Inhoudelijk en financieel verslag van een bovenlokaal project Projectjaar 2016 Leidraad FORMAAT

Transcriptie

1 Inhoudelijk en financieel verslag van een bovenlokaal project Projectjaar 2016 Leidraad FORMAAT aj-jh-ae-ifv ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media Afdeling Jeugd Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL Contactpersoon: Erik Van Cauter T F jeugdhuizen@cjsm.vlaanderen.be In te vullen door de behandelende afdeling ontvangstdatum dossiernummer In deze richtingaanwijzer geeft Formaat toelichting en advies bij het invullen van de verantwoordingsnota voor bovenlokale projecten die werden uitgevoerd in We beginnen met een aantal algemene tips, daarna gaan we dieper in op de verschillende onderdelen van het formulier. Alle tips van Formaat staan in de rode tekstballonnen. Belangrijke tekst uit het origineel formulier werd gemarkeerd in het rood. Deze richtingaanwijzer is adviserend. Ze is gebaseerd op onze ervaring met, expertise over en interpretatie van de regelgeving. Contacteer bij twijfel Formaat of de Afdeling Jeugd. De eerste richtlijn bij het afrekenen van subsidiedossiers is altijd: voerde je uit wat de overheid heeft goedgekeurd, dan kan er in principe weinig mislopen. Vertrek in de verantwoording vanuit wat je hebt aangevraagd in 2016 (en niet vanuit het aanvraagdossier voor 2017 zoals ingediend in juni 2016!). Neem dus het originele aanvraagformulier dat het jeugdhuis heeft ingediend voor 2016 bij de hand. Vertrek van daaruit om je afrekeningsdossier vorm te geven. Focus in de verantwoording in de eerste plaats op wat er effectief is uitgevoerd, de projecten en de processen waaraan tijd werd besteed. Tweede richtlijn: het is geen probleem als dingen anders zijn gelopen dan gepland. Belangrijk is wel dat je uitlegt waarom de plannen werden gewijzigd en wat je in de plaats hebt gedaan. Derde richtlijn: Hou het beknopt. Benoem vooral de hoofdlijnen en belangrijkste verwezenlijkingen van het project, ga enkel in detail waar nodig. Het is niet nodig om elke activiteit en vergadering tot in de puntjes te rapporteren. Hou het overzichtelijk voor de lezer! Heb je bij het lezen van deze nota of bij het invullen van jouw verantwoordingsdossier vragen, contacteer dan Formaat. Je kan je dossier ook insturen voor feedback tot 18 maart. tim.bryon@formaat.be Telefonisch: of Wanneer moet u dit verslag indienen? U moet dit verslag uiterlijk op 31 maart 2017 indienen. Aan wie bezorgt u dit verslag? Vul dit verslag elektronisch in en stuur het, samen met de bijlagen, naar het adres bovenaan op dit formulier. De datum van het bericht geldt als indiendatum. U hoeft het verslag niet te ondertekenen. Als u bepaalde bijlagen niet kunt bezorgen, mag u ze opsturen naar de contactpersoon bovenaan op dit formulier. Verstuur die bijlagen op hetzelfde moment als het bericht met uw verslag. Aan dit formulier werd het kwaliteitslabel eenvoudig formulier van de Vlaamse overheid toegekend Gegevens van de vereniging

