Leerpilot Inclusief HR Personeelsprocessen en organisatie

Transcriptie

1 Leerrapportage werkgroep Amsterdam: personeelsprocessen en organisatie De werkgroep heeft in een aantal bijeenkomsten gesproken over de thematiek rond personeelsprocessen en organisatie in het licht van de Participatiewet. We gaan in op de volgende onderdelen. 1. Korte omschrijving van de gemeenschappelijke knelpunten/situatie; 2. Mogelijke oplossingsrichtingen; 3. Voorbeeld case beschrijving(en); 4. Welke tools zijn reeds beschikbaar dan wel moeten nog ontwikkeld worden. Ad 1. Gemeenschappelijke knelpunten Hieronder staat de inventarisatie van knelpunten, die deze werkgroepleden (werkgevers) ervaren bij inclusief werkgeven. Er is een omslag nodig om e.e.a. in reguliere, pragmatische processen in te bedden. Alle regelingen (ook al zijn ze nog zo beperkt) moeten goed worden vastgelegd. Belangrijk is om vooraf te bepalen, wat je als werkgever nu exact wilt meten / vastleggen en waarom. Hoe het formatieaspect te tackelen, vooral als er druk ligt op aantallen/ kosten? Hoe kan geborgd worden, dat vraag en aanbod kwalitatief goed op elkaar aansluiten? Training van de kandidaten vereist aandacht. Immers daarmee kan hun inzetbaarheid ook op langere termijn beter geborgd worden. Acceptatie en verhoogd risico: Het is geen vanzelfsprekendheid om mensen met een arbeidsbeperking een vaste baan te geven. Ze leveren geen volwaardige prestatie, vragen veel aandacht en zijn vaker ziek. Daarbij loopt de werkgever risico dat ze langdurig uitvallen met alle financiële gevolgen van dien (dat laatste geldt zeker voor ondernemingen die eigenrisicodrager zijn voor de WGA). Matchen van mogelijk werk met kandidaten, hoe aan passende functies te komen en hoe aan goede managers en afdelingen, die echt een omarmend steentje willen bijdragen. De werkgroepleden hebben vastgesteld, dat zij grote verschillen ervaren in beleid binnen verschillende regio s. Landelijke regels gelden niet voor de lokale arbeidsmarkt en andersom. Werkgevers ervaren een grote kloof tussen vraag en aanbod van werkzoekenden uit de doelgroep mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Zodra een werkgever een functie voor iemand uit de doelgroep heeft, is het maar de vraag of deze vacature tijdig ingevuld kan worden. UWV en WSP, als aanvulling op het vorige punt: de manier waarop kandidaten worden aangeboden laat helaas te wensen over. Werkgevers worden zowel vanuit het UWV alsmede vanuit de WSP (werkgeversservicepunt) niet correct gefaciliteerd door het doelgroepregister. Dit levert frustratie op i.p.v. informatie: de werkgever ontvangt alleen het BSN-nummer, zonder inhoudelijke info.

2 Doelgroepregister versus privacy. Informatie over kandidaten wordt als beklemmend ervaren door de wetgeving rond bescherming van persoonsgegevens. Informatie die beschikbaar is, is summier en mag/kan niet vastgelegd en gedeeld worden. Het is voor de functie hoogst relevant om de beperking van de kandidaat te weten. Visie van organisaties. Afhankelijk van de visie is er een verschil in drive en aandacht voor het onderwerp. De ene organisatie doet mee vanuit sociale overwegingen, een ander meer als verdienmodel. Bescherming bij reorganisaties. Als de organisatie (tijdelijk) in zwaar weer verkeert door een tegenvallende economie of zware concurrentie en ontslagen zijn onvermijdelijk, hoe kan de werkgever deze medewerkers dan bescherming bieden? De Participatiewet heeft natuurlijk impact op de reguliere HR-processen. De uitvoering vergt extra, gespecialiseerde kennis. Zo moeten meerdere zaken op een aparte manier worden behandeld en vastgelegd. Hieronder een niet-uitputtende lijst van aandachtspunten: a. Bij werving en selectie. Na ontvangst CV validatie met doelgroepregister. b. Bij vaststellen arbeidsvoorwaarden. Helderheid over mogelijke voorzieningen, vaststellen van loonwaarde, aanvragen van loondispensatie, overwegen om tot proefplaatsing over te gaan. Zowel proefplaatsing als loonwaardebepaling dienen adequaat in de HR-systemen te worden geborgd. Afwijkende arbeidsvoorwaarden moeten ook vastgelegd worden. c. Personeels-/salarisadministratie: extra focus op goede en correcte afhandeling m.b.t. loon, ziekte, verplichte rapportages. Ziekmelding vergt ook aparte behandeling i.v.m. no-riskpolis. Input jobcoach? Ad 2: Mogelijke oplossingsrichtingen Nauwere samenwerking. Bij selecteren van kandidaten nauwer samenwerken met collegawerkgevers. Gebruikmaken van mogelijke regionale netwerken, VNG, VSO-scholen. Acceptatie door de organisatie. Vertrekpunt van de werkgroep is, dat het de arbeidsbeperkten zelf zijn, die uiteindelijk voor de ommekeer zorgen. Zij zijn de ambassadeurs van hun doelgroep. Hoe? Door hun verhalen te vertellen. Maar vooral door mee te draaien op de werkvloer. Daardoor ervaren collega s en managers hun talenten en zien met eigen ogen het doorzettingsvermogen en de loyaliteit, waarmee deze werknemers hun werk doen. Ook wordt zichtbaar hoe veel beter zij kunnen omgaan met tegenslagen. Werken aan het creëren van draagvlak is van groot belang, om met zo nodig extra inspanning de doelgroeper in het team op te nemen. Medewerkers gelijk behandelen en niet wegstoppen op een afdeling, maar actief betrekken binnen de organisatie/afdeling. Het werkt het beste als de organisatie intrinsiek gemotiveerd is. Extra menskracht. Om deze medewerkers in die positie te brengen is er in eerste instantie iets extra s nodig: noem het Haarlemmer olie. Denk aan ondersteuning door een speciale functionaris of een klein, speciaal team; Extra geld. In grotere organisaties kan inclusief werkgeven gestimuleerd worden door mensen tijdelijk bovenbudgettair te plaatsen.

