Notitie procedure behandeling stukken budgetcyclus gemeenschappelijke regelingen door de gemeenteraad.

Transcriptie

1 Notitie procedure behandeling stukken budgetcyclus gemeenschappelijke regelingen door de gemeenteraad. Aanleiding De raad wil meer betrokken worden bij en daardoor beter geïnformeerd zijn over de begrotingen en jaarrekeningen van de gemeenschappelijke regelingen (verder: regelingen). De budgetcycli van de regelingen sluiten niet aan op de vergadercyclus van de raad waardoor in onvoldoende mate een zienswijze over de begroting van een regeling gevormd en kenbaar gemaakt kan worden (althans binnen de beschikbare tijd). Vanuit de raad is daarom het verzoek gekomen een procedurevoorstel te doen voor een optimale behandeling van de begroting, jaarrekening, jaarplan en belangrijke ontwikkelingen van de regelingen. Het MT heeft aan mij verzocht in samenwerking met Gerd van Leeuwen en Henk Kuperij dit procedurevoorstel uit te werken. Wettelijk kader In de Wet gemeenschappelijke regelingen (artikelen 34 en 35) is met betrekking tot de begroting en jaarrekening bepaald: 1. De begroting en de jaarrekening moeten binnen twee weken na vaststelling maar in ieder geval vóór 15 juli aan het college van Gedeputeerde Staten ingezonden worden; 2. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerp - begroting zes weken voordat de ontwerp - begroting aangeboden wordt aan het algemeen bestuur toe aan de gemeenteraden; 3. De gemeenteraden kunnen hun zienswijzen over de ontwerp - begroting naar voren brengen aan het dagelijks bestuur; 4. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin de zienswijzen vervat zijn bij de ontwerp - begroting zoals die aan het algemeen bestuur wordt aangeboden; 5. Na vaststelling van de begroting zendt het algemeen bestuur de begroting zo nodig naar de gemeenteraden; 6. De gemeenteraden kunnen hun zienswijze over de begroting naar voren brengen bij Gedeputeerde Staten. De wetgever heeft dus alleen voor de begroting de procedure en de rol van gemeenteraad daarin voorgeschreven. Op zijn minst moet de regeling hieraan voldoen. In de samenwerkingsregelingen en/of financiële verordeningen van de regelingen zelf zijn geen specifieke bepalingen opgenomen met betrekking tot de procedure en de rol van de deelnemende gemeenteraden. Er is overigens een herziening van de Wet gemeenschappelijke regelingen in voorbereiding. Een beoogde ingangsdatum is echter niet bekend. De voor deze notitie belangrijke aanpassing en toevoeging zijn: het oprekken van de termijn, punt 2, van zes naar acht weken en het indienen van de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening voor 1 april. De betrokken regelingen In de onderstaande tabel staan de regelingen waarin Montferland deelneemt inclusief het aantal deelnemende gemeenten in de regeling en de geraamde financiële bijdrage over 2012 weergegeven. Naam gemeenschappelijke regelingen 1 Aantal gemeenten bijdrage 2 Financiële Werkvoorzieningschap Veiligheidsregio Noord en Oost Reinigingsdienst de Liemers GGD Gelre IJssel Huisvesting voortgezet onderwijs in de Liemers Stadsbank Oost-Nederland Regio Achterhoek Stadsregio Arnhem - Nijmegen Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers Recreatieschap Achterhoek - Liemers Euregio Rijn-Waal Totaal Bron: Nota Verbonden Partijen (vastgesteld door de gemeenteraad op 1 maart 2012) 2 Totale kosten, bestaande uit de deelnamebijdrage en vergoeding af te nemen diensten/producten, van de regeling conform de Werkbegroting 2012 (budgetoverzicht financiële administratie d.d. 1 mei 2012) 1

