tijdelijk voorzitter, gemeente Leeuwarden De heer R.L.M. Lambrichs de Bruin tijdelijk secretaris

Transcriptie

1 Conceptverslag van de vergadering de constitutionele oprichtingsvergadering GR FUMO 20 december 2012 van uur in hotel Post-Plaza, Tweebaksmarkt 25 te Leeuwarden 2 Aanwezig: De heer J.G. Kramer Mevrouw S.A.E. Poepjes De heer J. Lammers De heer N.J. Oud De heer M. Scheweer De heer R. Bos De heer A. van der Ploeg De heer H. Talsma Mevrouw D. Osinga-Bonnema De heer B. Bonnema Mevrouw M. Le Roy De heer S. Siebenga Mevrouw N. Haarsma-Vrieswijk De heer L.B. Bijleveld De heer J.S. Keizer De heer J. v.d. Pal Mevrouw F. Hernamdt De heer L. Pen De heer L.J. Wiersema De heer D.L. Durksz De heer E. Berenst De heer T.D. de Jong De heer E.J. ter Keurs De heer R. Hoekstra De heer W. de Haan Provincie Fryslân Provincie Fryslân gemeente Achtkarspelen gemeente Ameland gemeente Boarnsterhim gemeente Dantumadiel gemeente Dongeradeel gemeente Ferwerderadiel gemeente Franekeradeel gemeente Gaasterlân-Sleat gemeente Harlingen gemeente Heerenveen gemeente het Bildt gemeente Kollumerland c.a. gemeente Leeuwarderadeel gemeente Lemsterland gemeente Littenseradiel gemeente Menameradiel gemeente Schiermonnikoog gemeente Skarsterlân gemeente Smallingerland gemeente Terschelling gemeente Tytsjerksteradiel gemeente Vlieland Wetterskip Fryslân Mevrouw L.I. Diks tijdelijk voorzitter, gemeente Leeuwarden De heer R.L.M. Lambrichs de Bruin tijdelijk secretaris Mevrouw Y. Boersma verslaglegger De heer R. van den Bosch De heer F. Mink Mevrouw C. Wagstaff-Schouten regie Provincie regie Provincie assistent kwartiermaker 1. Opening vergadering door gedeputeerde Kramer Nadat de heer Kramer (Provincie Fryslân), mevrouw Diks (gemeente Leeuwarden) en de heer De Haan (Wetterskip Fryslân) hebben gesproken, wordt het oprichtingsdocument door de verschillende bestuurders ondertekend. De heer Kramer overhandigt hierna symbolisch de voorzittershamer aan mevrouw Diks. In deze overgangsfase zal mevrouw Diks als tijdelijk voorzitter van het bestuur van de FUMO optreden. Mevrouw Diks spreekt hierbij uit niet de intentie te hebben dit voor altijd te blijven doen. Bij agendapunt 3 zal hierop worden teruggekomen. AB-verslag FUMO 20 december 2012 pagina 1

2 2. Vaststellen agenda De voorzitter merkt op dat er veel onderwerpen op de agenda staan. Alle agendapunten zullen tijdens deze vergadering wel worden besproken, maar de punten waarover nog geen besluit kan worden genomen, worden verder uitgewerkt om hierop bij een eerstvolgende vergadering van het Algemeen Bestuur (AB) terug te komen. De leden van de vergadering stemmen in met dit voorstel van de voorzitter. 3. Benoemen voorzitter en plaatsvervanger 4. Aanwijzen leden Dagelijks Bestuur Het derde en vierde agendapunt zullen op de eerstvolgende AB-vergadering terugkomen. De benoeming van de voorzitter van vandaag betreft een tijdelijke benoeming. Ook de leden van het Dagelijks Bestuur (DB) worden tijdelijk benoemd. De heer Bos (gemeente Dantumadiel) merkt op dat er op deze manier gewerkt wordt met een correcte procedure. Het nieuwe tijdelijke DB van de FUMO zal zich buigen over het profiel en de procedure rondom de benoeming van de voorzitter. Bij het aanwijzen van de leden van het DB is het volgens de heer Bos ook wenselijk om ernaar te streven verschillende soorten (klein/groot) gemeenten zitting te laten nemen. Ook het feit dat sommige gemeenten nu nog niet, maar later wel aangesloten zullen zijn, is belangrijk om mee te nemen bij het komen tot een definitief DB. Mevrouw Hernamdt (gemeente Littenseradiel) sluit aan bij de opmerkingen van de heer Bos. In het bijzonder acht zij het van belang dat er rekening wordt gehouden met de vertegenwoordiging van stad en platteland in het DB. De heer Keizer (gemeente Leeuwarderadeel) merkt op dat er in het DB niet een vanzelfsprekende politieke meerderheid moet zijn. Zo moeten er niet drie leden van eenzelfde partij worden benoemd. De voorzitter zegt de leden toe om te komen met een voorstel voor het aanwijzen van leden van het DB waarbij deze punten zullen worden meegenomen. Omdat op dit moment namen ontbreken van aan te stellen DB-leden, stelt de voorzitter voor om de leden van de bestuurlijke procesgroep als tijdelijk DB te benoemen. De leden van het AB besluiten om hier praktisch mee om te gaan en ervoor te kiezen de bestuurlijke procesgroep als tijdelijk DB van de FUMO aan de slag te laten gaan tot het AB anders besluit. 5. Benoemen secretaris en plaatsvervanger Alvorens tot benoeming van de secretaris en plaatsvervanger over te gaan, vraagt de heer Pen (gemeente Menameradiel) voor hoe lang deze benoeming zal gelden. De voorzitter stelt dat de benoeming van de heer Lambrichs de Bruin een tijdelijke benoeming is tot de directeur van de FUMO er is. De heer Bos (gemeente Dantumadiel) merkt op dat in de GR van de FUMO gesproken wordt over de benoeming van een secretaris/directeur en we met dit besluit een secretaris/kwartiermaker benoemen. Daar zit het verschil in. De heer Bos vraagt of de heer Lambrichs de Bruin over voldoende menskracht beschikt om het vele werk dat moet gebeuren, handen en voeten te geven. De heer Lambrichs de Bruin stelt dat hij op dit moment niet kan beschikken over vast AB-verslag FUMO 20 december 2012 pagina 2

