Werving en contractering van kandidaten. Administratie, subsidies en voorzieningen

Transcriptie

1 Introductie Business case en visie op inclusief ondernemen Communicatie en interne organisatie Analyse van processen, rollen en taken voor plaatsing Werving en contractering van kandidaten Administratie, subsidies en voorzieningen Begeleiding op de werkplek Ontwikkeling en doorstroom Zorgen voor continuïteit Afsluiting DEEN heeft 67 winkels in Noord-Holland, Flevoland en Zuid-Holland. Met ruim mensen in dienst behoort DEEN tot de grootste werkgevers van West-Friesland. DEEN is klein begonnen met het werken met mensen met een arbeidsbeperking; medewerkers werden geworven in de omgeving van de winkel door middel van een briefje op de muur. Op deze manier konden ook mensen met een arbeidsbeperking hun weg naar DEEN vinden. Anderen kwamen binnen via de contacten met (praktijk)scholen en liepen stage bij DEEN, of waren familie of bekenden van medewerkers. Inmiddels is werken met mensen met een arbeidsbeperking een gewoonte binnen DEEN. Er zijn momenteel ruim 100 Wajongers in dienst. 1

2 Business case en visie op inclusief ondernemen DEEN streeft er naar een afspiegeling van de maatschappij te zijn DEEN heeft 67 winkels in Noord-Holland, Flevoland en Zuid-Holland. Het werken met mensen met een arbeidsbeperking is al jarenlang een onderdeel van het personeelsbeleid van DEEN. Het bedrijf is klein begonnen met het werken met mensen met een arbeidsbeperking, medewerkers werden geworven in de omgeving van de winkel door middel van een briefje op de muur. Op deze manier konden ook mensen met een arbeidsbeperking hun weg naar DEEN vinden. Anderen kwamen binnen via de contacten met (praktijk)scholen en liepen stage bij DEEN, of waren familie of bekenden van medewerkers. Hierdoor is werken met mensen met een arbeidsbeperking een gewoonte geworden binnen DEEN, met name binnen de oude winkels. Het werken met mensen met een arbeidsbeperking past binnen het MVO-beleid van DEEN. Eén van de kernwaarden van DEEN is dat het bedrijf een afspiegeling van de maatschappij wil zijn; werken met mensen met een arbeidsbeperking is daar een onderdeel van. Het wordt gezien als een verrijking voor zowel de klant en de medewerkers als de persoon zelf. De financiële regelingen spelen ook mee, ook al werken de Wajongers vaker op een lager tempo, het betekent wel extra handen in de winkel waar nodig. Nu komen de meeste medewerkers met een arbeidsbeperking bij DEEN via het UWV binnen maar ook nog steeds via stages vanuit praktijkscholen en SW-bedrijven uit de directe omgeving van de winkel. Omdat DEEN waarde hecht aan het werken met mensen met een arbeidsbeperking is het inmiddels (intern) beleid geworden dat er minstens één persoon met een arbeidsbeperking per filiaal werkt. Dat kunnen Wajongers of SW-ers zijn, maar ook bijvoorbeeld langdurig werklozen. Van oudsher zijn het echter meestal Wajongers. Werken met mensen met een arbeidsbeperking is intrinsiek voor DEEN; DEEN werkt al lange tijd met mensen met een arbeidsbeperking, in veel filialen is het een gewoonte geworden en kijken medewerkers en klanten raar op als er geen medewerker met een arbeidsbeperking werkt. Inmiddels is het beleid om minstens één medewerker met een arbeidsbeperking per filiaal te hebben en er zijn dan momenteel ook ruim 100 Wajongers in dienst. Er is in kaart gebracht waar deze Wajongers werkzaam zijn, of ze een jobcoach hebben en wie dat is, wie de interne begeleider is, wie de contactpersonen van de Wajonger is, wat de contracttijd is etc. 2

