Verslag conferentie Stuurgroep RUD Zuid-Limburg

Transcriptie

1 Verslag conferentie Stuurgroep RUD Zuid-Limburg 13 september 2012 Aanwezig Wethouder Bijen Gedeputeerde Koppe Burgemeester Brocken Wethouder Custers Burgemeester Van den Tillaar Wethouder Bormans Burgemeester Depla Burgemeester Vlecken Wethouder Willems Wethouder Dolmans Burgemeester Vos Burgemeester Clermonts-Aretz Burgemeester Link Wethouder Ridderbeek Wethouder Heuvelmans Burgemeester Van Loo Burgemeester Eurlings Burgemeester Sprokkel De heer Höppener Mevrouw Jacobs-van Dongen De heer Sijmons De heer Plug De heer Bertrand De heer Steijnebrugh Mevrouw Linssen De heer Teunisse De heer Seinstra Mevrouw Van Leest Afmeldingen Wethouder Weijers Burgemeester Cox Gemeente Beek (voorzitter) Provincie Limburg Gemeente Brunssum Gemeente Eijsden-Margraten Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Heerlen Gemeente Landgraaf Gemeente Maastricht Gemeente Meerssen Gemeente Nuth Gemeente Onderbanken Gemeente Schinnen Gemeente Simpelveld Gemeente Stein Gemeente Vaals Gemeente Valkenburg aan de Geul Gemeente Voerendaal Secretaris gemeente Sittard-Geleen Gemeente Kerkrade Gemeente Sittard-Geleen (projectleider) Brandweer Zuid-Limburg Provincie Limburg Provincie Limburg (ambtelijk regisseur RUD-vorming) Provincie Limburg (processecretaris RUD-vorming) PricewaterhouseCoopers SeinstravandeLaar SeinstravandeLaar Gemeente Kerkrade Gemeente Sittard-Geleen Opening en doel bijeenkomst Wethouder Bijen opent de conferentie en licht toe dat het niet de bedoeling is om vandaag het voorliggende bedrijfsplan helemaal door te akkeren, maar veel meer om de verschillen met de vorige versie te bekijken. Alvorens hiermee te starten, wordt eerst gesproken over het verslag van de vorige bestuursconferentie. Burgemeester Link verzoekt de voorzitter om voortaan voorafgaand aan een bijeenkomst de agenda en het verslag van de vorige keer toe te sturen.

2 In de vorige conferentie op 26 april 2012 is een aantal opmerkingen en afspraken gemaakt. Daar is geen terugkoppeling over ontvangen en dat is een omissie. Burgemeester Sprokkel onderschrijft dit, en constateert dat de gegevens van de gemeente Voerendaal wederom niet correct zijn opgenomen in het bedrijfsplan. Ook het percentage voor Onderbanken is niet aangepast conform de wijziging die de gemeente heeft aangedragen, zo meldt burgemeester Clermonts. Wethouder Bijen antwoordt dat het bijgestelde bedrijfsplan voldoende ruimte geeft om de gegevens aan te passen. Deze bijstelling kan geschieden in de dienstverleningsovereenkomsten die bij de implementatie gemaakt worden. Burgemeester Clermonts geeft voorts aan dat zij er aan hecht dat het bestuurlijk kernteam RUD Zuid- Limburg goed op de hoogte is van het lopende proces; het is evenwel ook heel belangrijk om de verbinding te houden met de overige betrokken bestuurders. Zij constateert dat een aantal bestuurders nu geconfronteerd worden met een informatieachterstand. Burgemeester Brocken roept in herinnering dat we op 26 april hebben gesproken over twee problemen. Voor wat betreft de efficiency betreft dat de vraag of de normstelling niet te hoog is en of de risico s goed zijn ingeschaald. Wordt de bezuiniging van 100 miljoen die het Rijk heeft ingeboekt gerealiseerd of moeten we bepaalde risico s accepteren? En ten tweede de overhead; hij wil hier graag in de verdere uitwerking meer over horen. Wethouder Bijen geeft een overzicht van de gebeurtenissen in de afgelopen maanden. In mei is er een commentaarronde geweest op de vorige versie van het bedrijfsplan. Het proces heeft vervolgens vertraging opgelopen