HOGESCHOOL ROTTERDAM/CMI. Adviesrapport. Fabian Thenu Ricardo Helderop Sanjay Twisk Tim Mastik

Transcriptie

1 Adviesrapport Fabian Thenu Ricardo Helderop Sanjay Twisk Tim Mastik

2 Inhoudsopgave 1. Wat is het belang van een blog in projectmatig werken? 2. Wat is de grootste blooper of terwijl misser die je kunt maken bij projectmatig werken? 3. Welke rollen kun je onderscheiden bij vergaderingen, wie doet wat? 4. Hoe geef je feedback en hoe ontvang je feedback? 5. Wat heb je aan een risico-analyse en/of SWOT? 6. Wat is de Belbin test en wat heb je er aan? 7. Wat vinden jullie een goede manier van samenwerken? 8. Wat is essentieel op het gebied van teambuilding?

3 1.Wat is het belang van een blog in projectmatig werken? Wat is een blog eigenlijk? Een weblog waarop regelmatig nieuwe bijdragen verschijnen en waarop de informatie in omgekeerd chronologische volgorde (nieuwste bericht verschijnt als eerst) wordt weergegeven. Wie een blog bezoekt ziet dan ook de meest recentste bijdragen. De blogger (gebruiker van het blog) bied informatie aan die hij/zij wil delen met het publiek. Het is vaak mogelijk om (anonieme) reacties te plaatsen bij posts (berichten). Wat is het belang van een blog in projectmatig werken? Het belang van een blog is de transparantie voor elke partij. Het is een open ruimte waarin ieder teamlid alles kan publiceren. Je kunt van schets, concept tot eindproduct alles kwijt. Hierdoor is het erg toegankelijk voor zowel de gebruiker als het persoon die het beoordeeld. Het is in feite een open archief. Je kunt het snel aanmaken, aanpassen en is gratis. Met alle plugins die je ervoor kunt downloaden, kun je bijvoorbeeld bijhouden hoe vaak je website al bezocht is, of voeg je een leuke slideshow toe. Je kunt alles netjes indelen in categorieën waardoor je belangrijke onderwerpen van elkaar kunt scheiden. Je kunt bijvoorbeeld je planning of opdrachten in een aparte categorie plaatsen waardoor er een goede indeling komt in je bijdragen. Belangrijk is dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over hoe alles op het blog word geplaatst. Hierdoor is alles eenheid en erg duidelijk voor het publiek. Zorg ervoor dat je vanaf het begin een goede indeling maakt. 2.Wat is de grootste blooper of terwijl misser die je kunt maken bij projectmatig werken? De grootste blooper of misser is slechte communicatie binnen de projectgroep. Communiceren is een breed begrip en is meer dan alleen praten. Het is het fundament van een project. Alle afspraken, visies, doelen, deadlines, besprekingen etc. worden gemaakt op basis van communicatie. De kracht hierachter is dat het project snel vooruitgang boekt omdat ieder teamlid afweet van de laatste veranderingen.

4 Hoe voorkom je miscommunicatie? Zorg dat alles transparant is: Alle bijlagen op het blog Zorg dat ieder teamlid elkaars gegevens heeft Publiceer je op het blog? Mail het je projectleden direct Ga je een afspraak niet halen? Laat je dit minimaal 48 uur van tevoren weten. Ben je het ergens niet mee eens of zit je ergens mee? Spreek het uit 3.Welke rollen kun je onderscheiden bij vergaderingen, wie doet wat? Bij een vergadering worden de agenda punten besproken die door de projectleider en de notulist vooraf zijn opgesteld. Hierna worden van alle besproken onderwerpen notulen gemaakt door de notulist, hier komt alles in te staan wat er is gezegd en door wie er wat is gezegd. De notulen worden na de vergadering op het blog geplaatst. De teamleden die aanwezig zijn kunnen tijdens de vergadering vragen stellen. Dit gaat voornamelijk over de onderwerpen die aan bod komen. Vragen die geen betrekking hebben met de besproken onderwerpen kunnen worden gesteld in off-topic tijdsmoment in de vergadering. Bij een vergadering zijn de volgende mensen aanwezig: Notulist Maakt notulen van de agenda punten en zet deze op de blog Voorzitter In onze groep is niet echt een voorzitter aanwezig. Wel hebben wij een projectleider die de vergadering min of meer begeleid Teamleden De teamleden dienen aanwezig te zijn bij de vergadering en kunnen dan reageren op de agendapunten die aan bod komen. Teamleden komen met tegen argumenten op de agendapunten.

