Inhoudelijk en financieel verslag van een humanitair project

Transcriptie

1 Inhoudelijk en financieel verslag van een humanitair project Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Afdeling Jeugd Arenbergstraat BRUSSEL Contactpersoon: Hilde Van Dyck Tel Fax hilde.vandyck@cjsm.vlaanderen.be Website: ASCW-J-INT In te vullen door de behandelende afdeling ontvangstdatum dossiernummer Wanneer kunt u dit verslag indienen? Zodra het project volledig beëindigd en financieel afgerond is, kunt u een inhoudelijk en financieel verslag indienen. Het verslag moet in elk geval in ons bezit zijn vóór 1 maart van het jaar dat volgt op het subsidiejaar. Aan wie bezorgt u dit verslag? U vult het verslag elektronisch in, drukt het vervolgens af, ondertekent het en stuurt het, samen met de bijlagen, naar het adres bovenaan op dit formulier. De datum van de poststempel geldt als indiendatum. U mag het verslag ook via versturen, bij voorkeur als pdf-bestand. Daarnaast bezorgt u ons met de post ook een identiek, ondertekend exemplaar op papier, samen met de eventuele bijlagen. In dat geval geldt de datum van het bericht als indiendatum. Aan dit formulier werd het kwaliteitslabel eenvoudig formulier van de Vlaamse overheid toegekend. Gegevens van de vereniging 1 Vul hieronder de gegevens van de vereniging in. U vindt uw dossiernummer op de brief van de minister over de toekenning van uw subsidie, naast Betreft. dossiernummer officiële naam naam contactpersoon telefoonnummer 2 Zijn de contactgegevens van uw vereniging na de subsidieaanvraag gewijzigd? ja. Ga naar vraag 3. nee. Ga naar vraag 4. 3 Vul hieronder de gegevens in die gewijzigd zijn. nieuw postadres nieuw adres nieuw IBAN-nummer nieuwe BIC-code nieuwe contactpersoon andere wijzigingen

2 Inhoudelijk en financieel verslag van een humanitair project - pagina 2 van 5 Inhoudelijk verslag van het project 4 Vermeld hieronder het aantal kinderen per. Vermeld alleen de kinderen die in Vlaanderen hebben verbleven. De kinderen die in een andere regio of een ander land hebben verbleven, rekent u niet mee. Ook de jongeren die als begeleider zijn meegekomen, rekent u niet mee. van (dd-mm-jjjj) tot en met (dd-mm-jjjj) aantal kinderen totaal aantal kinderen 5 Geef hieronder een overzicht van het aantal jongens en meisjes per leeftijdscategorie. Vermeld alleen de kinderen die in Vlaanderen hebben verbleven. De kinderen die in een andere regio of een ander land hebben verbleven, rekent u niet mee. Ook de jongeren die als begeleider zijn meegekomen, rekent u niet mee. jongens meisjes - 3 jaar 3 tot 6 j. 7 tot 10 j. 11 tot 14 j. 15 tot 18 j jaar totaal 6 Vermeld hieronder het aantal begeleiders per. van (dd-mm-jjjj) tot en met (dd-mm-jjjj) aantal begeleiders totaal aantal begeleiders 7 Vermeld hieronder per provincie het aantal gastgezinnen die in het voorbije jaar kinderen hebben opgevangen. Gezinnen die meermaals een kind hebben opgevangen, worden maar één keer gerekend. provincie Antwerpen Limburg Oost-Vlaanderen Vlaams-Brabant West-Vlaanderen andere aantal gastgezinnen totaal aantal gastgezinnen 8 Hebt u tijdens het verblijf van de kinderen gezamenlijke activiteiten georganiseerd? ja. Geef hieronder een bondige omschrijving van de activiteiten. Geef uitleg over de plaats, de datum en de aard van elke activiteit. nee