2 Budgetcyclus regelingen Van deze regelingen is de volledige budgetcyclus geïnventariseerd. Een volledige budgetcyclus is: kadernota of uitgangspuntennotitie, programmabegroting, tussenrapportage en de jaarstukken (= jaarrekening en verslag). De budgetcycli van de elf regelingen zijn weergegeven in een schema (bijlage 1). De opvallende punten zijn: drie regelingen werken met een kadernota en/of uitgangspuntennotitie; acht regelingen dienen een concept - begroting in; zes regelingen kennen een bestuurlijke tussenrapportage (met verschillende rapportageperiodes); vijf regelingen zenden een concept - jaarrekening in; met uitzondering van de Euregio Rijn-Waal 3 en Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers 4 stellen de overige negen regelingen de begroting en jaarstukken kort voor de wettelijke deadline van 15 juli vast. Omdat de Euregio Rijn-Waal en het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers een afwijkende respectievelijk een nog niet uitgewerkte budgetcyclus kennen, worden deze twee regelingen voor deze notitie verder buiten beschouwing gelaten. Aansluiting budgetcycli regelingen met de vergadercyclus gemeenteraad De uiterste deadline van indienen van de begroting en jaarstukken door de regelingen bij Gedeputeerde Staten is 15 juli. Zoals uit het schema begroting- en jaarstukken regelingen en de vergadercyclus gemeenteraad Montferland (bijlage 2) blijkt, worden de begroting en jaarstukken door zeven regelingen circa drie weken, één regeling vijf weken en één regeling zes weken voor deze deadline vastgesteld. De toezending van deze stukken aan de gemeente ligt minimaal zes weken voor de vaststelling, in casu tussen de 3 e week van april tot en met de tweede week van mei. Zowel in de raadsvergadering van mei als die van juni kan daarom de begroting niet behandeld cq besproken worden en eventueel voorzien van een zienswijze. De stukken komen niet op tijd binnen en/of de doorlooptijd die minimaal nodig is om de stukken te beoordelen, van advies te voorzien en te behandelen binnen de ambtelijke en bestuurlijke gremia is te lang. Overige (beleids)stukken De meeste regelingen kennen geen specifiek jaarplan. De (programma)begroting is het jaarplan. Alleen de Regio Achterhoek had in 2011 naast de programmabegroting een jaarplan. Doen zich beleidsmatig belangrijke ontwikkelingen voor, dan worden de gemeenten en daarmee ook de gemeenteraden daarover tijdig geïnformeerd. Enkele recente voorbeelden zijn: vorming Brandweer Achterhoek West, Achterhoek Agenda 2020, de regiocontracten, de modernisering van de Wet sociale werkvoorziening in 2008 en de transities m.b.t. de jeugdzorg en Wet werken naar vermogen. In bijlage 3 treft u een overzicht van de stukken van de regelingen aan die, hetzij als raadsvoorstel, als bespreekpunt in een commissie of op de lijst van ingekomen stukken van de raad hebben gestaan. Conclusies huidige situatie 1. De begroting van alle regelingen kan niet via de reguliere vergaderprocedure aan de gemeenteraad voorgelegd worden. Voor nagenoeg alle regelingen wordt dat probleem opgelost door de begroting en jaarstukken op te nemen in de lijst van ingekomen stukken van de gemeenteraad, soms voorzien van een oplegnotitie dan wel een MUC voor een commissie. 2. De regelingen zijn taakgericht verdeeld over zes afdelingen. Negen medewerkers zijn contactfunctionaris. 