t., ^ VERZONDEN 2 O JÜNi2013 Toezending ontwerpbegroting RUD Zuid-Limburg 2013, meerjarenbegroting

Transcriptie

1 wl ZuidUmburg De raad van de gemeente Brunssum Postbus AG BRUNSSUM Ons kenmerk Uw kenmerk Bijlage(n) Onderwerp 2013/35375 Maastricht 20 juni 2013 t., ^ VERZONDEN 2 O JÜNi2013 b.van.marrewijk@prvlimburg.nl Toezending ontwerpbegroting RUD Zuid-Limburg 2013, meerjarenbegroting Geachte raad, Op grond van artikel 28 van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Zuid-Limburg zenden wij u hierbij de ontwerpbegroting RUD Zuid-Limburg toe. Wij verzoeken u de ontwerpbegroting voor een ieder ter inzage te leggen en tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar te stellen. Op 17 juni jl. is in de vergadering van het Algemeen Bestuur een presentatie van de - toen nog - conceptbegroting gegeven. Deze conceptbegroting is inmiddels omgezet tot een ontwerpbegroting en meerjarenbegroting Binnen 10 weken na toezending kunt u uw zienswijze doen blijken. Mocht uw raad vanwege uw vergaderschema niet voor 29 augustus 2013 tot behandeling kunnen overgaan, dan ontvangen wij graag bericht over de datum van venwachte behandeling en toezending van de zienswijze via uw (commissie)griffier. Met vriendelijke groet, Het Dagelijks Bestuur van de RUD Zuid-Limburg de secretaris, L.M. Kobes Postbus MA Maastricht info(a)mdzuidlimbura.nl Tel (043) Fax (043) Bezoekadres: Limburglaan 10, Maastricht

2 tn tn ïmzw/wlimburg TOELICHTING BEGROTING RUD ZUID-LIMBURG 2013, MEERJARENBEGROTING VOOR RADEN VAN GEMEENTEN/PROVINCIALE STATEN Op 22 september 2012 is het Bedrijfsplan "Naar een succesvolle en professionele RUD Zuid-Limburg"als voorgenomen besluit vastgesteld door de colleges van de deelnemende gemeenten en de provincie. De randvoorwaarden, kaders en uitgangspunten in dit bedrijfsplan vormen de leidraad voor het begrotingsmodel van de RUD Zuid-Limburg. De primaire (formatie)cijfers uit het lof plan van 6 februari 2013 (voorgenomen besluit Dagelijks Bestuur RUD Zuid-Limburg) vormen de input voor het voorliggend begrotingsmodel. De overheadformatie wordt gedeeltelijk ingehuurd bij een van de latende partijen vanuit efficiency-overwegingen, gedeeltelijk ingehuurd bij andere latende partijen en gedeeltelijk in dienst genomen bij de RUD Zuid-Limburg. Aan de hand van deze toelichting maken wij u deelgenoot van de opbouw en de uitkomsten van het begrotingsmodel voor de RUD Zuid-Limburg. Achtereenvolgens wordt in deze toelichting ingegaan op: 1. Analyse van de formatie; 2. Analyse van de kosten; 3. Verdeling van de kosten; 4. Mogelijke risico's en kanttekeningen bij de begroting. 1 I ANALYSE VAN DE FORMATIE Huidige formatie deelnemende partijen De formatie is een belangrijke basis voor de uitwerking van het begrotingsmodel. De huidige beschikbare primaire formatie op de taakvelden die in de RUD Zuid-Limburg worden ondergebracht bedraagt in totaal fte (verwachte formatie per 1/1/15). Deze primaire formatie is overgenomen uit het lof plan en het daarop volgende addendum. Bovenop de huidige primaire formatie is een aantal ondersteunde functies opgenomen. Deze overheadformatie ondersteunt de RUD Zuid-Limburg op het gebied van management, secretariaat en bedrijfsvoeringsfuncties (PIOFAHJC-taken). De omvang van de overhead die geplaatst wordt bij de RUD Zuid Limburg is 9,3 fte. De totale formatie komt daarmee uit op 91,4 fte. De primaire formatie RUD Zuid-Limburg is als volgt opgebouwd: Functies Vergunningverlening Handhaving Juristen Technische adviseurs Totaal Tabel 1: primaire formatie RUD Zuid-Limburg. Formatie 27,4 fte 25,3 fte 8,0 fte 21,4 fte 82,1 fte