3 Communicatie en interne organisatie Er is een duidelijk overzicht van waar binnen de organisatie de kennis geborgd is Werken met mensen met een arbeidsbeperking is al jarenlang een onderdeel van het personeelsbeleid binnen DEEN. Omdat DEEN waarde hecht aan het werken met deze mensen is het inmiddels (intern) beleid geworden dat er minstens één medewerker met een arbeidsbeperking per filiaal werkt. Dat kunnen Wajongers en SW-ers zijn, maar ook langdurig werklozen. Van oudsher zijn het echter Wajongers. DEEN heeft dus een lange geschiedenis met het werken met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt maar toen de behoefte ontstond om dit onderwerp te verankeren in de bedrijfsvoering en om een concrete ambitie te kunnen invullen werd het essentieel dat de taken duidelijk werden beschreven en belegt bij de juiste groep. Inmiddels weten wij, maar ook externe partijen, dat wajongers een plek kunnen verdienen in één van onze winkels of distributiecentra. We krijgen zeer regelmatig verzoeken om mensen met een beperking een kans te bieden. Dat zijn bijvoorbeeld contactpersonen op praktijkscholen, het UWV en SW-bedrijven. De kennis hoe om te gaan met de verschillende groepen is intern aanwezig. In geval van een mogelijke plaatsing zal dit in overleg met de supermarktmanager en de verantwoordelijke personeelsadviseur gaan. Er is een duidelijk overzicht van bij wie de kennis met betrekking tot het werken met arbeidsbeperkten ligt en er is een heldere taakverdeling met betrekking tot het overdragen van deze kennis. Dat leidt ertoe dat de ambitie om in elke supermarkt minstens één Wajonger werkzaam te hebben gehaald wordt. 3

4 Analyse van processen, rollen en taken voor plaatsing Structuur aanbrengen in het dagelijkse werk van de Wajonger Voor mensen met een arbeidsbeperking is een functie in een winkel van DEEN soms wat lastiger. Bij DEEN staat service hoog in het vaandel. Medewerkers moeten bijvoorbeeld altijd meelopen met een klant als er een vraag is. Dat kan voor mensen met een arbeidsbeperking nog wel eens lastig zijn; sommige van hen kunnen niet goed omgaan met afleiding van hun reguliere werkzaamheden. Uiteraard is het eea zeer afhankelijk van de beperking die de betrokken wajongere heeft. Er zijn verschillende soorten functies binnen DEEN die wel geschikt zijn voor mensen met een arbeidsbeperking. Het lossen van goederen in het magazijn, het sorteren van flessen en de schoonmaak zijn allemaal werkzaamheden waarmee de Wajongers die momenteel werkzaam zij bij DEEN goed uit de voeten kunnen komen. Om medewerkers met een arbeidsbeperking toch een functie te kunnen geven in de winkel, waar het service verlenen dus soms een lastig onderdeel kan zijn voor de medewerker, helpt het vaak om structuur in deze werkzaamheden aan te brengen. Goede begeleiding is hierin essentieel. Medewerkers met een arbeidsbeperking die in een winkel werken wordt vaak geleerd om naar zijn of haar begeleider toe te stappen wanneer een klant met een vraag zich meldt. Deze structuur is van groot belang voor mensen met een arbeidsbeperking, dit geldt op meerdere vlakken. Met betrekking tot het uitvoeren van taken helpt het bijvoorbeeld om vaak voor de medewerker een (haalbaar) lijstje op te stellen met een overzicht van zijn of haar werkzaamheden. Verder helpt het ook vaak om op een vast tijdstip een contactmoment met de begeleider in te plannen en de volgende werkdag daarin alvast door te nemen. DEEN doet daarbij bewust niet aan jobcarving om voor alle medewerkers de functies divers te houden. Het aanbrengen van structuur in de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers met een arbeidsbeperking zorgt ervoor dat sommige Wajongers die bij DEEN werkzaam zijn toch ook taken in de winkel kunnen vervullen en dat wanneer zij taken achter de schermen vervullen dit in goede banen geleidt word. 4