3. Er zijn geen specifieke en centrale werkafspraken en/of procedures gemaakt cq vastgelegd voor de bestuurlijke behandeling van de beleidsstukken van de regelingen. De begroting en jaarstukken worden via de normale weg door de behandelende ambtenaar met een advies voorgelegd aan het college. 4. De gemeenteraad wordt actief geïnformeerd over belangrijke beleidsstukken van de meeste regelingen. 3 In november de begroting en in mei de jaarrekening; valt onder de Duitse regelgeving. 4 Regeling is per 1 juli 2011 in werking getreden, waardoor er nog geen uitgewerkte en ingevoerde budgetcyclus is. 2

3 Nota Verbonden Partijen In deze door de raad op 1 maart jl. vastgestelde nota is een aantal verbeterpunten over de afspraken voor samenwerking vastgesteld. De essentie daarvan is: Doelen: concreet geformuleerde en meetbare doelstellingen en een jaarwerkplan met concrete en meetbare afspraken tussen gemeente en regeling Financiën en risicobeheersing: financiële bijdrage (algemeen en voor de diensten/producten), tijdstip aanleveren begroting, betalingscondities, risico s in beeld Beïnvloeding: vroeg in het begrotingsproces een zienswijze van de raad n.l. over de kaders van de begroting Informatievoorziening: tijdige, volledige en betrouwbare rapportage over o.a. de hierboven genoemde onderwerpen. Een aantal aspecten hiervan kunnen niet op korte termijn door de gemeente zelf opgelost worden daar die in overleg met de regeling en deelnemende gemeenten ingevoerd moeten worden. Met de overige zal in dit advies wel rekening gehouden worden. Procedurevoorstel Binnen de huidige budgetcycli van de regelingen en vigerende regelgeving moet uiterlijk in de tweede week van juni (week 24) een zienswijze door de gemeenteraad geformuleerd zijn. Dit betekent een extra raadsvergadering. Om onnodige drukte te voorkomen en om de raad een goed voorbereid besluit te laten nemen, kan de opdracht van de huidige Auditcommissie uitgebreid worden met het vormen van een oordeel over de begroting en jaarstukken van de regelingen. Indien de commissie van oordeel is dat de raad een zienswijze moet indienen, dan wordt dat aan de raad geadviseerd en wordt de extra raadsvergadering definitief. Bijkomende voordelen van deze werkwijze zijn: (a) de leden van de Auditcommissie hebben in principe al feeling met financiën, (b) financieel specialist zijn binnen de raadsfractie en (c) in de vergadering van de Auditcommissie ambtelijke ondersteuning geboden kan worden. De advisering aan college en raad moet dan gecoördineerd gaan plaats vinden, want de voorbereidingstijd is zeer beperkten zes afdelingen zijn betrokken. Dit vraagt een goede discipline, aansturing en een modelmatige rapportage in de vorm van een raadsnotitie. De coördinatie van dit proces kan het beste bij de Staf neergelegd worden. De notitie heeft een informerend karakter. Per regeling wordt in twee paragrafen kort en bondig geïnformeerd over: Beleid belangrijke ontwikkelingen die aanleidingen geven tot aanpassing koers regeling idem met gevolgen voor de financiën en/of financiële bijdrage Financiën verdeelsleutel financiële bijdrage financiële bijdrage per eenheid totale financiële bijdrage (voorgaande begrotingsjaar, begrotingsjaar en meerjarenraming) reservepositie schuldpositie risico s en de beheersing daarvan De contactambtenaren en financieel consulenten stellen, net als nu, deze paragrafen op. De coördinator stelt de notitie samen en zorgt voor het