2 1 Vul hieronder de gegevens van de vereniging in. Als er wijzigingen in de statuten door de algemene vergadering zijn goedgekeurd die nog niet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd zijn, voeg dan een kopie van die wijzigingen als bijlage bij dit formulier. officiële naam ondernemingsnummer.. 2 Zijn er bepaalde gegevens van uw vereniging na de subsidieaanvraag gewijzigd? ja. Ga naar vraag 3. nee. Ga naar vraag 4. 3 Kruis hieronder aan welke gegevens van uw vereniging na de subsidieaanvraag gewijzigd zijn en vul de nieuwe gegevens in. nieuwe contactpersoon: nieuw postadres: nieuw adres: nieuw IBAN-nummer: nieuwe BIC-code: Zeker invullen indien er in de loop van 2016 een nieuwe projectmedewerker in dienst werd genomen! nieuwe website of ander digitaal medium andere wijzigingen: Inhoudelijk verslag van het project 4 Geef hieronder een bondige omschrijving van het project. Geef hier in enkele hoofdlijnen aan wat je effectief hebt gedaan en hoe dit eventueel verschilt ten opzichte van je aanvraagformulier. Geef hier algemene informatie over discipline, werkwijze, methodiek, de grote kapstokken in het project (workshops, pitchsessies, soorten begeleidingsmomenten, toonmomenten, etc). Verdiepende informatie kan je kwijt onder vraag 5. 5 Beschrijf hieronder hoe het project werd uitgevoerd. Geef een chronologisch overzicht van de verschillende stappen in de uitvoering van het project. Schenk daarbij aandacht aan de voorbereiding en planning, en de verschillende activiteiten, toonmomenten, evaluaties en terugkoppelingen. Motiveer en licht eventuele bijsturingen of aanpassingen in de uitvoering van het project uitvoerig toe. Voeg bij dit verslag eventueel ook documentatiemateriaal over het project, zoals persartikels, brochures, flyers. Waar je in vraag 4 de hoofdlijnen van je project hebt toegelicht, kan je hier meer in detail gaan en per maand of periode een overzicht geven van wat je hebt gerealiseerd. Bekijk nog even het aanvraagformulier en check of je niets over het hoofd ziet. Focus op de projecten en processen waar de projectmedewerker voornamelijk tijd heeft aan besteed. Benoem ook wat anders is gelopen dan gepland, wat je hebt moeten bijsturen en focus daarbij op wat in de plaats kwam. 6 Heeft de minister beslist om uw subsidieaanvraag met opmerkingen of onder voorbehoud goed te keuren? Al je documentatiemateriaal bijvoegen is niet verplicht. Doe dit indien je het noodzakelijk vindt om je project of onderdelen er van beter in de verf te zetten. projectjaar pagina 2 van 9

3 ja. Ga naar vraag 7. nee. Ga naar vraag 8. 7 Licht toe hoe u bent tegemoetgekomen aan de opmerkingen of het voorbehoud. Vat de opmerkingen die je hebt gekregen uit vraag 6 eerst samen, benoem dan hoe je er aan bent tegemoetgekomen. Indien je deze opmerkingen niet meer terugvindt, vraag ze op bij Afdeling Jeugd. Verwijs eventueel voor verhelderingen naar de vragen in het formulier waar je aantoont hoe je bent tegemoetgekomen aan de opmerkingen (bijvoorbeeld: in vraag beschrijf je de planning, in vraag 12 beschrijf je het takenpakket. 8 In welke mate hebt u met het project de vooropgestelde doelstellingen behaald? Geef een toelichting. Verwijs daarbij naar de doelstellingen uit uw subsidieaanvraag. Knip en plak hier de doelstellingen die je hebt vooropgesteld in je aanvraagformulier alvorens je ze evalueert. Vertrek vanuit wat je hebt gedaan (inspanning, proces) alvorens de aandacht te vestigen op het resultaat (product). 9 In welke mate heeft het project een meerwaarde gehad voor de huidige werking van het jeugdhuis? Geef een bondige toelichting. Enkele insteken, pik er de positieve evoluties onder impuls van de projecten in jouw jeugdhuis uit: - Wat betekende het project voor de werking van het jeugdhuis? - Wat betekende het project voor het activiteitenaanbod? - Wat betekende het project voor de vrijwilligerswerking? - Wat bekende het project op vlak van netwerk rond het jeugdhuis (samenwerkingen met lokale of regionale partners)? - Wat betekende het project op zakelijk vlak: boekhouding, werkgeverschap, etc? - Wat betekende het project op vlak van communicatie door het jeugdhuis? - Wat betekende het project op vlak van bereikt publiek? 10 Welke doelgroepen hebt u met dit project bereikt? Geef een bondige toelichting. Besteed daarbij ook aandacht aan de geografische spreiding. Vermijd een kwantitatieve benadering, focus vooral op wie je hebt bereikt en hoe. Tip: werk in niveaus van bereikte doelgroepen. Onderscheid effectieve deelnemers van verschillende soorten activiteiten (lange, korte trajecten, etc), bezoekers van toonmomenten, etc. 11 Hoe werden de vrijwilligers bij het project betrokken? projectjaar pagina 3 van 9

