Meer met minder, het kan! Succesvol veranderen in de langdurige zorg

Transcriptie

1 Nummer 1 uitgave januari 2015 In deze tweemaandelijkse publicatie worden spraakmakende In voor zorg-trajecten uitgelicht. Meer met minder, het kan! Succesvol veranderen in de langdurige zorg De langdurige zorg is in beweging: de omgeving verandert en stelt andere eisen aan organisaties; de financiering en de daaraan verbonden eisen wijzigen; verantwoordelijkheid komt meer bij de cliënt en diens omgeving voordat professionele zorg in beeld komt. In deze uitgave lichten we vier organisaties uit die samen met In voor zorg! concrete stappen gezet hebben om de zorg (opnieuw) in te richten. We staan in vogelvlucht stil bij hun veranderopgave en de resultaten. Alle vier de organisaties zijn beter toegerust om toekomstige vragen van de samenleving te faciliteren. Medewerkers, managers en bestuurders willen niet meer terug. De Parabool en Zorggroep Raalte: Mensen wonen op zichzelf in Schuilenburg; niet in een instelling Zorgpartners Midden-Holland: Moeten is nu ONTMOETEN Vivent: Langer thuis door terug te gaan naar de bedoeling Stichting Gehandicaptenzorg Limburg (SGL): Lean Six Sigma is niet meer weg te denken In voor zorg! is een stimuleringsprogramma van het ministerie van VWS en Vilans, kenniscentrum langdurende zorg. Kijk voor meer informatie op In voor zorg! is een stimuleringsprogramma van het ministerie van VWS en Vilans, kenniscentrum langdurende zorg.

2 De Parabool en Zorggroep Raalte Mensen wonen op zichzelf in Schuilenburg; niet in een instelling De Parabool (VG) en Zorggroep Raalte (V&V) zijn vergelijkbare organisaties: financieel gezond, aansturing door eenhoofdige Raden van Bestuur en zeer tevreden cliënten en medewerkers. Samen ondersteunen ze 910 cliënten met in totaal 249 fte. Afzonderlijk van elkaar zijn ze klein en kwetsbaar in het licht van externe ontwikkelingen. Dit is het belangrijkste aangrijpingspunt voor het vormgeven van intensieve samen werking rondom nieuwbouwlocatie Schuilenburg. Het ontwikkelen van een toekomstbestendig concept individueel begeleid wonen voor verschillende cliëntgroepen in Schuilenburg. Op de begane grond wordt Gasterij De Noaber geëxploiteerd: een bakkerij, winkel en wijkcentrum voor bewoners van de wijk en locatie Schuilenburg. De gezamenlijke visie op mensgerichte zorg, wonen en welzijn is het fundament van het nieuwbouwconcept. Dit betekent een toenemend beroep op de zelfredzaamheid van cliënten, waarbij het sociaal netwerk en Noaberschap het vertrekpunt vormen van professionele ondersteuning. Dit alles wordt gefaciliteerd door het slim organiseren van (samen)werkprocessen en een regelarme organisatie inrichting. Alles wat geen toegevoegde waarde heeft voor de cliënt wordt afgeschaft. Mensen wonen op zichzelf in Schuilenburg. Niet in een instelling. De zelfstandige leefsituatie verbetert de kwaliteit van leven en eigen regie van cliënten. In Schuilenburg wonen ouderen met een zorgvraag. Maar uniek is dat het ook een thuis is voor dementerende ouderen, mensen met een verstandelijke beperking en jongeren met autisme. De exploitatie van Schuilenburg heeft een rendement van. Ook in de situatie vanaf 1 januari 2015 met ingang van de WLZ. De zelfredzaamheid en eigen regie van bewoners neemt toe. Bij 12 bewoners is een afname van zorguren. 12,5% Schatting hogere betrokkenheid bij het sociale netwerk. 25% Er zijn 50% minder coachend managers voor de locatie Schuilenburg. Dit levert een besparing op van 1 fte. 50% 0% 5% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Het sociale netwerk van cliënten wordt groter, er ontstaan nieuwe contacten met de buren. Er is nog maar één nachtdienst voor alle bewoners. Dit levert een besparing op van euro per jaar. Schuilenburg is door de gemeente aangewezen als buurtcentrum waar het nieuwe wijkgerichte werken vorm krijgt. Cliënten voelen zich thuis in hun eigen appartement, waarderen de individuele tijd, ruimte en privacy en komen (weer) toe aan hun eigen emoties. Onderstaande quote van een medewerker maakt dit ook duidelijk: Wij vinden het lastig om rond 22 uur weg te gaan, maar de bewoners vinden het prima. Medewerkers waren aanvankelijk terughoudend over het nieuwe concept, zoals