DE CCR IN VOORAF

Transcriptie

1 DE CCR IN VOORAF De Centrale Cliëntenraad (CCR ) vindt het noodzakelijk om te expliciteren wat zij als haar taak ziet nu en in de komende jaren. De taak die er toe leidt dat binnen de huidige - en komende ontwikkelingen de zorg voor cliënten optimaal is. Die taak verandert niet alleen door nieuwe wetgeving waardoor de CCR meer bevoegdheden krijgt, naar verwachting met ingang van Maar ook omdat het zorgkantoor (en wellicht later ook gemeentes) een verhoogde gevraagde inbreng vraagt van een CCR bij de beoordeling van de geleverde zorg en bij de contractering van zorg. DE TAAK VAN DE CCR De CCR heeft als wettelijke taak het gevraagd - en ongevraagd adviseren van de Raad van Bestuur van SDW. Deze taak verandert na 2017 als gevolg van de nieuwe wet op de medezeggenschap. Belangrijkste is wel het invoeren van het instemmingsrecht en de nieuwe taken bij het zorgkantoor. Om de huidige taak van de CCR uit te kunnen voeren zijn drie werkvelden van belang: 1. De informatievoorziening; 2. Het geven van adviezen; 3. De werkwijze van de CCR. Ad. 1. DE INFORMATIEVOORZIENING Om te kunnen adviseren heeft de CCR informatie nodig. Deze informatie moet zoveel mogelijk onafhankelijk zijn. Bovendien moet de CCR bij de les blijven en zelf proactief informatie verzamelen. Deze informatie is afkomstig van: 1. Cliënten vanuit locatiebezoeken Door het circa tweemaal per jaar bijwonen van de vergaderingen van de cliëntenraad door een lid van de CCR. 2. Medewerkers (cliëntenraadcoach) bij locatiebezoeken Door circa tweemaal per jaar te overleggen aansluitend aan de vergaderingen van de cliëntenraad. 3. Medewerker Cliëntparticipatie Door vier maal per jaar te overleggen met de medewerker cliëntparticipatie, bestuurssecretaris, ambtelijk secretaris en leden van de CCR. 4. Cliëntenpanel Door het bijwonen van de zes bijeenkomsten door de dossierhouder van de CCR. 5. De Raad van Bestuur Door toesturen van beleidsstukken; Door zes-wekelijks te overleggen met het DB van de CCR; Door te participeren bij een deel van de vergaderingen van de CCR. 6. Het managementteam Door vier keer per jaar te overleggen met leden van de CCR. 7. De Raad van Toezicht Door tweemaal per jaar te participeren bij de vergaderingen van de CCR. 8. De OR Door tweemaal per jaar te overleggen met de een afvaardiging van de leden van de CCR. 9. De dossierhouders binnen SDW Door te overleggen met de dossierhouder van de CCR. 1