4 Geef een bondige toelichting. Enkele vragen die je kan gebruiken om je op te baseren: - Hoe heb je de bestaande vrijwilligers betrokken? - Hoe heb je het project gebruikt om nieuwe vrijwilligers te werven? - Hoe heb je het project gebruikt om het vrijwilligersbeleid van het jeugdhuis te vernieuwen? - Welke taken heb je gegeven aan vrijwilligers? - 12 Vermeld hieronder de voor- en achternaam van de personeelsleden die u met deze projectsubsidie hebt bezoldigd en beschrijf de taken die ze hebben uitgevoerd om het project te realiseren. personeelslid uitgevoerde taken 13* /14 Vermeld hieronder de externe partners waarmee u hebt samengewerkt en geef een korte evaluatie van de samenwerking. Als de aard van de samenwerking afwijkt van wat u in de subsidieaanvraag hebt aangegeven, vermeld dan bij de evaluatie ook hoe de samenwerking daadwerkelijk is verlopen. naam Neem van er de nog partner eens het aanvraagdossier evaluatie bij. van de samenwerking Indien partners zijn weggevallen of veranderd, motiveer waarom. Vertrek vanuit wat je samen hebt gedaan (inspanning, proces) alvorens de aandacht te vestigen op het resultaat (product). 1) Wat heb je samen gedaan en gerealiseerd in je project? 2) Welke aspecten van de samenwerking wil je behouden? Welke wil je afbouwen? 3) Hoe kan je de samenwerking verbeteren in de toekomst? *Bij de dossiers voor ondernemerschap is er een vraag 13 (ja/nee) die peilt naar samenwerking met andere actoren. projectjaar pagina 4 van 9

5 14/ 15 Financieel verslag van het project Uitgaven Geef hieronder de uitgaven voor het project. Som alle uitgaven op die met het project verbonden zijn. Het kan zowel om werkings- als om personeelskosten gaan. Geef bij werkingskosten aan over welke soort uitgave het gaat (bijvoorbeeld drukwerk, vrijwilligersvergoeding). Bij toelichting geeft u een verantwoording of nadere omschrijving van de uitgave (bijvoorbeeld tijdschrift, losse medewerker, lesgever). Vul bij personeelskosten de namen van de personeelsleden in van wie u de kosten wilt verantwoorden voor de personeelssubsidie. Vul per personeelslid een personeelsfiche in en voeg die bij dit verslag. Het gaat hier alleen om personeelsleden die u in dienst hebt genomen om het project uit te voeren. Losse medewerkers of vrijwilligers vallen hier dus niet onder. Kosten die niet op de personeelsfiche vermeld worden, vallen onder werkingskosten. Als uw vzw afschrijvingen toepast op duurzame materialen, voeg dan de waarderingsregels die de raad van bestuur heeft vastgelegd en de afschrijvingstabellen bij dit verslag. Neem er nog eens het aanvraagdossier bij en vertrek vanuit de begroting die is goedgekeurd (zie Regel 1). Zoals hierboven aangegeven: afschrijvingsregels zijn enkel van toepassing indien het jeugdhuis dit systeem al hanteert. Indien niet hoef je dit dus niet toe te passen en kan je vb. de aankoop van een computer voor de volledige waarde op je project afrekenen. Ook hier: vertrek vanuit de begroting die is goedgekeurd, ook al wijk je strikt genomen af van bovenstaande richtlijn. Indien je later in het project toch extra middelen hebt binnen gehaald, adviseren we om dit niet in deze afrekening voor Vlaanderen te steken en ze ook een ander label te geven in de boekhouding. Belangrijk: Label de bewijsstukken in je boekhouding met een code die duidelijk maakt dat deze stukken gebruikt zijn voor de afrekening van het bovenlokaal project. Bijvoorbeeld door Bovenlokaal Project AE op je facturen te schrijven. Dit is verplicht om dubbele subsidiëring tegen te gaan. projectjaar pagina 5 van 9