3 Inhoudelijk en financieel verslag van een humanitair project - pagina 3 van 5 Verslag van de samenwerking met de buitenlandse partner 9 Geef een bondige beschrijving van de samenwerking met de organisatie uit de buitenlandse regio. 10 Geef een bondige evaluatie van de samenwerking. Financieel verslag van het project Uitgaven 11 Geef hieronder een overzicht van de uitgaven voor het project. Het decreet bepaalt duidelijk welke kosten in aanmerking komen voor subsidiëring. Daarnaast heeft uw vereniging ook andere kosten moeten maken voor de realisatie van het project. Het onderstaande overzicht moet ons een beeld geven van alle uitgaven die u hebt gemaakt om het project te realiseren, dus niet alleen de kosten die door het toegekende subsidiebedrag worden gedekt. Markeer de kosten waarvoor u de subsidie hebt gebruikt, met een asterisk (*). Alleen de onderstaande kosten zijn geheel of gedeeltelijk subsidiabel: reiskosten, met uitzondering van reis- en verblijfkosten voor de voorbereiding van het project verzekeringskosten van het project kosten voor vertalers en tolken kosten voor visa en paspoorten, inclusief kosten voor kopieën en foto s kosten voor telefoon, fax, en post. Verenigingen die minstens 50 kinderen ontvangen, kunnen daarnaast ook de volgende kosten inbrengen: secretariaatskosten (bijvoorbeeld kosten voor de huur van het secretariaat) kosten voor de voorbereidende reis. Verzekeringskosten voor bestuurders en leden, kosten voor het opstellen en wijzigen van statuten, en personeelskosten komen niet voor subsidiëring in aanmerking. algemene uitgaven reiskosten voor het ophalen en terugbrengen van de kinderen verblijfkosten begeleiders verzekeringskosten kosten voor vertalers/tolken beschrijving bedrag nr. bewijsstuk telefoon, fax en verzending andere uitgaven uitgaven van verenigingen die minstens 50 kinderen opvangen secretariaatskosten kosten van de voorbereidende reis totaal van de uitgaven

4 Inhoudelijk en financieel verslag van een humanitair project - pagina 4 van 5 Inkomsten 12 Geef hieronder een overzicht van de inkomsten die aan het project gelinkt zijn. Met inkomsten worden diverse subsidies, eigen middelen van de vereniging, inkomsten van deelnemers enzovoort bedoeld. Vermeld bovenaan in de tabel ook het volledige subsidiebedrag dat de afdeling Jeugd u voor dit project heeft toegekend. subsidies afdeling, entiteit of naam bedrag Vlaamse overheid afdeling Jeugd andere (Vlaamse overheid) gemeentebestuur provinciebestuur Vlaamse Gemeenschapscommissie federale overheid Europese overheid andere inkomsten beschrijving of naam bedrag privésponsoring inkomsten van het project eigen middelen andere middelen totaal van de inkomsten 13 Voeg bij dit verslag een afzonderlijk, globaal overzicht van alle inkomsten en uitgaven van het project, zowel subsidiabele als niet-subsidiabele. Bij te voegen bewijsstukken 14 Kruis alle bewijsstukken aan die u bij dit formulier voegt. persartikelen over het project een duidelijke kopie van de bewijsstukken van de subsidiabele uitgaven een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van het project, zowel subsidiabele als niet-subsidiabele een betalingsbewijs van de verzekering inzake burgerlijke aansprakelijkheid, alsook een bijstandsverzekering inzake ziekte, ongeval en repatriëring voor alle jongeren die deelnemen aan dit internationaal project.

5 Inhoudelijk en financieel verslag van een humanitair project - pagina 5 van 5 Ondertekening 15 Vul de onderstaande verklaring in. Dit verslagformulier moet door een lid van de raad van bestuur ondertekend worden. Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn. handtekening datum dag maand jaar voor- en achternaam functie in de vereniging Hoe gaat het verder met dit verslag? 16 Aan de hand van uw subsidieaanvraag en dit verslag gaat de dossierbehandelaar na of de toegekende subsidie werd aangewend voor de realisatie van het project zoals dat in de subsidieaanvraag beschreven is. Als dat het geval is en als de toegekende subsidie volledig werd aangewend voor de realisatie van het project, zal de afdeling Jeugd het saldo van 20% uitbetalen. Als blijkt dat uw project niet werd gerealiseerd zoals het in de subsidieaanvraag beschreven stond, of als de toegekende subsidie niet of niet volledig voor het project werd aangewend, kan de afdeling Jeugd het saldo van 20% inhouden en kan ze het voorschot of een deel ervan terugvorderen. Privacywaarborg 17 De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand dat de afdeling Jeugd gebruikt voor de behandeling van uw dossier. Uw gegevens worden eveneens gebruikt om informatie over het jeugdbeleid te verspreiden en ze kunnen later ook anoniem verwerkt worden voor statistische of wetenschappelijke doeleinden. U hebt het recht om uw gegevens te raadplegen en zo nodig te laten verbeteren.