Bijlage 3. Financiële transparantie en projectcriteria

Transcriptie

1 ijlage 3 Financiële transparantie en projectcriteria Naar aanleiding van de kerntakendiscussie is een afspraak gemaakt in de Taskforce 1, om een checklist van projectcriteria voor NOC*NSF aan te leggen. Deze checklist dient ervoor te zorgen dat NOC*NSF geen (grote) collectieve projecten start met te weinig draagvlak onder en/of participatie van bonden. Dit signaal is uiteraard gebaseerd op ervaringen uit het recente verleden. Daarnaast is ook NOC*NSF zich bewust dat de transparantie van alle geldstromen vergroot kan worden. Daartoe zijn inmiddels een aantal verbeteringen aangebracht (hierover straks meer) en de door de Taskforce gewenste checklist is hierop een waardevolle aanvulling. Daarbij zijn in de ogen van NOC*NSF zowel de plaats die de checklist krijgt in het totale proces van besluitvorming, toezicht en verantwoording als de specifieke bepalingen in de checklist belangrijk. Daarom zal deze notitie de totale geldstroom van/via NOC*NSF als basis nemen. De checklist zal vervolgens betrekking hebben op enkele onderdelen uit deze totale geldstroom. Vooraf merkt het bestuur op dat het zinnig is om op basis van de nu ontstane transparantie te bekijken in welke mate een versimpeling van de financieringsstromen mogelijk is. Uitgangspunten esluitvorming m.b.t. verdeling, besluitvorming, toezicht en verantwoording van middelen verloopt via één van de volgende besluitvormingslijnen: o egroting en Jaarrekening NOC*NSF via: MT estuur Financiële Commissie V (hierna te noemen: ) o estedingsplan en Richtlijnen via: CRG V TC (hierna te noemen: ) Het toevoegen van additionele besluitvormingslijnen wordt niet wenselijk geacht. De geldstromen uit het estedingsplan lopen voor NOC*NSF en de bonden via hetzelfde proces (Richtlijnen). Het is niet wenselijk om m.b.t. toezicht en verantwoording onderscheid te maken tussen NOC*NSF en bonden. In het traject van de wordt de governance rond de geldverdelingsfunctie van NOC*NSF, de financiële transparantie en risicobeheer van NOC*NSF nader tegen het licht gehouden. Daarbij worden ook de bestaande commissies bekeken. De huidige geldverdelingssystematiek (via CRG, V en TC) is vastgelegd in de 2012 en is van toepassing t/m het bestedingsjaar Er is geen aanleiding om de systematiek en de rol van NOC*NSF hierin wezenlijk te wijzigen t/m het bestedingsjaar Wel is een beweging gestart om de positie van de TC onafhankelijker te maken van NOC*NSF met de aanstaande benoeming van een onafhankelijke voorzitter van de TC. Voorheen werd de TC voorgezeten door de penningmeester van NOC*NSF. NOC*NSF heeft met ingang van 2011 haar begrotings- en rapportagesystematiek gewijzigd. Naast de eisen van CF is hierin ook expliciet het onderscheid tussen de kerntaken en niet-kerntaken aangebracht. 1

2 NOC*NSF zal op korte termijn (bestuurlijk) het Reglement Financiële Commissie vaststellen. Dit reglement voorziet o.a. in de te volgen procedures bij (des)investeringen (>1mln), deelnemingen en oprichten/opheffen gelieerde rechtspersonen. T.b.v. de verdere uitwerking zijn de geldstromen van de begroting 2011 als uitgangspunt genomen. nalyse en uitwerking 1. Totale geldstroom: 93,1 miljoen Via de begroting en jaarrekening van NOC*NSF loopt ruim 93 miljoen euro. In deze baten zijn de deelnemingen niet meegenomen, aangezien deze niet worden geconsolideerd met NOC*NSF maar via de netto vermogenswaarde worden verwerkt. De totale geldstroom loopt in beginsel via de begrotings- en jaarrekeningslijn () Van de 93 mln wordt 55,9 (36 Lotto, 17.2 VWS, 2.8 mbition) verdeeld over derden via het estedingsplan De toedeling, toezicht en verantwoording loopt via CRG, V en TC () 1 De zuivere inkomsten van NOC*NSF bedragen derhalve 37,2 mln en worden hierna nader uitgewerkt. 55,9 93,1 mln Totale geldstroom NOC*NSF (cijfers begroting 2011) gelden naar derden (vooral bonden) Resultaat deelnemingen (niet begroot) 37,2 Inkomsten N*N 2. Inkomsten NOC*NSF: 37,2 miljoen De inkomsten van de (werkorganisatie) NOC*NSF bedragen 37,2 en zijn onderverdeeld in 3 categorieën: 1 andachtspunt richting betreft de bevoegdheid van de TC. Die betreft volgens de reglementen uitsluitend het Lotto-deel en in de Richtlijnen wordt de TC gevraagd te oordelen over de VWS gelden die door NOC*NSF worden verdeeld. De bevoegdheid m.b.t. de toekenning en afrekening van mbition-gelden ligt bij het MT/estuur NOC*NSF. 2