6 werkingskosten toelichting bedrag Voor werkingskosten hoef je slechts te bewijzen. Voor werkingskosten: dit gaat zowel over aankoop materiaal, vervoersonkosten, het vergoeden van mensen niet in loondienst zijn, Freelancecontract (= zelfstandigen die een factuur uitschrijven), KVR, vrijwilligersvergoeding,. Zijn werkingskosten, geen personeelskosten. Andere kosten verbonden aan tewerkstelling: Kosten sociaal secretariaat Eventuele vormingskosten Eventuele bijkomende verzekeringen en andere overheadkosten Worden ook gezien als werkingskosten, geen personeelskosten totaal van de werkingskosten personeelskosten naam personeelslid bedrag Personeelskosten tellen enkel voor vergoedingen voor personeelsleden: - Wie een arbeidscontract had (meestal is dit de projectmedewerker) - Wie een of meerdere tijdelijkecontracten had voor het project (meestal workshopbegeleiders) (interimcontracten, 25-dagenregel, etc) - Wie een contract heeft via een uitzendkantoor of SBK. totaal van de personeelskosten De totale personeelskost bestaat in principe uit volgende elementen: Bruto loonkost Woon-werk verkeer Eindejaarspremie / eventueel dertiende maand Arbeidsongevallenverzekering RSZ werkgever Arbeidsgeneeskundige dienst Enkel + Dubbel vakantiegeld Belangrijk: voor vakantiegeld is er een provisie die je moet aanleggen voor het volgende werkjaar. De provisie is berekend op 18.8% van de vaste en veranderlijke brutobezoldiging tijdens het vorige jaar. Hier zijn 2 mogelijkheden: a) In je afrekening neem je deze provisie mee in je personeelskosten. Je kan hiervoor een attest aanvragen bij het sociaal secretariaat als bewijsstuk. b) Je rekent deze provisie niet mee in je personeelskosten, enkel het werkelijk uitbetaald vakantiegeld. Voor wie al eerder afrekeningen indiende: bekijk hoe je dit de vorige keer hebt aangepakt en volg het systeem dat je toen hanteerde. Voor wie voor het eerst afrekent: het systeem dat je op dit moment kiest zal je ook moeten hanteren in de volgende afrekeningen. Bekijk dus met je boekhoudverantwoordelijke wat meest logisch is.! m.b.t. maaltijdcheques wijkt de overheid af van de algemene regel uit de ex-dac regeling. Zie mail de van Erik Van Cauter van 4/5/2015. In de ex-dac regeling is de regel altijd geweest dat maaltijdcheques niet onder loonkost konden verantwoord worden. Voor personeelsleden die nog altijd onder dat ex-dac reglement vallen (titularissen) blijft deze regel gelden. Voor de medewerkers die worden tewerkgesteld in een bovenlokaal project geldt dit niet meer: maaltijdcheques voor deze medewerkers kunnen wel als loonkost verantwoord worden. Indien je aan meer dag loonkost voor het project komt, reken dan ook dat volledige bedrag af. Je rekent beter te veel kosten af dan te weinig! Belangrijk: Een aantal jeugdhuizen krijgt rsz-vermindering door de maatregel doelgroep eerste werknemers. Indien dit zo is zal de loonkost hoogstwaarschijnlijk minder dan bedragen. projectjaar pagina 6 van 9 Neem bij twijfel contact op met Formaat voor advies! Euro

7 15/ 16 Inkomsten Geef hieronder de inkomsten van het project. Onder inkomsten verstaan we zowel de subsidies als de andere inkomsten die u voor de uitvoering van dit project hebt ontvangen. Bij VIA: aandeel projectmedewerker(s) vult u het aandeel van de VIA-subsidie in dat bestemd is voor de eindejaarspremie en het loonbarema van de projectmedewerker of -werkers. U vindt die informatie op de toezeggingsbrief over de VIA-subsidie. Hou het simpel hier: indien je extra projectmiddelen uit andere subsidielijnen hebt binnengehaald, steek deze dan enkel in deze afrekening indien je ze ook hebt begroot. Belangrijk: indien je jeugdhuis voor 2016 VIA-middelen heeft ontvangen, contacteer dan Formaat. Deze werden normaal in november 2016 op jullie rekening gestort. subsidies afdeling of entiteit + naam van de subsidielijn bedrag Vlaamse overheid afdeling Jeugd: toegezegde werkingssubsidie VIA: toegezegde personeelssubsidie aandeel projectmedewerker(s) eindejaarspremie loonbarema andere (Vlaamse overheid) gemeentebestuur provinciebestuur Vlaamse Gemeenschapscommissie federale overheid Europese overheid andere inkomsten beschrijving of naam bedrag privésponsoring inkomsten van het project eigen middelen andere middelen Indien je inkomsten uit het project in de afrekening steekt, zorg dan ook dat je afrekening in evenwicht is, het is immers niet de bedoeling dat je winst maakt. Toon voor elke bijkomende inkomst best een bijkomende uitgave aan. Eindigt de afrekening in een deficit, breng dan eigen middelen in tot de balans op 0 eindigt. projectjaar pagina 7 van 9

