tijdelijk voorzitter, gemeente Leeuwarden De heer R.L.M. Lambrichs de Bruin tijdelijk secretaris

Transcriptie

1 Verslag van de vergadering van het Dagelijks Bestuur van de FUMO op maandag 28 januari 2013 van tot uur in het Provinciehuis, Tweebaksmarkt 52 te Leeuwarden. Aanwezig: De heer A. van der Ploeg De heer H. Talsma Mevrouw D. Osinga-Bonnema De heer S. Siebenga Mevrouw N. Ketelaar De heer J.G. Kramer Mevrouw S.A.E. Poepjes De heer W. de Haan gemeente Dongeradeel gemeente Ferwerderadiel gemeente Franekeradeel gemeente Heerenveen gemeente Smallingerland Provincie Fryslân Provincie Fryslân Wetterskip Fryslân Mevrouw L.I. Diks tijdelijk voorzitter, gemeente Leeuwarden De heer R.L.M. Lambrichs de Bruin tijdelijk secretaris Mevrouw Y. Boersma verslaglegger De heer R. van den Bosch Mevrouw C. Wagstaff-Schouten regie Provincie assistent kwartiermaker 1. Opening en vaststelling van de agenda Er zijn geen afmeldingen voor deze vergadering ontvangen. Bestuur-gerelateerde zaken worden gecommuniceerd vanuit Na goedkeuring van de leden wordt de voorgestelde agenda vastgesteld. 2. Verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur op 20 december 2012 (ter informatie) Het verslag van de oprichtingsvergadering van het AB wordt voor kennisgeving aangenomen. In de AB-vergadering van 11 februari kan dit verslag worden vastgesteld. 3. Mededelingen en in- en uitgaande stukken 3A Verslag bestuurlijke procesgroep 13 december jl. (ter goedkeuring) Tijdens de oprichting van de GR FUMO zijn de leden van de bestuurlijke procesgroep (m.u.v het lid van SWF) gevraagd als tijdelijk DB te willen fungeren. Het laatste verslag (met een aanvullende mail) van de bestuurlijke procesgroep wordt door de aanwezige leden van de bestuurlijke procesgroep vastgesteld. 3B Initiatiefvoorstel BOR (ter informatie) Op het initiatiefvoorstel van de BOR is een reactie van de ondernemingsraden van SWF en de Friese Meren ontvangen. Deze brief wordt als 3D aan de agenda toegevoegd en zal ook de AB-leden toegezonden worden. 3C Aandeel in Rijksbijdrage transitiekosten RUD (ter informatie) Het stuk aandeel rijksbijdrage transitiekosten RUD is ter kennisgeving aangenomen. De verdeling van gelden is op basis van een VNG-verdeelsleutel (meer dan alleen inwoneraantal) tot stand gekomen. DB-verslag FUMO 28 januari 2013 pagina 1