5 4.Hoe geef je feedback en hoe ontvang je feedback? Feedback geven is een belangrijk onderdeel in je leerproces. De manier waarop dit gebeurt is erg belangrijk. Word er gesproken met een rustige toon of moet dit juist met een strenge toon? Uit mijn eigen ervaring heb ik meegemaakt dat je dit het best kan doen op een rustige duidelijk toon, zodat er geen irritaties ontstaan en er voor iedereen duidelijkheid is waar het probleem over gaat. Kom achter de pure oorzaak van een onderwerp. Waarom komt iemand te laat? Hoe kom je hier achter? Je zou kunnen kiezen voor een open vraagstelling bijv. Waarom ben je te laat? Hoe zou je dit voortaan kunnen voorkomen? Als je namelijk vragen stelt die gesloten zijn, kom je nooit achter de pure oorzaak of essentie van het probleem. Hieronder staan twee conversaties. Eén met een gesloten vraag en één met een open vraag: Gesloten vraagstelling: Was je weer te laat vanochtend?ja. Hiermee loopt het gesprek te einde zonder resultaat. Open vraagstelling: Hoe komt het dat je te laat bent? Ik heb me verslapen. Je kunt hierop doorvragen? Bijv. Hoe komt dat? Hierop kan iemand antwoorden: Ik ben te laat naar bed gegaan. En zo kun je dus feedback geven op de daadwerkelijk oorzaak van het probleem. Verder is het belangrijk dat je de feedback opschrijft. Hierdoor kun je dit altijd gebruiken voor iemands persoonlijke ontwikkeling. Feedback geven

6 Geef feedback op een rustige en duidelijke manier Maak gebruik van open vragen Doorvragen Tips geven Behulpzaam overkomen Zoek samen naar een oplossing of verbetering Feedback ontvangen Geef duidelijk aandacht aan de zender die de feedback geeft Zorg voor een open houding Schrijf de feedback voor jezelf op Zoek samen naar een oplossing of verbetering 5.Wat heb je aan een risico-analyse en/of SWOT? Wat is een risico-analyse? Met behulp van een risico-analyse schat je de kans op knelpunten en de vermoedelijke ernst daarvan in. Een risico-analyse heeft het 'risico' in zich, dat alleen op bedreigingen wordt gelet. Maar kijk ook naar de aangeboden kansen. We maken onderscheid in interne en externe risico s. Risico s met betrekking tot projectmatig werken: haalbaarheid van het project lange doorlooptijd verschillende functionele deelgebieden onervarenheid met het werken in projecten/projectleden zijn niet gewend te plannen onvoldoende kennis/niveau bij de projectmedewerkers/onvoldoende motivatie bij de projectmedewerkers/ onvoldoende motivatie bij de projectmedewerkers onvoldoende inbreng eindgebruikers/opdrachtgever een ongeschikte projectleider projectleden moeten van ver komen om te vergaderen onvoldoende bekendheid van het project binnen de organisatie

7 projectmedewerkers functioneren beter als ze weten dat door anderen uit de organisatie naar hen gekeken wordt; projectleden kunnen of willen niet met elkaar samenwerken Externe risico s zijn onder andere: onvoldoende tijd voor besluitvorming afhankelijkheid van andere projecten als het project aanleg onvoldoende medewerking van de organisatie onduidelijke projectgrenzen, afbakening geen blijvende bereidheid bij afdelingen om medewerkers te leveren voor projectgroep wijziging in samenstelling van projectgroep een andere doelstelling dan die welke is geformuleerd in het plan van aanpak. Wat is een SWOT analyse? Een SWOT analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats) brengt kansen en bedreigingen van een organisatie in kaart. Een SWOT maken bestaat uit een interne analyse (SW) en externe analyse (OT). Met een SWOT zijn zoekvelden voor een brainstorm te identificeren. Zoekvelden: Aan de hand van de SWOT methode is de kernexpertise van een organisatie vast te stellen. Deze kernexpertise kan vervolgens weer het uitgangspunt zijn voor nieuwe ontwikkelingen. Door de sterktes uit te zetten tegen de externe kansen ontstaan deze zoekvelden. Dit zijn mooie terreinen om over te brainstormen. Hier ligt immers potentieel de kracht van de organisatie. De naam SWOT wordt daarom ook wel eens uitgebreid met de I van Issues tot SWOTI. 6.Wat is de Belbin test en wat heb je er aan? Voor een succesvolle team samenstelling kennen we o.a. het model van Belbin. In dit model wordt een aantal persoonstypen omschreven die elkaar aanvullen of juist tegenwerken. Het samenstellen van een projectteam op basis van dit ideaalmodel is in de praktijk echter vaak

