Aanvraag van een subsidie voor jeugdhuizen voor een bovenlokaal project ter bevordering van de artistieke expressie bij jongeren werkjaar 2018

Transcriptie

1 Aanvraag van een subsidie voor jeugdhuizen voor een bovenlokaal project ter bevordering van de artistieke expressie bij jongeren werkjaar 2018 aj-jh-ae-sa //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Afdeling Jeugd Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL Contactpersoon: Erik Van Cauter T F jeugdhuizen@cjsm.vlaanderen.be In te vullen door de behandelende afdeling ontvangstdatum dossiernummer Wie komt in aanmerking voor deze projectsubsidie? Alleen de jeugdhuizen die op het ogenblik van de aanvraag voldoen aan de definitie in artikel 1 en aan de voorwaarden die vermeld zijn in artikel 2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 5 juli 2013 betreffende de toekenning van subsidies aan jeugdhuizen voor de uitvoering van een bovenlokaal project, komen in aanmerking voor subsidiëring. Bij onvoldoende middelen zal de afdeling Jeugd voor het werkjaar 2018 prioriteit geven aan de subsidiëring van In deze richtingaanwijzer geeft Formaat toelichting en advies bij het invullen van het aanvraagformulier voor een bovenlokaal project in We beginnen met een aantal algemene tips, daarna gaan we dieper in op de verschillende onderdelen van het formulier. Tips van Formaat staan in een groen kader. Deze richtingaanwijzer is adviserend. Ze is gebaseerd op onze interpretatie van de regelgeving en ervaringen in de jeugdhuizen de voorbije jaren. Contacteer Formaat bij twijfel over interpretatie. Hier en daar staan verwijzingen naar tools van Formaat. Gebruik deze o.a. om de begroting te maken. Je vindt ze in geel gemarkeerd. Algemene tips: - Wil je weten waarover het gaat? Zoek je richting in hoe artistieke expressie of ondernemerschap in jouw jeugdhuis kunnen vorm krijgen? Lees hier over artistieke expressie en hier over ondernemerschap. Of bel ons om samen te zoeken naar inspirerende voorbeelden. - Richt jouw verhaal aan een buitenstaander. Wie het dossier leest kent jouw context niet. Maak duidelijk waar ideeën of vaststellingen vandaan komen. Wanneer je namen van partners, projecten, methoden of disciplines vermeldt, geef je er best ook kort duiding bij. Voor jou kunnen videomapping of slam poetry helder in de oren klinken, voor iemand die hier niet mee bezig is, niet. - Wees concreet en to the point. Een lang dossier is niet per sé beter. Geef duiding bij toegepaste methodes maar blijf to the point dit is een subsidieaanvraag waarin je vooral moet aangeven wat je zult doen met de aangevraagde middelen. Durf ook keuzes maken met het voorliggende budget kan je niét alles doen en niet iedereen bedienen. Scherpe en afgebakende keuzes maken jouw idee duidelijker, krachtiger, overtuigender (en uiteindelijk jouw project misschien zelfs beter). projecten van jeugdhuizen die in het werkjaar 2017 gesubsidieerd worden op basis van het bovengenoemde besluit. Voorwaarde is dat ze voldoen aan de bepalingen die in het besluit vermeld zijn en dat de uitvoering van het project in het lopende jaar een positieve evaluatie heeft gekregen. Welke subsidie kunt u krijgen? Per project kunt u op jaarbasis ten hoogste personeelssubsidie en ten hoogste 5000 werkingssubsidie ontvangen. Wanneer kunt u een subsidieaanvraag indienen? Er is maar één indiendatum per jaar. U moet de subsidieaanvraag voor 2018 uiterlijk op 1 juni 2017 bij de afdeling Jeugd indienen. Aan wie bezorgt u deze subsidieaanvraag? Vul deze subsidieaanvraag elektronisch in en stuur ze, samen met de bijlagen, naar het e- mailadres bovenaan op dit formulier. De datum van het bericht geldt als indiendatum. U hoeft de aanvraag niet te ondertekenen. Als u bepaalde bijlagen niet via e- mail kunt bezorgen, mag u ze met de post opsturen naar de contactpersoon bovenaan op dit formulier. Verstuur die bijlagen op hetzelfde moment als het e- mailbericht met uw aanvraag.

