Concept Notulen Algemene Vergadering 18 Maart Aanwezig 40 stemgerechtigde leden.

Transcriptie

1 Concept Notulen Algemene Vergadering 18 Maart 2017 Aanwezig 40 stemgerechtigde leden. Melding van verhindering ontvangen van : Cees Mudde, Brian Bal, Karin ten Kate, Harry van Os, Henk v.d. Keur, Thea Verkade, Yvonne de Geus, Harry Spoormans, Leo Snijders, Bernard en Ineke Vroklage, Arie v.d. Jagt, Linda van Teijlingen, Kirsten Versloot, Joost Huijsdens, Andra Tieleman-Schouwenburg, Natasja Schrijver, Sabrina Boekhout, Jan en Marion Onink. 1. Opening/Algemene mededelingen De voorzitter, Rolf Jansen, opent de vergadering om uur en heet alle aanwezigen welkom. Terugblikkend op 2016 staat hij stil bij het overlijden van ons senior lid Henk Bijl. Voorts neemt hij de agenda door en geeft aan dat dit de laatste algemene vergadering is, die hij zal voorzitten i.v.m. zijn aangekondigde vertrek. Rolf bedankt de vergadering voor het in hem gestelde vertrouwen en zegt met voldoening terug te kijken op zijn periode als voorzitter, waarin veel gerealiseerd is met als meest recente en zichtbare resultaat de vernieuwde kantine. Hij bedankt de vele vrijwilligers, die hieraan bijgedragen hebben. Rolf geeft aan, dat er tot op heden geen kandidaten zich hebben gemeld voor de functie van voorzitter en dat hij zich zal blijven inzetten om een geschikte opvolger te vinden. Hij meldt, dat sinds het schrijven van zijn jaarverslag, het ledenaantal is gegroeid van 471 in januari naar 478 in maart en dat 9 nieuwe leden zich hebben aangemeld en 2 leden hebben opgezegd. Het nieuwe door de KNLTB geïntroduceerde ledenadministratie systeem en daaraan gekoppeld de uitgifte van ledenpassen heeft vertraging opgelopen, maar ledenpassen zijn na controle van contributie betaling en bardienst verplichting beschikbaar in de week van 20 maart. De KNLTB.App is binnen 2 weken operationeel. Rob de Jong is namens de vereniging druk bezig met het vullen van content. 2. Notulen ALV 23 Maart 2016 Ed Koekebacker vraagt het bestuur of de punten die gemaakt zijn in voorstellen en de rondvraag tijdens de ALV van 23 maart 2016 inmiddels behandeld en beantwoord zijn. Robert Zell geeft aan, dat er gewerkt wordt aan een plan om papier/karton te scheiden en dat (gescheiden) afval inzameling een aandachtspunt blijft. Rolf antwoordt, dat de website geactualiseerd is op basis van de suggesties en aanbevelingen van Bernard Vroklage, Piet Romijn en Ed Koekebacker. Voorts geeft Rolf, waar mogelijk, antwoord op de vragen van Ed en meldt, dat het bestuur besloten heeft geen speelhoekje in te richten in de kantine en dat een aantal andere zaken w.o. het koppelen van nieuwe leden aan bestaande leden nog in beraad is. Er zijn verder geen op- of aanmerkingen vanuit de vergadering en de notulen worden daarmee vastgesteld. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken ontvangen.