3 Know how. Benoem een projectleider met kennis van het onderwerp. Denk aan de wet- en regelgeving, aan subsidies, aan kennis over de doelgroep, externe organisaties die in het proces ondersteunen. Ook contactpersonen, HR, managers en leidinggevenden moeten getraind zijn om bij te dragen aan met het creëren van kansen voor mensen uit de doelgroep banenafspraak. Effectiviteit van doelgroepregister vergroten/verbeteren zodat meer informatie op medewerkersniveau verkrijgbaar is. Oplossing: meer info over soort beperking per medewerker, uitkering, aantal uren inzetbaar, soort begeleiding, belastbaarheid, loonwaarde arbeids(on)geschiktheid gekoppeld aan BSN. Geen beperkingen van deze info voor werkgever. Rugzakjes koppelen aan BSN is uiteindelijke oplossingsrichting. Uniforme informatie en zo mogelijk via hetzelfde kanaal. Met voornamelijk de rechten en plichten. Geen lokale regelingen. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)moet werkgevers niet beklemmen maar ondersteunen Meer tijdige informatie over en ondersteuning bij (nieuwe) wet- en regelgeving beschikbaar stellen. Bijvoorbeeld LIV in Aard van overeenkomst met medewerkers uit de doelgroep borgen in systeem. Informatie over wijze van vastleggen en borgen van medewerkers uit de doelgroep in het informatiesysteem praktisch beschikbaar maken. Voorbeeld: een medewerker komt met Wajong binnen via proefplaatsing, hoe dit vast te leggen? Duidelijker maken wat wel mag en wat niet. Kandidaten in kaart brengen. Organisaties en overheid moeten beter samenwerken om kandidaten uit de doelgroep in kaart te brengen en te garanderen dat het doelgroepregister actueel is en blijft. Als werkgever bepalen om socialer ondernemen uit te besteden. Er zijn verschillende bureaus waarbij mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt begeleid worden naar werk. Deze bureaus nemen de organisatie al het werk uit handen. Zo bepaalt de werkgever hoe hij de verantwoordelijkheden belegt (intern of extern). Ad 3: Voorbeeld casebeschrijving De gemeente Amsterdam is al in 2014 voortvarend aan de slag gegaan met het uitvoeren van de banenafspraak. Tien jaar lang creëert de gemeente 42 extra banen. Eind 2016 zijn er 168 banen gecreëerd, 128 kandidaten hebben een aanstelling en 6 zijn gedetacheerd. Daarmee loopt de gemeente Amsterdam 42 banen voor op de doelstelling. Dat is echter niet vanzelf gegaan. Kenmerkend voor de Amsterdamse aanpak is een actieve, outreachende aanpak met een dedicated projectteam. Actief op zoek naar managers die de doelgroep een kans willen geven, een set van werkzaamheden samenstellen die passend zijn, de juiste kandidaat vinden, jobcoaching organiseren, administratieve rompslomp wegnemen, er zijn als je nodig bent voor zowel werknemer als manager, blijvende nazorg, oplossen van problemen onderweg. Dus: niet eerst beleidsnota s maken, draagvlak creëren, arbeidsanalyses laten maken, regelgeving ontwerpen e.d., maar gewoon durven en doen. Vooraf had de gemeente slechts twee, belangrijke uitgangspunten:

