Jaarverslag Cliëntenraad GGz Centraal Veluwe & Veluwe Vallei

Transcriptie

1 Jaarverslag 2016 Cliëntenraad GGz Centraal Veluwe & Veluwe Vallei Opsteldatum : 16 december 2016

2 Jaarverslag 2016 Clientenraad Veluwe en Veluwe-Vallei Inleiding : De cliëntenraad V&VV behartigt de belangen van cliënten en bewoners van GGz Centraal, de regio Veluwe & Veluwe Vallei. Om haar werk goed te kunnen doen, en de juiste keuzes te kunnen maken in waar tijd en aandacht aan wordt besteed, maakt de raad een jaarplan. Met alle betrokken raadsleden wordt per jaar vastgelegd, welke onderwerpen de aandacht zullen hebben, en welke activiteiten door de raad worden uitgezet. Aan het einde van het jaar wordt er een jaarverslag geschreven, wordt het jaarplan geëvalueerd en wordt het nieuwe jaarplan opgesteld. Thema voor 2016 : De cliënt centraal De raad wilde in 2016 bij de behandeling van onderwerpen, en in haar dagelijks werk, het contact met de cliënt, en de stem van de cliënt, centraal stellen. Dit betekende concreet, dat er veel tijd is besteed aan het doen van afdelingsbezoeken, en het in gesprek gaan met cliënten die in hun levenssfeer geraakt werden door veranderingen in de organisatie en in de wereld van de GGZ. Hoofdstuk 1: Informatie over de cliëntenraad Doelstelling : Vanuit de WMCZ behartigt de cliëntenraad V&VV de belangen van de cliënten en bewoners van GGz Centraal, regio Veluwe. Dit doet zij door in contact te treden met cliënten en bewoners (o.a. kwaliteitsonderzoek en afdelingsbezoeken), en door regelmatig gesprekken te hebben met de directie, management, afdelingsleiding, PVP, en andere sleutelfiguren binnen de organisatie. Vanwege toenemende ambulantisering en vermaatschappelijking van zorg en behandeling, treedt de raad waar nodig en wenselijk ook in contact met mensen, instanties en organisaties buiten de organisatie. Samenstelling raad : In de samenstelling van de raad zijn een aantal wisselingen geweest. De cliëntenraad bestond per 1 januari 2016 uit 7 actieve raadsleden. Daarnaast waren 2 personen zich actief aan het oriënteren op deelname aan de raad. Ook hebben in aspirant-raadsleden en 1 vrijwilliger korte tijd zich bij de raad gevoegd; dit heeft niet geleid tot een langdurend vervolg. Het dagelijks bestuur van de raad bestond uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Na enige wisselingen, bestaat de raad op 31 december uit : - 5 raadsleden, waarvan 1 langdurig ziek De samenstelling van het DB is op 31 december 2016 als volgt : - Voorzitter- waarnemend : - Penningmeester en vice-voorzitter : - Secretaris- waarnemend : De raad werd in oktober opgeschrikt door plotseling vertrek van de vorige voorzitter, en 1 van de andere raadsleden. Daarna is er een tijdelijke invulling van DB-rollen afgesproken. De raad is op zoek naar nieuwe raadsleden en vrijwilligers. Het rooster van aftreden is als volgt : zie bijlage