2 4. Jaarverslag voorzitter Rolf geeft een toelichting op de hoofdpunten van zijn jaarverslag. Hij spreekt de ambitie uit om het ledenaantal op 500+ te krijgen en wijst op de in zijn jaarverslag vermelde initiatieven om dit doel te bereiken. Rolf spreekt de wens uit om het aantal bestuursleden terug te brengen van 7 naar 5 om de communicatie tussen de commissies en naar de leden toe te verbeteren. Dit initiatief wordt ondersteund door de overige bestuursleden. Hij tekent hierbij aan, dat dit een beslissing is die door een nieuwe voorzitter ondersteund dient te worden. Op het gebied van duurzaamheid zijn stappen gemaakt en op basis van het door de vereniging ingediende plan is subsidie ontvangen voor de aanschaf van zonnepanelen en LED verlichting. Er wordt gesproken met leverancier(s) over voorwaarden en technische aspecten van de uitvoering. De gemeente Ridderkerk zal bijdragen in een eventuele investering. Uiteindelijk beslissen de leden en als het plan is uitgewerkt, zal er een extra ledenvergadering worden uitgeschreven. Het is twijfelachtig of de plannen in 2017 uitgevoerd kunnen worden - wellicht kan e.e.a. pas in 2018 uitgevoerd worden. Walter v.d. Pol vraagt of er separate of gecombineerde offertes voor zonnepanelen en LED zijn opgevraagd - zijns inziens overtreft het aantal aanbieders van zonnepanelen die van LED leveranciers. Rolf antwoordt, dat er gesprekken gaande zijn met verschillende aanbieders en dat alle opties open gehouden worden. Er wordt een nieuw hek geplaatst in week 15, waarna alleen digitaal toegang verkregen kan worden d.m.v. de ledenpas. Het openen/afsluiten van de kantine zal met een sleutel blijven geschieden en de kantine zal alleen geopend zijn, als er bardienst aanwezig is. Leden met een sleutel van het toegangshek en het clubhuis zullen worden verzocht deze in te leveren bij Cees Mudde. Rolf geeft aan, dat een opslaghok en overkapping bij baan 7+8 nog steeds in beraad zijn. Dit geldt ook voor een eventuele loungehoek voor de jeugd. Rolf geeft kort commentaar op het financiele resultaat en benadrukt, dat er ondanks een negatief resultaat over het afgelopen seizoen, de cashflow wederom positief was. De kaspositie en eigen vermogen geven de vereniging voldoende middelen om te investeren in zaken, die de vereniging gezond dienen te houden. Rolf brengt de bestuurswisselingen ter sprake en verwelkomt Ronald Soffree als nieuwe secretaris, waar de vergadering mee instemt. 5. Rekening en verantwoording financieel jaar 2016 Pieter van der Linde geeft een korte toelichting op de rekening en verantwoording. Er zijn een aantal vragen - Cock Mierop vraagt tot wanneer de verleend subsidie geldig is en Rolf geeft als antwoord > tot Mei, waarna indien niet aangewend, het bedrag teruggestort dient te worden. Ed de Kruijff merkt op, dat de bar omzet en winst percentage onder druk staan. Robert Zell geeft aan, dat tapverlies i.v.m. de volledige omschakeling naar tapbier in 20L vaten en de gemiste omzet in de eerste 3 maanden van het jaar als gevolg van de verbouwing hier debet aan zijn. Hij merkt op, dat InBev binnenkort ca euro zal terugstorten, deels als compensatie voor tapverlies en deels als verhoging van de sponsorbijdrage - dit is niet in de cijfers voor 2016 opgenomen, waardoor naar verwachting, de cijfers voor 2017 er beter uit zullen zien. 6. Verslag kascontrole commissie