2 Gegevens van de vereniging 1 Vul hieronder de gegevens van de vereniging in. Nog tips: Alleen als uw organisatie het statuut heeft van een vereniging - Actief zonder schrijven: winstoogmerk, Maak zinnen komt kort ze in en aanmerking vermijd omstandige voor subsidiëring. bewoordingen. Het is sterker om plannen in een Als er wijzigingen in de statuten door de algemene vergadering zijn goedgekeurd die nog niet in het Belgisch Staatsblad subsidieaanvraag in tegenwoordige tijd te beschrijven (we gepubliceerd zijn, voeg dan een kopie van die wijzigingen als bijlage bij dit formulier. doen) en niet op voorwaardelijke wijze (we zouden, we officiële naam kunnen). ondernemingsnummer.. - Denk na over: wat maakt jouw project bovenlokaal? Het IBAN bovenlokale aspect van jouw project kan verschillende vormen aannemen. D.m.v. samenwerking met partners of BIC andere jeugdhuizen, werven van deelnemers uit andere gemeenten, verspreiden van resultaten uit het project in de 2 Vul hieronder de gegevens van de contactpersoon voor dit project in. brede regio, etc. Wees hierin ambitieus maar ook realistisch. voor- en achternaam functie in de vereniging straat en nummer - Zorg dat je voldoet aan de criteria, zie vraag Wil je het reglement er op nalezen? Dat kan via deze link op de website van Afdeling Jeugd. postnummer en gemeente telefoon- of gsm-nummer adres Heb je bij het lezen van deze nota of bij het invullen van jouw aanvraagformulier vragen, contacteer dan Formaat. Via mail: ken.vanroose@formaat.be of tim.bryon@formaat.be Telefonisch: , (Ken), (Tim) Of neem rechtstreeks contact op met de Afdeling Jeugd (zie contactgegevens bovenaan dit formulier. Informatie over het jeugdhuis 3 In deze rubriek (vraag 3 tot en met 10) moet u aantonen dat het jeugdhuis voldoet aan de voorwaarden die vermeld zijn in artikel 2 van het besluit. Alleen als het jeugdhuis aan alle voorwaarden voldoet, komt het in aanmerking voor subsidiëring. Voor nieuwe aanvragen: aan deze criteria moet je voldoen op het moment van de aanvraag (1 juni 2017). Indien je nog niet in orde bent met één of meerdere criteria, zal je aanvraag niet worden weerhouden. Enkelen probeerden dit al, maar tot nu toe zonder succes :) Locatie 4 Vul hieronder het adres van het jeugdhuis in. straat en nummer postnummer en gemeente Ruimtes en openingsuren pagina 2 van 10

3 5 Vermeld in de onderstaande tabel de ruimtes waarover het jeugdhuis beschikt. Het jeugdhuis moet over een afzonderlijke ontmoetingsruimte, een activiteitenruimte en een secretariaatsruimte beschikken. ruimte 1 ruimte 2 ruimte 3 ruimte 4 ruimte 4 naam van de ruimte 6 Vul hieronder voor elke dag van de week de tijdstippen in waarop de ontmoetingsruimte van het jeugdhuis open is. Als het sluitingsuur voor een bepaalde dag niet bepaald is, vermeld dan het tijdstip tot wanneer het jeugdhuis minstens open is. maandag dinsdag openingsuren woensdag donderdag vrijdag zaterdag Uit het uitvoeringsbesluit: Het jeugdhuis beschikt over een ontmoetingsruimte. Deze is, gespreid over ten minste drie dagen, ten minste twintig uur per week open, waarvan minstens vier uur tijdens het weekend. Onder weekend wordt verstaan: vrijdag, zaterdag en zondag. zondag 7 Vul hieronder de sluitingsperiode van het jeugdhuis in. Het jeugdhuis is ten hoogste vier weken per jaar gesloten. In uitzonderlijke gevallen kan van die sluitingsperiode worden afgeweken. Behalve in geval van overmacht moet u uiterlijk een maand voor de sluiting van het jeugdhuis bij de afdeling Jeugd een aanvraag tot afwijking van die voorwaarde indienen. Toegankelijkheid en