Departement Bestuurszaken Nota aan het SOPO. uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlagen 1

Transcriptie

1 Agentschap voor Overheidspersoneel Departement Bestuurszaken Nota aan het SOPO uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlagen 1 vragen naar / telefoonnummer datum Linda Wouters /09/2013 linda.wouters@bz.vlaanderen.be Wouter De Boeck wouter.deboeck@bz.vlaanderen.be Betreft: De Personeelspeiling 2014: Zet je mening aan het werk! 1. Inleiding: De Personeelspeiling, het tweejaarlijkse werknemerstevredenheid- en betrokkenheidsonderzoek van de Vlaamse overheid (VO) bij werknemers en management, is genoegzaam bekend. De Personeelspeiling levert de deelnemende entiteiten een solide instrument voor organisatieontwikkeling aansluitend bij het eigen HR-beleid en de eigen doelstellingen. Verder zorgen de resultaten en de analyses van de Personeelspeiling op het niveau van de Vlaamse overheid mee voor de onderbouwing van het personeels- en organisatiebeleid van de minister van Bestuurszaken. Daarnaast leveren ze een bijdrage tot de monitoring en de evaluatie van verschillende projecten binnen het programma Modern HR-beleid. De Personeelspeiling is een gezamenlijk initiatief van het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) en het departement Bestuurszaken (DBZ). Met de editie 2014 van de Personeelspeiling bieden beide entiteiten continuïteit, maar worden toch een aantal verbetermogelijkheden gerealiseerd: zowel op niveau VO als naar bruikbaarheid voor de deelnemende entiteiten. Deze nota schets de contouren voor de Personeelspeiling 2014.

2 2. Getest en goed bevonden: In 2012 namen 57 entiteiten van de Vlaamse overheid deel aan de Personeelspeiling. Met uitgenodigde personeelsleden en 373 uitgenodigde managers, en responsgraden van respectievelijk 64% en 80%, was de editie 2012 de meest succesvolle ooit in absolute cijfers. Het departement Bestuurszaken rapporteerde eind maart 2013 aan de Vlaamse regering over de voornaamste vaststellingen uit de PP2012. De algemene tevredenheid ligt hoog. Mensen hebben zin in hun job en zijn gemotiveerd aan de slag. De betrokkenheid van medewerkers (nieuw in 2012) zit goed: de overgrote meerderheid van de personeelsleden werkt graag voor haar/zijn organisatie (84%), en is van mening dat deze waardevol werk levert voor de samenleving (85%). Een infogram ontsloot deze resultaten op sprekende wijze. 1 De Personeelspeiling wordt verder ingezet als opvolgingsinstrument. Inhoudelijk had de Personeelspeiling in 2012 meer aandacht voor betrokkenheid en leiderschap. Verder werd er geïnvesteerd in de rapportering en extra analyses voor de deelnemende entiteiten, zodat elke entiteit vlot aan de slag kon. Om de resultaten maximaal te koppelen aan de entiteitsdoelstellingen en het eigen HR-beleid werden specifieke workshops aangeboden aan de plaatselijke P&O-ers. Er werd samengewerkt met IAVA om de Personeelspeiling te linken naar de leidraad Organisatiebeheersing. 2 Het product Personeelspeiling en de dienstverlening eromheen zijn vaste waarden binnen de VO en worden zeer sterk geapprecieerd, zo bleek uit het AgO klantentevredenheidsonderzoek dat in mei 2013 werd uitgevoerd. 3 In de evaluatie Personeelspeiling 2012 bij P&O-verantwoordelijken en lokale contactpersonen werden zowel het product als de dienstverlening zeer positief beoordeeld. 1 Zie 2 Het raamwerk Personeelspeiling x Organisatiebeheersing is te vinden via 3 Zie