doordat de drie grote gemeenten besloten hebben om een extra onderzoek door PricewaterhouseCoopers (PwC) te laten uitvoeren naar andere varianten. Dit onderzoek heeft het advies opgeleverd om klein te beginnen met een pragmatische insteek. Gedeputeerde staten zijn alvast uit zorg om het feit dat de BRZO-status van de RUD Zuid-Limburg onder druk staat en uit zorg over de haalbaarheid van de einddatum 1 januari 2013 gestart met het uitwerken van het bedrijfsplan voor het basistakenpakket en de BRZO-taken. SeinstravandeLaar B.V. heeft de opdracht hiervoor gekregen en geadviseerd om te kiezen voor een flexibele opzet en alles te richten op de start per 1 januari Beide onderzoeken zijn eind augustus gepresenteerd aan het bestuurlijk kernteam, dat vervolgens beide bureaus de opdracht heeft gegeven om de stukken te integreren in een nieuw bedrijfsplan en een nieuwe gemeenschappelijke regeling. Het resultaat ligt vandaag voor. De kernstuurgroep steunt dit voorstel. Bedrijfsplan en gemeenschappelijke regeling De heer Seinstra licht de kern van de verschillen tussen de vorige en de nieuwe versie van het bedrijfsplan en de gemeenschappelijke regeling toe. De projectorganisatie en PwC hebben een goede basis voor dit bedrijfsplan geleverd. Alle beschikbare informatie en gegevens zijn zoveel mogelijk gebruikt. De opmerkingen die de gemeenten bij de vorige versie van het bedrijfsplan hebben gemaakt, zijn bij het proces betrokken en er zijn oplossingen gezocht in het nieuwe bedrijfsplan. De eerste vraag die beantwoord moet worden is welke taken we onderbrengen in de RUD Zuid-Limburg: basistaken (op basis van een basisnorm, actualisatie is later altijd mogelijk); specialistische milieutaken (indien een deelnemer dit wil; in ieder geval de drie grote gemeenten Heerlen, Maastricht en Sittard-Geleen en de IMD Beek-Nuth-Stein); de Provincie Limburg wil pragmatisch beginnen met het basistakenpakket en spreekt de wens uit om haar taken in het fysieke domein in te brengen in loop van 2013 (in het kernteam is besproken om dit in beginsel te honoreren, de besluitvorming hierover is geregeld in de gemeenschappelijke regeling); Voor alle gemeenten is er de optie om extra taken in te brengen of dienstverleningsovereenkomsten te sluiten (dit biedt maximale flexibiliteit). Ook hier is de besluitvorming aan de GR. 2

3 De basisnorm is berekend op basis van het inrichtingenbestand. Actualisatie is altijd mogelijk, zeker op het moment dat de partners dienstverleningsovereenkomsten gaan sluiten met de RUD. Geprobeerd moet worden om een uniform uitvoeringsniveau te verwezenlijken. SeinstravandeLaar heeft ook naar het financieel deel van het bedrijfsplan gekeken. De opstartkosten en de exploitatiekosten zijn wat scherper uit elkaar getrokken. Ook zijn aangepaste kosten voor huisvesting en ICT in de begroting opgenomen op basis van kengetallen. Voorgesteld wordt om voor de efficiency een percentage van 5 % (1,25 % per jaar gedurende 4 jaar) te hanteren. Dat is volgens SeinstravandeLaar haalbaar en realistisch. Op basis van benchmarkgegevens met andere RUD s wordt een overheadpercentage voorgesteld van 24 %. Uiteraard zijn andere percentages mogelijk, afhankelijk van de bestuurlijke ambitie. Er is een ingroeimogelijkheid opgenomen om te voldoen aan de basisnorm in 2015 en bovendien is maatwerk bij het opstellen van dienstverleningsovereenkomsten (in de loop van 2013) mogelijk. Wethouder Ridderbeek constateert dat wordt uitgegaan van bepaalde normen voor overheadkosten. Als mocht blijken dat deze te hoog zijn en ze moeten worden bijgesteld, dan leidt dat tot hogere kosten. Hij