3 o asisfinanciering kerntaken: 8,8 o Projectfinanciering kerntaken: 16,2 o Inkomsten niet-kerntaken: 12,0 De basisfinanciering van NOC*NSF komt voor 7,6 uit het estedingsplan (lgemeen Functioneren) en voor 1,2 uit andere basis-inkomsten zoals contributies en rentebaten. Het -deel loopt via CRG/V/TC (), het overige deel via begroting en jaarrekening (). De projectfinanciering wordt nader uitgewerkt in de volgende paragraaf De inkomsten uit niet-kerntaken betreft: o eheer en exploitatie Papendal. o Olympisch Vuur o Dienstverlening Deze 3 niet-kerntaken maken integraal onderdeel uit van NOC*NSF en hebben (vooralsnog) geen eigen rechtspersoonlijkheid. Derhalve vallen de hiermee gemoeide geldstromen onder de verantwoordelijkheid van MT/estuur NOC*NSF. De geldstromen worden derhalve vastgelegd en verantwoord via respectievelijk de begroting en jaarrekening van NOC*NSF (). ij zowel Papendal (deel CTO) en Olympisch Vuur is sprake van begunstiging vanuit het estedingsplan. Dit financieringsdeel valt derhalve ook onder de CRG/V/TC-lijn (). De onderliggende jaarwerkprogramma s van de 3 niet-kerntaken worden door de volgende organen vastgesteld: o Papendal: MT en estuur NOC*NSF o Olympisch Vuur: Council OP2028 (gedelegeerd vanuit N*N) o Dienstverlening: MT en estuur NOC*NSF Er is sprake van separate besluitvorming vooraf in de V bij de oprichting van (toekomstige) rechtspersonen door NOC*NSF en/of deelnemingen binnen de exploitatie van NOC*NSF. 8,8 asisfinanciering kerntaken 7,6 Lotto alg. funct. 1,2 Overig (oa contrib) 37,2 16,2 Inkomsten NOC*NSF Projectfinanciering kerntaken 7,9 eheer Papendal 1,0 CTO 6,9 Overig 12,0 Inkomsten Niet-kerntaken 2,6 Olympisch Vuur 1,5 Dienstverlening 0,6 Olymp. Plan 2,0 Overig 3