3 Cl Cl De volgende ondersteunende functies komen in dienst van de RUD Zuid-Limburg: Functies Directeur Afdelingshoofden Managementassistente HR-adviseur Controller Communicatiemedewerker Secretaresse Totaal Formatie 1,0 fte 3,0 fte 1,0 fte 1,0 fte 0,8 fte 0,5 fte 2,0 fte 9,3 fte Tabel 2: ondersteunende functies RUD Zuid-Limburg 2 I ANALYSE VAN DE KOSTEN Kosten RUD Zuid-Limburg De kosten voor de RUD Zuid Limburg kunnen worden onderverdeeld naar de volgende kostenposten: a. Eenmalige kosten (projectbegroting) b. Structurele kosten (exploitatiebegroting) Eenmalige kosten Voor het neerzetten van de RUD Zuid-Limburg is in het bedrijfsplan van september 2012 ingestemd met een eenmalige investering (ofwel de opstartbegroting) ad De opstartbegroting bevat enkel 'out of pocket' kosten t/m 1 juli Inzet van personeel vanuit de deelnemende partijen ten behoeve van het project, wordt niet ten laste gebracht van de opstartbegroting van de RUD Zuid-Limburg. Er is uitgegaan van een evenredige personele inzet vanuit de deelnemende partijen in de voorbereidingsfase richting de vorming van de RUD Zuid-Limburg. De kosten worden conform de verwachte inbreng in het 2^ halfjaar 2013 in rekening gebracht bij de deelnemende partijen. Eind 2012 bent u hierover geïnformeerd. De ingecalculeerde overschrijdingen met betrekking tot de advieskosten (waardoor het proces versneld kon worden) worden betaald door de provincie. Een groot gedeelte van de kosten van de opstartbegroting betreffen ICT-voorzieningen. Deze worden in 2013 en 2014 gemaakl Daarnaast vervallen een aantal kosten uit de opstartbegroting doordat deze o.a. in de aanbieding van de provincie zitten. De verwachte besparing ad zal gebruikt worden ter dekking van de overheadkosten in het 2^ halfjaar in Begroting Structurele kosten (exploitatie) Voor de exploitatie van de RUD Zuid Limburg is in het bedrijfsplan een realistische, maar zo scherp mogelijke, begroting gemaakl In deze notitie lichten wij de definitieve begroting van de RUD Zuid- Limburg toe die is gebaseerd op feitelijke situatie. Onderstaand worden de kostenposten een voor een toegelicht. Conform het bedrijfsplan zal er een efficiencykorting op de personeelskosten worden doorgevoerd van 5% voor de deelnemende gemeenten in de periode De Provincie heeft reeds voor de inbreng in de RUD Zuid-Limburg een efficiencywinst van 10% ingeboekt. De onderstaande

4 toelichting is gebaseerd op de begroting De bijgevoegde begroting is exclusief indexatie. Deze wordt jaarlijks bepaald conform de index CBS. PERSONEEL Personeelskosten De loonsommen voor de primaire formatie (82,1 fte) en de overheadfuncties (9,3 fte) in dienst bij de RUD Zuid Limburg zijn berekend op basis periodiek 10 (max -/-1) van de functieschalen van de gemeentelijke CAO. De totale personeelskosten bedragen Opleidingskosten Voor de opleidingskosten is een budget geraamd dat 2% van de personeelskosten beslaat, deze bedraagt Algemene personeelskosten De algemene personeelskosten bedragen 3,5% van de personeelskosten, dit budget is bijvoorbeeld voor reiskosten, overwerk, onregelmatige diensten, personeelsfeesten etc. Daamaast zijn er separaat kosten geraamd ten behoeve van de OR, Arbozorg en de vertrouwenspersoon. De totale algemene personeelskosten zijn PERSONEEL DERDEN Inhuur bij ziekte Voor inhuur ten behoeve van langdurige ziekte is een post opgenomen van 2% van de personeelskosten. Deze bedraagt Inhuur ICT/telefonie Dit zijn kosten voor het gebruik van mobiele telefoons en tabiets. Hiervoor is een post opgenomen ter hoogte van Inhuur ondersteunende diensten niet in dienst bij de RUD Zuid-Limburg De RUD Zuid Limburg gaat ondersteunende diensten inkopen bij de latende organisaties. Voor de inhuur van alle overige ondersteunende diensten die niet in dienst komen bij de RUD Zuid Limburg is een bedrag geraamd van De personele overhead welke direct gerelateerd zijn aan de systemen, zoals de medewerker voor p&o systemen, de financiële systemen en de overige iet-systemen worden rechtstreeks ingekocht bij de provincie. Mogelijk is dat in een latere fase deze diensten ook ingekocht kunnen gaan worden bij het nog op te richten Shared Service Centrum (SSC). Overige zaken die hier onder vallen zijn het secretariaat (1 fte), juridische ondersteuning en inkoop- en aanbesteding.