blijkt uit uitspraken als wij moeten voor ze zorgen, ze zijn dat al 25 jaar gewend en zij hebben geen familie en kunnen niet alleen wonen. Inmiddels zijn ze ambassadeurs van de verandering. Ze nemen meer regie en verborgen talenten worden ontdekt en benut. Zo wordt de nieuwe website voor Schuilenburg, het fotograferen tijdens gelegenheden en het muzikaal opluisteren van feestjes met de drive-inn discotheek door medewerkers zelf gedaan. In relatie tot de bewoners zijn medewerkers steeds op zoek naar het vergroten van het thuisgevoel. Zo zijn alle teams zelf gaan koken met bewoners en gaat alles in overleg met bewoners. Er zijn geen vaste dagprogramma s, werkwijzen of teamsamenstelling meer. Deze worden ingericht vanuit het leefritme van bewoners. Zorg, wonen en welzijn is daardoor meer persoonsgericht. De samenwerking tussen beide organisaties richt zich vooralsnog enkel op de primaire processen van de locatie Schuilenburg. Het gaat om 83 cliënten en 49,5 fte. De samenwerking wordt momenteel verder uitgebreid richting de ondersteunende diensten. Daarnaast zoeken beide organisaties elkaar steeds meer op rondom dagbesteding en wijkgericht werken. Wilt u meer lezen over het concept Schuilenburg en de ervaringen van bewoners en cliënten? Wilt u meer weten? Neem contact op via

3 Zorgpartners Midden-Holland Moeten is nu ONTMOETEN Zorgpartners Midden-Holland biedt diensten op het gebied van zorg, welzijn en wonen. De organisatie bestaat uit een netwerk van 17 centra in het groene hart van Nederland. Bij Zorgpartners zijn medewerkers en vrijwilligers actief voor de zorg en het welzijn van oudere cliënten. Percentage cliënten dat de cliëntgerichtheid als goed of uitstekend beoordeelt. Percentage cliënten dat het werkgedrag van medewerkers goed of uitstekend beoordeelt. Het gaat om zaken als echt en oprecht luisteren, op een gelijkwaardige wijze benaderen en medewerkers die vragen naar wensen van de cliënt. 66% 72% 59% 68% Uw eigen leven leiden, dát vinden wij belangrijk! Wij zijn oprecht betrokken mensen en ondersteunen u bij het vinden van een passend antwoord. U kunt op ons rekenen. Deze visie op de zorg voor cliënten heeft Zorgpartners Midden-Holland in de praktijk gebracht. Met verschillende bouwstenen en een op maat aanpak is tijdens het traject gewerkt aan de volgende doelen: 1) Cliënten ervaren dat hun leven centraler staat, doordat zij in dialoog hun wensen kenbaar kunnen maken. 2) De medewerkers en leidinggevenden maken zich een professionele houding eigen die past bij de visie van de organisatie en weten goed in gesprek te gaan met cliënten en collega s. Met Moeten naar ONTMOETEN heeft Zorgpartners Midden- Holland haar visie handen en voeten gegeven in de dagelijkse praktijk. Terwijl verzorgingshuisplaatsen zijn verdwenen, centra zijn gesloten en cliënten intern zijn verhuisd, is de cliëntgerichtheid en de professionele houding van medewerkers én de samenwerking met mantelzorgers verbeterd. In meerdere centra is specifiek aandacht besteed aan het samenspel met mantelzorgers. Medewerkers van deze centra geven aan dat de samenwerking met mantelzorgers is verbeterd. Mantelzorgers denken en doen mee in de woongroep en helpen bijvoorbeeld bij koffie zetten en activiteiten. Of zetten hun talent in als notulist tijdens een overleg. Percentage medewerkers dat vindt dat de cliëntgerichtheid in hun eigen centrum is verbeterd. Percentage medewerkers dat vindt dat de kerncompetenties inlevend, creatief en daadkrachtig zijn verbeterd. Percentage medewerkers dat ziet dat medewerkers elkaar nu vaker aanspreken op het werk. De ingezette cultuurverandering is voelbaar in de organisatie. Concreet komt dit tot uiting in minder klachten en een betere band tussen medewerkers en bewoners. Het is niet meer wij-zij, maar wij samen met u. Het leven van de cliënt is echt op het netvlies gekomen van de medewerkers als iets wat bij goede zorg- en dienstverlening hoort. Alle 17 centra, de dienst Behandeling en begeleiding en het Servicebureau hebben meegedaan in het traject. Het betreft in totaal medewerkers. 64% 49% 68% 0% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Maak gebruik van de gratis e-learning module Goed in Gesprek : Bekijk het werkboek van Zorgpartners Midden Holland boordevol praktische bouwstenen: Bekijk het inspiratiedocument Samen werken aan Samenwerking als het samenwerken tussen behandelaars en zorgteams een thema is: Bekijk werkmateriaal over Goed in Gesprek, posters, feedback-kaarten, video s etc. op: Wilt u meer meten? Neem contact op met Zorgpartners Midden-Holland via