verzoekt om meer duidelijkheid over de kosten vooraf en achteraf. De heer Seinstra legt uit op welke drie punten deze informatie in het bedrijfsplan is terug te vinden: de exploitatiekosten en het uurtarief, de opstartkosten per deelnemer en de frictiekostensystematiek aan de hand waarvan iedere deelnemer zijn eigen frictiekosten kan berekenen. Vervolgens licht de heer Seinstra het voorstel voor de gemeenschappelijke regeling toe. Belangrijke punten hierbij zijn: de eenvoudige opzet van de stemverdeling (niet op basis van inwoneraantallen in verband met deelname van de provincie, maar een voorstel op basis van staffels); besluitvorming vindt plaats bij minimaal 51 % en tenminste 8 deelnemers; deelnemers kunnen extra taken inbrengen conform de normale besluitvormingsprocedure in de gemeenschappelijke regeling (in verband met de flexibiliteit); bij verschuiving van taken is actualisatie van de stemverdeling aan de orde; de vorming van het dagelijks bestuur kan plaatsvinden volgens twee varianten (naar grootte of geografisch). Burgemeester Clermonts vraagt aandacht voor het feit dat in het bedrijfsplan en in de gemeenschappelijke regeling een verschillend aantal leden van het dagelijks bestuur staat opgenomen. Besluitvorming over gemeenschappelijke regeling en bedrijfsplan 1 januari 2013 is een harde deadline. Dan moet de RUD Zuid-Limburg een feit zijn. Bovendien is de status van BRZO-RUD van groot belang. Als deze zaken in het geding komen, dan levert dat twee interventiemogelijkheden voor de staatssecretaris op. Het is dus belangrijk om naar balans te zoeken in het ambitieus tijdpad waar we ons voor gesteld zien. De heer Seinstra presenteert twee mogelijke marsroutes, de klassieke route en de snelle route. De klassieke route verloopt als volgt: gemeenschappelijke regeling en bedrijfsplan worden samen in procedure gebracht het college van burgemeester en wethouders neemt een voorlopig besluit de ondernemingsraad heeft zes weken de tijd om een advies uit te brengen het college van burgemeester en wethouders nemen een definitief besluit de gemeenteraad neemt een besluit over participatie in de gemeenschappelijke regeling. 3

4 Voor de snelle route geldt het volgende pad: het bedrijfsplan en de gemeenschappelijke regeling worden ontkoppeld en apart in procedure gebracht het bedrijfsplan volgt de klassieke route de gemeenschappelijke regeling volgt de snelle procedure het bedrijfsplan wordt voorlopig vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders de gemeenschappelijke regeling wordt door het college van burgemeester en wethouders voorgedragen met het voorlopig bedrijfsplan participatie in de gemeenschappelijke regeling wordt vastgesteld in de gemeenteraad er vindt overleg met de fractievoorzitters plaats over het voorlopig bedrijfsplan. (N.B. waar staat college van burgemeester en wethouders is ook bedoeld het college van gedeputeerde staten en waar staat gemeenteraad is ook bedoeld provinciale staten). Vanuit medezeggenschapsoogpunt lijkt de klassieke route verstandiger. Burgemeester Vos constateert dat er steeds vaker gemeenschappelijke regelingen met betrekking tot uitvoering/bedrijfsvoering worden opgericht. Hij stelt voor om te werken met wensen en bedenkingen en informeert of dit ook overwogen is. Wethouder Bijen geeft aan dat de snelle route daar een antwoord op is en kondigt aan dat er op 26 september een gesprek is met alle betrokken medezeggenschapsorganen. Burgemeester Sprokkel concludeert dat de snelle route alleen mogelijk is als je beschikt over de juiste cijfers (met name het aantal fte) anders gaat de gemeenteraad