Algemene informatie. tegemoetkoming reis-, verblijf- transportkosten. Kunstendecreet. over de. in de. en in het kader van het.

Transcriptie

1 Algemene informatie over de tegemoetkoming reis-, verblijf- in de transportkosten en in het kader van het Kunstendecreet Algemene

2 Wat is het doel van de tegemoetkoming? De tegemoetkoming in de reis-, verblijf- en transportkosten is een van de subsidievormen binnen het Kunstendecreet die in een financiële tegemoetkoming voor (de deelname aan) internationale initiatieven voorzien. Een tegemoetkoming in de reis-, verblijf- en transportkosten is in de eerste plaats bedoeld als impuls voor de deelname van Vlaamse kunstenaars of kunstenorganisaties aan initiatieven in het buitenland. Voor die tegemoetkoming worden alleen presentaties in aanmerking genomen. Dat wil zeggen dat er een actieve deelname is in de vorm van een concert, voorstelling, tentoonstelling enzovoort. De ontvangst van buitenlandse kunstenaars in Vlaanderen is binnen deze subsidievorm niet prioritair en zal alleen in zeer uitzonderlijke gevallen worden toegestaan. Het gaat hier dus om de ondersteuning van relatief eenvoudige initiatieven met een kortetermijnplanning. Voor grotere internationale initiatieven met een langere voorbereidingstijd, hogere kosten enzovoort, voorziet het Kunstendecreet in een andere subsidievorm, namelijk die voor internationale projecten. Deze subsidievorm richt zich voornamelijk naar: jonge Vlaamse kunstenaars en kunstenorganisaties die geen of weinig ervaring hebben opgedaan in het buitenland; meer gevestigde Vlaamse kunstenaars en middelgrote kunstenorganisaties die zo op een snelle manier kunnen inspelen op kansen in het buitenland; sectoren die wegens hun specifieke karakter niet in staat zijn om op lange termijn te plannen. Opgelet: Prospectiereizen of reizen waarbij alleen maar activiteiten worden bijgewoond zonder actieve deelname, komen niet voor ondersteuning in aanmerking. Welke kosten worden ondersteund? De volgende kosten komen voor een tegemoetkoming in aanmerking: reiskosten, dat zijn de kosten voor het vervoer van personen; verblijfkosten, dat zijn de kosten voor overnachtingen en ontbijt; transportkosten,dat zijn de kosten voor vervoer van materiaal. De volgende kosten komen niet in aanmerking: reiskosten die niet onmiddellijk verband houden met het initiatief; boetes die onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerder van het project vallen, financiële boetes, kosten die verbonden zijn aan gerechtelijke procedures; vergoedingen per diem of dagvergoedingen; maaltijden, met uitzondering van het ontbijt. HET KUNSTENDECREET 2

3 Kom ik in aanmerking? Om voor een tegemoetkoming in de reis-, verblijf- en transportkosten in aanmerking te komen, moet u voldoen aan de volgende voorwaarden: U bent een natuurlijk persoon of een organisatie met rechtspersoonlijkheid. U heb uw officiële adres in Vlaanderen of in het tweetalige gebied Brussel- Hoofdstad, of u bent verbonden met het artistieke leven binnen de Vlaamse Gemeenschap. De kosten per deelnemer bedragen minstens 75 euro. Organisaties die van de Vlaamse Gemeenschap een werkingssubsidie van euro of meer (oorspronkelijk toegekende bedrag) ontvangen, komen niet voor een tegemoetkoming in aanmerking. Zijn er beperkingen? U kunt hoogstens drie aanvragen per jaar indienen. Als u verschillende organisaties, kunstenaars of groepen vertegenwoordigt, kunt u hoogstens drie aanvragen per organisatie, kunstenaar of groep indienen. Het toegekende subsidiebedrag wordt per aanvraag beperkt tot: 2500 euro voor natuurlijke personen; 5000 euro voor organisaties die een werkingssubsidie ontvangen van minder dan euro; 7000 euro voor organisaties die geen werkingssubsidie ontvangen. Een aanvraag heeft altijd betrekking op de kosten die te maken hebben met één initiatief. Dat initiatief kan wel verschillende momenten omvatten. Het is dus mogelijk dat u meer dan één reis maakt voor hetzelfde initiatief. Hou er echter rekening mee dat u die kosten goed moet argumenteren en dat u de meerwaarde duidelijk aantoont. Kostenefficiëntie staat daarbij voorop. Bijvoorbeeld: Een aanvraag voor een concerttournee kan verschillende presentatiemomenten omvatten. Het kan dan gaan om een reeks voorstellingen op verschillende locaties. Bijvoorbeeld: Een aanvraag voor een tentoonstelling kan zowel de opbouwfase als de afbraakfase omvatten. HET KUNSTENDECREET 3

