Notitie. Betreft: Nieuwe werkwijze PT en Ondernemingsplatforms. 1. Inleiding

Transcriptie

1 Notitie Aan Bestuur Van Edwin de Jongh Kenmerk Behoort bij Agendapunt 4a, openbare bestuuursverg. dd. 27 maart 2012 Totaal aantal pagina s 5 12 maart 2012 Betreft: Nieuwe werkwijze PT en Ondernemingsplatforms 1. Inleiding Op 6 februari 2012 stemde het Bestuur in met het Implementatieplan Nieuw PT. De nieuwe koers wordt per 1 april 2012 ingevoerd. Deze notitie gaat nader in op de nieuwe werkwijze; werken met programma s, taken en profiel van Ondernemingsplatforms (OP), wijze van uitbesteden van projecten, relevante bevoegdheden en de planning & control cyclus. 2. Programmatisch werken Opstellen programma (inclusief jaarplan en jaarverslag) De programmamanager coördineert het opstellen van het programma en laat zich hierbij adviseren door het ondernemingsplatform. Hierbij wordt gewerkt volgens onderstaande programmacyclus (figuur). Afhankelijk van het programma wordt 3 tot 5 x per jaar vergaderd. Opstellen begroting De programmamanager stelt in afstemming met het ondernemingsplatform, de begroting voor het programma op (met verdeling over de sectoren) en doet suggesties voor cofinanciering. De Commissie adviseert het bestuur over de begroting, die vervolgens de begroting vaststelt. Uitzetten tenders, calls, opdrachten en subsidies Tot 1 februari 2012 konden op initiatief van externe partijen voorstellen bij het PT worden ingediend. In de nieuwe werkwijze worden voorstellen niet langer op eigen initiatief

2 2 / 5 12 maart 2012 ingediend. Op basis van het door het bestuur vastgestelde programma worden activiteiten uitgevoerd en gefinancierd. Mogelijkheden tot financiering De keuze voor de wijze van financiering wordt ingegeven door het gewenste resultaat, de kosten en de mogelijkheden binnen de bestaande regelgeving (o.a. beleidsregels Toezichtkamer SER; Code Goed Bestuur; regelgeving rond staatssteun). Mogelijkheden tot financiering zijn: 1. Ad-hoc subsidie De ad-hoc subsidie is de projectsubsidie zoals wij die tot heden kennen. De keuze voor toepassing en de wijze van financiële invulling valt onder de volledige beleidsvrijheid van het PT. 2. Subsidie na calls volgens het nieuwe beleid 3. Opdracht via inkoopprocedure Indien gekozen wordt voor een (commerciële) opdracht wordt bij een bedrag onder de aanbestedingsgrens een inkoopprocedure gehanteerd. 4. Opdracht met aanbesteding De aanbesteding is verplicht boven de aanbestedingsgrens (ca ,-). Per activiteit stelt de programmamanager in overleg met het ondernemingsplatform de vraag en het doel vast op basis waarvan een opdracht of een subsidie verstrekt wordt. Voorstellen worden afgestemd met relevante partijen, zodat breed draagvlak vanuit de sectoren gewaarborgd wordt. Het ondernemingsplatform adviseert welke voorstellen het meeste bijdragen aan het behalen van de doelstellingen. Per programma wordt 3x per jaar een pakket nieuwe projecten voorgelegd aan de commissies Voedingstuinbouw en Sierteelt en Groen, die deze vaststellen. Het PT-bestuur kan op verzoek van beide commissies besluiten tot het mandateren of delegeren van bevoegdheden aan de ondernemingsplatforms. Voor elke vorm van financiering worden procedures nader uitgewerkt. 2. Planning & Control Ingangsdatum Vanaf 1 april 2012 start het PT met programmatisch werken. Voorstellen voor bemensing van de ondernemingsplatforms worden in de bestuursvergadering van juni 2012 voorgelegd. Daarna worden programma s uitgewerkt. Besluitvorming over programma s vindt plaats in Commissie- en Bestuursvergaderingen in oktober en november 2012, gelijktijdig met het vaststellen van de Begroting Indicatief budget Om een realistisch programma te maken hebben programmamanagers een indicatie van de (financiële) omvang van hun programma nodig. Op basis van de ambities en ervaringscijfers uit het recente verleden stellen we voor de volgende bedragen voor 2013 te hanteren (exclusief organisatiekosten):

3 3 / 5 12 maart 2012 Arbeid Plantgezondheid, Fyto, en Water Energie en CO2 Groen en Welbevinden Biobased economy Voeding en gezondheid Totaal 1 4 miljoen euro 1 miljoen euro 23 miljoen euro De definitieve bedragen per programma worden bepaald door de behoefte en draagvlak in de sectoren en door het bestuur, na advies van de commissies, vastgesteld. Overbrugging en ontwikkeling programmatisch werken Programmanagers hebben een beperkt werkbudget nodig om tot besluitvorming over de budgetten invulling te geven aan programmatisch werken, bijvoorbeeld voor het organiseren van bijeenkomsten, uitvoeren van verkenningen en haalbaarheidsstudies of inhuur van expertise. Voorstel is hiervoor de volgende bedragen aan de programmamanagers beschikbaar te stellen; Arbeid; ,- Plantgezondheid, Fyto en Water ,- Energie en CO ,- Groen en Welbevinden ,- Biobased economy ,- Voeding en gezondheid ,- Totaal ,- en deze als volgt over de fondsen te verdelen; Bloembollen Ketenfonds Groenten en Fruit Bloemen Vollegrondsgroenten Bomen Glasgroenten Energie Fruitteelt Hoveniers Champignons Dit budget is te besteden door het secretariaat met verantwoording achteraf aan het Bestuur en de commissies. De bedragen zijn reeds verwerkt in de Herziene Begroting Begroting en jaarrekening 2013 De programma s zijn leidend voor zowel de inhoudelijke als de financiële verantwoording. Binnen de programma s onderscheiden we actielijnen en projecten. De out of pocket kosten worden op dit nivo verantwoord. Financieringsfondsbegrotingen blijven bestaan. Via tevoren vastgestelde verdeelsleutels worden programmakosten over de financieringsfondsen verdeeld. De PT-begroting en -jaarrekening bestaan uit programma- en financieringsfondsbegrotingen.