communicatie 8 Staan het jeugdhuis en zijn activiteiten open voor alle jongeren, zonder onderscheid naar geslacht, seksuele geaardheid, etniciteit, handicap, opleiding, levensbeschouwing en sociaal-economische positie? ja nee 9 Beschikt het jeugdhuis over een voor iedere burger toegankelijk digitaal kanaal waarmee het communiceert over de georganiseerde activiteiten, de openingsuren en de doelstellingen? ja. Vermeld de URL. Nee Digitaal medium = website maar ook een facebookpagina. Zorg wel dat die laatste openbaar raadpleegbaar is, ook voor wie geen Facebookaccount heeft. Bij websites: houdt in het oog dat de website online blijft tijdens de duur van de aanvraagperiode (juni-september 2017). Dit is niet het moment om het betalen van de hosting-factuur wat uit te stellen ;-) 10 Beschrijf hoe het jeugdhuis bijzondere aandacht zal besteden aan de communicatie over dit project. Stel jezelf de vraag: kan een buitenstaander gemakkelijk zien waaruit ons project artistieke expressie of ondernemerschap bestaat? Is het antwoord ja: makkelijk! Vul dan hier in op welke manieren je over het project communiceert. Is het antwoord nee: geef dan hier aan wat je zult doen om daarvoor te zorgen. Waarom wil de overheid bijzondere aandacht voor communicatie? Omdat het soms voorkomt dat een project zo nauw aansluit bij de reguliere werking 2018 dat - pagina het niet 3 van 10 meer zichtbaar is.

4 Bestuur en personeel 11 Bestaat de algemene vergadering uit minstens 20 stemgerechtigde leden, waarvan ten minste 10 leden jonger zijn dan 30 jaar? Voeg bij uw aanvraag een overzicht van de leden van de algemene vergadering, met vermelding van hun geboortedatum. ja Let op: stuur de lijst van werkende leden door, niet de ledenlijst van gewone leden. Het gaat hier om de Nee mensen met stemrecht in de vzw van jouw jeugdhuis. 12 Vul hieronder de voor- en achternaam in van het personeelslid dat het jeugdhuis tewerkstelt. Het jeugdhuis moet werkgever zijn van ten minste één halftijds personeelslid. Opgelet! De subsidies die u op basis van dit besluit kunt krijgen, kunt u niet gebruiken om het loon van dat personeelslid te betalen. 13 Met welke middelen wordt dat personeelslid bezoldigd? met eigen middelen met sponsoring Heb je hier vragen over, contacteer dan zeker Formaat! met een subsidie. Welke overheid verleent die subsidie? Informatie over het project 14 Geef een bondige omschrijving van het project. Een aantal alinea s zijn hier voldoende om kort te beschrijven hoe het project er zal uit zien. Focus op de grote lijnen. Ga nog niet te veel in detail wat betreft doelstellingen, doelgroepen,. Dit kan je kwijt onder de vragen die volgen. Het volgende kan hier aan bod komen: - Waar staat het jeugdhuis voor en waarom een bovenlokaal project? - Wat is de uitgangssituatie, de uitdaging of het probleem dat je met het project wil aanpakken? - Hoe ga je dat in grote lijnen doen, welke disciplines of methodes, welke grote mijlpalen voorzie je in het jaar dat komt? - Wat is het eindresultaat na het projectjaar, wat heb je bereikt, wat is er veranderd? Voor projecten die al lopen: deze aanvraag gaat over het project in 2018, niet over het lopend jaar! Beschrijf dus vooral het project in de toekomst, niet hoe het er vandaag uit ziet of wat je hebt gedaan in het verleden (doe dat enkel kort i.f.v. de uitgangssituatie want je mag natuurlijk ook verder bouwen op iets als je daar een reden toe hebt) pagina 4 van 10

