Inspiratie voor uw loonadministratie & personeelsbeleid Deel 2

Transcriptie

1 15 ESSENTIËLE VRAGEN VOOR KMO'S Inspiratie voor uw loonadministratie & personeelsbeleid Deel 2

2 IN DEEL 2 06 Hoe breng ik structuur in onze groeiende onderneming? 07 Hoe breng ik mijn personeelskosten in kaart? 08 Hoe blijf ik op de hoogte van relevante juridische wijzigingen? 09 Welke ondersteuning biedt SD Worx aan mijn boekhouder? 10 Ik moet een medewerker ontslaan? Hoe pak ik dat aan?

3 VRAGEN DIE LEVEN Een goed personeelsbeleid en het beheren van de loonkost: dat zijn de rode draden die we terugvonden als belangrijkste thema s voor u en uw collega's. Op 15 vragen formuleren we antwoorden die u hopelijk bruikbare kennis en inzicht opleveren om uw bedrijfsvoering en/of strategie te actualiseren. In dit tweede deel van onze driedelige gids gaan we dieper in op het brengen van structuur in groeiende ondernemingen. Over het verlagen van de personeelskosten hadden we het al in deel 1. Nu leest u meer over hoe u deze kosten in kaart kan brengen. We vertellen u ook over hoe u op de hoogte kan blijven van relevante juridische wijzigingen en geven mee wat wij voor uw boekhouder kunnen betekenen. Afronden doen we met een thema waarmee u hopelijk niet teveel te maken heeft: het ontslag van een werknemer. Deel drie van deze gids verschijnt binnenkort. Achteraan leest u de topics die daarin aan bod komen en kan u ook terugvinden hoe u deel 1 kan bestellen. Veel inspiratie!

4 06 HOE BRENG IK STRUCTUUR IN ONZE GROEIENDE ONDERNEMING? Een grotere organisatie vraagt om een aangepaste bedrijfsstructuur. Maar dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan, zo leert de ervaring. Toch is het een essentiële stap. Als u het goed aanpakt, geeft u uw team de middelen om nog meer te groeien. En daar heeft uw bedrijf alleen maar baat bij. Jan Gijsemans, senior kmo-consulent bij SD Worx, vertelt meer. 4

5 Welke hordes moeten groeiende ondernemingen zoal nemen? Jan Gijsemans: Kmo s hebben vaak te maken met groeipijnen. In de pioniersfase is er meestal geen vuiltje aan de lucht: de zaakvoerder kent alle klanten en werknemers. Alles is onder controle. Maar wanneer het bedrijf begint te groeien, wordt de combinatie van zaakvoerder en operationeel meewerken almaar moeilijker. Dan is er nood aan een nieuwe, duidelijke structuur waarin anderen mee aan het stuur komen te staan. Soms groeien werknemers intern door naar een leidinggevende functie, dikwijls hebben ze daarvoor niet de juiste opleiding genoten. Voor hr bijvoorbeeld leidt dat dan tot een onoverzichtelijk hr-beleid. Structuur is dus de oplossing? Jan Gijsemans: Klopt, structuur is zeker in deze fase onontbeerlijk. Maar voordat u die organisatiestructuur uittekent, moet u eerst bepalen welke missie, visie en waarden u met uw bedrijf wilt uitstralen. De vroegere manier van werken loslaten en de structuur laten werken is cruciaal. Kan SD Worx hierbij ondersteuning bieden? Jan Gijsemans: Zeker, we kunnen op allerlei vlakken helpen. Vaak zijn wij al partner om de loonberekeningen uit te voeren. Dat biedt een groot voordeel bij het uitbouwen van een loonpolitiek en bij uitbreiding uw hr-beleid. Evolueerde uw loonbeleid in de beginfase nog orga- 5