3 personeel. De werkgroep directeuren is echter nog steeds actief. Vanuit deze werkgroep is toegezegd de kwartiermaker te faciliteren op het gebied van personeel. Het voorstel om de kwartiermaker Lambrichs de Bruin tijdelijk te benoemen tot secretaris van het bestuur van de FUMO wordt vastgesteld. De heer Lambrichs de Bruin zal deze functie bekleden tot er een directeur van de FUMO wordt aangesteld. De heer Van den Bosch (Provincie Fryslân) merkt hierbij op dat aanstaande zaterdag de vacature voor de directeur zal worden geplaatst. De benoeming van de heer Lambrichs de Bruin is nodig om enkele maanden te kunnen overbruggen. 6. Vaststellen Reglement van orde De heer Keizer (gemeente Leeuwarderadeel) heeft naar aanleiding van het voorgestelde reglement van orde een vraag over de openbaarheid van de vergaderingen. In het reglement wordt slechts indirect iets gezegd over het feit dat de bestuursvergaderingen openbare vergaderingen betreffen. Ook staat in het reglement niet opgenomen hoe om te gaan met het staken van stemmen. Mevrouw Haarsma (gemeente het Bildt) merkt op dat in artikel 4 staat opgenomen dat een lid zich kan laten vervangen. Wellicht zou hier nog aan toegevoegd kunnen worden dat een bestuurder zich alleen kan laten vervangen door een andere bestuurder en niet door een ambtenaar. Mevrouw Hernamdt (gemeente Littenseradiel) stelt dat de formulering rondom het uitroepen van een besloten vergadering een beetje briek is. Wie roept deze vergadering uit? En wie vraagt om deze vergadering? De heer Bos (gemeente Dantumadiel) heeft naar aanleiding van artikel 18 een toevoeging. Als er gesproken wordt over stemming, moet er het woord gewogen aan toegevoegd worden. Dit is cruciaal, omdat elke vinger een gewogen aantal stemmen heeft. Dit ontbreekt nu nog in dit artikel. De heer Bos heeft ook een opmerking over artikel 24. Amendementen kunnen meer inhouden dan nu in de tekst wordt gesteld. Aangaande artikel 25 over moties vraagt de heer Bos of de tekst wel juist is. Lid 4 zou aanscherping nodig hebben. In het begin wordt een motie aangekondigd om er aan het einde over te kunnen stemmen. Ook naar artikel 27, lid 2 moet nog gekeken worden. Hoe het er nu staat kan volgens de heer Bos niet de bedoeling zijn. De voorzitter stelt vast dat er bij een volgende AB-vergadering een nieuw uitgewerkt voorstel van het reglement van orde zal komen. De door de leden genoemde punten zullen hierbij worden meegenomen. 7. Vaststellen Delegatiebesluit AB/DB De heer Van der Ploeg (gemeente Dongeradeel) merkt op dat uit het delegatiebesluit niet altijd even duidelijk wordt wat er wel of niet onder valt. Het besluit aangaande huisvesting is bijvoorbeeld een redelijk gewichtig punt, maar onduidelijk is of dit nu wel of niet onder het delegatiebesluit valt. De heer Lambrichs de Bruin laat weten dat hiervoor door de bestuurders gekozen kan worden. Als je een besluit zo belangrijk vindt, dan kan het AB erover besluiten. Kleinere zaken kun je door het DB laten afhandelen. De heer Van der Ploeg benadrukt dat het van belang is dat een besluit over de huisvesting AB-verslag FUMO 20 december 2012 pagina 3