5 Werving en contractering van kandidaten Gebruik maken van meerdere kanalen om de juiste kandidaten te vinden DEEN heeft als doel om per winkel minstens één medewerker met een arbeidsbeperking in dienst te hebben. DEEN heeft 65 winkels in Noord- Holland, Flevoland en Zuid-Holland en er zijn momenteel in totaal ruim 100 Wajongers in dienst. De werving van de kandidaten met een arbeidsbeperking verloopt via verschillende kanalen. Op het moment dat er geen Wajonger (meer) werkzaam is bij een filiaal van DEEN (en er wel mogelijkheden zijn) wordt er contact opgenomen met het UWV met het verzoek om een nieuwe kandidaat te leveren. Vervolgens komt een personeelsadviseur samen met de supermarktmanager om te overleggen waar in het filiaal een geschikte functie is voor een kandidaat en wie de interne begeleider wordt. Vervolgens wordt vaak USG Restart (of ander reintegratie bureau) benaderd voor het leveren van een jobcoach. Wat hierbij belangrijk is, is dat de nieuwe medewerker in de formatie moet passen; er wordt gekeken naar wat er nodig is in de supermarkt en of het mogelijk is om dat op te vullen door een medewerker met een arbeidsbeperking. Er wordt ook vaak stage gelopen door mensen met een arbeidsbeperking bij DEEN. Deze mensen komen dan vanuit een praktijkschool in de buurt en voor ex-stagiairs is het vaak mogelijk om vervolgens door te stromen als vaste medewerker. Verder komen er ook soms kandidaten binnen via medewerkers of klanten van DEEN of via re-integratiebureas. De werving gebeurt in alle gevallen vanuit het filiaal zelf en dus niet vanuit het hoofdkantoor. De sollicitatiegesprekken met de kandidaten met een arbeidsbeperking worden gedaan door de supermarktmanager (desgewenst in aanwezigheid personeelsadviseur) van het filiaal. Door voor de werving van medewerkers met een arbeidshandicap van verschillende kanalen gebruik te maken is DEEN in staat om vrijwel altijd wel een geschikte Wajonger te vinden als dat nodig is. Het is voor DEEN ook belangrijk dat mensen met een arbeidsbeperking hén weten te vinden. 5

6 Administratie, subsidies en voorzieningen Zorgen voor een juiste loonwaardebepaling is van groot belang voor werkgever en -nemer Elk filiaal van DEEN regelt de werving en selectie van de medewerker met een arbeidsbeperking zelf. Een personeelsadviseur is wel vanaf het eerste moment betrokken bij dit proces. Het filiaal registreert de nieuwe medewerker als reguliere medewerker en krijgt uiteindelijk de subsidies via het hoofdkantoor terug. Bijzonderheden in de administratie ten behoeve van subsidies worden namelijk door het hoofdkantoor aangevraagd. Dat de (financiële) regelingen voor Wajongers en SW-ers zo zijn heeft ervoor gezorgd dat de voorkeur van DEEN uitgaat naar deze doelgroepen. Er is momenteel een proef aan de gang in samenwerking met het UWV waarbij DEEN een subsidie krijgt van het UWV voor de tijd die de interne begeleider van DEEN in de begeleiding van de medewerker met een arbeidsbeperking steekt. De afspraken met betrekking tot de loonwaardebepaling nu een stuk duidelijker dan voorheen. De arbeidsdeskundige vanuit het UWV komt nu naar de supermarkt na afloop van de stage of de proefplaatsing. Dan weet de bedrijfsleider wat iemand kan omdat dat dan uit de praktijk is gebleken. Dat is prettig want op die manier kan er geen verkeerde inschatting worden gemaakt van de capaciteiten van de medewerker met een arbeidsbeperking. Een verkeerde inschatting hiervan kan zeer schadelijk zijn omdat er dan onnodig druk wordt gelegd op deze medewerker, wat hij of zij vaak niet aan kan. Door een goede loonwaardebepaling kunnen medewerkers met een arbeidsbeperking het langer volhouden en werken ze met meer plezier en minder spanning. Dit werkt vervolgens ook vaak weer door in de thuissituatie. 6

7 Begeleiding op de werkplek Externe jobcoachingstrajecten door één vaste partner: USG Restart DEEN werkte in eerste instantie samen met diverse re-integratiepartijen. Dat werkte echter niet prettig want op die manier was er geen grip op de verschillende jobcoachingstrajecten. Er was een groot verschil in de kwaliteit van de trajecten en het was niet helder wat er aan begeleidingsuren geleverd werd. Door te kiezen voor één partner kwam er meer structuur in de begeleiding en kregen alle medewerkers met een arbeidsbeperking begeleiding van eenzelfde niveau. Deze partner is USG Restart. USG Restart levert jobcoaches voor alle nieuwe medewerkers met een arbeidsbeperking. Voor medewerkers die al langer werkzaam zijn bij DEEN en een jobcoach hebben vanuit een andere organisatie wordt dit, zolang deze samenwerking als prettig wordt ervaren, niet aangepast. Vrijwel alle medewerkers met een arbeidsbeperking hebben een jobcoach. De uitzondering zijn medewerkers die vooraf een half jaar stage hebben gelopen bij DEEN want dan is er meestal sprake van na-begeleiding vanuit de praktijkschool. Medewerkers met een arbeidsbeperking waarvan de situatie stabiel is hebben vaak (in overleg met beide partijen) ook geen externe jobcoach meer. DEEN werkt mee aan de pilot van het UWV met de interne jobcoach. Het werken met een externe jobcoach is vaak handig om een inschatting te kunnen maken van wat de capaciteiten van de medewerker met een arbeidsbeperking zijn en of er eventueel aan bepaalde dingen extra aandacht besteed moet worden. Door samen te werken met één externe partner met betrekking tot jobcoaching van nieuwe medewerkers is het mogelijk om grip te krijgen op deze trajecten en om alle medewerkers met een arbeidsbeperking dezelfde begeleiding te kunnen bieden. Helaas is dit steeds lastiger door de grote diversiteit van aanbieders. 7