2 4. Stand van zaken FUMO-proces (ter informatie) 4A Werving directeur De heer Lambrichs de Bruin licht toe dat er 68 reacties zijn ontvangen. In het aan de DBleden verzonden document wordt de tijdsplanning van het verdere proces aangegeven. Er vinden met vijf kandidaten gesprekken plaats. De startdatum van de directeur is afhankelijk van de opzegtermijn bij de huidige werkgever. Is die termijn één maand, dan zal de nieuwe directeur op zijn vroegst 1 april 2013 kunnen beginnen. Mevrouw Poepjes vraagt of bekend is hoe de verdeling m/v is. De heer Lambrichs de Bruin zegt toe dit uit te zoeken. 4B OWO/SWF OWO Er wordt kort stilgestaan bij de stand van zaken met betrekking tot de OWO-gemeenten en hun toetreding tot de FUMO. De OWO-gemeenten hebben een aantal voorwaarden voor hun toetreden tot de FUMO te bespoedigen. Het tijdelijke DB is unaniem van mening dat de huidige GR de basis vormt van toetreden. Er resteren dus twee keuzes: een deelnemer doet mee of niet. Los van de inhoud is het richting de andere deelnemers een verkeerd signaal als voor OWO-gemeenten andere voorwaarden van toetreden zouden gelden. Het belang van gelijke monniken, gelijke kappen wordt door de leden van het tijdelijke DB benadrukt. Wat betreft het overgaan van de 3,75fte van het Servicebureau De Friese Wouden, stelt de heer Lambrichs de Bruin dat alleen als de primaire taken naar de FUMO overgaan. Deze fte s kunnen onder voorwaarden rechtstreeks mee naar de FUMO. Als de werkzaamheden van SFW niet overgaan naar de FUMO (hiervoor ligt de verantwoordelijkheid bij de eigenaren van de GR SFW, waaronder de OWO-gemeenten), blijft onduidelijkheid bestaan over een toekomst binnen de FUMO voor het personeel van SFW. Dit mechanisme geldt ook voor de MAD-gemeenten: als de primaire taken naar de FUMO gaan, kunnen de mensen ook naar de FUMO. Omdat eventuele overhead van dit mechanisme is uitgesloten, zullen de (samenwerkingsverbanden van ) deelnemende gemeenten hiervoor zelf een oplossingen moeten zoeken. De heer Lambrichs de Bruin licht toe dat bij eventuele vacatures (zowel primair als ondersteunend) binnen de FUMO eerst zal worden gekeken naar mensen van de deelnemende organisaties, te weten Provincie, Wetterskip, betrokken gemeenten en organisaties als MAD. Er is geen VIP-route voor de overhead; mensen zullen gewoon moeten solliciteren. De tijdelijk voorzitter zal proberen om samen met de regisseur gedeputeerde Kramer DB op korte termijn een gesprek met de OWO-gemeenten in te plannen. Bij voorkeur gebeurt dit nog voor de AB-vergadering van 21 maart. SWF De heer Lambrichs de Bruin laat weten op 16 januari op verzoek van wethouder Offinga bij SWF bij de raadscommissie een presentatie te hebben verzorgd samen met de ambtenaar regie de heer Van den Bosch. Tijdens deze informatieavond ontstond een levendige, kritische en prettige discussie over de FUMO. In februari zal de raad over de toetreding van SWF besluiten. 4C ICT De tijdelijke ICT-voorziening is aanbesteed. Samen met medewerkers van de provincie is Genetics gestart met de inrichting van de tijdelijke ICT-voorziening van de FUMO. Op dit moment wordt hard gewerkt aan de basis die van belang is voor het uiteindelijke werk van de FUMO. DB-verslag FUMO 28 januari 2013 pagina 2

3 4D Implementatiebegroting De implementatiebegroting wordt ter plaatse uitgedeeld en de heer Lambrichs de Bruin licht deze toe. De leden van het tijdelijke DB stellen het op prijs om in iedere DB-vergadering een dergelijk overzicht te krijgen. In de AB-vergadering zal dit overzicht ook worden uitgedeeld en toegelicht. Afgesproken wordt dat als er kosten overschreden worden, dit expliciet bij het tijdelijke DB zal worden aangegeven. 4E Implementatieplanning Een ter plaatse uitgedeelde (voorlopige) planning wordt door de heer Lambrichs de Bruin toegelicht. De leden van het tijdelijke DB geven aan dit een prettige manier te vinden om van de planning op de hoogte te blijven. De huidige planning laat zien dat een daadwerkelijke start van de FUMO niet eerder dan 1 september 2013 zal plaatsvinden. De tijdige totstandkoming van het sociale statuut is hierbij van invloed. Het gesprek met de bonden was al in december gepland, maar is gaan schuiven. Nu is februari gepland. De voorgenomen startdatum van 1 september kan hierdoor mogelijk gaan schuiven, omdat het van groot belang is zorgvuldigheid in acht te nemen bij het plaatsen van personeel. 5. Voorstel benoemen voorzitter en plaatsvervanger en aanwijzen leden DB (ter goedkeuring) Wat betreft het voorstel om te komen tot een voorzitter zal opnieuw contact worden opgenomen met mevrouw Waanders. Het tijdelijke DB wil graag aan het AB voorstellen om mevrouw Waanders als voorzitter van het AB/DB FUMO te benoemen. Aangaande de samenstelling van het DB wordt geconcludeerd dat het van belang is dat de in de oprichtingsvergadering gemaakte opmerkingen goed worden meegenomen. Het is hierbij echter ook van belang te beseffen dat er nu een daadkrachtig bestuur komt dat er voor zorgt dat de FUMO operationeel wordt. Na de gemeenteraadsverkiezingen in 2014 zullen bij het opzetten van een definitief DB de gewenste verdeling tussen de gemeentelijke vertegenwoordigers uitgangspunten nadrukkelijker een rol kunnen spelen. Ook nieuw toegetreden gemeenten kunnen dan hierbij betrokken worden. Mevrouw Osinga, die haar opmerkingen ook maakt namens de gemeente Harlingen, merkt op dat het van belang is dat het uiteindelijke voorstel klopt met de GR. Ook stelt mevrouw Osinga dat het woord onafhankelijk bij voorzitter niet passend is. Er is sprake van een technisch voorzitter. De tijdelijk voorzitter stelt dat als er wel zal worden afgeweken van de GR, de GR hierop aangepast zal moeten worden. Zo staat in de GR ook opgenomen dat er namens de provincie twee gedeputeerden zitting zullen nemen in het DB. In goed overleg is besloten dit te beperken tot één gedeputeerde, zodat er meer ruimte ontstaat voor gemeenten. Hiervoor is ook een aanpassing van de GR nodig. De heer De Haan merkt op dat het niet zo kan zijn dat het Wetterskip na de herschikking na de gemeenteraadsverkiezingen geen zitting meer heeft in het DB. Vastgesteld wordt dat de herschikking uitsluitend herschikking van de gemeentelijke deelnemers betreft. De heer Talsma stelt dat in de uiteindelijke tekst moet worden opgenomen dat de herschikking zal plaatsvinden. Het woord kunnen moet in deze context vervangen worden door zullen. DB-verslag FUMO 28 januari 2013 pagina 3