6 In het begin namen we vaak beslissingen vanuit een buikgevoel, maar naarmate we groeiden werd dat moeilijker houdbaar. Zeker omdat we binnenkort een tweede woonen zorgcentrum openen, waardoor ons personeelsbestand nog zal toenemen. Professionalisering en objectivering drongen zich op. Onze vaste contactpersoon bij SD Worx kent onze onderneming door en door, ze denkt echt met ons mee. Dat gaf ons het vertrouwen om samen onze organisatie te hertekenen. Met succes, we varen nu een duidelijke koers, iedereen kreeg een nieuwe rol en weet hoe die in te vullen. JOOST HAM Algemeen directeur De Vlietoever nisch, in de groeifase hebt u een degelijk uitgebouwd loonbeleid nodig dat u kunt vergelijken met de markt en de sector. Vormt een loonbeleid het begin van een structuur? Jan Gijsemans: Loonbeleid is slechts een onderdeel. Om een structuur op te zetten, moet u knopen doorhakken over strategie, missie, langetermijnvisie en loon-, competentie- en evaluatiebeleid. Daarna is een vertaalslag naar de praktijk nodig. Hoe kunt u de vernieuwde aanpak in uw bedrijf introduceren? Dat daar de nodige gesprekken en coaching bij te pas zullen komen, staat vast. SD Worx helpt u bij alle stappen, zowel in het theoretische als praktische gedeelte. Daarbij houden we rekening met de mate waarin uw organisatie deze verandering kan dragen. Want zo n change project vraagt ook om een interne verantwoordelijke. Wat zijn de belangrijkste succesfactoren om een structuur in te voeren? Jan Gijsemans: Uw medewerkers. Een duidelijk hr-beleid heeft de ontwikkeling van uw werknemers voor ogen. Uw onderneming kan namelijk pas groeien als uw medewerkers dat ook doen. Het menselijk kapitaal zal de doorslag geven. 6

7 JAN GIJSEMANS: "Een duidelijk HR-beleid heeft de ontwikkeling van uw werknemers voor ogen. Uw onderneming kan namelijk pas groeien als uw medewerkers dat ook doen." STAPPENPLAN BIJ HET OPSTELLEN VAN EEN STRUCTUUR: Voorafgaande gesprekken Bedrijven die zichzelf blijven vernieuwen, zullen overleven. En voor innovatie hebt u mensen nodig. Dan komt u dus uit op een competentiebeleid waarin we kijken naar functies en naar de attitude waarmee die functies worden ingevuld. Die attitude kunt u beïnvloeden met engagement. Daarbij zijn tevredenheid, loon, werkomgeving en doorgroeimogelijkheden sleutelwoorden. Het zijn bovendien allemaal zaken die u kunt evalueren. Missie en visie laten samenvloeien Audit doorvoeren Functiebeschrijvingen Structuur aanbrengen is in se niet moeilijk, maar het vergt wel tijd en geloof. Geloof in het verhaal dat u wilt schrijven en waar uw werknemer zich in moet herkennen. En liefst overtreft dat verhaal de verwachtingen en kunt u uw medewerkers er warm voor doen lopen. Het vormt de basis van uw uiteindelijke structuur, dus trek er voldoende tijd voor uit. Competentieprofiel Evaluatie met cijfermatig opvolgen van resultaten 7

8 07 HOE BRENG IK MIJN PERSONEELSKOSTEN IN KAART? Uw middelen efficiënt inzetten, lukt beter als u een correct beeld hebt van alle kostenposten, ook die van volgend jaar. Zo is een juiste prognose van uw totale personeelskosten handig bij evaluatiegesprekken en aanwervingen. U krijgt bovendien inzicht in mogelijke besparingsposten en u kunt uw (loon)beleid gericht bijsturen. Maar hoe begint u eraan? Lees deze 4 praktische tips. 8

9 TIP 1 Hou rekening met álle beïnvloedende factoren Het personeelsbudget updaten met het oog op volgend jaar is meer dan een indexering toepassen. Een goede loonkostprognose houdt rekening met factoren die kosten kunnen verhogen, maar ook verlagen zoals structurele lastenverlagingen, doelgroepverminderingen of subsidies voor R&D. TIP 2 Start vanaf een solide basis Vanuit de rapportering in uw loonpakket komt u onder meer brutolonen, premies, extralegale voordelen en patronale bijdragen te weten. Ze vormen de bouwstenen van een goede budgetprognose van uw personeelskosten. WAARUIT BESTAAN DE WERKELIJKE PERSONEELS- KOSTEN? Brutoloon Bijdragen sociale zekerheid Extralegale voordelen (bv. groepsverzekering, bedrijfswagen, laptop, gsm, sport- en cultuurplan, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, premies, privégebruik materiaal) Aanwerving Uitstroom Ziekteverzuim Betaalde en onbetaalde afwezigheden Structurele lastenverlagingen Doelgroepenverminderingen Subsidies R&D Kosten kantoorruimte Leasekost bedrijfswagen Impact flexibel werken TIP 3 Neem met uw prognose uw loonkosten onder de loep Maakt u een loonkostprognose, voer dan ook gegevens in die niet in uw loonpak- 9