3 Werkwijze : De raad heeft in 2016 geprobeerd alle afdelingen op het terrein regelmatig te bezoeken door vaste duo s van raadsleden. Ook zijn bijeenkomsten voor de woonvormen in de regio weer opgezet, met als resultaat 2 avonden van ontmoeting in juni en november. Het eerste contact met de cliënten van FACT is gelegd tijdens de uitvoering van het kwaliteitsonderzoek vanuit cliëntperspectief. Van de inloopfunctie in de raadskamer wordt door cliënten nauwelijks gebruik genaakt ; enkele vaste bekenden komen af en toe koffie drinken, daarnaast komen er gemiddeld 2 of 3 cliënten naar de raadskamer met hun vragen. Hoofdstuk 2: Begroting 2016 Voor 2016 is een begroting opgesteld door de penningmeester (zie bijlage) De financiële overzichten die per kwartaal worden verstrekt door de financiële administratie, hebben enige onduidelijkheid gegeven. Begin 2017 zal duidelijk zijn of de raad met de uitgaven binnen de begroting is gebleven.. De declaratieregeling is aangepast : voor afdelingsbezoeken kan nu net als voor vergaderingen 15,- euro worden gedeclareerd. In het voorjaar van 2016 is de uitbetaling van declaraties over gegaan naar de salarisadministratie ; omdat deze verandering niet werd aangekondigd, en de salarissen een deadline hebben, betekende dit dat sommige raadsleden veel later dan verwacht kun geld uitgekeerd kregen. Na afstemming met de CCR is hier duidelijkheid over verschaft. Hoofdstuk 3: Advisering Gevraagd advies in 2016 : - Koersvast en bezuinigingen 2016 (met specifiek aandacht verhuizing Verslavingszorg naar Laren, en verhuizing bewoners Hortensialaan) - Komst AMV in De Hooge Riet - Tijdelijke huisvesting ZNWV in De Oosterhoorn - Sluiting Loge Oosterhoorn - Lunchen personeel in Beukenrode - Gebruik Ten Duyn door COA - De Zaak van Ermelo op Veldwijk Verkeersveiligheidsplan Veldwijk - Verhuizing ambulatoria Harderwijk - Ermelo Centraal - Verhuizing Hoogstede FACT Ermelo naar De Maat - Wij-land - Samenvoeging Hoogspecialistische behandeling Ermelo Ongevraagd advies in 2016 : - Maaltijdverstrekking Groenehaege Hoofdstuk 4 : Kwaliteitstoetsing Het overlijden van de coördinator kwaliteitsonderzoek, in oktober van dit jaar, heeft de raad diep geraakt.

4 In 2016 is er Kwaliteitsonderzoek vanuit cliëntperspectief uitgevoerd bij de van de 3 FACTteams V&VV, Ermelo en Barneveld. De uitkomsten leverden overwegend positieve rapportages op. In januari 2017 worden de verbeterplannen door de teams gepresenteerd. Commissie : Ondersteuning LSR, en Commissie kwaliteitstoetsing CCR. In december 2016 is door de CCR een nieuwe kadernota kwaliteitstoetsing uitgebracht. Hoofdstuk 5: Achterbancontact Informatie vanuit de achterban, en de achterban informeren. Afdelingsbezoeken : volgens plan raad van Bezoek afdeling met twee personen - Duidelijke afspraak maken en nakomen - Meenemen naar de Raad en proberen op te lossen en dan weer terug te koppelen In 2016 zijn alle afdelingen / onderdelen op het terrein van Veldwijk bezocht. Daarnaast is contact gelegd met bewoners van de woonvormen in de regio, en zijn er 2 avonden georganiseerd voor bewoners. Vaste contactpersonen van de raad per Zorgcluster waren in 2016: Herstel : Ouderen : Dichtbij : Intensieve zorg : WMO : Vanwege vertrek van enkele raadsleden, en wijzigingen in indeling van de organisatie, zal in 2017 opnieuw moeten worden gekeken naar de indeling. Ook zal gekeken worden hoe de gelegde contacten in het ambulante veld (via FACT e.a.) verder kunnen worden uitgebreid. Hoofdstuk 5: Contacten Raad van Bestuur Is betrokken geweest bij de gesprekken over de samenwerking met de directie Contacten binnen de organisatie. Contactpersoon raad per Zorgcluster legt contact met teamleiders. MT van Dichtbij, Ouderen en WMO uitnodigen in Overleg (naast afdelingsbezoeken) met : - Directie V&VV (6 x per jaar gepland) : opstellen samenwerkingsovereenkomst De samenwerkingsovereenkomst is nog niet aangepast. Gedurende het eerste half jaar zijn er problemen ontstaan in de samenwerking met de directie ; door een aantal zaken is de vertrouwensrelatie van de raad met de directie ernstig geschaad, en heeft de raad besloten contact op te schorten en begeleiding te vragen van het LOC. Daarna is de RvB betrokken geweest bij enkele gesprekken, die dienden om het vertrouwen te herstellen. In het najaar zijn stappen gezet om de samenwerking weer op te pakken ; er zijn afspraken gemaakt over formeel en informeel contact, er is een Moreel Beraad geweest, en in de reguliere overlegvergadering is ruimte op de agenda gemaakt om de samenwerking, en belangrijke thema s te kunnen bespreken.