niet akkoord. Hij ziet zich geconfronteerd met een groot dilemma en memoreert nogmaals aan de uitzonderingspositie die Voerendaal heeft geëist met betrekking tot de basisnorm. Burgemeester Clermonts beaamt dat je het later bijstellen van cijfers niet kunt uitleggen aan de raad. De raad heeft immers budgetrecht; als er sprake is van risico s zal de raad naar verwachting geen toestemming geven. Wethouder Bijen geeft aan dat er met dit nieuwe bedrijfsplan veel meer flexibiliteit met betrekking tot de basisnorm mogelijk is en dat er bovendien maatwerk kan worden geleverd via de af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten. Wethouder Custers vraagt zich af of budgettaire neutraliteit gerealiseerd kan worden in relatie tot het thans zittend personeel. Wethouder Bijen antwoordt dat hierbij het principe mens volgt werk van belang is. De partners brengen hun medewerkers onder in de RUD en het doel is om in 2015 budgettair neutraal te kunnen werken. Burgemeester Van den Tillaar constateert dat de basis in het bedrijfsplan en de gemeenschappelijke regeling het mogelijk maakt om een inschatting te maken. De crux zit hem in de manier hoe we met medezeggenschap en de ondernemingsraden omgaan. Burgemeester Eurlings pleit voor een gouden middenweg bij het in procedure brengen van de gemeenschappelijke regeling. Het speelveld en de piketpalen moeten op hoofdlijnen en zo scherp mogelijk gedefinieerd worden; daar hebben raad en ondernemingsraad recht op. Burgemeester Van den Tillaar en burgemeester Brocken zien hierin een mogelijke oplossing. Voorgesteld wordt om dit in het conceptvoorstel opnemen. Burgemeester Vlecken is verrast door de gepresenteerde routes; dit is nog niet besproken in de kernstuurgroep. Hij acht het van groot belang dat prudent wordt omgaan met het gewekt vertrouwen. Hij wil dit bevestigd zien en het moet getoetst kunnen worden. Wethouder Bijen zegt toe dat er een nadere toelichting gemaakt wordt en dat die zal worden opnemen in het conceptvoorstel dat volgende week beschikbaar wordt gesteld. Hij stelt vast dat de basiskeuze onderschreven wordt en dat er bewust voor wordt gekozen om klein te beginnen met de RUD Zuid-Limburg. De RUD krijgt zo eerst de kans om zich te bewijzen. Later kunnen we de RUD dan uitbouwen, uitgaande van een goed functioneerde organisatie. Vooral de opzet van de organisatie is nu heel belangrijk. 4

5 Wethouder Bijen benadrukt dat gemeenten niet deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling als ze niet instemmen voor 31 december Ze kunnen desgewenst wel later (na 1 januari 2013) toetreden tot de gemeenschappelijke regeling RUD Zuid-Limburg. Wethouder Bijen concludeert dat wordt gekozen voor een aangepaste klassieke route. De gemeenschappelijke regeling wordt voorgelegd aan de gemeenteraden en provinciale staten met ter kennisname het bedrijfsplan. Het bedrijfsplan wordt voorgelegd aan de ondernemingsraden. Deze scheiding moet goed worden gemaakt. Burgemeester Van Loo spreekt zijn waardering uit. Er is een forse stap gemaakt en hij heeft er vertrouwen in dat we er samen uit komen. Ook burgemeester Eurlings constateert dat we inhoudelijk vooruit komen. In verband met de te maken opstartkosten, frictiekosten, kosten voor huisvesting en ICT stelt hij gedeputeerde Koppe voor dat de provincie gedurende een periode van twee jaar de gemeenschappelijke regeling huisvest en de opstartkosten op zich neemt. Met deze geste de grandeur kunnen we samen een succes maken van de RUD Zuid-Limburg. Dit verzoek wordt breed ondersteund. Gedeputeerde Koppe vindt dit een zeer interessante vraag die hij graag