5 15 Wat zijn de doelstellingen van het project? Start met kwalitatieve doelstellingen en maak die concreter met een aantal kwantitatieve doelstellingen die daaruit volgen. Kwalitatieve doelstellingen zeggen iets over de bredere resultaten die je wil bereiken maar zijn eerder subjectief en moeilijker meetbaar. Je kan hier o.a. benoemen aan welk soort competenties je wil werken, benoemen wat het eindproduct of resultaat van je project is, welke zaken je wil te weten komen, wat je met het jeugdhuis wil bereiken, Een bijvoorbeeld: Jongeren aanzetten tot actieve kunstbeleving. Een kwantitatieve doelstelling die daaruit volgt, kan dan zijn: 5 workshops organiseren rond diverse kunstdisciplines waarin jongeren actief aan de slag gaan. De kwantitatieve doelstellingen vertellen dus iets over hoe je het realiseren van de overkoepelende doelstellingen aanpakt. Benoem niet alleen projectdoelstellingen, maar ook doelstellingen voor het jeugdhuis in het algemeen. Deze werkwijze maakt het evalueren eenvoudiger de bereikte kwantitatieve doelstellingen geven je een indicatie over de mate waarin je de kwalitatieve doelstelling hebt behaald. 16 Welke meerwaarde heeft het project voor de huidige werking van het jeugdhuis? Enkele insteken, pik er de zaken uit die voor jouw jeugdhuis belangrijk zijn: - Wat kan het project betekenen voor de werking van het jeugdhuis? - Wat kan het project betekenen voor het activiteitenaanbod? - Wat kan het project betekenen voor de vrijwilligerswerking? - Wat kan het project betekenen op vlak van netwerk rond het jeugdhuis (samenwerkingen met lokale of regionale partners)? - Wat kan het project betekenen op zakelijk vlak: boekhouding, werkgeverschap, etc? - Wat kan het project betekenen op vlak van communicatie door het jeugdhuis? - Wat kan het project betekenen op vlak van bereikt publiek? Met meerwaarde wordt gepeild naar wat het project kan teweegbrengen, bovenop de bestaande werking, dus naar zaken die nu nog niet (genoeg) gebeuren/bestaan, etc. 17 Welke doelgroepen wil het jeugdhuis met dit project bereiken, in het bijzonder in geografisch opzicht? Een kwantitatieve benadering is mogelijk maar focus vooral op wie je wil bereiken en waarom, waar en wanneer, van waar ze komen, Tip: werk in niveaus/soorten doelgroepen. Tip: Onderscheid effectieve deelnemers van verschillende soorten activiteiten (lange, korte trajecten, etc), bezoekers van toonmomenten, vaste of occasionele deelnemers, etc. 18 Hoe worden er vrijwilligers bij het project betrokken? - Hoe betrek je bestaande vrijwilligers uit het jeugdhuis? (tip: stel een stuurgroep samen) - Hoe wil je het project gebruiken om nieuwe vrijwilligers te werven? - Hoe wil je het project gebruiken om het vrijwilligersbeleid van het jeugdhuis te vernieuwen? - Welke taken en rollen wil je toewijzen aan vrijwilligers? Welke verschillende niveaus zie je daarin? pagina 5 van 10

6 19 Geef een concrete timing en planning van het project. Geef maand per maand weer hoe je project evolueert, besteed voldoende aandacht aan de grote mijlpalen en hoe het traject er uit ziet voor en na deze mijlpalen (wervingsacties, werkmomenten, toonmomenten, ). Benoem de fases in die je wil doorlopen op verschillende sporen en niveaus: - Welk traject leg je af met ondersteunende vrijwilligers, stuurgroep, partners? - Heb aandacht voor wervingsfase, onderzoeksfase, - Welk traject leg je af met deelnemers? - Welk traject leg je af met begeleiders? - Wanneer plan je bepaalde activiteiten? - Wanneer toon je resultaten? - 20 Beschrijf hoe het jeugdhuis verwacht dat het project zal evolueren over een periode van drie jaar. Neem hier het project van 2018 als startpunt. Vermijd hier een al te grondige omschrijving van de