bestuurlijk traject. Op basis van deze notitie beslist de Auditcommissie of aan de raad geadviseerd moet worden een zienswijze over de begroting van een regeling geformuleerd moet worden. In die situatie is een extra raadsvergadering noodzakelijk. Als een zienswijze niet noodzakelijk is, dan kan de notitie ter kennisname van de raad in de reguliere vergadering in juni gebracht worden. Het tijdpad van de procedure is: Maand Week Door Activiteiten mei 18 t/m 20 contactambtenaar beoordelen stukken en opstellen beleidsmatige paragraaf 18 t/m 20 financieel consulent beoordelen stukken en opstellen financiële paragraaf 21 coördinator Staf coördineren, verzamelen en toetsen (redactioneel) paragrafen, samenstellen en doorleiden raadsnotitie het formulier verbonden partijen invullen 22 B&W vaststellen raadsnotitie 22 Griffie doorleiden raadsnotie naar Auditcommissie 3

4 Maand Week Door Activiteiten juni 23 Auditcommissie beoordelen notitie en adviseren over een eventuele zienswijze 24 Raad formuleren zienswijze (optioneel) 24 Griffie verzenden zienswijze naar regeling(en) Ontwikkelingen die beleidsmatig dan wel financieel grote invloed hebben op de regeling of de door de regeling uit te voeren taak, zijn niet te plannen. Dergelijke ontwikkelingen blijven via de geëigende weg ter informatie of besluitvorming aan het bestuur voorgelegd worden. Advies Zoals al opgemerkt is vanwege de zeer beperkte doorlooptijd een goede discipline binnen en strikte aansturing van het proces noodzakelijk. Zes afdelingen zijn primaathouder met negen contactfunctionarissen. Daarnaast zijn ook nog eens de vier financieel consulenten betrokken bij het proces. Zie ook bijlage 4. De procedure moet daarom goed gepland en gecoördineerd worden. Ons inziens kan de planning en coördinatie het beste bij de Staf (de intern consulent) neergelegd worden. Om afstemmings- en planningsproblemen te beperken, adviseren we niet alle regelingen in de voorgestelde procedure op te nemen. Een aantal regelingen hebben namelijk alleen een uitvoerende taak, vergelijkbaar met een afdelingstaak maar dan op afstand. De uitvoerende regelingen zijn: Reinigingsdienst de Liemers, Huisvesting voortgezet onderwijs in de Liemers 5 en Stadsbank Oost-Nederland. Het college is daarvoor verantwoordelijk. Voor deze regelingen worden de stukken wel ter informatie voorgelegd aan de gemeenteraad. Beleidsmatige en/of financiële ontwikkelingen met substantiële gevolgen voor de gemeente vallen onder de normale actieve informatieplicht van het college aan de gemeenteraad. Samenvattend adviseren wij: 1. In te stemmen met de voorgestelde procedure en tijdpad hetgeen inhoudt dat: a. de Auditcommissie namens de raad de begroting en jaarstukken van de gemeenschappelijke regelingen beoordelen en bepalen of een zienswijze van de raad noodzakelijk; b. in het vergaderschema van de raad een extra raadsvergadering in de tweede week van juni (week 24) in te plannen; c. de in de notitie op te nemen informatie conform het voorstel vast te stellen. 2. De in de procedure op te nemen regelingen te beperken tot de beleidsmatige regelingen, dus exclusief de Reinigingsdienst de Liemers, Huisvesting voortgezet onderwijs in de Liemers en Stadsbank Oost-Nederland. 3. De procedure per 1 januari 2013 in te voeren. Didam, 21 juni 2012 Staf Concerncontroller Hans Meijer Bijlagen 1. Schema budgetcyclus gemeenschappelijke regelingen 2. Schema begroting- en jaarstukken regelingen en de vergadercyclus gemeenteraad Montferland 3. Inventarisatie stukken gemeenschappelijke regelingen in de vergaderingen gemeenteraad of commissies (januari 2011 t/m mei 2012) 4. Overzicht primaathoudende afdelingen, contactfunctionaris en financieel consulent 5 De begroting en jaarstukken van deze regeling worden thans ook al niet aan de raad voorgelegd. 4