4 Hoe dien ik mijn aanvraag in? 1 Aanvraagdossier Het aanvraagdossier voor een tegemoetkoming in de reis-, verblijf- en transportkosten bestaat uit: een beknopte brief, ondertekend en gedateerd, waarin u de aanvraag motiveert; een aanvraagformulier met de noodzakelijke administratieve gegevens: officiële naam; ondernemingsnummer of rijksregisternummer; officieel adres; telefoon-, gsm- en faxnummer; adres; website; rekeningnummer (IBAN en BIC); enzovoort; een omschrijving en situering van het initiatief, en een motivering van het belang van het inititiatief in het oeuvre of in de langetermijnplanning van de aanvrager, met aandacht voor de doelmatigheid van het initiatief en de ecologische aspecten; een situering en een beschrijving van het belang van de buitenlandse locatie of organisatie; een begroting voor de reis-, verblijf- en transportkosten, waarbij u een zo realistisch mogelijke inschatting maakt van de uitgaven en de inkomsten met betrekking tot de reis-, verblijf- en transportkosten; een actueel artistiek curriculum vitae; documentatie en kritische teksten over het oeuvre van de aanvrager, zoals persknipsels, recensies en beeldmateriaal. 2 Aanvraagformulier U kunt het aanvraagformulier downloaden van de website van Kunsten en Erfgoed: 3 Praktisch Bezorg uw aanvraag in één exemplaar aan Kunsten en Erfgoed door ze met de gewone post te versturen of persoonlijk bij Kunsten en Erfgoed af te geven tegen ontvangstbewijs. Uw aanvraag moet gedateerd en ondertekend zijn. U mag uw aanvraagdossier daarnaast ook per opsturen. Opgelet: Als indiendatum geldt steeds de datum van de poststempel of de datum van het ontvangstbewijs. Met de datum van het elektronische exemplaar wordt dus geen rekening gehouden. De elektronisch opgestuurde aanvraag dient alleen als extra opvolgingsdossier voor de dossierbehandelaars van Kunsten en Erfgoed. HET KUNSTENDECREET 4

5 Wanneer dien ik mijn aanvraag in? U dient uw aanvraag minstens twee maanden voor de start van het initiatief in. Als het door onvoorziene omstandigheden voor u niet mogelijk is om die deadline te halen, kunt u uw aanvraag toch nog indienen, op voorwaarde dat u grondig motiveert waarom u te laat bent met uw aanvraag. Opgelet: De deadline van twee maanden blijft de richtlijn. Als een later ingediende aanvraag (met motivatie) nog wordt aanvaard, zal de doorlooptijd toch even veel tijd in beslag nemen als bij een aanvraag die op tijd werd ingediend. Op later ingediende dossiers is er dus geen versnelde procedure van toepassing. Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld? 1 Is de aanvraag op tijd ingediend? Als u uw aanvraag niet op tijd hebt ingediend, zal Kunsten en Erfgoed beslissen of de reden die u in uw motivering uiteenzet, voldoende is om het dossier toch ontvankelijk te verklaren. Bijvoorbeeld: Als de buitenlandse organisatie u pas één maand voor de start van het initiatief uitnodigt en u dus onmogelijk uw aanvraag eerder kon indienen, kunnen de dossierbehandelaars van Kunsten en Erfgoed het dossier toch in aanmerking nemen. U moet die reden dan wel duidelijk vermelden in uw aanvraagdossier en als dat mogelijk is, de uitnodiging van de buitenlandse organisator bij uw motivering voegen. Niet op de hoogte zijn van deze subsidievorm of van de regelgeving is geen geldige reden om het dossier te laat in te dienen. 2 Voldoet de aanvraag aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een subsidie? Kunsten en Erfgoed zal nakijken of uw aanvraag voldoet aan de voorwaarden. U vindt die voorwaarden in de rubriek Kom ik in aanmerking? op pagina 3. 3 Is de begroting correct en volledig? In de begroting vermeldt u alle inkomsten en uitgaven met betrekking tot de reis-, verblijf- en transportkosten die te maken hebben met het initiatief waarvoor u een tegemoetkoming aanvraagt. Kunsten en Erfgoed zal nagaan of de begrote bedragen in aanmerking komen voor subsidiëring. Dat wil zeggen dat alleen de reis-, verblijf- en transportkosten in aanmerking worden genomen (zie rubriek Welke kosten worden ondersteund? op pagina 2). HET KUNSTENDECREET 5