4 4 / 5 12 maart Profielen commissies en ondernemingsplatforms Taken commissie Vertegenwoordigen van een sector (geleding). Beoordeling programma s namens de sector. Per programma 3x per jaar vaststellen pakketten nieuwe projecten. Adviseren bestuur over hoogte investeringen vanuit financieringsfondsen per programma. Adviseren bestuur over hoogte heffing voor (deel)sectoren. Adviseren bestuur over jaarplan en begroting. Adviseren bestuur over verordeningen. Agenderen knelpunten en problemen van de sector en initiëren oplossingen in de vorm van regelgeving of programma(onderdelen). Vertalen van resultaten van programma s naar sectoren. Bijdragen aan verantwoording over besteedde heffingsgelden aan andere ondernemers. Profiel leden commissie Zijn in staat in teamverband advies te geven over- en toezicht te houden op sectorspecifieke én sectoroverstijgende aangelegenheden. Hebben een visie op de ontwikkeling van de tuinbouw- en groensector en kunnen beoordelen of de programma s en activiteiten bijdragen aan de versterking van de tuinbouw- en groensector en dienstig zijn aan het algemeen belang. Zijn bereid en in staat voldoende tijd te investeren voor een goede invulling van de functie en voor de daarbij behorende interactie met de achterban. Maken geen deel uit van het bestuur of een ondernemingplatform van het PT. Maken geen deel uit van een organisatie die een direct substantieel financieel belang heeft bij de activiteiten van het PT. Handelen conform de bepalingen in de Code Goed Bestuur Product- en Bedrijfschappen en het Protocol bestuurlijke integriteit PT Worden benoemd voor een termijn van 2 jaar en hebben maximaal 4 termijnen zitting in de commissie. Samenstelling ondernemingsplatform Een ondernemingsplatform bestaat maximaal uit 15 leden uit alle relevante ketenschakels. Iedere geleding die in het programma investeert kan kandidaten aanwijzen voor het ondernemingsplatform. Het belang dat een geleding (sector) aan een programma geeft vertaalt zich in een bijdrage en in zeggenschap over het programma. Brancheorganisaties kunnen kandidaten voordragen. Het ondernemingsplatform kan adviseurs vragen bij de vergadering aan te sluiten. Dat zijn mensen die inhoudelijk specifieke kennis en expertise toevoegen aan het programma. Adviseurs kunnen ook vertegenwoordigers van brancheorganisaties zijn. Zij vervullen geen vaste rol, krijgen geen vacatievergoeding en hebben geen stemrecht.

5 5 / 5 12 maart 2012 Taken ondernemingsplatform Opstellen lange termijnvisie. Formuleren doelstellingen programma. Ontwerpen activiteiten om de doelstellingen van de programma s te bereiken. Adviseren over in te zetten projecten en activiteiten. Adviseren bij het opstellen van de begroting voor het programma. Bijdragen aan communicatie met ondernemers over de resultaten van het programma. Profiel leden ondernemingsplatform Zijn actief ondernemer in de tuinbouw- en groensector of een medewerker hiervan. Hebben aantoonbaar kennis, ervaring en visie op het vakgebied van het programma en kunnen de strategische visie vertalen naar de praktijk. Zijn in staat om projectvoorstellen inhoudelijk te beoordelen. Zijn in staat tuinbouwbreed (over eigen gewas en bedrijfsbelang) te kijken. Zijn bereid en in staat - voldoende tijd te investeren voor goede invulling van de functie en voor de daarbij behorende interactie met andere ondernemers. Hebben een breed netwerk in de sector. Maken geen deel uit van het bestuur of de commissies binnen het PT. Maken geen deel uit van een organisatie die een direct substantieel financieel belang heeft bij activiteiten van het PT. Zijn analytisch, kritisch en objectief, initiatiefrijk, innoverend, resultaatgericht, netwerker, communicatief vaardig en hebben kennis van de sector Worden benoemd voor een termijn van 2 jaar en hebben maximaal 4 termijnen zitting in de commissie. Vanaf 1 april 2012 wordt gestart met het benaderen van geschikte kandidaten voor de ondernemingsplatforms. Een voorstel voor bemensing van de ondernemingsplatforms wordt in juni 2012 voor advies voorgelegd aan de commissies, en vervolgens ter vaststelling aan het PT-bestuur. Taken, bevoegdheden en profiel Ondernemingsplatform worden vertaald naar een formeel bestuursbesluit Instelling Ondernemingsplatform. Een voorstel hiervoor wordt in juni 2012 voorgelegd aan commissies en Bestuur. 4. Vraag aan het bestuur Het PT-Bestuur wordt gevraagd: Kennis te nemen van de nieuwe werkwijze t.a.v. tenders, calls, opdrachten en subsidies. In te stemmen met de taken en het profiel van (leden van) commissies en Ondernemingsplatforms en akkoord te gaan de werving van leden van Ondernemingsplatforms te starten. Om reactie op de indicatieve budgetten 2013 voor de programma s. In te stemmen met de budgetten voor overbrugging en ontwikkeling programmatisch werken, ten laste van de herziene Begroting 2012.