4 voor de zorgvuldigheid en het voorkomen van napraat in het AB besproken wordt. Dit wordt gedeeld door de aanwezige leden. Na enige discussie over of het delegatiebesluit dat nu ter besluitvorming voorligt, wel duidelijk genoeg is, stelt de voorzitter voor om het delegatiebesluit in een volgende vergadering vast te stellen. Gekeken zal worden in hoeverre het delegatiebesluit nog scherper kan worden geformuleerd. 8. Procedure afspraak werkbegroting vaststellen Mevrouw Osinga-Bonnema (gemeente Franekeradeel) benadrukt het belang om de financiën open en helder op tafel te leggen. In beginsel zou de FUMO 1 januari 2013 al moeten draaien. Door vertraging in het proces zullen er extra kosten moeten worden gemaakt. Van belang is dat het AB duidelijk wordt ingelicht over deze extra kosten. De heer Lambrichs de Bruin stelt dat dit een terecht punt is. In de implementatiebegroting is de vertraging expliciet gemaakt. Iedere zes weken krijgt het directeurenoverleg de begroting te zien. Als het bestuur dit wenselijk acht, is het geen enkel probleem deze informatie ook aan het AB te doen toekomen. De heer Bos vraagt in hoeverre het nog realistisch is om met een werkbegroting in te stemmen waarbij uitgegaan wordt van een productiestart op 1 juli De vraag is of dit voor MAD-gemeenten, die te maken hebben met het afbouwen van de ene dienst en het overgaan naar de andere, wel realistisch is. De heer Lambrichs de Bruin stelt dat het belangrijk is dat er door het DB kan worden gestuurd op een begroting. De datum van 1 juli is een aanname, het zou ook 1 augustus of later kunnen zijn. Op dit moment gaan we ervan uit dat we halverwege het jaar starten met de productie. Naarmate de tijd vordert, kunnen we komen tot een realistische datum. Het AB gaat er vervolgens mee akkoord dat de begroting uit het bedrijfsplan als basis dient voor de werkbegroting, uitgaande van een gewijzigde productiestartdatum. Het AB verzoekt het DB met een voorstel te komen voor een werkbegroting met een productiestart per 1 juli Vaststellen stemverhouding Mevrouw Haarsma (gemeente het Bildt) stelt dat vanaf ,- een stem zou worden toebedeeld. In de bij dit agendapunt goed te keuren bijlage met stemverhoudingen krijgt de gemeente Dantumadiel met een bijdrage onder de ,- toch twee stemmen. Dit geldt ook voor het Wetterskip. Mevrouw Haarsma vraagt hierover opheldering. Mevrouw Hernamdt (gemeente Littenseradiel) merkt in aanvulling op deze opmerking op dat zij de verhouding van twee leden uit de provincie, een vanuit het Wetterskip en twee vanuit de gemeenten briek vindt. De heer Durksz wil graag dat De Friese Meren als drie afzonderlijke gemeenten genoemd zullen worden. De gemeente De Friese Meren zal pas 1 januari 2014 ontstaan. De heer De Jong (gemeente Terschelling) merkt op dat het genoemde bedrag voor Terschelling nog komt uit eerdere versies van het bedrijfsplan. De heer De Jong neemt bij dezen afstand van deze bedragen en de extra stem die het de gemeente Terschelling zou opleveren. AB-verslag FUMO 20 december 2012 pagina 4