historiek van je project. De focus van dit onderdeel ligt op wat je wil doen in 2018, 2019 en heb je (in principe) al beschreven onder de vorige punten. Haal waar nodig nog kort de hoofdlijnen aan, verwijs voor de rest telkens naar de vorige relevante punten. Beschrijf daarna beknopt (!) de ruimere, meer strategische doelstellingen die je nog wil realiseren in 2018 en 2019 en de manier waarop je dit wil doen. 21 Wilt u met deze aanvraag een project voortzetten waarvoor u in 2017 al een subsidie ontvangt? ja. Ga naar vraag 22. nee. Ga naar vraag Geef hieronder een beschrijving van de uitvoering van dat project in Vermeld of het project werd of wordt uitgevoerd zoals gepland. Als dat niet het geval was, beschrijf dan hoe het project eventueel werd of wordt bijgestuurd. Vertrek voor dit punt vooral van wat je hebt gerealiseerd, wat je leerde tot nu toe en hoe je eventueel hebt bijgestuurd. Geef een constructief antwoord met grote lijnen en focus dus niet enkel op wat je (nog) niet hebt gerealiseerd of wat (nog) niet is gelukt (het is immers nogal logisch dat je nog niet alles hebt gedaan want het jaar is nog niet halfweg). Twijfel je over hoever je in detail moet gaan? Neem dan telefonisch contact op met Formaat of de Afdeling Jeugd en leg jouw case voor. 23 Welke taken zullen de personeelsleden die u met deze projectsubsidie wilt bezoldigen, opnemen om het project te realiseren? taken van het personeelslid - functieomschrijving personeelslid 1 personeelslid 2 personeelslid 3 Wees bij deze vraag absoluut grondig en uitgebreid! Is het takenpakket dat je omschrijft, effectief voldoende voor het tewerkstellingsvolume dat je verderop vraagt? Niet-gesubsidieerde loonkost van een coördinator of andere collega die tijd zal investeren in het project kan eventueel ook opgenomen worden in deze vraag. We adviseren dit enkel te doen wanneer de loonkost van de projectmedewerker onvoldoende zou zijn voor de beschikbare totale loonsubsidie. Twijfel je hierover of heb je er vragen bij: contacteer zeker Formaat! pagina 6 van 10

7 24 Geef de naam van de partners waarmee u voor dit project samenwerkt en beschrijf kort de aard van de samenwerking. Om voor deze subsidie in aanmerking te kunnen komen, bent u verplicht samen te werken met of ondersteund en begeleid te worden door andere deskundigen. naam van de partner aard van de samenwerking of ondersteuning Geef duidelijk aan waarom je met deze partner samenwerkt. Dit kan gaan over gedeelde expertise, sponsoring, subsidiëring, communicatie, netwerk, gezamenlijke projecten, logistieke ondersteuning, etc. Enkel échte partners! Vermeld enkel organisaties met wie je al contact had over het toekomstig project of nog beter: een lopende of principiële overeenkomst. Een intentieverklaring als bijlage maakt de aanvraag sterker. Je vind hier invulbare voorbeelden van intentieverklaringen voor artistieke expressie en ondernemerschap. Oppervlakkige partnerschappen hoef je hier niet te vermelden (classic: organisaties die jouw aanbod mee communiceren zonder verdere echte betrokkenheid, of omgekeerd). Je mag deze partners wel in je achterzak hebben maar zij zorgen er niet voor dat jouw project staat of valt. Veel partners in deze categorie maken deze lijst dus niet sterker. Focus dus op inhoudelijke, evenwaardige partnerschappen! Interessante lectuur (in het engels) over samenwerken in en met non-profitorganisaties vindt je via deze link pagina 7 van 10