8 Begeleiding op de werkplek Regeling met het UWV over subsidiëring interne begeleiding Naast dat er voor elke nieuwe medewerker met een arbeidsbeperking externe begeleiding is in de vorm van een jobcoach vanuit USG Restart, werkt DEEN ook altijd met een interne begeleider op de werkvloer. In principe is deze interne begeleider niet de bedrijfsleider. Vaak zijn het medewerkers die ook reguliere medewerkers inwerken. Soms zijn het ook medewerkers die al jaren bij DEEN werken en het leuk vinden om een medewerker met een arbeids-beperking te begeleiden. Er zijn wel een aantal eisen die aan de interne begeleider worden gesteld. De begeleider moet geduld hebben en het leuk vinden. Verder moet hij of zij tijd hebben voor de begeleiding en duidelijk kunnen communiceren en in staat zijn een boodschap helder over te brengen. De begeleider moet niet alleen kunnen opleiden (uitleggen wat de werkzaamheden zijn) maar ook daadwerkelijk kunnen begeleiden (geduld hebben, luisteren naar iemand en inschatten hoe het met iemand gaat). Verder is het essentieel dat de begeleider de lat voor de medewerker met een arbeidsbeperking niet te hoog legt en rekening houdt met zijn of haar beperking. Tot slot is het van belang dat de interne begeleider in vaste dienst is bij DEEN. Bijzonderheid - Regeling interne begeleiding met het UWV DEEN is onderdeel van een proef met het UWV, waarin het UWV subsidie betaalt voor interne begeleiding. Dat is voordelig voor het UWW: het UWV betaalt normaal gesproken de jobcoaching van een medewerker (à 75,- per uur). In deze proef betaalt het UWV de uren van de interne begeleider tegen een fors lager tarief aan DEEN. Dit werkt als volgt: - er wordt een inschatting gemaakt van de hoeveelheid begeleiding op een dag; bijvoorbeeld een half uur s ochtends waarin de dag wordt doorgenomen, en later op de dag nog twee keer een check-up van een kwartier. Dit draagt bij aan de structuur; het afbakenen van de dag is belangrijk voor de medewerker. - de inschatting wordt beoordeeld door de arbeidsdeskundige van het UWV (die kent de kandidaat en kan beoordelen of deze inschatting realistisch is). Bij goedkeuring accordeert iemand van het UWV. De subsidie wordt vervolgens uitgekeerd aan DEEN. Op die manier betaalt DEEN de uren die de begeleider in de medewerker met een arbeidsbeperking steekt dus niet zelf. Het is wel essentieel dat er goed wordt ingeschat of de medewerker met een arbeidsbeperking genoeg heeft aan alleen deze interne begeleiding. In sommige gevallen is dit niet voldoende gebleken. Wanneer er bijvoorbeeld te veel privéproblemen zijn of de beperking teveel invloed heeft op het werk wordt er altijd ook gebruik gemaakt van een externe jobcoach. Het begeleiden van een medewerker met een arbeidsbeperking door een interne begeleider wordt vaak door beide partijen als erg prettig ervaren. 8