5 De raad mist in de samenwerking de rol van staffunctionaris medezeggenschap ; einde jaar 2016 is er nog geen oplossing voor deze situatie - Hoofd activiteitendienst : er is 3 x per jaar een overleg geweest met - Geneesheer Directeur heeft 3 x een gesprek gehad met de raad over BOPZ, WVGGZ en praktijksituaties en vragen uit het veld - Familieraad : de raad heeft de familiedag bezocht, en 3 x een overleg met de familieraad gehad. Door het plotselinge overlijden van de voorzitter van de Familieraad heeft het contact stil gelegen, dit is in november weer opgepakt ; er zijn nog geen concrete ideeën over verdere uitwisseling - PVP is 4 x voor een gepland gesprek geweest, daarnaast is er incidenteel overleg over een casus, en was de PVP bij een RBR-bijeenkomst in november Contacten buiten V&VV Er is een werkbezoeken afgelegd met de activiteitendienst bij Mind Up in Friesland De raad heeft uitwisselingsbijeenkomsten gehad met de Flevoraad en de raad Eemland Rondom enkele adviesaanvragen is er contact geweest met : gemeente Ermelo, COA Hoofdstuk 6: Interne organisatie en kwaliteit van de cliëntenraad DB van de raad was per 12 januari 2016 compleet (zie h. 4) Het DB vergadert 2 x per maand op dinsdag, neemt ingekomen post, agendapunten en activiteiten door, en stelt de agenda vast voor de RVZe-raadsvergadering (1 x per maand) en het overleg met de directie V&VV (6 x per jaar) Digitale administratie is bijgewerkt : op 16 januari was er een demonstratie en invoering. In 2016 is gestart met de digitale agenda (naast papieren agenda). Aantal werkplekken raadskamer is uitgebreid naar 5. Scholing en training. Basisscholing nieuwe raadsleden : is niet gevolgd. Scholing ontwikkelingen : door het LOC Scholing functioneren raad : met een extern trainer en LOC. Congressen en themabijeenkomsten extern. Vakantieplanning. De raad heeft een zomerreces van 5 weken, kerstreces 2 weken afgesproken.. Vanwege dringende zaken heeft het DB in de zomerperiode wel gewerkt. Evaluatie. In december 2016 wordt het jaarverslag door ondersteuner geschreven en in de raad besproken.