oppakt. De Provincie zal dit verder bestuderen en kijken hoe ver zij kan gaan; gedeputeerde Koppe zegt toe dat hij dit in het college van gedeputeerde staten zal bespreken en dat hij op korte termijn zal reageren. Hij constateert dat alle partners worden geconfronteerd met desintegratiekosten en de kosten voor huisvesting en ICT voor de nieuwe gezamenlijke organisatie. Hij informeert of het zou helpen om een goede start met de RUD te maken als de Provincie in de eerste twee jaar de kosten voor huisvesting en ICT op zich zou nemen. Daarmee zou de randvoorwaarde om snel budgettaire neutraliteit te kunnen bereiken, gerealiseerd kunnen worden. Uiteraard moeten er dan wel goede afspraken over kosten en looptijd worden gemaakt. Als de partners daar gezamenlijk een modus voor kunnen vinden, is hij graag bereid om een daartoe strekkend voorstel naar GS te leiden. Burgemeester Link en wethouder Heuvelmans informeren waarom er is gekozen voor het aantal van 8 gemeenten bij de besluitvormingsbepalingen. De heer Seinstra legt uit dat dit is gebaseerd op bestaande gemeenschappelijke regelingen van andere RUD s. En 8 gemeenten is een substantieel deel. Burgemeester Depla stelt dat de partner die risico s loopt invloed moet kunnen uitoefenen. Als er gekozen zou worden voor een aantal van 10 gemeenten dan zouden theoretisch de 10 kleinste partners met de minste risico s de besluitvorming kunnen beïnvloeden. Een aantal van 8 doet meer recht aan ieders belang. Wethouder Heuvelmans stelt daar tegenover dat uiteraard ook het belang van de kleinste partners moet worden gediend. Er wordt geïnformeerd of de gemeenschappelijke regeling failliet kan gaan. De heer Seinstra antwoordt dat dit niet mogelijk is, maar dat een gemeenschappelijke regeling wel ontbonden kan worden. De ontbindingskosten komen voor rekening van de partners en zij nemen de medewerkers weer over. Wethouder Bijen benadrukt nogmaals dat de Provincie duidelijk heeft aangegeven dat er per 1 januari 2013 een gemeenschappelijke regeling moet zijn. Er moet overeenstemming zijn over het bedrijfsplan en er moet een directeur zijn. Anders voldoen we niet aan de landelijke eisen. Hij stelt vast dat het kan gebeuren dat we, indien de finale besluitvorming niet door alle partners uiterlijk op 31 december 2012 gerealiseerd kan worden, de RUD Zuid-Limburg oprichten met de partners die het besluit tijdig hebben genomen. De resterende partners kunnen dan later toetreden. 5

6 Wethouder Bijen informeert of alle partners bereid zijn om de voorliggende stukken te agenderen in hun eigen organisatie. Dit wordt beaamd. Er wordt afgesproken dat er een sideletter bij de stukken wordt gevoegd met extra toelichting, met name op het punt van budgettaire neutraliteit. De heer Sijmons zegt toe dat de benodigde stukken eind volgende week beschikbaar zijn zodat alle partners ze in hun eigen organisatie in procedure kunnen brengen. Gedeputeerde Koppe zegt toe dat hij over 2 tot 3 weken duidelijkheid zal geven over de extra geste die de provincie eventueel zou kunnen doen om het besluitvormingstraject richting de gemeenteraden te bespoedigen en te vergemakkelijken. Hij constateert verheugd dat alle partijen instemmen; gedeputeerde staten kunnen de staatssecretaris nu informeren dat er vooralsnog geen sprake is van zogenaamde witte vlekken in Zuid-Limburg. We geven hiermee gezamenlijk een positief signaal af over de daadkracht en de bestuurlijke samenwerking in Zuid-Limburg. Graag wil hij nog opmerken dat de provincie niet de intentie heeft om te sturen in de besluitvorming en de verhoudingen te verstoren, maar met respect