8 moeilijk te realiseren. Het wil dan ook niet zeggen dat als dit model in de praktijk wel te realiseren valt, het project ook succesvol wordt. De kwaliteiten van een team worden voor een groot deel bepaald door de cultuur en de vaardigheden van afzonderlijke teamleden. Het model kan je helpen bij het vormen van een beter zelfinzicht. Belbin onderscheidt de volgende rollen: Zorgdrager Waarschuwer Vormer Voorzitter Plant Onderzoeker Groepswerker Bedrijfsman Zorgdrager Rustig introvert. Houdt in de gaten dat er niets wordt overgeslagen: hij volgt alleen iedereen rusteloos, consciëntieus, zorgelijk en wat beschroomd ten opzichte van anderen. Ze absorberen als het ware de stress (maagzweertype); de man achter de schermen die het planmatige verloop voor zijn rekening neemt. Waarschuwer Hoge intelligentie, stabiel, introvert. Analyseert de problemen en houdt de ideeën kritische tegen het licht. Serieus, voorzichtig en immuun voor enthousiasme. Hij wantrouwt de euforie en zijn prestatiemotivatie is gering. Vormer Onrustig, dominant, extrovert. Hij geeft vorm aan de inspanningen van het team en zoekt patronen in de discussies. Uitdagend, ruziënd, snel gefrustreerd en onrustig. Eerder hard dan zachtmoedig, niet bang voor risico s. Productief onder druk en bij hoge snelheid: verkoopleiders, uitgevers, voetbaltrainers.

9 Voorzitter Stabiel, dominant, extrovert. De Voorzitter houdt de werkwijze van het team onder controle en laat de kracht van ieder teamlid zo goed mogelijk tot zijn recht komen. Geen buitengewone intelligentie, evenmin bijzondere creatieve gaven. Wel kalmte, realisme en nuchterheid. Tolerantie om te luisteren naar anderen, sterk genoeg om adviezen naast zich neer te leggen. Plant Dominant, zeer hoge intelligentie, introvert. De man met de plotselinge ideeën. Ingeplant in rustige teams om creativiteit te genereren: hij maakt de nieuwe openingen. Een Plant roept weerstanden op door gebrek aan praktische zin en door kritische houding ten opzichte van domheid. Onderzoeker Stabiel, dominant, extrovert. Gaat op zoek naar ideeën, ontwikkelingen en informatie buiten de deur en beschikt daarvoor over talloze contacten: ontspannen, sociaal, gezellig. Is niet zozeer zelf de bron van ideeën, maar pikt ze gemakkelijk op bij anderen. Groepswerker Stabiel, extrovert, weinig overheersen. Stimuleert en ondersteunt de teamleden, bevordert de communicatie en de teamgeest. Hij integreert mensen en hun activiteiten, is sociaal opmerkzaam en kan goed luisteren. Geschikt voor een leidinggevende rol: groepswerkers hebben een sterk verlichtend effect op teams. Bedrijfsman Stabiel en beheerst. Een praktische organisator, die beslissingen in concrete werkzaamheden omzet. Heeft een goed ontwikkeld zelfbeeld en beheerst zijn gevoelens. Noest en gedisciplineerd maar met flair in het organiseren, zeker onder druk of in verwarrende situaties. 7.Wat vinden jullie een goede manier van samenwerken? Een goede samenwerking is afhankelijk van een aantal factoren:

10 Communicatie: Het is belangrijk om goed te communiceren dit was in het. Zorg dat iedereen binnen de groep op de hoogte is van de planning en van de opdrachten die zijn gemaakt. Fysiek groepscontact: Ten tweede is het van belang dat er wekelijks in groepsverband word gewerkt. Er zijn taken die goed verdeeld kunnen worden, maar sommige onderdelen hebben inbreng van ieder teamlid nodig. De laatste factor voor een goede samenwerking is het maken van goede afspraken. De afspraken dienen in groepsverband te worden opgesteld zodat ieder teamlid zijn eigen inbreng heeft en het er mee eens is. Het is verstandig de afspraken op papier te zetten, zodat er altijd iets tastbaars is om naar te verwijzen. Deze drie factoren hebben een grote invloed gehad op de manier van samenwerken binnen onze groep. 8.Wat is essentieel op het gebied van teambuilding? Wat essentieel is op het gebied van teambuilding, is er voor zorgen dat er een team komt waarbij niemand word buitengesloten en iedereen actief deel neemt aan het project. Je moet het team dus bouwen en er voor zorgen dat het niet uit elkaar valt. Het is heel belangrijk dat iedereen binnen het team met elkaar kan opschieten. Zo voorkom je dat er binnen het team kleinere groepjes ontstaan die het niet eens zijn met elkaar. De basis van het team ligt bij de teamleider. De teamleider moet er voor zorgen dat de samenwerking goed verloopt en dat eventuele onderlinge conflicten worden opgelost. Verder is het aan te raden je teamleden buiten school beter te leren kennen. Op die manier is het makkelijk om ook buiten school met elkaar af te spreken en krijg je al snel een leuke en informele sfeer in het team.