10 ket zichtbaar zijn. Zoals de kosten van de infrastructuur per werknemer of de leasekosten van uw wagenpark. Nuttige info, zeker als u van plan bent om extralegale voordelen toe te kennen. Op basis van deze prognose kan SD Worx u adviseren over hoe u de lonen kunt optimaliseren. We kennen immers alle wettelijke mogelijkheden die zowel voor uw medewerker als voor u interessant zijn. TIP 4 Calculeer de impact van flexibel werken in Niet zo eenvoudig. Flexibele vormen van loonbeleid of uitstapregelingen en overschakelingen naar andere werkregimes komen almaar vaker voor. Deze variabele elementen maken prognoses complex. Laat u adviseren door een expert. MET EEN BUDGET- PROGNOSE VOOR UW PERSONEELS- KOSTEN KUNT U: 1 Uw middelen optimaal inzetten 2 Snel mogelijke besparingsposten spotten 3 Uw loonbeleid bijsturen en belangrijke beslissingen weloverwogen nemen 4 De lonen optimaliseren, een win-winsituatie voor u en uw werknemer GOED OM TE WETEN Wilt u een budgetprognose voor uw personeelskosten waarin de wettelijke en meest actuele situaties zijn opgenomen? Neem contact op met uw kmo-kantoor in uw buurt. 10

11 08 HOE BLIJF IK OP DE HOOGTE VAN DE RELEVANTE JURIDISCHE WIJZIGINGEN? Een nieuwe regeringsmaatregel? Logisch dat u zich meteen afvraagt wat de concrete gevolgen zijn voor uw zaak. SD Worx vertaalt voor u de regels naar de werkvloer. 11

12 Als ondernemer wilt u uw personeelszaken op orde hebben, vandaag en morgen. Een juridisch expert hoeft u daarvoor gelukkig niet te zijn. SD Worx volgt de sociaal-juridische actualiteit op de voet en filtert eruit wat relevant is voor uw organisatie. Optie 1: De kmo-dossiers Arbeidsovereenkomsten, economische werkloosheid, ouderschapsverlof, studentenarbeid Onze experts schreven er duidelijke informatiebrochures over. Deze kmo-dossiers geven u stap voor stap praktijkgerichte antwoorden op uw vragen. Dat personeelsbeheer veel meer is dan een correcte loonberekening, hoeven we u niet te vertellen. Met specifieke vragen over loonadministratie en andere personeelsvragen kunt u steeds bij uw persoonlijke payrollconsulent aankloppen. En dankzij ons uitgebreide informatiemenu blijft u bij over actuele tewerkstellingsthema s. Snel, gericht en zonder al te veel poespas. Kies zelf op welke manier u zich wilt informeren. GOED OM TE WETEN Volgen uw medewerkers een opleiding bij SD Worx, dan kunt u daar als kmo subsidies voor aanvragen via de kmo-portefeuille. Zo hoeft u slechts 50% van de opleidingskost te betalen. Meer info? Optie 2: Infosessies voor kmo s Wat is een juiste en rechtvaardige verloning? Heeft die bepaalde maatregel ook gevolgen voor kmo s? Welke elementen maken deel uit van een duidelijke functiebeschrijving? Het zijn slechts enkele van de vele topics die SD Worx aansnijdt tijdens praktijkgerichte infosessies in uw regio. Op twee uur tijd krijgt u werkbaar advies, op maat van uw organisatie. Optie 3: Workshops sociaal-juridische actualiteit Investeer twee uur per maand en blijf op de hoogte van alle nieuwigheden op juridisch vlak. Telkens belichten we een actueel topic en de impact voor uw organisatie. Optie 4: Nieuwsbrief voor kmo s Via onze gratis nieuwsbrief ontvangt u op geregelde tijdstippen een overzicht van actuele sociaal-juridische informatie, op maat van de kmo-praktijk. 12

13 Optie 5: Advies op maat Wenst u persoonlijk en onafhankelijk advies over de impact van een specifieke maatregel voor uw organisatie? Dan kunt u altijd terecht bij uw kmo-consultant. Voor eerstelijnsadvies over loonadministratie en personeelsvragen staat uw vaste payrollconsulent tot uw dienst. MEER INFORMATIE? De kmo-dossiers raadpleegt u gratis op Daar kunt u zich ook inschrijven voor de kmo-nieuwsbrief en alle praktische details opzoeken over onze infosessies en workshops. 13