8 Financiële informatie Raming van de uitgaven 25 Geef hieronder een raming van de uitgaven voor het project. Som alle uitgaven op die met het project verbonden zijn. Het kan zowel om werkings- als om personeelskosten gaan. Geef bij uitgaven aan over welke soort uitgave het gaat (bijvoorbeeld drukwerk, loon, vrijwilligersvergoeding). Bij toelichting geeft u een verantwoording of nadere omschrijving van de uitgave (bijvoorbeeld tijdschrift, medewerker, lesgever). uitgaven toelichting bedrag werkingskosten Werkingskosten zijn alle kosten verbonden aan de uitvoering van het project, behalve kosten verbonden aan de tewerkstelling. Werkingskosten zijn o.a.: kosten voor drukwerk en communicatie, vergoedingen (KVR, vrijwilligers, freelance), productiekosten, huur, catering, aankoop materiaal, secretariaatskosten, verzekeringen, telefonie, energie, auteursrechten, kosten sociaal secretariaat, boekhoudkosten, vormingskosten, etc. Tip: Je begroting wordt overzichtelijker wanneer je werkt in categorieën volgens aard van kosten en niet o.b.v. kosten verbonden aan specifieke activiteiten. Tip: gebruik de tool eenvoudige begroting-kasboek werkingskosten van Formaat. Je vindt deze op Google Drive via deze link. Maak een account op Drive en een kopie van de tool als je die zelf wil gebruiken. personeelskosten Personeelskosten zijn kosten verbonden aan de tewerkstelling van personeel dat bij de vzw in dienst is, rechtstreeks (arbeidscontract) of als interim (via interimkantoor, sociaal bureau voor kunstenaars). Voor deze kosten is er tussen het jeugdhuis en het personeel waarvoor de kosten worden gemaakt, altijd een relatie met een arbeidscontract. Let op! Freelancecontracten zijn geen personeelskost want deze personen zijn niet in dienst. Let op! Ook kosten m.b.t. vorming en opleiding van het personeel en de beheerskosten van het sociaal secretariaat zijn geen personeelskost. De personeelskost omvat wel: - Brutoloon - Enkel en dubbel vakantiegeld - Eindejaarspremie - Bedrijfsvoorheffing - Arbeidsongevallenverzekering - Woon-werkverkeer - Eventueel extralegale voordelen zoals ecocheques of maaltijdcheques Tip: gebruik de tool loonkosten van Formaat, zo weet je beter waar je aan toe bent en welke marge er eventueel is. Je vindt deze tool op de website van Formaat via deze link. Tip: vraag niet minder dan het maximumbedrag aan ( personeelssubsidie) totaal van de uitgaven pagina 8 van 10

9 Raming van de inkomsten 26 Geef hieronder een raming van de inkomsten van het project. Onder inkomsten verstaan we zowel de te verwachten of aangevraagde subsidies, als andere te verwachten of verworven inkomsten. Vul in de rechterkolom naast afdeling Jeugd de subsidiebedragen in die u met deze aanvraag wilt ontvangen. subsidies afdeling of entiteit + naam van de subsidielijn bedrag Vlaamse overheid afdeling Jeugd: toegezegde werkingssubsidie toegezegde personeelssubsidie VIA-aandeel: andere (Vlaamse overheid) Voor bovenlokale projecten die al lopen en continuering aanvragen: gemeentebestuur begroot de VIA-middelen die het jeugdhuis in 2018 zal ontvangen met de tool van Formaat die je vindt via deze link. provinciebestuur Vlaamse Gemeenschapscommissie Speciale gevallen: - Heb je een lopend project maar was er in het eerste kwartaal van federale overheid 2017 geen personeel aan de slag op het lopend bovenlokaal project, dan hoef je geen VIA-middelen te begroten voor Europese overheid - Is dit een eerste aanvraag? Dan heb je dit jaar natuurlijk nog geen projectmedewerker in dienst en krijg je in 2018 geen bijkomende VIAmiddelen andere inkomsten naam daarvoor. In deze eerste aanvraag hoef bedrag je dan ook geen VIA- beschrijving of middelen te begroten. privésponsoring inkomsten van