3 Vanuit de analytische boekhouding weten we dat AgO erin slaagt de Personeelspeiling en de dienstverlening eromheen te organiseren voor een kost van 6,2 euro per bevraagd personeelslid. Maar het kan altijd beter. Uit de evaluaties halen we rechtstreeks verbeterpunten voor de volgende editie van de Personeelspeiling. Ook vanuit efficiëntieoverwegingen en beleidsmatige accenten stellen we aantal bijsturingen voor. Zodat ook in 2014 elke deelnemende entiteit over een kwaliteitsvol instrument beschikt voor een evidence based' HR-beleid. 3. De Personeelspeiling 2014 : wat mag u verwachten? De vragenlijst Personeel in de Personeelspeiling is een robuust instrument dat elke organisatie toelaat om in kort bestek polshoogte te nemen van relevante trends op vlak van werknemerstevredenheid en - betrokkenheid. De inhoudelijke vernieuwingen in 2012 hebben hun meerwaarde bewezen. Omwille van de historische vergelijkbaarheid blijft deze vragenlijst het uitgangspunt voor de Personeelspeiling Online afname ervan wordt centraal gefinancierd. Specifieke maatwerkvragen van deelnemende entiteiten blijven mogelijk. De kostprijs hiervan wordt doorgerekend. 3.1 Helder en breed toepassingsgebied AgO en DBZ organiseren de Personeelspeiling VO-breed ter ondersteuning van het beleid van de minister van Bestuurszaken. Echter: de Vlaamse overheid is een uitgebreid en divers geheel. Omwille van maximale efficiëntie en schaalvoordelen kunnen alle entiteiten die deel uitmaken van het Vlaamse overheidslandschap kosteloos deelnemen aan de online bevraging met het basisaanbod. Specifieke kosten of maatwerkvragen worden doorgerekend. Naast de entiteitsrapportering wordt een globale VO-rapportering opgemaakt voor de minister van Bestuurszaken. In deze VO-rapportering worden uiteraard enkel de relevante entiteiten opgenomen. Elke deelnemende entiteit ontvangt wel een eigen rapport met vergelijking met de globale VO-cijfers. 3.2 Aansluiting bij actuele ontwikkelingen HR-beleid binnen de VO Vanuit de Personeelspeiling worden inhoudelijke bruggen geslagen naar het project Modern HR beleid. De Vlaamse overheid bezint zich momenteel over de centrale waarden. De 4 centrale waarden van de Vlaamse overheid die recent geherformuleerd werden zijn vertrouwen, openheid, wendbaarheid, daadkracht. Deze 4 waarden worden meegenomen in de Personeelspeiling 2014 zodat elke entiteit bij wijze van nulmeting al een eerste indicatie krijgt hoe het met deze waarden staat in de eigen organisatie. 3.3 Alignering op de beleids- en beheerscyclus: vervroegde afname Door de verschillende afnamerondes en de afname in het najaar, waren de resultaten van de Personeelspeiling pas begin januari beschikbaar. Dit is te laat om rechtstreeks bruikbaar te zijn in het kader van de beleids- en beheerscyclus. Daarom wordt de