samen met de partners wil werken in de RUD Zuid- Limburg. Hij meldt dat de provincie de ambitie van de gemeenten met betrekking tot taken die zij wensen in te brengen in de RUD niet zal blokkeren en dat de Provincie er omgekeerd van uitgaat dat de gemeenten de toetreding van de provincie met haar plustaken in de tweede helft van 2013 niet zullen blokkeren. Dit wordt bevestigd waarbij de burgemeesters Brocken en Eurlings aangeven dat zij het toejuichen als de provincie meer taken inbrengt dan haar basistaken. Gedeputeerde Koppe is er voorstander van om klein te beginnen en een goede start te maken, met vertrouwen in elkaar. De RUD Zuid-Limburg kan zich zo bewijzen. Op termijn kunnen we samen nog meer efficiency behalen door op een verantwoorde manier te groeien. Groei leidt tot betere efficiency en lagere kosten. Wethouder Bijen geeft aan dat hij blij is met de woorden van gedeputeerde Koppe. Het is een succes als we op termijn meer taken in de RUD Zuid-Limburg kunnen onderbrengen. We moeten er samen voor gaan dat de RUD goed gaat draaien. Kwartiermaker / directeur Voorgesteld wordt om het proces voor de werving van de kwartiermaker te hervatten met toevoeging van de titel beoogd directeur. Burgemeester Van Loo vindt dit geen goede zaak; er is in eerste instantie behoefte aan een kwartiermaker met neutraliteit in het proces. Burgemeester Eurlings begrijpt dit, maar is er ook voorstander van om de directeur vanaf de implementatie verantwoordelijk te maken voor de spelregels. De heer Seinstra geeft aan dat de formele procedure voor de aanstelling van de directeur van de RUD Zuid-Limburg in 2013 volgt. De gemeenteraden, provinciale staten en de medezeggenschap worden nu informeel betrokken. Op deze manier kan snelheid gerealiseerd worden. Burgemeester Depla roept in herinnering dat we hadden besloten om een kwartiermaker te werven en geen beoogd directeur, omdat beide rollen immers andere kwaliteiten vergen. Wethouder Bijen constateert dat we inmiddels een stuk verder in de tijd zijn en dat we iemand nodig hebben die de gemeenschappelijke regeling kan vertegenwoordigen per 1 januari

7 Burgemeester Van den Tillaar stelt voor om een kwartiermaker / directeur ad interim te werven en zo formeel te kunnen starten. Gedeputeerde Koppe meldt dat hier uitgebreid over gesproken is in het college van gedeputeerde staten. Als we nog genoeg tijd zouden hebben, zou het inderdaad goed zijn om de rol van kwartiermaker en directeur niet te vermengen. Maar helaas ontbreekt de tijd ons: er moet per 1 januari 2013 bij de start van de RUD een directeur zijn aangesteld voor de RUD Zuid-Limburg; dit is een mooi positief signaal. De suggestie voor een kwartiermaker / ad interim directeur spreekt hem aan. Hij roept op om niet meteen extern te zoeken naar een geschikte kandidaat, maar te zoeken naar geschikte kandidaten uit de eigen gelederen van de 19 partners. Parallel zal (zowel in- als extern) een procedure worden opgestart voor de functie van directeur van de RUD Zuid-Limburg. Tot slot concludeert wethouder Bijen: dat de werving voor een kwartiermaker / ad interim directeur kan starten en dat deze de gemeenschappelijke regeling zal vertegenwoordigen per 1 januari 2013; dat alle gemeenten en de provincie eind volgende week de beloofde documenten ontvangen om ze in procedure te brengen in de eigen organisatie; en dat gedeputeerde Koppe heeft toegezegd om de mogelijkheden te onderzoeken voor de facilitering van huisvesting en ICT door de provincie teneinde het realiseren van budgettaire neutraliteit te vergemakkelijken. De bijeenkomst wordt gesloten. ML/16sep12 7