2 10. Adviesgroep Door de leden van de Adviesgroep schriftelijk te consulteren over dezelfde dossiers als die van het Cliëntenpanel. 11. Collega CCR en Door informatie uit te wisselen met collega CCR en zowel apart als bij regionale bijeenkomsten; Contact te houden met het LSR. 12. Cliëntwaarderingsonderzoek Het adviseren over de inhoud van het Cliëntwaarderingsonderzoek; Het ontvangen van de jaarlijkse rapportage van het Cliëntwaarderingsonderzoek van LSR. 13 Zorgkantoor Door tweemaal per jaar te overleggen over de geleverde zorg en de te leveren zorg. Prioritering bij het verkrijgen van informatie ligt bij de informatiebronnen genoemd onder 1, 2, 3 en 4. Belangrijk is het ophalen van signalen bij cliënten en hun vertegenwoordigers. Daar wordt de essentie gevonden van goede zorg. Hier komt de signalerende functie van de CCR tot zijn recht. Het is hier van belang om van (individuele) voorbeelden een meer algemene vraag c.q. advies te maken. Dit gebeurt ook op het eind van elk kalenderjaar door de breinaaldactie (gecentraliseerde opbrengsten over de verschillende dossiers uit de verslagen van de locatiebezoeken). Ad. 1 en 2 Daar kan meer winst worden behaald. Bijvoorbeeld door niet alleen de vergaderingen van de cliëntenraden bij te wonen (waarbij we hun/onze speerpunten meer expliciet aan de orde kunnen stellen), maar ook vaker overleg te voeren met de locatiemedewerkers/cliëntenraadcoach/ unitmanager. Ook door informeel in gesprek te gaan met cliënten. Een extra kan zijn een maandelijks wederzijds verslag per over de geagendeerde onderwerpen (speerpunten) en verslagen van de teamvergaderingen. Het format voor de verslaglegging is verder versimpeld: het accent ligt op de verslaglegging over de speerpunten. Voor het gebruik van het format is een werkwijze gemaakt. In het voorjaar van 2018 wordt geëvalueerd of dit de juiste manier van verslagleggen is. Speciaal moet worden gekeken naar de toegankelijkheid voor de breinaaldactie. Ad. 3 Cliëntparticipatie speelt zich af op het niveau van de cliënt, van de locatie en locatie-overstijgend. De CCR hecht er aan dat alle cliënten participeren. Voor de jongeren en voor de niet-mondige cliënten gaan vertegenwoordigers ingezet worden, zowel individueel als per locatie als locatie-overstijgend. Mede in het kader van de steeds belangrijker wordende informele zorg is het van belang dat elke cliënt die dat nodig heeft, beschikt over een sociaal netwerk dat een bijdrage kan leveren aan zijn optimale zorg. De medewerker cliëntparticipatie maakt gebruik van een cockpitmeter waarin de ontwikkelingen op het gebied van cliëntparticipatie per locatie aangegeven wordt met daarbij de status in de ontwikkeling. De CCR waardeert het dat er op elke locatie gestreefd naar ontwikkeling. Streven is dat eind 2018 de zaak op orde is. Dat betekent dat elke locatie een actieve cliëntenraad heeft. Ad. 4 Het Cliëntenpanel gaat zich nog verder ontwikkelen. In ieder geval tot een meer representatieve vertegenwoordiging van de gehele doelgroep. De aanwezigheid van de leden van het cliëntenpanel wordt bepaald door het feit of ze een binding hebben met het onderwerp waarover de CCR advies vraagt. Dat betekent dat er een wisselende samenstelling van het cliëntenpanel gaat komen. Voorts 2

3 dat de aanwezigen hun inbreng/adviezen baseren op de informatie uit hun achterban. Die informatie halen ze zelf op vóór de betreffende bijeenkomst van het cliëntenpanel. Na het terugkoppelen vanuit de CCR (format Actie) wordt die terugkoppeling door de zogenaamde themabijeenkomsten in het kader van Anders ontmoeten en leren onder de aandacht gebracht bij de overige cliënten. In het tweede kwartaal van 2018 wordt dit geëvalueerd. De CCR bepaalt welke thema s in het cliëntenpanel aan de orde komen. Dat zijn in ieder geval de thema s welke speerpunt zijn van de CCR en voorts de thema s waarover de CCR ook advies wenst uit te brengen. Bij de voorbereiding van een bijeenkomst beschrijft de dossierhouder van de CCR de vragen welke tot de beoogde antwoorden/adviezen moeten leiden. Samen met de medewerker cliëntenparticipatie wordt de uitvoering van de bijeenkomst besproken. Bij die uitvoering door de medewerker cliëntenparticipatie is ook de dossierhouder betrokken. Ad. 5 Het overleg met de RvB heeft geen vaste agenda. Er worden algemene beleidsmatige zaken besproken, conform het BOB-model (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming). Bij het bestuderen van de stukken die de CCR ontvangt van de RvB wordt niet het werk van de auteur over gedaan, maar alleen gekeken of de uitvoering voldoende cliëntwaarde oplevert. In de vergaderingen van de CCR wordt over een dossier gesproken in het kader van beeldvorming en oordeelsvorming. Ad.6 Daar worden lopende concrete uitvoeringszaken besproken. Met name worden de resultaten op cliëntniveau (=cliëntwaarde) besproken van de uitvoerende zaken die het gevolg zijn van onze adviezen. De aanwezigheid van de betrokken dossierhouder van de CCR is nodig. Ad.7 Tot nu toe waren leden van de RvT alleen als toehoorder aanwezig op twee CCR-vergaderingen per jaar. Met ingang van 2017 worden ze ook inhoudelijk betrokken bij een te bespreken thema. Ad. 8 De inhoud van de overleggen met de OR wordt bepaald door de relatie tussen medewerker en cliënt. Daarnaast worden de resultaten op de werkvloer van de speerpunten van de CCR besproken. Belangrijke input hierbij is de informatie verkregen uit de locatiebezoeken en uit de gesprekken met cliënten en medewerkers. De CCR kan ook vanuit cliëntperspectief prima adviseren zoals dat medewerkers geschoold kunnen worden: hoe begeleidt je cliënten? Ad.9 Tot nu toe is deze informatiebron weinig gebruikt. Het contact tussen de dossierhouders van SDW en van de CCR kan verstevigd worden, maar alleen als het gaat over belangrijke te leveren adviezen. Dit om mee te denken over een voorgenomen besluit in de voorbereidende fase. In het traject van advisering gaat het over beeldvorming en een aanzet tot oordeelvorming. Het is evident dat de leden van de CCR een formele afstand houden ten aanzien van panels, werkgroepen en medewerkers van SDW. Ad. 10 Het is goed dat er naar de CCR informatie komt over de te leveren zorg in het algemeen van mensen die wel kennis van zaken hebben, maar wat verder van de directe zorgverlening door SDW en de cliënten van SDW af staan. In 2017 vindt er een pilot plaats. Deze wordt in het vroege voorjaar van 2018 geëvalueerd. Op grond daarvan wordt besloten of en hoe we met de Adviesgroep verder gaan. 3