3 De in 2016 door de commissie gedane aanbevelingen zijn allen opgevolgd. De commissie heeft geen onjuistheden geconstateerd. De vergadering dechargeert vervolgens het bestuur voor het in 2016 gevoerde beleid. Cees van Roon heeft zijn positie beschikbaar gesteld, maar bij gebrek aan kandidaten is hij bereid in 2017 deel uit te blijven maken van de commissie. Het huishoudelijk reglement schrijft voor, dat de commissie dient te beschikken over een plaatsvervangend lid. Rolf toont zich bereid deze rol op zich te nemen. 7. Verkiezing commissieleden Kevin Huizer verlaat de technische commissie (TC) - als nieuwe leden van de TC worden Rob de Jong en Sandra van Huizen gekozen. Annemieke Kroeze en Kirsten Versloot verlaten de jeugdcommissie (JC) - Natasja Schrijver en Sabrine Boekhout hebben zich kandidaat gesteld voor de JC. Ed de Kruijff verlaat de bar commisie (BC) - Lizzy van Drongelen, Bo van Drongelen en Monique van Weele worden als nieuwe leden van de BC gekozen. Cees van Roon en Marc Alebeek worden opnieuw gekozen als kascontrole commissie met Rolf als plaatsvervangend lid. Onder applaus, bedankt Rolf de aftredende commissie leden voor hun inzet. Jolanda Huizer merkt op, dat de perfecte organisatie van het jeugdweekend de verdienste is van het aftredende JC lid Kirsten Versloot. 8. Verkiezing bestuursleden Naast Rolf, treden ook Demis van Kouwen, Annemieke Kroeze en Peter van Bergen af als bestuurslid. Rob de Jong is bereid gevonden tot het bestuur toe te treden met als portefeuille tenniszaken waar de TC, JC en PR zaken onder zullen vallen. De vergadering stem hiermee in. Rolf bedankt de aftredende bestuursleden voor hun inzet en verwelkomt Ronald Soffree en Rob de Jong als nieuwe bestuursleden. Hij geeft wederom aan, dat het nieuwe bestuur uit 5 personen zal bestaan onder voorbehoud dat de nieuwe voorzitter hiermee akkoord gaat. In de nieuwe bestuurs samenstelling zal Robert Zell naast het voorzitterschap van de barcommissie, ook de bouwcommissie en onderhoudscommissie in zijn portefeuille krijgen en zo alle facilitaire zaken onder zijn beheer krijgen. Als langst zittend bestuurslid bedankt Annemeke Kroeze Rolf voor zijn werkzaamheden en inzet gedurende de afgelopen 5 jaar en overhandigt hem een presentje. Peter Hartveld neemt het woord en bedankt Rolf voor de zaken, die onder zijn voorzitterschap zijn gerealiseerd waaronder een minibaan, het jeugdplan, berging/kantine en duurzaamheidsprijs - een applaus volgt. Gezien het vlotte verloop van de vergadering wordt besloten niet te pauzeren. 9. Beleidsnota Technische commissie Demis van Kouwen geeft een korte toelichting op de beleidsnota. Hij informeert de vergadering over het plan om een winter toernooi te organiseren. Ron Leenheer vraagt of er plannen zijn voor een familie toernooi. De TC heeft dit in beraad. Er zijn verder geen vragen of opmerkingen en de nota wordt vastgesteld. 10. Beleidsnota Jeugd commissie

4 Annemieke Kroeze geeft een korte toelichting op de beleidsnota. Peter van Bergen vraagt zich af, of er een bijdrage gevraagd moet worden voor competitie trainingen. De JC en het bestuur zullen zich hierover beraden. Er zijn verder geen op- of aanmerkingen en de nota wordt vastgesteld. 11. Beleidsnota Bar commissie Robert Zell geeft aan, dat met 3 nieuwe leden de bar commissie weer compleet is. Hij geeft een toelichting op de beleidsnota en informeert de vergadering dat er gesprekken gaande zijn met InBev om tap verliezen te compenseren. Ron Leenheer vraagt wanneer er een tap cursus gaat komen en oppert het idee leden, die moeite hebben met tappen te begeleiden tijdens hun bardienst. Robert zegt toe een tap cusus te organiseren in het najaar. Ed Koekebacker merkt op, dat er met regelmaat bonnen blijven staan in het kassa systeem. Robert geeft aan, dat de BC supervisors kunnen zien of deze wel of niet betaald zijn en dat er een controle is. Er zijn verder geen op- of aanmerkingen en de nota wordt vastgesteld. 12. Vaststelling contributie In overeenstemming met het genomen besluit in 2016 wordt de contributie voor 2017 niet verhoogd. Het bestuur heef het voornemen in 2018 de indexering weer toe te passen. 13. Investeringen De geplande investering in zonnepanelen en LED verlichting wordt verder uitgewerkt en zal gepresenteerd worden in een extra ledenvergadering. Eventuele investeringen betreffende een loungehoek voor de jeugd, een opslaghok en een overkapping bij baan 7 + 8, waar de plannen nog voor uitgewerkt moeten worden, zijn nog in beraad. 14. Begroting verenigingsjaar 2017 De vergadering gaat akkoord met de opgestelde begroting en er zijn geen op- of aanmerkingen. 15. Voorstellen ingediend door tenminste 5 leden (uiterlijk 11 maart 2017) Er zijn geen voorstellen ingediend. 16. Rondvraag en sluiting Walter v.d. Pol : waar wordt een eventuele overkapping bij baan 7+8 geplaatst en hoe wordt dit gefinancierd? Rolf geeft als antwoord, dat dit plan nog niet uitgewerkt is en dat dit is bedoeld als extra terras bij baan 7+8. Voorts geeft hij aan, dat het de bedoeling is dit uit eigen middelen te financieren. De voorzitter sluit de vergadering om 16:05 onder dankzegging voor de aanwezigheid van een ieder.

5