het project Heb je nog vragen hierover, raadpleeg dan de Q&A via deze link. eigen middelen andere middelen Tip: zorg dat de inkomsten en uitgaven in evenwicht eindigen. Het is niet de bedoeling dat je winst maakt. Eindig je met een tekort, vul dan aan met eigen middelen tot je in evenwicht eindigt of bespaar op uitgaven. totaal van de inkomsten 27 Vul hieronder de gegevens van de subsidiebedragen van de andere overheden in die u bij vraag 26 hebt ingevuld. Als de subsidie is aangevraagd, maar nog niet is toegezegd, kruist u het hokje aan in de kolom aangevraagd. Als de subsidie is aangevraagd en al is toegezegd, kruist u het hokje aan in de kolom toegezegd. naam overheid subsidiebedrag aangevraagd toegezegd Bij te voegen bewijsstukken 28 Voeg de volgende documenten bij uw verslag: - als er wijzigingen in de statuten door de algemene vergadering zijn goedgekeurd die nog niet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd zijn, een kopie van die wijzigingen (zie vraag 1) - een overzicht van de leden van de algemene vergadering, met vermelding van hun geboortedatum (zie vraag 11) - nuttige informatie over uw project pagina 9 van 10

10 29 Kruis alle bewijsstukken aan die u bij dit formulier voegt en geef telkens aan op welke manier u ons het bewijsstuk bezorgt. een kopie van de eventuele laatste wijzigingen in de statuten via met de post een overzicht van de leden van de algemene vergadering, met vermelding van hun geboortedatum via met de post nuttige informatie over uw project, namelijk: via met de post de URL van een website met nuttige informatie over het project: Tip: dubbelcheck de leeftijd en de verjaardagen van leden van de algemene vergadering! Doordat mensen nu eenmaal soms jarig zijn, is er een waterkans dat je dit criterium net niet haalt wanneer de Afdeling de aanvragen nakijkt better safe.. Verklaring 30 Vul de onderstaande verklaring in. De verklaring moet worden ingevuld door een lid van de raad van bestuur. Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn. Ik verklaar dat ik de Vlaamse overheid op de hoogte zal brengen van elke wijziging die betrekking heeft op deze subsidieaanvraag. datum voor- en achternaam functie in de vereniging dag maand jaar Hoe gaat het verder met uw subsidieaanvraag? 31 Uw subsidieaanvraag wordt behandeld door de afdeling Jeugd, die een voorstel van beslissing formuleert. Op basis van dat voorstel en van deze subsidieaanvraag beslist de minister uiterlijk op 15 september 2017 of hij uw project al dan niet subsidieert. De afdeling Jeugd brengt u met een brief op de hoogte van de beslissing van de minister. Als er onvoldoende middelen voorhanden zijn, zal de afdeling Jeugd voor het werkjaar 2018 prioriteit geven aan de subsidiëring van projecten van jeugdhuizen die in het werkjaar 2017 gesubsidieerd worden op basis van het besluit van de Vlaamse Regering van 5 juli 2013 betreffende de toekenning van subsidies aan jeugdhuizen voor de uitvoering van een bovenlokaal project. Voorwaarde is dat ze voldoen aan de bepalingen die in het besluit vermeld zijn en dat de uitvoering van het project in het lopende jaar een positieve evaluatie heeft gekregen. Privacywaarborg 32 De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand dat de afdeling Jeugd gebruikt voor de behandeling van uw dossier. Uw gegevens worden eveneens gebruikt om informatie over het jeugdbeleid te verspreiden en ze kunnen later ook anoniem verwerkt worden voor statistische of wetenschappelijke doeleinden. U hebt het recht om uw gegevens te raadplegen en zo nodig te laten verbeteren pagina 10 van 10