14 09 WELKE ONDERSTEUNING BIEDT SD WORX AAN MIJN BOEKHOUDER? U ondersteunen bij het uitbouwen van uw zaak, dat is de missie die wij samen met uw boekhouder of accountant voor ogen hebben. Hiervoor wisselen we voor én achter de schermen informatie met elkaar uit. Steven Decorte, erkend boekhouder-fiscalist en zaakvoerder bij Dfisc in Brugge, vertelt. 14

15 Financiële rapportering Ons boekhoudkantoor is voornamelijk gespecialiseerd in vzw s en managementvennootschappen. We werken voor een groot deel van onze klanten samen met SD Worx als partner voor de loonberekening en juridisch HR-advies. Via Accdesk (nvdr, een beveiligd online platform met o.a. de gratis tool Boekhouddocumenten), heb ik toegang tot alle vereiste documenten om de personeelsboekhouding van mijn klanten in orde te brengen. Alles is de klok rond elektronisch beschikbaar, een tussenkomst van SD Worx is niet nodig. Meer dan loonberekening alleen Het brede netwerk en de kmoconsultants zijn voor mij de belangrijkste troeven van SD Worx: ze gaan verder dan de loonberekening alleen. Recent hebben we zo het arbeidsreglement van een klant laten aanpassen. Voor ons eigen bedrijf hebben we ook een bonusplan opgesteld. Zonder je vast te pinnen voor lange tijd, kan je met een loonbonus op een fiscaal voordelige manier een extraatje aan je mensen geven. Aandelenopties voor bedrijfsleiders Via infosessies, nieuwsbrieven en mijn lokaal SD Worx kantoor krijg ik informatie over personeelszaken en nieuwigheden. Zo heb ik recent met mijn contactpersoon Roger verschillende gesprekken gehad over aandelenopties met garanties voor bedrijfsleiders. Een bedrijfsleider kan zo de kostprijs van zijn bezoldiging fiscaal drukken. Een zeer interessante piste, die zeker de moeite loont. MEER WETEN OVER DE AANDELENOPTIES VOOR BEDRIJFSLEIDERS? Met aandelenopties met garantie kan een bedrijfsleider geld uit zijn vennootschap opnemen en hier maximaal rendement uithalen. Op vindt u hierover meer informatie. 15

16 10 IK MOET EEN MEDEWERKER ONTSLAAN, HOE PAK IK DAT AAN? Een medewerker ontslaan is voor elke bedrijfsleider een zware dobber, of het nu om economische redenen is of ten gevolge van ontoereikende prestaties. Met 10 praktische tips loodsen wij u alvast om de sociaalrechtelijke hindernissen heen. 16

17 TIP 1 Beschouw ontslag als de allerlaatste uitweg Een ontslag kan soms worden vermeden door tijdig bij te sturen. Bespreek regelmatig de prestaties met uw medewerkers en pols naar hun motivatie en verzuchtingen. Misschien heeft iemand nood aan meer coaching of snakt hij naar een andere jobinvulling? Kortom, denk pas aan ontslag wanneer alle alternatieven zijn benut. TIP 2 Zet een motivatie op papier Sinds de invoering van het eenheidsstatuut heeft iedereen het recht om te weten waarom hij ontslagen is. Verslagen van evaluatiegesprekken helpen om in geval van slecht functioneren het ontslag feitelijk te stofferen. Weigert u om de ontslagmotieven mee te delen indien een werknemer daarom vraagt, dan riskeert u een boete. TIP 3 Wat bij ontslagbescherming? Ontslaat u een medewerker die ontslagbescherming geniet (bv. een syndicaal afgevaardigde, preventieadviseur, een medewerker in loopbaanonderbreking, een zwangere medewerker ) dan moet u daar voldoende reden voor ontslag hebben. Lees: een reden die geen verband houdt met de omstandigheden waarvoor de werknemer wordt beschermd. TIP 4 Roep juridisch advies in bij een dringende reden Een dringende reden is een ernstige tekortkoming die verdere samenwerking onmogelijk maakt en onmiddellijk een einde maakt aan de arbeidsovereenkomst. Het is echter een vaag begrip waarvan de beoordeling in de specifieke context wordt overgelaten aan de arbeidsrechtbank. Laat u bijstaan door een jurist wanneer u deze vorm van ontslag wilt inroepen. TIP 5 Weeg de pro s en contra s van een opzeggingstermijn af Presteert uw ontslagen werknemer een opzeggingstermijn, dan eindigt de arbeidsovereenkomst op het einde van die periode. Houd er rekening mee dat de opzeggingstermijn wordt opgeschort in geval van vakantie of ziekte, bijvoorbeeld. De procedure laat u toe uit te kijken naar vervanging en de ontslagkosten te 17