4 (1) de plaatsingen worden gefinancierd vanuit een centrale pot en (2) boven de formatie. Bijna 3 jaar verder laat de praktijk zien dat dit zeer succesvol is geweest. De vraag die zich opdringt, is hoe dit succes te bestendigen en te implementeren in de dagelijkse reguliere praktijk. Het projectteam van Amsterdam is begonnen met het administratieve proces. Alle processen die betrekking hebben op de doelgroep zijn in kaart gebracht en per proces is beoordeeld in hoeverre het in het bestaande proces ingebed kon worden. Bij ca. 80% van de processen is dat mogelijk. Bijv. bij de indiensttreding, door- en uitstroom, ziek- en verlofmelding, beoordelingscyclus, en ook bij rapportages is dat goed mogelijk. Bij processen als werving en selectie, loonwaardebepaling, jobcoaching e.d. was dat niet mogelijk of niet gewenst. Vervolgens is rol van het projectteam dat min of meer alles regelde naar de lijn verschoven. Deze gaat zich de verantwoordelijkheid meer eigen maken. Het projectteam blijft in de rol van expertise en advies. Tenslotte is de banenafspraak een zelfstandig onderdeel geworden van het programma Amsterdam Inclusieve Organisatie waarmee het concreet bijdraagt aan inclusief werkgeverschap. Het onderwerp Banenafspraak is continu in beweging en vereist een grote mate van flexibiliteit, durf en doorzettingsvermogen. Dit geldt zowel voor de bestaande organisatie als voor de doelgroep. Het grootste succes is dan ook als het vanzelfsprekend is geworden dat iedereen die wil en kan werken opgenomen wordt in de organisatie. Ad 4: Welke tools zijn al beschikbaar / moeten nog ontwikkeld worden? Doelgroepregister effectiever maken (actueler en vollediger, alle informatie over kandidaten uit de doelgroep in het systeem). Meer informatie per medewerker, geen beperkingen voor werkgever, per medewerker betere informatie over soort beperking, uitkering, aantal uren inzetbaar, soort begeleiding, belastbaarheid, loonwaarde arbeids(on)geschiktheid gekoppeld aan BSN. Overzicht van bureaus (per regio?) waar bedrijven terechtkunnen als zij e.e.a. verder willen uitbesteden. Tot slot Na de bijeenkomsten van deze werkgroep is de deelnemers om terugkoppeling gevraagd. De volgende drie vragen zijn in dat kader voorgelegd. De reacties staan eronder. 1. Heeft de intervisieaanpak waarmee wij zijn gestart jullie geholpen? Ja, vooral door de extra kennisvergaring. De reguliere kennisvergaring is/was ons bekend. Verder zitten wij midden in dit werk en heb ik het nuttig gevonden om met name mee te kunnen denken in de problematiek.

5 Het delen van informatie helpt om het proces helder in kaart te brengen. Door in kleine groepen te werken, is individuele terugkoppeling en ondersteuning naar elkaar in de opdracht sneller en efficiënter te regelen dan in een grote groep. Van elkaar leren is in deze opzet geslaagd. Ja, de intervisie zorgt ervoor dat je op gestructureerde wijze op weg geholpen wordt om vraagstukken te benoemen en op te lossen. Voor mij was dat de verhouding tussen de projectgroep arbeidsbeperkten aan het werk en de lijn. Jazeker, het platform en de methodiek om later in subgroepen verder te denken en te delen, heeft mijn kennis verbreed en verdiept. Het is een prettige en niet-concurrentiegevoelig onderwerp, waarin je je vraagstukken alsook je succes kan delen. 2. Kunnen jullie aangeven op welke specifieke terreinen/onderdelen deze sessies jullie hebben geholpen? Ik worstel niet alleen met de aangegeven knelpunten. Blijft de vraag hoe we de mensen uit de bakken krijgen. Vooral op het onderdeel Kennis delen. De gezamenlijke knelpunten zijn helder gedefinieerd. Ook van veel belang is om met name de juridische informatie omtrent privacy nog te ontvangen. Dat zal ons zeker goed kunnen helpen om naar de toekomst toe de juiste informatie vast te leggen. Scherper krijgen van de rollen van staf (HR) en lijn. Pragmatische onderwerpen als inrichting organisatie en succesfactoren (opties) alsook de bekende (en inmiddels geijkte) juridische vraagstukken zoals privacy. 3. En tenslotte: kunnen jullie kort recapituleren wat jullie concrete vervolgstappen op het gebied van WGI ( Werkgevers gaan inclusief ) zullen zijn? Na de bedrijven die over de drempel zijn om inclusief te gaan ondernemen, nu proberen de vacatures bij ze daadwerkelijk in te vullen ondanks dat het UWV letterlijk zegt dat er nauwelijks mensen zijn om vacatures in te vullen. PSO borgen in het interne proces. Beter positioneren van de lijn, zodat zij hun verantwoordelijkheid kunnen nemen. We gaan voor een PSO-certificering!