4 Personeelspeiling in 2014 vroeger georganiseerd. We mikken op één afnameronde in mei-juni Daardoor zal elke entiteit sneller en vroeger over de volledige rapportering beschikken (ten laatste in september), zodat de input er is bij de opmaak van het ondernemingsplan. Niet alleen qua timing, maar ook inhoudelijk bevordert dit de koppeling tussen realisatie en opvolging van HR-doelstellingen in de beleids- en beheerscyclus. Met een tijdige en duidelijke communicatie en ruime ondersteuning voor de opstart, wordt dit voor elke entiteit een haalbare kaart. 3.4 Management en personeel: één aanpak zonder informatieverlies Traditioneel werden managers (top- en middenkader) en de personeelsleden in de Personeelspeiling bevraagd middels aparte vragenlijsten. Deze dubbele bevraging is een weinig kosten-efficiënte manier van werken. Meerdere entiteiten waren al in het verleden vragende partij om dezelfde vragen te hanteren voor management en personeel. In de praktijk stellen we vast dat de input vanuit de managementbevraging weinig wordt gebruikt. Ze heeft een beperkt nut op entiteitsniveau: de meeste vragen gaan immers niet over de eigen organisatie. Slechts de helft van de deelnemende entiteiten telt voldoende (>5) respondenten om een eigen rapport over de managemementbevraging te krijgen. De open vragen worden uitsluitend op VO niveau gerapporteerd. Maar ook op dat niveau is de toegevoegde waarde beperkt. Daarom wordt in de PP14 één vragenlijst gehanteerd vertrekkend vanuit de huidige vragenlijst Personeel. Trendopvolging blijft mogelijk ongeveer de helft van de vragen in de managementvragenlijst (editie 2012) is vergelijkbaar met vragen uit de personeelsbevraging. Een beperkt aantal specifieke vragen voor het management worden opgenomen in een extra vragenblok voor managers met afzonderlijke rapportering. De feedback van management en personeel wordt geïntegreerd in één entiteitsrapport. 3.5 Zet de Personeelspeiling op maat van uw organisatie: voeg uw eigen vragen toe Elke entiteit heeft eigen aandachtspunten of acties die men wil monitoren. Om in te spelen op deze realiteit kunnen deelnemende entiteiten extra vragen toevoegen aan de Personeelspeiling tegen een beperkte kostprijs. Dit zogenaamde extra vragenblok biedt de mogelijkheid om maximaal 10 vragen met dezelfde antwoordschaal en 2 open vragen toe te voegen aan de standaardbevraging. De rapportering over deze extra vragen wordt verwerkt in de entiteitsrapportering. AgO ondersteunt de entiteiten bij de kwaliteitscontrole van de voorgestelde vragen. 3.6 Bevragingen doseren in de tijd Bij vorige edities bestond de mogelijkheid om de afname van de Personeelspeiling te combineren met de afname van een bijkomende bevraging. Uit de cijfers blijkt dat de responscijfers voor de tweede bevraging systematisch lager lagen: een deel van de respondenten (werknemers) haakt af als de bevragingsduur merkelijk toeneemt. Extra

5 analyses bij de PP2012 leerden dat de toegevoegde waarde van de bestaande bevragingen dat rond organisatiecultuur, anders werken, interne communicatie beperkt is. Daarom wordt deze combinatiemogelijkheid niet opnieuw aangeboden. Enkele entiteiten combineerden de Personeelspeiling met een bevraging psycho-sociaal welzijn (PSW). Ook hier leden de nochtans waardevolle vragenlijsten onder dalende responscijfers. De respondenten stoorden zich aan de overlap tussen beide vragenlijsten. Bovendien wekt elke bevraging verwachtingen om te remediëren aan vastgestelde pijnpunten. Ook hier was het dubbel op dus. Om de investering in een PSW-bevraging optimaal te laten renderen, raden wij aan deze bevraging afzonderlijk te organiseren. Na deelname aan de Personeelspeiling kan het zinvol zijn om bepaalde thema s verder uit te diepen. AgO kan entiteiten die dit wensen ondersteunen bij het organiseren van dergelijke bijkomende bevragingen. Aan het invullen van een dergelijke vraag tot ondersteuning gaat steeds een intake-gesprek vooraf. Eventuele kosten worden op basis van een offerte doorgerekend aan de entiteit(en). Vanuit het beleidsdomein Bestuurszaken (in samenwerking met de GDPB) zal een raamcontract beschikbaar gesteld worden om entiteiten te ondersteunen die in een tweede fase een bevraging PSW willen uitvoeren. 3.7 Maximale benchmarkmogelijkheden Om cijfers te duiden, helpt een vergelijking met andere of eerdere resultaten. In de standaardrapportering zijn diverse benchmarkmogelijkheden beschikbaar. Binnen de entiteit: trendevolutie ten opzichte van eerdere deelnames, vergelijking van resultaten volgens subgroep niveau, geslacht, leeftijd, Elke entiteit kan dit aanvullen met zelf gekozen subgroepen: 1 facultatieve dimensie wordt gratis opgenomen in het rapport. Andere extra dimensies zijn mogelijk tegen kostprijs. Nieuw: grotere entiteiten kunnen kiezen voor een volledig deelrapport op een lager organisatieniveau (beperkte meerprijs). Rapportering per beleidsdomein: Tijdens de najaarsronde van de Personeelspeiling 2012 werd via de managementcomités de mogelijkheid geboden van een extra benchmarkrapport voor het beleidsdomein. 6 beleidsdomeinen maakten hiervan gebruik. Deze mogelijkheid blijft behouden. Cijfers over de Vlaamse overheid: De gemiddelde VO-scores worden in elk rapport weergegeven. Recent werden de globale scores van de diverse entiteiten van de Vlaamse overheid gedeeld als antwoord op een parlementaire vraag. Dit biedt extra mogelijkheden tot benchmarking. Binnen het project bedrijfsinformatie kunnen, in overeenstemming met bestaande afspraken, de globale entiteitsresultaten ook online ontsloten worden.