5 Postverwerking en archief provinciaal basistakenpakket Dit zijn kosten voor de postverwerking en het archief ten behoeve van het provinciaal basistakenpakket. Deze kosten zijn geraamd op , deze kosten worden apart betaald door de provincie. KAPITAALLASTEN ICT Dit betreft de afschrijvings- en rentekosten van het nog aan te schaffen archiveringssysteem, het managementsysteem en mogelijk een aantal specifieke systemen. De basisapplicatie zit in de aanbieding van de provincie. INDIRECTE KOSTEN Huisvesting (pandgebonden) De huisvesting vindt plaats in een vleugel van het provinciehuis. De kosten per fte bedragen De RUD heeft voor 103 fte werkplekken afgenomen. De kosten moeten met de factor 0,7 worden vermenigvuldigd i.v.m. het concept van flexibel werken. Huisvesting (dienst gebonden) De kosten per fte bedragen per fte. De RUD Zuid-Limburg heeft 103 fte afgenomen. ICT jaarlijkse exploitatielasten Decentrale werkplek De kosten per fte bedragen 463 per fte. De RUD heeft voor 103 fte plekken afgenomen. De kosten moeten met de factor 0,7 worden vermenigvuldigd i.v.m. het concept van flexibel werken. Centrale infrastructuur en helpdesk De kosten per fte bedragen per fte. De RUD heeft voor 103 fte afgenomen. Korting provincie ICT en huisvesting De provincie heeft in haar aanbieding voor de huisvesting aangegeven 2 jaar niet in rekening te brengen. Daarnaast verstrekt zij een bijdrage ad in de frictiekosten. Deze besparing zijn omgerekend in het totale contract van 7 jaar, hetgeen resulteert in een jaarlijkse korting van Vanaf jaar 8 vervalt deze korting. Licenties De RUD maakt gebruikt van de ICT van de provincie. Hierbij moet men denken aan de P&O-, Financiële-, tijdschrijf-, website-en managementsystemen. Hiervoor moeten licenties voor aangeschaft worden. De kosten worden geraamd op Overige ICT Met name in de beginfase is ICT een belangrijke factor in het slagen van de RUD en het organiseren van de processen tussen de RUD en de deelnemende partijen. Een bedrag van is hiervoor beschikbaar.

6 l/l/ager7par/( Het bedrijfsplan van september 2012 ging uit van 6 auto's t.b.v. de RUD, kosten De provincie beschikt echter momenteel over 12 auto's en brengt deze ook in. De kosten die hiermee gemoeid zijn, , worden separaat betaald door de provincie. Mocht in de toekomst blijken dat de gehele RUD gebruik gaat maken van deze voertuigen en er geen extra auto's noodzakelijk zijn dat zullen zowel de kosten, alsook de bijdrage van de provincie, evenredig dalen. Diverse kosten Dit betreft met name een aantal verplichte lidmaatschappen, zoals het lidmaatschap voor de omgevingsdienst ( ) en coördinatie DCRM ( ). Daarnaast beschikt de RUD over een adviescommissie. Het budget voor deze commissie bedraagt inclusief vergoedingen De RUD is rekeninghouder bij de BNG. Kosten begroot De verzekeringskosten voor het personeel van de RUD bedragen Per medewerker is er een post drukwerk / porto / abonnementen geraamd van 400 p.p., in totaal afgerond De provincie beschikt over eigen 24/u milieuklachtentelefoon. De toerekening naar de RUD bedraagt en wordt separaat betaald door de provincie. Tenslotte wordt een restpost ad geraamd voor overige kosten. Accountant De jaarlijkse kosten voor de accountant zijn Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door Koenen&Co. ONVOORZIEN In de begroting is een post onvoorzien opgenomen van 5% over alle posten, exclusief de personeelskosten. Totaal is dit een bedrag van circa De totale exploitatie van de RUD Zuid-Limburg komt uit op een bedrag van 7,7 miljoen bij de start van de samenwerking. 3 I VERDELING VAN DE KOSTEN De bijdrage aan de eenmalige kosten (projectkosten) en de structurele kosten (exploitatiekosten) van de RUD Zuid-Limburg is bepaald naar rato van de huidige formatie. In de huidige situatie hebben de deelnemende organisatie gezamenlijk circa 82 fte primair proces. De eerste vier jaren is het model van 'inputfinanciering'. De deelnemende partijen gebruiken de eerste jaren van de samenwerking om naar elkaar toe te groeien, om werkwijzen te harmoniseren en processen te standaardiseren. De RUD Zuid Limburg kan in die periode, door gerichte registratie van uren en kosten, zicht krijgen op de feitelijke kosten per product/ dienst. Op grond van dit inzicht kan na vier jaren worden overgestapt op een model van 'outputfinanciering'. In een aparte bijlage is zichtbaar wat de kosten zijn per deelnemende vanaf Hetjaar 2013 is een overgangsjaar. De gemaakte overheadkosten zullen zoveel mogelijk bekostigd worden uit de vrijval van de opstartbegroting. De meerkosten zullen evenredig worden verdeeld over de deelnemende partijen.