6 Kunsten en Erfgoed zal ook kijken of de begrote bedragen realistisch zijn ingeschat. Daarvoor wordt uw dossier met gelijksoortige dossiers vergeleken. Als de dossierbehandelaar vermoedt dat u de kosten te hoog hebt ingeschat, zal hij ze checken aan de hand van de gangbare prijzen op verschillende internetsites. Als u bepaalde kosten inderdaad te hoog hebt ingeschat, zal Kunsten en Erfgoed ze verminderen. Het is belangrijk dat de begroting voldoende gedetailleerd is. Als u er dus voor kiest om bepaalde kosten te groeperen onder één bepaalde post, zorg er dan voor dat u die post voldoende toelicht. 4 Inschatting van de artistieke kwaliteit en meerwaarde Kunsten en Erfgoed moet een duidelijk beeld krijgen van wie u bent en wat u precies gaat doen. Het is dus zeer belangrijk dat u ons voldoende en juiste informatie bezorgt. Op basis van de informatie die u hebt bezorgd, wordt een inschatting gemaakt van: de artistieke kwaliteit van de aanvrager; de internationale uitstraling en het belang van het initiatief en van de buitenlandse locatie of van de buitenlandse partner of partners; de meerwaarde van het initiatief voor de artistieke ontwikkeling van de aanvrager. 5 Doelmatigheid Doelmatigheid heeft te maken met de manier waarop het initiatief binnen uw langetermijnplanning past. Wat is het belang van het initiatief in het kader van de uitbouw van uw oeuvre? Wat wilt u bereiken met dit project? Het gaat daarbij om netwerkuitbouw, publieksverbreding, kennisopbouw, enzovoort. 6 Ecologisch aspect Bij de beoordeling van het aanvraagdossier wordt ook rekening gehouden met uw inspanningen om de ecologische impact van het initiatief zo klein mogelijk te houden. Uit de aanvraag moet blijken dat u hebt nagedacht over de best mogelijke manier om dat te realiseren. Wie beslist over mijn aanvraag? De Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur, beslist op basis van de adviezen van Kunsten en Erfgoed of de tegemoetkoming al dan niet wordt toegekend. HET KUNSTENDECREET 6

7 Wanneer weet ik of mijn aanvraag aanvaard is? Kunsten en Erfgoed verzamelt en beoordeelt de aanvragen. Eén keer per maand worden de adviezen voor een beslissing aan de minister bezorgd. Nadat de minister een beslissing heeft genomen, worden de subsidiebesluiten opgemaakt. Na de ondertekening van de besluiten krijgt u via de gewone post een officiële brief waarin u op de hoogte wordt gebracht van de beslissing van de minister. Opgelet: Er worden geen ontvangstmeldingen gestuurd. In de meldingsbrieven is niet opgenomen waarom u al dan niet een tegemoetkoming zult krijgen. Als u dat wilt, kunt u die motivatie opvragen bij Kunsten en Erfgoed. Moet ik verwijzen naar de steun van de Vlaamse overheid? Als u een subsidie voor uw initiatief ontvangt, moet u de steun van de Vlaamse overheid bekendmaken. Daarom moet u het logo van de Vlaamse overheid opnemen in alle publicaties (drukwerk, websites...) die met het initiatief verband houden. U vindt dit logo op de website van Kunsten en Erfgoed: klik door naar Agentschap Logo s. Hoe wordt de tegemoetkoming uitbetaald? De tegemoetkoming wordt na de realisatie van het initiatief afgerekend. Daarvoor moet u zowel een inhoudelijk als een financieel verslag indienen. Het financieel verslag bevat onder meer een overzicht van de uitgaven en de bewijsstukken. Let er dus op dat u alle bewijsstukken (facturen, bonnetjes ) goed bijhoudt. Uitgebreide richtlijnen voor het opmaken van een afrekeningsdossier en de belangrijke aandachtspunten vindt u op de website van Kunsten en Erfgoed: HET KUNSTENDECREET 7

8 Inhoud WAT IS HET DOEL VAN DE TEGEMOETKOMING? 2 WELKE KOSTEN WORDEN ONDERSTEUND? 2 KOM IK IN AANMERKING? 3 ZIJN ER BEPERKINGEN? 3 HOE DIEN IK MIJN AANVRAAG IN? 4 1 Aanvraagdossier 4 2 Aanvraagformulier 4 3 Praktisch 4 WANNEER DIEN IK MIJN AANVRAAG IN? 5 HOE WORDT MIJN AANVRAAG BEOORDEELD? 5 1 Is de aanvraag op tijd ingediend? 5 2 Voldoet de aanvraag aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een subsidie? 5 3 Is de begroting correct en volledig? 5 4 Inschatting van de artistieke kwaliteit en meerwaarde 6 5 Doelmatigheid 6 6 Ecologisch aspect 6 WIE BESLIST OVER MIJN AANVRAAG? 6 WANNEER WEET IK OF MIJN AANVRAAG AANVAARD IS? 7 MOET IK VERWIJZEN NAAR DE STEUN VAN DE VLAAMSE OVERHEID? 7 HOE WORDT DE TEGEMOETKOMING UITBETAALD? 7 HET KUNSTENDECREET 8