5 1 Werkvoorzieningschap 2 Gemeenschappelijke regelingen Veiligheidsregio Noord en Oost Aantal gemeenten Financiële bijdrage kalenderjaar t-1 Begrotingsjaar (=kalenderjaar t) jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec cb Bgr Be Be Be Be cj Ja Up 2 Ka cb Bgr Ma Be cj Ja kalenderjaar t+1 Bijlage 1 3 Reinigingsdienst de Liemers cb Bgr Be Ja 4 GGD Gelre IJssel Ka cb Bgr 5 Huisvesting voortgezet onderwijs in de Liemers Pb+ Bw Be Be cj Ja Bgr Ja 6 Stadsbank Oost-Nederland cb Bgr cj Ja 7 Regio Achterhoek Ka cb Bgr Be Be Ja Stadsregio Arnhem - Nijmegen Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers Recreatieschap Achterhoek- Liemers cb Bgr cj Ja Cyclus is nog niet uitgekristaliseerd, daar deze GR per 1 juli 2011 in werking is getreden cb Bgr Be Ja 11 Euregio Rijn-Waal Bgr Ja wettelijke indieningstermijn begroting wettelijke indieningstermijn jaarrekening 15 1 Bron: Budgetoverzicht financiéle administratie per 1 mei VNOG stelt in december (jaar t-2) de uitgangspunten voor de begroting (jaar t) vast. Legenda: Be = Bestuursrapportage / tussenrapportage Bgr = Beleids-/programmabegroting cb = concept begroting cj = concept jaarrekening / voorlopige uitkomsten Ja = Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) Ka = Kadernota, -brief of uitgangspunten begroting Ma = Managementrapportage / financiële verkenning Pb = Productenbegroting

6 maanden maart april mei juni juli weeknummers e dag van de week Bijlage 2 Begroting- en jaarstukken GR: kadernota begroting conceptbegroting conceptjaarrekening begroting 5 6 jaarrekening Doorlooptijd raadsnotitie: mei raad juni raad auditcie en extra raad MT B&W Audit Raad Vergadercyclus gemeenteraad: deadline B&W B&W vergadering deadline raad agendacommissie verzenden commissie commissievergaderingen verzenden raad raadsvergadering wettelijke indieningstermijn bij GS: 15 juli Raadsvergaderingen van: 26 april 2012 Gemeenschappelijke regelingen: Financiële bijdrage x mei Werkvoorzieningschap juni Veiligheidsregio Noord en Oost Reinigingsdienst de Liemers GGD Gelre IJssel Huisvesting voortgezet onderwijs in de Liemers Stadsbank Oost-Nederland Regio Achterhoek Stadsregio Arnhem - Nijmegen Recreatieschap Achterhoek-Liemers

7 Bijlage 3: Inventarisatie stukken gemeenschappelijke regelingen in de vergaderingen gemeenteraad of commissies (januari 2011 t/m mei 2012) Raad Regeling Onderwerp Euregio Rijn-Waal Betuwelijn brieven aan de Ministers Ramsauer en Schulz van Haegen GGD Gelre IJssel Regionale rapportage Volksgezondheid Toekomst Verkenning GGD Gelre-IJssel Verslag vergadering Algemeen Bestuur 25 november Agenda en vergaderstukkenvergadering Algemeen Bestuur op 16 december Reinigingsdienst de Liemers Agenda en verslag DB Euregio Rijn Waal Betuwelijn antwoordschrijven Bundesverkehrsministerium Reinigingsdienst de Liemers Agenda en verslag AB Euregio Rijn Waal Standpunt m.b.t. het 5 de cohesierapport van de Europese Commissie Regio Achterhoek Achterhoek Agenda 2020 cie M&O GGD Gelre IJssel Verslag vergadering Algemeen Bestuur 3 maart Regio Achterhoek Jaarplan Cat I Stadsregio Arnhem Nijmegen Concept jaarrekening 