8 totaal van de inkomsten Bij te voegen bewijsstukken 16/ 17 Voeg de volgende documenten bij uw verslag: - een actueel overzicht van de leden van de algemene vergadering, met vermelding van hun geboortedatum - een personeelsfiche en een kopie van de individuele jaarrekening van elk personeelslid van wie u de kosten wilt verantwoorden voor de personeelssubsidie (zie vragen 12 en 14) - als er wijzigingen in de statuten door de algemene vergadering zijn goedgekeurd die nog niet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd zijn, een kopie van die wijzigingen (zie vraag 1) - nuttige informatie over uw project (artikel, brochure, flyer). Dat kan bijvoorbeeld ook de URL van een website zijn (zie vraag 5) - als uw vzw afschrijvingen toepast op duurzame materialen, de waarderingsregels en de afschrijvingstabellen (zie vraag 14) 17/ 18 Kruis alle bewijsstukken aan die u bij dit verslag voegt en geef telkens aan op welke manier u ons het bewijsstuk bezorgt. een actueel overzicht van de leden van de algemene vergadering, met vermelding van hun geboortedatum.! Dubbelcheck of de lijst nog beantwoordt aan het criterium (20 leden, 10 van de leden jonger dan 30 jaar). personeelsfiches. Deze bijlage is verplicht. kopieën van de individuele jaarrekening van elk personeelslid dat voor dit project tewerkgesteld was. Deze bijlage is verplicht. een kopie van de eventuele laatste wijzigingen in de statuten nuttige informatie over uw project URL van een website met nuttige informatie over het project de voor duurzame materialen toegepaste waarderingsregels en afschrijvingstabellen 18/ 19 Verklaring Vul de onderstaande verklaring in. De verklaring moet worden ingevuld door een lid van de raad van bestuur. Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn. datum voor- en achternaam functie in de vereniging dag maand jaar projectjaar pagina 8 van 9

9 19/ 20 Hoe gaat het nu verder met uw subsidiedossier? Aan de hand van uw subsidieaanvraag en dit verslag gaat de afdeling Jeugd na of de toegekende subsidie werd aangewend voor de realisatie van het project zoals dat in de subsidieaanvraag beschreven is. Als dat het geval is en als de toegekende subsidie volledig voor de realisatie van het project werd aangewend, zal de afdeling Jeugd het saldo van 10% uitbetalen vóór 1 juli van het jaar dat volgt op het projectjaar. Als blijkt dat uw project niet werd gerealiseerd of dat de toegekende subsidie niet of niet volledig voor het project werd aangewend, kan de afdeling Jeugd het saldo van 10% of een deel ervan inhouden en kan ze de voorschotten of een deel ervan terugvorderen. Als er een subsidieverlenging werd toegekend voor het nieuwe projectjaar 2017, kan de afdeling Jeugd ook een inhouding toepassen op de subsidie voor dat projectjaar. 20/ 21 Privacywaarborg De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand dat de afdeling Jeugd gebruikt voor de behandeling van uw dossier. Uw gegevens worden ook gebruikt om informatie over het jeugdbeleid te verspreiden en ze kunnen later ook anoniem verwerkt worden voor statistische of wetenschappelijke doeleinden. U hebt het recht om uw gegevens te raadplegen en ze zo nodig te laten verbeteren. projectjaar pagina 9 van 9