4 3. Projectfinanciering NOC*NSF: 16,2 miljoen De projectfinanciering van de kerntaken van NOC*NSF kent 3 bronnen: o mbition o Lotto o Overheden (m.n. VWS) Het mbition deel wordt enerzijds besteed aan Marketing (activatie en tegenprestaties). nderzijds vloeit een deel van de opbrengsten naar versterking van de topsportprogramma s van bonden. Dit betreft maatwerkbudget onder verantwoordelijkheid van de technisch directeur NOC*NSF. 23 Het Lotto-deel kent een cyclisch deel, betreffende de kerntaak van NOC*NSF op het gebied van Uitzending Teams OS/PS en het creëren en organiseren van Voorzieningen Topsporters. Dit deel (jaarlijks 3,5 mln) heeft een meer vastomlijnd karakter dan het deel dat betrekking heeft op de coördinatie en uitvoering van collectieve projecten vanuit de. Voor beide geldstromen is lijn van toepassing, maar voor het deel Collectieve projecten is afstemming met en draagvlak bij bonden cruciaal. Voor dit deel dient de Checklist Criteria Projecten van toepassing te zijn 4 De projectinkomsten vanuit VWS/Overheid lopen deels via het estedingsplan en vallen daarmee onder regime. Er lopen ook subsidiestromen naar NOC*NSF buiten de scope van het estedingsplan. Deze stromen lopen uiteraard via de jaarrekening, maar kunnen niet altijd worden opgenomen in de jaarbegroting, omdat sommige stromen ten tijde van het opstellen en vaststellen van de begroting nog niet bekend zijn. In alle gevallen is de Checklist Criteria Projecten van toepassing met daarnaast het Reglement Financiële Commissie. 2 Dit financieringsdeel loopt via begroting/jaarrekening van NOC*NSF. In de governance van de zal de plaats van deze geldstroom nader bekeken worden (aanbevelingen studie Top-10). 3 Grofweg is de verdeling van de gerealiseerde mbition-inkomsten: 1/3 e deel naar bondsprogramma s via estedingsplan, 1/3 e deel maatwerkbudget via technische staf NOC*NSF en 1/3 e deel t.b.v. activatie en tegenprestaties (Marketing). Het onderliggende streven bij de overeenkomsten met Partners in Sport is 70% inkomsten naar de sport en 30% naar tegenprestaties/activatie. 4 De checklist kan ingezet worden in de ontwikkeling van de Richtlijnen estedingsplan, Uitwerking Jaarplan-egroting NOC*NSF of in de uitgewerkte aanvraag (project/werkprogramma) bij de TC. NOC*NSF dient (nader) aan te geven voor welk moment in het proces wordt gekozen. 4

5 5,3 mbition (geen onderdeel estedingsplan) 16,2 Projectfinanciering kerntaken 4,8 Lotto (= estedingsplan) 3,5 Opbouw topsportfondsen (o.a. Uitzendingen) 1,3 Collectieve projecten (o.a. SK) 5,1 1,3 estedingsplan Overheden/VWS 3,8 Geen estedingsplan (bv. NS, Proeftuinen, rbitrage) 5

6 Relatie naar Projecten NOC*NSF De financiële administratie van NOC*NSF bevat (meetmoment 2011) 180 nummers. Dit veroorzaakt bij velen het beeld dat NOC*NSF bijna 200 projecten in uitvoering heeft. Dit is echter niet correct. Gerelateerd aan de hiervoor in kaart gebrachte geldstromen, kan de volgende ordening in de projecten worden aangebracht: 55 projectnummers betreft Going concern-taken, veelal gefinancierd vanuit de asisfinanciering kerntaken. Dit betreft dus feitelijk geen projecten, maar worden intern als project gebudgetteerd en financieel gemonitord. 51 projectnummers betreft projectmatige activiteiten, hetgeen wil zeggen dat deze van tijdelijke aard en eindig zijn. Daarnaast zijn er 72 projectnummers, betreffende deel- of subprojecten, maar behorende bij één van de genoemde 51 (hoofd)projecten. Het is interessant om de 51 hoofdprojecten en 72 deelprojecten nader te beschouwen en te ordenen: 4 hoofdprojecten en 50 hieraan verbonden deelprojecten betreft niet-kerntaken, zoals Olympisch Vuur, Sportssist, Nationale Sportweek en cademie voor Sportkader 5. 3 hoofdprojecten hangen samen met de kerntaken van NOC*NSF die uit de asisfinanciering worden bekostigd. Van de overige 44 hoofdprojecten (zie Excel-bijlage, tabblad 2) worden er: o 20 gefinancierd uit Projectfinanciering kerntaken mbition o 15 gefinancierd uit Projectfinanciering kerntaken -gelden o 8 gefinancierd uit Projectfinanciering kerntaken Overheden/VWS o 1 gefinancierd uit diverse bronnen Van de projecten die worden gefinancierd uit Overheden/VWS loopt een groot deel niet via het estedingsplan. Deze groep projecten vereist extra aandacht, omdat deze activiteitenlijn niet wordt geborgd door de en bijbehorende Richtlijnen en in enkele gevallen ook nog buiten de vastgestelde V-begroting valt. Dit laatste heeft te maken met het feit dat de beschikbaarheid van VWS-middelen niet altijd op het moment van vaststelling van de begroting bekend/definitief zijn. Op deze groep projecten dient de Checklist Criteria Projecten van toepassing te zijn. Het is aan te bevelen om vanaf 2013 de Checklist Criteria Projecten op te nemen in de Richtlijnen -gelden. Deze aanscherping van de Richtlijnen heeft tot gevolg dat de overige (collectieve) projecten van NOC*NSF met projectfinanciering uit de g-gelden op dezelfde grondige wijze worden voorbereid en uitgevoerd. Hiermee wordt geborgd dat zowel de projectvoorbereiding als de projectuitvoering effectief is. Een gezamenlijke constatering is dat het realiseren van draagvlak en akkoord op het 5 De activiteiten van de SK zijn in deze notitie vooralsnog allemaal gelabeld als niet-kerntaak. Een deel hiervan betreft inderdaad individuele betaalde dienstverlening. Een ander deel betreft echter collectieve projecten, gefinancierd vanuit -gelden. Feitelijk valt dit deel (in de toekomst) onder Projectfinanciering kerntaken vanuit Lotto/ (zie totaaloverzicht geldstromen). 6