4 De besproken agendapunten zullen in overleg met de tijdelijke voorzitter worden aangepast voor de agenda van het AB. 6. Aangepast voorstel stemverhouding (ter goedkeuring) Het aangepaste voorstel wordt door de leden van het tijdelijke DB akkoord bevonden. De tijdens de oprichtingsvergadering gemaakte opmerkingen zijn goed verwerkt. Dit aangepaste voorstel voor stemverhoudingen binnen de FUMO zal ter goedkeuring naar het AB verzonden worden. 7. Planning nakomen overige afspraken AB 20 december 2012 (ter bespreking) Reglement van orde Delegatiebesluit AB/DB Werkbegroting (inclusief afspraken kostprijs per type inrichting) Jaarprogramma 2014 Financiële verordening en controleverordening Verwerking moties en amendementen In een kort overzicht zal per genoemd punt in een document richting AB kunnen worden aangegeven wanneer de punten ter besluitvorming aan het AB zullen worden voorgelegd. In de AB-vergadering kunnen de punten vervolgens door de heer Lambrichs de Bruin uitgebreider worden toegelicht. 8. Planning DB/AB-bijeenkomsten 2013 (ter goedkeuring) Mevrouw Ketelaar geeft aan 11 februari door andere verplichtingen helaas niet bij het AB aanwezig te kunnen zijn. De heer De Haan stelt dat de bijeenkomst van 28 februari wel erg strak gepland is, daar er om uur bestuurlijk overleg met gedeputeerde Poepjes is. Na deze opmerkingen wordt het voorstel van planning DB/AB-bijeenkomsten door de leden van het tijdelijke DB goedgekeurd. NB: Na dit DB werd vanuit het secretariaat van GS aangegeven dat een groot deel van de geplande bijeenkomsten niet paste binnen de agenda s van de gedeputeerden. In overleg met het secretariaat van de tijdelijke voorzitter wordt er een nieuw schema opgesteld dat vervolgens op 11 februari ter plaatse aan de agenda voor goedkeuring kan worden toegevoegd. 9. Conceptagenda AB 11 februari 2013 (ter goedkeuring) Op basis van gemaakte opmerkingen zal de agenda voor het AB in overleg met de tijdelijke voorzitter aangepast worden en naar de leden van het AB verzonden kunnen worden. 10. Rondvraag en sluiting De heer Lambrichs de Bruin informeert de leden van het tijdelijke DB over het overlijden van de oud-directeur van de Milieuadviesdienst, Cor Woudenberg. De crematie zal plaatsvinden op het moment dat de FUMO-themabijeenkomst van 31 januari ook gepland staat. Omdat veel medewerkers van de MAD bij de crematieplechtigheid aanwezig willen zijn, is het voorstel om de FUMO-themabijeenkomst uit te stellen. De bestuursleden stemmen hiermee in. DB-verslag FUMO 28 januari 2013 pagina 4

5 De heer Lambrichs de Bruin informeert de leden dat het probleem van BTW van de baan is. De opheffing van het BTW-compensatiefonds gaat niet door. De heer Lambrichs de Bruin neemt het initiatief in het nagaan van de betekenis hiervan voor het Wetterskip. De tijdelijk voorzitter sluit de openbare vergadering. DB-verslag FUMO 28 januari 2013 pagina 5