18 spreiden. Wilt u dat de arbeidsovereenkomst onmiddelijk eindigt, kies dan voor verbreking. Dan riskeert u wel een breuk in de continuïteit en moet u alle ontslagkosten in één keer betalen. TIP 6 Ken het volledige kostenplaatje Een ontslagen medewerker krijgt vakantiegeld en eindejaarspremie. Kiest u voor verbreking, dan moet u daarbovenop meteen de volledige verbrekingsvergoeding betalen. Informeer u over alle kosten die met het ontslag gepaard gaan, zo komt u niet voor verrassingen te staan. TIP 7 Doe het volgens het boekje De opzegging gebeurt schriftelijk, via aangetekende brief of gerechtsdeurwaardersexploot. In de opzegbrief moeten de begindatum en de duurtijd van de opzeggingstermijn worden vermeld. Respecteert u de geijkte procedure niet, dan is de opzegging nietig en moet u hoe dan ook de verbrekingsvergoeding betalen. TIP 8 Kies voor de snelle pijn Juridisch staat er geen termijn op de afhandeling van een ontslag, maar snel schakelen is voor alle partijen is het beste. Dien het ontslagdossier en de loonafhandeling daarom op het einde van de maand in bij uw sociaal secretariaat. Wij zorgen voor dan voor alle administratieve formaliteiten. TIP 9 Geef de geruchtenmolen geen kans Een ontslag brengt onrust en onzekerheid teweeg bij de collega s en voor u het weet, draait de geruchtenmolen op volle toeren. Communiceer snel en correct, maar voel u niet verplicht om gedetailleerd in te gaan op de ontslagreden. TIP 10 Ken de gevolgen van het eenheidsstatuut De ontslagmotivering, een gelijke opzeggingstermijn voor bedienden en arbeiders, het algemene recht op outplacement Het zijn slechts enkele van de wijzigingen in de ontslagregeling ten gevolge van het eenheidsstatuut. Meer informatie hierover vindt u in ons kmo-dossier Ontslag op 18

19 ZIJN ER NOG VRAGEN? Binnenkort verschijnt deel 3 van deze inspiratiegids, waarin we dieper ingaan op uw loonadministratie en personeelsbeleid. U kunt het nu al bestellen via Deze vragen beantwoorden we in deel 3: Kan ik mijn medewerkers zelf hun extralegale voordelen laten kiezen? Hoe maak ik tijd vrij voor mijn kernactiviteiten? Veranderen van sociaal secretariaat, wat brengt dat met zich mee? Hoe kan ik ons personeelsbeleid cijfermatig evalueren? Werken in het buitenland of met buitenlanders, hoe begin ik daaraan? DEEL 1 IS BESCHIKBAAR! U kunt deel 1 van deze gids nu downloaden via of ophalen in een SD Worx kantoor in uw buurt. Een overzicht van onze regionale kantoren vindt u op de achterzijde van deze gids. 19

20 Aalst Villalaan Aalst Antwerpen A12 Brandekensweg Schelle Antwerpen Centrum Brouwersvliet Antwerpen Antwerpen Noord Antwerpsesteenweg 39, bus Kapellen Antwerpen Oost Bisschoppenhoflaan Deurne Antwerpen Singel Brouwersvliet Antwerpen Brugge Gistelse Steenweg 294, bus Brugge Brussel Markiesstraat Brussel Geel Kleinhoefstraat Geel Gent Sint-Pietersplein Gent Hasselt Ilgatlaan Hasselt Heist-op-den-Berg Liersesteenweg 173 I 2220 Heist-op-den-Berg Herentals Augustijnenlaan 2A 2200 Herentals Kortrijk President Kennedypark Kortrijk Leuven Researchpark Haasrode 1310 Interleuvenlaan Leuven Lier Industriestraat Lier Mechelen Stationsstraat 61 bus Mechelen Overpelt Haltstraat 82C 3900 Overpelt Turnhout Vogelzang 1, bus Turnhout Vilvoorde Luchthavenlaan 25B 1800 Vilvoorde Waasland Hoogkamerstraat 337, bus Temse De contactgegevens van het kantoor in uw buurt raadplegen? Surf naar 20