7 projectplan (=vooraf) veelal wel wordt gerealiseerd, maar dat de sturing van betrokkenen in de uitvoering te wensen overlaat. Uitzondering dient gemaakt worden voor de -gelden t.b.v. Fondsopbouw Uitzendingen Teams en Voorzieningen topsporters, aangezien dit cyclische en terugkerende kerntaken van NOC*NSF betreft. 7

8 Criteria Projecten Onderstaande criteria voor projecten borgen dat NOC*NSF de goede dingen doet, geen onverantwoorde risico s neemt en de bonden betrekt bij het ontwerp en de uitvoering van projecten. Indien de criteria bij individuele projecten niet haalbaar of wenselijk zijn, kan met voldoende draagvlak hiervan incidenteel afgeweken worden. De criteria De checklist is van toepassing op projecten, welke (uitwerking) nog niet expliciet via het jaarplan en begroting van NOC*NSF (door de V en/of TC) is vastgesteld. Het project(plan) wordt bij de ontwikkeling afgestemd met vertegenwoordigers van bonden binnen de hiervoor vastgelegde overlegstructuur. Projecten zijn aantoonbaar gericht op het realiseren van de collectieve doelstellingen van de vereniging NOC*NSF lle bonden kunnen in principe participeren in projecten. Per project wordt op basis van de inhoudelijke doelen van het project bekeken welke bonden effectief kunnen participeren in het project. Om verzekerd te zijn van voldoende massa in de uitvoering van het project moet minimaal 50% van de 2** en 3** bonden positief zijn over de opstart van het project Voorafgaand van het project wordt op basis van expertise en capaciteit besloten of een bond of NOC*NSF het project coördineert Het project is volledig gefinancierd voorafgaand aan de start van het project Max. 10% van het projectbudget (incl. overhead) wordt ingezet t.b.v. coördinatie. De overige 90% komt ten goede aan de uitvoering van het project. De medewerkers van NOC*NSF die projecten uitvoeren hebben voor minimaal 70% een tijdelijk dienstverband tot uiterlijk het einde van het project innen het project wordt gebruik gemaakt van een stuurgroep met betrokken beslissers vanuit bonden en NOC*NSF (bestaand of specifiek in te richten, gericht op voortgang en bijsturing) en een werkgroep van specialisten (indien beschikbaar van bonden), die betrokken worden bij de inrichting en uitvoering van het project De uitvoering van projecten vindt waar mogelijk plaats binnen bonden (of verenigingen). ij uitzondering kan in onderling overleg gekozen worden voor centrale uitvoering De definitieve accordering van het projectplan vindt plaats in het hiervoor aangewezen orgaan. Veelal zal dit het MT en/of bestuur NOC*NSF zijn. Indien een project in de oprichting van een nieuwe rechtspersoon voorziet, dan wordt dit ter goedkeuring voorgelegd aan de V (zie ook eerder). Jaarlijks bespreekt het bestuur de voortgang van de projectportfolio en deelt de voortgang met de Financiële Commissie. 8