9 Ontwikkeling en doorstroom Doorstromen of een detacheringsconstructie met het re-integratiebureau De ontwikkeling van de Wajongers die werkzaam zijn bij DEEN is meer horizontaal dan verticaal. Wajongers kennen een andere vorm van ontwikkelen dan reguliere medewerkers. Deze horizontale ontwikkeling betekent bijvoorbeeld dat de medewerker niet (alleen) achter de schermen in het magazijn werkt maar ook, als de situatie dat toelaat, werkzaamheden kan gaan verrichten in de winkel. Wajongers die werkzaam zijn binnen DEEN krijgen altijd eerst een contract voor een half jaar. Vervolgens krijgen zij nog twee keer een contract voor een jaar. De Wajonger stroomt vervolgens vaak door in de organisatie en krijgt dan een contract voor onbepaalde tijd. Deze doorstroom is echter niet altijd mogelijk en wenselijk. Daarom is er op dit moment een proef gaande in Alkmaar waar een constructie is gemaakt met de gemeente en re-integratiebureau WNK. In plaats van de Wajonger een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden wordt hij of zij gedetacheerd bij DEEN via WNK. WNK verzorgt dan de begeleiding van de Wajonger en biedt hem of haar een contract aan. De Wajonger is op die manier in de praktijk gewoon nog steeds aan de slag bij DEEN; DEEN huurt de medewerker via WNK. Op het moment dat het dan minder goed gaat met de medewerker wordt deze teruggehaald door WNK en gaat hij of zij aan de slag in hun organisatie, bijvoorbeeld in hun eigen groenbedrijf. Door deze constructie ontstaat er voor zowel DEEN als de Wajonger een stabiele situatie. Een andere optie voor de doorstroming van de Wajonger is dat hij of zij wordt uitgewisseld met een andere supermarktorganisatie. Dit is al meerdere keren met succes gebeurt. Het is volgens DEEN erg aan te raden om met soortgelijke bedrijven zo n netwerk op te zetten. DEEN maakt dus gebruik van meerdere opties met betrekking tot de ontwikkeling en doorstroom van Wajongers. Dit is niet alleen positief voor de Wajonger maar ook voor de organisatie zelf. Door bijvoorbeeld kandidaten uit te wisselen met andere supermarktorganisaties krijgen zij kandidaten die al veel ervaring hebben met het werken in een supermarkt. 9

10 Zorgen voor continuïteit Licht medewerkers goed in en hou de lijnen met externe partners kort Goede start Volgens DEEN is een goede voorbereiding van zeer groot belang, als de aftrap goed gaat is er veel minder kans op uitval. Er zijn daarin een aantal zaken om rekening mee te houden. Zo is het belangrijk dat de loonwaarde juist wordt ingeschat. Door een goede inschatting kunnen medewerkers met een arbeidsbeperking het langer volhouden en werken ze met meer plezier wat uiteindelijk resulteert in minder stress. Op deze manier kan de medewerker optimale werkervaring op doen en komen hun capaciteiten zo goed mogelijk tot uiting. Verder is het ook essentieel dat de andere medewerkers juiste verwachtingen hebben van het werken met iemand met een arbeidsbeperking. Het is daarom belangrijk om aan alle collega s die met de nieuwe medewerker gaan samenwerken te vertellen dat de persoon een beperking heeft en wat dat met zich meebrengt. Op die manier kunnen zij daar rekening mee houden en worden mogelijke conflicten beperkt. Wat erg belangrijk is voor mensen met een arbeidsbeperking is structuur, dit hebben zij nodig om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Het maken van lijstjes met werkzaamheden kan daarin goed van pas komen. Bepaalde vaste externe contactpersonen, bijvoorbeeld in de vorm van jobcoaches, zorgt voor een prettige samenwerking en een optimale begeleiding. Daarnaast is het ook wenselijk om een vaste interne begeleider voor de medewerker met een arbeidsbeperking aan te wijzen zodat er ook op de werkvloer begeleiding is. Goede contacten met externe partners Bij DEEN is er sprake van veel vertrouwen in de externe partners met wie ze samenwerken. Ondanks de grootte van een organisatie als DEEN is het UWV bijvoorbeeld goed op de hoogte van wat DEEN zoekt in haar medewerkers. Het contact is vooral optimaal omdat er vanuit het UWV één vaste contactpersoon is uit de regio die daardoor alle in s en out s van de organisatie weet. Via deze contactpersoon kunnen bepaalde problemen tijdig worden gesignaleerd en kan er indien nodig doorverwezen worden naar arbeidsdeskundigen uit andere regio s. De korte lijnen tussen het UWV en DEEN maar ook tussen DEEN en USG Restart zijn van groot belang voor het succesvol inzetten van Wajongers in de organisatie. 10