7 WG B-kosten Tot en met 2013 liggen de WGB-taken (Verklaring Van Geen Bedenkingen) en de financiering ervan bij de provincie. De provincie brengt deze taken ook in. Echter vanaf 2014 gaat de bevoegdheid over van Gedeputeerde Staten naar Burgemeester en Wethouders en gaat de financiering over van het provinciefonds naar het gemeentefonds. Dit betekent dat de gemeente deze taak ("milieuvoorschriften") dan ook moet financieren. Het Rijk heeft aangekondigd meer duidelijkheid in de financiering te verschaffen middels de septembercirculaire In de bijdrage per deelnemer is in een aparte kolom het bedrag dat gemoeid is met de WGB-taken aangegeven. 4 I MOGELIJKE RISICO'S EN KANTTEKENINGEN BIJ DE BEGROTING Voor het daadwerkelijk realiseren van voorgaand geschetste begroting van de RUD Zuid-Limburg, is een aantal risico's en aandachtspunten benoemd. O Na 7 jaar loopt het contract met betrekking tot huisvesting en ICT tussen de provincie en de RUD Zuid-Limburg af. Mogelijkerwijs neemt de begroting na 7 jaar toe met O Bij de opmaak van de begroting was er nog geen overeenstemming met het (B)GO en de (B)OR over het sociaal plan. In deze begroting is uitgegaan van aannames. Afhankelijk van het eindresultaat kan een en ander leiden tot een bijstelling van de begroting en / of verhoging van de frictiekosten bij de latende organisaties. O De ontstane frictiekosten zijn voor rekening van de latende organisaties. De begroting 2013, meerjarenbegroting is exclusief indexatie. Jaarlijks worden de bedragen geïndexeerd conform de index CBS. O Conform de GR mag de RUD Zuid-Limburg een eventueel positief saldo toevoegen aan haar algemene reserve t.b.v. het opbouwen van een weerstandsvermogen. Deze mag maximaal 10% van de exploitatiebegroting bedragen. Door middel van een nog op te stellen weerstandsnota zal een eventuele reserve verder worden onderbouwd.

8 Cl Cl Beschikbare uren basistaken en specialistische Bijdrage per Bijdrage per Tofcen voor taken /10/ /01/2014 Beek 3, Brunssum 0, Eijsden-Margraten 0, Gulpen-Wittem 0, Heerlen 4, Kerkrade 1, Landgraaf 0, Maastricht 7, Meerssen 1, Nuth 3, Onderbanken 0, Schinnen 0, Simpelveld 0, Sittard-Geleen 5, Stein 4, Vaals 0, Valkenburg aan de Geul 0, Voerendaal 0, Provincie, deel Zuid 32, Brzo en IPPC cat. 4 gemeenten in Limburg-Noord 0, Totaal(uren) 67, start start 01/10/ /01/2014 totale kosten personeelskosten extra kosten besparing opstartbegroting fe financieren 377, per fte kosten per fte kosten per fte bedrijfsplan verschil Totaal (fte) van RUD Zuid-Limburg 67, Totaal (fte) van RUD Noord-Limburg F 13, Totaal (fte) in RUD Zuid-Umburg 80,