9 TOTLOVERZICHT GELDSTROMEN (incl. fte en projecten) 93,1 mln Totale geldstroom NOC*NSF (cijfers: begroting 2011) Resultaat deelnemingen (niet begroot) 55,9 gelden naar derden (vooral bonden) 37,2 Inkomsten N*N 8,8 asisfinanciering kerntaken 16,2 Projectfinanciering kerntaken 12,0 Inkomsten Niet-kerntaken 80,5 3 25, ,9 4 7,6 Lotto alg. funct. 1,2 Overig (oa contrib) 7,9 eheer Papendal 2,6 Olympisch Vuur 1,5 Dienstverlening 1,0 CTO 6,9 Overig 0,6 Olymp. Plan 2,0 Overig 5,3 mbition (geen estedingsplan) 4,8 Lotto (= estedingsplan) 5,1 Overheden/VWS ,5 Opbouw topsportfondsen (o.a. Uitzendingen) 5 1,3 Collectieve projecten (o.a. SK) 3 1,3 estedingsplan 4 3,8 Geen estedingsplan (bv. NS, Proeftuinen, rbitrage) 8 = MT estuur Financiële Commissie V NOC*NSF = CRG V NOC*NSF TC Geldstroom (batenkant) in mln 12,0 Inkomsten Niet-kerntaken 52,9 4 Formatie in fte antal projecten 9

10 Huidige Projecten In de onderstaande tabel staan de huidige projecten binnen NOC*NSF. Per project wordt de naam, de kerntaak en de financiering aangegeven. Deze lijst komt voort uit een lijst van eer dan tweehonderd nummers. Een groot deel nummers bleken bij bestudering aangemaakt te zijn voor het boeken van kosten voor een reguliere taak of als subproject van een groter project. Na destillatie resteren er nog 47 projecten. Omschrijving Kerntaak Financiering 1 KISS Sportparticipatie 2 WIESPORT Leden asis N*N 3 CTO Topsport 4 Randstad Sportmarketing Team/Trainess Sportparticipatie mbition 5 Nieuwe Sportmogelijkheden Sportparticipatie Project VWS 6 rbitrage Sportparticipatie Project VWS 7 NS Sportparticipatie Project VWS 8 inding gehandicapten Sportparticipatie 9 Combinatiefuncties Sportparticipatie Project VWS 10 Sportaanbod onderwijs Sportparticipatie 11 Seksuele intimidatie Sportparticipatie Project VWS 12 Vooronderzoek arbitrage (Masterplan rbitrage) Sportparticipatie Project VWS 13 Mission Olympic Sportparticipatie mbition 14 Ontwikkeling bonden (HR/Organisatie-ontwikkelinstrument) Leden 15 Homo en Sport Sportparticipatie Overige projectgelden 16 Masterplan Sportkader (Hoofdproject) Sportparticipatie 17 Mastercoach in Sports Topsport 18 Paralympisch talentendag Topsport 19 Innovatieve projecten algemeen Topsport mbition 20 Ontwikkeltrajecten 2012 en 2016 Topsport 21 Ontwikkeltrajecten 2010 en 2014 Topsport 22 Projecten bij bonden/innolabs (VWS) Topsport Project VWS 23 Projecten bij bonden/innolabs (mb) Topsport mbition 24 EJOWF Liberec Topsport 25 Incidentele projecten Topsport mbition 26 KS 2011 Topsport Project VWS 27 JOS Innsbruck Topsport 28 Olympische Spelen Londen Topsport 29 Paralympische spelen Londen Topsport 30 Olympische Spelen Sochi Topsport 31 Effectenonderzoek sponsoring algemeen Marketing asis N*N 32 Campagne Marketing mbition 33 mbassadeurs Vancouver Marketing mbition 34 illboarding Marketing mbition 35 Kick Off mbition Marketing mbition 36 Golden Clinic Marketing mbition 37 Holland Heineken House 2010 Marketing mbition 38 Nationale sportweek Marketing mbition 39 Ultimate sport experience lp d'heuz Marketing mbition 40 Sportmarketing congres Marketing mbition 41 ondsevenement Marketing mbition 42 Speeddate Marketing mbition 43 Maatwerkwinkel Marketing mbition 44 Sportgala 2010 Marketing mbition 45 Holland Heineken Huis 2012 Marketing mbition 46 Ultimate sport experience Londen Marketing mbition 47 Masterclass Leden asis N*N 10