)

23 Hoe gebeurt dit praktisch?

24

25

26

27

28

29

30 Op gemeentelijk niveau 1. Gecoördineerde officiële rapporten obv xml-data 2. Xml laat ook verdere integratie toe ifv beslissingen gemeente 3. Dossieropvolging volledig binnen Religiopoint 4. API-koppeling mogelijk met andere applicaties

31 Meldingen en mailalerts

32

33

34 Ondertekenen met Verifieer

35 Conclusie Kritieke Succesfactoren: (Digitale)datastructuur Horizontaal én verticaal overleg nodig Performante Infrastructuur

36 Conclusie Winst Overzicht voor elk niveau (controle) Transparante Workflow Verkorten reactietijden Reductie foutenlast Efficiëntiewinsten

37 Efficiënter? Oordeelt u zelf! Radicale koerswijziging vergaderingen -> online verslag Digitaal budget van +500 kerkfabrieken Manuele handtekeningen -> Digitaal documenten niet langer in drievoud Decentrale consultatie van 1 centraal moederbestand

38 Contact T T T