4 Ad. 11 De verwachting is dat onder de nieuwe wet op medezeggenschap de rol van een CCR belangrijker wordt. Niet alleen in haar rol tussen SDW, de gemeentes en het zorgkantoor CZ om de belangen van cliënten te behartigen, maar ook de samenwerking met collega CCR en zal wellicht geïntensiveerd worden. Een overkoepelende CCR West-Brabant is niet uit te sluiten. In het najaar van 2017 wordt de eventuele levensvatbaarheid hiervan onderzocht. Ad. 12 De CCR adviseert jaarlijks de LSR over de samenstelling en over de uitvoering van het Cliëntwaarderingsonderzoek. Het samengaan van de rapportage Cliëntwaarderingsonderzoek van LSR en de uitkomsten van de breinaaldactie van de locatiebezoeken vormen de speerpunten van de CCR voor het komende jaar. Ook adviseert de CCR de RvB over de aanbevelingen naar aanleiding van de uitkomsten van het onderzoek. Ad. 13 De contacten met het zorgkantoor CZ vinden zowel plaats op regionaal niveau (twee maal per jaar) als op het niveau van SDW (twee maal per jaar). De regionale bijeenkomsten zijn bedoeld als uitwisseling van informatie. De bijeenkomsten bij SDW gaan specifiek over de zorg geleverd en te leveren door SDW. Er zijn nog geen contacten met gemeentes met betrekking tot Jeugdzorg en WMO. Dat overleg wordt mogelijk opgestart in Ad. 2.HET GEVEN VAN ADVIEZEN Het adviseren gaat over onderwerpen die betrekking hebben op de drie G s: Goed leven van de cliënt, Goed werk door de medewerker en een Gezonde organisatie. Voor de te geven adviezen over de laatste twee G s geldt dat er een aanwijsbare relatie moet zijn met een Goed leven van de cliënt. Cruciaal is dat duidelijk is welke waarde toegevoegd wordt voor de cliënt (cliëntwaarde) en dat de relatie tussen de professional en de cliënt centraal staat. En ook ligt het accent niet op de inspanningen door de medewerker maar op de resultaten bij de cliënt. We maken onderscheid tussen de verschillende adviezen: Gevraagde adviezen: Gewone adviezen: als er geen directie relatie is met de zorg voor cliënten worden adviezen of niet gegeven of summier in het kader van goed relatiebeheer ; Verzwaarde adviezen: er is een directe relatie met de zorg voor cliënten en deze adviezen worden als verzwaard behandeld. Ongevraagde adviezen: Gewone adviezen: deze worden niet gegeven als er geen directe relatie is met de zorg voor cliënten, urgente uitzonderingen daargelaten; Verzwaarde adviezen: deze hebben een directe relatie met de zorg voor cliënten en worden als verzwaard behandeld. Nogmaals: bij het bestuderen van de stukken wordt niet het werk van de auteur over gedaan, maar alleen gekeken of de uitvoering voldoende cliëntwaarde oplevert. Voor het voorbereiden van een advies kan er overleg zijn tussen de dossierhouder van SDW en die van de CCR als er behoefte is aan meer informatie over het betreffende dossier. Als er aanvullende vragen zijn over het te geven advies dan worden die eerst schriftelijk gestuurd aan de RvB, waarna ze besproken worden in de vergadering van de CCR door de dossierhouder van de 4