6 3.8 Een all-in pakket met bijkomende ondersteuning Het Agentschap Overheidspersoneel organiseert niet alleen de bevraging, maar zorgt ook voor ondersteuning bij de opstart, de afname, de rapportering zodat elke entiteit maximaal aan de slag kan met de resultaten. Een succesvolle bevraging vraagt een goede kadering en communicatie binnen elke deelnemende entiteit. AgO en DBZ zullen tijdig voorzien in een geactualiseerde communicatiekit met o.a. banners, flyers en affiches, die op maat van de entiteiten ter beschikking gesteld worden. Om de bevraging maximaal te laten renderen wordt best op voorhand al nagedacht over de wijze waarop men met de resultaten zal omgaan, welke acties men wil monitoren, hoe men de bevraging best laat aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie. Hier wordt extra aandacht aan gegeven bij de start van de Personeelspeiling (infosessie). De website van de Personeelspeiling en de veel geraadpleegde sectie hulpmiddelen en tools wordt geactualiseerd en beter toegankelijk gemaakt. AgO organiseert opnieuw de succesvolle workshops Personeelspeiling: de resultaten en nu? waarin wordt bekeken op welke manier een managementsamenvatting kan opgemaakt worden en hoe de stap naar acties kan gezet worden De workshops zullen plaatsvinden onmiddellijk na de rapportering van de PP 2014, in de maanden september en oktober 2014, en nog meer inzetten op het koppelen van de resultaten aan de organisatiedoelstellingen. Na de rapportering is verdere ondersteuning mogelijk door AgO-adviseurs of externe partners. Bijvoorbeeld bij de verdere analyse en terugkoppeling van de resultaten of advies en ondersteuning bij de opmaak van een actieplan. Hiervoor wordt na een intake een offerte bezorgd. 3.9 Samengevat: met het basisaanbod krijgt u: Online afname van de standaardvragenlijst, met geïntegreerde managementbevraging Responsopvolging tijdens de bevraging Heldere rapportering met extra analyses (significantietoetsen, thematische clustering, impactanalyse, ) afgestemd op de entiteit in kwestie Historische trends in rapportering en detail per subgroepen Eigen facultatieve dimensie toevoegen in de rapportering Verdere benchmarkmogelijkheden Communicatiemateriaal Klankbord en ondersteuning door AgO-adviseurs Binnen dit basisaanbod wordt ingespeeld op de specificiteit van elke entiteit. Bijkomende maatwerkvragen blijven mogelijk.