6 Samenstelling Raad. Aandacht voor uitbreiding raad is nodig, in verband met vertrek van enkele raadsleden en het rooster van aftreden volgens welke in 2017 enkele raadsleden hun termijn hebben gehaald. Sub-raden : regionale bewonersraad, ambulante raad, en hoe hier vorm of ondersteuning aan te geven is in gesprekken aan de orde, moet nog verder vervolg krijgen Hoofdstuk 7: Werkgroepen - Kwaliteitstoetsing - PR - Chevallierfonds - Contactpersoon PVP - Contactpersoon Familieraad Vanwege wisseling raadsleden zijn er wisselingen geweest in contactpersonen afdelingsbezoeken en commissies. Voor 2017 zal opnieuw naar de verdeling gekeken moeten worden. Hoofdstuk 8: Speerpunten 2016 Samenwerking directie V&VV : - Opstellen samenwerkingsovereenkomst De problemen in de samenwerking met de directie hebben veel tijd en energie van de raad gevraagd. Er is nu een situatie van hernieuwde samenwerking en voorzichtig vertrouwen ontstaan, hier moet in 2017 aandacht voor blijven De samenwerkingsovereenkomst is niet bijgesteld Kwaliteitsonderzoek vanuit cliëntperspectief - Voorjaar 2016 FACT teams V&VV Onderzoek is gedaan bij 2 van de 3 FACT-teams. Er waren strubbelingen bij de start, en rond de presentatie van de verbeterplannen zijn enkele afspraken niet nagekomen ; dit wordt in 2017 opgepakt met de directie en het betreffende team Activiteiten 40-jarig bestaan niet voorbij laten gaan: Is gevierd met een concert van het Ricciotti ensemble in augustus, taarten op afdelingen, een receptie en PR via Intranet, prikborden en krant Twee keer per jaar activiteit met bewonerscommissies woonvormen / WMO - Is uitgevoerd en redelijk goed bezocht, wordt vervolgd in 2017 Uitvoering plan afdelingsbezoeken - Contactpersonen per cluster maken afspraken voor hele jaar, als 2 e persoon inzetten mede-raadsleden Er zijn veel afdelingen meerdere keren bezocht dit jaar ; met tweetallen bezoeken afleggen lukt niet altijd vanwege de bezetting van de raad. De raad neemt koeken en flyers mee. Adviezen mbt bezuinigingen : De raad heeft veel adviesaanvragen te verwerken gekregen. De vraag is op tafel gekomen, in hoeverre de raad op alle vragen moet ingaan, en in hoeverre er ruimte voor de raad is om een deel van haar agenda en prioriteiten zelf in te kunnen vullen.

7 Landelijke Week van de Psychiatrie samen met Familieraad : - Is afgezegd, de raad wil en kan hier geen tijd voor vrij maken PR : Instellen PR groep voor beter informeren en contact leggen met achterban Er wordt 3 tot 4 x per jaar een nieuwsbrief gepubliceerd op papier en digitaal. Pogingen tot opzetten Facebookpagina zijn nog niet op iets concreets uitgedraaid. Scholing raad : - Scholing nieuwe raadsleden - Scholingsmomenten hele raad voor ontwikkeling Er zijn 2 scholingsdagen met het LOC gedaan, deze hebben geleid tot inzichten en acties in de uitvoering van het werk, en in de contacten met de directie. Ook is er een teambuildingsdag gedaan, deze dag werd als gezellig maar niet zo leerzaam ervaren. De raad wil voor 2017 graag meer inhoudelijk op kennis geschoold worden. Goede samenwerking raad : - Rond zomer en rond kerst uitstapje raad organiseren De raad heeft plezier beleefd aan de feestelijkheden rond de viering van 40 jaar cliëntenraad. Na de zomer is gestart met een gezamenlijk ontbijt. Ter ere van de verjaardag van een van de raadsleden is er een borrel gedronken. Hoofdstuk 9: Vergaderschema Zie bijlage Aandachtspunten : - Efficiënt - Open - Zomerreces vijf weken, kerstreces twee weken. Het vergaderschema is enkele keren aangepast, vnl. overleg met de directie is anders gegaan dan gepland, en nu standaard met beide directieleden op dinsdagmiddag. Hoofdstuk 10 : Ondersteuner Ondersteuning processen samenwerking raad als geheel. Coaching individuele raadsleden gekoppeld aan werkzaamheden en eventueel persoonlijke doelen. Ondersteuning bij uitvoering werkzaamheden raad. In het jaargesprek met de voorzitter heeft de ondersteuner positieve feedback mogen ontvangen op het functioneren. Vanwege bezettingsproblemen bij het team ondersteuners, heeft de ondersteuner ook enkele activiteiten buiten de Veluweraad opgepakt ; dit in goede afstemming met de raad. Ermelo, 16 december 2016 Cliëntenraad V&VV