9 Cl Cl t:.i in u;:) 1 aescnikoare öescnikdore bescnikoare «osten Kosren Kosren uren Verschuiving uren uren basistaken Verschuiving basistaken basistaken en uren vvgb basistaken en basistaken en en uren vvgb en Kosten Totale kosten specialistische bedrijven (per specialistische specialistische specialisti bedrijven (per specialistisc Ingroei basistaken en taken 1-7- jaar) op 1-1- taken 1-1- Ingroei op 1-1- taken 1-1- sche taken jaar) op 1-1- he taken 1- op 1-1- specialistische Taken voor Taken voor taken Beek 3,20 0,19 3,39 0,00 3,39 Beek Brunssum 0,55 0,10 0,65 0,00 0,65 Brunssum Eijsden-Margraten 0,09 0,10 0,19 0,78 0,97 Eijsden-Margraten Gulpen-Wittem 0,53 0,00 0,53 0,00 0,53 Gulpen-Wittem Heerlen 4,40 0,39 4,78 0,00 4,78 Heerlen Kerkrade 1,16 0,19 1,36 0,00 1,36 Kerkrade Landgraaf 0,99 0,34 1,32 0,00 1,32 Landgraaf Maastricht 7,60 0,53 8,13 0,00 8,13 Maastricht Meerssen 1,26 0,05 1,31 0,00 1,31 Meerssen Nuth 3,10 0,14 3,24 0,00 3,24 Nuth Onderbanken 0,58 0,00 0,58 0,00 0,58 Onderbanken Schinnen 0,27 0,00 0,27 0,10 0,38 Schinnen Simpelveld 0,25 0,05 0,30 0,03 0,33 Simpelveld Sittard-Geleen 5,49 0,43 5,92 0,00 5,92 Sittard-Geleen Stein 4,20 0,24 4,44 0,00 4,44 Stein Vaals 0,17 0,05 0,22 0,00 0,22 Vaals Valkenburg aan de Geul 0,16 0,05 0,21 0,26 0,47 Valkenburg aan de Voerendaal 0,30 0,05 0,35 0,00 0,35 Voerendaal Provincie, deel Zuid 32,36-2,89 29,47 0,00 29,47 Provincie, deel Zuii Brzo en IPPC cat. 4 gemeenten in Limburg-Noord 0,96 0,00 0,96 0,00 0,96 Brzo en IPPC cat Totaal (uren) 67,60 0,00 67,60 1,20 68,80 Totaal(uren) Totaal (fte) van RUD Zuid-Limburg 57,60 0,00 67,60 0,00 68,80 Totaal (fte) van RU Totaal (fte) van RUD Noord-Limburg F 13,30 0,00 13,30 0,00 13,30 Totaal (fte) van RU Totaal (fte) in RUD Zuid-Limburg 80,90 0,00 80,90 0,00 Totaal (fte) in RUD i hl

10 Cl Cl Post PERSONEEL -1,25% tov ,5% tov ,75% tov 2014 Salariskosten Vergunners 27,4 fte Handhavers 25,2 fte Juristen 8 fte Technisch adviseur 21,4 fte Ondersteunende functies in dienst 9,3 fte Opleidingskosten 2% Algemene personeelskosten 3,5% OR Arbozorg Vertrouwenspersoon PERSONEEL DERDEN Inhuur bij ziekte 2% Inhuur Overhead Postverwerking en archief provinciaal basistakenpakket bijdrage provincie basistakenpakket KAPITAALLASTEN ICT Rente Afschrijving INDIRECTE KOSTEN Huisvesting (pandgebonden) Huisvesting (dienstgebonden ex kantoorautomatisering) Decentrale werkplek Centrale infrastructuur en helpdesk e.d korting provincie iet en huisvesting (le 2 jr gratis verdeeld over 7 Jr) licenties hrm, po, fin, tijd, manag, website overige iet (archivering. Spec.ict) Wagenpark (alle kosten incl brandstof en alle transportmiddelen) bijdrage provincie Diverse kosten lidmaatschap omgevingsdienst adviescommissie RUD Zuid Limburg coördinatie DCRM (Dienst Centraal Miliebeheer Rijnmond) bankkosten verzekeringen porto /drukwerk (norm 400 p.p.) centrale milieuklachtentelefoon provinciedeel bijdrage provincie Telefonie e.d Accountant Overige kosten ONVOORZIEN Onvoorzien 5% (incl afronding) C fte (primaire proces) bedrag per fte uurprijs Personeelskosten , ,42 De meerjarenbegroting is exclusief indexering voor personeelskosten en materiele kosten , , , ,16

11 kosten excl pers kosten tbv onvoorzien