4 Vivent Langer thuis door terug te gaan naar de bedoeling Vivent richt zich op verzorging, verpleging, behandeling en begeleiding in de VVT sector in de regio s-hertogenbosch. Binnen de organisatie staat de relatie tussen de zorgprofessional en de cliënt centraal. De zorgverlener laat de regie waar mogelijk bij de cliënt en speelt hier vanuit zijn vak professioneel op in. Met circa medewerkers en een alsmaar groeiend vrijwilligersbestand van bijna 700 mensen verzorgt Vivent ruim cliënten. Hiervan wonen 330 cliënten intramuraal met een verpleeghuisindicatie. Door ervaringen met zelfsturende teams in de thuiszorg was de beweging binnen Vivent niet meer te stoppen. Ook de andere thuiszorgteams en de intramurale divisies Wonen & Zorg en het Expertisecentrum maakten de slag naar zelfsturing. Maar zelfsturing is geen doel op zich. Het is een middel. Het doel is de cliënt thuis te laten zijn en in de ondersteuning uit te gaan van wat hij/zij zelf kan. Dit betekent voor Vivent dat het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid bij de zorgprofessional ligt. Hiermee zet Vivent in op het realiseren van gedragsverandering en eigenaarschap bij álle medewerkers vanuit de visie Terug naar de bedoeling. Het behelst een volledige transitie van de gehele organisatie waarin het cliëntproces en de medewerker centraal staan en leidend zijn voor de inrichting van de organisatie. Dit vraag een cultuuromslag waarbij Vivent op zoek is gegaan naar ander gedrag in termen van bejegening, leiderschap, coaching, communicatie en informatievoorziening. Zelfsturing leidt binnen Vivent op verschillende niveaus tot resultaten: maatschappelijk betekent dat cliënten langer thuis wonen. Enkele cliënten met een hoge ZZP, die al lange tijd intramuraal bij Vivent verbleven, zijn begeleid naar een meer zelfstandige woonomgeving. Op organisatieniveau is Vivent strakker en efficiënter ingericht en kent minder administratieve lasten. Dit leidt tot de volgende effecten: Minder management en indirecte functies levert per jaar 1,3 miljoen euro op bij een omzet van 63 miljoen euro. De twee intramurale divisies plannen slimmer, wat in 2015 naar verwachting leidt tot een besparing van 0,5 miljoen euro. In de beginfase hebben medewerkers veel leertijd nodig gehad. Het wegvallen van leidinggevenden samen met de onzekerheid in de teams leidde op sommige plaatsen tot een groeiend ziekteverzuim van boven de 11%. Ook behandelaren ervaarden de beweging soms als lastig omdat zij kritisch waren op het teamproces van medewerkers. Een gezamenlijk gedragen visie en frequente afstemming heeft de lijnen verbeterd. Inmiddels heerst er een positieve stemming en veel energie. Medewerkers kennen elkaar en hun cliënten beter. De zorg is hierdoor persoonlijker geworden, er is meer maatwerk. Men spreekt elkaar in deze veiligere omgeving ook eerder aan om feedback te vragen en te geven. Hierbij wordt een open dialoog gevoerd. In de teams die voorop lopen met zelfsturing is de invloed en zeggenschap van cliënten en mantelzorgers het grootst. Verder waarderen medewerkers de verschillende hulpmiddelen en ondersteunende afdelingen die ontwikkeld zijn binnen Vivent om hen in het werk te ondersteunen bij hun verandering naar zelfsturing. beelden zijn: de fasewaaier, de Team-o-meter, de Vraagbaak en het Kennisplein. dat de divisie Thuiszorg in januari 2013 startte met zeven pilotteams, volgden per september 2013 de andere thuis zorgteams en de teams van de twee intramurale divisies. Vanaf 1 september 2014 zijn er binnen Vivent ook zelfsturende vakgroepen. Wilt u meer lezen over de Vraagbaak als organisatorische ondersteuning voor zelfsturende teams? Ga voor informatie over het Kennisplein waarmee zelfsturende teams up to date blijven binnen Vivent naar: Meer informatie over de inzet van de fasewaaier om teams te ondersteunen in hun ontwikkeling vindt u hier: Wilt u meer meten? Neem contact op met Vivent via Afname van verschillende medewerkers rond cliënt in de divisie expertisecentrum. 35% Besparing op overhead in vergelijking met andere instellingen zorgt voor meer tijd voor directe zorg % 0% 5% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