2010 en de concept programmabegroting Vergaderstukken Algemeen Bestuur 30 maart Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers Raadsvoorstel oprichting en vaststelling gemeenschappelijke regeling GGD Gelre IJssel Programmabegroting Cat I Recreatieschap Achterhoek Liemers Concept jaarrekening en jaarverslag 2010 en concept begroting Regio Achterhoek Programmabegroting Regio Achterhoek Programmaverantwoording Reinigingsdienst De Liemers Jaarstukken 2010 en begroting Stadsbank Oost Nederland Concept-jaarverslag Stadsbank Oost Nederland Concept-begroting Cat II Beleidsverantwoording t/m eerste kwartaal GGD Gelre IJssel MUC Programmabegroting 2012 cie M&O Regio Achterhoek Informatiebijeenkomst VNG congres 31 mei Stadsregio Arnhem Nijmegen Reactie aan Minister Donner op het voornemen opheffing WGR plus regio s Begroting 2012, 1 e wijziging begroting 2012, jaarrekening en jaarverslag Reinigingsdienst De Liemers Agenda en verslag DB Reinigingsdienst De Liemers Agenda en verslag AB Euregio Rijn Waal Jaarverslag

8 Raad Regeling Onderwerp Beleidsverantwoording t/m tweede kwartaal Brandweer Achterhoek West Raadsvoorstel en besluit Beleidsplan Regio Achterhoek Raadsvoorstel en besluit m.b.t. Achterhoek Agenda Cat II Regio Achterhoek B&W advies m.b.t. Regiocontract / Investeringsagenda Achterhoek Beleidsverantwoording t/m derde kwartaal GGD Gelre IJssel Productenboek GGD Gelre-IJssel Regio Achterhoek 2 e wijziging begroting 2012 betreffende inwonerbijdrage Euregio Regio Achterhoek Raadsvoorstel 21 wijz. Samenwerkingsregeling Vergaderstukken Algemeen Bestuur 21 december Reinigingsdienst De Liemers Agenda en verslag Algemeen Bestuur Reinigingsdienst De Liemers Agenda en verslag Dagelijks Bestuur 12 en Euregio Rijn Waal Bezuinigingsmaatregelen Beleidsverantwoording t/m vierde kwartaal cie M&O Memo herstructurering sociale werkvoorziening inclusief een ambtelijke presentatie RUD Achterhoek i.o. Uitgangspuntennotitie oprichting/deelname Vergaderstukken van het Algemeen Bestuur 21 maart GGD Gelre IJssel Programmabegroting Recreatieschap Achterhoek Liemers Concept jaarrekening en jaarverslag 2011 en concept begroting Regio Achterhoek B&W-advies m.b.t. Regiocontract Regio Achterhoek. Regio Achterhoek Programmabegroting en financiële begroting Regio Achterhoek Jaarstukken Stadsbank Oost Nederland Concept-Jaarverslag Stadsbank Oost Nederland (Concept) Begroting Cat II Stadsregio Arnhem Nijmegen Inspraak Regionale Huisvestingsverordening Stadsregio Arnhem Nijmegen Concept financieel jaarverslag Stadsregio Arnhem Nijmegen Concept programmabegroting Programmabegroting

9 Bijlage 4: Overzicht primaathoudende afdelingen, contactfunctionaris en financieel consulent Gemeenschappelijke regelingen: Afd Contactambtenaar Financieel consulent Werkvoorzieningschap MO Marita Toonen Ruud Koekkoek Veiligheidsregio Noord en Oost MO Irene Mulleman Theo Meuleman Reinigingsdienst de Liemers B&M Henk Weijers Theo Meuleman GGD Gelre IJssel MO Ab de Vries Marco Bennink Huisvesting voortgezet onderwijs in de Liemers MO Bernadette Groenenstijn Marco Bennink Stadsbank Oost-Nederland SOZA Han Muurmans Ruud Koekkoek Regio Achterhoek BMO Gerd van Leeuwen Theo Meuleman Stadsregio Arnhem - Nijmegen BMO Gerd van Leeuwen Theo Meuleman Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers FIN Daan van Alst Ruud Koekkoek Recreatieschap Achterhoek-Liemers RO Sandra Duits Ger de Jong Euregio Rijn-Waal BMO Gerd van Leeuwen Theo Meuleman 9