5 De heer Hoekstra (gemeente Vlieland) stelt dat de genoemde bedragen voor zijn gemeente niet kloppen. De heer Hoekstra zal dan ook niet instemmen met dit agendapunt. De heer Bos (gemeente Dantumadiel) merkt op dat de vier stemmen voor Dantumadiel er naar zijn idee drie moeten zijn. Aanvullend heeft de heer Bos een vraag over de stemmen die bij EV voor de provincie staan. Is dit een taak van de provincie of de gemeenten? De heer Pen (gemeente Menameradiel) stelt dat het bij het vaststellen van de stemverhoudingen ook van belang is te kijken naar het genoemde punt van de gemeente Littenseradiel aangaande de wel erg zware vertegenwoordiging van het Wetterskip. De heer Durksz (gemeente Skarsterlân) onderstreept het belang van dit punt. Het is van belang dat de goede bedragen genoemd worden. De heer Ter Keurs (gemeente Tytsjerksteradiel) laat weten de woorden van de heer Pen te onderschrijven. Het Wetterskip is zwaar vertegenwoordigd. In reactie op de gemaakte opmerkingen laat de heer Lambrichs de Bruin weten dat ,- in enkele gevallen een naar boven afgerond bedrag betrof. Hier zal opnieuw naar worden gekeken. Het punt aangaande de drie gemeenten die deel gaan uitmaken van de gemeente De Friese Meren, is helder. De drie gemeenten zullen in het overzicht worden opgenomen. Bij het komen tot de stemverdeling is uitgegaan van een tabel die zo dicht mogelijk is gebleven bij een tabel uit het bedrijfsplan. In de maanden januari en februari zal bij de verschillende betrokken partijen een team langskomen om exacte gegevens op te halen. De voorgestelde verdeling is bedoeld voor dit komende jaar. Ook in de fase van implementatie zijn hulp en steun van bestuurders nodig en daarvoor is een afspraak over stemverdeling nodig. Tot we zeker weten welke bedragen het zullen zijn, zal deze tabel worden gehanteerd. De wens van bestuurders was om tot een stemverdeling te komen die in relatie staat met het risico dat betrokkenen in de FUMO inbrengen. Als de FUMO draait, zullen de verhoudingen opnieuw worden vastgesteld. De opmerkingen over de afronding van bedragen zullen wel worden verwerkt. De voorzitter concludeert dat de opmerkingen worden meegenomen. De vaststelling van stemverhoudingen zal in een volgende AB-vergadering terugkomen. 10. Procedure afspraak vaststellen kosten van taakuitoefening Het AB besluit om het DB te verzoeken om zo nodig een voorstel voor de kosten van taakuitoefening te doen. 11. Procedure afspraak vaststellen kostprijs per type inrichting Het AB stelt jaarlijks de kostprijs per type inrichting en de opbouw van het uurtarief vast. In de maanden januari en februari zal de kwartiermaker alle deelnemers bezoeken om de taken die worden overgedragen en andere relevante informatie over ICT, archivering en personeel nader te specificeren. Zodra dit is afgerond, is een goede kostprijsberekening mogelijk. Het AB besluit om het DB te verzoeken begin 2013 een voorstel voor de kostprijs per type inrichting te doen. 12. Procedure afspraak jaarprogramma Het AB besluit om het DB te verzoeken om een voorstel voor het jaarprogramma te doen is een transitiejaar, waarbij de operationele oprichting van de FUMO aan de orde is. Een jaarprogramma zoals bedoeld zal voor het eerst in 2013 aan de orde zijn in het AB, als dit het jaarprogramma 2014 betreft. AB-verslag FUMO 20 december 2012 pagina 5

6 13. Procedure afspraak financiële verordening en controleverordening Het AB stemt er mee in om het DB te verzoeken om een voorstel voor een financiële verordening en controleverordening te doen. 14. Procedure afspraak wijzigen toetredingsclausule, externe voorzitter en verwerking moties en amendementen Het AB besluit om het DB te verzoeken om op korte termijn een voorstel voor de verwerking van de moties en gestrande amendementen te doen en deze tegelijkertijd met de wijzigingen zoals benoemd in het voorstel, voor te bereiden, zodat het AB de raden van de deelnemers toestemming kan vragen de GR-tekst op een aantal punten aan te passen. 15. Rondvraag en sluiting Mevrouw Hernamdt (gemeente Littenseradiel) wil in het bijzonder de heer Van den Bosch bedanken voor het klaren van de klus. Zij heeft zijn bezoek aan het gemeentehuis als zeer aangenaam ervaren. De heer Van der Bos (gemeente Dantumadiel) benadrukt het belang dat er heel goed gecommuniceerd gaat worden met de leden van het AB. Het is van belang het bestuur goed beet te houden en in het begin wat vaker bij elkaar te roepen, zodat iedereen weet hoe het proces loopt. De gemeenteraden zijn erg kritisch en het is van belang dat er vanuit de kwartiermaker en vanuit het DB heel goed wordt gecommuniceerd in de richting van het AB. De heer Siebenga (gemeente Heerenveen) spreekt uit tevreden te zijn met het feit dat er is vergaderd binnen een uur. De voorzitter sluit de constitutionele vergadering en dankt een ieder voor zijn aanwezigheid. Vastgesteld op 11 februari 2013, Mevrouw L.I. Diks tijdelijk voorzitter De heer R.L.M. Lambrichs de Bruin tijdelijk secretaris AB-verslag FUMO 20 december 2012 pagina 6