7 4. De Personeelspeiling 2014: deontologisch kader Sinds de Personeelspeiling 2010 bestaat een afsprakenkader omtrent de toepasselijke deontologie. In de organisatie van de Personeelspeiling 2014 blijven de principes uit dit afsprakenkader van kracht: nl. anonimiteit van respondenten en vertrouwelijkheid ten opzichte van de deelnemende organisaties. Om alle personeelsleden toe te laten vrijelijk hun input te geven wordt de anonimiteit van respondenten strikt bewaakt. Gegevens en antwoorden van respondenten worden anoniem verwerkt. Er bestaat een minimumgrens voor rapportering: er worden in principe geen rapporten gemaakt of cijfers gegeven voor subgroepen met minder dan 10 respondenten. Een Deontologische Commissie, met daarin onder andere de Integriteitscoördinator van de Vlaamse overheid, ziet hierop toe. De verzamelde data (standaardbevraging) uit de Personeelspeiling is waardevol studiemateriaal. Om hier maximaal gebruik van te maken met respect voor de bovenstaande principes, wordt deze data ontsloten via een geanonimiseerd databestand dat ter beschikking gesteld kan worden voor onderzoeksdoeleinden. Daartoe werd een specifieke licentieovereenkomst ontwikkeld. Toegang tot de dataset is pas mogelijk nadat de betrokken organisatie zich akkoord verklaard heeft met de voorwaarden uit de overeenkomst. 4 Het Agentschap voor Overheidspersoneel volgt dit op. 5. Personeelspeiling 2014: maximaal leren uit beste praktijken Verder dan het uitwisselen van cijfers binnen de VO, steekt ook de vraag naar een uitwisseling van goede praktijken regelmatig de kop op. AgO zal deze uitwisseling ondersteunen door in een geïntegreerde aanpak entiteiten met goede praktijken (op basis van de scores Personeelspeiling 2012) te contacteren voor een verdiepend traject. Met deze entiteiten wordt onderzocht of goede scores zich reflecteren in betere prestaties op het vlak van objectieve cijfers (bv. verloop, verzuim, mobiliteit, ). Op deze manier verbinden we het gevoerde HR-beleid expliciet met de organisatieprestaties. Inhoudelijk wordt het gevoerde beleid geëvalueerd op zoek naar verklarende elementen. Vanuit bewezen effectiviteit worden deze entiteiten uitgenodigd om hun beleid toe te lichten aan collega-entiteiten. Op deze manier kan benchmarking bijdragen tot een meer gefocust beleid en worden kennisuitwisseling en professionalisering gestimuleerd. Dit traject zet in op de vraag: hoe draagt de betrokkenheid van personeel bij tot de performantie van een organisatie? Zo kijken we al vooruit naar de Personeelspeiling 2016 waar we deze vraag centraal willen stellen. We willen hierbij lessen trekken uit opgedane ervaringen en een grondige reflectie voorzien met input van alle belanghebbenden, en recente evoluties in het domein opnemen. Met als doel om maximaal de resultaten van personeelsonderzoek in te zetten voor een beter functionerende Vlaamse overheid met geëngageerde werknemers die zich inzetten voor hun maatschappelijke opdracht. 4 Zie bijlage.

8 6. De Personeelspeiling 2014 praktisch Communicatie over het aanbod en de planning van de Personeelspeiling 2014 start in december Op 3 december 2013 om 9u30 wordt een informatiesessie georganiseerd in het Boudewijngebouw in Brussel. Uitnodigingen tot deelname worden verspreid in december. De inschrijvingsperiode voor de Personeelspeiling 2014 loopt van 3 tot 31 januari In de loop van het voorjaar worden, zo efficiënt mogelijk, deelnemersgegevens verzameld en maatwerktrajecten opgestart. De eigenlijke bevraging loopt in de periode mei-juni. De rapporten zijn beschikbaar in september. Het basisaanbod wordt gefinancierd binnen de AgO dotatie. Specifieke maatwerkvragen worden doorgerekend, na akkoord over een offerte. Omwille van kost- en milieuoverwegingen streven wij zoveel mogelijk naar online afname. Nieuwe vragen om de bevraging op papier te organiseren worden opgenomen tegen kostprijs. 7. Meer informatie Meer informatie over de VO-resultaten van de Personeelspeiling 2012 vindt u op Met vragen over de Personeelspeiling en de editie 2014 kunt u terecht bij het team Belanghebbendenmanagement van het Agentschap voor Overheidspersoneel personeelspeiling@vlaanderen.be of bij het team Personeel en Organisatie van het Departement Bestuurszaken. Vanaf 1 december zal alle informatie over de praktische organisatie, planning, specifieke modaliteiten of kostprijzen van de Personeelspeiling 2014 ook online beschikbaar zijn. 8. Voorstel van beslissing Het SOPO is het eens met de principes en de aanpak die in deze nota worden voorgesteld voor de organisatie van de Personeelspeiling Frans Cornelis Agentschap voor Overheidspersoneel Luc Lathouwers Departement Bestuurszaken