5 Stichting Gehandicaptenzorg Limburg (SGL) Lean Six Sigma is niet meer weg te denken SGL is een organisatie voor specialistische zorg en ondersteuning aan twee brede doelgroepen: mensen met hersenletsel en mensen met (zware) lichamelijke handicaps. Met ongeveer 550 medewerkers biedt SGL behandeling, training, individuele begeleiding, groepsbegeleiding, logeren en wonen, aan in totaal ongeveer cliënten. Toename productiviteit bij ambulante medewerkers in de regio Maastricht. Toename productiviteit bij ambulante medewerkers in de regio Parkstad. Dit levert respectievelijk en euro omzetstijging per jaar op. Verkorting aanmeldprocedure voor vrijwilligers, van 90 dagen naar 19 dagen. Hierdoor is de productiviteit van de vrijwilliger coördinatoren verviervoudigd. Dit is een besparing van euro per jaar. 29% 79% Een organisatie-brede cultuurverandering naar een proactieve, ondernemende, klantgerichte, lerende organisatie waar alle medewerkers continue op zoek zijn naar verbetermogelijkheden. Het denken in processen, het meten van activiteiten, het werken in projectteams om samen problemen op te lossen moet resulteren in een effectieve en efficiënte organisatie. Maar ook medewerkers die meer plezier hebben in hun werk en een toenemende cliënttevredenheid. Om deze cultuuromslag te bewerkstellingen is gekozen voor de Lean Six Sigma methodiek. In totaal zijn 26 Lean Six Sigma projecten afgesloten met meetbare resultaten. ast operationele verbeteringen is er nu ook sprake van een cultuurverandering. Er is meer focus op de belangrijkste doelstellingen, er worden er duidelijke probleemanalyses gemaakt en medewerkers zijn zich meer bewust van initiatieven die zij zelf kunnen nemen. De invoertijd van het elektronisch zorgdossier is met 7 minuten verkort. Dit betekent een besparing van ongeveer euro op jaarbasis SGL-breed. Door verschillende verbeteracties is de tevredenheid van de planners toegenomen van 7,2 naar een 8,4. De tevredenheid van de communicatie-aandachtfunctionaris is met 12% toegenomen. Communicatie-aandachtsfunctionaris is een relatief nieuwe functie bij SGL waarin het creëren van een communicatievriendelijke omgeving voor mensen met beperkingen centraal staat. In dit traject is gewerkt aan meer duidelijkheid over de taken van en de mogelijkheden voor de functionarissen. Daarnaast is de werkdruk in één van de woonbegeleidingscentra met 29% afgenomen. Overall hebben de resultaten de LSS-projecten geleid tot een toename op het bedrijfsresultaat van 4,5%. Er worden nieuwe zorgplanafspraken gemaakt die ervoor zorgen dat de geleverde zorg beter aansluit op de indicatie. beeld van één cliënt waarbij zorg is teruggebracht. Dat levert een loonkostenbesparing op van euro per jaar. De kosten voor vervoer naar dagactiviteiten zijn met 18% gedaald. Deze besparing levert op jaarbasis euro op. Medewerkers waren bij aanvang van het traject sceptisch. Zij ervoeren het als weer iets extra s dat van ons wordt verwacht. ervaring met de methode zijn de medewerkers positief en enthousiast. Door deelname hebben zij ervaren dat zij zelf een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van hun werk. Ook is er meer dialoog ontstaan tussen cliënten, medewerkers en mantelzorgers over de zorgverlening. Cliënten zijn hierdoor meer gaan beseffen dat er grenzen zijn aan wat mogelijk is in de zorgverlening. De methodiek Lean Six Sigma is organisatie breed geïmplementeerd. ast de resultaten in de individuele projecten heeft de methodiek geleid tot een andere wijze van werken: focus op datgene wat echt belangrijk is, maken van duidelijke probleemanalyses en het bottom-up genereren van input voor verbeteringen. Een werkwijze waarmee de bedrijfsvoering continue kan worden verbeterd. 18% 49% 0% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Meer informatie over de handleiding Lean Six Sigma, de projectkaart en het verbeterbord vindt u op: Wilt u meer meten? Neem contact op met SGL via