5 CCR. Pas daarna wordt het definitieve advies uitgebracht door het DB van de CCR samen met de betreffende dossierhouder. Bij elk advies wordt aangegeven wat de te behalen resultaten zijn op cliëntniveau. Daar ligt voor de CCR de focus op. De huidige procedure van adviseren blijft ongewijzigd. Er wordt gebruik gemaakt van een standaard adviesformat. In het vroege voorjaar van 2018 wordt geëvalueerd of het voldoet. Bij de gehele procedure blijft het accent liggen op de BOB-methode: beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming. Bij het geven van een advies wordt een datum en de manier afgesproken hoe terugkoppeling naar de dossierhouder van de CCR plaatsvindt over de resultaten van de uitvoering van de inhoud van het advies. Dat laatste gebeurt in de overleggen met het managementteam. Ad. 3. DE WERKWIJZE VAN DE CCR Projecten Aan het begin van een kalenderjaar worden de speerpunten van de CCR vastgesteld. Bij een speerpunt hoort een project (=dossier). Een verandering in de komende jaren is dat de nadruk bij de werkzaamheden van de CCR minder ligt op de gevraagde adviezen vanuit de RvB, maar meer op de projecten welke de CCR belangrijk vindt. Die projecten worden verdeeld onder de leden van de CCR. Daarbij wordt gekeken naar de workload die een lid kan hebben. Een en ander wordt vastgelegd in het document dossierverdeling, gekoppeld aan het jaaroverzicht van te verwachten adviezen. De dossierhouder is verantwoordelijk voor het gehele traject vanaf het allereerste begin tot en met de uitvoering, dus voor de beeldvorming, de oordeelsvorming, de besluitvorming, het advies, het verloop van het project en het zicht op de resultaten van het project, alsook op de volledige planning. De dossierhouder bepaalt of en wanneer hij informatie nodig heeft van andere leden van de CCR en/of van de betreffende dossierhouder van SDW. De dossierhouder van de CCR beslist of een presentatie van een project door de dossierhouder van SDW tijdens een vergadering van de CCR nodig is. Dat geldt ook voor de beslissing of overleg met de leden van de OR nodig is. Het volstaat om de andere leden van de CCR op hoofdlijnen te informeren tijdens een vergadering van de CCR. De ambtelijk secretaris wordt op de hoogte gesteld van alle relevante informatie tijdens het gehele traject. Overleggen Aan het begin van een kalenderjaar zijn de meeste data van alle overleggen bekend. Die overleggen worden verdeeld onder de leden van de CCR. Waar mogelijk worden reservepersonen aangegeven. Ook hier wordt rekening gehouden met de workload van elk lid. Van elk overleg wordt een kort verslag gemaakt en dat wordt gedeeld met alle leden van de CCR. Enkele malen per jaar is er overleg met het LSR om de CCR verder te professionaliseren. Dat betekent nog één sessie in het najaar van 2017 en vervolgens twee in Daarna wordt bekeken of een vervolg nodig is. Overige werkzaamheden De werkzaamheden met betrekking tot overige activiteiten zoals locatiebezoeken, werkzaamheden uit de communicatiematrix (waaronder Jaarverslagen, CCR Nieuwsbrief, e.d.), Adviesgroep, collegae CCR en, CZ, landelijke regelgeving en dergelijke worden aan het begin van het kalenderjaar onder de leden van de CCR verdeeld. De taak van penningmeester wordt vervuld door de ambtelijk secretaris. Deze aangepaste werkwijze van de CCR moet er toe leiden dat de hoeveelheid communicatie per e- mail naar eenieder over allerlei zaken sterk verminderd wordt. 5

6 Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen werkzaamheden en de planning daarbij alsook de communicatie daarover. Vastlegging Het geheel van werkzaamheden wordt jaarlijks vastgelegd in een jaarlijks document zoals het CCR Jaarplan